کارآموزی شهرداری

مقدمه:
همانطور که می دانیم در دنیای امروز نمی شود با کاتب و مورخ و یک وزیر اعظم و چند مشاور٬ مملکتی را چرخاند.جهان امروز برای رسیدن به آنچه که می خواهد نیازمند علم و فن آوری است٬ آن هم بگونه ای سیستماتیک. دیگر نمی توان حجم اطلاعات رادردفاترو برگه ها گنجاند٬ آن هم بدون ارائه راهکار و برنامه منظم. دنیای مابه دنبال کوچکترین جایی است که بتواند مقادیر زیادی اطلاعات و داده را به طرز باورنکردنی در خود ذخیره کند در واقع دنیای ما به دنبال این است که از نبودها٬ هستی بسازد و باور نکردنی ها رابه یقین تبدیل سازد.

بزرگترین واحد و موسسه و تشکیلات امروزه دولتها هستند. دولتها مجموعه ای بزرگ هستند که دارای زیر مجموعه های بسیار هستند که اگربخواهیم سرشاخه انشعاب آنها راگرفته و پیش برویم٬ کار بسیاردشواری می باشد . حتی این مجموعه هم خود زیر مجموعه های دارد.وهمچنین زیر مجموعه هاو زیرمجموعه های آنها همگی باهم مرتبط هستند اینها از طرفی با یکدیگر ارتباط دارند و از سوی دیگر با مردم که تحت عنوان ارباب رجوع از آنها یاد می شود

فصل اول :
آشنایی کلی با سیستم کاری شهرداری

شهرداری:
یکی از سازمانهای مذکور سازمانی شهرداری نام دارد. قبل از اینکه سراین بحث را بشکافیم یاد آوری نکته ای لازم می باشد.۳نوع شرکت از لحاظ نوع و ماهیت وجود دارد:
۱) شرکتهای خدماتی:که باارائه خدمات به مشتریان خود ادامه حیات می دهند.
۲) شرکتهای بازرگانی:کالای تولید شده و آماده را به فروش می رساند.

۳) شرکتهای تولیدی:که از مواداولیه وخام٬ کالای ساخته شده را به تولید وبه بازار عرضه می کند.
شهرداری بر خلاف سازمانی مانند استاندارد که ماهیتی کاملا دولتی دارد موسسه ای نیمه دولتی محسوب می گردد(هم دولتی وهم خدماتی). این سازمان بخشی از بودجه خود را از طریق ارائه خدمات به ارباب رجوع تامین می نماید مجری اکثر پروژه های در حال احداث یا احداث شده در سطح شهرها ٬ شهرداری است که این سازمان با نظارت مستقیم خود اجرای این طرحها را به پیمانکاران خصوصی واگذار می کند.

همانطور که می دانیم هرموسسه ای صاحب یا مدیرمسئولی دارد که اهداف کلی و خط مشی های اساسی آن سازمان را تعیین می کنند. مدیر شهرداری هم شخصی است که شهردار نامیده می شود. در گذشته شهرداری از سوی رئیس اداره استانداری یعنی استاندار تعیین می شد ولی چند سالی است که شهرداران در هر شهر توسط اعضای (شورای اسلامی شهر) تعیین می گردندکه افرادنامبرده هم با رای مردم انتخاب می شوند.این افرادپس ازبرسی های لازم وتعیین صلا حیت های آنها در زمینه های مختلف (علمی٬عقیدتی٬شهامت و پشتکار و اتکا به نفس)مبادرت به تعیین شهردار می ورزند.که وظیفه ای بس دشوار است وحتی فراتر از مدیر یک موسسه بودن می باشد.چون جدا از اینکه وظایف یک مدیر آشنایی به کار٬ رسیدگی به امور مالی واداری و امور پرسنل آن موسسه می باشد٬ رسیدگی به وضع شهر نیز از دیگر وظایف شهردار و سازمان شهرداری است.پاکسازی خیابانها و کوچه ها و معابر از زباله٬ برف روبی شهر در زمستانها٬

تامین فضای سبز مورد نیاز برای شهر و آسایش شهروندان-ایجادمعابر مناسب جهت ترددخودروها و شهروندان-رسیدگی به ظاهر شهر که آراسته و زیبا به نظر آید-ایجاد امکانات تفریحی و رفاهی مناسب جهت استفاده شهروندان و بازدیدکنندگان خارجی(شامل جهانگردان و توریستهای داخلی)-آسفالت خیابانها -جدول کشی-نظارت بر کارساختمان سازی و معماری شهرکه از حالت هنجار وخوشایندروبه ناهنجاری و بی نظمی نرود و بسیاری وظایف دیگر که ازحوصله بحث خارج است.

مراحل واگذاری یک پروژه به پیمانکار:
مراحل که برای در اختیار گرفتن یک پروژه توسط پیمانکار صورت می گیرد به شرح زیر است:
که شهرداری از طریق آگهی در روزنامه های کثیرالانتشار٬ اعلام در تلویزیون یا درج و پخش اعلامیه٬ اعلام می دارد که شهرداری در نظرداردیک طرح٬ پروژه یافعالیت در سطح شهر از طریق مناقصه به پیمانکار بخش خصوصی واگذار کند که از پیمانکاران واجد شرایط دعوت بعمل می آید تا در مناقصه مزبور شرکت نمایند که از بین افراد شرکت کننده یکی از آنها (حقیقی یا حقوقی) مناقصه را می برد ودر این زمینه قرارداد لازم را با کارفرما که شهرداری می باشد٬

می بنددوتنظیم می کندوسپس شروع به کارمی نماید.واین امور مربوط به پیمانکار می شود که در فصل های بعدی به آن مفصلا خواهیم پرداخت .درواقع شهرداری فقط ناظر بر پروژه ها و فعالیت ها می باشد و خود عملا مجری طرح نمی باشد ٬ شاید این کار برای شهرداری صرف بیشتری دارد. به خدمت گرفتن کارگر و صرف هزینه بالا و زمان از دلایل واگذاری این امور به پیمانکار خصوصی است.

