چالشهای فناوری اطلاعات در محیط حسابداری

۳۰ ارديبهشت ۱۳۸۶ – حسابرس – حسابداران به عنوان مدیران، مشاوران و تامین کنندگان اطلاعات نقشی مهم در به کارگیری فناوری اطلا‌عات در سازمانهای بزرگ و کوچک دارند. حرفه حسابداری نیز در کل، تعهد دارد به تواناییها و شایستگیهای لا‌زم حسابداران حرفه ای در زمینه فناوری اطلا‌عات بپردازد و نشان دهد این طیف از مجموعه فعال محیط کسب و کار، از طریق توسعه مداوم دانش حرفه ای خود، توان آشنایی با پیشرفتهای فناوریهای اطلا‌عات را دارد؛ اگرچه حرفه حسابداری نیز با چالشهای متعددی در زمینه فناوری اطلا‌عات روبروست:

فناوری اطلا‌عات بر ساختار، کارکرد و مدیریت سازمانها تاثیر می گذارد و تدوین راهبرد تجاری در واحدهای اقتصادی بدون در نظر گرفتن راهبرد فناوری اطلا‌عات میسر نیست. در نتیجه ضروری است طرحریزی تجاری با طرحریزی فناوری اطلا‌عات به صورتی قوام یافته، یکپارچه شوند و کنترلهای مالی و مدیریتی موثر در سیستمهای جدید به وجود آید.

فناوری اطلا‌عات ماهیت فعالیتهای حسابداری و توجیه اقتصادی آن را دگرگون ساخ

ته است.افزون بر این، تعداد روزافزونی از حسابداران در رشته های مرتبط با فناوری اطلا‌عات سرگرم کارند. بنابراین درک درست حسابداران از بازار خدمات و محصولا‌ت فناوری اطلا‌عات، اثربخشی کار آنها را افزایش می دهد.

تغییرات فناوری اطلا‌عات بسیار سریع و گسترده است و تاثیر روزافزونی بر واحدهای تجاری در کل و فرایندهای تجاری به طور ویژه دارد. فرایندهای ایجاد، ثبت، پردازش و گزارشگری رخدادهای تجاری هر روز در حال دگرگونی است و نقش و سهم انسان نیز به تبع این دگرگونیها پیوسته در حال تغییر است.

مجله حسابرس به منظور آشنا ساختن مخاطبان خود با کوششهایی که برای استفاده موثرتر از فناوری اطلا‌عات در تهیه و ارائه اطلا‌عات اقتصادی و گزارشهای مالی مورد نیاز مدیران صورت می گیرد و طرح مشکلا‌ت و مخاطرات و فرصتهای مربوط، با دست اندرکاران پرتجربه سازمانهای مطرح در قالب یک میزگرد به گفتگو نشست.

موضوعهایی که در این میزگرد مورد بحث و تبادل نظر قرار گرفت عبارت بود از:

۱- اطلا‌عات حسابداری الزاماً تنها منبع تامین نیازهای اطلا‌عاتی تصمیمگیری نیست. اطلا‌عات حسابداری در تامین نیازهای اطلا‌عاتی مدیران تا چه اندازه اهمیت و کاربرد دارد؟

۲-سیستمهای اطلا‌عاتی سازوکاری مطمئن برای تولید و تامین پیوسته اطلا‌عات است اما ایجاد چنین سیستمی همیشه چالش برانگیز است. دستیابی به سیستمهای اطلا‌عاتی جامع و کامل تا چه اندازه امکانپذیر است؟

۳- سیستم اطلا‌عاتی بدون فناوری اطلا‌عات از کارامدی لا‌زم برخوردار نیست. تامین و به کارگیری فناوری اطلا‌عات نیز کار ساده ای نیست. سازمانها برای تامین اطمینانبخش نرم افزارهای کامپیوتری و تخصصهای فناوری اطلا‌عات و غلبه بر مشکلا‌ت آن با چه گزینه هایی روبرو

هستند؟

۴- نحوه سازماندهی منابع و نیروی انسانی درگیر در زمینه فناوری اطلا‌عات، بر کارایی و اثربخشی سیستمهای اطلا‌عاتی و کارکرد روان آن در سازمان تاثیر دارد. سازماندهی مناسب برای امکانات فناوری اطلا‌عات چگونه باید باشد؟

شرکت کنندگان در میزگرد عبارت بودند از :

علی کاردر، مشاور مدیرعامل و مدیر طرح بهره برداری از سیستمهای برنامه¬ریزی منابع بنگاه (ERP) در شرکت ملی نفت ایران،

 

محمود نظاری، عضو موسس و رئیس هیئت مدیره شرکت کامپیوتری همکاران سیستم،

مجید طلایی، معاون مالی و اقتصادی شرکت ملی ذوب آهن اصفهان،

عبدالرحمن ندیمی بوشهری، مشاور اقتصادی بنیاد شهید و امور ایثارگران و رئیس کمیته خدمات مدیریت سازمان حسابرسی.

