از نظر پراشر هنگام ارزیابی نظام نمایه سازی، دو دیدگاه مورد توجه قرارمیگیرد:

۱٫مدیریت

۲٫کاربران

از دیدگاه توجه به کاربران دسترس پذیری، سرعت و صحت عوامل مهم هستند و از دیدگاه مدیریتی عواملی مانند کارایی، مقرون به صرفه بودن و پایین بودن هزینه ها مورد توجه قرار میگیرد. از طرفی کارایی نظام نمایه سازی به ساختار کلی نظام اطلاعاتی بستگی دارد؛ بنابراین آن را به تنهایی نمیتوان محاسبه کرد و بررسی کارایی آن در بطن نظام اطلاعاتی امکان پذیر است. عواملی که در کنترل کارایی و کیفیت نمایهسازی تأثیرگذار است عبارتند از:

۱. عوامل محیطی :

عوامل محیطی به شرایط نظام نمایه سازی و کاربران آن مربوط است. کاربران نظام، نیازهای اطلاعاتی، زمینه موضوعی، و اندازه مجموعه این عوامل را تعیین می کنند.

  1. عوامل نرم افزاری :

عوامل نرم افزاری به وسیله مدیر نظام تعیین می شود و جنبه های نظری . نمایه سازی مانند نمایه سازی مفهومی، فنون نمایه سازی، و استراتژی های جستجو را در بر میگیرد.

  1. عوامل عملیاتی :

 عوامل عملیاتی در برگیرنده کل فرایندهایی است که مدارک حامل اطلاعات را در دسترسی کاربران قرار می دهد. تعداد این عوامل بسیار زیاد است. بعضی از آنها عبارتند از:

  • پوشش موضوعی
  • زمان نمایه سازی و جستجو
  • تلاشی های فکری و جسمی
  • جنبه های کیفی و کمی کارمندان
  • امور دفتری
  • بازیابی

 این عوامل برای اطمینان از نتایج بهینه با حداقل تلاش هستند.

۴. عوامل سخت افزاری :

عوامل سخت افزاری جنبه های فیزیکی عملیاتهای نظام هستند. نوع ذخیره سازی، درونداد، ظرفیت، توانایی روزآمد سازی، شکل فیزیکی برونداد و … نمونه هایی از این عوامل هستند. از نظر او همچنین معیارهایی که براساس آن نظام نمایهسازی ارزیابی می شود عبارتند از:

۱. هزینه:

در نظام نمایه سازی، هزینه در ارتباط با مزایای نظام، همیشه منطقی است. اما نظام نمایه سازی مؤثر حداکثر مزایا را با حداقل هزینه ها فراهم می کند. تعیین هزینه تنها براساس پول صرف شده نمی باشد، بلکه تلاش های لازم برای دسترسی به مدارک حامل اطلاعات را نیز دربر دارد، اگر دسترسی به مدارک آسان باشد، نظام نمایه سازی مؤثر است.

۲. زمان پاسخگویی :

از یک نظام نمایه سازی خوب، بازیابی سریع مدارک مرتبط انتظار میرود. اما باید به خاطر داشت که زمان پاسخگویی به نوع پرسش جستجو بستگی دارد.

۳. کیفیت:

کیفیت نظام نمایه سازی به عواملی مانند دامنه پوشش، جامعیت، مانعیت، تازگی و صحبت دادهها بستگی دارد.

۴. مقرون به صرفه بودن:

این عامل شامل هزینه های هر قلم مرتبط و همچنین اقلام جدید مرتبط است. حفظ حداکثر کیفیت با هزینه کمتر موجب کارایی بیشتر نمایه سازی می شود.

از دیگر عواملی که بر کارایی نمایه سازی تأثیر می گذارد عبارتند از:

  • عوامل مخل
  • ضریب ریزش
  • ضریب تازگی و نوظهوری
  • کل نگری و جزء نگری

ضریب عوامل مخل مکمل ضریب مانعیت است که تعداد مدارک نامرتبط خارج از کل مدارک بازیابی شده را نشان میدهد و از لحاظ فرمول ریاضی به صورت زیر نشان داده میشود

4

هر چه ضریب عوامل مخل کمتر باشد، کارایی نظام نمایه سازی بیشتر است. ضریب ریزش نشان میدهد که چه تعداد مدارک نامرتبط خارج از کل مدارک نامرتبط مخزن، بازیابی شدهاند. و از لحاظ فرمول ریاضی به صورت زیر است:

5

ضریب تازگی و نوظهوری سهمی از مدارک جدید است که برای اولین بار مورد توجه کاوشگر اطلاعات قرار گرفته اند. خارج از کل مدارک مرتبط، درصد کمی از مدارک جدید وجود دارند که اطلاعات جدیدی ارائه کنند.

کارایی بازیابی نظام نمایه سازی با بهبود زبان نمایه سازی و زبان پرسش جستجو افزایش مییابد. جزء نگری و کل نگری فنونی هستند که برای چنین بهبودی مورد استفاده قرار میگیرند. سطح بالاتر کل نگری، جامعیت را افزایش و مانعیت را کاهش میدهد. اما تعدیلی جامعیت و مانعیت برای حفظ کارایی بهینه نمایه سازی الزامی است (پراشر، ۱۹۸۹: ۱۶۷-۱۷۵). بدین ترتیب ارزیابی نمایه سازی یکی از امور مهم در نظام نمایه سازی است که موجب بهبود فرایند می شود.