نحوه نظارت مرکز بر مناطق:
شهرداری مرکز اول هر سالی از هر واحد خود گزارشی را مبنی بر ارائه صورت و آماری از درآمدها و هزینه هایی که در سال گذشته کسب کرده اند ٬ طلب می کند وقتی این گزارشات به مرکز می رسددر مرکز کمیته ای تشکیل می شودتحت عنوان کمیته بودجه که درواقع مسئولیت تعیین بودجه برای کل سیستم شهرداری و تقسیم آن در بین مناطق شهرداری از وظایف این کمیته می باشد. با رسیدن گزارشات به مرکز و بدست کمیته٬ بودجه درآمدها و هزینه ها مقایسه می شوند.

هزینه های جاری و عمرانی با هم مقایسه می گرند و برنامه ای که شهرداری برای سال جاری دارد مورد بررسی قرار می گیرد. نهایتا بودجه ای در نظر گرفته شده و درآن اقلامی را که ذکر شده٬ تفکیک می شودو این بودجه به مناطق شهرداری با تشریفات قانونی و اداری ابلاغ می گردد.مناطق هم موظفند طبق بودجه پیش بینی شده عمل نمایند.به طور مثال در یکسال ممکن است بودجه ای که پیش بینی شده شامل این باشد که ۶۰%بودجه ای صرف هزینه های عمرانی و بقیه صرف هزینه های جاری گردد.یادر سال دیگر ممکن است عکس این واقع اتفاق بیفتد.این بستگی به خط مشی هایی دارد که شهرداری در سال مالی جاری پیش رو دارد.

تمام ترازهای افتتاحیه٬ تراز اختتامیه و تراز های آزمایشی که آخر هر ماه در واحد حسابداری تنظیم می گرددو صورت های مالی و گزارشات مختلف بایدجهت اطلاع و اعمال نظر به مرکز ارسال گردد.
هر تصمیمی که در مورد تغییرات حقوق ودستمزدها و یا خط مشی ها در مرکز و توسط روسای ارشدگرفته شود در تمام سازمانهای تابعه قابل اجرا است.

طبقه بندی افراد و مسئولیتهای آنها در این سازمان:
همانطور که قبلا نیز اشاره شد٬ مدیران سازمان شخصی است بانام شهردار که وظایف ایشان به اختصار توضیح داده شد. شهردار در زمینه های مختلف٬ معاونانی را برای خود برگزیده که از قبیل : معاونان اداری و مالی و معاون عمرانی می باشد.

۱٫ معاون اداری و مالی:
همانطور که از نامش پیداست ٬ هر امری که در ارتباط با اداره وسازمان و مسائل مالی مربوط به آن باشد به عهده این شخص است.از جمله استخدام وبکارگیری افراد٬ پرداختها و کنترل امور مالی سازمان٬ نظر دهی راجع به بودجه ٬ کنترل عملکرد مالی سازمان های تابعه و مناطق و هدایت آنها بر عهده این مرجع می باشد.در واقع ایشان نماینده شهردار در اموراداری ومالی سازمان محسوب می گردد.

۲٫ معاون عمرانی:
نظارت و هماهنگی بر تمام پروژه های شهرداری ناظر بر اجرای آن است از وظایف معاونت عمرانی است و ایشان هم نماینده شهردار در این امور است.
حال معاونت اداری و مالی برای خود دو نماینده دارد:
۱٫ مدیر امور مالی:
مسئول نظارت بر امور مالی و گزارش عملکرد و وضعیت مالی به معاونت اداری و مالی و همچنین شهردار است. بخش مالی سازمان حوزه ای دارد که زیر نظر مدیر امور مالی است و حوزه مالی نام دارد. حوزه مالی شامل چند واحد مجزا از هم در داخل سازمان (اعم از مرکز٬ مناطق و سازمانهای تابعه )است که شامل واحد حسابداری و واحد درآمد می باشد.

۱٫ واحد حسابداری:
وظیفه ثبت کلیه رویدادهای مالی (اعم از اینکه هزینه ها ٬ درآمدها و سایر وقایع مالی)که در داخل و خارج سازمان بوقوع می پیونددو بطور مستقیم یا غیر مستقیم با اداره مرتبط است بر عهده دارد و نیز وظیفه تعیین حقوق ودستمزد و مزایای کارکنان٬ کمکهای دریافتی و پرداختی ٬ ارائه گزارشات مالی و هر امری که به مسائل مالی مرتبط است بر عهده این واحد می باشد.
۲٫ واحد درآمد:
این واحد مسئول کسب درآمد برای سازمان است که خود شامل چند واحد است:
واحد ساختمانی و شهر سازی تمامی درآمدهایی که از راه ساخت و سازهاو بطور کلی ساختمان سازی ها و مسائل شهری که عاید شهرداری می گردد از طریق این واحد تحقق می یابد.مانند:جریمه های اضافه بنا٬ عقب نشینی ها ودرطرح واقع شدن منازل٬ نظارت بر کار ساخت بنا ها و عوارض حاصله ازآن ٬ ارائه طرح کلی بناها و عواید حاصل از آن و…

واحد درآمد که واحدهای ساختمانی٬ شهرسازی ٬ عوارض و نوسازی تمامی عواید خودرادر اسنادی به واحد درآمد گزارش می کنند.واحددرآمد هم باتوجه به موارد و ماده هایی که در بودجه پیش بینی شده عواید حاصله را ثبت کرده و به حسابداری ارسال می کنند. در حسابداری هم این اسناد را در سند حسابداری ثبت و به رایانه منتقل می کنند.
واحد عوارض و نوسازی تمامی عوارض هایی که شهرداری برای شهروندان تعیین کرده از طریق این واحد جمع آوری می گردد مانند عوارض جمع آوری زباله.