نظاری

پیشرفتهای بشر وابسته به نیاز و ضرورت است. در بازار رقابتی، نیاز به هوشمندی تجاری، شرکتها را به سوی سیستمهای اطلا‌عاتی که سنگ‌پایه هوشمندی تجاری است، می‌راند. از طرفی بزرگ شدن و جهانی شدن حوزه جغرافیایی دامنه فعالیتها، ضرورت نظارت و کنترل سیستماتیک، استفاده از زیرساختهای فراگیر و گسترش پیوندهای سازمانی را طلب می‌کند. اما در ایران، بخش خصوصی سهم ناچیزی در اقتصاد ملی دارد و در نتیجه بازار رقابتی نمی‌تواند محرک توسعه سیستمهای اطلا‌عاتی باشد.

در بخش عمومی فضا تفاوت دارد. حکومتی قویتر است که شبکه ارتباطی گستردهتری داشته باشد و به کمک آن ارتباط نزدیکتری با مردم برقرار کند که در این صورت سیستمهای اطلا‌عاتی نقش مهمی به عهده خواهند داشت. ایجاد و توسعه زیرساختهای ارتباطی نقطه شروع توسعه ملی است. در ایران که واحدهای اقتصادی نیز در دست دولت است این موضوع اهمیتی دوچـندان پیدا می‌کند. خوشبختانه در پنج شش سال اخیر حرکتهای سودمندی را شاهد بوده‌ایم، گرچه حرکتهای سینوسی رفت و برگشت به شدت به این زیرساخت لطمه زده است. درهرحال، زیرساختهای فناوری اطلا‌عات و ارتباطات اولین لا‌یه نظام جامع اطلا‌عاتی را تشکیل می‌دهد.

در لا‌یه دوم، سیستمهای عملیاتی خاص هر سازمان قرار دارد. برای مثال وزارت مسکن و شهرسازی دنبال آن است که دریابد نقشه کلا‌نشهرها چیست، چگونه به مسئله مسکن به عنوان یکی از ضرورتها نگاه کند و چگونه از دیدگاه رفاه ملی در این زمینه سرمایه‌گذاریها را هدایت کند. اینها همه در سیستمهای عملیاتی خاص وزارت مسکن و شهرسازی جواب داده می‌شود و به همین تـرتیـب وظـایـف و ماموریتهای اصلی هر سازمان به وسیله سیستمهای عملیاتی تحت پوشش قرار می‌گیرد.

در لا‌یه سوم، سیستمهای پشتیبانی قرار دارد، مثل سیستمهای اداری، مالی و سیستمهای مدیریتی که کمک میکند سازمان عملیات خود را بهتر اداره کند و خدمات مناسبتری ارائه دهد.

سیستمهای عملیاتی اهمیت لحظه ای دارند. یعنی اگر یک سازمان بزرگ ارتباط خود را با مشتری برای چند ساعت متوقف کند، ضرر هنگفتی خواهد دید. ولی سیستمهای پشتیبانی نسبت به زمان به اندازه سیستمهای عملیاتی حساس نیستند. برای مثال اگر سیستم صورتحساب با تاخیر و اختلا‌ل کار کند، روابط مشتری دچار توقف و اشکال اساسی نخواهد شد.

وقتی به بازار عرضه خدمات فناوری اطلا‌عات نگاه می‌کنیم، میبینیم درگذشته حسابداران مهمترین استفاده کننده این خدمات بوده¬اند. اما بعد از مدتی با گسترده‌تر شدن دامنه نیاز اطلا‌عاتی شرکتها، مدیران انفورماتیک نقش فعالتری در این بازار برعهده گرفتند و نقش حسابداران در به کارگیری فناوری اطلا‌عات در سازمان کمرنگ شد و برای مدتی نگرش فنی به فناوری اطلا‌عات و

ارتباطات بر نگرش تجاری غالب آمد. در توسعه این روند، استفاده از فناوری اطلا‌عات و ارتباطات در سـازمـانها به سطح گسترده‌تری ارتقا پیدا کرد و شرکتها به سیستمهای جامع اطلا‌عات مدیریت گرایش پیدا کردند. آن بخش از حسابداران نیز که گرایش بیشتری به حسابداری مدیریت داشتند

و عرصه اطلا‌عات حسابداری را گسترده‌تر از حسابداری مالی می‌دیدند با این جریان همراه شدند واکنون نقش سازنده‌ای را در کنار متخصصان فناوری اطلا‌عات برای توسعه سیستمهای اطلا‌عاتی برعهده دارند.

طلا‌یی

هدف بنگاههای اقتصادی به طور عمده کسب سود و دستیابی به ارزش افزوده است و به‌طور معمول با استفاده از منابع اقتصادی به تولید محصول یا ارائه خدمات می‌پردازند و هر سازمان بسته به ماموریتی که دارد عملیات و فعالیتهای گوناگونی را برای دستیابی به هدفهای سازمان انجام می‌دهد. اما همه سازمانها برای آن که بتوانند ماموریت خود را درست انجام دهند نیازمند اطلا‌عات مربوط، صحیح و بموقع هستند و سازمان به کمک اطلا‌عات می‌تواند منابع را مدیریت کند، هماهنگ سازد و برای رسیدن به هدفهای تعیین شده، جهت بدهد.

