ارزیابی عملکرد دستگاه‌های اجرایی

سهیلا فاتحی فولادی – در جهان امروز با توجه به سرعت و حجم اطلاعات و چالش‌های پیش روی سازمانها، ضرورت داشتن معیارهایی برای تعیین موقعیت و برنامه‌ریزی بر اساس نقاط ضعف و قوت بیش از پیش ضروری به نظر می‌رسد.

دستگاههای اجرایی اعم از وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها،‌ موسسات و شرکتهای دولتی به عنوان واحدهای صف و ستاد از طرف قانون‌گذار برای انجام وظایف دولت ایجاد گردیده است و با توجه به وظایف ، مسئولیت‌ها و منابع در اختیار هر یک از واحدهای مذکور ملزم به پاسخگویی می‌باشند. ارزیابی عملکرد یکی از مهمترین فرآیندهای راهبردی است که ضمن ارتفاء پاسخگویی میزان تحقق اهداف و برنامه‌های هر سازمان را مشخص می‌کند ارزیابی به عنوان یکی از فعالیتهای کلیدی و از عناصر اصلی مدیریت به شمار می‌رود و ابزاری است کارآمد که مدیر و کارکنان از طریق آن به نقاط قوت و ضعف سازمان پی برده و با ریشه‌یابی آنها اقدامات اصلاحی جهت بهبود عملکرد را انجام می‌دهد.
تعریف ارزیابی؛
ارزیابی ، عمل یافتن ارزش و بهای هر چیز ، بخش و بررسی حدود هر چیز و برآورد کردن ارزش آن کلمه ارزیابی حاصل مصدر است.
فعالیتی است که ماهیت آن آموزشی ، اقتصادی ، اجتماعی و فرهنگی می‌باشد. از این رو به کمک ارزیابی Evalvating باید مقایسه ای میان اهداف ضمنی و اهداف بیان شده از یک سو و نتایج مورد انتظار و نتایج پیش بینی نشده از سوی دیگر به عمل آورد و سپس باید به سنجش تاثیر این نتایج بر محیط اقتصادی ، اجتماعی و فرهنگی پرداخت .

هدف ارزیابی گردآوری اطلاعات جهت بهبود بخشیدن به فرآیند برنامه ریزی Process tha planning و در نتیجه بهبود در سطح ملی منطقه ای و جوامع محلی است. باید توجه داشـت کـه ارزیـابـی فقـط یـک بـار پـس از اجـرای برنامـه Implementation or Emecution انجام نمی پذیرد بلکه در طول اجرای برنامه به طور مستمر ارزیابی باید انجام گیرد تا تطبیق عملکرد را با هدف برنامه میسر سازد.(کتاب فرآیند برنامه‌ریزی آموزشی تالیف گروه مشاوران یونسکو)