۲٫ مدیر امور اداری:
در واقع همکار معاون اداری و مالی شهرداری در زمینه مسائل مربوط به امور داخلی اداره است . مواردی مانند : تعدیل نیرو٬ به خدمت گرفتن نیرو٬ پاداش به نیروها٬ رسیدگی به اموری مانند :مرخصی ها٬ غیبتها و جرایم و تخلفات مربوط به پرسنل و… به عهده ایشان می باشد . در واقع نیاز پرسنل به غیر از موارد مالی ار طریق واحد اموراداری برطرف می گردد.

امور اداری هم از واحدهای مجزا بنام حوزه تشکیل شده که در راس آن مدیر امور اداری است.
واحدهای همانند:دایره کارگزینی٬دبیر خانه٬ روابط عمومی٬بایگانی٬طرح و برنامه
۱٫ دایره کارگزینی:
وقتی فردی می خواهد به خدمت سازمان درآید٬ پس از اینکه توافقات لازم از طریق شهردار و معاونت اداری مالی صورت گرفت٬ بایستی فرد به دایره کارگزینی جهت تکمیل پرونده معرفی شود.
تمامی پرونده های پرسنل افراد شاغل در سازمان در این دایره نگهداری می شود.

فرد پس از تهیه مدارک لازم و ارائه آن به این دایره٬ به خدمت سازمان درامده ومشغول به کار می شود.این سازمان فرد را باتوجه به تخصص و کارایی های که صاحب آن است به واحد مربوطه معرفی می کند که نامه ای تهیه می شود و در دبیر خانه تایپ شده و شماره می خورد و به امضای شهردار و معاونت اداری و مالی می رسد که ابلاغ نام دارد.

فرد به همراه ابلاغ به واحد که قرار است اعزام شده می رود.یک برگ از ابلاغ هم از طریق دبیر خانه به آن واحد ارسال می گردد. حتی سقف حقوق ومزایایی که فرد دریافت می کند نیز کارگزینی تعیین کند و به واحد حسابداری طی نامه ای گزارش می کند تا واحد حسابداری هم حقوق نامبرده را در هر ماه بر اساس معیارهاوسقفهای از پیش تعیین شده و ارائه شده از سوی کارگزینی پرداخت نماید.
سوابق مربوط به بیمه و بازنشستگی و تسویه حساب هم از مواردی است که به کارگزینی ارتباط می یابد.در این صورت فردی که در حال بازنشستگی یا تسویه حساب باشد٬ برگه ای در دست دارد که بخشی از آن باید به تائید این دایره برسد. ولی محاسبات حق سنوات و غیره در واحدحسابداری صورت می گیرد.

تعیین ساعات کار کردو رسیدگی و گزارش جرائم مربوط به غیبتها و مرخصی ها هم از طریق گزارش دبیر خانه به این واحد صورت می گیرد. بسیاری از امور دیگر در این دایره انجام می گیرد که از بیان آن خودداری می کنیم.

۲٫ دبیر خانه:
دبیرخانه مسئول تایپ کردن نامه هایی است که ازواحدهای دیگر سازمان به این واحد ارسال می گرددو همچنین تمام مرسولاتی که از سازمانهای دیگر و اشخاص حقیقی وحقوقی به شهرداری ارسال می گردد٬ ابتدابه دبیرخانه رسیده و پس از ثبت در دفاتر و مربوطه ارسال می شود.در کل امور مربوط به نامه نگاری ها و ثبت و نگهداری آنها به واحدها در سازمان به عهده این واحد می باشد.همچنین گزارش غیبتها٬ مرخصی های پرسنل به مدیر امور اداری و دایره کارگزینی از وظایف دیگر این واحد می باشد.
۳٫ روابط عمومی:
این واحد مسئول برقراری روابط شهروندان با سازمان٬ پرسنل باهم٬پرسنل با مدیران ارشدو تکریم ارباب رجوع می باشد.و همچنین برقراری دوره های آموزشی برای پرسنل در سازمان٬ مسئول اعلام آگهی ها و اعلامیه های مهم در سازمان و هر گونه برنامه رفاهی که سازمان برای پرسنل خود در نظر دارد٬ در این واحد صورت می پزیرد.ایجاد و برپایی مراسم های جشن یا تکریم پرسنل و فرزندان آنها از دیگر وظایف این واحد می باشد.رسیدگی به شکایات مردم و معرفی آنها به واحدهای دیگر جهت رفع مشکل٬ راهنمایی ارباب رجوع در رابطه باحل مسائل مربوطه٬ ایجاد بیانه ها و ارسال آنها به واحد ها جهت احترام وتکریم مراجعه کنندگان نیز از وظایف این واحد تلقی می شود.

۴٫ بایگانی:
بایگانی مستقیما با دبیر خانه در ارتباط است.وقتی نامه ای از سوی یک واحدنوشته می شود٬ زیر نامه با امضای مسئول واحد تائید می گردد. این نامه به دبیرخانه رفته در آنجا تایپ رایانه ای می شود.بعد از تایپ به دفتر شهردار رفته تا به تائید ایشان برسد.(امضای معاونان ایشان هم مورد قبول است)بعد از امضا نامه دوباره به دبیرخانه برگشته و از آنجادردفاتردبیر خانه شماره می خورد.این نامه شامل ۳صفحه است.یک صفحه باید به واحدی برود که نامه از آن آمده است.صفحه دوم به شخص یامکانی که نامه باید به او یا آنجا ارسال شود٬ می رسد.صفحه سوم این نامه به واحد بایگانی سازمان ارسال می شود تا در آنجا سالها نگهداری شود.در بایگانی نامه ها و اسناد به اساس سال٬ ماه ویامضمون آنها طبقه بندی می شوند تا دسترسی به آنها آسانتر گردد.

