مقدمه
ساليان متمادي برنامه هاي كاربردي مورد استفاده در سيستمهاي اطلاعاتي بصورت مجزا ((functional ارائه ميشد و هيچ ارتباطي با يكديگر نداشتند. چنين نرم افزارهايي مورد توجه و علاقه شركتهاي كوچك بود و براحتي نيازهاي خود را توسط اين برنامه هاي كاربردي (application) برآورده ميكردند. اما پس از مدتي با گذشت زمان و با شروع فرايند مهندسي مجدد فرايندهاي تجاري در سازمانها، نياز به انواع مختلف سيستمهاي اطلاعاتي احساس شد و توليد سيستمهاي اطلاعاتي يكپارچه كه بتواند نرم افزارهاي حوزه هاي مختلف از جمله

حسابداري، توليد، فروش، انبار و… را بصورت منسجم و همراه هم بكار گيرد آغاز گرديد. براي توليد چنين نرم افزاريهايي، ارائه رويكرد هاي جديدي از جمله معماري مبتني بر client /server و همينطور نرم افزارهاي يكپارچه ضروري بنظر ميرسيد. در سال ۱۹۹۲ساختار يك سيستم اطلاعاتي يكپارچه توسط YakhouوRahali توسعه يافت. در اين ساختار، به اشتراك گذاري داده ها بين كاربران اين امكان را ايجاد ميكرد تا به سادگي و بسرعت داده هاي مورد نياز واحدهاي ديگر را در اختيارشان قرار دهند و همچنين مديران بخشهاي ديگر نيز قادر بودند بصورت يك سيستم جامع و يكپارچه با يكديگر در ارتباط باشند و گزارشات مورد نياز خود را از يك سيستم واحد استخراج نمايند.

ERP چيست ؟
ERP(Enterprise Resource Planning ) سيستمي جامعي است كه سعي در يكپارچه سازي همه وظايف و بخشهاي موجود دريك سازمان با استفاده ازيك سيستم كامپيوتري واحد را دارد كه بتواند نيازهاي خاص و ويژه اين بخشها را برآورده سازد. اين كار با استفاده از يك نرم افزار كامپيوتري انجام ميشود كه بوسيله يك ديتابيس واحد، امكان به اشتراك گذاري اطلاعات و ارتباط بخشهاي مختلف را با يكديگر برقرار ميسازد. اين نرم افزار از تعدادي ماژول نرم افزاري تشكيل شده است كه هر يك بخشي از وظايف موجود در شركت را بر عهده دارند. اغلب نرم افزارهاي ERP آنقدر منعطف هستند كه شركتهاي خريدار قادرند تعدادي از ماژولهاي مورد نيازو يا همه آنها را نصب و بكارگيرند. بعنوان مثال شركت خريدار قادر است فقط ماژولهاي منابع انساني (HR) و مالي را از اين بسته نرم افزاري، خريداري، نصب و مورد استفاده قرار دهد.

ERP چگونه قادر است عملكرد تجاري يك شركت را بهبود بخشد ؟
بطور كلي هدف اصلي و اوليه ERP آن است كه فرآيند دريافت سفارش از مشتري و پردازش آن تا مرحله نهايي را بهبود بخشد. بعنوان مثال وقتي يك سفارش رسيده از سوي مشتري وارد سيستمERP ميگردد، همه اطلاعات لازم جهت تكميل و ارائه اين سفارش، در آن موجود ميباشد. اطلاعات مربوط به اينكه آيا مشتري سفارش دهنده، اعتبار كافي نزد شركت را دارد يا خير، از ماژول مالي بدست ميآيد و به همين ترتيب اطلاعات لازم در مورد سطح موجودي انبار كالا و مواد اوليه مربوط به اين سفارش، از ماژول انبار استخراج ميگردد.

با بكارگيري اين سيستم، كاربران تنها وارد كننده داده و اطلاعات به سيستم نيستند بلكه آنها از اين پس وظيفه سنگيني را بر عهده خواهند داشت زيرا در مورد سئوالاتي از قبيل اينكه “آيا مشتري حاضر بموقع بدهي خود را بابت سفارش دريافتي خود خواهد پرداخت؟”، “آيا ما قادر خواهيم بود بموقع سفارش مورد نظر را تحويل مشتري دهيم ؟” و سئولاتي از اين قبيل، كاربران سيستم بايد بتوانند سريعا تصميم گيري لازم را انجام دهند واين تصميمات بر روي كل فرايند ERP تاثير گذار خواهد بود. بعلاوه ساير كاربران در بخشهاي ديگر نيز لازم است اطلاعات را بروز وارد سيستم نمايند. بعنوان مثال اگر مسئول سيستم انبار در مورد سطح موجودي انبار اشتباهي مرتكب شود، شركت ممكن است بسياري از مشتريان خود را بدليل اطلاعات نادرست درمورد كافي نبودن ميزان موجودي، از دست بدهد.

