اشتباهات ثبتی اداره ثبت اسناد

باب اول: اشتباهات ثبتی
فصل اول: هیأت نظارت
ماده ۶ قانون ثبت اشعار می دارد : برای رسیدگی به کلیة اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبت اسناد و املاک در مقر هر دادگاه استان هیتاتی به نام هیأت نظارت مرکب از رئیس ثبت استان یاقائم مقام او دو نفر از قضات دادگاه استان به انتخاب وزیر دادگستری تشکل می شود. هیأت مزبور به کلیه اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبتی در حوزه قضایی استان رسیدگی می نماید برای این هیأت یک عضو علی البدل از قضات دادگستری یا کارمندان ثبت مرکز استان از طرف وزیر دادگستری تعیین خواهد شد.

در این ماده به طور اجمال وظایف و ساختار هیأت نظارت بیان گردیده است هیأت نظارت به اختلافات و اشتباهات ثبتی رسیدگی می نماید که یک طرف این اختلاف اشخاص و طرف دیگر آن اداره ی ثبت می باشد. اختلافات ممکن است بر سر قبول تقاضای ثبت یا به صورت اعتراض بر نظریه ی رئیس ثبت در مواردی که قانون پیش بینی کرده است و در مورد اشتباهات ثبتی ممکن است اشتباه در مرحله ی قبول تقاضای ثبت یادر اثناء عملیات مقدماتی یا در ثبت ملک و صدور سند مالکیت یا درجریان تفکیک املاک رخ داده باشد در مورد اشکالات مربوط به تنظیم اسناد نیز ممکن است اشکال قبل از تنظیم سند یا بعد از آن باشد.

درادامه ابتدا به اختصار به بررسی ساختار هیأت نظارت و سپس به حدود وظایف آن خواهیم پرداخت.
مبحث اول: ساختار هیأت نظارت:
هیأت نظارت، هیأتی است که در اداره ثبت تشکیل می گردد ماده ۶ اصلاحی سال ۱۳۵۱ قانون ثبت بیان می دارد «برای رسیدگی به کلیة اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبت اسناد و املاک در مقر هر دادگاه استان هیأتی به نام هیأت نظارت مرکب از رئیس ثبت استان یا قائم مقام او ودو نفر از قضات دادگاه استان به انتخاب وزیر دادگستری تشکیل می شود هیأت مزبور به کلیه ی اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبتی در حوزه ی قضایی استان رسیدگی
می نماید برای این هیأت یک عضو علی البدل از قضات دادگستری یا کارمندان ثبت مرکز استان از طرف وزیر دادگستری تعیین خواهد شد.
هیأت نظارت تشکیل می شود و از دوقاضی به علاوه بر مدیر کل ثبت منطقه که در تشکیلات فعلی ثبت، مدیر کل ثبت منطقه، رئیس ثبت استان است یا قائم مقام او ودو نفر قاضی که این قضات درحال حاضر از میان قضات عالی ترین دادگاه مرکز استان که عبارت است از دادگاه تحدید نظر استان پیشنهاد و انتخاب می شوند. در نظام فعلی دادگاه استان وجود ندارد از آنجا که دادگاه استان فقط در مرکز استان تشکیل می شده لذا قائم مقام دادگاه استان که عالی ترین داد گا

 

ه عمومی مرکز استان بوده است جز دادگاه تحدید نظر استان نیست البته انتخاب قاضی هیأت نظارت از میان قضات حقوقی بهتر است چرا که کار هیأت نظارت جنبه ی جزایی ندارد و کلاً حقوقی ندارد عضو علی البدل این هیأت ممکن است از میان کارمندان اداره ثبت مرکز استان با قضات دادگستری مرکز استان انتخاب نشود. بنابراین عضو علی البدل می تواند شخص غیر از قاضی باشد یا از قضاتی غیر از قضات از دادگاه تحدید نظر باشد البته باید از قضات دادگستری مستقر در مرکز استان باشد. حال باید پرسید در استان تهران و امثال آن که دیوانعالی کشور وجوددارد آیا می توان برای عضویت در هیأت نظارت از قضات دیوانعالی کشور انتخاب نمود یا خیر؟ باتوجه به ماد

ه ۶ قانون ثبت که صراحتاً دادگاه استان رامتذکر شده است پاسخ به این سوال منفی است چرا که سابق بر این نیز دیوانعالی کشور وجود داشت و اگر مقنن منظور نظرش دیوانعالی کشور بود از واژه دادگاه استان استفاده نمی نمود و در ثانی بر شعبه ی دیوانعالی کشور دادگاه اطلاق نمی گردد ومنظور از دادگاه استان همان دادگاه تجدیدنظر
می باشد.
همانگونه که در ماده ۶ قانون ثبت آمده است هیأت نظارت مقر دادگاه استان محل تشکیل هیأت نظارت است و مرکز استان مقر دادگاه استان یا همانگونه که بیان گردید دادگاه تحدید نظر می باشد بنابراین هیأت نظارت تنها در مراکز استان تشکیل می گردد نه در شهرستانها در این ماده مقر تشکیل هیأت نظارت را دادگاه استان بیان نموده وحال اینکه طبق ماده ۲ آیین نامه اجرای رسیدگی اسناد مالکیت معارض و هیأت نظارت و شورایعالی مصوب ۱۶ اردیبهشت ۱۳۵۲ هیأت نظارت هر استان در اداره ثبت آن استان تشکل خواهد شد که اینک هیأت نظارت در اداره ی ثبت منطقه تشکیل می گردد و جلسات آن حداقل دو جلسه در هفته می باشد .

درماده ۶ قانون ثبت انتخاب اعضای هیأت نظارت رادر صلاحیت وزیر دادگستری دانسته است ولی باتوجه به قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران و نظریه ی شماره ۴۲۱-۱۱/۹/۱۳۵۹ شورای نگهبان در تغییر اصل ۱۵۷ آن قانون در نظام جمهوری اسلامی ایران انتخاب قضات هیأت نظارت و عضو علی البدل آن در صلاحیت و بر عهده ی شورایعالی قضایی است.
۱- متن نظریه شورای نگهبان.
وظیفه ی وزیر دادگستری برقراری رابطه بین قوه ی قضاییه با