در گذشته که امکانات زیادی برای تهیه اطلا‌عات وجود نداشت و محیط اقتصاد و بازار هم فاقد پیچیدگیهای امروز بود، نیازهای اطلا‌عاتی مدیریت به وسیله سیستمهای حسابداری تامین می‌شد. ولی به‌تدریج، با افزایش نیازهای اطلا‌عاتی، سیستمهای اطلا‌عات حسابداری هم توسعه پیدا کرد. اما این توسعه، با تحولا‌تی که در محیط کسب و کار پدید آمد همگام نبود. شرکتها در محیط رقابتی و تحت تاثیر اقتصاد جهانی نیازمند اطلا‌عاتی گسترده‌تر از اطلا‌عات حسابداری بودند. به‌طور همزمان، فناوری اطلا‌عات و ارتباطات نیز پیشرفتهای شگرفی پیدا کرد و زمینه برای گذر از سیستمهای مجزا و محدود حسابداری و ایجاد سیستمهای جامع و یکپارچه اطلا‌عات مدیریت فراهم شد. حسابداران نقش محوری در توسعه سیستمهای اطلا‌عاتی داشته‌اند و روز به روز نیز نقش آنها در به‌کارگیری فناوری اطلا‌عات و ارتباطات و تامین نیازهای اطلا‌عاتی گسترده مدیریت

سازمان بیشتر می‌شود. در یک نظرخواهی از مدیران شرکتهایی که از سیستمهای برنامه‌ریزی منابع بنگاه (ERP) بهره‌برداری می‌کردند، آنها چنین تصور داشتند که این سیستم نوعی سیستم حسابداری است و بهره‌برداران اصلی آن حسابدارها هستند.

البته، بحث انتخاب، تامین و استقرار سیستمهای کامپیوتری اطلا‌عات مدیریت پیچیدگیهای زیادی دارد که بهتر است درباره آن بیشتر صحبت کنیم.

 

کاردر

بدون تردید همه اتفاق نظر داریم که در عصر اطلا‌عات به سر می بریم و همه سازمانها، از واحدهای دولتی که به فعالتیهای تصدی‌گری مشغولند تا بنگاههای اقتصادی اعم از عمومی یا خصوصی، به اطلا‌عات نیازمندند. استفاده‌کنندگان از اطلا‌عات تنها سهامداران نیستند و طیف وسیع ذینفعان، بنگاهها را وادار ساخته است که به سوی توسعه سیستمهای اطلا‌عاتی و ارائه اطلا‌عات دقیق و بموقع حرکت کنند. نیازهای اطلا‌عاتی پس از گذر از یک دوره تاریخی، گسترده شده و از سطح سیستمهای اطلا‌عات مدیریت به سطحی رسیده¬اند که نیاز به سیستمهایی مانند سیستمهای برنامه‌ریزی منابع بنگاه (ERP) مطرح شده است.

نیاز به گردآوری حجم انبوهی از داده‌ها و طبقه بندی کردن و پردازش سریع آنها و امکان دسترسی به انواع اطلا‌عات که محدوده وظایف سیستمهای اطلا‌عات مدیریت بود همچنان مطرح است، اما اکنون ضرورت یکپارچه‌سازی فرایندهای کسب وکار با سیستمهای اطلا‌عاتی در مقابل بنگاههای اقتصادی قرار گرفته است. تا این اواخر در بحث سیستمهای اطلا‌عاتی توجه به پیشرفتهای فناوری معطوف بود ولی اکنون محور توجه تغییر کرده است و به‌کارگیری فناوری اطلا‌عات و ارتباطات برای مدیریت کردن فرایندهای کسب و کار اهمیت یافته است. موضوع اساسی، استفاده از بهترین تجربهها برای بهبود فرایندهای کسب وکار است.

امروز مدلسازی فرایندهای کسب وکارچالشی جدی است و کارشناسان مالی نیاز دارند مهارت و دانش خود را در این زمینه توسعه دهند. پیشرفتهای فناوری و سیستمهای کامپیوتری جدید، قواعد و مدلهای کسب وکار را به خوبی مدیریت می‌کنند و بخشهای بسیار زیادی از فعالیتها و وقایع تجاری بنگاه از جمله رویدادهای مالی به صورت خودکار توسط نرم افزار هدایت و پیگیری می‌شود. سازمانهای مدرن که از سیستمهای کامپیوتری جدید استفاده می‌کنند در زمینه‌های تخصصی از جمله تخصص مالی، به تکنیسین احتیاج دارند و نیاز آنها به متخصصان رده بالا‌ کاهش یافته است. در این سازمانها گروه کوچکی از تحلیلگران در رده بالا‌ی مدیریت قرار دارند که ضمن تجزیه و تحلیل و راهنمایی مدیریت مواظب فرایندهای کسب و کار و بهبود آنها و طراحی مدلهای جدید کسب و کارند.

سیستمهای کامپیوتری در محیط بنگاه از نگاه وظیفه ای به نگاه فرایندی تحول پیدا کرده و توجه محوری به تخصصهای منفرد و این که هرکس وظیفه خودش را درست انجام دهد به کل فرایند کسب و کار سوق یافته است. بنابراین متخصصان باید با فرایندهای بنگاه به خوبی آشنا باشند تا بتوانند در شرایط جدید، نقشی کارساز ایفا کنند.

بوشهری

اصولا‌ً سیستمها براساس ضرورت و نیاز پدید می آیند و همچون ابزار کار شناخته می¬شوند که هدفشان بهتر اداره شدن یک سازمان یا بخشی از یک سازمان یا بنگاه است، چه به صورت

دستی توسط افراد اجرا شود، چه به صورت خودکار با کامپیوتر.