 

يك پروژه ERP چه مدت بطول ميانجامد ؟
در شركتهاي كوچك و آنهايي كه فقط بخشي از ماژولهاي ERPرا خريداري و راه اندازي ميكنند، اين پروژه ممكن است حدود شش ماه يا كمتر بطول انجامد ولي براي شركتهاي بزرگتر و آنهايي كه تمايل دارند اين پروژه را بطور كاملتر به اجرا گذارند، به اين دليل كه نياز به تغيير در بخشهاي مختلف سازمان متناسب با بسته نرم افزاريERP وجود دارد، اجراي اين پروژه بطور ميانگين بين يك تا سه سال بطول ميانجامد.

 

بكارگيريERP براي يك كسب و كار چه مزيتهايي راميتواند به همراه داشته باشد ؟
بطور كلي مزاياي عمده پياده سازي سيستمهايERP در شركتها را ميتوان بصورت زير بر شمرد :
الف ) يكپارچه سازي اطلاعات : بر خلاف سيستهاي ديگر كه ممكن است هر يك از بخشهاي مالي، فروش، توليد و… گزارشهاي ضدونقيضي در مورد فعاليتها و سهم خود در افزايش ميزان درآمد شركت ارائه دهند،ERP به شركت كمك خواهد كرد كه اطلاعات مورد نظر را بصورت جامع و كامل از يك سيستم بدست آورد.

ب) يكپارچگي اطلاعات در مورد سفارشات مشتريان : ERP كمك خواهد كرد تا سفارشات مشتريان از زمان دريافت سفارش از مشتريان، دريافت مواد اوليه از تامين كنندگان كالا براي توليد آن سفارش تا تحويل كالاي توليد شده به مشتري و دريافت وجه آن بطور يكپارچه در يك سيستم نگهداري شود و به اين ترتيب شركتها قادرند براحتي سفارشات را رديابي كنند و هماهنگي لازم بين بخشهاي مختلف شركت را ايجاد نمايند.

ج) استاندارد سازي و سرعت بخشيدن به فرآيند توليد : سيستمهايERP با استاندارد سازي فرايندهاي توليد و استفاده از يك سيستم كامپيوتري منسجم باعث صرفه جويي در زمان و افزايش بهره وري خواهند شد.

د) كاهش موجودي انبار : ERP با بهينه سازي فرآيند سفارشات و توليد محصول، باعث كاهش موجودي مواد اوليه و موجودي در جريان ساخت ميگردد وهمين امرموجب كاهش موجودي كالاي ساخته شده در انبارها ميشود. به بيان ديگر ERP توانايي مديريت زنجيره عرضه محصول(Supply Chain Management) را نيز فراهم ميسازد.
ه) استاندارد سازي اطلاعات مربوط به منابع انساني شركت، صرفه جويي در زمان و جلوگيري از دوباره كاري

آيا ERP با فرايندهاي موجود در شركت تطابق دارد يا خير؟
نكته مهمي كه در اجرا و پياده سازي يك سيستمERP بايد مد نظر قرار گيرد آن است كه آيا اين مجموعه نرم افزاري با وضع موجود شركت خريدار نرم افزار، تطابق دارد با نه ؟ اين يكي از دلايل مهمي است كه در روند اجراي فرآيند ERP در شركتهاي خريدار، اختلال ايجاد ميكند و باعث ميشود گاها در اجراي پروژه چند ميليون دلاري ERP وقفه ايجاد شود. در چنين شرايطي دو راه وجود دارد:

يا اينكه شركت خريدار بايد فرايندهاي موجود خود را تغيير داده و مطابق با سيستم ERP سازد و يا بسته نرم افزاري موجود بايد بر اساس شرايط خاص آن شركت تغيير داده شود.
در حالت اول تغييرات عمده اي در مسئوليتها، نحوه كار، وظايف پرسنل و روشهاي انجام كار و… ايجاد ميگردد و به عبارتي لازم است فرآيند مهندسي مجدد(Reengineering) در سطح شركت اجرا شود. در حالت دوم نيز احتمال بروز مشكلات (BUGS) در نرم افزار افزايش مي يابد و بعلاوه اشكالات خاصي را در بروزرساني نرم افزار (UPGRADING ) در نسخه هاي بعدي ايجاد خواهد كرد زيرا نسخه هاي بعدي نيز بايد بصورت خاص و سفارشي توليد شوند.

ERP چه نوع هزينه هايي ميتواند به همراه داشته باشد؟
۱) هزينه هاي آموزش : از آنجا كه كاركنان در بخشهاي مختلف شركت با يك سيستم يكپارچه كار ميكنند، لازم است درك بيشتري از فعاليتها و فرايندهاي موجود در ساير بخشها نيز پيدا كنند. زيرا هر داده اي كه آنها وارد سيستم ميكنند بر روي كل سيستم اثر گذار خواهد بود. بنابراين بايد ارتباط بين بخشهاي مختلف شركت از طريق اين سيستم براي كاربران كاملا تشريح گردد. علاوه بر اين، برنامه اي براي آموزش شكل ظاهري (INTERFACE) سيستم نيز بايد تدارك ديده شود.