در کتاب اصلاح نظام‌های مدیریتی جلد سوم از ۷ برنامه تحول در نظام اداری آمده است:
ارزیابی : فرآیند سنجش ، ارزش گذاری و قضاوت (مصوب هیات وزیران در تاریخ ۲۸/۱۰/۸۱ طی شماره ۴۴۶۴۲/ت ۲۷۷۰۱ ه-
ارزیابی فرآیندی است که سنجش و اندازه گیری ، ارزش گذاری و قضاوت در خصوص عملکرد طی دوره ای معین می پردازد. (کتابچه راهنمای ارزیابی عملکرد دستگاههای اجرایی از انتشارات سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور)
ارزیابی امری است پیچیده و به منظور مقایسه بین نتایج حاصل و هدف های تعیین دشه برنامه انجام می پذیرد. نتایج حاصل از برنامه میتواند کاملاٌ با آنچه انتظار می رفته است مغایر باشد. (کتاب فرآیند برنامه ریزی آموزشی)
تعریف عملکرد؛
عملکرد (کلمه ای عربی و فاعل است = عمل کرد) صفت مفرد و عامیانه است و حاصل و نتیجه کار و میزان کار را گویند. (فرهنگ معین)
کوشش برای ایجاد تحول با تعیین وضعیت مطلوب آغاز میگردد. افراد با نفوذ در سازمان باید فاصله یا نارسایی در عملکردها و بازده های سازمان را با سطح قابل قبول این عملکردها و بازده ها مقایسه کنند ، در غیر اینصورت به ضرورت تغییر سازمان واقف نمیگردند در کتاب مدیریت توسعه (دکتر عباس محمد زاده) فرض اصلی آن است که انگیزه و فشار لازم برای ایجاد توسعه و تحول از آگاهی و وقوف تصمیم گیرندگان بر نارسایی در عملکرد و بازده نشات میگیرد.
این فرضیه با نظریات لئونارد نیز هماهنگی دارد که میگوید هیچ عاملی را نمی شناسیم که در ایجاد تحول سازمانی به اندازه شواهد عینی و روشن مبتنی بر ضعف در عملکرد و بازده اهمیت داشته باشد.
هیچ عامل دیگری را برای جایگزینی شناخت نارسایی در عملکرد یا بازده نمیتوان یاتفت که بتواند فشار لازم را برای تغییر ایجاد کند. اهمیت عملکرد و بازده برای افراد با نفوذ با توجه به نوع سازمان و تفاوت فرهنگ ها و جوامع متفاوت است حتی سازمانهای موجود در یک جامعه نیز ممکن است برای عملکرد اهمیت متفاوتی قائل باشند در هر حال مسئولان تغییر میتوانند تحقیق را با آزمون فرضیه هایی در مورد میزان علاقه افراد با نفوذ به افزایش اثر بخشی ، کارایی یا حجم بازده و یا ایجاد سایر منافع یا ارزش های مهمی آغازکنند که فرآیند فاقد آن است. اکثر کارگزاران تحول به افزایش حجم بازده توجه دارند ، برای مثال تعداد نامه های واصله تعداد پل های تاسیس شده و تعداد بزرگسالان با سواد شده از نظر آنها حائز اهمیت است.
افزایش بازده مهم است اما با اهمیت تر از آن ایجاد بهبود و در عملکرد به خصوص در جهت کارایی و نوع آوری بیشتر است. کارایی میتواند به میزان هزینه پستی ، وصول نامه ها ، هزینه ساخت پل ها و ریشه کن کردن بی سوادی تعریف شود بسیاری از اقدامات بهبود در کشورهای در حال توسعه در سازمان های دولتی انجام می‌شود و در این صورت نیز میتوان کارایی را اندازه گیری کرد نوع آوری

میتواند باعث روش ها و فرآیند های تازه و به سبب ارائه خدمات پستی جدید ، روشهای جدید پل سازی و برنامه های نوین برای باسواد کردن بزرگسالان شود. نوع آوری همچنین میتواند خدمات جدیدی را به همان سازمان ارائه کند.
پس می بینیم که عملکرد در واقع حاصل و نتیجه کار همواره از اهمیت خاصی برخوردار است و این عمل است که را در رساندن و تحقق اهداف یاری می نماید.