قوه ی مقننه و قوه ی مجریه است و عهده دار مسئولیت این وظیفه و وظایف مشترک با هیأت وزیران می باشد و درامور تشکیلاتی دادگستری مانند: اداره ی امور مالی، کارگزینی و پزشکی قانونی وظیفه و مسئولیتی ندارد و این امر به عهده ی شورایعالی قضایی است.
حال باید دید که حدود صلاحیت محلی هیأت نظارت کجاست؟ طبق ماده ۶ قانون ثبت هیأت نظارت هر استان به اختلافات و اشتباهات ثبتی مربوط به حوزه ی قضایی آن استان رسیدگی می کند بنابراین قلمرو صلاحیت محلی هیأت نظارت حوزه قضایی استان است و سایر تقسیم بندیهای منطقه ای ملاک عمل نمی باشد.
مبحث دوم- حدود صلاحیت ذاتی هیأت نظارت:
باتوجه به ماده ۶ قانون ثبت، هیأت نظارت به اختلات ثبتی و اشتباهات واشکالات ثبتی رسیدگی می نماید که معمولاً یک طرف این اختلاف اشخاص اعم از حقیقی و حقوقی و طرف دیگر اداره ی ثبت
می باشد این اختلافات ممکن است بر سر قبول یا عدم قبول تقاضای ثبت یا به صورت اعتراض بر نظریه ی رئیس ثبت در مواردی که قانون پبیش بینی کرده است باشد و در مورد اشتباهات ثبتی ممکن است اشتباه در مرحله ی قبول تقاضای ثبت یا در اثناء عملیات مقدماتی یادر ثبت ملک وصدور سند مالکیت یا در جریان تفکیک املاک رخ داده باشد در مورد اشکالات مربوط به تنظیم سند نیز ممکن است اشکال قبل از تنظیم سند با بعد از آن باشد.
در ۹ هیأت نظارت مبادرت به رسیدگی و اصرار رأی می نماید که ذیلاً به آن می پردازیم .
۱- مواردی که در تبصره ی الحاقی ماده ۲۰ قانون ثبت مصوب ۲۰/۲/۱۳۵۶ ذکر گردیده است.
ماده ۲۰ قانون ثبت بیان می دارد : «مجاوری که نسبت به حدود یا حقوق ارتفاقی حقی برای خود قائل است می تواند فقط تا سی روز از تاریخ تنظیم صورت مجلس تحدید حدود به وسیلة اداره ی ثبت به مرجع صلاحیت دار عرض حال دهد. مقررات مواد ۱۶-۱۷-۱۸-۱۹ (به استثنای اعتراض که سی روز است) در این مورد نیز رعایت خواهد شد. تقاضا کننده ثبتی که خود یا نماینده اش در موقع تحدید حدود حاضر نبوده و ملک مورد تقاضای او با حدود اظهار شده از طرف مجاورین مطابق ماده ۱۵ تحدید شده می تواند مطابق مقررات این ماده عرض حال اعتراض دهد.
تبصره: در دعاوی اعتراض به حدود ملک موردتقاضای ثبت واقع در محدوده قانونی شهرها که تا تاریخ تصویب این قانون مطرح شده است هرگاه اعتراض از طرف غیر مجاور به عمل آماده باشد و همچنین در صورت استرداد دعوی به موجب سند رسمی یا اخذ سند مالکیت از طرف معترض با حدودی که در صورت مجلس تحدید حدود تعین شده است دادگاه در جلسه اداری فوق العاده ی رسیدگی حسب مورد
قرار داد یا سقوط دعوی را صادر خواهد کرد و این قرار فقط قابل رسیدگی پژو
نسبت به اعتراضاتی که بعد از تصویب این قانون به عمل می آید در صورتی که اعتراض از طرف غیر مجاور به عمل آید یا معترض مجاور با حدود تعیین شده در صورت مجلس تحدید حدود سند مالکیت بگیرد یا به موجب سند رسمی از اعتراض خود بدون قید و شرط صرف نظر کند واحد ثبتی مربوط نظر خود را در بی اثر بودن اعتراض به معترض ابلاغ می نماید. معترض می تواند ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ نظر مزبور به هیأت نظارت شکایت نماید. رای هیأت نظارت قطعی است. در صورتی که اقامتگاه معترض معلوم نباشد نظر واحد ثبتی یک نوبت در روزنامه ای که برای آگهی های ثبتی تعیین شده منتشر
می گردد.
و معترض می تواند ظرف ده روز از تاریخ انتشار آگهی به هیأت نظارت شکایت نماید.

طبق تبصره ی مذکور نسبت به اعتراضاتی که بعد از تصویب آن ماده به عمل می آید در صورتی که اعتراض برحدود از طرف غیر مجاور به عمل آید یامعترض مجاور، با حدود تعین شده در صورت مجلس تحدید حدود سند مالکیت بگیرد یابه موجب سند رسمی از اعتراض خود چه اعتراض بر ثبت باشد چه اعتراض بر حدود یا حقوق ارتفاقی بدون قید وشرط صرف نظر کند رئیس اداره ثبت مربوطه نظر خود رامبنی بر بی اثر بودن اعتراض به معترض ابلاغ می نماید که معترض می تواند ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ نظر مزبور به هیأت نظارت شکایت نماید و رأی هیأت نظارت قطعی خواهد بود. این موارد در حقیقت از مصادیق اختلافات ثبتی است.
۲- موارد مذکور در بند ۱ ماده ۲۵ اصلاحی قانون ثبت مصوب ۱۸/۱۰/۱۳۵۱٫
بند ۱ ماده ی ۲۵ قانون ثبت بیان می دارد که هرگاه در اجرای مقررات ماده یازده از جهت پذیرفتن تقاضای ثبت اختلافاتی بین اشخاص و اداره ثبت واقع شود و یا اشتباهی تولیدگردد ویادر تصرف اشخاص تزاحم و تعارض باشد و رفع اختلافات وتعیین تکلیف و یا ابطال و یا اصلاح درخواست ثبت با هیأت نظارت است. تبصره ۳۵ همان ماده می گوید:
رسیدگی هیأت نظارت در موارد مذکور در بندهای ۱ و ۲ این ماده تا وقتی است که ملک در دفتر املاک به ثبت رسیده باشد.
رای هیأت نظارت در این مورد باتوجه به تبصره ی ۴ ماده ی ۲۵ قانون ثبت ناظر به بند ۱ همان ماده غیر قطعی است در توضیح این بند ماده ی ۳ آیین نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیت ممارض وهیأت نظارت و شورایعالی سه مورد را ذکر و بندهای ۱و۲و۳ را به آن اختصاص داده است. در بند ۱ آیین نامه آمده است که «هر گاه از جهت پذیرفتن تقاضای ثبت بین اشخاص واداره ی ثبت اختلاف حاصل شود ویادر تصرف اشخاص تزام وتمارض باشد باید کلیه ی مدارک طرفین اخذ و با تعیین وقت مناسب آنها را برای معاینه ی محلی به وسیله ی اخطار دعوت نموده و متذکر شوند که اولاً عدم حضور هر یک از طرفین مانع رسیدگی نخواهد بود.»
ثانیاً-هر یک از اطرفین می توانند تا قبل از وقت رسیدگی برای ملاحظه واطلاع از مدارک دیگری به اداره ثبت مراجعه نمایند و سپس در وقت مقرر با معاینه و تحقیق محلی نسبت به تصرفات آنها در رسیدگی و مراتب را صورت مجلس وا ظهارات طرفین و حاضرین را در آن قید و به امضاء حضار رسانیده، چگونگی را باارسال سوابق و اظهار نظر صریح خود مبنی بر اینکه چه شخص متصرف است و تصرفات به چه نحو می باشد و به هیأت نظارت گزارش نماید.
و در بند ۲ می گوید: «درمواردی که بعد از قبول درخواست ثبت دیگری مدعی بوشد که در پذیرفتن تقاضا اشتباه شده و متقاضی متصرف مورد تقاضا نبوده ومدعی تصرف حین تقاضا باشد باید مقدمتاً مدارک مدعی را مطالبه وچگونگی راضمن ارسال کلیه ی سوابق و اظهار نظر خود به اینکه ادعای مدعی با توجه به سوابق مقرون به واقع نظر می رسد به ثبت استان گزارش نماید.»
ثبت استان چنانچه باتوجه به سوابق امر تحقیق محلی رالازم بداند دستور مقتضی به واحد مربوطه خواهد داد و در این صورت واحد مزبور با تعیین وقت مناسب طرفین را برای معاینه و تحقیقا

