گزارش کار اموزی بانک های اطلاعاتی

پيشگفتار
اين گزارش در طي دوره کارآموزي تهيه شده است و در سه فصل آورده شده است ابتدا مقدمه اي ذکر شده است که در مورد اينکه تعريف بانک اطلاعاتي چه مي باشد و يا اينکه چه زماني بحث آن فراگير شد و … بحث مي کند.
در فصل اول به موارد زير اشاره شده است:
تعاريف عمده و مورد نياز يک بانک اطلاعاتي، تعريف بانک اطلاعاتي و اينکه چرا بانکهاي اطلاعاتي بوجود آمدند.

 

در فصل دوم به موارد زير اشاره شده است:
ساختار رابطه اي چيست و اجزاء آن چه مي باشد و اين ساختار داراي چه خصوصياتي است.
در فصل سوم به موارد زير اشاره شده است:
ايجاد بانک اطلاعاتي جديد، طريقه ساخت جدول، خواط فيلدها، نشان دادن ارتباطات، طريقه ساخت پرس و جو، طريقه ساخت ماکرو و فرم و گزارش.

فهرست مطالب

پيشگفتار
مقدمه
فصل اول – بانک اطلاعاتي
چند تعريف مورد نياز
چرا بانکهاي اطلاعاتي

فصل دوم – بانک اطلاعاتي رابطه اي
۲-۱) ساختار رابطه اي
۲-۲) خصوصيات مدل رابطه اي
فصل سوم – گذري بر اکسس
۳-۱) ايجاد يک بانک اطلاعاتي جديد
۳-۲) طريقه ساخت جدول

 

۳-۳) خواص فيلدها
۳-۴) نشان دادن ارتباطات
۳-۵) طريقه ساخت پرس و جو (Query)
3-6) طريقه ساخت ماکرو (Macro)
3-7) طريقه ساخت فرم (Form)
3-8) طريقه ساخت گزارش (Report)

مقدمه:
چندي است که اصلاحاتي همچون سيستم مديريت بانک هاي اطلاعاتي و بانکهاي اطلاعاتي و پايگاه داده ها و نظاير آن نقل محافل علمي-فني و علمي است.
اينک حتي وضع چنان است که به خاطر ريزپردازنده ها و انواع آن نرم افزارهاي سهل الاستفاده روي کامپيوتر هاي شخصي، هرکسي مي تواند بانک اطلاعاتي شخصي خود را داشته بلشد.

مبالغه نيست ، اگر گفته شود که ديگر لزومي نيست کسي در رشته کامپيوترتحصيل و يا در محيط هاي کامپيوتري کار کند تا بتواند از کامپيوتر استفاده کند و مخصوصا داده هاي عملياتي مورد نياز خود را که به طور روزانه با آنها سر و کار دارند به صورت اتوماتيزه ذخيره، بازيابي و پردازش کنند.
تعداد زيادي از بانکهاي اطلاعاتي بسيار بزرگ در جهان وجود دارند که در سيستمهاي اطلاع رساني جهاني از آنها به گستردگي استفاده مي شود.

تامين اين پوشش گسترده اطلاعاتي با استفاده از تکنولوژي بانکهاي اطلاعاتي ريز پردازنده ها، ابرکامپيوترها و شبکه هاي کامپيوتري امکان پذير شده است.
نگاهي حتي گذرا به تاريخ تمدن بشر نشان مي دهد که انسان هميشه به اطلاعات نياز داشته است. انسان داده ها را جمع آوري و بر اساس آنها داده هاي جديد يا اطلاعاتي ديگر توليد و از آنها استفاده مي کند.

به تدريج حجم اطلاعات فزوني يافت ديگر صرف ذخيره سازي آنها بر رسانه ها و بازيابي آنها کافي نبوده بلکه مي بايست بر اساس يک سيستم مشخص اسناد و مدارک خود را نگهداري مي کرد تا هم بازيابي آنها سريعتر ممکن شود و هم اصلاح و تغيير و به طور کلي پردازش آنها و احيانا توليد اطلاعات جديدتر امکان پذير شود.
نرم افزار هاي گوناگوني براي ايجاد بانک هاي اطلاعاتي به کار مي رود و هر کدام قدرت منحصر به فردي در ايجاد بانک هاي اطلاعاتي دارند يکي از سيستم هايي که در اين مورد استفاده مي شود اکسس مي باشد که يکي از محصولات مايکروسافت بوده که نسخه هاي گوناگوني از آن به بازار آمده است.