۵٫ طرح و برنامه:
این واحد٬تشریفاتی و بلا استفاده می باشد.مسئول تعیین راهبردهاو تعیین خط مشی سازمان است که برنامه های آتی سازمان به صورت تخصصی طراحی می گردد. اما میدانیم که این کارچه بصورت تخصصی و چه بصورت عادی٬ توسط مدیران عالی سازمان صورت می پزیرد.

واحد های مربوطه به حوزه های اداری و مالی را به اختصار نام برده و توضیحاتی چند ارائه دادیم.اما در این میان واحدهای هم هستند که نمی توان آنها را مستقیما به حوزه خاصی(اداری یا مالی)نسبت داد.همانند واحد ذیحسابی ٬واحد رایانه٬ حراست و املاک.

۱٫ واحد ذیحسابی:
بدیهی است که واحد ذیحسابی زیر مجموعه ای از امور مالی است اما تابع مدیر امورمالی نمی باشدو مستقل است و در اصل ماهیت آن نیز باید اینگونه باشد. این واحد تمامی اسناد مربوط به امور مالی را بررسی کرده و درستی یا عدم درستی آنهارا اعلام می کند(از نظر ثبت و یا تخلف صورت گرفته)سندهایی که در واحد ذیحسابی بر آنها ایراد وارد است

به امور مالی ارجاع داده می شود تا در آنجا اصلاح گرددو مجددا به ذیحسابی جهت بررسی دوباره فرستاده شود.وظیفه دیگر ذیحسابی اینست که از حیف و میل شدن بودجه جلوگیری کرده ونظارت کند که یک بودجه ابلاغ شده بر اساس موازین صمیمی مصرف می شود یا خیر واگر سازمان از لحاظ مالی از اهداف خود دورافتد دوباره آن را به مسیر اصلی هدایت کند.وظیفه دیگر کشف تخلفات مالی می باشد.در واقع ذیحساب حسابرس داخلی سازمان می باشد.

۲٫ واحد رایانه:
واحد رایانه از زمان مکانیزه و سیستماتیک شدن برنامه ها و فعالیتهای سازمان بوجود آمدکه در این واحد چند کاربرد متخصص در زمینه رایانه بکار گرفته شده اند تا کار نطارت بر سیستم های رایانه ای کل سازمان و پشتیبانی و راه اندازی آنها رابر عهده داشته باشند.

۳٫ حراست:
مسئول حراست تحت نظر شهردار وبه پیشنهاد سازمان حراست کل استان تعیین می گردد.واحد حراست برنام های سازمان را با موازین و خط مشی های ارائه شده از سوی نظام و مبانی اسلام همسو می سازد.وسعی می کند جلوی تخلفات مالی و اداری را تا حد ممکن گرفته ونظم را در داخل و خارج سازمان کنترل کرده و با افراد متخلف برخورد نماید.
۴٫ املاک:
این واحد بااملاک و زمین سروکار دارد.شهرداری زمینهای زیادی را در شهر و حومه آن در اختیار دارد.دایره املاک وظیفه نگه داشتن اسناد و سوابق مربوط به کلیه مایملک شهرداری را به عهده دارد.گاهی سازمان تصمیم می گیرد مثلا مقداری زمین به تعدادی از کارکنان خود با توجه به اولویت واگذار کند.در واقع بررسی اینکه چه زمینهایی و به چه مقادیری و به چه تعداد و چه مساحتی واگذار شود بر عهده این واحد است.گاهی شهرداری تصمیم می گیرد به ازای بدهیهای خود به بستانکارانش (پیمانکاران)زمین واگذار کند که این کار از این طریق صورت می پذیردو بسیاری وظایف دیگر که به عهده واحد املاک می باشد.

فصل دوم :
سیستم حسابداری شهرداری

حسابداری شهرداری:
در این فصل سعی بر این شده که توضیح جامعی از سیستم حسابداری در شهرداری ارائه شود.قبل از اینکه به موضوع اصلی بپردازیم ٬ ابتدا خرده موارد جاری در سیستم حسابداری این سازمان شرح داده می شود از قبیل:
به امضا رساندن اسناد و چکها و مطالبی راجع به تکمیل موجودی و حسابهای جاری و غیر جاری و چگونگی جابجا کردن پول در بانک و …

تکمیل موجودی و چگونگی جابجایی پول:
حسابداری ودرمجموع امور مالی شهرداری (منطقه ۴)برای درآمدهاوهزینه های خود ۲حساب دارد ٬ یکی جاری است که برای پرداخت چکهاوهزینه هاوپرداخت حقوق کارمندان خوداست ودیگری به اصطلاح حساب درآمد(مادر)است که درآمدهای وصولی ازواحددرآمدبه آن حساب واریز می گردد.
برای اینکه چکی پاس شود ابتدا باید در حساب صندوق پولی وجود داشته باشد تا حسابدار بتواند روی آنها حساب باز کرده و برای بستانکاران خود چک صادر نماید.

