گزارش چيست؟
روانشناسان مي گويند: نوشتة هر شخصي بازتاب انديشه ها و تمايلات دروني و بروني و پرتوي از شخصيت اوست.
اگر اهل مطالعه- به ويژه اهل تحقيق و تفحص – در تاريخ باشيد، كرات نسبت به شخصيت هاي اساطيري كشور خود و يا ملل جهان قضاوت كرده ايد. اين قضاوت ها چيزي نيست جز دركي كه از لا به لاي نوشته ها و گزارش هايي كه محققين و تاريخ نويسان براي ما تهيه كرده و به امانت باقي گذاشته اند.
قدمت گزارش دادن شايد به تشكيل اولين هسته هاي اجتماعي (خانواده) بر مي گردد، چون انسان هاي اوليه براي انجام دادن امور روزمرة خود مجبور بودند به صورت شفاهي نيازها و امكانات خود را به گوش ديگران برسانند. (امروزه به آن گزارش شفاهي گفته مي شود)

از زماني كه «خط» پديد آمد و زندگي اجتماعي شكل گرفت و پيشبرد اهداف اجتماعي، سياسي، اقتصادي و فرهنگي احتياج به تحقيق و بررسي پيداكرد، لزوم تداوم و پيگيري مسائلي از اين دست، اهميت گزارش نويسي را مشخص تر كرد و ارتباط كتبي را ناگزير ساخت، تا هم مردم از كند و كاوهاي انجام شده با خبر باشند و هم مبناي باشد براي اين كه آيندگان كار را ادامه دهند.

مراحل چهارگانة گزارش نويسي
به منظور اجتناب از نارسايي گزارش و انتقال صحيح افكار و اطلاعات به خواننده د تهيه و تدوين هر گونه گزارشي بايد چهار مرحله زير را رعايت كرد كه جدايي از اصول و تكنيك هاي گزارش دهي مي باشند:
۱- مرحلة تهيه و تدارك
۲- مرحلة طرح ربط منطقي مطالب
۳- مرحلة نگارش
۴- مرحلة تجديد نظر و اصلاح
۱- مرحلة تهيه و تدارك:

قبل از آن كه نوشتن را آغاز كنيم، بايد تمام اطلاعات، حقايق، علل و عوامل مربوط به موضوع گزارش را در انديشه خود سازمان دهيم، هدف را بيابيم و بدانيم كه خوانندة گزارش ما كيست و چه اطلاعاتي از موضوع دارد كه در فهم مقصود، او را ياري مي كند و چه اطلاعاتي بايد به او داد تا در نتيجه گيري نهايي سودمند باشد.

براي مثال مي خواهيم در سيستم آموزشي تغييراتي بدهيم و سيستم سمعي و بصري را جايگزين شيوه قديمي آموزش – كه استاد با استفاده از تخته و سخنراني انجام مي دهد – نماييم.
براي تنظيم چنين گزارشي ابتدا بايد فهرستي از افكار خود را كه در برگيرندة همه اطلاعات لازم است تهيه كرده مزايا و معايب شيوه قديم را در طرح خود بگنجانيم. امكانات خود را در نظر بگيريم، اولويت ها و مزاياي سيستم جديد را يادداشت، كاركنان خود را براي آشنايي با سيستم جديد ارزشيابي كرده، آن ها را بر حسب استعداد و ارتباط با موضوع براي آموزش مهيا سازيم و هر نوع دلهره و اضطراب را از راه مبادله اطلاعات در آن ها از ميان ببريم، تا در برابر تغييرات مقاومت نكنند.