ت محلی دعوت و در اخطار مربوطه متذكر شود كه :
اولاً-عدم حضور مانع رسيدگي نخواهد بود.
ثانياً- هر يك از طرفين مي تواند براي ملاحظه و اطلاع ازمدارك تسليمي طرف ديگر تا قبل از وقت رسيدگي به اداره ثبت مراجعه نمايند. در وقت مقرر بامعاينه محلي و تحقيق از شهود و مجاورين بايد معلوم نمايند كه ملك مورد ادعا حين تقاضاي ثبت در تصرف مالكانه‌ي چه شخصي بودن را نيز ذكر و به امضاء شهود و افراد ذينفع رسانده و سپس گزارش جريان را با اظهار نظر صريح تهيه و به ضميمه ي كليه ي سوابق براي طرح درهيأت نظارت ارسال دارند. و در بند ۹ مي گويد: «درمواردي كه تقاضاي ثبت كلاً يا جزءاً مبني بر اشتباه پذيرفته شده باشد در گزارش يابد تصريح شود كه متقاضي با قائم مقام او حاضر به استرداد مورد تقاضا ويا تمكين به اصلاح مورد اشتباه است يا نه؟»
بدين ترتيب نحوه عمل ادارات ثبت مربوطه درمورد اختلافاتي كه قبل از قبول تقاضاي ثبت بروز كند با اختلافاتي كه بعد از پذيرفتن تقاضاي ثبت پديد آيد متفاوت و وظايف آنها ممكن است درمورد اول اداره ي ثبت منطقه دخالتي ندارد و واحد ثبتي مربوطه وظايف و تكاليف مقرره را انجام مي دهد و به هيأت نظارت انسان گزارش مي كند اما در مورد دوم نخست بايد مراتب به اداره ي ثبت منطقه گزارش شود وطبق دستور آن اداره اقدام گردد و به هرحال همانطور كه در تبصره ي
۳ماده ي ۲۵ قانون ثبت تصريح شده است اين اقدامات مربوط به قبل از ثبت ملك در دفتر املاك است.ضمناً همانطور كه واضح است موارد مذكور در بند ۱ ماده ي ۲۵ از مصاديق بارز اختلاف و اشتباهات ثبتي است.
۳- اشتباهي كه در جريان عمليات مقدماتي ثبت واقع شده باشد:
در مورد اشتباهاتي كه در جريان عمليات مقدماتي ثبت واقع شده و قبل از ثبت ملك دردفتر املاك مورد توجه قرار گرفته باشد دراين مورد اگر هيأت نظارت تشخيص دهد كه اشتباه موثري واقع شده است آن اشتباه و همچنين عمليات بعدي كه اشتباه مزبور آن موثر بوده ابطال وجريان ثبت طبق مقررات تجدید يا تكميل يا اصلاح مي گردد.
بند ۲ماده قانون ثبت در بیان این مورد چنین می گوید: «هر گاه هیأت نطارت تشخیص دهد که در جریان مقدماتی ثبت املا ک اشتباه مؤثر واقع شده آن اشتباه و همچنین عملیات بعدی که اشتباه مزبور در آن مؤثر بوده،ابطال و جریان ثبت طبق مقررات به دستور هیأت نظارت تجدید یا تکمیل یا اصلاح می گردد».
– تبصره‌ي ۱ ماده ۲۵ قانون ثبت بيان مي دارد :«درمواردي كه بر حسب تشخيص هيأت نظارت مقرر شود كه آگهي‌هاي نوبتي تجديد گردد كه ظرف سي روز از تاريخ انتشار آگهي مجدد كه فقط يك نوبت خواهد بود معترضين اعتراض خواهند داشت.»
– تبصره‌ي ۲ ماده ۲۵ قانون مذكور مي‌گويد «در صورتي كه اشتباه از طرف درخواست كننده‌ي ثبت باشد هزينه‌ي تجديد عمليات مقدماتي ثبت به طريقي كه در آيين نامه تعيين خواهد شد به عهده‌ي درخواست كنند خواهد بود.»
تبصره‌ي ۳ ماده‌ي ۲۵ قانون فوق الذکر مي‌گويد «رسيدگي هيأت نظارت درموارد مذكور در بندهاي ۱ و ۲ اين ماده تا وقتي است كه ملك دردفتر املاك به ثبت نرسيده باشد.»
رأي هيأت نظارت در اين مورد طبق تبصره‌ي ۴ ماده‌ي ۲۵قانون ثبت قطعي است ماده ۳ آيين نامه‌ي اجرايي رسيدگي اسناد مالكيت معارض هيأت نظارت و شورايعالي مي‌گويد كه در مورد گزارش اشتباهات واقع درعمليات مقدماتي با به هيأت نظارت بايدنكات زير رعايت شود:

الف- در مورد اشتباه شماره‌ي ملك در آگهي‌ها تعيين گردد كه شماره‌ي اصلي يا فرعي و در محل نصب پلاك است يا نه وشماره‌ي مقدم وموخر شمار‌ه‌ي صحيح ملك چيست؟
ب- در مورد اشتباه در عمليات تحدیدی وآگهي‌ آن توضيح داده شود كه عمل به تبصره‌ي ماده‌ي ۱۵ اصلاحي قانون ميسر است يا نه و ضمناً وضع ثبتي مجاورين از هر حيث گزارش شود.
ج- نسبت به اشتباه در نام ونام خانوادگي تصريح شود كه در ساير مشخصات اختلافي موجود است يا نه؟
د- نسبت به اشتباه درشمار‌ه‌ي اصلي قريه با مزرعه يا قنات ذكر شود كه نام آن صحيحاً‌ آگهي شده است يا نه؟
ه- در مورد اشتباه در مبدأ ومظهر ومدار قنوات اعلام گردد كه تا تاريخ صدور گزارشي سهامي از آن منتهي به صدور سند مالكيت گرديده است يا نه؟
و- چنانچه با انتقال تمام يا قسمتي ازمورد تقاضا به ديگري اشتباهاً آگهي به نام فروشنده صادر شده باشد تصريح شود كه اطلاع اداره‌ي ثبت از وقوع انتقال قبل از انتشار آگهي‌ها بوده يا بعد از آن و تاريخ اطلاع اداره وانتشار آگهي‌ها ذكر شود.
ز- نسبت به حق الشرب وحق گردش آسيا و امثال آن كه در گواهي اشتباهاً قید ‌يا اصولاً از قلم افتاده تصريح نمايد، كه نسبت به قنات مورد انتفاع جريان ثبتي درچه مرحله است و آيا ضمن تقاضا و يا تعيين حدود آن حقوقي كه به شرح بالا درآگهي از قلم افتاده و يا اشتباه شده براي ملك مورد گزارش گواهي شده است يا نه؟
ح- در مورد اشتباه در تاريخ انتشار آگهي معلوم شود تاريخي كه براي انتشار در نظر گرفته شده بوده است مصادف با تعطيلی بوده ويا روزانتشار روزنامه نبوده و تصريح شود كه قبلاً در مورد ساير شماره‌هاي مندرج در آگهي در هيأت نظارت مطرح شده يا نه و در صورت طرح رأي هيأت به چه كيفيت صادر گرديده است؟
ط-درمورد اشتباه در عمليات ثبتي املاكي كه قسمتي از آن اختصاص و قسمت ديگر مشترك باشد بايد گزارش امر به ضميمه كروكي ملك فرستاده شود.
ي- درهر مورد كه از طرف سازمان ممكن ويا اداره‌ي تعاون و امور روستاها اداره كشاورزي مستنداً به ماده ۱۷ قانون تقسيم وفروش املاك مورد اجاره به زارعين مستاجر‏ مورد تقاضاي ثبت كلاً يا بعضاً موات اعلام مي‌شود بايد موارد ذيل در گزارش تصريحاً قيدگردد:
۱- ملك مورد ادعا در چه تاريخي درخواست ثبت شده و مستند قبول تقاضا چه بوده است؟
۲- آيا ملك سابقه‌ي شماره‌گذاري در دفتر توزيع اظهارنامه دارد يا نه و در صورت وجود سابقه‌ي شماره،‏ گزارش مربوطه به زمان اجراي مقررات ثبت عمومي باشد يا بعداً براي آن تعيين شماره شده است .
۳- منشاء و مستند مالكيت متقاضي ثبت چه بوده است؟
۴- نوع ملك ونحوه‌ي تصرف متقاضي ثبت چگونه است ودر صورتي كه موات بوده وقسمت‌هايي از آن بعداً احيا شده آن مقدار كه احياء و عمران شده به چه ميزان است و چه عمليات عمراني در آن به عمل آمده و مربوط به چه زماني است؟
۵- نقشه‌اي كه شامل محدوده‌ي كلي مورد تقاضا و مشخص وضع زمين از جهت ايمان

