فرایند نمایه سازی

پس از سیاستگذاری و تعیین چارچوبهای نمایه سازی میتوان فرایند نمایه سازی را آغاز کرد. فرایند نمایه سازی، مراحل تحلیل محتوای گزینه اطلاعاتی را دربر میگیرد، موضوع آن را به شکل خلاصه بیان می کند و محل حضور اطلاعات را نشان میدهد. نمایه سازی برای مدارک نماینده هایی پدید میاورد که در نظام بازیابی اطلاعات، جایگزین اطلاعات طولانی می شود. جایگزین، تصویری از اصلی مدرک است. با ساختن نمایه، تصویری خلاصه و منظم از پیشینه اطلاعاتی پدید میآید (کلیولند و کلیولند، ۲:۲۰۰۱).

 

فرایند نمایه سازی از دیدگاه می:

 می سه مرحله برای نمایه سازی برمیشمرد (می، ۲۰۰۱):

۱. تحلیل مدرک: در این مرحله نمایه ساز موضوع مدرک را شناسایی می کند.

۲. توصیف موضوع: در طی این مرحله نمایه ساز شناختی که از مرحله قبل به دستاورده است با واژه های خود بیان می کند.

۳. تحلیل موضوع: در طی این مرحله واژه های موضوعی نمایه ساز به سرعنوان های موضوعی تبدیل می شوند.

کروگان فرایند نمایه سازی را چیزی بیش از ثبت مدرک میداند. به اعتقاد او نمایه سازی فرایندی مبتنی بر تفکر و شبیه سازی برای مجموعه ای از مدارک اطلاعاتی است. دانش و اطلاعات رشد مییابد، تغییر می کند و چرخه ای ایجاد می کند. بررسی رشد دانش، امری میسر است و فرایند نمایه سازی در این چرخه نقشی حیاتی دارد و از ثبت مدرک و ارائه محتوای آن با توجه به نیازهای کاربران تشکیل می شود (کروگان، ۲۰۰۲).

در نمایه سازی محتوای موضوعی هر مورد اطلاعاتی با تعیین یک یا چند اصطلاح نشان داده میشود تا آن را بدون هیچ ابهامی توصیف کند.