۲- مرحله طرح ربط منطقي مطالب (ترتيب)
اغلب اتفاق مي افتد، كه گزارش بسيار ساده است و احتياج به تهيه افكار و طرح ربط منطقي ندارد، ولي بايد دانست كه گزارش هاي اداري، فني، اجتماعي و فرهنگي نياز به ترتيب منطقي دارد.
البته پس از آشنايي كامل با فن گزارش نويسي و آيين نگارش و كسب مهارت در تنظيم گزارش ها، اين كار به صورت عادت در خواهد آمد، بدين معني كه نويسندگان گزارش ها، آنچنان نظم فكري پيدا مي كنند كه توالي منطقي مطالب را به صورت ذهني رعايت مي نمايند.
طرحي كه بايد براي تهيه عناوين مطالب هر گزارش تهيه شود، شامل دو مورد است:

۱- انديشه و ديدگاه هايي كه بايد در طرح خود مد نظر قرار دهيم؛ يعني، بايد كليه افكار و ديدگاه هاي خود را بدون رعايت حق تقدم و تاخر و يا حذف و تلفيق جمع آوري كرده، سپس طبقه بندي نموده، با توجه به ارزش آنها در مرحله بعد مورد استفاده قرار دهيم.
۲- ترتيبي كه بايد در بيان انديشه و ديدگاه ها رعايت نماييم (تحليل) در اين مرحله پس از حذف موارد زايد و تلفيق مفاهيم نزديك به هم و رعايت ترتيب منطقي؛ رؤوس مطالب را زير هم قرار داده، طرح اساسي ترسيم مي شود و بايد براي مقدمه و موخره گزارش نيز پيش بيني لازم را انجام داد.
نكتة مهم:

مرحله اول گزارش نويسي (تهيه و تدارك) و مرحله دوم (ربط منطقي مطالب) پيوند ناگسستني با هم دارند. يعني مرحلة اول، مرحلة جمع آوري و مرحلة دوم، مرحلة ترتيب و توالي منطقي است. و اين دو مرحله كه مراحل دقت و تمركز فكر است، روي هم موجب تكوين گزارش مي شود. به عبارت ديگر پايه و اساس گزارش را تشكيل مي دهد و با تحقق اين مرحله آماده خواهيد شد كه گزارش خود را با اطمينان خاطر روي صفحه كاغذ بياوريد.
موفقيت هر گزارشي بستگي به نحوة طرح ريزي آن دارد، بنابراين طرح هر گزارش، بايد پاسخگوي نيازهاي زير باشد .
۱- كليه مطالب مربوط به موضوع مورد بحث را ارائه دهد.

۲- نظم منطقي مطالب را براساس رعايت تقدم و تاخر و طبقه بندي صحيح به دست دهد.
۳- خواننده بتواند با صرف حداقل وقت، مطالب و مفاهيم اصلي گزارش را به آساني و روشني در يابد.
۴- براي هر كسي – حتي اگر با جزئيات فني و علمي آن آشنايي كامل نداشته باشد – در مراجعات بعدي قابل قبول بوده، دچار سوء تعبير نشود.
اهميت انتخاب موضوع گزارش
تعيين موضوع براي گزارش يكي از مهمترين قسمتهاي گزارش است، زيرا متن نبايد خارج از موضوع باشد و موضوع نبايد مغاير با متن.
منظور از موضوع، ايجاد زمينة فكري براي مطالب گزارش است كه بايد با دقت و ظرافت و اجمال انتخاب شود، به نحوي كه خواننده با يك نگاه زمينة گزارش را تشخيص دهد و از محتواي متن همان پيغامي را در يابد كه از خلال موضوع آن را گرفته و نويسندة گزارش نيز همان را مي خواسته است.
چنانچه موضوع، متن را تاكيد نكند و يا متن خارج از موضوع باشد، خواننده بلاتكليف مي شود و سرانجام در مي ماند كه پيغام برآمده از متن را ملاك عمل قرار دهد يا مفهوم برخاسته از موضوع را.