سهولت طراحي حرفه اي ترين سيستم هاي کاربردي بدون نياز به برنامه نويسي، اکسس را به يک برنامه مناسب جهت طراحي سيستم هاي اطلاعات مديريت يعني MIS تبديل شده است.
با اينکه تمام ابعاد طراحي يک سيستم حرفه اي بدون آشنايي با برنامه نويسي در اکسس امکان پذير شده است. با اين وجود يک محيط برنامه نويسي بسيار قوي با اکسس ارايه شده که در سطح و کيفيت برنامه پاسکال و امکانات برنامه نويسي تحت ويندوز است.

در کنار پيچيده ترين امکانات و ابزار کار براي طراحي سيستم هاي کاربردي، مديران، متخصصين و کارشناسان و کاربران نيز مي تواند خود طراح نياز هاي خود باشند.
در برنامه اکسس بر خلاف ساير برنامه هاي بانک اطلاعاتي تمام ساختار بانک اطلاعاتي در يک پرونده به نام بانک اطلاعاتي جمع شده است.
هر پرونده اکسس مي تواند تا ۱ گيگا حجم و ۳۴۷۶۹ عنصر اطلاعاتي مانند جدول اطلاعاتي، ايندکس، فرم، سؤال، فرم چاپ، ماکرو و برنامه را در خود نگهداري کند.

ارتباط جدولهاي اطلاعاتي
ارتباط جدولها در اکسس از نظر کيفي کامل و پيشرفته است. هر نوع تغيير در ارتباط يا ايجاد ارتباط جديد به سادگي و با استفاده از يک محيط گرافيکي انجام مي شود.
پس از برقراري ارتباط بين جدولهاي اطلاعاتي ورود داده هاي جديد در هر يک از جدولهاي مذکور از نظر درستي ارتباط، به طور اتوماتيک کنترل مي شود.
سؤال
در اکسس بالغ بر ۸ نوع سؤال با روشهاي مختلف قابل طراحي است.
حداکثر تا ۳۲ جدول را مي توان در طراحي يک سؤال وارد کرد. تعداد سؤالهاي مرتبط مي تواند تا ۵۰ سطح باشد.
اين ابعاد در نوع خود بي نظير و جديد است.
پاسخ سؤال قابل ويرايش است. در اين صورت تغييرات جديد در جدول يا جدولهاي اصلي منعکس مي شود. از سؤال علاوه بر نمايش استفاده هاي ديگري نيز مي شود:
• ايجاد جدول جديد
• حذف رکورد ها از جدولها
• اضافه کردن رکورد هاي جديد به جدولها
• تغييرات اتوماتيک در جدولها
در اکسس تصوير، صدا و حتي ويديو در کنار داده هاي معمول در بانکهاي وارد شده و ضبط مي شود.
علاوه بر مديريت بانک اطلاعاتي در زمينه هاي ديگر مانند تهيه بروشور، صورت حسابهاي تبليغاتي و امثال آن از اکسس استفاده مي شود.
از ماکروها به صورت دکمه روي فم مي توان براي انجام يک سري کارهاي تعيين شده و گاها پيچيده و طولاني استفاده کرد.
حداکثر تا ۳۲ جدول را مي توان در طراحي يک سؤال وارد کرد: تعداد سؤالهاي مرتبط مي تواند تا ۵۰ سطح باشد.

صفحات چاپي در اکسس تا ۶ صفحه، يعني گسترده ترين گزارش ممکن است.

فصل اول-بانک اطلاعاتي
۱-۱) چند تعريف مورد نياز
تعريف داده:
از نظر ساختاري داده عبارت است از مقادير صفات خاصه انواع موجوديت ها.
نوع موجوديت:
مفهوم کلي موجوديت ،شيء يا فردي که در مورد آن مي خواهيم اطلاع حاصل کنيم.
صفت خاصه:
ويژگي جداساز يک نوع موجوديت از نوع ديگر.

تعيين مجموعه موجوديت هاي يک محيط و نيز مجموعه صفات خاصه هرنوع موجوديت بستهبع وضع و نوع سيستم مديريت بانک اطلاعاتي مي تواند به طور پويا و يا به صورت ايستا صورت گيرد.
تعريف اطلاع:
اطلاع از داده حاصل مي شود و در حل مسايل به کابه کار مي رود و داده نمايش اطلاعات است.
موجوديت هاي هر محيط عملياتي با يکديگر ارتباطي دارند. اين ارتباطات از نقش عملکردي که هر موجوديت در محيط عملياتي ايفا مي کند،با توجه به نسبتي که با سايرموجوديت ها دارد، مشخص مي شود. بازشناسي ارتباطات اساسي و پاسخگوي نياز هاي اطلاعاتي کاربران از وظايف طراح بانک است.
بانک اطلاعاتي:
مجموعه اي است از داده هاي ذخيره شده به صورت مجتمع و مبتني بر يک ساختار تعريف شده به طور صوري، با حداقل افزونگي، تحت کنترل متمرکز، مورد استفاده يک يا چند کاربر،به طور اشتراکي و همزمان.