ي ومستحدثات حدود و مساحت اراضي معمور و موات باشد تهيه ارسال گردد.
۶- در مواردي كه شهرداري‌ها وادارات دولتي بر طبق مقررات مربوطه تمام یا قسمتي از مورد تقاضاي ثبت را قابل تملك خصوصي ندانند نيز به شرح مذكور عمل خواهد شد . به طوري كه از امكان قرار در بند ۲ ماده‌اي ۲۵ قانون ثبت استفاده مي‌شود، ابطال عمليات ثبتي كه اشتباه در آن موثر بوده و تجديد يا تكميل‌ يا اصلاح جريان ثبت طبق قانون در صورتي است كه جريان مقدماتي ثبت ملاك اشتباه موثر واقع شده باشد و اگر اشتباه موثر نباشد عمليات ثبتي ابطال نمي‌شود.
تفويض اختيارات هيأت نظارت به روساي واحدهاي ثبتي:
چون منظور از تصويب مواد اصلاحي قانوني ثبت و آيين‌نامه‌ها انجام مراجعات ومشكلات ارباب رجوع مي‌باشد و در امور جاري هيأت نظارت ملاحظه مي‌شود نسبت به بعضي مواد كه اتخاذ تصميم از ناحيه روساي واحدهاي ثبتي با (اجازه‌ اين هيأت) در ظرف مدتي اندك امكان دارد و با رد و بدل شدن گزارشها و احياناً مكاتبات متعددي كه براي روشن شدن مطالب بعمل مي‌آيد مدتها وقت مامورين محلي و هيأت نظارت اشغال وطبعاً اتخاذ تصميم مدتي به تأخير مي‌افتد عليهذا هيأت نظارت ثبت منطقه مركزي با اختيار حاصله از ماده ۱۰ آيين نامه ماده ۲۵ اصلاحي قانون ثبت در جلسه مورخ ۲۸ خرداد ۱۳۵۳ ضمن تعيين موارد جديدي علاوه بر موضوعات مذكور در دستور شماره ۳۷۰۰-۲۴/۸/۵۲ كليه مواردي كه اتخاذ تصميم درباره آنها طبق نظريه كلي اين هيأت بعهده آقايان روساي واحدهاي ثبتي گذارده مي‌شود شرح زير تاييد و تصويب مي‌نمايد:
الف: اشتباهات موثر در آگهي هاي نوبتي:
۱- اشتباه در نام متقاضي ثبت يا قائم مقام قانوني او.
۲- اشتباه در نام نام خانوادگي متقاضي ثبت در مواردي كه نام خانوادگي اساساً آگهي‌ نشده و يا تمام نام خانوادگي اشتباه شده باشد.
۳- اشتباه در محل وقوع ملك در صورتيكه طوري ذكر شده باشد كه منطبق با محل ديگري گردد.
۴-اشتباه در نوع ملك.
۵- اشتباه در شماره‌اصلي ملك يا عدم ذكر آن.
۶- اشتباه درشماره فرعي ملك در موارديكه اشتباه در اظهار نامه هم بعمل آمده باشد.
۷- اشتباه در نام قريه يا مزرعه يا قنات مورد تقاضاي ثبت.
۸- در مواردي كه تقاضا به ديگري منتقل شده وپرونده‌هاي حاكي از امر انتقال بوده معهذا اشتباهاً آگهي‌هاي نوبتي به نام انتقال دهنده منتشر شده باشد.
ب- اشتباهات غير موثر درآگهي هاي نوبتي:
۱- اشتباه در شماره‌ي فرعي ملك كه در اظهارنامه صحيحاً قيد ولي درآگهي اشتباه شده باشد.
۲-اشتباه درمضاف اليه نام خانوادگي يا عدم ذكر مضاف اليه .
۳- عدم قيد نام خانوادگي مالك در صورتيكه نام پدر قيد شده باشد.
۴- هرگاه آگهي‌ زائد بر ميزان مورد تقاضاي ثبت منتشر شده باشد.
۵- هرگاه اطلاع اداره ثبت از وقوع معامله بعد از انتشار آگهي بوده ومورد تقاضا بنام انتقال دهنده آگهي شده باشد.
۶- اشتباه در ذكر شهرت ملك با عدم ذكر آن.
۷- اشتباهات موثر درآگهي تحدیدی.

۱- اشتباه در شماره پلاك اعم از اصلي يا فرعي ياعدم ذكر هريك از آنها
۲- اشتباه يا عدم ذكر نام يا متقاضي ثبت يا قائم مقام قانوني وي.
۳- اشتباه در محل وقوع ملك و همچنين عدم ذكر محل وقوع ملك.
۴- اشتباه در نوع ملك همچنين عدم ذكر نوع ملك

۵- عدم رعايت ماده ۱۴ قانون ثبت بدين ترتيب كه در انتشار آگهي‌ تحدیدی رعايت ترتيب شماره املاك نشده باشد.
۶- عدم رعايت ماده ۶۷ آيين نامه قانون ثبت كه بايد فاصله انتشار آگهي‌ تحدیدی و روز تحدید حدود كمتر از بيست روز وبيش از ۶۰ روز نباشد.
۷- در صورتيكه با وجود اطلاع اداره از وقوع معامله قبل از انتشار آگهي‌ تحدیدی اشتباهاً آگهي تحدیدی بنام فروشنده منتشر شده باشد.
د- اشتباهات غير موثر در آگهي‌ تحدیدی:
۱- اشتباه در مضاف اليه نام خانوادگي با عدم قيدآن.
۲- عدم قيد و يا اشتباه در ذكر نام و نام خانوادگي بعضي از شركا مشروط بر اينكه حداقل نام و نام خانوادگي يكي از متقاضيان صحيح آگهي‌ شده باشد.
۳- اشتباه درذكر مقدار مورد تقاضا اعم از اينكه بيشتر يا كمتر آگهي شده باشد.
۴- اشتباه در نشر آگهي‌بنام فروشنده در صورتيكه اطلاع اداره از وقوع معامله پس از انتشار اگهي‌ تحدیدی باشد.
۵- انتشار آگهي‌ تحدید حدود اختصاصي قبل از آگهي‌انتشار ماده ۱۴ قانون ثبت.
ه- اشتباهات در عمليات ثبتي:
۱- هرگاه صرفاً در ذكر جهات اربعه ملك در صورت مجلس تحدید حدود اشتباه شد باشد پس از تطبيق با مجاورين كه تحدید آنها بعمل آمده و احراز عدم تجاوز به مجاورين و شوراع اصلاح صورت مجلس تحديد بلامانع است.
۲- هر گاه تحدید حدود ملكي به معرض مالك يا نماينده‌ي قانوني او در وقت مقرر بعمل آمده و اشتباهاً صورت مجلس تحدید حدود به امضاء مالک يا نماينده قانوني او نرسيده باشد در صورتيكه با مجاورين اختلافي در بين نباشد مانعي ندارد كه صورت مجلس تحدیدی با حضور نماينده ثبت به امضاء متقاضي يا قائم مقام قانوني او برسد.
۳- هرگاه تحدید حدود در غير روز مدكور در آگهي‌‌ تحدیدی بعمل آمده و همچنين در صورتيكه صورت مجلس تحدیدی به امضاء نماينده مجدد نرسيده باشد و در هر دو مورد عمليات تحدیدی با انتشار آگهي‌ تحدیدی تجديد خواهد شد.
۴- در مواردي كه نقشه بردار در عمليات تحدیدی حاضر بوده و نقشه مربوطه را تهيه و امضاء و تسليم نموده است و صورت مجلس تحدیدی هم با ذكر طول اضلاع تنظيم شده ولي اشتباهاً صورت مجلس تحدیدی به امضاء نقشه‌بردار نرسيده باشد در صورتيكه نقشه با صورت مجلس تحدیدی از هر حيث منطبق بوده و هيچگونه اختلافي نداشته باشد ادامه عمليات ثبتي بلامانع است.
و: اشتباهات در ا ملاك ثبت شده:
۱- هرگاه شماره ويا شهرت ويا نوع ملك و يامحل وقوع آن و همچنين نام و نام خانوادگي مالك در اظهارنامه وآگهي‌هاي نوبتي صحيحاً قيد ولي در موقع ث بت ملك در دفتر املاك يا سند مالكيت يا در يكي از موارد مذكور اشتباهي شده باشد پس از رسيدگي وا حراز وقوع اشتباه مراتب در ستون ملاحظات ثبت و سند مالكيت توضيح داده شود.