انتخاب موضوع به صورت دقيق، علاوه بر اين كه بر شناخت هدف و احاطه بر طرح و آگاهي كامل از محتواي گزارش دلالت دارد، يك هنر نيز به شمار مي رود.
البته گذراندن دوره هاي آموزش گزارش نويسي و مطالعة تكنيك هاي مربوط به آن، مديران و گزارشگران را در انتخاب موضوع مناسب ياري خواهد داد.
۳- مرحلة نگارش
خوب انديشيدن و تمركز داشتن، ماية نگارش؛ و نگارش خوب به سرمايه هاي علمي، مطالعه، آگاهي، احاطه به موضوع، دقت و تمرين و ممارست نياز دارد، و گزارش، اثر بخش نخواهد بود مگر آن كه علاوه بر شيوايي سخن، به نكات اساسي بر شمرده زير توجه نماييد :
 ۱- فكر كردن قبل از نوشتن.
 ۲- توجه به هدف، موضوع و طرح ربط منطقي
 ۳- در نظر گرفتن خواننده.
 ۴- آگاهي به نكات دستوري و جمله بندي در حد لزوم.
 ۵- ترجيح ساده نويسي به پيچيده نويسي.
 ۶- پرهيز از به كار بردن لغات و تركيبات دور از ذهن
 ۷- به كار بردن لغات، اصطلاحات يا عباراتي كه معاني قطعي و مشخصي ندارند.
 ۸- بيان حقايق، بي آن كه قصد برانگيختن احساسات را داشته باشيم.
 ۹- دانستن فن گزارش نويسي.

رعايت دقيق نكات فوق كه هر كدام بحث خاصي را طلب مي كند – و از حوصله اين نوشته خلاصه خارج است – هر نوشته اي را كامل كرده، اثر بخشي آن را تضمين مي نمايد.
ما مي نويسيم تا فكر خود را به ديگران برسانيم، پس فلسفه و حكمت نگارش، انتقال فكر به ديگران است، از اين رو اين اصل در تمام مراحل نگارش نقش اساسي دارد. سعدي مي گويد:
اول انــديشه وآنگهي گفتار پاي بست آمده است، پسْ ديوار

اين جمله منسوب به حضرت علي (ع) است كه مي فرمايند: «هرگز كلمه نبايد قبل از فكر ظاهر شود، چه؛ كلمه از لوازم و ضروريات فكر است و اگر بر اين اساس ظاهر شد، غير قابل اجتناب و غير قابل حذف است، و همين معني نسبت به جمله صادق است»
«استاد احمد بهمنيار» در اين مقوله سخني ژرف دارد:

«انسان حيواني است متفكر … و زندگي اجتماعي او مستلزم اين است كه بر اظهار آنچه در ضمير دارد، توانا باشد و معاني و افكاري را كه در ذهنش نقش مي بندد، به آساني بيان كند … سخن، نمايندة فكر است و فكر، همان انسان است. پس اگر بگوييم: انسان جز سخن نيست، سخني مطابق با واقع و حقيقت گفته ايم … خط و يا نوشته نيز همان سخن است و اگر انسان را به حيوان كاتب بالقوه، تعريف كنيم؛ مفهوم و مصداقش با مفهوم و مصداق «الانسانُ حَيَوانٌ ناطقٌ» يكي است … و بهترين و كاملترين نمايندة سخن، خط يا نوشته است، پس توان گفت كه انسان جز نوشته نيست …»
فكر نويسنده (گزارشگر) قبل از هر چيز بايد متوجه هدف موضوعي باشد كه دربارة ان بايد گزارش تهيه كند، چه؛ هدف، هم آغاز حركت است و هم پايان آن، و اگر موضوع را فراموش كند، قادر به ابلاغ پيام خويش نخواهد بود.

نبايد فراموش كرد كه هر جمله گزارش بايد حامل پيام باشد، و زماني اين مقصود حاصل مي شود كه روح هدف و موضوع در كالبد جمله ها و بندها نفوذ كرده باشد.
نوشتة شما؛ چه يك گزارش ساده باشد چه گزارش پيچيده، در هر دو صورت بايد هدف و مقصودي داشته باشيد و قبل از آغاز كار بايد ديد نوشتة شما براي رساندن كدام يك از هدف هاي زير است :
– برانگيختن علاقة خواننده.
– اثر گذاشتن روي حالت روحي او.
– دادن پاره اي اطلاعات.
– حل و فصل يك مساله پيچيده و يا ساده.
– اعلام نتيجة يك ماموريت فردي يا گروهي.
– اعلام نتيجة يك تحقيق علمي، اقتصادي، اجتماعي و …
– ارزيابي به وسيلة خواننده، صدور حكم نهايي توسط او.