براي ايجاد سيستم اتوماتيزه ذخيره و بازيابي، به طور کلي دو روش وجود دارد:
۱-مشي بانکي
۲-مشي غير بانکي (مشي کلاسيک يا مشي فايلينگ).
در مشي بانکي، هرکاربري ديد خاص خود را نسبت به داده هاي ذخيره شده در بانک دارد. به عبارت ديگر از يک سود وحدت ذخيره سازي و از سوي ديگر تعدد کاربران را داريم. اشتراکي شدن داده ها،يکي ديگر از خصوصيات بانک اطلاعاتي است. کاربران مختلف مي توانند به طور همزمان با بانک کار کنند، هر کاربري اين احساس را داردکه داراي بانک خاص خود مي باشد. منظور از همزماني در اينجا همزماني از ديد کاربر است. يعني هر کاربري، بدون ايجاد محدوديت و ممنوعيت براي کاربر ديگر در هر لحظه که بخواهد مي تواند از بانک استفاده کند.

همزماني عمليات از جنبه ديگري نيز مطرح است و آن همزماني از نظر سيستم است. يعني فرآيندهاي درون سيستمي بتوانند با همزماني، در محيط سيستم جريان داشته باشند. اينکه تا چه حد همزماني فرآيند ها در درون سيستم امکان پذير است، بستگي به نحوه طراحي سيستم مديريت بانک و الگوريتم هاي عملياتي آن از يکسو و تعريف ساختار ذخيره سازي.
۱-۲) چرا بانکهاي اطلاعاتي ؟

 

هر سازماني که بتواند به اطلاعات جامع تر، صحيح تر ،کامل تر، دقيقتر، با صرف هزينه کمتر و در اسرع وقت دستيابي داشته باشد به عبارت ديگر ازاطلاعات بهتر و بيشتر استفاده کند، در اهدافش موفق تر خواهد بود.
ذخيره سازي داده ها در بانک بصورت مجتمع بدين معني است که کل داده هاي عملياتي محيط مورد نظر کابران مختلف، در کادر يک ساختار مشخص، بصورت يک جا ذخيره شده باشند.
در يک محيط عملياتي کاربران مختلفي وجود دارند که هر يک نيازهاي اطلاعاتي مشخصي
دارند که لزوما با نيازهاي اطلاعاتي ديگر کاربران همساني ندارند. اين نيازهاي اطلاعاتي ناظرند برتعدادي نوع موجوديت ازمحيط عملياتي .

ممکن است داده هاي مربوط به يک نوع موجوديت مورد نياز چند کاربر باشند .اگر هر کاربري آن گونه که در محيطهاي غير بانکي رايج است، داده هاي خود را، در فايلهاي خاص خود. ذخيره کند، يک فقره اطلاع،در مورد يک نوع موجوديت از محيط عملياتي ممکن است چندين بار
تکرار شده و حجم بالايي از افزونگي پديد آيد.

در محيط بانکي به دليل تجمع داده ها در کادر در يک ساختار مشخص و وجود وحدت ذخيره سازي داده هاي مربوط به موجوديت هاي محيط ،پديده افزونگي وجود نخواهد داشت.
نيز نحوه ي عملکرد سيستم عاملي که خود سيستم مديريت بانک در محيط آن، به مثابه يک برنامه کاربردي ، اجرا مي شودو نيز به معماري کامپيوتر و قابليتهاي آن.
از عناصر اصلي محيط بانکي نرم افزار سيتمي خاص بانک است که نرم افزاري موسوم به سيستم مديريت بانک اطلاعات (DBMS)DATA BASE MANAGMENT SYSTEM.
نرم افزاري است که مديريت بانک اطلاعاتي را عهده دار است. مثل هر سيتم ديگر، مجموعه ايست از تعدادي واحد وهر واحد وظيفه يا وظايف مشخص در کل سيتم دارد. هر واحد بصورت يک يا چند برنامه، پياده سازي مي شود. مي توان گفت DBMS يک مجموعه برنامه است، نرم افزار پيچيده اي که واسط است بين کاربران امکانات سيستم کامپيوتري، سيستمي که به کاربران امکان مي دهد عمليات مورد نظرشان را انجام دهند، يعني تعريف داده ها، بازيابي داده ها و ذخيره سازي آنها وبراي اين منظور به امکان مي دهد تا به بانک دستيابي داشته باشند.
اينکه سيستم مديرت بانک چگونه درخواستهاي کاربران را عملي مي سازد، بستگي به نوع آن دارد. هر سيستمي روند عملياتي دروني خاص خود را دارد. به طور خلاصه نحوه عمل به صورت زير است:
– دريافت درخواست کاربر
– بررسي و تحليل دريافت.
– بررسي شماي خارجي کاربر، نحوه تبديل ديد خارجي به ادراکي، شماي ادراکي، نحوه تبديل ديد ادراکي به داخلي، وحدت ذخيره سازي و عدم افزونگي از يکسو و به کارگيري استراژي بهينه دستيابي به داده از سوي ديگر، امکان مي دهند تا ضمن کاهش مصرف حافظه، عمليات مورد نظر کاربران با کارايي بالايي، توسط سيستم مديريت بانک انجام پذيرد.
ساختارهاي داده اي رايج براي ايجاد سيستم بانک اطلاعاتي عبارتند از:
– مدل رابطه اي