در آیین نامه ارزیابی عملکرد دستگاههای اجرایی مصوب هیئت وزیران در تاریخ ۲۸/۱۰/۸۱ به شماره ۴۴۶۴۲/ت ۲۷۷۰۱ ه – آمده است؛
عملکرد چگونگی انجام وظایف فعالیتها و نتایج حاصل می‌باشد.
تعریف ارزیابی عملکرد؛
به فرآیند سنجش جامع عملکرد و در قالب عبارتی نظیر کارایی ، اثر بخشی ، معناداری ، توانمند سازی ، قابلیت پاسخگویی در چارچوب اصول و مفاهیم برای تحقق اهداف و وظایف سازمان ، ساختاری ، برنامه ای و توسعه بلند مدت سازمان ، ارزیابی عملکرد سازمان ابلاغ می‌شود.
مراحل ارزیابی عملکرد؛
در برنامه ریزی جهت بررسی امکان پذیری و نیز بررسی اثر بخشی و کارآمدی برنامه ریزی صورت گرفته در ۳ مرحله برنامه ها مورد ارزیابی قرار می‌گیرد این مراحل را می‌توان به شرح ذیل بیان کرد.
مرحله اول؛ ارزیابی پی از اجرا (امکان سنجی برنامه ها)
مرحله دوم؛ نظارت و ارزیابی حین اجرا
مرحله سوم؛ ارزیابی پس از اجرا (ارزشیابی
امکان‌سنجی پیش از اجرا یا فقدان ظرفیت‌های فنی، نهادی، قانونی و مالی را برای اجرای سیاست های ارزیابی کرده ودرجه واقع بینی اهداف و سیاستها را افزایش میدهد(این نوع ارزیابی خود میتواند از نتایج ارزیابی برنامه های گذشته برای انجام صحیح ارزیابی قبل از اجرا استفاده کند). نظارت حین اجرا خطاهای هدف گذاری ، برآورد منابع ، اثر بخشی و یا خطاهای اجرایی یا انحرافات ناشی از تغییر شاریط پیرامونی را شناسایی کرده زمینه ساز اقدام به موقع برنامه ریزان برای اصلاح برنامه ها خواهد شد و ارزیابی های پس از اجرا با ارزشیابی معناداری ، کارآمدی و اهمیت برنامه ها و سیاست های در حرکت به سمت توسعه تصویری واقعی از وضعیت موجود اقتصادی و اجتماعی در آستانه برنامه‌های بعدی ارائه خواهد داد.
ابعاد ارزیابی عملکرد؛
باید از ارزیابی کوچکترین اجزاء تاثیر گذار در عملکرد یک نهاد شروع کرده و با طی کردن سلسله مراتب سازمانی و استفاده از اطلاعات ارزیابی اجزا و ارزیابی عملکرد نهاد پرداخت برای انجام ارزیابی یک نهاد در چهار سطح ضروری است.
۱- عملکرد کارکنان؛ این نوع ارزیابی، ارزیابی کوچکترین واحد یک سازمان می‌باشد ادبیات موجود و حوزه مدیریت در این حوزه بسیار فراوان می‌باشد در مدل های بسیاری برای ارزیابی عملکرد کارکنان ارائه شده است وهر کدام از الگوهای ارائه شده در این حوزه با تکیه بر شاخص هایی که برای ارزیابی معرفی کرده اند به ارائه شیوه ای برای سنجش عملکرد کارکنان اقدام می پردازد. در این حوزه میتوان رویکردهای فراوانی را عنوان نمود.
۲- ارزیابی عملکرد بخشی از یک سازمان؛ این ارزیابی که به عنوان زیر مجموعه ای از ارزیابی سازمانی می‌باشد برای ارزیابی عملکرد یک سازمان ضروری است. از آنجا که یک سازمان متشکل از زیر مجموعه ها (بخش هایی) مختلف میباشد که مجموع این بخش ها سازمان را تشکیل

می‌دهد لذا برای ارزیابی عملکرد سازمان ارزیابی عملکرد این زیر مجموعه‌ها بر مبنایی با شاخص‌ها و معیارهای ارزیابی آنها ضروری است. در این نوع ارزیابی ابتدا اهداف و ماموریتهایی یک بخش در راستای اهداف و ماموریتهای دستگاه مشخص شده و سپس شاخص‌های ارزیابی آنها تعریف شده و به محاسبه شاخص ها و سپس ارزیابی نتایج شاخص ها اقدام می‌شود.
۳- ارزیابی عمکلرد مدیر؛
از آنجا که در هر سازمان نقش مدیر آن سازمان با عنوان یکی از عوامل مهم راهبری و هدایت