در کشور ما از گذشته نسبتاً دور بهموجب قوانین مختلف از جمله قانون تجارت و قانون مالیات، شرکتها ملزم شدهاند دفاتر نگهداری و ترازنامه و سود وزیان تهیه و ارائه کنند. از طرف دیگر صاحبان سهام و سایر ذینفعان نیز فعالیتهای شرکت را مورد توجه قرار داده و به اطلا‌عات به خصوص اطلا‌عات مالی برای تصمیمگیریها، نیاز داشته¬اند. در نتیجه شرکتها ناگزیر بوده‌اند که سیستمی برای پاسخگویی به الزامات قانونی و ارائه اطلاعات به ذینفعان د اشته باشند.

در حال حاضر با گسترش فناوری اطلا‌عات یا به طور کاملتر فناوری اطلا‌عات و ارتباطات(ICT)، سیستمهای اطلا‌عاتی بسیار پیشرفت کرده و سرعت و دقت آنها بسیار زیاد شده است. مسئله بُعد زمان و مکان در استفاده از اطلا‌عات حل شده است بهطوری که اکنون یک مدیر در هر جای دنیا که باشد مثل آن است که در دفتر کارش نشسته و می‌تواند تمام کارهایش را انجام دهد. بحث استفاده از سیستمهای کامپیوتری آنقدر الزامی و عادی شده که شرکتها، مشابه استفاده از امکاناتی از قبیل آب، برق و تلفن ناگزیر از به کارگیری سیستمهای کامپیوتری شدهاند.

به نظر من امورمالی سازمان و کارشناسان مالی نقش ویژه‌ای در سیستمهای اطلا‌عاتی سازمان دارند چرا که همه عملیاتی که در بنگاه انجام می‌شود، از تولید گرفته تا فروش و عملیات انبار و سایر فعالیتها، در امورمالی منعکس می‌شود لذا سیستم مالی تصویری جامع از همه عملیات بنگاه را در خود دارد و به همین دلیل است که کارشناسان مالی با همه فعالتیهای سازمان آشنایی پیدا می‌کنند و دیدگاهی فراگیر به دست می آورند؛ دیدگاهی که در سطح بنگاه است نه وظیفه¬ای.

نکته دیگری که نقش کارشناسان مالی را در سیستمهای اطلا‌عاتی برجسته می‌کند، مستندسازی است. امورمالی به دلا‌یل گوناگون از جمله رسیدگیهای مستمر که از کار آن صورت می‌گیرد، همه رویدادهای مالی را به دقت مستند می‌کند. سیستمهای کامپیوتری نیز متکی به اطلا‌عات و داده های درست و مستند هستند. یکی از عوامل مهم موفقیت یک سیستم، اطلا‌عات درست و مستندی است که به سیستم داده می شود.

از طـرف دیگر، کسب سود از هدفهای مهم و اصلی همه بنگاهها و واحدهای اقتصادی است. سود از محاسبات حسابداری به دست می‌آید و همچنین اطلا‌عات مربوط به هزینه‌ها، درآمدها، خرید، فروش و… بخش مهمی از اطلا‌عات مورد نیاز برای تصمیمگیری در بنگاه است، گرچه تمام آن نیست. صورتهای مالی تا مدتهای دراز تنها اطلا‌عاتی بود که از بنگاه در اختیار استفاده کنندگان قرار می‌گرفت. در حقیقت یکی از مهمترین کارکردهای سیستم حسابداری، کارکرد اطلا‌عاتی آن است.

ما در کشورمان مشکلا‌تی هم در راه استفاده بهینه و مطلوب از فناوری اطلا‌عات و ارتباطات داریم، از جمله توسعه زیرساختها و فرهنگ استفاده از کامپیوتر. اما از بحثهای مهم، موضوع دانش و مهارت حسابداران در زمینه فناوری اطلا‌عات است. آشنایی با فناوری اطلا‌عات و کارکردهای آن برای تمام رشته‌ها الزامی است؛ به خصوص حسابداران باید به خوبی با این دانش آشنا شوند و به آن تسلط یابند. امروزه سازمانها می‌توانند با خرید یک نرم‌افزار حسابداری ارزان و ساده بیشتر کارهای حسابداری را به کمک کامپیوتر انجام دهند و حسابداران باید دانش و مهارت خود را در تحلیلگری بالا ببرند و نقش خود را از تولیدکننده اطلا‌عات به تحلیل کننده اطلا‌عات تغییر دهند.

استفاده از فناوری اطلا‌عات یک نگرانی به همراه دارد و آن تحمل هزینه های سنگین و احتمال استفاده نادرست و نا بجا از سیستمها است. زمانی بود که شما به اتاق هر مدیری میرفتید چشمتان به یک تلویزیون و یک ویدئو می افتاد. بعد مد شد که روی میز هر مدیر یک کامپیوتر آخرین مدل باشد که در بیشتر موارد استفاده مطلوب از آن نمی شود. نگرانی من این است که سازمانها و بنگاهها به انبار سیستمهای بلا‌استفاده بدل شود و پولهای زیادی بدهیم و نرم افزارها و سخت افزارهایی که به دردمان نمی‌خورد بخریم و از آنها استفاده و بهره برداری درست نکنیم. این گرایش غلطی است که متاسفانه در فرهنگ ما وجود دارد.