– مدل سلسله مراتبي

– مدل شبکه اي

اکسس تا حدود زيادي تلاش مي کند مدل رابطه اي را پياده سازي کند. اکسس يک سيستم مديريت بانک (DBMS) هست ولي سيستم مديريت بانک رابطه اي (RDBMS) کامل و جامع نيست. چون براي تعداد زيادي رکورد مثلا ميليونها رکورد مشکل پيدا مي کند ولي سيستم
اکسس بيشتر براي مقاصد آموزشي و مدلسازي طراحي شده است.

از جمله سيستمهاي مديريت بانک رابطه اي مي توان به Oracel و SQL/server اشاره کرد.
هر چند تکنولوژي بانک اطلاعاتي، در حال حاضر به عنوان تکنولوژي نوين، کاربرد فرآيند دارد ولي آخرين مرحله پيشرفت در مسير تحول تکنولوژي ذخيره و بازيابي نيست. ايجاد تکنولوژي بانک اطلاعاتي از يکسو و توسعه دانش بشر در زمينه هايي مثل سيستمهاي خبره و هوش مصنوعي و منطق صوري امکان ايجاد تکنولوژي جديدتري به نام بانک شناختها را فراهم کرده است.
فصل دوم- بانک اطلاعاتي رابطه اي

۲-۱) ساختار رابطها

در اين ساختار از مفهوم رياضي رابطه، براي نمايش داده ها و ارتباطات بين آنها استفاده مي شود. از ديد کاربر بانک رابطه اي، از تعدادي جدول تشکيل شده است.
جدول ساختاري است نامدار و تشکيل شده از تعدادي ستون، که هر ستون داراي نام مشخصي است. روشن است که جدول در هر لحظه تعدادي سطر دارد. هر ستون نمايشگر يک صفت خاصه از يک نوع موجوديت است و هر سطر نشان دهنده يک نمونه از يک نوع موجوديت است.
در مدل رابطه اي از ساختار جدول، هم براي نمايش موجوديت ها و هم براي نمايش ارتباط بين آنها استفاده مي شود. از نظر دستيابي به داده ها در سطوح انتزاعي، هر جدول مستقلا قابل پيمايش و غواصي است. براي بازيابي در اين مدل به عملگر سطرياب نياز داريم.
در اين مدل نيازي نيست که سيستم براي پاسخگويي به پرس و جوهاي قرينه رويه هاي جداگانه اي آماده کند بلکه منطق کلي غواصي يکسان است.
تئوريسين مدل رابطه اي در سال ۱۹۸۱ دو شرط را براي اتلاق شبه رابطه اي به سيستمهايي که بانکهاي جدولي ايجاد مي کنند بر نهاده است:
۱- ديد جدولي را براي کاربر تأمين کنند و به عبارت ديگر، در سطح ادراکي، داراي ساختار داده اي جدولي باشند.
۲- داراي عملگرهاي جبر رابطه اي از قبيل Select , Project , join باشند بدون اينکه براي استفاده از آنها، نيازي به تعريف مسيرهاي دستيابي در محيط فيزيکي بانک باشد.
۲-۲) خصوصيات مدل رابطه اي:

۱- از ديد کاربر، داراي وضوح است و محيط انتزاعي آن، محيطي است مسطح.
۲- داده و ارتباطات بين آنها با مکانيسم واحدي نشان داده مي شود.
۳- عملگر بازيابي (منطق کلي غواصي) نسبتا ساده است.
۴- براي پرس وجوهاي قرينه داراي پاسخگويي واحد است.
۵- در عمليات ذخيره سازي دشواري ندارد و باعث بروز وضعيت نامطلوب نمي شود.
۶- از مباني تئوريک رياضي برخوردار است.
۷- غواصي در هر يک از رابطه ها مي تواند مستقل از ساير روابط انجام پذيرد.