وقتی چکها صادر شدند ٬ جمعا به مقدار چکها یک سند جابجایی به آن مبلغ صادر گردیده وبه بانک فرستاده می شود که اصطلاحا به این عمل تکمیل موجودی می گویند.بدین ترتیب که سند جابجایی به همراه چک آن به بانک فرستاده می شود ٬ در آنجا فرم جابجایی که شامل ۳برگ است و در اصطلاح “فرم ۳۸۰″نام داردرادریافت و پس از تکمیل آن ٬ به همراه چک جابجایی به مسئول باجه تحویل داده می شود و مراحل بعدی و کامل کننده توسط ایشان صورت می گیرد.سپس این میزان پول از حساب درآمد به حساب جاری(حسابداری)واریز می گردد ٬که ثبت آن به شرح زیر است:
 حساب جاری ***
حساب درآمد ***

ثبت بابت تکمیل موجودی (حساب به حساب)طی چک شماره ——مورخ—-.
پس از گذشتن این مراحل ٬ چکها را تحویل بستانکاران داده و به آنها اعلام می گردد که به بانک مراجعه کرده وچکهای خود را وصول نمایند.

نحوه به امضا رسیدن اسناد و چکها:
در این قسمت به شروع مراحل به امضا رسیدن اسناد و چکها صادره در حسابرداری می پردازیم٬ به این صورت که:
ابتدا در واحد حسابداری سندها به صورت دستی توسط مسئول صدور اسناد حسابداری نوشته ودر فرمهای دفتر روزنامه ثبت می گردند که باید به امضای مسئول حسابداری تنظیم کننده سند٬ مدیرامورمالی٬آقای شهردار و ذیحساب سازمان برسد.بعد از تکمیل امضاها وتکمیل امضا چکها(یکی در وجه شخصی اعم از حقیقی یا حقوقی صادر می گردد.که باید ۲امضا داشته باشد:۱٫امضا مدیر مالی ۲٫امضای شهردار منطقه٬ سند قطعی یا به بیانی بهتر سند رایانه ای صادر می گردد تا وقایع حسابداری در رایانه نیز ثبت گردد

.ممکن است سند توسط هر یک از افراد مذکور امضا نشود٬ در این صورت پس از در یافت ایرادات سند به واحد حسابداری برگشته و سند مربوطه اگر مربوط به امور پیمانکاری باشد به مسئول این کار ارجاع داده تا نسبت به اصلاح آن اقدام کند.پس از اصلاح سند دوباره سند برای امضا فرستاده می شود.سند پس از به امضا رسیدن و تکمیل امضاها٬ اگر فقط سند باشد٬بایگانی می شود.اگر سندی باشد که روی آن و یا ضمیمه آن چک قرار دارد٬ پس از تحویل چک به صاحب آن و دریافت رسید از وی در سند(در قسمتی که مخصوص گیرنده است)آن را به بایگانی تحویل داده تا در آنجا برای سال های دور نگهداری شود.

طرز تنظیم بودجه وتفریق بودجه:
طرز تنظیم برنامه و بودجه وتفریق بودجه ونحوه تفکیک وظایف و فعالیتها وانطباق بودجه بابرنامه و همچنین طرز برآورد درآمدو هزینه بموجب دستور العملی خواهد بود که بوسیله وزارت کشور تصویب و ابلاغ خواهد شد.بدین ترتیب ٬ ابتدا پیش نویس بودجه که از طرف وزارت کشور صادرمی شود٬ تدوین سپس بر اساس برآورد مبلغ ومیزان مخارج و درآمدهای لازم پیش بینی می گردد.آنگاه پیش نویس بودجه پس از بررسی و تائید کارشناسان عالی شهرداری بصورت بودجه پیشنهادی تسلیم مرجع تصویب کننده خواهد شد٬ مسئولیت تنظیم بودجه به عهده شهردار ومسئول امور مالی است.

شهرداری مکلف است تا روز آخر دی ماه بودجه سالیانه خود را به انجمن پیشنهادی تسلیم نماید٬ همچنین شهرداری موظف است به محض پیشنهاد بودجه به شورای شهر٬ موضوع را تا گرفتن نتیجه پیگری نموده وتشکیل جلسه انجمن را بنماید و شخصا نیز در جلسات حضور یافته و توضیحات لازم را درباره اقلام مندرج دربودجه بدهد.

بودجه پیشنهادی شهرداری زمانی قابل اجرا می باشد که از تصویب شورای شهر بگذرد ودر این رابطه شورا نیز باید قبل از اسفند ماه آن را رسیدگی و بصویب نماید٬ بنابراین زمان تصویب نهایی بودجه سالیانه بوسیله شورای شهر و ابلاغ آن به شهرداری طبق ماده ۶۷ قانون حداکثر تا اول اسفند ماه سال قبل می باشد و در صورتی که شورا در راس موعد مذکور به وظیفه قانون خود در این مورد عمل نکند شهردار موظف است

مراتب را به استانداری یا فرماندارکل اطلاع دهد تا طبق ماده ۴۱ اصلاحی قانون شهرداری اقدام لازم معمول گردد٬ بودجه پیشنهادی پس از تصویب جهت اجرا به شهرداری ابلاغ خواهد شد٬ شهردار مکلف است نسخه ای از بودجه را حداکثر تا ۱۵ روز بعد از تصویب بوسیله فرمانداری به وزارت کشور ارسال دارد.