۲- هر گاه نام پدر مالك به شماره شناسنامه مالك يا محل صدور آن در اظهار نامه صحيحاً قيد ولي در موقع ثبت ملك دردفتر املاك يا در سند مالكيت اشتباهي شده باشد پس از رسيدگي و تطبيق شناسنامه متقاضي با اظهار نامه و نبودن اختلافي در ساير مشخصات شناسنامه در رفع اشتباه به طريق فوق اقدام گردد.

۴- هرگاه سهم مالك اشتباهاً زايد بر ميزاني كه تقاضا و آگهي‌شده يا مورد انتقال واقع گرديده ثبت وسند مالكيت صادر و تسليم شده باشد ومالك حاضر و كتباً اين موضوع را گواهي و سند مالكيت را براي ا صلاح تسليم نمايد وبا قيد توضيح لازم در ملاحظات ثبت ملك وسند مالكيت در رفع اشتباه اقدام شود.
۵-هر گاه در تعيين شماره ملك يكي از مجاورين در صوت مجلس تحدیدی وثبت املاك يا يكي از آنها اشتباه شده باشد با معاينه محل و تطبيق با پرونده‌ مجاور و احراز وقوع اشتباه و نبودن اختلاف و تعارض در صورتيكه در حد فاصل تغييري داده نشود و اقدام برفع اشتباه خللي به حق غير نرساند در رفع اشتباه با قيد شماره سحيح ملك در ملاحظات ثبت ملك و سند مالكيت اقدام نشود.
۶- هر گاه معامله از نوع شرطي يا رضي يا اجاره وا مثال آن بوده ولي در موقع ثبت آن اشتباهاً بعنوان معامله قطعي ثبت دفتر املاك شده باشد ويا بالعكس پس از احراز وقوع اشتباه و تحقيق از دفتر خانه مربوطه در صورتيكه سند مالكيت از اين جهت اشتباهي نداشته باشد و دفتر املاك اصلاح والا پس از مطالبه وملاحظه سند مالكيت يكجا اقدام گردد.
۷- در موردي كه ثبت ملك در دفتر املاك با استناد سند انتقال رسمي بوده و در يكي از مشخصات شناسنامه انتقال گيرنده موقع تنظيم سند انتقال اشتباهي رخ داده باشد و به همان اشتباه ملك به نام خريدار به ثبت رسيده و سند مالكيت صادر شده باشد بايد در صورت امكان بدواً در اصلاح سند رسمي وسيله دفتر خانه مربوطه طبق مقررات اقدام و سپس مراتب در ملاحظات ثبت ملك وسند مالكيت قيد نشود و در صورت عدم حضور طرف معامله با تحقيق از اداره ثبت احوال و احراز اشتباه فوق اقدام گردد.
۷- در موردي كه ثبت ملك در دفتر املاك با استناد سند انتقال رسمي بوده ودر يكي از مشخصات شناسنامه انتقال گيرنده موقع تنظيم سند تنظيم سند انتقال اشتباهي رخ داده باشد و با همان اشتباه ملك بنام خريدار به ثبت رسيده و سند مالكيت صادر شده باشد بايد در صورت امكان بدواً دراصلاح سند رسمي وسيله دفتر خانه مربوطه طبق مقررات اقدام و سپس مراتب درملاحظات ثبت ملك و سند مالكيت قيد نشود ودر صورت عدم حضور طرف معامله با تحقيق از اداره ثبت احوال و احراز اشتباه بشرح فوق اقدام گردد.
۸- هرگاه‏ در سند مالكيت و ثبت دفتر املاك بواسطه اشتباه دفترخانه در تنظيم خلاصه معامله برخلاف مدلول سند انتقال اشتباهي روي داده باشد پس از احراز وقوع اشتباه و اعلام كتبي دفترخانه مربوطه دائر بر اينكه سند معامله صحيح تنظيم گرديده ب توضيح لازم در ستون ملاحظات ثبت يا سند مالكيت در رفع اشتباه اقدام گردد.حدید يا صورت مجلس تفكيك يا تقسيم نامه رسمي يا دادنامه افراد بطور صحيح قيد نشده ليكن در موقع ثبت ملك در دفتر املاك حدي ساقط يا اشتباه شود.
پس از احراز وقوع اشتباه با توجه به سوابق مربوطه و انطباق با مجاور ونبودن اختلاف مراتب در ملاحظات ثبت و سند مالكيت قيد شود.

۱۰- هرگاه در ذكر جهات اربعه ملك اشتباه شده و با همان اشتباه ملك در دفتر املاك ثبت شده باشد پس از احراز اشتباه شرط اينكه اختلافي با مجاورين و همچنين اختلافي در حد فاصل نباشد اصلاح آن بلا مانع است.
ز- امور متفرقه:
۱- هرگاه در نتيجه تغيير وضع مجاور املاك ثبت شده و تبديل حد به كوچه اصلاح سند مالكيت درحدي كه قبلاً بملك مجاور و فعلاً به كوچه محدود است تقاضا شود در صورتيكه كوچه مورد بحث‌ بن بست نباشد وشهرداري نيز عمومي بودن كوچه راتاييد نمايد اصلاح ثبت دفتر ا ملاك و سند مالكيت از اين جهت مانعي نخواهد داشت.
۲- در مورد كسر مساحت و طول اضلاع چنانچه مالك كتباً تقاضاي اصلاح مالكيت خود را بنمايد و با كسر مساحت وطول اظلاع موافق باشد و مورد ثبت در وثيقه وبازداشت و بند (ز) نباشد اصلاح ثبت ملك وسند مالكيت بلامانع است.
۳- در مواردي كه مساحت و طول اضلاع ملكي به منظور اجراي طرح شهرداري كسر و ثبت دفتر املاك و سند مالكيت اصلاح شده باشد و بعدا شهرداري از طرح اصلاحي انصراف حاصل نمايد وملك تقاضاي اصلاح سند مالكيت را به صورت اوليه بنمايد و سند به وضع اوليه بشرط موافقت شهرداري بلا مانع است:
به منظور حسن اجراي تصميمات فوق تذكرات ذيل براي توجه روساي واحدهاي ثبتي ضروري به نظر مي‌رسند:
۱- دقت فرمايند كه موارد موضوعاً با هر يك از اختيارات تفويضي كاملاً و بدون ابهام منطبق باشد و اگر كوچكترين ترديدي در عدم انطباق مورد با موارد اختيارات به نظرشان مي‌رسد اصل را بر عدم انطباق گذارده و مراتب را به هيأت نظارت گزارش نمايند.
۲- تصميماتي كه با استناد اين اختيارات اتخاذ مي‌فرمايند بايد با اشاره به هر يك از موارد اختيارات و رعايت كامل موازين قانوني و ثبتي باشد.
۳- در موارديكه بر حسب تشخيص رئيس ثبت مقرر شود كه آگهي‌هاي نوبتي تجديد گردد طبق تبصره يك ماده ۲۵ قانوني اصلاحي ثبت آگهي نوبتي فقط يك نوبت با قيد اينكه مدت ا عتراض ظرف سي روز از تاريخ انتشار آگهي مجدد خواهد بود منتشر خواهد شد.
۴- اشتباهات قلمي
اشتباهات قلمي كه در موقع ثبت ملك و يا ثبت انتقادات بعدي صرفاً به علت عدم توجه و عدم دقت نويسنده‌ي سند مالكيت يا دفتر املاك مخالف يا مغاير سند رسمي يا حكم قضايي دادگاه باشد هيأت نظارت پس از رسيدگي واحراز وقوع اشتباه دستور اصلاح ثبت دفتر املاك وسند مالكيت را صادر خواهد كرد (بند ۳ ماده ۲۵قانون ثبت) رأي هيأت نظارت در اين مورد طبق تبصره‌ي ۴ ماده ۲۵ قانون ثبت قطعي است.
۵- اشتباهاتي كه در جريان عمليات مقدماتي پيش آمده و در موقع ثبت ملك در دفتر مورد توجه واقع شده:
اشتاباهاتي كه درجريان عمليات مقدماتي پيش آمده و در موقع ثبت ملك در دفتر مورد توجه قرار نگرفته و بعد از ثبت ملك اداره‌ي ثبت متوجه شود در هيأت نظارت مطرح مي‌شود ودر صورتي كه پس از رفع اشتباه و اصلاح آن را صادر مي‌نمايد ودر صورتي كه اصلاح مزبور خللي به حق كسي برساند به شخص ذينفع اخطار مي‌كند كه مي‌تواند به دادگاه مراجعه نمايد و اداره ي ثبت دستور رفع اشتباه يا اصلاح آن را پس از تعيين تكليف نهايي د