۲) هزينه يكپارچگي و تست نرم افزارها :براي حصول اطمينان از روند صحيح اجراي فعاليتها، بايد ارتباط بين نرم افزارهاي ERP با يكديگر و احتمالا با ساير نرم افزارهاي بكاررفته در شركت مورد توجه قرار گيرد كه اين كار مستلزم هزينه هايي خواهد بود. به عنوان مثال يك شركت توليدي ممكن است نرم افزارهاي جانبي براي تجارت الكترونيكي، سيستم باركد و ساير سيستمهاي مورد استفاده خود نيز داشته باشد. بنابر اين لازم است ارتباط درست و حساب شده اي بين اين نرم افزارها و بسته نرم افزاري ERP برقرار شده باشد.
۳) سفارشي كردن نرم افزارها (Customization) : اين كار در مواقعي انجام ميشود كه يكي يا چند مورد از نرم افزارهاي ERP نتواند با شرايط كاري و فرايندهاي موجود شركت خريدار تطابق داده شود و بنابراين ضروري بنظر ميرسد كه نرم افزار مزبور بر اساس شرايط خاص آن شركت باز سازي شود.
۴) تبديل داده ها (Data Conversion): بطور يقين تبديل و انتقال داده ها و اطلاعات مربوط به مشتريان، كالاها، عرضه كنندگان، طرفهاي تجاري و… از سيستم مورد استفاده قبلي به سيستم جديد مبتني بر ERP، مستلزم هزينه هايي خواهد بود.

۵) مدت زمان بازگشت سرمايه (ROI) : اغلب شركتها انتظار دارند پس از نصب و راه اندازيERP بتوانند منافع مورد نظر خود را سريعا از اين سيستم كسب كنند ولي چنين امري در بدو امر امكان پذير نيست و لازم است مدت زماني از نصب و اجراي سيستم، گذشته باشد و بهبودهايي در فرآيند موجود نيز حاصل شده باشد تا زمان بازدهي اين پروژه آغاز گردد.

چه عواملي اغلب باعث ناكامي در اجراي پروژه ERP ميگردد؟
تجربه نشان داده است كه مهمترين عامل ناكامي در پياده سازي و اجراي اين پروژه، كاركنان و پرسنل استفاده كننده از نرم افزارها در بخشهاي مختلف شركت ميباشند. اگر آنها نپذيرند كه ERP روند اجراي كارها و فعاليتهاي آنها را نسبت به سيستمهاي قبلي بهبود ميبخشد، در برابر اجراي آن مقاومت نشان ميدهند و آن را با شكست مواجه ميكنند. بنابراين اجراي مديريت تغيير كه از مباحث عمده در مديريت بشمار ميرود قادر است روند اين ناكامي و شكست را متوقف سازد.

ERP چگونه با تجارت الكترونيكي تطابق پيدا ميكند؟
همانگونه كه كاربران سيستمهاي مختلف در بخشهاي متنوع شركت از سيستم يكپارچه ERP استفاده ميكنند و نيازهاي خود را از طريق آن برآورده ميسازند، دو گروه عمده ديگر يعني مشتريان(Customers) و عرضه كنندگان(Suppliers) كه در خارج از محدوده شركت فعاليت ميكنند، نيز نيازمند دسترسي به يكسري از اطلاعات موجود در سيستمERP از قبيل ميزان سفارشات، سطح موجوديها و… ميباشند. پس لازم است دو كانال جديد براي اين دو گروه ايجاد شده و امكان دسترسي آنان را به بخشي از اطلاعات مورد نياز فراهم سازيم. اين كار امروزه از طريق تجارت الكترونيكي(Electronic Commerce) امكان پذير خواهد بود كه در مورد مشتريان بحث B2C و در مورد عرضه كنندگان، بحث B2B مطرح ميشود. با توجه با آنچه گفته شد، لازم است بسته نرم افزاري ERP بتواند ارتباط مناسبي با Web برقرار ساخته و از اين طريق امكان استفاده و بكارگيري تجارت الكترونيكي را نيز در شركت فراهم سازد.
ازآنجا كه اينترنت هيچگاه با توقف مواجه نميشود و دائما در حال تغيير است، در مواقعي كه لازم است اصلاحات، نگهداري و بروز رساني درسيستمERP انجام شود، فعاليت وب سايت شركت نيز متوقف خواهد شد. پس لازم است با انعطاف پذيري مناسبي كه بين ERP و وب سايت شركت صورت ميپذيرد، ترتيبي اتخاذ شود كه برنامه هاي كاربردي تجارت الكترونيكي در مواقعي كه ERP متوقف شده است، همچنان به فعاليت خود ادامه دهند. براي حل اين مشكل از نرم افزاري استفاده ميشود كه قادر است اطلاعات مورد نياز را از ERP بدست آورده و به عنوان يك مترجم اين اطلاعات را به يك فرمت قابل درك در تجارت الكترونيكي و ساير برنامه هاي كاربردي تبديل كند.
نرم افزار SAP R/3 :