همان طور که اشاره شد بودجه پس از تهیه و تنظیم و تصویب جهت اجرا به شهرداری٬ ابلاغ می گردد٬ در این مرحله است که بودجه به عنوان یک برنامه از قوه به فعل و کاردرآمده و طی آن عایدات برابر قانون وصول و مخارج در پس اجرای فعالیت و برنامه ها با رعایت کامل مقررات تعهد و پرداخت می گردد.
طبقه بندی درآمدهاوسایر منابع تامین اعتبار:
درآمدها و منابع مالی شهرداری های کشور به ۹ طبقه به این شرح تقسیم گردیده است که هر طبقه شامل چند منبع می باشد٬ شماره های قراردادی درآمدها دورقمی است که رقم اول (سمت چپ)نشان دهنده شماره طبقه و رقم دوم(سمت راست) شماره منبع داخل درهر طبقه را مشخص می سازد.
عناوین طبقه بندی و درآمد شهرداری ها و شماره قرارداد آنها به شرح زیر می باشد:
۱۰-سهمیه شهرداری از پرداخت وزارت کشور
۲۰-عوارض توام با مالیات وصولی در محل
۳۰-عوارض بر ساختمانها و اراضی
۴۰-عوارض بر ارتباطات و حمل و نقل
۵۰-عوارض بر پروانه ها٬ کسب و فروش و تفریحات

۶۰-درآمدهای حاصل از فروش و درآمدهای وصولی در مقابل خدمات
۷۰-درآمد تاسیسات شهرداری و جرائم و تخلفات
۸۰-کمک بلاعوض و هدایاووامها و استفاده از موجودی های نقدی و دوره های قبل

طبقه بندی هزینه ها:
هزینه های شهرداری های کشور به چهار فصل و۲۰ماده به شرح جدول زیر تقسیم گردیده است که هر فصل شامل چند ماده و هر ماده مشتمل بر چند جزء میباشد٬ شماره های قراردادی هزینه ها چهار رقمی است که رقم اول سمت چپ نشان دهنده شماره فصل ورقم دوم وسوم نشان دهنده شماره ماده و رقم چهارم (اولین رقم سمت راست)شماره جزءاز ماده و فصل مربوطه را مشخص می سازد.
۱۰۰۰- فصل اول- هزینه پرسنلی
۱۰۱۰- ماده۱-حقوق و دستمزد
۱۰۲۰- ماده۲-مزایا وکمک ها
۲۰۰۰- فصل دوم- هزینه های اداری
۲۰۳۰- ماده۳- هزینه سفر-ماموریت-حمل ونقل و ارتباطات
۲۰۴۰- ماده۴- اجاره وکرایه
۲۰۵۰- ماده۵- خدمات قراردادی اداری و جاری

۲۰۶۰- ماده ۶- سوخت ٬ برق٬آب
۲۰۷۰- ماده۷ – مواد و لوازم مصرف نشدنی
۲۰۸۰- ماده۸ -هزینه های پیش بینی نشده
۳۰۰۰- فصل سوم- هزینه های سرمایه ای
۳۰۹۰- ماده۹- مطالعه برای ایجاد ساختمان وتاسیسات
۳۱۰۰- ماده۱۰- خرید ساختمان ٬زمین حقوق انتفاعی

۳۱۱۰- ماده۱۱- ساختمان
۳۱۲۰- ماده۱۲- ماشین آلات و تجهیزات عمده
۳۱۳۰- ماده۱۳- سایر کالاهای مصرفی نشدنی
۳۱۴۰- ماده۱۴- خرید مصالح و لوازم ساختمانی و تاسیسات
۳۱۵۰- ماده۱۵-وام یا مشارکت در سرمایه ماده ٬بخش خصوصی و عمومی
۴۰۰۰- فصل چهارم – پرداخت های انتقالی

۴۱۶۰- ماده۱۶- کمک و اعانه و پرداختهای دیگر ٬بخش عمومی
۴۱۷۰- ماده۱۷-کمک و اعانه بخش خصوصی
۴۱۸۰- ماده۱۸-بازپرداخت وام و پرداخت بهره وامها
۴۱۹۰- ماده۱۹-پرداخت وام وپرداخت بهره وامها
۴۲۰۰-ماده ۲۰-دیون

اسناد و دفاتر مورد عمل در حسابداری شهرداری:
اسناد و دفاتر مورد عمل در واحد مالی شهرداری در دوبخش٬ اداری و مالی بشرح زیرخلاصه می گردد:
۱٫ اسنادی که به منظور رعایت کامل مقررات و به موجب قانون تهیه می گردد وبه عنوان اسناد مثبته در موقع تسجیل اسناد قابل استناد است٬ این اسناد عبارتنداز:
اجازه خرج (تشخیص) ٬تامین اعتبار٬در خواست خرید٬قبض انبار٬حواله انبار-صورتجلسه تحویل کالا و یا انجام خدمت ٬ فاکتور فروشنده کالایاخدمت٬لیست حقوق ودستمزد کارگران و کارمندان٬ استعلام بهاء٬ فیش بانکی٬ پیش آگهی٬ چک٬ حواله وجه٬ درخواست وجه٬ سند هزینه تنظیمی٬ احکام ماموریت٬ کارت کارگری٬ لاشه اسناد پرداختی و…

۲٫ اسناد و دفاتر حسابداری که به منظور ثبت و طبقه بندی فعالیتها٬ در واحد مالی شهرداری نگهداری و مورد عمل قرارمی گیرد شامل:
• برگه حسابداری
• دفتر صدور برگه
• دفتر روزنامه

• دفتر کلپ
• دفاتر معین
• تراز عملیات (تراز آزمایشی)
• صورتحسابها یا گزارشهای مالی

(سند)برگه حسابداری
اهمیت این فرم به مراتب بیش از سایر امور مربوط به ثبت و نگهداری حساب است ومسئولیت تشخیص بدهکار حساب و بستانکار حساب که در بالای برگه های حسابداری نوشته می شود با نظر رئیس حسابداری(مدیرامورمالی) از وظایف مختص متصدی تنظیم برگه حسابداری می باشد.