سپس بايد تا پايان نوشته، هدف را در نظر داشت تا خواننده، پيام گزارشگر را با صحت و سرعت دريابد، زيرا قصد اصلي، رسانيدن پيام است.
هنگام نوشتن بايد از لغاتي بهره گرفت كه درك آن بين همه مشترك باشد، نه لغاتي كه درك و معني آن مختص خانوادة ما باشد، طبيعي است كه آوردن واژه ها يا اصطلاحات غير مشترك تا چه اندازه در رسانيدن پيام، زيان بخش خواهد بود.
نويسنده نبايد اجازه دهد كه خواننده، در طول گزارش؛ يعني مقدمه؛ متن و نتيجه يا پيشنهاد دچار سردرگمي و آشفتگي گردد، و از همان آغاز بايد به وي دربارة گزارش، يك نظر كلي داده شود و معمولاً نويسنده، اين وظيفه را در مقدمة گزارش انجام مي دهد.
وظيفة مقدمه آن است كه خواننده را – بدون آن كه دچار سردرگمي شود – در جريان فكر و هدف نويسنده قرار دهد، و او را آماده سازد تا پيام نويسنده را به روشني دريافت كند.

هر مقدمه داراي سه وظيفة اصلي است:
۱- روشن ساختن موضوع گزارش براي خواننده.
۲- مشخص نمودن هدف نويسنده از نوشتن گزارش.
۳- به دست دادن طرح و نقشة ارائه مطلب.

مقدمه هر گزارشي الزاما اين سه وظيفه را بر دوش نمي كشد، حتي لازم نيست هر گزارشي مقدمه داشته باشد، اما اغلب گزارش ها ايجاب مي كند كه مقدمه اي بر آن نوشته شود تا ذهن خواننده براي ورود به مطلب آماده شود. بديهي است روحيات خواننده، درك ميزان نيازهاي او و نيز طبيعت گزارش، نويسنده را درچگونگي تنظيم مقدمه هدايت مي كند.

رعايت فهم ديگران و تسليم در برابر ساده نويسي نياز به تمرين، جسارت روحي و شجاعت اخلاقي دارد، و غرور و خودخواهي، انسان را از تسليم در برابر منطق و عقل سليم و در نتيجه اقرار به خطا و خودسازي باز مي دارد. بنابراين هر نوشته اي كه بهتر بتواند افكار و هدف هاي ما را عينا و بدون هيچ گونه سوء تعبيري به خواننده منتقل سازد كاملتر و رساتر است.

مثلا اگر انسان تشنه باشد و آب بخواهد، ولي به فرزندش بگويد: «خون من غليظ شده، يا معده ام التهاب پيدا كرده است، خواهش مي كنم آن جسم سيال شفافي را كه از دو هيدروژن و يك اكسيژن مركب است، برايم بيارو» مقصود خود را روشن نكرده است. زيرا اگر مي گفت «آب بياور» فرزندش مي فهميد و مقصودش زودتر حاصل مي شود. به همين دليل است كه تاكيد شده در تهيه گزارش از «كلمات مشترك» و «ساده نويسي» استفاده شود.