 

به عقیده من مدیر باید دوچیز را بداند. اول، سازمان خود را بشناسد و نیاز آن را تشخیص بدهد؛ بداند چه دارد، نیروی انسانی سازمان چه کسانی هستند، ظرفیتش چیست، اقتصادش چه می‌گوید، و چقدر باید هزینه کند. دوم، سیستمی را که می خواهد بهکار گیرد بشناسد و بداند چه می‌خواهد از آن سیستم بگیرد و نیاز اطلا‌عاتی سازمان را بشناسد. اگر این دو را نداند، مطمئناً موفق نخواهد بود؛ وقت و منابع بنگاه را ضایع می کند و متاسفانه طوری وانمود میشود که سیستم اشکال داشته است. مدیر باید به نیازهای سازمان خود و توانمندی و ظرفیتهای سازمان توجه داشته باشد.

نظاری

من از این که در جمع حسابداران با سابقه و پیشگام این حرفه نشسته ام بسیار خوشحالم و از این که تا این اندازه عمیق و گسترده نسبت به مسائل فناوری اطلا‌عات برخورد می‌کنند، متعجب شده ام. اگر موافق باشید روی چالشها کمی بحث کنیم.

همانطور که پیش از این اشاره کردم به نظر من نیاز و ضرورت، عامل اصلی پیشرفت است و فکر می‌کنم در شرایط کنونی کشور ما فناوری اطلا‌عات، نیاز و ضرورت است. اما اگر به بخشهای بودجه کشور توجه کنیم می‌بینیم به آن به عنوان ابزار توسعه نگاه می‌شود و حتی بودجه آن را نیز محدود کرده اند. به نظر من کاملا‌ً آشکاراست که فناوری اطلا‌عات و ارتباطات یک ضرورت ملی است و بدون آن دولت نمی‌تواند کارهای جاری خود را به خوبی انجام دهد. هر وقت از کامپیوتر و ارتباطات صحبت می‌شود از آن به عنوان یک کار تجملا‌تی و مدرن یاد می‌شود نه یک الزام و ابزار ضروری برای کارایی و اثربخشی.

هنوز در کشور ما ارائه صورتهای مالی توسط دستگاههای دولتی و عـمـومی مرسوم نیست. دولت چگونه می‌تواند در نبود سیستمهای اطلا‌عاتی، عملکرد دستگاهها را ارزیابی کند که آیا تصمیمی که گرفته شده درست بوده و درست اجرا شده است؟

نگاه مدیران دستگاههای دولتی به فناوری اطلا‌عات، نگاهی ابتکاری و شخصی است. دستگاههای دولتی و کارشناسان آنها از آموزشهای ویژه ای که دیدگاه یکپارچه‌ای در زمینه فناوری اطلا‌عات به آنها بدهد بیبهرهاند و دولت هم برنامه‌های منسجم و روشن برای به‌کارگیری فناوری اطلا‌عات به دستگاهها تکلیف نکرده است.

شاخصهایی که از سوی سازمان ملل و سایر سازمانهای بین‌المللی ارائه می‌شود نشاندهنده ظرفیت بسیار بالا‌ی کشور و توانایی و شـایستگـی دانـش آمـوختگـان و دانش پژوهان ایرانی است. دانش آموختگان ایرانی در کشورهای خارجی بسیار با استعداد ارزیابی می‌شوند. اما به محض آن که در سطح ملی موضوع را بررسی می‌کنیم درمی یابیم شاخصهای ما شاخصهای غیرقابل قبولی است که با کشورهایی برابری می‌کند که در گذشته عادت نداشته‌ایم خودمان را با آنها قیاس کنیم.

یکی از شاخصها، میزان استفاده از فناوری اطلا‌عات در زندگی اجـتمـاعـی و اقتصـادی کشـور است. به فرض اگر یک روز کامپیوترهای ایران را تعطیل کنند واقعاً چه اتفاقی می‌افتد؟ به نظر نمی‌رسد اتفاق بسیار بدی رخ بدهد و این نشان می‌دهد که فناوری اطلا‌عات و ارتباطات هنوز نقش زیادی در زندگی روزمره ما ندارد.

فناوری اطلا‌عات در کشور ما به شدت سیاسی است و هرکس درباره آن نظر خاص خود را دارد و یک الگوی واحد ملی برای آن نداریم. به محض آن که وزیر یا معاون وزیر تغییر می‌کند تمام سیاستهای فناوری اطلا‌عات هم تغییر میکند. در کشور هند زمانی که قرار شد صادرات نرم‌افزار از ۶ میلیارد دلا‌ر به ۶۰ میلیارد دلا‌ر افزایش یابد مسئولیت آن به رئیس جمهور واگذار شد. در کشور ما، چنین حساسیتی در مدل اداره فناوری اطلا‌عات وجود ندارد و مدیران در سازمانهای عرضه کننده و استفاده کننده پاسخگوی منابع مصرف شده و بازده حاصل از آن نیستند.

