اصول سرپرستي تعريف سازمانها و، وظايف اصلي آنها (بخش خريد و توليد )

بسياري از مهندسان حاذق در صنعت مهندسي شركتهاي توليدي و بعضي از آنها در شركتهاي مشاور طراحي و گروهي از آنها نيز در سازمانهاي عمومي مشغول به كارند. نكته اي كه قابل توجه است اين است كه مهندساني كه از مشاغل مرتبط با مهندسي فاصله مي گيرند هم از مهارتهاي محاسباتي و مديريتي خود در زمينه هايي مانند خدمات مديريتي، مالي و محاسباتي بهره مي

كيرند. آنان در سازمانهايي به كار مشغول مي شوند كه كه ممكن است بسيار كوچك و يا بسيار بزرگ باشند. در موقعيتي كه مهندسي، مديريت پروژه و منابع مالي و پرسنلي را عهده دار مي شود درك و شناخت سازمان و الزامات آن برايش ضروري تر جلوه مي نمايد. او بايد از اهداف سازمان خود و نحوه توزيع و يا تركيب فعاليتهاي مهندسي براي نيل به اين اهداف آگاه باشد، علاوه بر اينها، بايد قادر به بررسي چگونگي شكل گيري سازمان،مسير هاي ارتباطي، مقامات صاحب

اختيار و قدرت، ارزيابي اثر بخشي ساختار براي دست يابي به اهدافش باشد. ساختار سازمان و شناخت آن براي اجرا و پياده سازي فن آوري عملكردهاي كاري جديد حائز اهميت زيادي است. نحوه شكل گيري سازمان، عمليات آنرا نيز مهدود خواهد كرد، به عنوان مثال، افزايش سرمايه شركت جهت توسعه ممكن است تحت محدوديت هاي قانوني قرار گرفته و به طرقي محدود امكن پذير گردد.

مشروعيت قانوني سازمان بازرگاني
پنج شيوه متداول در پيدايش فعاليتي بازرگاني عبارتند از: تجارت شخصي، شراكتي، تعاوني، شركتهاي خصوصي و شركتهاي عمومي. شيوه اي ديگر شيوه حق امتياز است. اين شيوه در بسيارس از كشورهاي جهان مرسوم بوده ولي از لحاظ اشكال قانوني موثر بر آن ممكن است كاملا با هم متفاوت باشند.

تجارت شخصي
ساده ترين نحوه ايجاد يك فعاليت بازرگاني و انحلال آن تجارت شخصي است. در اين حالت ساده سود متعلق به يك نفر است كه در قبال بدهيها نيز مسئول خواهد بود.
بعضي از ويژگي هاي فعاليت هاي تجاري شخصي يا خصوصي را مي توان به شرح زير برشمرد:
 ضرورتي ندارد كه حسابهاي خود را به اطلاع عموم برسانيد كه در نتيجه امكان دسترسي رقبا به آنها نيز امكان داشته باشد.
 مالك تصميم گيرنده و كنترل كننده مطلق تمام امور است و مزيت اصلي در سرعت بالاي تصميم گيري و عيب آن در محدود بودن حيطه قابليتها و توانمنديهاي مالك در خصوص تصميم گيريهاست.
 تاجر شخصي قادر به ارائه خدمات شخصي خاصي به مشتريان است كه ممكن است از ارزش بالايي برايشان بر خوردار باشد.
 كليه ديون و سود متعلق به مالك است. در صورت و خامت عملكرد ممكن است مالك زير فشار قرار بگيرد زيرا بيشتر مالكان مكنزلشان را در وثيقه بدهيها يا ديون خود قرار مي هدند و با رشد بدهيها يا ديون، امكان فروش آنها وجود نخواهد داشت و به همين سبب امكان توسعه و تجارت نيز محدود خواهد گرديد.
 انجام تمامي كارها به وسيله مالك (اداره امور ، حسابداري و …) مستلزم ساعات كاري طولاني است؛ از اين رو شايد بهتر باشد كه براي ساعات كار خود نيز حقوقي مناسب را منظور نمائيد. سپردن كار به ديگران در ايام تعطيلي مالك نيز مساله مهمي است.
 عدم بهره گيري از صرفه جويي مقياس نيز موسسه را پرهزينه تر خواهد كرد. در مواردي خاص اين مشكل را ميتوان با تباني گروهي از تجار شخصي و انجام امور به شكلي جمعي و گروهي(مانند خريد جمعي در حجم زياد از عمده فروشان جهت خريد به قيمتي نازلتر) تا حدود زياد از ميان برد.