سازان غیر قابل اغماض می‌باشد لذا ارزیابی عملکرد مدیر برای آگاهی از میزان موفقیت در انجام نقش راهبری خود برای دستیابی به نتایج صحیح ارزیابی عمکرد سازمان ضروری است. در ادبیات مدیریت نیز نظریات مختلفی برای ارزیابی عملکرد مدیر یک سازمان معرفی شده است که هرکدام از این نظریات نیز با معرفی کردن نوع نگاه به مدیریت یک سازمان و نیز شاخص ها و معیارهایی برای ارزیابی به ارائه شیوه ای برای ارزیابی مدیری می‌پردازد. به عنوان مثال می‌توان به نظریاتی همچون الف ) مدل های رفتاری رهبری ب) نظریه های اقتضایی رهبری نیز ج) نظریه های بهره وری و غیر اشاره نمود که هرکدام در یک رویکرود خاص به معرفی شاخص های معیارهای صحیح عملکرد در جهت اهداف سازمانی اقدام نمود بر همین اساس برای ارزیابی یک سازمان استفاده از نتایج ارزیابی کارکنان و بخش های مختلف یک سازمان ضروری است.
ضرورت ارزیابی عملکرد دولت و دستگاه‌های اجرایی زیر مجموعه دولت
به نظر می‌رسد که ارزیابی عملکرد دولت و دستگاههای دولتی امروزه در کشورهای توسعه یافته به صورت مداوم صورت می‌گیرد ودر نظام برنامه ریزی این کشورها جایگاهی شایسته دارد. در صورتی‌که این امر در کشورهای در حال توسعه همچنان مغفول مانده و یا بصورت ناکارآمد به آن نگریسته می‌شود بر همین اساس نیز نتایج ارزیابی های انجام گرفته نتایج قابل استفاده و مطلوبی نمی‌باشد.(دفتر بهبود مدیریت و ارزیابی عملکرد سازمان مدیریت و برنامه ریزی)
امروزه به دلیل پیچیدگی و تنوع فعالیتهای اقتصادی و ضعف توان پاسخگویی و نظام مند کردن این پیچیدگی ها توسط بازار تمام توجهات را به سمت استخراج یک الگوی مطلوب دخالت دولت در اقتصاد و استخراج ویژگی های حکمرانی مطلب (good governance) سوق داده است. در توجهات مذکور یکی از مهمترین وظیفه هایی است که برای دولت در جهت تحقق حکمرانی مطلوب عنوان می‌شود انجام روان‌سازی اقتصادی برای کاهش هزینه‌های مبادله می‌باشد یعنی یکی از مهمترین وظایف دولت تسریع و تسهیل فعالیت بازار با ایجاد نهادهای جدید و اصلاح های یک حکمران خوب بدون توجه به نحوه و نتایج عملکرد گذشته دولت و ارزیابی سیاست ها و برنامه های آن و استخراج راهبردهای لازم جهت اصلاح کاستی‌های گذشته امکان پذیر نخواهد بود از سوی دیگر اثرات اقتصادی ، اجتماعی و سیاسی عملکرد دستگاه‌های دولتی در حوزه های مختلف یکی دیگر از ضرورت‌هایی است که ارزیابی عملکرد دولت را ضروری می نماید به عبارت دیگر اینکه سیاست ها و برنامه های اتخاذ شده توسط یک دولت به رفع کاستی های اقتصادی ، اجتماعی و سیاسی موجود منجر شده و یا باعث گسترده شدن آنها شده است مواردی است که کشورها باید همواره آنها را لحاظ نمایند. همانطور که ذکر شد به دلیل اهمیت دخالت دولت در اقتصاد و مشخص شدن ناهنجاری‌های اجتماعی ، اقتصادی و سیاسی که بازار قادر به رفع آنها نیست، عملکرد دولت تاثیر فراوانی بر رفع یا گسترش این ناهنجاریها دارد اینکه در یک کشور بی کاری گسترده قشر جوان، آن کشور را با مشکلات فراوان روبرو سازد ، حوزه‌ای است که کشورها و دولت‌ها باید به آن توجه داشته و در سیاست های آتی خود تجربه سیاست های گذشته خود را جهت رفع این ناهنجاریها مد نظر قرار دهند. چه بسا این ناهنجاریها به دلیل عدم مرتفع شدن باعث ایجاد ناهنجاریهای دیگر در جامعه شده و بدینوسیله هزینه های سنگینی بر جامع تحمیل نماید بعنوان مثال ناهنجاریهای سیاسی و اجتماعی نظیر کج‌روی‌های اخلاقی و نظایر آن را می‌توان بعنوان عوامل گسترش و تدا