۸- بانک رابطه اي بر اساس مدل داده اي رابطه اي يا ساختار رابطه اي طراحي مي شود.
ساختار رابطهاي نخستين بار توسط کاد مطرح شد. در حال حاضر توليدات سيستمي مبتني بر مفاهيم بانک رابطهاي، بيش از هر سيستم بانک اطلاعاتي ديگري عرضه مي شوند. برخي از آنها رابطه اي و برخي شبه رابطه اي مي باشند.
از جمله مراکز تحقيقاتي که در زمينه سيستم بانک رابطه اي فعاليت مي کنند، مؤسسات R.I و
C&DCG است که توسط کاد و ديت ايجاد شده اند.
R.I:Relational Institue

C&DCG:Code And Date Consulting Groop

تقريبا همه سيستمهاي مديريت بانک اطلاعاتي مدرن، اطلاعات ذخيره شده را با استفاده از مدل مديريت بانک اطلاعاتي رابطه اي اداره مي کنند. در يک سيستم مديريت بانک اطلاعاتي رابطه اي که گاه RDBMS ناميده مي شود همه داده در جداولي مديريت مي شوند. جداول اطلاعاتي که يک موضوع را در خود ذخيره مي کنند و داراي ستونهايي هستند که انواع مختلفي از اطلاعات مربوط به موضوعي را در خود نگهداري مي کنند و داراي سطرهايي هستند که نام و ساختار يک موضوع واحد را شرح مي دهند. حتي وقتي در يک بانک اطلاعاتي پرس و جو مي کنيد نتايج معمولا به صورت جدول ديگري نمايش داده مي شوند.

رابطه: اطلاعاتي درباره يک موضوع واحد مثلا مشتريان يا دانشجويان. يک رابطه معمولا يک جدول ذخيره شده در سييستم مديريت بانک اطلاعاتي رابطه اي است.
ويژگي: اطلاعات معيني است درباره يک موضوع از قبيل آدرس يک مشتري. يک ويژگي به طور معمول يک ستون داده يا فيلد را در جدول ذخيره مي کند.

ارتباط: راهي است که اطلاعات در يک رابطه را به اطلاعات ديگري در رابطه ديگر مربوط مي کند. به عنوان مثال مشتريان يک ارتباط يک به چند به سفارشات دارند.
پيوند: فرآيند پيوند جداول يا پرس و جوها از راه جداولي که مقادير داده هايشان به هم مربوط شده اند مثلا مشتريان ممکن است به وسيله انطباق يک شماره شناسايي به سفارشاتشان پيوند داده شوند.
فصل سوم گذري بر اکسس

۳-۱) ايجاد يک بانک اطلاعاتي جديد:

وقتي ابتدا اکسس را اجرا مي کنيد پنجرهMicrosoft access نشان داده مي شود که مي توان يک بانک اطلاعاتي جديد را فورا با انتخاب گزينهBlank Data Base ساخت و يا با استفاده از Database Wizard يک بانک اطلاعاتي را با استفاده از بيش از ۲۰ نوع الگوي برنامه هاي بانک اطلاعاتي ساخت و يا يک بانک اطلاعاتي موجود که فايلي با پسوند mdb است را باز نمود.
استفاده از Database Wizard:

اگر اکسس را قبلا اجرا کرده ايد مي توانيد با انتخاب New Database از منوي File پنجره New را براي ساخت يک بانک اطلاعاتي جديد داده باشيد.
براي ساخت Database Wizard وقتي اکسس را اجرا مي کنيد مي توانيد گزينه مربوط به نام Database Wizard را انتخاب کنيد. ليست الگو هاي قابل دسترس در پنجره New نمايش داده مي شود. با انتخاب الگوي مورد نظر و کليک روي Ok يا با دو بار کليک کردن روي الگوي مورد نظر پنجره محاوره اي File New Data base باز مي شود. و اکسس يک اسم براي فايل جديد پيشنهاد م

ي کند. نام را مي توانيد اصلاح و سپس روي Create به منظور اختصاص يافتن فضايي به بانک اطلاعاتي جديد که يک فايل است کليک نماييد. پنجره هايي باز مي شوند که مي توان خصوصيات را به نحوه مورد نظر تنظيم نمود و هر پنجره به وسيله کليک کردن به پنجره بعدي منتهي مي شود و در نهايت به کار ساختن بانک اطلاعاتي خاتمه مي دهد. از Cancel براي متوقف نمودن کار و پاک شدن فايل بانک اطلاعاتي استفاده مي شود.

