فرایند نمایه سازی از دیدگاه دوتا  و سینها:

 

فرایند نمایه سازی از دیدگاه آنها فرایندی چهار مرحله ای است که مراحل آن عبارتند از:

۱. تحلیل مفهومی محتوای مهم مدرک

۲. بیان تحلیل از طریق مجموعه واژهها یا عبارت ها، برای ارائه موضوع

۳. برگرداندن توصیف موضوع مرتبط، به زبان استاندارد

۴-مرتب کردن توصیف استاندارد شده موضوع مطابق با ساختار نحوی زبان نمایه سازی که در نظام اطلاعاتی استفاده شده است

 دو مرحله نخست مبتنی بر تفکر و ذهنی هستند، و به میزان زیاد به شناخت، دانش، تجربه و محیط نمایه ساز بستگی دارند و دو مرحله دیگر به صورت عینی و با استفاده از ابزارهای زبانی انجام می شود (دو تا و سینها، ۱۹۸۴).

فرایند نمایه سازی شامل استخراج ایده های نمایانگر محتوای مدرک و بازگو کردن آنها با اصطلاحات استخراج شده از زبان مستند کنترل شده، است که هدف آن ارائه شکل موجزی از محتوای مدرک است، و به این ترتیب، کارایی کاربران را هنگام جستجوی اطلاعات موجود در مجموعه مدارک افزایش می دهد. از این رو، نمایه سازی در درجه نخست، نیاز به بررسی مدرک و شناسایی مفاهیم اصلی موجود در محتوا دارد، و در درجه دوم باید این مفاهیم به زبان نمایه سازی بیان شود. علائم مهم که نویسنده انها را در متن گنجانده است مانند خط کشی زیر واژه ها، نشانه گذاری چاپی، و غیره که شاخص های مبتنی بر متن نامیده می شوندبه خوانندگان کمک می کنند تا نکات مهم مدرک را تشخیص دهند. نمایه سازان از استراتژی های مبتنی بر پردازش ادراکی یا مفهومی استفاده می کنند. در نمایه سازی

پردازش ادراکی، موجب تشخیص مفهوم و قضاوت در خصوص اهمیت آن بر مبنای میزان وقوع آن در بخشی خاص (عنوان، چکیده، و فهرست مطالب) می شود اما پردازشی مفهومی براساسی دانش موضوعی و دانش زبان مستند مورد استفاده نمایه سازان است. نمایه ساز ممکن است در زمینه سازماندهی کتاب ها یا مقاله ها (به خصوص مدارک علمی) و تشخیص نوع اطلاعات مهم برای نمایه سازی دانش مقدماتی داشته باشند. عنوان، فهرست مطالب و چکیده که ساختار کلان متن مدرک را تشکیل میدهند میتوانند در شناسایی مفاهیم مهم راهنمای نمایه سازانی باشند که با عنوان های ناآشنا سروکار دارند. منبع اطلاعاتی دیگری که نمایه سازان شناسایی مفاهیم مهم استفاده میکنند، دانش آنها در خصوص این مفاهیم و ارتباطشان با محتوای مدرک است (برترند، سلیر و گیروکس، ۱۹۹۶)

جاست وکارپنتر به مطالعه اهمیت پردازش مفهومی در تندخوانی پرداخته اند آنها نشان دادند که تندخوانان آموزش دیده، نسبت به خوانندگان بدون آموزشی، درک بهتری از نکات اصلی متون در زمینه عنوان های آشنا دارند. در مورد عنوان های ناآشنا، تفاوتی میان تندخوانان آموزش دیده و آموزش ندیده در پاسخگویی به پرسشهای مربوط به محتوای یک متن مشخص، وجود نداشت. این یافته ها نشان می دهند که نوع پردازشی که خوانندگان آموزش دیده در طی تندخوانی انجام می دهند، مفهومی (براساسی دانش آنها در زمینه موضوع) است همچنین، افراد آشنا با حوزه محتوایی که قرار است نمایهسازی شود، نسبت به افراد نااشنا، اصطلاحات بیشتری را انتخاب می کنند. بنابراین از دو نوع تخصص که افراد بر حسب تجربه های گذشته خود به دست آورده اند، میتوان نام برد:

۱. تعیین محتوا: دانشی کلی است و باید در مراحل اولیه آموزش نمایه سازی تعلیم داده شود. سطح این دانش پس از کسب تجربه زیاد در یک حوزه افزایش مییابد .

۲- دانش مربوط به زبان مستند. :این دانش مورد استفاده نمایه سازان است. به نظر میرسد که این تخصصی، میزان توافق نمایه ساز را در ارتباط با انتخاب

اصطلاحات نمایه سازی افزایش می دهد. بدین ترتیب می توان نشان داد که نمایه ساز دانشی پدید می آورد که مشخص می کند کدام یک از واژه های متن به آسانی قابل   اصطلاحات نمایه سازی هستند.