ردادگاه صادر خواهد نمود و رأي هيأت در اين خص

وص قطعي است.
بايد دانست كه هيأت نظارت با استفاده از اختياراتي كه ماده‌ي ۲ لايحه‌ي قانوني راجع به اشتباهات ثبتي و اسناد مالكيت معارض به او داده است در جلسه‌ي مورخه‌ي ۶/۱۱/۱۳۳۳ به روساي ثبتي كه اجازه‌ي امضاء اسناد مالكيت ودفاتر را دارند، اجازه داده است كه اشتاباهات قلمي زير را دفتر املاك و سند مالكيت به شرحي كه مقر داشته است اصلح نمايند:
۱- هرگاه شماره و يا شهرت و يا نوع ملك و يا محل وقوع آن و همچنين نام و نام خانوادگي مالك در اظهار نامه و آگهي‌هاي نوبتي صحيحاً قيد ولي در موقع ثبت ملك دردفتر املاك يا سند مالكيت دريكي از موارد مذكوره اشتباهي شده با شد پس از رسيدگي و احراز وقوع اشتباه درستون ملاحظات ثبت و در سند مالكيت توضيح داده شود.
۲- هر گاه نام پدرمالك يا شماره شناسنامه يامحل صدورآن در اظهار نامه صحيحاً قيد ولي در موقع ثبت ملك در دفتر املاك يا در سند مالكيت اشتباهي شده باشد پس از رسيدگي وتطبيق شناسنامه‌ي متقاضي با اظهار نامه و نبودن اختلافي در ساير مشخصات شناسنامه دررفع اشتباه به طريق فوق اقدام شود.
۳- هر گاه نام يا نام خانوادگي يا شماره شناسنامه‌ي مالك در اظهار نامه و آگهي يا يكي از آنها اشتباه شده و با همان اشتباه ملك به ثبت رسيده باشد پس از احراز انطباق شناسنامه‌ي متقاضي به وسيله‌ي تحقيق از اداره‌ي آمار و تصرفات مالكانه و بلامعارض او و نبودن اختلافي در ساير مشخصات شناسنامه نيز به ترتيب فوق در رفع اشتباه اقدام گردد.
۴- هرگاه نام پدرمتقاضي با شماره شناسنامه يا محل صدور آن در اضهار نامه اشتباهاً وبا همان اشتباه ملك در دفتر ثبت وسند مالكيت صادر شده باشد پس از احراز وقوع اشتباه و انطباق شناسنامه‌ي متقاضي به وسيله‌ي تحقيق از اداره‌ي آمار و نبودن اختلافي

در ساير مشخصات شناسنامه در رفع اشتباه به طريق فوق اقدام مي‌گردد.
۵- در مواردي كه ثبت ملك در دفتر املاك به استناد سند انتقال رسمي بوده و در يكي از مشخصات شناسنامه گيرنده وموقع تنظيم اشتباهي رخ داده باشد و با همان اشتباه ملك

به نام خريدار به ثبت رسيده و سند مالكيت صادرشده باشد بايد در صورت امكان بدواً در اصلاح سند رسمي وسيله‌ي دفتر خانه‌ي مربوطه طبق مقررات اقدام و سپس مراتب در ملاحظات ثبت ملك و سند مالكيت قيد شود و در صورت عدم امكان با تحقيق از اداره‌ي آمار واحراز اشتباه به شرح فوق در رفع اشتباه اقدام گردد .
۶- هر گاه سهم مالك اشتباهاً زايد بر ميزاني كه تقاضا وآگهي‌شده يا مورد انتقال واقع گرديده ثبت و سند مالكيت صادر و تسليم شده باشد ومالك در اداره حاضر و كتباً اين موضوع را گواهي و سند مالكيت را براي اصلاح تسليم نمايد با قيد توضيح لازم در ملاحظات ثبت ملك و سند مالكيت در رفع اشتباه اقدام شود.
۷- هرگاه در تعيين شماره‌ي ملك يكي از مجاورين در صورت مجلس تحدیدی ثبت ملك يا يكي از آنها اشتباه شده باشد با معاينه‌ي محل و تطبيق با پرونده‌هاي مجاور و احراز وقوع اشتباه ونبودن اختلاف و معارض به طوري كه اقدام به رفع اشتباه باعث تضييع حق احدي نشود. در رفع اشتباه با قيد شماره‌ي صحيح ملك مجاور در ملاحظات ثبت ملك وسند مالكيت اقدام نشود.
۸- هرگاه در ثبت ملك و سند مالكيت به واسطه‌ي اشتباه دفتر خانه در تنظيم خلاصه‌ي معامله برخلاف مدلول سند انتقال اشتباهي روي داده باشد پس از احراز اشتباه و اعلام كتبي دفترخانه‌ي مربوط به صحت آن با توضيح لازم در ستون ملاحظات ثبت يا سند مالكيت در رفع اشتباه اقدام گردد.
۹- هر گاه معامله شرطي يا رهني يا اجاره‌و امثال آن بوده ولي در موقع ثبت اشتباهاً به عنوان معامله‌ي قطعي ثبت دفتر املاك شده باشد پس از احراز وقوع اشتباه و تحقيق ازدفترخانه مربوطه در صورتي كه سند مالكيت به متعامل تسليم نشده يا متعامل حاضر به تسليم مالكيت اشتباه شده باشد مراتب را در ستون ملاحظات ثبت ملك يا سند مالكيت توضيح داده و رفع اشتباه شود.
۶- تعارض اسناد مالكيت:
اگر دو سند مالكيت كلاً يا بعضاً تعارض داشته باشد يا در خصوص حقوقي ارتفاقي متعارض باشند و رسيدگي و اتخاذ تصميم در مورد تعارض‌ عدم تعارض آنها با هيأت نظارت است و رأي هيأت نظارت دراين مورد غير قطعي و قابل تجديد نظر خواهد بود.
هرگاه طبق تشخيص هيأت نظارت نسبت به ملكي كلاً يا بعضاً اسناد مالكيت متعارض صادر شده باشد خواه تعارض نسبت به اصل ملك باشد خواه نسبت به حدود يا حقوقي ارتفاقي آن‏، سند مالكيتي كه ثبت آن موخر است سند مالكيت معارض ناميده مي‌شود. بنابرا

