به اعتقاد «می» فرایند نمایه سازی اغلب با دو، سه، یا گاهی اوقات چهار مرحله نشان داده می شود

رویکرد دو مرحله ای:

تعیین موضوع مدرک- برگرداندن موضوع

رویکرد سه مرحله ای:

تعیین موضوع مدرک – تعریف مجدد موضوع به زبان طبیعی برگرداندن موضوع به زبان نمایه سازی

رویکرد چهار مرحله ای :

تعیین موضوع مدرک – به تعریف مجدد موضوع به زبان طبیعی- تعریف مجدد عبارت به لغات زبان نمایه سازی – برگرداندن موضوع به زبان نمایه سازی

مراحل نمایه سازی در رویکرد دو مرحله ای عبارت است از:

۱) تعیین موضوع مدرک،

۲) برگرداندن موضوع به زبان نمایه.

رویکرد سه مرحله ای یک مرحله دیگر به فرایند می افزاید. اینجا نیز مرحله اول تعیین موضوع است. اما، در مرحله دوم موضوعی که در مرحله اول مشخص شده است به زبان رسمی تری تعریف شود، پس از آن، در مرحله سوم، موضوعی که به زبان رسمی تری درآمده است به واژه های روشن زبان نمایه سازی برگردانده رویکرد چهار مرحله ای، در دو مرحله نخست شبیه به رویکرد سه مرحله ای است. در مرحله اول موضوع مدرک کم و بیش به طور غیر رسمی تعیین می شود. در مرحله دوم، نمایه ساز موضوع مدرک را به شکل رسمی تری خلاصه می کند، و معمولا این کار را با واژه های خود و با بیانی فشردهتر انجام می دهد.از این مرحله به بعد، میان این رویکرد و رویکرد سه مرحله ای تفاوت وجود دارد. در اینجا برگرداندن موضوع به زبان نمایه سازی از دو مرحله تشکیل می شود.

در مرحله سوم نمایه ساز جمله ها را به واژه های زبان نمایه سازی برمی گرداند و در مرحله چهارم یک یا چند مدخل موضوعی، با توجه به نحو و رابطه های آنها، در موضوعی پدید میآورد.

در اینجا به چند دلیل رویکرد سه مرحله ای برگزیده می شود. دریافتی که از فرایند نمایه سازی موضوعی در رویکرد دو مرحله ای وجود دارد بیش از اندازه ساده شده است. در حقیقت، به نظر میرسد که رویکرد دو مرحله ای بیشتر به عنوان وسیله ای برای تفکیک دو فعالیت مجزا در فرایند نمایه سازی موضوعی (تعیین موضوع مدرک و برگرداندن آن موضوع به واژه های زبان نمایه سازی) به کار میرود. این رویکرد به ندرت برای بررسی جزئیات فرایند به کار میرود. در مقابل، به نظر میرسد که رویکرد چهار مرحله ای، پیچیدگی غیر ضروری به مرحله آخر فرایند که فعالیت برگرداندن موضوع مدرک به واژه های زبان نمایه سازی است می افزاید. این رویکرد، مرحله آخر فرایند را به دو بخش تقسیم میکند که مفید وجود ندارد. در نخستین مرحله از این دو مرحله پایانی، موضوع مدرک به زبان اصطلاحات نمایه برگرانده میشود، در حالی که مرحله بعدی فقط نتایج را به اصطلاحات یا سلسله ای از اصطلاحات نمایه سازی (نحو) در نظام برمی گرداند. اما فرایند سه مرحله ای با کاربرد بهتر نسبت به نمونه های دیگر انتخاب شده است. در اینجا برداشتی که از فرایند. نمایه سازی ارائه شله است، از چهار رکن و سه مرحله تشکیل می شود، به طوری که هر رکن از یک شیء تشکیل شده است که اثر می پذیرد و هر مرحله بر آن اثر میگذارد. ترتیب ارکان و مراحل به شکل زیر است:

رکن ۱ – مرحله ۱- رکن ۲ – مرحله ۲- رکن ۳ – مرحله ۳- رکن ۴.

نخستین رکن مدرک مورد بررسی است. این مدرک، به عنوان شیء است که اثر می پذیرد و وجود آن موجب می شود فرایند نمایه سازی به جریان بیفتد نخستین مرحله، که فرایند تحلیل مدرک نامیده می شود، در پاسخ به وجود مدرک رخ میدهد. این مرحله عمل بررسی مدرک از نظر عنوان، فهرست، چکیده، و غیره را به منظور شناسایی موضوع آن دربرمی گیرد.

دومین رکن، محصول نخستین مرحله است. این رکن دریافت ذهنی موضوع مدرک را از جانب نمایه ساز در برمی گیرد و میتوان آن را شکل ابتدایی موضوع مدرک در ذهن نمایه ساز نامید، که مجموعه نسبتاً نامنظمی از برداش تها، عبارت ها، و اصطلاحات ذهنی را دربرمی گیرد.

این نظرات از منابعی که اساس فرایند بررسی را .در نخستین مرحله تشکیل میدهند پدید آمده اند  مرحله دوم پاسخ نمایه ساز به دومین رکن است و فرایند توصیف موضوع نامیده میشود؛ این مرحله صورت بندی (فرمول سازی) منسجم زبانی موضوع مدرک است. بدین ترتیب محصول مرحله دوم نتیجه کوششی هماهنگ برای نظم و ساختار بخشیدن به برداشت ها، عبارت ها، و اصطلاحات گوناگون مرحله نخست است

سومین رکن محصول مرحله دوم است. این مرحله شامل صورت بندی کم و بیش منسجم زبانی موضوع مدرک یعنی توصیف موضوع است. رکن دوم در درجه نخست شامل محصول ذهنی و مجموعه ای مستمر از اصطلاحات، اندیشه ها، و مفاهیم برگزیده که شخصی برای بررسی مدرک در ذهن جمع آوری کرده است میباشد. سومین رکن تلاشی است برای خلاصه کردن همه این مطالب، به نحوی که حاصل کار خلاصه ای نسبتاً منسجم از موضوع مدرک ارائه دهد.

مرحله سوم حاصل وجود رکن سوم است و مرحله فرایند تحلیل موضوع نامیده میشود و برگرداندن محصول سومین رکن، به عبارتی رسمی در این مرحله جای می گیرد، اما این مرتبه در چهارچوب زبان مناسب برای دستیابی به موضوع صورت می گیرد و به معنای برگرداندن عبارت زبانی به اعداد رده بندی ، سرعنوان های موضوعی یا توصیف گرها است. البته در این فعالیت، باید از همه قوانین، قواعد و ممنوعیت های هر نظام آگاه  باشیم