نكته اي كه بايد هميشه به ياد داشت اين است كه گزارش بايد به خودي خود كامل و رسا باشد هر چند يقين داشته باشم كه خواننده ما اطلاعات كافي دربارة موضوع گزارش داد. بنابراين آگاهي خواننده از محتواي گزارش و سرعت انتقال او در فهم مسائل طرح شده در گزارش، نبايد موجب تهية گزارش ناقص و مبهم شود، بلكه اين آگاهي يا اطلاع خوانندة گزارش بايد ضريب اطميناني براي نويسندة گزارش باشد، تا يا آسايش خاطر بيشتري پيغام خود را برساند.
بعضي از خوانندگان يا كساني كه گزارش براي آن ها تهيه مي شود، سليقه هاي به خصوصي دارند كه مايلند آن سليقه ها را تهيه كنندگان گزارش رعايت كنند و گاهي اين امر جنبه تعصب به خود مي گيرد، به ويژه آنجا كه پاي تعارف و عناوين اداري يا احترام آميز به ميان مي آيد.
بايد توجه داشت كه رعايت هر سليقه اي، مشكلاتي را به بار مي آورد، حال آن كه هر سليقه اي بايد تابع اصول و موازين انساني، اجتماعي، فرهنگي و علمي پذيرفته شده باشد.

خوشبختانه امروزه گزارش ها شكل و فرم منطقي پيدا كرده و تعارفات خسته كننده و مداهنه آميز فراموش شده و براي رعايت ادب و احترام به چند واژه ساده كه دال بر رعايت شؤون افراد و مقامات اداري باشد اكتفا شده است.
قبل از اتمام مرحلة نگارش لازم است مثل مقدمه راجع به مؤخره گزارش نيز نكات زير مورد توجه قرار گيرد:
هنگامي كه بحث اصلي گزارش (بدنه گزارش) به پايان رسيد. به منظور جمع آوري نته هاي اصلي و پيش گيري از طولاني شدن بحث به تدوين مؤخره مي پردازيم و مؤخره بايد داراي ويژگي هايي باشد از جمله اين كه:
– يك احساس براي كفايت بحث در خواننده ايجاد كند.
– نكات مهم را به صورت خلاصه در خود داشته باشد.

– قدم بعدي را مشخص كند.
در گزارش هاي طولاني، موارد مهم ممكن است فراموش شود، لذا جمع بندي آن ها در انتخاب گزارش (مؤخره) موجب يادآوري شده و كار را براي تصميم گيري آسان مي كند و اين آخرين شانس گزارشگر براي دنبال كردن پيام خود است.
مؤخره نبايد هرگز اطلاعات جديدي دربارة مساله مورد بحث قرار گرفته در بر داشته باشد، اگر نكته اي مهم باشد، به بدنه مطلب تعلق دارد و اگر مهم نيست بايد آن را فراموش كرد.
مؤخره نبايد طوري تنظيم شود كه صحت مطالب اصلي گزارش را مورد ترديد قرار دهد. زيرا اعتماد به نفس خواننده را دربارة اقدامات بعدي ضعيف كرده، يا از بين خواهد برد.
در يك گزارش دو صفحه اي يا كمتر، يك خلاصه پاياني (مؤخره) ضروري نيست، مخصوصا اگر نكات اصلي در گزارش با نقاط پررنگ يا خط كشيدن در زير آن ها برجسته شده باشد. در واقع در يك گزارش كوتاه اگر بخشي را هم به خلاصه كردن مطلب اختصاص دهيد به نحوي به زيركي و هوش خواننده توهين كرده اند.
زماني را كه صرف مي كنيد تا يك مؤخرة خوب بنويسيد، هميشه از زمان هاي سودمند است زيرا يك مؤخره خوب، اين اثر را در خواننده بر جا مي گذارد كه شما شخص صلاحيت داري بوده ايد و بحث ارائه شده نيز با ارزش است.
غالب گزارش ها براي اين نوشته شده اند تا شروع عملي را تاكيد كنند. مؤخره سودمند و كارآ دقيقا بايد به خواننده بگويد كه حركت بعدي چيست و چگونه بايد صورت بگيرد.
۴- مرحلة تجديد نظر و اصلاح گزارش

پس از نوشتن گزارش لازم است در آن تجديد نظر شود و با مرور دقيق نوشته، آنچه به ذهن نيامده يا هنگام نوشتن فراموش شده، يادداشت و در جاي خود درج گردد و يا آنچه زايد بر اصل است، حذف شود.
اگر تجديد نظر با دقت و حوصله انجام شود، تمام اشتباهات و نقايص برطرف خواهد شد.
علماي فن، انجام دادن سه كار را در مرحلة تجديد نظر توصيه مي كنند:
۱- گزارش را به يكي از همكاران بدهيم تا او بخواند و از زاوية ديد خود مفهوم آن را بازگو كند و چنانچه در انتقال فكر، مانعي يانقصي مشاهده شد، بتوانيم آن را جبران كنيم.