مشخصات برگه حسابداری:
برگه حسابداری مورد عمل در سیستم حسابداری برای شهرداری دارای مشخصات زیر می باشد:
 نام شهرداری
 شماره
 تاریخ
 بدهکار حساب برای سرفصل دفتر کل و عنوان حساب دفاتر معین
 بستانکار حساب برای سر فصل دفتر کل و عنوان حساب دفاتر معین
 شماره ردیف دفتر روزنامه
 شماره صفحه دفتر معین
 امضاء تنظیم کننده برگه
 امضاء رئیس حسابداری و یا رئیس امور مالی

مراحل تنظیم برگه حسابداری(صدور برگه):
۱٫ تشخیص حساب بدهکار وبستانکار که از اهم وظایف متصدی تنظیم برگه حسابداری می باشد.سپس نتیجه تجزیه وتحلیل حسابها و تشخیص خود را در سند حسابداری منعکس می نماید.

۲٫ شرح اقلام- در برگه محاسباتی ستونی تحت عنوان شرح در نظر گرفته شده است که درآن شرح اقلام پرداخت یا دریافت یا کسورات بطرق زیر (بطور خلاصه) نوشته می شود:
 درآمد
دریافتی از مودی بابت عوارض پروانه کسب طبق اعلامیه شماره….. تاریخ …..
 بابت سپرده پیمانکاری
دریافتی از آقای……….بابت سپرده حسن انجام کار………..اعلامیه شماره………..تاریخ………شماره سند….
 بابت واریز پیش پرداخت
دریافتی از آقای…………..بابت پیش پرداخت شماره…………اعلامیه شماره…………تاریخ………..پ
 بابت سند هزینه قطعی

پرداختی به آقای…………….بابت هزینه سند و فوق العاده انتقال سند شماره………… طی چک شماره…………..تاریخ ……
 بابت استرداد سپرده
پرداختی به آقای……بابت استرداد سپرده شرکت در مناقصه نامه شمار…….تاریخ…….طی چک شماره……….

۳٫ متصدی صدور برگه پس از ثبت اقلام دریافت یا پرداخت در ستون مربوطه و نوشتن جمع به حروف آنرا امضاءنموده و پس از امضاءهای مجاز نزد متصدی دفتر صدور برگه ارسال می دارد.شماره و تاریخ در مرحله ثبت دفتر صدور برگه و روزنامه ومعین تکمیل می گردد.

ثبت نمره کردن برگه ها(بایگانی):
شماره هایی که ازروی دفتر صدور برگه صادر شده است:به ترتیب مرتب و ردیف شده و پس از انجام این عمل برگه ها در کلاسورها وزونکن های مخصوص بایگانی می شود.

دفتر صدوربرگه(سند):
دفتر صدور برگه دفتری است که روزانه کلیه برگه های حسابداری به ترتیب تنظیم در آن ثبت و شماره گذاری می شود شماره و تاریخ این دفتر همان شماره و تاریخ برگه ها خواهد بود.
دفتر صدور برگه حاوی پنج ستون است٬ستون اول به شماره وردیف اختصاص دارد.از ستون دوم برای ثبت تاریخ صدور برگه استفاده می شود و ستون سوم به شرح که فقط سرفصل حساب نوشته می شود.بالاخره ستونهای چهارم وپنجم به ثبت ارقام بدهکار و بستانکار برگه های حسابداری مربوط است٬ که نمونه این دفتر در فصل ضمیمه ها و پیوستها وجود دارد.

دفتر روزنامه وکل و معین:
عملیات این دفاتر در این واحد شهرداری٬ در سیستم کامپیوتری درج می گردد و دفتری به این نام که وجود خارجی داشته باشد ٬ وجود ندارد.

تراز عملیات دفتر کل:
در آخر هر ماه ابتدا بایستی از صحت ثبت اقلام در دفتر روزنامه اطمینان حاصل نمود برای این منظور ستونهای بدهکار وبستانکار کلیه حسابها دفتر کل جمع بسته می شود و مانده حسابهای دفتر کل تعیین می گردد و جمع ستونهای بدهکار و بستانکار و مانده حسابهای ماه جاری هریک در سرفصل های دفتر کل در تراز نامه عملیات منتقل و موازنه داده خواهد شد.اگر تراز عملیات دفتر کل صحیح نباشد٬ همان موقع و قبل از آنکه برگه های ماه جدید در دفاتر نوشته شود اشتباه را پیدا کرده و اصلاح می نمایند.
صورت حسابها یا گزارش های مالی:
یکی از مهمترین و اساسی ترین مراحل حسابداری تهیه و تنظیم گزارشات مالی می باشد که در پایان دوره مالی بوسیله واحد حسابداری تهیه و جهت آگاهی مدیران وعامه مردم از چگونگی فعالیتهای انجام شده در شهرداری به موجب قانون منتشر می گردد.طرز تهیه و تنظیم اینگونه صوتحسابها وانواع آن به تفصیل در بخش آخر این فصل بیان خواهد شد.

مراحل انجام هزینه در شهرداری:
گردش انجام هزینه های شهرداری به این صورت است که ابتدا برگ در خواست خرید برای کالا که برگه ای است که بوسیله واحدهای اجرایی شهرداری تنظیم و پس از امضاءرئیس قسمت ذیر بط جهت تهیه وتدارک ارجاع میگردد٬ بایستی تهیه شود.سپس از طرف ذیحساب شهرداری سندی به نام”حواله”در وجه ذینفع صادر می شود.این فرم در دو نسخه و دو رنگ مختلف صادر می شود.یک نسخه آن ضمیمه در خواست وجه و نسخه دوم ضمیمه سند هزینه خواهد شد.حواله های صادره باید دارای شماره مسلسل که در هر سال از شماره یک شروع خواهد شد در دفتر مخصوص به نام دفتر صدور حواله در حسابداری ثبت گردد.