وم بی کاری در یک کشور عنوان نمود که ضرورت دارد دولت‌ها به این نتایج نیز در عملکرد خود توجه نموده آنها را مورد ارزیابی صحیح قرار داده و در آینده از نتایج آن استفاده نمایند.
نحوه نگاه دولت‌ها به منابع طبیعی یکی از محورهای عمده‌ای است که ضرورت ارزیابی عملکرد دولت‌ها را تاکید می‌نماید. اینکه دولت به این منابع از دیدگاه درآمدی نگریسته و یا به عنوان منابع بین نسلی به آنها نگاه نموده و در نحوه استفاده از این منابع چگونه عمل نماید، محوری استسوی دیگر با گسترش فرآیند جهانی شدن امروزه چنین عنوان می‌شود که عملکرد یک کشور در حوزه‌های مختلف دارای اثراتی فرا ملی است که بر منطقه و جهان تاثیر گذار است، لذا یک کشور نمی‌تواند متناسب با میل خود رفتار نموده و باید شاخص‌های عملکرد جهانی نیز در ارزیابی عملکرد این دولت لحاظ شود. بر این فشار های جهانی و ضرورت های ایجاد شده بر ذمه هر کشور ضرورت شفاف سازی فعالیت های دولت در یک کشور و انجام ارزیابی عملکرد آن راضروری می‌نماید.
بر این اساس برای دستیابی به جایگاهی مطولب در عرصه جهانی ضروری است که یک کشور ارزیابی کارآمدی از عملکرد خود انجام داده و در برنامه ریزی های آتی خود اقدامات اصلاحی لازم را برای این هدف در نظر گیرد.
امروزه توسعه‌هایی که در عرصه بین المللی برای شفاف‌سازی عملکرد و ارزیابی عملکرد کشورها در قالب توسعه‌های بین‌المللی از سوی نهادهای بین‌المللی ارائه می‌شود در این چارچوب صورت می‌گیرد، به عنوان مثال می‌توان به توصیه‌های صندوق بین المللی پول برای شفاف سازی مالی فعالیتهای دولت‌ها و دستگاه‌های دولتی که در قالب سیستم بودجه‌ریزی GFS و در راستای دستیابی به ارزیابی مطلوب دولت ارائه شده است، اشاره نمود.

هدف ارزیابی عملکرد دولت
امر ارزیابی عملکرد دولت با این هدف صورت می‌گیرد که فرآیند هدف گذاری صحیح توسعه یافته فرآیند بهبود دائمی تقویت یافته مدیریت امور و توسعه مدیریت علمی بهبود یابد استفاده بهینه از منابع به خصوص منابع انسانی (که امروزه مهمترین سرمایه تاثیر گذار در فرآیند توسعه است ) و ارتقاء توان دستیابی به اهداف و در نتیجه اثر بخشی آنها میسر گشته تصمیم گیریها دقیق‌تر گشته مشارکت جامعه با مجموعه دولت و دستگاههای اجرایی افزایش یافته در نهایت پذیرش تغییر و تحول در جامعه و به تبع آ» در مجموعه دولت نهادینه گردد.
فرآیند ارزیابی عملکرد در دستگاههای اجرایی
فرآیند ارزیابی عملکرد در دستگاههای اجرایی به طور خلاصه در نمودار زیر ترسیم گردیده است؛
رسالت، ‌ماموریت‌ها، اهداف کلان و استراتژی‌های دستگاه
تدوین و تنظیم شاخص‌های ارزیابی عملکرد
تعیین ضرایب اهمیت نسبی ابعاد محورها و شاخص های ارزیابی
تدوین معیار (استاندارد) عملکرد برای شاخص ها
سنجش (اندازه گیری ) عملکرد واقعی
مقایسه عملکرد با استانداردهای هر شاخه