۲- گزارش را بلد بخوانيم، تا از راه گوش وچشم، معايب و كمبودها مشخص و سپس برطرف گردد.
۳- گزارش را پس از يك استراحت كامل از نو بخوانيم تا كاستي ها و مطالب اضافي، بيشتر خود را نشان دهد و بهتر بتوانيم گزارش خود را اصلاح كنيم.
تجديد نظر نوشته، قدم بزرگي در راه روشن نويسي محسوب مي شود. در اين مرحله است كه شخص آنچه را كه مي خواسته بگويد، مي بيند؛ نه آنچه را كه نوشته است.

كافي است در تجديد نظر، خود را به جاي خواننده قرار دهيم و از دريچة چشم او به موضوع بنگريم.
براي اطمينان بيشتر بهتر است كه نوشته خود را به ديگري بدهيم، او بخواند، سپس سوالات زير را با توجه به ادراكي كه از نوشته نموده، پاسخ گويد:
– آيا مفهوم نوشته روشن است؟
– آيا نظم و ترتيب كلي نوشته درست است؟
– آيا عنوان گزارش، فهرست مطالب، مقدمه و خلاصه با هم هماهنگ هستند؟
– آيا كلمات خوب انتخاب شده؟
– آيا نكات مهم مورد تاكيد قرار گرفته است؟
– آيا جمله بندي صحيح است؟
– آيا فكر به آساني از يك مطلب به مطلب ديگر منتقل شده است؟
– آيا اجزاي اصلي و فرعي، درست و منطقي انتخاب شده است؟
– آيا مثال ها و نمونه ها كافي است؟
– آيا پاراگراف ها با هم همبستگي لازم را دارند؟
– اگر به زير نويس يا ضمائم گزارش اشاره شده، آيا زير نويس يا ضمائم روشن، گويا و قابل فهم است؟
– آيا هدف گزارش به خوبي درك مي شود؟

آراستن گزارش
آراستن يك گزارش براي تاكيد بيشتر روي نكات مورد نظر و بنا كردن امكانات بصري كه بحث شما را پشتيباني كند از تكنيك هاي مهم گزارش نويسي است.
طراحي مناسب براي گزارش از طريق استفاده به جا از موارد زير فراهم مي آيد:
– استفاده از دايره ها يا مربع هاي توپر كوچك
– خط كشيدن زير نوشته ها
– استفاه از حروف بزرگ و پر رنگ
– عنوان بندي
– امكانات بصري موثر
– تاكيد بر بعضي نتيج گيري ها از مطالب
– نمايش و سازماندهي پايه هاي پيچيده
ابزار نگارش مثل دايره ها يا مربع هاي توپر، خط كشيدن زير نوشته ها، استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ و عنوان بندي مي تواند به تمركز و توجه خواننده كمك كند زيرا:
 نكات اصلي را تقويت مي كنند.
 بر شكل گيري منطقي بحث تاكيد مي نمايد.
 بخش هاي طولاني را تفكيك مي كند و نمايش يك صفحه را بهبود مي بخشند.