همانگونه كه گفته شد سيستمهاي غير يكپارچه قادر نبود بخشهاي مختلف شركت را به گونه اي با يكديگر پيوند دهد كه كاربران اين بخشها بتوانند از داده هاي بخشهاي ديگر استفاده كنند. با پيشرفت سيستماي كامپيوتري مبتني بر client / server، نياز به وجود نرم افزاري واحد كه بتواند همه فرايندهاي تجاري را بصورت online كنترل كند احساس شد و اينچنين بود كه بحث ERP بعنوان يك راه حل مطرح گرديد.

از بين شركتهايي كه اقدام به توليد اين نرم افزار كردند ميتوان يك شركت آلماني بنام SAP AG را نام برد كه محصول اين شركت در زمينه ERP با نام SAP R/3 سرآمد سايرنرم افزارهاي موجود ميباشد. اين نرم افزار قادر است بخشهاي وظيفه اي مختلف شركت را با يكديگر پيوند داده و همچنين زنجيره عرضه محصول (supply chain ) را از عرضه كنندگان تا مشتريان تحت كنترل داشته باشد. براي مثال ميتوان به شركت Mobil Oil كه در زمينه پتروشيمي فعاليت دارد اشاره كرد كه توانست با بكارگيري اين نرم افزار، حدود ۳۰۰ سيستم مختلف خود را بصورت يكپارچه تبديل كند.

بدليل پيچيدگي زيادي كه در اجرا و بكارگيري اين نرم افزار موجود است و اينكه شركتهاي مختلف بايد براي هماهنگ كردن خود با چارچوب بكار رفته در طراحي اين نرم افزار، تغييرات زيادي را در فرايندهاي تجاري موجود خود اعمال كنند، اين نرم افزار نتوانسته است براي همه موسسات و شركتها جذابيت ايجاد كند.

SAP R/3 بطور كلي ازچهار بخش كاربردي حسابداري، توليد، فروش و منابع انساني تشكيل شده است.اين چهار بخش بيش از هفتاد ماژول را در اين نرم افزار به خود اختصاص داده اند. كاربرد اين نرم افزار به شركتها اين امكان را داده است كه كاملا بطور اتوماتيك و يكپارچه عمل كنند و بسياري از فرايندها و رويه هاي دستي و هزينه بر كه منجر به بروز اشتباهاتي در روند كار ميشد را نيز حذف كنند. قابليت ديگري كه R/3 دارد آن است كه در شركتهاي چند مليتي نيز ميتواند براحتي مورد استفاده قرار گيرد زيرا اين قابليت را دارد كه واحد هاي مختلف پولي، زبانهاي مختلف دنيا، قوانين ومقررات مالياتي گوناگون و نيازمنديهاي مختلف چندين كشور را برآورده سازد. بنابر اين SAP علاوه بر افزايش سرعت در تصميم گيري مديران قادر است بصورت كارا و اثر بخش در سطح بين المللي مورد استفاده قرار گيرد.

اجرا و بكارگيري اين نرم افزار در سطح شركتهاي بزرگ با مشكلات و هزينه هاي زيادي همراه است و بعلاوه زمان زيادي نيز بطول خواهد انجاميد. ولي تجربه نشان داده است اجراي اين سيستم در شركتهايي با اندازه متوسط كه حدود ۵۰۰ ميليون دلار فروش سالانه داشته باشند، مناسب و ايده آل خواهد بود.

سيستم هاي جامع اطلاعاتي و عملياتي ۱
در دنياي رقابتي امروز، اطلاعات مانند سرمايه و نيروي انساني درشمار عوامل توليد و به عنوان مهمترين مزيت نسبي بنگاههاي اقتصادي محسوب مي شود. استقرار يك سيستم جامع كارآمد هميشه از دغدغه هاي اصلي مديران شركتهاي بزرگ بوده است.

اجراي موفقيت آميز يك پروژه سيستم جامع درگرو عوامل گوناگوني است كه فقدان هريك مي تواند نتايج نامطلوبي برجاي گذارد.
مديران مالي سازمان، مديريت پروژه، تيم پياده سازي نرم افزار، تحليلگران، مديران مياني و كاربران ازجمله عواملي هستند كه در اجراي موفق يك پروژه سيستم جامع دخالت دارند. يكي از عوامل شكست پروژه سيستم جامع، طولاني شدن زمان اجراي مراحل مختلف پروژه است.
يكي از مشكلات اساسي سيستم هاي جامع، گستردگي سيستم ازنظر جغرافيايي و عدم امكان اتصال دايمي بخشهاي مختلف شركت با يكديگر است. استقرار سيستم جامع در يك شركت يك طرح توسعه اي است كه بسيار پيچيده و حساس انجام مي گيرد. استقرار سيستم جامع درواقع يك فرايند توسعه انساني و نوعي اصلاحات است.