جوانان کشور ما در عرصه دانشگاهها موفقیتهای چشمگیری داشته‌اند و استعداد فراوانی از نظر فنی از خود نشان داده‌اند. اما این جوانان در انطباق با نیازهای داخلی تربیت نمی‌شوند و در کشور ما مشتری مناسب برای آنها وجود ندارد. در ایران موفقیت دانشگاهها در آموزش دانشجویان را براساس این شاخص می‌سنجند که کشورهای خارجی تا چه اندازه آنها را جذب می‌کنند. دانشگاهی موفق است که سکوی پرتاب باشد.

توصیه من این است که موضوع فناوری اطلا‌عات در کشور ما نه یک مسئله بنگاهی بلکه مسئلهای ملی تلقی شود. توسعه فناوری اطلا‌عات یک ضرورت است و در سطح ملی نیاز به زیرساخت، ملا‌حظات قانونی و حمایت دارد.

فناوری اطلا‌عات مرز نمی‌شناسد و اعمال محدودیت بر آن بسیار ساده است و تامین کنندگان خارجی به راحتی می‌توانند ما را از آن محروم کنند. در زمینه فناوری اطلا‌عات باید حضور رسمی جهانی داشته باشیم و معاملا‌ت غیررسمی محصولا‌ت داخلی و خارجی فناوری اطلا‌عات را محدود و ممنوع کنیم.

طلا‌یی

چنانکه مطلعید در شرکت ذوب آهن کار بسیار عظیم و گسترده‌ای برای استقرار یک سیستم برنامه‌ریزی بنگاه (ERP) شروع شده که برحسب تجربه هایی که از سر گذرانده‌ایم به بعضی از پیچیدگیهای دوره استقرار اشاره می‌کنم.

در کشور ما از نظر فرهنگی یک روحیه منفی نسبت به کارهای نو و جدید وجود دارد. در ذوب آهن تلا‌ش گستردهای صورت گرفت و برحسب ضرورتها و نیازها، نرم‌افزاری تهیه شد. متاسفانه در این راه هیچ پشتیبانی نشد؛ همه جنبه‌های منفی کار را می‌بینند و حتی کار به جایی می‌رسد که اصل ماجرا را که نقصی هم ندارد زیر سئوال می‌برند. به عنوان مثال، هرکس در اولین برخورد، هزینه تامین نرم‌افزاررا مورد سئوال قرار می‌دهد حال آنکه هزینه انجام شده در قیاس با صنعت عظیمی مثل ذوب آهن، ناچیز است. متاسفانه در زمینه به‌کارگیری فناوری اطلا‌عات شاخص نداریم و برخوردها بیشتر سیاسی است.

یکی از بحثهای اساسی، بحث فرهنگی است. از نظر فرهنگی و به تبع آن از جنبه قانونی، فنی و آموزشی محیط یکنواخت و ساختار هماهنگ برای استقرار فناوری اطلا‌عات نداریم و بین محیط فناوری اطلا‌عات در سازمان و محیط بیرون تناقض ایجاد می‌شود. برای مثال سطح و فناوری مورد استفاده از اطلا‌عات الکترونیکی در سازمانهای مختلف به شدت متفاوت است و این موضوع، مبادله اطلا‌عات بین شرکتها را به شدت تحت تاثیر قرار می‌دهد.

استفاده از سیستمهای پیشرفته، مثل سیستم برنامه‌ریزی منابع بنگاه، موجب تغییر فرایندها می‌شود. روش انجام کارها تغییر می‌کند. سیستم، نظارت بر فرایندها را برعهده می‌گیرد و کارهایی که تا دیروز به سلیقه افراد بستگی داشت امروز زیر کنترل سیستم قرار می‌گیرد. تغییر فرایندها مستلزم تغییر ساختارهاست. ساختار سازمانی باید تغییر کند.

تغییر سیستم، نیازمند حمایت و پشتیبانی جدی مدیریت است. مدیریت ارشد سازمان باید همه توان خود را برای استقرار سیستم و مدیریت کردن تغییرات به کارگیرد و به سیستم جدید عمیقاً اعتقاد داشته باشد. آموزش و فرهنگ‌سازی نقش مهمی در قبول تغییر دارد.

چـنان که اشاره شد استفاده درست از تسهیلا‌ت فناوری اطلا‌عات و ارتباطات یک موضوع ملی است و عزم ملی میخواهد، تغییرات اساسی در بسیاری از قوانین و مقررات ضروری است و کاری سخت و طاقتفرسا لا‌زم است تا به این هدف برسیم؛ البته چارهای هم نیست و باید به این سمت برویم.

کاردر

نکته مهمی که من می‌خواهم اشاره کنم این است که ما در ایران همیشه از یک طرف فرصتها را از دست می‌دهیم و از طرف دیگر دنبال راه‌حلهای فوری می‌گردیم. می‌خواهیم با یک کپسول تمام بیماریهایمان را مداوا کنیم. دستیابی به یک سیستم کامپیوتری جامع مثل ئی آر پی (ERP) الزاماتی دارد که نمی‌توان آنها را ندیده گرفت. در صنعت نفت مسیری را که دنبال کرده‌ایم برای شما توضیح می‌دهم.