تقوبت نكات اصلي
در هر يادداشت كوتاه و در هر بخش از يك گزارش بلند، اكثر متن، عبارات پشتيباني كننده بوده، تنها يك يا دو نكته اصلي است كه نويسنده مي خواهد خواننده آن را به خاطر داشته باشد. اين ها نكاتي هستند كه به موضوع شكل و ساختار مي دهند. توسعه و تداوم بحث را نشان مي دهند، يا بحث قبلي را خلاصه مي كنند. رها كردن اين نكات به صورت معمولي در بدنة متن، اهميت آن ها را كم رنگ تر مي كند.
دايره ها يا مربع هاي توپر، خط كشيدن زير جملات، حروف بزرگ و پر رنگ، خواننده را به سمت نكات اصلي گزارش مي كشاند. ابزاري كه انتخاب مي كنيد به نكته اي كه مي خواهيد بيان سازيد بستگي دارد.
دايره ها و يا مربع هاي توپر وقتي بيشترين تاثير را دارند كه بخواهيد بر روي بيشتر از يك ادعا تاكيد كنيد، و به همين طور هنگامي كه «عبارت يك خط يا كمتر» باشد.
همچنين اين علايم ممكن است در يك عبارت آغاز كننده براي مشخص كردن عناوين به كار رفت در گزارش مورد استفاده قرار گيرند.
به اين مقدمه – كه در يك گزارش آمده – توجه كنيد:

«اگر چه ما در پنج سال گذشته با سرمايه گذاري در استفاده از تكنولوژي جديد و بهبود كارآيي، گام هاي بزرگي برداشته ايم، ولي براي رسيدن به صرفه جويي كامل بايد:
 ورود، ذخيره و خروج داده ها را مكانيزه كنيم.
 فعاليت هاي خود را براساس خطوط توليداز نو سازمان دهيم.
اين عبارت هاي مقدمه، به طور واضح و روشن به خواننده مي گويد كه دو اصل مهم در صرفه جويي چيست و گزارش چگونه تنظيم خواهد شد و نيز بحث مكانيزه كردن بر سازمان دهي دوباره پيشي مي گيرد.

خط كشيدن زير عبارت ها راه ديگري براي جلب توجه خواننده است. اين روش بخصوص وقتي مناسب است كه «عبارت» طولاني باشد و اين امكان وجود داشته باشد كه نكتة برجستة مورد نظر نويسنده در ميان عبارت ها و جملات پاراگراف از نظر خواننده پنهان بماند.
وقتي كه زير يك سري از نظرات در يك بخش خط مي كشيد، بايد همه نظرات و ايده هايي كه زير آنها خط كشي شده داراي اهميت مساوي بوده و در يك سطح از خلاصه نويسي قرار داشته باشند.

خط كشيدن زير يك نكته اصلي و سپس خط كشيدن زير نكات تاييد كننده، خواننده را گيج كرده و به جاي تاكيد او را از بحث اصلي منحرف مي سازد.
در يك گزارش كوتاه جمله هايي كه زير آن ها خط كشيده شده مي توانند جايگزين عناوين بخش ها شوند، و اين وقتي است كه بحث اصلي نتواند به يك عبارت كوتاه كاهش يابد.

استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ به عنوان يك ابزار بصري نگارش، مي تواند به طور موثر در يك سري و مجموعه اي از عوامل استفاده شود.
كمك به خواننده براي دنبال كردن بحث:
عنوان بندي مثل استفاده از دايره ها و يا مربع هاي توپر و حروف بزرگ و پررنگ توجه خواننده را جلب كرده، متن را تقسيم مي كند. علاوه بر اين كه عنوان بندي به عنوان علايم راهنما، اين هوشياري را به خواننده مي دهد كه يك موضوع جديد در حال آغاز است و به آن ها مي گويد كه چگونه موضوع، به بخش هاي ديگر گزارش مربوط مي گردد.

عنوان بندي معقول و مناسب نوشته ها، به خواننده چارچوب بحث را نشان ميدهد.
چون اغلب مديران فقط عناوين را مي خوانند، يك نويسنده خردمند از آن ها براي ساخت نكات اصلي گزارش خود استفاده مي كند.
اگر سازمان شما روشي خاص براي عنوان بندي مشخص نمي كند، مي توانيد روش مخصوص به خود را با توجه به قواعد ذيل شكل دهيد:
 هر عنوان يا زير عنوان بايد به طور معني داري مطالبي را كه دنبال مي كند، توضيح دهد.
 هر عنوان بايد به تنهايي و به خودي خود قابل درك باشد.
 در داخل هر بخش، عناويني كه داراي يك سطح از كليت است، بايد ساختار همسنگ داشته باشد.
 عناوين بايد قالب سازگار را دنبال كنند.