مقدمه
انفجار اطلاعات را بايد مهمترين حادثه صنعتي قرن بيستم دانست كه ساير عرصه هاي صنعت را تحت الشعاع خود قرار داده است. در دنياي رقابتي امروز، اطلاعات، همتراز سرمايه و نيروي انساني، درشمار عوامل توليد و به عنوان مهمترين مزيت نسبي بنگاههاي اقتصادي محسوب مي گردد. درهمين راستا، سيستم هاي جامع اطلاعات مديريت (MIS) در كشورهاي پيشرفته صنعتي از سالها پيش و در كشور ما طي سالهاي اخير موردتوجه خاص مديران قرار گرفته است. سيستم هاي جامع با حذف عمليات تكراري باعث تسهيل و تضمين صحت عمليات شده و به اطلاعات استحكام مي بخشــد و درعين حال با تهيه اطلاعات طبقه بندي شده و تحليلي، مديران عالي را در برنامه ريزي و اتخاذ تصميم مناسب و به موقع ياري مي كند. به همين دليل، استقرار يك سيستم

جامع كارآمد، هميشه جزو دغدغه هاي اصلي مديران شركتهاي بزرگ بوده است و مانند هر موضوع ديگري در كشور ما از شرايط بومي و فرهنگي خاص خود برخوردار است. نوشتار حاضر درخصوص استقرار سيستم هاي جامع، توصيه هايي را فهرست وار به مديران عالي يا مديران انفورماتيك شركتها ارائه مي كند كه متكي به تجربيات شخصي نگارنده است.
هنگامي كه يك سازمان با ابعاد بزرگ دستيابي به سيستم هاي جامع را در دستور كار قرار مي دهد، راههاي مختلفي پيش روي اوست كه به هيچ وجه قابل توصيه نيستند:
استفاده از بسته هاي نرم افزاري آماده؛

بسته هاي نرم افزاري آماده به دليل طراحي و پياده سازي منفك، يكپارچگي سيستم را تامين نمي كنند.

پياده سازي جزاير اطلاعاتي؛
يكي ديگر از راه حلهاي تقريباً منسوخ، استفاده از جزاير اطلاعاتي است، به اين مفهوم كه قسمتهاي مختلف يك سازمان مستقلاً موردمطالعه قرارگرفته، طراحي و پياده سازي آن به انجام مي رسد. بدين ترتيب به مرور، مجموعه اي از سيستم هاي اطلاعاتي جدا از هم كل سازمان را پوشش مي دهد. بايد تاكيد كرد گرچه جزاير اطلاعاتي راهي است براي برآوردن پاره اي نيازها، ولي مطلقاً به يك سيستم جامع كارآمد منتهي نمي شود.
اجراي پروژه هاي خاص منظوره؛

يكي از راههايي كه توسط برخي مشاوران انفورماتيك به مديران عالي سازمانهاي بزرگ توصيه مي شود اجراي پروژه هاي توسعه سيستم هاي يكپارچه اطلاعاتي است كه به برقراري يك نظام انفورماتيك منجر مي شود. گرچه مي توان تصور كرد كه با اجراي اين گونه پروژه ها يك سيستم يكپارچه اطلاعات مديـريت منطبق با نيازهاي سازمان به وجود مي آيد، ولي آكنده از مسائل و مشكلاتي است كه به افزايش هزينه ها و مدت پروژه ها منجر شده، عملي غيراقتصادي محسوب مي گردد و معمولاً به نتايج دلخواه نمي رسد.
اجراي موفقيت آميز يك پروژه سيستم جامع، درگرو عوامل گوناگوني است كه فقدان هريك مي تواند نتايج نامطلوبي را برجاي گذارد. عواملي كه بعضاً بسيار آشكار و بعضاًَ ناشناخته هستند ولي مطلقاً كم اهميت نيستند و اين بدان دليل است كه اجراي پروژه سيستم جامع، علاوه بر تهيه يك نرم افزار كارآمد، امكانات و اقدامات بسياري را مي طلبد تا به نتايج مطلوب برسد. از اين زاويه برخي موارد را فهرست وار بازگو مي كنيم:

۱ – نرم افزار متناسب و كارآمد: نرم افزار سيستم جامع بايد داراي ويژگيهايي باشد كه در نگاه اول در يك نرم افزار قابل جمع نيستند:
الف – اين نرم افزار بسيار گسترده است زيرا حــوزه وسيعي از فعاليتهاي يك مجموعه را مي پوشاند؛
ب – اين نرم افزار درعين گستردگي، يكپارچه است، يعني جداول مشترك زيادي وجوددارند و ارجاعات منطقي بين جداول بسيار زياد است؛
ج – اين نرم افزار درعين گستردگي و يكپارچگي، منعطف است زيرا هيچ دو شركتي حتي در كمال شباهت، به طور كامل از روشهاي مشابه استفاده نمي كند و اين نرم افزار بايد قادر باشد بدون هيچگونه تحميل و تكلفي با روشهاي جاري آن شركت انطباق يابد؛