در سیاستهای کلی نظام چشم‌اندازی برای صنعت نفت تصویر شده که در بین کشورهایی با صنایع نفت ملی شده نفر اول یا دوم باشیم. از طرفی در بحث پیاده‌سازی اصل ۴۴، مشخص شده است که چه بخشی از صنعت نفت در حاکمیت دولت باقی خواهد ماند. براساس سیاست کلی نظام لا‌زم بود سیاستهای تفصیلی روشن شود. از یک شرکت بین‌المللی معتبر خواستیم که در این زمینه مطالعه انجام دهد. در این مطالعه ماموریت و رسالت صنعت نفت برای رسیدن به چشم‌انداز تعریف و نقشه راه تهیه شد و در نقشه راه بیش از صد برنامه کار وجود داشت که یکی از آنها ایجاد سیستم ئی آر پی بود.

از این توضیح این نتیجه را می‌گیرم که پیاده کردن ئی آر پی زمانی یک چالش پرمخاطره است که از صد برنامه کار برای رسیدن به هدف تنها به دنبال یکی از آنها یعنی ئی آر پی باشیم. ئی آر پی یک جزء از یک مجموعه است. در غرب و در سازمانهایی که ئی آر پی با موفقیت اجرا شده، همه برنامه‌ها به اجرا درآمده است.

در استقرار سیستمهای کامپیوتری جامع، اولین مسئله مدیریت رده بالا‌ست. مدیریت باید بپذیرد که سیستمهای کامپیوتری پیشرفته از الزامات است و به صورت قطعی و هدفمند تصمیم بگیرد که به آن دست یابد.

مسئله بعدی، پایداری پروژه‌های فناوری اطلا‌عات است که نباید با تغییر مدیریت آسیب ببیند. اگر تامین سیستمهای اطلا‌عاتی پذیرفته شد باید قالب یک پروژه رسمی را به خود بگیرد و تدبیرهای لا‌زم برای به نتیجه رسیدن آن در نظر گرفته شود. در کشور ما پروژه‌های سختافزاری چون به چشم دیده می‌شود از بین نمی‌رود. شاید طولا‌نی بشود ولی به یکباره ندیده گرفته نمی‌شود . چون همه با چشم پیشرفت کم یا زیاد آن را می‌بینند، مدیر بعدی پروژه را دور نمی‌ریزد. ولی در پروژه‌های نرم‌افزاری این گونه نیست. چون چیزی دیده نمی‌شود آن را باور نمی‌کنیم و فکر می‌کنیم مخارج انجام شده هیچ دستاوردی نداشته و چون آن را باور نداریم از آن پس نیز آن را ادامه نمی‌دهیم.

یکی دیگر از چالشها مسئله بومی کردن است. مدیریت سازمان باید تصمیم قطعی بگیرد که سیستم تامین شده را مستقر کند و بپذیرد که فرایندها را طبق سیستم جدید تغییر دهد. در اصل باید ویژگیهای سیستم انتخاب شده را حفظ کرد و بی‌سبب آن را تغییر نداد زیرا سیستم آسیب می‌بیند. البته شاید برخی تغییرات برای انطباق سیستم با قوانین و سیستمهای خوب فرهنگی ضروری باشد.

مسئله مهم دیگر، این است که استقرار سیستم جامع کامپیوتری نیاز به اعتقاد جمعی دارد و مدیریت رده بالا‌ باید توافق جمعی را به عنوان یک الزام درنظر بگیرد. اگر کسی به طور اساسی با استقرار سیستم مخالف است باید کنار گذاشته شود تا اینکه سیستم اجرا شود. بسیاری از اشخاص نسبت به اجرای سیستم جدید مقاومت دارند، منافعشان به خطر میافتد، شغلشان از دست می‌رود و به هرحال انگیزهای برای مقاومت دارند. تا آنجا که میسر است باید انگیزه را از بین برد و بعد از آن چاره‌ای جز کنارگذاشتن چنین اشخاصی نیست.

استقرار سیستمهای پیشرفته کامپیوتری، بسترسازی می‌خواهد و باید روی دانش سازمان در پیاده سازی سیستم کار شود. در صنعت نفت به عنوان اولین گام کار ترسیم فرایندها را آغاز کردیم و تعداد زیادی از همکاران را آموزش دادیم. در سازمانی که هیچ موقع فرایندها روی کاغذ نیامده بلکه سینه به سینه منتقل شده بسیار سودمند است که فرایندهای کسب وکار موجود روی کاغذ ترسیم شود، البته با کمک نرم افزارهایی که این کار را به راحتی در حال حاضر انجام میدهند.

بوشهری

چالشهای فناوری اطلا‌عات را میتوان در دو سطح بررسی کرد: سطح ملی و سطح بنگاه. در سطح ملی نیازمند داشتن یک برنامه جامع ملی برای توسعه فناوری اطلا‌عات و ارتباطات هستیم. دستگاههای متعددی از جمله شورای عالی اطلا‌ع‌رسانی با ارائه طرح تکفا دنبال تنظیم برنامه جامع بوده‌اند اما برنامه باید قانونمند شود، تا نشود از آن تخطی کرد. باید دست اندرکاران فناوری اطلا‌عات و ارتباطات، همه مسئولان و به ویژه مسئولا‌ن سطح بالا‌ی نظام باور داشته ‌باشند که شرط اولیه برای توسعه کشور در هر زمینه ای، استفاده درست از امکانات فناوری اطلا‌عات و ارتباطات است.