ين اگر تاريخ ثبت دو سند مالكيت متفاوت باشد آنكه تاريخش موخر است سند مالكيت معارض است و اگر تاريخ ثبت دو سند يك روز باشد مالكيتي كه شماره ثبت ان بيشتر است وموخر الثبت مي‌باشد معارض خواهد بود.
طبق بند ۲ ماده‌ي ۳ لايحه‌ي قانوني به اشتباهات ثبتي و اسناد مالكيت معارض و ماده‌ي ۱ آيين نامه اجرايي آن:

۱- ادارات و واحدهاي ثبتي مكلفند و به محض اطلاع از صدور اسناد معارض مشخصات سند معارض وسند ثبت مقدم را طي بخشنامه به دفاتر اسناد رسمي حوزه‌ي خود ابلاغ نمايند.
۲- در صورتي كه هيأت نظارت يا شورايعالي ثبت در تجديد رسيدگي وقوع تعارض را محرز بداند اداره‌ي ثبت مكلف است مراتب را كتباً به دارنده ي سند مالكيت معارض ابلاغ و به او اخطار كند كه ظرف دو ماه ازتاريخ ابلاغ قانوني اخطاريه به دادگاه حقوقي صلاحيت دار محل وقوع ملك مراجع و گواهي اقامه‌ي دعوي را به اداره‌ي ثبت محل تسليم و رسيد اخذ نمايد.
۳- گزارش كار را به نحوي كه هيچ‌گونه ابهامي در آن نباشد به هيأت نظارت ارسال دارند.
۴-در صورتي كه دارنده‌‌ي سند مالكيت معارض ظرف دو ماه از تاريخ ابلاغ اخطاريه به دادگاه محل وقوع ملك مراجعه نكند و گواهي طرح دعوي را به اداره‌ي ثبت محل تسليم و رسيد اخذ نمايد و دارنده‌ي سند مالكيت مقدم گواهي عدم طرح دعوي را از مراجعه صالحه دريافت ودر مدت مزبور تقديم كند، اداره‌ي ثبت مكلف است كه سند مالكيت معارض را نسبت به مورد تعارض ابطال ومراتب ار در ستون ملاحظات ثبت ملك در دفتر املاك قيد و به دارنده‌ي سند مالكيت مزبور ودفاتر اسناد رسمي حوزه‌ي خود پيرو و بخشنامه‌ي قبلي اعلام مي‌نمايد واين تنها موردي است كه اداره‌ي ثبتي بدون حكم دادگاه راسا سند مالكيت را باطل مي‌كند.
۵- اگر به موجب رأي هيأت نظارت يا شورايعالي ثبت موضوع تعارض منتفي گردد يا در ميزان آن تغييري داده شود اداره‌ي ثبت بايد مراتب را درتعقيب بخشنامه‌ي نخستين به دفاتر اسناد رسمي آن حوزه ابلاغ نمايد و طبق ماده ۱ آيين نامه‌ي اجرايي لايحه‌ي قانوني راجع‌به اشتباهات ثبتي واسناد مالكيت معارض در نقاطي كه پاسخ استعلام به وسيله‌ي ماشين‌هاي الكترونيكي تهيه مي‌شود به ماشين‌هاي مزبور نيز اطلاع لازم بايد داده شود.
طبق ماده ۴ همان قانون مادام كه تكليف نهايي معلوم نشده است ادارات ثبت بايد صدور سند مالكيت جديد خودداري نمايند.
۶- برابر تبصره‌ي ماده اول قانون افراز وفروش املاك مشاع نسبت به ملكي كه براي آن سند مالكيت معارض صادر شده است تا زماني كه رفع تعارض نشده اقدام به افراز نخواهد كرد.
دفاتر اسناد رسمي پس از اطلاع از صدور سند مالكيت معارض حق ندارند معاملات مربوطه به مورد آن سند را ثبت نمايند و در صورت تخلف و ثبت اين قبيل معاملات به دستور ماده‌ي ۶ همان لايحه قانوني به انفصال ابراز شغل سردفتري محكوم خواهند شد اما در مورد سند مقدم الصدور دفاتر اسناد رسمي مي‌توانند معاملات مربوط به آن را ثبت نمايند ولي مكلفند كه در متن سند قيد كننده كه نسبت به مورد معامله سند معارض صادر شده است.
دارنده‌ي سند مالكيت معارض بايد از تاريخ ابلاغ اداره‌ي ثبت به او، تا دو ماه به دادگاه حقوقي ذيصلاح دادخواست تقديم و درخواست ابطال سند مالكيت مقدم الصدور را بنمايد وگواهي تقديم دادخواست را به اداره‌ي ثبت مربوطه تسليم و رسيد احذ كند والا در صورتي كه دارنده‌ي سند ماكليت مقدم الصدور ظر ف همان مدت گواهي عدم تسليم دادخواست راتسليم اداره‌ي ثبت سد معارض را ابطال خواهد كرد.
با اينكه دارنده‌ي سند مالكيت معارض مادام كه تكليف نهايي سند مزبور در دادگاه معلوم نشده است حق هيچ گونه معامله‌اي نسبت به آن ندارد مي تواند ح

قوق فرضيه ومقصوره‌ي خود را به ديگري انتقال دهد سند مالكيت مقدم الثبت تا موقعي كه به حكم نهايي دادگاه ابطال نشده است معتبر شناخته مي‌شود و همانطور كه گفته شد ا نجام معامله نسبت به مورد آن با قيد صدور سند ماكليت معارض، در متن سند معامله بلااشكال است اما سند مالكيت معارض تا زماني كه حكم نهايي بر صحت آن صادر نگرديده است بدون اعتبار و انجام معامله نسبت به مورود آن ممنوع است.