د – اين نرم افزار درعين گستردگي، يكپارچگي و انعطاف، بايد قادر باشد توالي عمليات و كنترلهاي داخلي را رعايت كند؛
ه – اين نرم افزار بايد قادر باشد با وجود انعطاف پذيري لازم، گزارشهاي موردنياز كارفرما را تا هر سطح و به هر تعداد و با هر شكل تامين كند

سيستم هاي جامع اطلاعاتي و عملياتي ۲
۲ – حمايت مديران عالي: مديران عالي يك شركت ممكن است از دو جهت پروژه را دچار دردسر كنند:
وانهادن پروژه و محول كردن آن به مديران مياني.

از آنجايي كه استقرار يك سيستم جامع، به جابجايي قدرت و به هم خوردن توازن قوا در يك سازمان منجر مي شود، بنابراين، با منافع مديران مياني برخورد پيدا مي كند و اگر ازطريق مديران عالي اين موضوع كنترل نشود، پروژه در هزارتوي اختلاف نظر مديران مياني، نابود خواهدشد.
همچنين گاهي اوقات مشكلات اجرايي پروژه ناشي از مسائلي است كه حل آن در توان مديران مياني نيست.
حمايت مطلق، درعين حال بدون شناخت از پروژه.

اين حمايت مطلق از پروژه باعث مي شود خطاهاي منطقي نرم افزار كشف نشود، مجري پروژه از موضوع سوءاستفاده كرده، سيستم با كيفيت نامناسب عرضه كند، مديران مياني مسئوليت كار سيستم را نپذيرند و به دليل احسـاس تحميلي بودن پروژه، كاربران براي راه اندازي سيستم، فقط درحد رفع تكليف همكاري مي كنند.
راه حل صحيح حمايت منطقي مديريت عالي از پروژه است به گونه اي كه مديران مياني به جاي منافع خود، به منافع سازمان خود بينديشند و ازطرف ديگر انتظارات مديران مياني و كاربران شنيده شده و از مجري پروژه خواسته شود تا به شكل منطقي به آن پاسخ گويد.

۳ – مشاركت مديران مياني و كاربران: در سازمانهاي بزرگ، راهبري سيستم ها با مديران مياني وكاربران است و لذا تحول گيرنده نهايي سيستم آنها هستند. بخشنامه هاي اداري كه توسط مديران عالي براي بكارگيري سيستم جامع صادر مي شود به اجراي سيستم منجر نخواهدشد و عموماً نوعي نگرش منفي و مقاومت نامطلوب ناشي از تحميل سيستم جديد در كاربران و مديران مياني ايجاد مي كند. مجريان سيستم هاي جامع بايد بدانند كه اقناع مديران مياني و كاربران جزء وظايف آنهاست و در اين مسير بايد احساسات آنها را نيز درنظر بگيرند زيرا مديران مياني و كاربران مايل نيستند: سيستمي را بپذيرند كه در طراحي آن نقش نداشتند؛
سيستمي را بپذيرند كه به ايشان تحميل شده است؛

عادات جاري خود را با عادتهاي جديد عوض كنند مگر آنكه ارجحيت عادات جديد را درك كنند؛
وضعيت امن موجود را با وضعيت ناامني كه ممكن است با استقرار سيستم جديد به وجود آيد عوض كند؛
تغييرات در سيستم را كه احتمالاً به جابجايي توازن قوا در سازمان منجر مي گردد به سهولت بپذيرند؛

سيستم هاي تك كاربره را كه در محدوده مديريت آنها قرار دارد با سيستم يكپارچه اي كه ممكن است استقلال اداري آنها را خدشه دار كند تعويض كنند.
۴ – تحليل واقع بينانه نيازها: خطاي رايج در پروژه هاي استقرار سيستم جامع، عدم درك متقابل بين كاربران و تحليلگران است به اين مفهوم كه كاربر نيازي دارد كه با دوچرخه رفع مي شود ولي روي چرخ دستي اصرار مي كند و تحليلگر آسانسور تجويز مي كند و طراح پله برقي طراحي مي كند ولي درنهايت نردبان تحويل كاربران مي شود! اين خطا وقتي بيشتر مي شود كه از سويي كاربران به جاي تكيه بر رفع نيازهاي خود بر روي روشها تكيه مي كنند و از سوي ديگر، تحليلگران به دلايل مختلف به درخـواستهاي كاربران با پيشداوري برخورد مي كنند. بايد دانست همواره براي نيازهاي كاربران، راه حلهاي اصولي و استاندارد وجود دارد. براي پرهيز از اين خطا توصيه هاي زير مفيد است:
الف) نيازها را بادقت و صرف وقت كافي بررسي كنيد. هرگونه