ساخت يک بانک اطلاعاتي جديد خالي:
براي ساخت يک بانک اطلاعاتي جديد خالي Blank Database از پنجره Microsoft Access را انتخاب کنيد. همچنين مي توان با انتخاب New Database از منوي File و سپس دو بار کليک کردن روي Blank Database در جعبه محاوره اي New اين کار را انجام دادکه پنجره File New Database نشان داده مي شود. سپس در قسمت File name نام بانک اطلاعاتي جديد را تايپ کنيد و روي Create کليک نماييد، اکسس يک پسوند mdb به نام فايلها ملحق مي کند. که از اين فايلها براي ذخيره

همه اشياء بانک اطلاعاتي شامل جداول، پرس و جوها، فرمها، گزارشات و… استفاده مي کند.
نکته: دکمه New Database اولين دکمه در انتهاي سمت چپ نوار ابزار بعد از ساخته شدن بانک اطلاعاتي پنجره Database باز مي شود که شامل قسمتهاي form , report , macro module , table , query است و هر کدام از آنها داراي حالت هاي open , design , new مي باشند.
۳-۲) طريقه ساخت جدول (Table)

ساخت اولين جدول:
گزينه table از پنجره Database را انتخاب ورودي New کليک کنيد. پنجره New Table باز مي شود. که شامل گزينه هاي Datasheet View , Design View , Table Wizard مي باشد.
براي شروع Datasheet View را انتخاب و Ok را کليک کنيد. آنچه که شما خواهيد ديد صفحه داده اي کاملا شبيه به يک صفحه گسترده است. مي توانيد نوع داده اي که مي خواهيد را وارد کنيد. اما بر خلاف صفحه گسترده نمي توانيد عبارات محاسباتي را وارد کنيد.

کليد Tab را براي حرکت از يک ستون به ستون ديگر استفاده کنيد. وقتي به سطر ديگري حرکت مي کنيد اکسس آنچه را تايپ کرده ايد ذخيره مي کند. اگر در سطر يا ستوني اشتباه کرده ايد روي آن کليک نموده و تغييرات مورد نظر را انجام دهيد. اگر ستون داده اي که ساخته ايد را نمي خواهيد در هر جاي آن کليک کرده و از منوي Edit گزينه Delete را انتخاب نماييد. اگر مي خواهيد ستوني را بين دو ستون که شامل داده هايي هستند درج کنيد در هر جاي ستوني که سمت

راست ستون مورد نظر براي درج کردن است کليک و از منوي Insert گزينه Column form را انتخاب کنيد. براي انتقال يک ستون به موقعيت جديد روي نام فيلد در بالاترين قسمت ستون به منظور لايت کردن کل ستون کليک کرده و سپس يکبار ديگر کليک کرده و آن را به محل مورد نظر بکشيد.

 

بعد از وارد نمودن چندين سطر داده بهنر است جدول را ذخيره کنيد. اين عمل را با کليک کردن روي دکمه Save بر روي نوار ابزار يا به وسيله انتخاب Save layout از منوي File مي توانيد انجام دهيد. در پنجره Save as نام جدول را تايپ و Ok را کليک کنيد. اکسس پيغامي مي دهد مبني بر اينکه

کليد اصلي Primary key براي جدول انتخاب نشده با انتخاب Yes خود اکسس مي تواند کليد اصلي براي جدول بسازد که يک فيلد Id با نوع داده اي Autonumber اضافه کرده و آن را به عنوان کليد اصلي در نظر مي گيرد. با انتخاب No خودتان بايد کليد اصلي را معرفي کنيد. که دکمه کليد اصلي از ميله ابزار را انتخاب و روي فيلد مورد نظر کليک کنيد. اکسس يک علامت کليد کنار اين فيلد قرار مي دهد.

استفاده از Table wizard:
اکسس با استفاده از Table wizard در ساخت بسياري از جداول معمولي به شما کمک ميکند. بعد از انتخاب گزينه Table wizard از پنجره New table پنجره Table wizard نمايش داده مي شود. در سمت چپ و پايين پنجره دو دکمه انتخابي وجود دارد Business براي انتخاب جداول در نظر گرفته شده براي کار و Personal براي انتخاب جداول شخصي در قسمت Sample table جدول مورد نظر را انخاب کنيد که فيلد هاي آن در قسمت sample field نشان داده مي شوند. فيلد هاي لازم در جدول مورد نظر را انتخاب کنيد. اين فيلد ها به قسمت مربوطه با نام field in my new table منتقل مي شوند. براي هر فيلد مي توان با کليک کردن روي Rename field نام جديد انتخاب نمود.

سپس روي Next کليک کنيد تا پنجره بعدي باز شود. در اين پنجره نام جدول را تايپ نموده و همچنين مي توانيد از Wizard بخواهيد که کليد اصلي را برايتان تنظيم کند و يا اينکه خودتان آن را تعريف کنيد. Table wizard در مورد نحوه ارتباط جداولتان نيز سؤال مي کند. اگر Wizard يک فيلد کليدي در جدول ديگري با همان نام و همان نوع داده اي به عنوان فيلدي در جدول جديدتان پيدا کند فرض خواهد کرد که جداول با هم مرتبط شده اند. اگر فکر مي کنيد که اشتباه مي کند مي توانيد بگوييد هيچ ارتباطي بين جدول جديد و جداول موجود ايجاد نکند.