پرداخت حقوق و دستمزد:
متصدی پرداخت حقوق و دستمزد لیست حقوقی کارکنان شهرداری را برای هر برنامه بطور جداگانه وبر اساس آخرین حکم کارگزینی به موقع تهیه و پس از کسر کسور قانونی مبلغ خالص آنرا باصدورچک از محل موجودی حساب جاری هزینه برداشت و به حساب جاری مخصوص که برای پرداخت حقوق کارکنان در بانک افتتاح شده است (حساب موقت بانکی)واریز می نماید تا طبق لیست پیوست چک ارسالی به حساب ذینفع منظور گردد.

ایست حقوق کارکنان به دوقسمت تقسیم می شود.در قسمت اول علاوه بر حقوق ثابت٬ مزایای کارکنان شامل مزایای شغل٬بدی آب وهوا٬فوق العاده تسهیلات زندگی و سایر مزایا نیز درج ویکجا در ستون حقوق ومزایامنعکس خواهد شد.درقسمت دوم کسور قانونی شامل کسور بازنشستگی٬مالیات٬بیمه٬بدهی به سایر موسسات درج و جمع آنها در ستون مربوطه منعکس خواهد شد تا بدین ترتیب مبلغ پرداخت به تفکیک برای انتقال به حساب جاری یا پس انداز کارکنان مشخص گردد.

لیست پیوستی که به ضمیمه چک حقوق و دستمزد جهت واریز به حساب کارمندان و کارگران به بانک ارائه میگرددبه شکل فوق کامل نبوده بلکه فقط به ذکر اسامی کارکنان و شماره حساب جاری و مبلغ قابل پرداخت به آن محدود می گردد٬علاوه بر لیست حقوق صورتحسابی نیز می بایست برای کارکنان تهیه و به آنان تحویل شود تا از کم و کیف حقوق صورت حسابی نیز می بایست برای کارکنان تهیه و به آنان تحویل شود تا از کم وکیف حقوق دریافتی آگاهی پیدا نمایند٬ یک نمونه از لیست کارکنان در قسمت ضمیمه آمده است .به موجب قانون گواهی بانک دائر به انتقال وجه به حساب ذینفع پرداخت محسوب می شود.
لذا اگر گواهی بانک مبنی بر انتقال وجه پرداختی به حساب کارکنان به شهرداری و اصل نشده باشد ٬اینگونه پرداخت ها در حکم پیش پرداخت بوده و نمی توان آنرابه حساب هزینه قطعی منظور نمود.ثبت مربوط به عملیات پرداخت هزینه حقوق و دستمزد کارگران و کارمندان شهرداری به شرح زیر است:
 حساب موقت بانکی (پیش پرداخت)
حساب بانکها –جاری هزینه
بابت توزیع خالص حقوق کارکنان به حساب موقت بانکی.
پس از گواهی بانک مبنی بر انتقال وجه به حساب جاری یا پس انداز کاکنان خواهیم داشت:
 حساب هزینه برنامه ….. ماده یک…..
حساب هزینه برنامه ….. ماده دو …..
حساب بستانکاران – مالیات
حساب بستانکاران – کسور قانونی
حساب موقت بانکی
بابت منظور نمودن حقوق کارکنان به استناد گواهی بانک مبنی برانتقال به حساب ذینفع.
تنخواه گردان پرداخت:

روشی که در این شهرداری برای انجام برخی هزینه ها در نظر گرفته شده است٬روش تنخواه گردان پرداخت است.تنخواه گردان پرداخت برای انجام پاره ای از هزینه های جزئی که معمولا مربوط به مواد۳ تا ۷و۱۳ می باشد در اختیار واحد تدارکات قرار می گیرد.مبلغ تنخواه با تنظیم سند و صدور چک از محل حساب جاری هزینه بابت خرید های جزئی و متوسط در حدود پرداختهای یک ماه در اختیار واحد تدارکات قرارداده می شود و معمولا در قبال ثبت این پردخت از متصدی تنخواه گردان تضمین کافی گرفته می شود.

ثبت مربوط به عملیات واگذاری تنخواه گردان پرداخت:
 حساب تنخواه گردان پرداخت – تدارکات
حساب بانکها – جاری هزینه
بابت واگذاری تنخواه گردان پرداخت
روش تنخواه گردان پرداخت در شهرداری٬ روش تنخواه گردان ثابت است بدین معنی که تا موقعی که از طرف مسئولین نسبت به کاهش یا افزایش تنخواه تصمیم جدیدی اتخاذ نشودمانده آن ٬معادل مبلغ اولیه در دفتر ثابت خواهد ماند٬متصدی تنخواه گردان شهرداری می بایست با رعایت کامل مقررات و آئین نامه مالی شهرداری و ضوابطی که قبلا تعیین و ابلاغ شده است٬

از محل تنخواه واگذار شده پرداختهای مربوطه را انجام و سند هزینه تنظیم و از گیرنده وجه رسید دریافت دارد٬ ودر پایان مدتی که توسط ذیحساب معین می گردد صورت خلاصه ای که در فصل ضمیمه هاآمده است از اسناد تنخواه گردان تنظیم نموده و به ضمیمه اسناد مذکور به حسابداری ارسال ودر خواست رد تنخواه نماید تنظیم سند هزینه اصولا به عهده حسابداری است ولی ممکن است در موارد معین تنظیم آن به عهده واحد تدارکات نیز محول گردد.

حسابداری پس از رسیدگی ٬اسناد واصله را به حساب قطعی منظور و معادل جمع اسناد مجددا چکی در اختیار متصدی تنخواه گردان خواهد گذاشت. در پایان دوره یادر هر مقطع زمانی که لازم باشد تنخواه وگذار شده واریز گردد این تصمیم به اطلاع متصدی تنخواه گردان خواهد رسید٬متصدی تنخواه گردان اسناد هزینه های انجام شده تاآن تاریخ را جهت رسیدگی به حسابداری تحویل و وجه باقی مانده را نیز به حساب جاری هزینه مسترد می نماید.