منظور از حكم نهايي مذكور در اينجا و ساير موارد همانگونه كه در تبصره‌ي ماده‌ي ۲۲ قانون ثبت تصريح شده حكمي است كه به واسطه‌ي مراحل قانوني اعتراض و پژوهش و فرجام ويا انقضاء مدت قانوني آنها دعوايي كه حكم در موضوع آن صادر شده از دعاوي مختومه محصوب مي‌شود وقانوناً مرحله‌ي ديگري براي رسيدگي مجدد باقي نمانده باشد.
بايد دانست كه در نظام قضاي فعلي مراحل پژوهش و فرجام جاي خود را به تجديد نظر داده‌اند، بنابراين حكم نهايي بر مبناي سيستم موجودحكمي است كه مراحل اعتراض و تجديد نظر را طي كرده و يا به علت انقضاء موعد قانوني آنها نهايي شده باشد. البته حكم نهايي با حكم قطعي تفاوت دارد، هر حكم نهايي، حكم قطعي نيز محسوب مي‌گردد اما بعضي از احكام قطعي، نهايي مي‌باشند زيرا مراد از حكم قطعي در امور حقوقي حكمي است كه قابل اجرا باشد وممكن است حكمي قابل اجرا باشد در حالي كه به مرحله نهايي نرسيده باشد.
در دعاوي مربوط به ثبت املاك از قبيل دعاوي اعتراض بر ثبت يا تحدید حدود يا حقوقي ارتفاقي يا ابطال سند متعارض حكمي معتبر ومنشاء اثر است كه نهايي باشد و علت اين امر آن است كه تنها مفاد حكمي دردفتر املاك وارد و ثبت شود كه درمعرض نقض و فسخ نباشد و مندرجات دفتر املاك متزلزل نگردد.
در صورتي كه دارنده‌ي سند مالكيت معارض ظرف دو ماه از تاريخ ابلاغ دارنده‌ي ثبت به دادگاه مراجعه و تقديم دادخواست نمايد دادگاه پس از رسيدگي هر يك از اسناد متعارض را كه تشخيص دهد ثبت آن طبق مقررات انجام شده است تعيين و ديگري را ابطال خواهد نمود، خواه سند مقدوم الصدور باشد خواه موخر الصدور براي وادار كردن ماموريت ثبت به دقت در ثبت املاك وصدور اسناد مالكيت وجلوگيري از صدور اسناد مالكيت معارض لايحه‌ي قانوني راجع‌به اشتباهات ثبتي و اسناد مالكيت معارض مجازات شديدي براي كارمندان متخلف تعيين نموده و ماده‌ي ۷ آن قانون مي‌گويد: «كارمندان اداره‌ي ثبت كه عمل مخالف مقررات آن‌ها موجب صدور سند مالكیت معارض يا معاملات متعدد نشود، در دادگاه اداري مورد تعقيب و با انفصال موقت كه كمتر از دو سال نخواهد بود ويا انفصال ابد به تناسب موضوع حكم مي‌شوند وتخلف آنها مشمول مررو زمان تخلفات اداري نخواهد بود».
۷- اشتباهث كه در عمليات تفكيكي رخ داده و رفع اشتباه مخل

حقوق اشخاص نباشد.
بند۶ ماده ۲۵ قانون ثبت بيان مي‌دارد : «رسيدگي و رفع اشتباهي كه در عمليات تفكيكي رخ دهد و منتج به انتقال رسمي يا ثبت دفتر املاك شود با هيأت نظارت است. مشروط بر اينكه رفع اشتباه مزبور خللي به حق كسي نرساند». مفهوم اين بند آن است كه

اگر تصحيح اشتباه مخل به حق كسي باشد از صلاحيت هيأت نظارت خارج است و ذينفع هدايت خواهد شد كه به دادگاه مراجعه نمايد و اداره‌ي ثبت پس از تعيين تكليف نهايي در دادگاه، دستور رفع اشتباه را خواهد داد.
در مورد اشتباه در عمليات تفكيكي اداره‌ ثبت برابر بدن ۱۷ ماده‌ي ۳ آيين نامه‌ي اجراي ي رسيدگي اسناد مالكيت معارض و هيأت نظارت و شورايعالي بايد حدود اوليه را در گزارشي كه به هيأت نظارت مي‌دهد قيد و رونوشت صورت مجلس تفكيكي ونقشه‌اي را كه مورد اشتباه درآن نمايان شده باشد به هيأت ارسال نمايد رأي هيأت نظارت در اين مورد برابر تبصره‌ي ۴ ماده‌ي ۲۵ قانون ثبت قطعي است تفكيك در عرف ثبتي عبارت است از تقسيم مال غير منقول به قطعات كوچكتر مثلاً قطعه زميني است كه به مساحت پنج هزار متر كه مالك با مالكين آن تصميم دارند آن را به قطعات دويست متري تقسيم نمايند. اگر اين تقسيم صورت گرفت گفته مي‌شود كه آن زمين به قطعات دويست متري تفكيك شده است.
طبق ماده ۱۰۰۵ قانون ثبت، مرجع درخواست تفكيك اداره‌ي ثبت است و هر گاه از طرف مالك يا قائم مقام ا و تقاضاي تفكيك نشود اين تقاضانامه‌ به اداره‌ي ثبت ارسال مي‌گردد و در تقاضا نامه بايد ارزش مورد تفكيك بر اساس ارزش معاملاتي روز تعيين شود و هزينه‌ي تفكيكي از طرف ذينفع بر اساس مبلغ مزبور قبلاً پرداخت گردد. مبناي وصول هزينه‌هاي تفكيك ارزش معاملاتي روز خواهد بود هر چند بهاي معامله بيش از ارزش معاملاتي روز باشد.
۸- اشتباهات مربوط به ثبت اسناد
رسيدگي ورفع اشكال يا اشتباهي كه در تنظيم سند پيش آمده است در توضيح اين مورد بايد گفت كه اشكالات مربوط به اسناد يا قبل از تنظيم سند است يا بعد از آن مثلاً شخصي به دفتر خانه‌اي مراجعه ودرخواست تنظيم سندي مي‌نمايد، سر دفتر ترديدمي‌كند آيا تنظيم آن مخالف قانون مي‌باشد يانه؟ و گاهي سندي دردفتر خانه تنظيم و ثبت شده است و بعداً توجه مي‌شود كه در ثبت آن اشتباهي شده يا اشكال واختلافي درآن به وجود مي‌آيد حكم هر يك از و مورد مذكور ذيلاً ذكر مي‌شود.
اگر اشكال يا اختلاف قبل از تنظيم سند باشد رفع آن برابر ذيل

بند ۱۸ ماده‌ي ۳ آيين‌نامه‌ي اجرايي رسيدگي اسناد مالكيت معارض و هيأت نظارت با اداره‌ي كل امور اسناد سازمان ثبت اسناد واملاك كشور است. در اين مورد ماده‌ي مذكور تصريح دارد به اينكه «مرجع رفع مشكلات دفاتر اسناد رسمي قبل از تنظيم اسناد اداره‌ي امور اسناد ثبت كل خواهد بود». چون در تشكيلات فعلي عنوان اداره‌ي مزبور اداره كل امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاك كشور است در شرح مطلب به جاي اداره‌ي امورا اسناد ثبت كل از عنوان فعلي آن اداره استفاده مي‌شود.
اگر اشتباه يا اشكال يا اختلاف پس از تنظيم وثبت سند حاصل شده باشد رفع ان برابر بند ۷ ماده‌ي ۲۵ قانوني ثبت و بند ۱۸ ماده‌ي ۳ آيين‌نامه‌ي اجرايي رسيدگي اسناد با هيأت نظارت است ورأي هيأت نظارت در اين مورد غير قطعي و قابل تجديد نظر در شورايعالي ثبت است.
در اين مورد بند ۱۸ ماده ۳ آيين‌نامه‌ي اجرايي رسيدگي اسناد

مالكيت معارض مي گويد:
«هرگاه در تنظيم اسناد و تطبيق مفاد آنها با قوانين اشكال با اشتباهي پيش آيد بايدضمن ارسال رونوشت سند و ذكر صريح موارد اشكال يااشتباه موضوع به رئيس ثبت منطقه گزارش شود تا در صورت انقضاء براي تعيين تكليف به هيأت نظارت گزارش شود.»
براي اينكه مامور ثبت بتواند سند مالكيت راصادر كند شرطي حتمي و هميشگي اين ا ست كه علم و يقيين پيدا كند كه هيچ‌گونه اشكالي حتمي يا احتمالي سر راه صدور سند مالكيت وجود ندارد و به اصطلاح فقهي : بايد علم به عدم ا شكال داشته باشد يعني علم به منتفي بودن اشكال، در

خاطر و ضمير مامور ثبت مستقر گردد. عدم علم به اشكال، كفايت نمي‌كند يعني اگر بگويد من كه اين سند مالكيت را صادر كردم يقيين نداشتم كه اشكالي سر راه من بوده است، به همين جهت با اعتقاد اصل جهت يا اصل برائت و از اين قبيل سخنان، خود را مجاز در صدور سند مالكيت ديدم چنين گفتاري بعنوان عذر وبهانه ار وي پذيرفته نيست، و او مأخذه مي‌شود كه با وضعي كه پرونده داشته است.