برنامه‌ريزي منابع سازماني (Enterprise Resource Planning) چيست ؟

رشد غيرقابل ‌پيش‌بيني فناوري اطلاعات و ارتباطات در دهه‌هاي گذشته که با تکيه بر توسعه صنايع مختلفي از جمله الکترونيک ، کامپيوتر ، مخابرات صورت گرفته بر جنبه‌هاي مختلف عملکرد سازمانها تاثيرات شگرفي داشته است .

همزمان با اين تغييرات ، محيط فعاليت سازمانهاي مختلف پيچيده‌تر شده و به همين جهت ، نياز به سيستمهاي مختلفي که بتواند ارتباط بهتري بين اجزاي مختلف سازماني برقرار کرده و جريان اطلاعات را در بين آنها تسهيل کند ، افزايش چشمگيري يافته است . اين سيستمها كه در مجموع به سيستمهاي سازماني (Enterprise Systems (ES معروف هستند ، زمينه اي را فراهم آورده‌اند که مديران بتوانند در تصميم‌گيريهاي مختلف خود از اطلاعات مناسب در هر جا و در زمان مناسب استفاده نمايند .

از اوايل دهه ۱۹۹۰ ميلادي ، ظهور نرم‌افزارهاي يکپارچه‌اي تحت عنوان ERP با هدف قراردادن سازمانهاي بزرگ ، توسعه بسيار زيادي پيدا کردند . اين نرم‌افزارهاي بسيار قدرتمند ، پيچيده و گران‌قيمت ، سيستمهاي از پيش طراحي‌شده‌اي هستند که پس از اندك تغييراتي در آنها توسط مشاوران پياده‌ساز و مشاوران تحليل فرايندهاي سازماني ، پياده‌سازي و اجرا مي‌شوند .

در بسياري از موارد سازمانها به دليل اجبار در تبعيت از منطق حاکم بر اين نرم‌افزارها ، مجبور به اصلاح و بازبيني مجدد فرايندهاي خود هستند . اين نرم‌افزارها بر خلاف نرم‌افزارهاي قديمي که در سازمانها و از طريق واحدهاي مختلف سازماني توسعه پيدا مي‌کردند ، مجموعه‌اي يکپارچه هستند که داراي ماژولهاي مختلف بوده و هر زمان که نياز به اضافه کردن ماژول ديگري به آنها باشد ، اين کار به راحتي صورت مي‌پذيرد .

ERP را مي‌توان به عنوان نرم‌افزار يکپارچه‌اي تعريف نمود که داراي اجزا و يا ماژولهايي براي برنامه‌ريزي ، توليد ، فروش ، بازاريابي ، توزيع ، حسابداري ، مديريت منابع انساني ، مديريت پروژه ، مديريت موجودي ، مديريت خدمات و نگهداري و تعميرات ، مديريت حمل‌ونقل و بازرگاني الکترونيک است ؛ معماري و ساختار ERP بگونه‌اي است که يکپارچگي و جامعيت اطلاعات سطح سازمان را فراهم نموده و جريان روان اطلاعات بين بخشهاي مختلف سازمان را فراهم مي‌آورد .

انجمن کنترل توليد و موجودي آمريکا ERP را به صورت زير تعريف مي‌نمايد :
روشي براي برنامه‌ريزي و کنترل موثر تمامي منابع موردنياز براي دريافت ، توليد ، ارسال و پاسخگويي به نيازهاي مشتريان در شرکتهاي توليدي ، توزيعي و خدماتي .
تعاريف بسيار زياد ديگري نيز براي ERP ارايه شده است از جمله :
ERP يک بسته نرم‌افزاري تجاري است که هدف آن يکپارچگي اطلاعات و جريان اطلاعات بين تمامي بخشهاي سازمان از جمله مالي ، حسابداري ، منابع انساني ، زنجيره عرضه و مديريت مشتريان مي‌باشد . (Davenport,1998)