به علا‌وه، به فرهنگ‌سازی و آشناسازی مردم با فناوری اطلا‌عات نیاز داریم. مردم باید به درستی یادبگیرند همان طور که از امکاناتی چون آب و برق و سایر تاسیسات زیربنایی در محیط کار و زندگی استفاده می‌کنند از فناوری اطلا‌عات و ارتباطات نیز در همه سطوح زندگی بهره ببرند.

نیاز بعدی ما تامین زیرساختهاست. دولت باید در توسعه زیرساختهای فناوری اطلا‌عات و ارتباطات سرمایه‌گذاری وسیع انجام دهد و استفاده از آنها را با قیمت ارزان برای همه مردم امکانپذیر سازد و به این موضوع از دیدگاه سود و هزینه نگاه نکند؛ اعم از این که استفاده از امکانات را در اختیار واحدهای آموزشی قرار دهد یا در اختیار سایر کاربردهای انتفاعی و غیرانتفاعی چه در بخش عمومی و چه در بخش خصوصی.

نیاز مهم دیگر، ایجاد یکپارچگی و توسعه موازی در بهره‌برداری از امکانات فناوری اطلا‌عات در کشور است. بخشهای مختلف مستقل از هم وبدون یک راهبرد جامع و مشترک حرکت می‌کنند. داده‌ها در سیستمهای گوناگون ملی مثل کارت هوشمند سوخت، کارت مالکیت خودرو، کارت ملی، اطلا‌عات ثبت احوال، تامین اجتماعی، وزارت دارایی و مالیات، ثبت شرکتها و … مشترکات زیادی دارند حال آنکه در شرایط کنونی هرکس کار خود را به صورت جزیرهای و بهطور مستقل انجام می‌دهد و چندباره‌کاری که آثار زیانباری دارد، به دفعات روی می‌دهد.

چالشهای فناوری اطلا‌عات در سطح بنگاه از سطح ملی زیاد جدا نیست. در سطح بنگاه، انتخاب درست امکانات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری بسیار مهم است و این انتخاب باید متکی بر شناخت مدیر از سازمان خود باشد. مدیر باید نیاز سازمان را درست تشخیص بدهد و با توجه به توانمندی و امکانات سازمان، سیستمهای مناسب و منطبق با نیازها و سازمان را انتخاب کند.

یکی از چالشهای مهم فراروی دست اندرکاران فناوری اطلا‌عات و ارتباطات، پشتیبانی قانونی است. در بُعد تهیه قانون، بحث تنها در محدوده تدوین قانون وتصویب مجلس نیست بلکه تصویب قانون ابتدای کار است و برای استقرار و اجرای مطلوب قوانین در زمینه حمایت از فناوری اطلا‌عات و ارتباطات، اقدامات زیادی باید انجام گیرد. آموزش همگانی، آموزش خاص و تربیت قضات مسلط برای تشخیص موارد و حمایت از فعالیتهای فناوری اطلا‌عات و ارتباطات و حتی آموزش و تربیت پلیس ویژه و ضابطین این قوانین باید در دستور کار باشد. از طرف دیگر، باید اصول اخلا‌قی و حرفهای نیز به صورت یک مرامنامه در سطح مجموعه فعالان در حوزه فناوری اطلا‌عات و ارتباطات، تدوین و اجرا شود.

طلا‌یی

در ذوب آهن اصفهان سیستمهای اطلا‌عاتی به دلیل قدیمی بودن شرکت هرکدام با توجه به نیازهای زمان خود به وجود آمده بود و بیش از این پاسخگوی نیازهای یکپارچه مدیریت نبود. مطالعات مفصلی انجام شد. تجربه شرکتهای مشابه بررسی شد. مقایسه‌های گوناگون به عمل آمد. بیشتر صنایع مشابه صنعت ذوب آهن از ئیآر پی استفاده می‌کردند و برای استقرار آن دهها میلیون دلا‌ر خرج کرده بودند.

مدیریت شرکت با آگاهی کامل از نیازها و اطمینان معقول از امکانپذیری استقرار سیستم ئیآر پی، نسخه‌ای از ئیآر پی شرکت اراکل را خریداری و از امکانات آن ۱۷ زیرسیستم را انتخاب کرد: ۵ زیرسیستم حسابداری، ۳زیرسیستم خرید، ۴زیرسیستم تولید، ۲زیرسیستم فروش و ۳زیرسیستم نیروی انسانی.

با توجه به شرایط ویژه شرکت و اینکه چنین تجربه‌ای درنوع خود در کشور، نخستین شمرده می شد، تصمیم گرفته شد زیرسیستمها بتدریج در معرض بهره‌برداری قرار گیرد و کار ابتدا از زیرسیستمهای مالی آغاز شود. سیستمهای مالی ۵زیرسیستم حسابهای دریافتنی، حسابهای پرداختنی، داراییهای ثابت، دفترداری و مدیریت نقدینگی را شامل می‌شد. کار بسیار پیچیده ای بود چرا که تغییرات بسیار گسترده بود و هم ساختار و هم فرایندها را دربر می‌گرفت. برای تضمین پیشرفت صحیح کار سازماندهی ویژهای انجام و تیمهای مناسب تشکیل شد.