شتابزدگي و بي دقتي در تحليل موضوع، به طور تصاعدي به اتلاف وقت در مراحل بعدي منجر مي شود؛
ب) كاربران به جاي فكر روي روش، به نيازهاي واقعي (و نه آرماني) خود بينديشند و تحليلگر را در روشهاي اجرايي خود محبوس نسازند؛
ج) از گسترده كردن بي رويه موضوع بايد پرهيز كرد زيرا نيازهاي اساسي و فوري اهميت خود را از دست مي دهند؛
د) تحليلگران، نيازها را در محيط واقعي مشاهده كنند و به استنباط كاربران از موضوع اكتفا نكنند؛
ه) هيچ نقطه ابهام و ظاهراً كم ارزشي را در مطالبات خود بدون بررسي رها نكنند؛

و) موضوع را بارها از ابتدا بررسي كنند. صرف وقت در اين مقطع مطمئناً به صرفه جويي وقت در مراحل بعد منجر مي شود.
۵ – سازماندهي مناسب: ازنظر وزني، تهيه يك نرم افزار مناسب، كارآمد، درصد بزرگي از يك پروژه استقرار سيستم جامع به حساب نمي آيد. قسمت بزرگ، مربوط به ساير فعاليتهايي است كه بايد انجام گيرد.

توجه به اين نكته حائزاهميت است كه اجراي موفق يك پروژه سيستم جامع، درگرو ارتباط نزديك و تنگاتنگ عناصر دخيل در پروژه است. اين عناصر عبارتند از مديران عالي سازمــان، مــديريت پروژه، تيم پياده سازي نرم افزار، تحليلگران، مديران مياني و كاربران.

سازماندهي و تعريف ارتباط كاري اين عناصر بايد به گونه اي باشد كه همگي به طور كاملاً مسئولانه در خدمت پيشبرد پروژه قرار گيرند. خصوصاً تعريف يك ارتباط كاري صحيح با تيم پياده سازي نرم افزار، يك اقدام كليدي و استراتژيك است، بويژه آنكه اين تيم از كاركنان شركت نباشد و درقالب يك قرارداد به پروژه مربوط شده باشد.
براي برقراري يك ارتباط صحيح با تيم توليدكننده نرم افزار كه ما از آن با نام كارگزار ياد مي كنيم توصيه هاي زير مفيد است:
الف) عقد يك قرارداد شفاف كه در آن حدود و ثغور وظايف طرفين معين باشد؛
ب) تعريف دقيق موضوع قرارداد شامل زيرسيستم ها و امكانات وويژگيهاي هر ريزسيستم؛

ج) فازبندي پروژه و تناسب پرداخت با پيشرفت پروژه؛
د) الزام كارگزار به انتقال دانش فني موردنياز به شركت؛
ه) توجه پروژه به اجرايي شدن پروژه به جاي گسترده كردن بي رويه آن؛
و) مشاركت و همــراهـي در راه اندازي سيستم ها؛
سيستم را به فازهاي بعد سپرد.

۸ – تدوين طرح دستي: طرح دستي متولي پاسخ دادن به پرسشهاي زير است:
– گردش عمليات درشركت چگونه است؟
– در هر قسمت چه مستنداتي و به امضاي چه كساني بايد تهيه شود؟
– شكل مستندات و فرمهاي جاري در شركت چگونه است؟

– كنترلهاي داخلي براي عمليات مختلف چگونه بايد اعمال گردد؟
– كدينگ مناسب حسابها، كالا، پرسنلي و… كدام است؟
– چارت سازماني و شرح وظايف بخشهاي مختلف چگونه است؟
– آئين نامه هاي داخلي شركت ازقبيل آئين نامه معاملات، آئين نامه داخلي و امثال آن چيست؟
بديهي است بدون داشتن پاسخ مناسب براي پرسشهاي فوق سخن از سيستم جامع بيهوده است و في الواقع از اين جهت وجود طرح دستي به صورت پيش نياز يا هم نياز يك پروژه سيستم جامع ضروري است.

۹ – آموزش: معمولاً كاربران (خصوصاً مديران مياني) از اينكه بگويند نمي دانند يا بلد نيستند اكراه دارند و لذا هراس از ناتواني خود را در راهبــري سيستم با رفتارهاي غيرعادي بروز مي دهند تا آن را مخفي سازند. يك مدير پروژه هوشمند، لازم است با تدبير مناسب، آموزش كافي در اختيار كاربران قرار دهد بدون آنكه به شأن سازماني ايشان لطمه اي وارد شود. براي اين منظور تدابير زير مفيد است:

برگزاري آموزشهاي عمومي و سمينار؛
دراختيــار گــذاشتـن يك نفر اپراتور آموزش ديده خارج از سازمان جهت آموزش مديران مياني؛
آموزش حين كار؛
جزوات راهنماي كاربران و يا HELP روي صفحه.
و از اين اقدامات بايد دوري جست:

آموزش به مديران توسط زيردستان؛
! آموزش به مديران توسط مديران هم تراز؛
آموزش مديران توسط تكنسين هاي واحد كامپيوتر.