ساخت يک جدول در Design view:
گزينه Design view از پنجره New table را براي ساخت جداولي که Table wizard نمي تواند آنها را مديريت کند استفاده کنيد. بعد از آن پنجره Table خالي در Design view نمايش داده مي شود.
تعريف فيلدها:
در ستونهاي پنجره ميتوانيد با نام فيلد ها وارد کنيد و نوع داده اي را براي آن انتخاب نماييد اکسس امکان تنظيم خواص فيلد را در قسمت File property فراهم ميکند که براي انواع
داده اي مختلف اين خواص هم تغيير خواهند کرد.

توجه: هر چند مي توانيد از فضاي خالي در بين نامها در اکسس استفاده کنيد ولي سعي کنيد نام فيلدها و جداول را بدون فضاي خالي بين حروف ايجاد کنيد. بيشتر بانکهاي اطلاعاتي SQL که اکسس مي تواند به آنها متصل شود، فضاي خالي بين نامها را پشتيباني نمي کنند.
در ستون name Field نام فيلد و در ستون Data type نوع آن و در Description يک عبارت توضيحي وارد مي شود. اکسس اين توضيح را هنگامي که فيلد مزبور را در يک پرس و جو در حالت

Datasheet view يا يک فرم را در Form view يا Datasheet view انتخاب کرده ايد در نوار وضعيت نمايش مي دهد
.انواع داده فيلد:

 

 

نوع داده مورد استفاده اندازه
Text داده حرفي- عددي حداکثر ۲۵۵ بايت
Memo داده حرفي – عددي (جملات و پارا گرافها) حداکثر ۶۴۰۰۰ بايت
Number داده عددي ۱،۲،۴،۸ بايت و ۱۶ بايت براي Replication ID
Date/Time تاريخها و زمانها ۸ بايت
Currency داده هاي پولي ذخيره شده با چهار رقم اعشار ۸

بايت
Autonumber ارزش توليد شده منحصر به فرد براي هر رکورد جديد ۴ بايت و ۱۶ بايت براي Replication ID
Yes/No داده بدلي ۱ بيت
Ole Dbgect تصاوير، گرافها يا ديگر اشياء حداکثر حدودا يک گيگا بايت
Hyperlink يک آدرس پيوندي به يک مستند يا فابل روي وب حداکثر ۲۰۴۸ کاراکتر

خواص فيلد ها:
مي توانيد هر فيلد را با خواص را با خواص معيني که بر اساس

نوع داده اي فيلد متغير هستند تنظيم کنيد.
خواص روي دکمه General:
Field size: شما مي توانيد طولي را براي انواع داده Text , Number تعريف کنيد. طول Text مي تواند از ۰ تا ۲۵۵ کاراکتر است. براي Number اندازه ها به اين قرار است:
Byte: يک بايت تنها براي عدد صحيح شامل مقادير ۰ تا ۲۵۵
Integer: 2بايت عدد صحيح شامل مقاديري از۳۲۷۶۸- تا ۳۲۷۶۷+
Long integer: 4 بايت عدد صحيح شامل مقادير از ۲۱۴۷۴۸۳۶۴۸- تا ۲۱۴۷۴۸۳۶۴۷+
Single: 4 بليت اعداد مميز شناور
Double: 8 بايت اعداد مميز شناور

Replicatin Id: 16 بايت شناسه منحصر به فرد سراسري
(GUID) Globaly Unique Identifier
Format: شما مي توانيد چگونگي نمايش يا چاپ داده يتان را کنترل کنيد. بنابراين فرمت با نوع داده تغيير مي کند.
براي انواع داده اي Memo , Text مي توانيد يکي قالب سفارشي تعيين کنيد تا کنترل کنيد اکسس چگونه داده را نمايش مي دهد. براي جزئيات قالب هاي سفارشي به قسمت مربوط به نام text and memo datatypes format property در Help اکسس مراجعه کنيد.

براي Autonumber , Currency , Number استاندارد گزينه ها به شرح زير است:
General number: پيش فرض ( بدون علامت کاما يا علامت پول، ارقام اعشار وابسته به دقت داده هستند) – Currency: سمبلهاي پول و دو رقم اعشار
Fixed: حداقل يک عدد و دو رقم اعشار
Standard: دو رقم اعشار و جدا کننده هاي کاما
Percent: درصد گرفتن
Scientific: نماد علمي
براي نوع داده Date/Time الگوي اختياري از مثالهاي زبر پيروي مي کنند.

