مراحل نمایه سازی موضوعی

نمایه سازی موضوعی مستلزم دو مرحله اساسی زیر است؛

۱. تحلیل مفهومی

۲. ترجمه

این دو مرحله از نظر فکری کاملاً از یکدیگر جدا هستند، هرچند همواره وجه تمایز بین آنها کاملاً روشن نیست و ممکن است عملاً همزمان واقع شوند.

تحلیل مفهومی، درابتدا و پیشاپیش، مستلزم تصمیم گیری درباره محتوای یک مدرک است  یعنی چیزی که یک مدرک زیر پوشش دارد. اصطلاحاتی که در سمت راست شکل ۳ ارائه شده اند، تحلیل مفهومی نویسنده از یک مقاله خاص را ارائه می دهند – یعنی آنچه که به باور او مقاله از آنها تشکیل شده است.

این گفته دربارهٔ تحلیل مفهومی، بیش از اندازه ساده است. نمایه سازی موضوعی عموماً برای برآوردن نیازهای مخاطبینی خاص – بهره گیران از یک خدمات اطلاع رسانی خاص یا یک نشریه مشخص – انجام می شود. یک نمایهسازی موضوعی کارآمد نه تنها مستلزم تصمیم گیری دربارهٔ چیزی است که مدرک دربارهٔ آن بحث میکند بلکه باید مشخص شود که چرا این موضوع یا محتوی، مورد توجه گروه ویژهای از بهره گیران قرار دارد. به عبارت دیگر برای هیچ مدرکی، هیچ مجموعه واحدی از اصطلاحات نمایه ای مناسب با وجود ندارد. اگر گروه های بهره گیران با اهدافی متفاوت به یک مدرک علاقمند باشند، ممکن است این مدرک در مراکز اطلاع رسانی مختلف بسیار متفاوت از یکدیگر نمایه سازی شود.

پس، نمایه ساز باید دربارهٔ یک مدرک سؤالات مختلفی بپرسد:

۱. مدرک دربارهٔ چه چیزی است؟

۲. چرا این مدرک به مجموعه اضافه شده است؟

۳. بهره گیران ما به چه جنبه هایی از مدرک علاقمندند؟

این نکته به خوبی در شکل ۴ نشان داده شده است. این مثال فرضی به گزارشی اشاره دارد که سازمان فضایی آمریکا (ناسا)” دربارهٔ پرواز فضایی انسان منتشر کرده است. وقتی ناسا این گزارش را به پایگاه خود وارد کند، قاعدتاً مورد توجه همهٔ اقشار قرار خواهد گرفت و ممکن است به صورت جامع نمایه سازی شود و درسطحی نسبتاً عمومی همهٔ جنبه های موضوعی آن زیر پوشش قرار گیرد. ممکن است یک بخش از گزارش دربارهٔ لباس فضانوردان باشد و به1

شکل ۴. مثالی از یک مدرک که از دیدگاه های متفاوت نمایه سازی شده است

ترکیبات لاستیک مصنوعی تازهای اشاره داشته باشد که در اجزای لباس مورد استفاده قرار میگیرد. این مسئله باعث می شود تا این گزارش مورد توجه یک شرکت لاستیک سازی قرار گیرد. به هرحال، پس از آنکه این گزارش در مجموعه این شرکت قرار گرفت، به روشی کاملاً متفاوت نمایه سازی خواهد شد. برای نمایه سازی ترکیبات جدید باید از اصطلاحات بسیار خاص بهره گرفته شود و ممکن است از اصطلاخ عام لباس های فضایی برای نشان دادن کاربرد خاص این ترکیبات استفاده گردد. یک شرکت صنایع فلزی ممکن است به دلایلی دیگر به این گزارش علاقمند باشد: در گزارش به فن جوشکاری جدیدی اشاره شده که ممکن است برای اتصال برخی از آلیاژها در ساختار فضاپیماها مورد استفاده قرار گیرد. دراینجا، ممکن است این گزارش زیر اصطلاحات جوشکاری، اصطلاحات مناسب فلزکاری و شاید اصطلاح  عمومی ابزارهای فضایی نمایه شود. شرکت لاستیک سازی، این گزارش را به روشی کاملاً متفاوت از روش شرکت صنایع فلزی نمایه خواهد کرد و مجموعه اصطلاحات آن نیز به فهرست جامعی که مورد استفاده ناسا قرار میگیرد شباهتی نخواهد داشت.

این درست همان چیزی است که باید باشد. هر چه مراجعین یک مرکز اطلاعرسانی تخصصی تر باشند، احتمال بیشتری وجود دارد که نمایه ساز بتواند – و باید – بر علایق خاص گروه تکیه کند. تنها در مؤسسات عمومی تر – مثل کتابخانه های دانشگاهی معمول – است که فرد میتواند انتظار داشته باشد که یک سازمان مدرکی را دقیقاً شبیه به دیگری نمایه سازی نماید. فیدل (۱۹۹۴) برای اشاره به مبانی نمایه سازی که براساس درخواستهای مخاطبی خاص تهیه می شود، از اصطلاح نمایه سازی بهره گیرمحور ” استفاده می کند.