زيرا آموزش فرايندي زمانبر و تكرارپذير است و شخص آموزش گيرنده، بايد بدون احساس كوچكي بتواند بارها موضوعها را (هرچند ساده و پيش پاافتاده) موردسوال قرار دهد.
۱۰ – بستر سخت افزاري و نرم افزاري مطمئن: هنگام راه اندازي يك سيستم جامع، مهمترين اتفاقي كه درحال شكل گيري است ايجاد يك اعتماد سازماني نسبت به نرم افزار است. اين اعتماد به كندي و با ممارست ايجاد و به اندك خطايي از بين مي رود. خصوصاً آنكه معمولاً در دوره راه‌انــدازي، راهبــري مـوازي سيستم هاي قديم و جديد نيز در دستور كار ازسوي ديگر نمي توان انتظار داشت يك شبه سيستم جديد جايگزين سيستم قديم گردد، بويژه آنكه سيستم قديم، از مجموعه سيستم هاي منفصل و تك كاربره تشكيل شده باشد و سيستم جديد، سيستمي يكپارچه و فراگير. لذا، راه اندازي سيستم جديد بايد با يك مكانيسم اصولي همراه باشد. البته اين جايگزيني درمورد برخي سيستم ها مانند حسابداري مالي و انبار بسيار دشوار و درمورد برخي ديگر آسانتر است ولي در يك حالت عمومي مي توان مراحل زير را درنظر گرفت:

الف) اجراي آزمايشي نرم افزار و با اطلاعات آزمايشي موردقبول كاربران و اخذ تائيديه؛
ب) بازنگري كدينگ سيستم (كالا، حساب، اموال، پرسنلي و…) اين بازنگري بايد اولاً با ساختار سيستم جديد همخواني داشته باشد، ثانياً در حداقل قابل قبول باشد، زيرا در اين مقطع، راه اندازي اهميت دارد و بعداً فرصت براي بازنگري وجود خواهد داشت. ثالثاً با كدهاي سيستم قديم شباهتهايي داشته باشد تا درصورت اجراي موازي سيستم امكان كنترل اطلاعات ومقايسه سيستم ها وجود داشته باشد؛

ج) ورود يا حتي المقدور تبديل اطلاعات پايه در سيستم جديد. اين مرحله درصورتي كه تبديل اطلاعات ميسر است بايد به سرعت انجام گيرد حتي اگر هزينه دربرداشته باشد و درغير اين صورت با تخصيص اپراتوري به تعداد زياد، دوره زماني ورود اطلاعات را به حداقل رساند؛
د) تعيين يك تاريخ مشخص جهت راه اندازي سيستم جديد به موازات سيستم قديم؛
ه) تعيين وضعيت صفر براي سيستم جديد در تاريخ اعلام شده بند »د«. اين وضعيت براي سيستم انبار موجودي كالا و براي سيستم حسابداري تراز آزمايشي در سطح تفصيل در آن تاريخ است؛

و) تبديل يا ورود اطلاعات مربوط به وضعيت صفر سيستم قديم در سيستم جديد. اين اطلاعات نيــز بايد به سرعت وارد شده ولي مي تواند همزمان با عمليات جاري شركت به انجام رسد؛
ز) اجراي همزمان سيستم جديد در سايه سيستم قديم، به اين صورت كه عمليات اصلي را سيستم قديم به انجام مي رساند و در سيستم جديد عمليات تكرار مي شود. اين فاز به منظور رفع اشكالات و نواقص احتمالي سيستم جديد ضروري است؛

ح) راه اندازي سيستم جديد به عنوان سيستم اصلي و سيستم قديم در سايه به جهت كاهش ريسك و افزايش اعتماد عمومي. دراين مرحله فرم هاي خارجي توسط سيستم جغرافيايي و عدم امكان اتصال دائمي و با سرعت بالاي بخشهاي مختلف شركت با يكديگر است. مثلاً ارتباط دفتر مركزي و كارخانه يا كارخانه ها (كه معمولاً فاصله زيادي با هم دارند) يا ارتباط دفتر مركزي با شعب فروش. براي پشتيباني ارتباطات راه دور راه حلهاي متفاوتي قابل بررسي است:
الف) ارتباط ONLINE بخشها با يكديگر با استفاده از راه حلهاي مخابراتي با سرعت بالا (مثل ماهواره)؛

ب) ارتباط ONLINE بخشها با يكديگر با استفاده از خطوط تلفن؛
ج) ارتباط OFFLINE بخشها با يكديگر با استفاده از سرويسهاي REPLICATION.
د) تركيبي از روشهاي فوق. هريك از راه حلهاي فوق مي تواند به صورت فقط خواندن، نوشتن يك طرفه و يا نوشتن دوطرفه باشد. انتخاب راه حل مناسب فقط از طريق مطالعه و بررسي جوانب مساله وتوجه به ملاحظات اقتصادي و مديريتي ميسر است