General Date پيش فرض
۰۴/۱۵/۹۵ ۰۵٫۳۰:۱۰ pm(Us)

۱۵/۰۴/۹۵ ۱۷٫۳۰:۱۰ (Uk)

Long Date

Satorday , April , 15 , 1995 (Us)

 

۱۵ April 1995 (Uk)

:Medium Date

۱۵-Apr-95
:Short Date

۴/۱۵/۹۵
:Long Time

۵:۳۰:۱۰ Pm

:Short Time

 

۱۷:۳۰

:Medium Time

۵:۳۰ Pm

براي نوع داده Yes/no اختيارات به قار زير هستند:

Yes/no پيش فرض

True/False

On/Off

Decimal Places: براي انواع داده Currency و Number مي توانيد ت

عداد ارقام اعشاري که اکسس بايد نمايش دهد را تعيين کنيد. پيش فرض تعيين شده Auto مي باشد. که سبب مي شود اکسس دو رقم اعشار براي قالب هاي Percent , Standard , Fixed , Currency نمايش دهد و تعداد ارقام اعشار براي نمايش دقت اعداد، قالب General Number مي باشد. همچنين مي توانيد يک تقاضا براي نمايش ثابت ۰ تا ۱۵ رقم اعشار را بنماييد.
Input Mask: براي انواع داده اي Currency , Date/Time , Number , Text مي توانيد يک الگوي ويرايشي را که کاربر در هنگام ورود داده در فيلد بايد آن را ببيند تعريف کنيد. مثلا مي توانيد محدوديتي در فيلد تاريخي به صورت (–/–/—-) داشته باشيد. يا مي توانيد يک قالب شماره تلفن به فرم آمريکا يعني ۰۰۰-۰۰۰(###) داشته باشيد.

Caption: شما مي توانيد يک نام فيلد تشريحي کامل را براي نمايش دادن برچسبها، فرمها و بيشتر گزارشات وارد کنيد ( توجه: اگر نام فيلدي که ايجاد کرده ايد هيچ فاصله درون کاراکتري ندارد مي توان با استفاده از خاصيت Caption يک نام جديد که شامل فضاي خالي بين کاراکتري باشد را براي استفاده کردن آن اسامي به وسيله اکسس در برچسبها و بيشتر پرس و جوها و گزارشات وابسته به اين فيلد استفاده کنيد).

Default Value: شما مي توانيد يک مقدار پيش فرض را براي همه انواع داده به جز Ole object , Auto number تعريف کنيد. براي اعداد، مقدار پيش فرض ۰ است. اکسس مقدار پيش فرض Null را براي انواع داده ها Text , Memo تهيه کرده است.
Validation Rule: شما مي توانيد يک عبارت که مي بايست هنگام ورود يا تغيير داده در يک فيلد، ارزش درست داشته باشد را تهيه نماييد. مثلا <100 براي اينکه اعداد بايدکوچکتر از ۱۰۰ باشند تعريف مي شود. همچنين مي توانيد کاري کنيد که اکسس يک مقدار خاص را چک کند. مثلا در يک ليست، شهرهاي معتبر را Chicago يا New york يا San Francisco را تعريف کنيد. علاوه بر آن مي توانيد يک عبارت پيچيده شامل چندين تابع ساخته شده در اکسس تعريف کنيد.

Validation Text: شما مي توانيد يک متن را اگر داده وارد شده از قوانين ارزيابي عبور نکند نمايش دهيد.
Required: اگر اجازه داشتن ارزش Null را در اين فيلد نمي دهيد، اين خاصيت را روي Yes تنظيم کنيد.
Allow zero: براي فيلد هاي Memo و Text مي توانيد فيلد را مساوي يک رشته با طول صفر تعيين کنيد
Indexed: شما مي توانيد درخواست کنيد که يک ايندکس براي انواع داده اي Text , Number Currency , Date/Time , Auto Number براي دسترسي سريعتر ساخته شود. همچنين شما مي توانيد درخواست کنيد که مقادير ايندکس شده در فيلدها براي کل جدول منحصر به فرد باشند.
خواص روي دکمه Look Up:
Display control: پيش فرض نوع کنترل براي نمايش اين فيلد در صفحات داده، فرمها و گزارشات است. براي بيشتر فيلدها Text Box را انتخاب کنيد. اگر فيلد، يک کليد خارجي، اشاره شده به يک جدول ديگر باشد مي توانيد List box يا Combo box را براي نمايش معني دار مقادير از جداول وابسته شده

به هم انتخاب کنيد. همچنين اگر اين فيلد مي بايت شامل يک ليست از مقادير معين باشد، مي توانيد List box يا Combo box را انتخاب کنيد.
:Row source type وقتي List box يا Combo box را براي Display Control انتخاب مي کنيد اين خاصيت را براي نمايش اينکه آيا ليست مقادير معتبر از يک جدول يا پرس و جو مي آيند يا از يک Value list که شما وارد مي کنيد، يا از نامهاي Field list که از فيلدهاي جدول ديگري آمده اند، تنظيم کنيد.