تهیه گزارش تحلیلی
اقدام اصلاحی
اقدام‌های دستگاههای اجرایی در فرآیند ارزیابی عملکرد

رسالت، ماموریت، اهداف کلان و راهبردهای دستگاه اجرایی که از منابع مختلف از قبیل قانون اساسی، سند چشم‌انداز کشور قوانین موضوعه قانون برنامه‌های توسعه قانون بودجه سالانه و قانون تاسیس یا اساس نامه عمر قابل استخراج است باید در قالب یک مجموعه جامع و کامل به صورت یک بانک تدوین گردد چشم انداز و تعیین اهداف اعم از بلند مدت و کوتاه مدت و عملیات اجرایی هر دستگاه باید در راستای رسالت ها ، ماموریت ها و اهداف کلان راهبردی تهیه شده باشد و تلاش مسئولین دستگاه معطوف به دستیابی به آنها باشد.
هدف کلان ارزیابی عملکرد باید سنجش رسالت‌ها، ماموریت‌ها و راهبردهای بلندمدت دستگاه باشد و بازخورد نتایج ارزیابی نیز باید ابتدا در اصلاح رسالت و ماموریت دستگاه صورت گیرد تا با تغییر و اصلاح آنها سایر عوامل متاثر نیز اصلاح گردد.
بنابراین مقدمه انجام ارزیابی عملکرد دستگاه اجرایی و انجام مراحل زیر ، تدوین رسالت ها ، ماموریت ها و اهداف بلند مدت دستگاه می‌باشد.

شاخص‌ها
لازم است بدانیم که معنوی لغوی شاخص چیست ؟ در فرهنگ لغوی معین آمده است که شاخص اسم فاعل است و کلمه‌ای است عربی که به معنای بلند برآمده، منتخب، مهتر، رئیس، نمودار، نماینده، ماخذ، پایه و راهنمای جاده و غیره تعریف شده است.
شاخص به عنوان علامتی که مسیری را مشخص می‌کند می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد معمولاٌ در جاده‌ها علامت‌گذاری شده است تا در طی مسیر بتوان از فاصله ای که تا مقصد در پیش است مطلع شد به عبارت دیگر یک شاخص به تشخیص راه کمک می‌کند و همچنین انتخاب راه صحیح از ناصحیح را میسر می‌سازد و به کمک آن می‌توان به مقصد رسید با وجود این در مواری علیرغم علائم جاده ممکن است راه آن قدر ناهموار باشد در نهایت نتوان به مقصد رسید.
در ذیل فهرستی از خصوصیات شاخص هایی که به کار برده می‌شود، ارائه شده است؛
الف: شاخص عبارت است از بیان کمی که معمولاٌ رابطه موجود بین دو کمیت را نشان می‌دهد.
ب: شاخص از اهمیت سیاست‌گذاری برخوردار است و می‌تواند روشنگر موضوع مورد مطالعه باشد.
ج: شاخص با یک برهه مشخص از زمان مرتبط است یعنی هر شاخصی با یک دوره از زمان مشخص می‌شود و یک مجموعه از این نوع شاخص می‌تواند روشنگر روند موضوع مورد مطالعه باشد.
د: شاخص‌ها در سطوح مختلف یک نظام می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد.
ه- ارزش شاخص قراردادی است.
و) شاخص ها بر اساس داده های موجود تدوین می‌شوند.

