عوامل مؤثر در ارزیابی نمایه سازی از دیدگاه لنکستر عبارتند از:

۱٫عوامل مربوط به نمایه ساز

دانش موضوعی

تجربه

تمرکز

توانایی مطالعه و درک مطلب

  1. عوامل مربوط به مدرک

محتوای موضوعی

پیچیدگی

زبان

حجم

بازنمود و خلاصه نویسی

۳٫عوامل مربوط به واژگان

جزء نگری

نحو ابهام يا دوپهلویی

کیفیت واژگان مدخل

کیفیت ساختار

قابلیت راهنمایی های مربوط .

  1. عوامل مربوط به فرایند

نوع نمایه سازی

قواعد و دستورالعملها بهره وری مورد نیاز

کل نگری نمایه سازی

۵. عوامل محیطی

گرما / سرما

نور

صدا

در نمایه سازی خوب اگرچه نمایه سازان الزاماً نباید متخصص موضوعی باشند، اما باید با محتوای موضوعی مدرک آشنا باشند و اصطلاحشناسی آن را درک کنند. میزان تجربه و تمرکز آنها نیز اهمیت بسیار دارد، زیرا موجب آگاهی از علایق کاربران می شود. ویژگی هایی چون توانایی خواندن و درک سریع نیز بر کیفیت نمایه سازی تأثیر دارد. یکی دیگر از عوامل مؤثر، میزان علاقه نمایه ساز به کار نمایه سازی است. هر چه نمایه ساز از کار خود بیشتر احساس لذت کند، به طور مسلم آن را با کیفیت بهتری انجام خواهد داد. عوامل مربوط به مدرک نیز در نمایه سازی مؤثر هستند. درک بعضی از موضوع ها، به نسبت سایر موضوع ها، دشوار است. عموماً مباحث نظری از مباحث عملی دشوارتر است. همچنین میزان انطباق محتوای موضوعی مدرک با دانش و علاقه نمایه ساز، از دیگر عوامل مهم به شمار می آید.

نکته دیگر، وضوح زبان نویسنده است. برخی از نویسنده ها، اندیشه های خود را شفافتر از دیگران بیان می کنند و برای نمایه ساز مشکلات کمتری ایجاد میکنند.

برخی از عوامل بازنمودی نیز بر میزان فهم نمایه ساز از محتوای موضوعی مدرک تأثیر می گذارد. به عنوان نمونه آیا عنوان دقیق است؟ آیا چکیدهای وجود دارد؟ آیا عنوان و چکیده، محتوای مدرک را به طور کامل منعکس می کنند؟

مسائل مربوط به واژگان را نیز میتوان به عنوان عوامل تأثیرگذار بر کیفیت نمایه سازی در نظر گرفت. هر چه واژگان خاصی تر باشد، بهتر می تواند جزئیات معنایی را بیان کند و هر چه جزئیات معنایی بهتر بیان شود، ایجاد تمایز میان

اصطلاحات بسیار مرتبط و استفاده منسجم از آنها دشوارتر می شود. افزودن عناصر نحوی مانند تقسیمات فرعی، جزء نگری را افزایش میدهد و وظیفه نمایه ساز را پیچیدهتر می کند. ترجمه و استفاده صحیح از اصطلاحات مبهم دشوار است؛ واژگان باید از ساختار کاملی برخوردار باشد تا نمایه ساز را به اصطلاحی راهنمایی کند که به بهترین شیوه، موضوعی خاص را بازنمایی کند. اندازه و کیفیت واژگان مدخل، همچنین دستیابی به انواع راهنماهای مرتبط مانند فرهنگها و واژهنامه های فنی، نیز مهم است.

عوامل دیگر که بر ارزیابی نمایه سازی تأثیر می گذارد، به فرایند نمایه سازی مربوط می شوند. برخی از انواع نمایه سازی ها مانند استخراج واژه ها یا عبارت ها از متن، به تمرکز، تلاش فکری و تجربه زیاد نیاز ندارند، در حالی که برخی از انواع دیگر به خصوص آنهایی که به ایجاد یک ارتباط مفهومی دقیق نیاز دارند، بسیار دشوار هستند. به طور کلی، فرد انتظار دارد که نمایه سازان هنگام وضع قواعد و دستورالعملهای دقیق، به نسبت نمایه سازی آزاد، بهتر عمل کنند. بهرهوری مورد نیاز، از دیگر عوامل مهم به شمار میرود. اگر هر روز باید تعداد مدارک معینی نمایه سازی شوند، نمایه ساز ممکن است زیر فشار قرار گیرد. این مسئله موجب بروز خطاهای ناشی از بیدقتی می شود. همچنین نمایه سازی جامع نسبت به نمایه سازی گزیده، به زمان بیشتری نیاز دارد. در پایان، نمایه سازی به تمرکز نیاز دارد و به نظر میرسد که شرایط محیطی نامساعد بر صحت این کار فکری تأثیر منفی داشته باشد (لنکستر، ۷۴:۱۹۹۱-۸۱).از نظر کلیولند و کلیولند نمایه سازی خوب به مرحله جستجو در بازیابی اطلاعات بستگی دارد. در ارزیابی نمایه سازی، به کاربران توجه بسیار می شود. در آغاز تصمیم گیریهای نمایه سازی، باید توجه کرد که چه کسی و با چه هدفی از نمایه ایجاد شده استفاده میکند. بنابراین در ارزیابی نمایه سازی باید درک صحیحی از اصل «ربط» به دست آورد (کلیولند و کلیولند، ۱۸۲:۲۰۰۱-۱۸۴).