عناوين ايجاد توقع مي كند؛ عناوين با مشخص كردن ايده هايي خاص، خواننده را در انتظار مي گذارند.
عناويني نظير «تاريخچه» «خلاصه» و «ملاحظات» اگر چه متن را تقسيم مي كنند، ولي به خواننده، هيچ چيز در مورد بحث نمي گويند.
به طور مثال در گزارشي كه دربارة مواد سمي در كودهاي شيميايي تهيه شده است. عناويني مثل «ملاحظات كوتاه مدت» و «ملاحظات بلند مدت» نسبت به عنوان هايي مثل «اقدامات اوليه مي تواند مسموميت را كاهش دهد» و «برنامه هاي بلند مدت، مسموميت را حذف خواهد كرد» كم ارزشترند.
عناوين بايد به تنهايي معني دار باشند. هر عنواني بايد بدون مراجعه به متن قابل درك باشد، تا خواننده اي كه سطحي از گزارش مي گذرد، بتواند از طريق عناوين، مطلب را دريابد.
بنابراين هر عنوان بايد شامل فعلي باشد كه به وسيلة بحث قابل استنتاج باشد. علاوه بر اين، عناوين، نبايد داراي واژه هاي تعريف شده در متني كه بعد از عنوان مي آيد باشند.

عناوين بايد همسنگ باشند، به عبارت ديگر عناوين و زير عنوان ها در هر عنوان، بايد قالب و فرم همسنگي داشته باشند، به بيان ساده عناوين در بخش هاي نزديك و وابسته، بايد از لحاظ ساختاري مشابه باشند تا نشان دهند كه آن بخش ها به يكديگر مرتبط هستند. عناوين بحث در مورد يك فرآيند بايد شبيه عناوين زير باشند:

– عمليات جاري كارخانه را ارزيابي كنيد.
– سيستم گردش كار در خط مونتاژ را بازنگري كنيد.
– فعاليت هاي تبليغاتي را از نو بسنجيد.
همه عناوين بالا داراي فعل معلوم هستند. گروه عناوين ذيل ناموزون اند.
– عمليات جاري كارخانه را ارزيابي كنيد.
– سيستم گردش كار در خط مونتاژ را بازنگري كنيد.
– سنجش مجدد فعاليت هاي تبليغاتي

علاوه بر اين، استفاده از اسم در عنوان آخر به جاي يك جمله، نشان دهندة ارتباط نداشتن بخش سوم با دو بخش قبلي است. خوانندگان غالبا به ساختارهاي همسنگ به عنوان يكي از نشان ها و كليدهاي ارتباط و همبستگي نگاه مي كنند.
عناوين بايد يك قالب سازگار را دنبال نمايند. محل قرارگيري روي صفحه و اندازه ماشين شده عناوين، اهميت موضوع را براي خواننده مشخص مي كند.
عنواني كه جاي مناسب خود را از دست داده، پيامي اشتباه براي خواننده در بر خواهد داشت. ناسازگاري مشخص مي نمايد كه نويسنده توجه كافي به جزئيات نمي كند.

براي اجتناب از هر سردرگمي، مي توانيد ورقه اي تهيه كرده، در آن شكل كلي دلخواه تنظيم عناوين را مشخص كنيد. سپس ماشين نويس شما يك مرجع خواهد داشت و شما از پرداختن به توضيحات در نيمه راه گزارش اجتناب ميكنيد.
براي يك گزارش خيلي طولاني ممكن است اندازه عناوين را با يك دايره كه در آن الف. ب. ج آمده است مشخص كنيد كه نشان دهندة ارزش و اهميت آنها است. در آن صورت ماشين نويس به كليد راهنما بر روي ورقه نگارش رجوع مي كند.