ز) شاخص‌ها به صورت ارزش های قابل فهم و قابل تفسیر می‌باشند.
(کتاب فرآیند برنامه‌ریزی تالیف گروه مشاوران یونسکو)
موارد کاربرد شاخص‌ها عبارتند از ؛
۱- شاخص ها در تعریف سیاست گذاریها به کار می‌روند. هدفهای سیاستگذاری را به گونه‌ا

ی مشخص و روشن می‌توان با کمک شاخص‌ها بیان کرد برای مثال برای بیان کیفی یک هدف (جذب نیروی انسانی) می‌توان آن را با استفاده از یک شاخص بیان کرد (رعایت ضوابط به کارگیری نیروی انسانی در دستگاه) (آئین نامه اجرایی بندهای “و” و “ی” ماده ۱۴۵ قانون برنامه چهارم توسعه) به ویژه سهمیه‌های خاص.
۲- شاخص‌ها برای اعمال پیشرفت و تغییرات مورداستفاده قرار می‌گیرند. از آنجا که روشهای عددی یک شاخص به مرحله خاصی از زمان اشاره می‌کند ممکن است تغییرات یک شاخص را در طول زمان مشاهده کرد. به عبارتی با استفاده از شاخص ها می‌توان مشاهده نمود آیا اهدافی که توسط سیاستگذاران و برنامه‌ریزان تعیین شده است در حال تحقق پذیری است یا خیر.
۳- پژوهشگران معمولا” شاخص‌ها را مورد استفاده قرار دهند و احتمالا” همان شاخص‌های مورد نظر برنامه‌ریزان نیز هست از این رو می‌توان از پژوهشگران آموزشی در هر کشوری برای بدست آوردن شاخص های مورد نظر یاری گرفت. مبادله اطلاعات بین برنامه ریزان و محققین برای هر دو گروه مغتنم است و از صرف وقت و دوباره کاری جلوگیری می‌کند .
۴- شاخص ها در طبقه بندی نیز به کار می‌رود یک شاخص چون گروه خاصی را در زمان مشخص مورد نظر قرار می‌دهد مقایسه را امکان پذیر می‌سازد هرگاه شاخص ها به تفکیک استانها محاسبه شوند می‌توان عملکرد استانها را طبقه‌بندی نمود.
مرحل اول تدوین شاخص
شناسایی شاخص ها و پارامترهای ارزیابی عملکرد دستگاههای اجرایی ، از اساسی ترین و در عین حال از اولن گامهایی است که باید درارزیابی عملکرد طی نمود. شاخص‌ها همانند چراغی هستند که به دستگاه کمک می‌کنند در جهت مشخص شده حرکت کنند تا دچارانحراف نشوند. به عبارت دیگر شاخص ها باید مسیر حرکت دستگاه را برای رسیدن به اهداف وتحقق ماموریت ها مشخص کنند.
تدوین شاخص‌های هر دستگاه از منابع زیر (بانک اطلاعات قوانین) قابل احصاء می‌باشد:
۱- قوانین برنامه توسعه
۲- احکام خاص مندرج در قوانین بودجه
۳- قوانین و مصوبات خاص مجلس
۴- مصوبات دولت و شوراهای قانون
۵- برنامه‌های اعلام شده رئیس جمهور به مردم

۶- برنامه‌های وزیران به مجلس
نحوه استخراج و ضوابط تدوین شاخص؛
شاخص‌های مربوط به هر دستگاه اجرایی از رسالت‌، ماموریت ها ، اهداف کلان و راهبردها و برنامه های دستگاه استخراج می‌شود و به همین دلیل شاخص های دستگاههای اجرایی با یکدیگر متفاوت است و نمی‌توان یک معیار ثابت را برای تدوین شاخص‌ها ارائه داد اما ضوابطی را که یک شاخص باید داشته باشد در تمام شرایط و برای کلیه موضوعات تا حدود زیادی یکسان می‌باشد که در ذیلاٌ به آنها اشاره می‌شود؛
۱- شاخص ها باید درارتباط با حوزه‌های حساس و کلیدی عملکرد دستگاه باشد.