می تواند براساس محتوای مفهومی واژه ها، شکل، یا نحو آنها باشد. دانش مربوط به اصطلاحات نمایه سازی سوق دهد. تخصصی دیگری که نمایه ساز باید به دست آورد، در ارتباط با کاربرانی است که در جستجوی مدرک هستند. کاربران به ندرت در موقعیت های نمایه سازی مورد توجه قرار می گیرند، و این به سبب دشواری در تمایز تأثیر کاربران از تأثیر نظام های مورد استفاده نمایه سازان(از جمله زبان مستند)است با وجوداین گزینش و طراح نظام ها، به میزان تخصصی شدن مدارک بستگی دارد، که این نیز به نوبه خود با نوع کاربران تعیین می شود. دانش این حوزه موجب حذف اطلاعات نامرتبط می شود.

بنابراین دو نوع دانش که نمایه سازان حرفه ای استفاده میکنند عبارتند از:

۱. دانش حوزه مدرکی که باید نمایه سازی شود.

۲. دانش زبان مستندی که مورد استفاده قرار میگیرد.در تحقیقات انجام شده، این فرضیه که تخصصی های گوناگون به رفتارهای مفهوم یابی متنوع می انجامد تأیید شده است.اما یافته ها برای اثبات این فرضیه که نمایه سازان مبتدی برای شناسایی مفاهیم مهم، خصیصه های سطحی مفاهیم، مانند میزان وقوع در عنوان را در نظر میگیرند کافی نیست. همانند متخصصانی که با حوزه اشنا نیستند، مفهوم یابی می تواند مبتنی بر این دانش عمومی باشد که کدام مفاهیم می توانند به اصطلاح نمایه ای تبدیل شوند. هنگامی که نمایه ساز فاقد دانش خاص جوزهای است که قرار است نمایه سازی شود، این نوع استراتژی الزاما نیاز به صرف زمان بیشتری دارد.

در ارزیابی اهمیت مفاهیم، سه نوع اطلاعات مورد بررسی قرار میگیرد:

۱. میزان وقوع مفهوم در عنوان

۲. تکرار مفهوم

۳. شباهت میان مفهوم و اصطلاح نمایه ای منتخب

تحلیل دو نوع اول به ما امکان آزمودن این فرضیه را می دهد که استراتژی به کار رفته در شناسایی مفاهیم، مبتنی بر پردازش ادراکی است. تحلیل نوع اخر به ما امکان حمایت از این فرضیه را میدهد که دانش زبان مستند، رهنمون شناسایی و ارزیابی مفهوم است. بررسیها نشان داده است که نمایه سازان آشنا با حوزه محتوا نسبت به افراد ناآشنا، مفاهیم بیشتری را برگزیده اند. افزون براین، تکرار واژه، نسبت به میزان وقوع آن در عنوان، تأثیر بیشتری بر گزینش مفهوم دارد و دانش واژگان کنترل شده شکاف میان مفاهیمی که در ابتدای امر انتخاب شده اند و اصطلاحات نمایه ای برگزیده را کاهش میدهد. تخصص در استفاده از زبان باید دانش عمومی زبان و دانش واژگان اختصاصی حوزه ای معین را در بر گیرد. استراتژی شناسایی اصطلاحات نمایه به طور مستقیم به نمایه سازان امکان میدهد که زمان کمتری را صرف گزینش مفاهیم نمایند و مشکلاتی را که ممکن است .هنگام ترجمه با آنها مواجه شوند برطرف میکند در ارزیابی اهمیت اطلاعات موجود در مدارک به دو عامل توجه میشود:

۱. اهمیت ذهنی که حاصل تجربه پیشین در خصوص موضوع متن است.

۲. اهمیت متنی که به وسیله ویژگی های متن تعیین می شود.

بنابراین ارزیابی مفهوم می تواند براساس دانش موضوعی فرد باشد و نمایه ساز با تسلط بر حوزه موضوعی مدرک می تواند مفاهیم مهم را بدون توجه به میزان وقوع یا تکرار در متن تشخیص دهد؛ یا مبتنی بر نشانه های ادراکی و علائم

ساختاری مانند میزان وقوع در عنوان باشد. در اینجا افراد می توانند اطلاعات مدرک را با درک محدودی از محتوای آن شناسایی و ارزیابی کنند. تحلیل معیارهای گوناگونی که افراد برای تعیین مفاهیم مهم متن استفاده می کنند، امکان بررسی دو استراتژی را برای ما فراهم می آورد:

۱. استراتژی از پایین به بالا که تحت تأثیر نشانه های متنی است.

  1. ستراتژی از بالا به پایین که تحت تأثیر دانش پیشین است

اگر از استراتژی اول استفاده شود، نیاز چندانی به آگاهی از حوزه موضوعی نیست و حتی نمایه سازان مبتدی نیز میتوانند با استفاده از ساختار متن، تا حدودی مفاهیم مهم را شناسایی کنند. اما در صورت استفاده از پردازش از بالا به پایین دانش پیشین در استخراج مفاهیم مهم کافی است. از سوی دیگر، افرادی که با استفاده از تجربیات قبلی به مهارت دست یافته اند از دانش خود به عنوان مرجعی در جمع آوری و پردازش اطلاعات استفاده می کنند. این دانش در چارچوب زمینه کار افراد په دست می آید. در نتیجه براساس نمایه سازی مداوم، افراد تخصصی های گوناگونی به دست میآورند که نشان دهنده استراتژی های گوناگون شناختی است .