سيستمهاي ERP ، سيستمهاي اطلاعاتي قابل‌تغييروتنظيمي هستند که اطلاعات و فرايندهاي مبتني بر اطلاعات در سازمان را در درون واحدهاي سازماني و بين آنها يکپارچه مي‌نمايند . (Kumar & Hilsgersberg,2000)
ERP ، يک پايگاه داده ، يک برنامه کاربردي و يک واسط يکپارچه در تمامي سازمان است . (Tadjer,1998)

ERP ، سيستمهايي مبتني بر کامپيوتر هستند که براي پردازش تراکنشهاي سازمان طراحي شده‌اند و هدف آنها تسهيل برنامه‌ريزي ، توليد و پاسخگويي به‌موقع به مشتريان در محيطي يکپارچه است . (O’Leary,2001)
ERP ، يک بسته نرم‌افزاري استاندارد مشتمل بر چندين ماژول مرتبط و يکپارچه است که کليه فرايندهاي تجاري يک سازمان را اعم از توليد ، منابع انساني ، مالي ، بازاريابي و فروش را پشتيباني مي‌نمايد و منجر به يکپارچگي وظايف در سازمان مي‌شود .

ERP ، يک راه‌حل سيستمي مبتني بر فناوري اطلاعات است که منابع سازمان را توسط يک سيستم به هم پيوسته ، به سرعت و با دقت و کيفيت بالا در کنترل مديران سطوح مختلف سازمان قرار مي‌دهد تا به طور مناسب فرايند برنامه‌ريزي و عمليات سازمان را مديريت نمايند .
ERP ، به مثابه ستون فقرات اطلاعاتي يک سازمان از لحاظ بانکهاي اطلاعاتي و فرايندهاي سازماني محسوب شده و به منزله نرم‌افزاري براي پشتيباني فرايندهاي داخلي سازمان است

.
آنچه در همه اين تعاريف مهم است ، توجه و تمرکز بيشتر بر روي عبارت Enterprise در اختصار ERP است تا توجه به عبارات ديگر اختصار از جمله Planning و Resource . چرا که اين سيستم فراتر از برنامه‌ريزي عمل کرده و با وجود تمرکز بر روي منابع سازمان ، عناصري فراتر از آن را نيز پوشش مي‌دهد . از سوي ديگر ، آنچه که در اين تعاريف بيش از همه نمود دارد ، يکپارچگي و استاندارد بودن سيستم ERP است و همين دو جنبه مهم از ERP آنرا از ساير سيستمهاي اطلاعاتي يکپارچه متمايز مي‌سازد .

تاريخچه ERP به چه زماني باز مي‌گردد ؟ )از MRP1 تا (ERP2
سير تکاملي نرم‌افزار ERP از يك سو به شدت متاثر از سير تكاملي سخت‌افزارها و نرم‌افزارهاي کامپيوتري و از سوي ديگر متاثر از تحولات صورت گرفته در زمينه مديريت سازمانها و محيط رقابتي حاكم بر آنهاست . ERP به منظور غلبه بر مشكلات سيستمهاي عملياتي موجود در سازمانها كه از اوايل دهه ۱۹۶۰ ميلادي توسعه پيدا نموده بودند بوجود آمد . در اين گام به روند توسعه و تكامل ERP مي‌پردازيم :
دوره اول : قبل از سال ۱۹۶۰ ميلادی

دراين مدت نرم‌افزارهايي به نام BOM Processors توسعه پيدا کرده بودند که هدف عمده آنها استخراج مواد لازم براي توليد تعدادي محصول بود . اين نرم‌افزارها توجه چنداني به اندازه و حجم توليد و يا به تعبيري ديگر Lot Sizing نداشته و از سوي ديگر زمان تحويل اين اقلام را مدنظر قرار نمي‌دادند . ضمنا اين نرم‌افزارها ، موجودي خطوط مختلف توليد و انبارها را مدنظر قرار نمي‌دادند و به همين جهت با استفاده از آنها حجم موجودي در جريان افزايش پيدا مي‌نمود .