۲- حیطه شاخص باید جامع و مانع باشد بدین معنی که تمام مصادیق شاخص را پوشش داده و مانع تداخل حیطه مصادیق سایر شاخص ها شود.
۳- شاخص باید بصورت شفاف ، ساده واضح در جملات کوتاه بیان و از بکار بردن لغات و جملات نامفهوم و نارسا خودداری شود.
۴- شاخص ها باید به گونه ای باشد که امکان سنجش آنها به سادگی امکان پذیر باشد.
۵- برداشت افراد مختلف از مفهوم یک شاخص یکسان و نیاز به توزیع نداشته باشد.
۶- شاخص ها باید عینی باشند و از بکار بردن مفاهیم ذهنی و انتزاعی در آنها خودداری گردد.
۷- شاخص های تعریف شده باید علاوه بر عملکرد کمی ، توانایی تعریف و تدوین عملکرد کیفی دستگاه را در قالب متغیرههای کمی نیز داشته باشد.
۸- تعداد شاخص های تدوین شده برای یک دستگاه نباید خیلی زیاد و یا کم باشد.
با در نظر گرفتن معیارهای فوق شاخص ها در بعد عمومی و اختصاصی تعیین و عملکرد دستگاه اجرایی بر اساس آن مورد سنجش قرار می‌گیرد.
_ محورهای عمومی توسط سازمان و برنامه با توجه به سیاستها ، شرایط و وظایف جدید دولت و دستگاههای اجرایی تغییر خواهد نمود.
_ محورهای ابعاد اختصاصی :
همانگونه که ذکر شد شاخص های اختصاصی مختص یک دستگه می‌باشد و ارتباط مستقیم با سیاستها ، برنامه ها ، اهداف ووظایف آن دستگاه دارد. اگرچه شاخص های اختصاصی هر دستگاه با دستگاه دیگر متفاوت است ولی در برخی موارد در دستگاههای که وظایف مشابه انجام می‌دهند شاخص مشترک در آنها قابل احصاء‌ می‌باشد. از آنجا که هر دستگاه اجرایی در بعد اختصاصی با سایر دستگاهها متفاوت و یا دارای مشترکات بسیار کم است، لذا نمی‌توان بطور مشخص محورهای بعد اختصاصی را بر کلیه دستگاه بطور یکسان تعریف نمود. لذا در این مجموعه بجای بیان شاخصهای هر دستگاه به ارائه منابع استخراج شاخص های اختصاصی شامل موارد زیر پرداخته‌ایم.
الف) میزان تحقق سیاست های محوری و جهت گیری کلی برنامه های توسعه در ارتباط با دستگاه اجرایی.

ب) میزان تحقق سیاست ها و ماموریت های مهم دولت در ارتباط با دستگاه اجرایی.
ج) میزان تحقق اهداف کمی برنامه های توسعه در ارتباط با دستگاه اجرایی.
د) عملکرد دستگاه در اجرای برنامه های رئیس جمهوری و وزراء در ابتدای تشکیل دولت.
ه) میزان موفقیت در اجرای طرح های عمرانی
ضمنا” یادآوری می‌گردد شاخص های اختصاصی دستگاهها از طرف سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور و با همکاری و مشارکت دستگاههای اجرایی تهیه و پس از تصویب شورای عالی اداری دستگاهها اجرا می‌شود.
مرحله دوم : تعیین ضرایب اهمیت نسبی ابعاد ، محورها و شاخص های ارزیابی