دوره دوم : بين سالهای ۱۹۶۰ و ۱۹۷۰ ميلادی
در اوايل اين دهه تمرکز نرم‌افزاري بيشتر بر روي سيستمهاي کنترل موجودي بود . در اين مدت همچنان بيشتر از مفاهيم سنتي کنترل موجودي براي توسعه نرم‌افزارهاي مرتبط استفاده مي‌شد . اما در اواخر اين دهه مفهوم MRP يا برنامه‌ريزي مواد موردنياز معرفي و نرم‌افزارMRPI توسط IBM شركت توسعه پيدا کرد . مهمترين مشکل اين نرم‌افزار و نرم‌افزارهاي مشابه ، اجراي آن بر روي Main Frame هاي گران قيمت مستقر در مراکز دانشگاهي ، نظامي و … بود و همين امر فاصلهزماني بين دو برنامه‌ريزي را افزايش مي‌داد . اين سيستم بصورت برگشتي ، زمان تحويل اقلام موردنياز براي ساخت يك محصول خاص را از زمان تحويل به مشتري تا زمانيكه موردنياز براي مونتاژ شدن روي خطوط مونتاژ بود ، برنامه‌ريزي مي‌كردند . سازمانها در اجراي MRPI مشكلات زيادي داشتند ؛ اين مشكلات بيشتر مشكلاتي سيستمي و ناشي از كاربران بودند تا مشكلاتي تكنولوژيك . از طرف ديگر ، اين سيستم ارتباط بين توليد و استراتژيهاي رقابتي سازمان را چندان مدنظر قرار نمي‌داد ؛ ضمنا ظرفيتهاي توليدي سازمان چندان در اين سيستم لحاظ نمي‌شدند .

دوره سوم : بين سالهای ۱۹۷۰ و ۱۹۸۰ ميلادی
تمرکز بر MRPI با توجه به برنامه كلان توليد يا MPSو توسعه MRP حلقه بسته . در اين سيستمها امکان بروز نارسايي در زنجيره توليد به حداقل رسيد اما همچنان اين سيستمها فقط برنامه‌ريزي

توليد را انجام داده و حمايت چنداني از ساير منابع توليد نداشتند .
دوره چهارم : بين سالهای ۱۹۸۰ و ۱۹۹۰ ميلادی
گسترش MRPI به کف کارگاه و توسعه MRPII که برنامه‌ريزي بخش زيادي از منابع توليدي را انجام مي‌داد . در اوايل همين دهه سيستمهاي DRP يا سيستمهاي برنامه‌ريزي توزيع که مستقل از MRPII عمل مي‌کردند وارد اين سيستم شده و عملا مشکل عدم ارتباط اين دو سيستم با يکديگر مرتفع گرديد .
دوره پنجم : بين سالهای ۱۹۹۰ و ۲۰۰۰ ميلادی و پس از آن
گسترش MRPII به ساير حوزه‌ها و اضافه نمودن سيستمهاي پشتيبان تصميم به MRPII توسعه‌يافته که در تمام عرصه‌هاي توليدي ، خدماتي ، تجاري ، توزيع و … کارايي داشت و ظهور ERP . مشکل عمده سيستمهاي MRPII و توسعه يافته‌هاي آن اين بود که تنها سيستم توليدي ساخت به منظور انبار يا MTS را پشتيباني مي‌نمود و ساير سيستمهاي توليدي را چندان پوشش

نمی‌داد ؛ اما با ظهور ERP در حوزه توليد ، تمامي سيستمهاي توليدي تحت پوشش قرار گرفتند .، فرايندها و وظايف مختلفي از جمله كنترل كيفيت ، نگهداري و تعميرات ، امور حسابداري ، مالي و … به سيستمهاي توليدي متصل شده و ERP به عنوان حد فاصل سيستمهاي SCM و CRM مطرح گرديد . اين سيستم بيش از آنكه عنوان جديدي براي MRPII باشد ، به عنوان سطح بعدي در سطوح تكاملي سيستمهاي كامپيوتري طراحي شده براي پشتيباني از عمليات سازمان مطرح است .