شراكت
شراكت با وجود تعدادي از افراد كه هر يك بخشي از مالكيت تجاري را بر عهده دارند شكل مي گيرد؛ گرچه اين نوع فعاليت بازرگاني از تشريفات رسمي برپايي فعاليت بي نياز است ولي به هر حال وجود توافقنامه اي براي تقسيم سود سود و منافع به دست آمده در ميان مالكان الزامي مي نمايد. در بعضي از كشورها قانون، حداكثر تعداد شركا را بر حسب انواع فعاليتهاي بازرگاني تعيين كرده است. در اين نوع شراكت (تضامن) هر نوع تعهد شراكتي، صرفنظر از اطلاع قبلي از موضوع تعهد نسبت به شركاي ديگر، حامل تعهدي همگاني براي هر يك از آنها خواهد بود؛ به عنوان مثال اگر شريكي نسبت به تحويل قطعه اي خاص در ظرف زماني معين تعهد كرده باشد و شريكي ديگر مخالف آن باشد، تعهد فوق براي همه آنها الزان آور خواهد بود. در صورت كناره گيري فردي از شراكت بايد همه شركا در جريان قرار بگيرند تا تعهدات قبلي فرد منظور و از تعهدات آتي مبرا گردد. ويژگي هاي شرامت را ميتوان به شرح زير بيان كرد:
 ديون و تصميم گيريها مشاركتي است. اين امر يه دليل پر بار تر و موثر تر شدن ت

صميمات يك مزيت به شمار آمده ولي تعهد همگان در قبال كليه ديون شركا عيب اصلي آن به شمار مي آيد. كندي تصميمات نيز به دليل لزوم توافق و تراضي شركا نسبت به حالت تجارت شخصي افزايش خواهد يافت.
 هزينه ها و تشريفات يك شركت تضامني نسبت به شركت هاي خصوصي و عمومي كمتر است.
 به دليل وجود شركاي متعدد امكان تهيه سرمايه بيشتر فراهم است.

 با فوت يا ورشكستگي يكي از شركاء‌ شراكت باطل خواهد شد مگر آنكه در اساسنامه شراكت، چيزي غير از آن ذكر شده باشد.
 امكان جايگزين نمودن شركاء با هم در ايام تعطيلات و بيماري ها مهيا است.

تعاوني
تعاوني از اجتماع افرادي داوطلب (اعضاي تعاوني ) تشكيل شده كه با هم و به طور جمعي و گروهي در يك موسسه به كار مشغولند. هدف تعاوني ممكن است كسب سود نباشد. در تعوني ها هر فردي صرفنظر از ميزان سرمايه گذاريش داراي يك حق راي خواهد بود. مزيت عمده تعاوني ها،‌حمايت آنها از اعضاي خود است. پنج اصل تشكيل دهنده ويژگيهاي اصلي تعاوني ها را ميتوان به شرح زير بيان كرد:
 عضويت تمامي كاركنان سازمان آزادانه و داوطلبانه خواهد بود.
 هر عضو از يك حق راي برخوردار است؛ به همين سبب مديريت بر ميناي عضويت برگزيده مي شود.
 سود پرداختي به سرمايه محدود است.
 فعاليتهاي بازرگاني بر مبناي دوگانه (سود اعضا و كل سود مشاركتي) هدايت خواهد شد؛ به عبارتي ديگر به افراد به ميزان نيازشان سود پرداخت خواهد شد نه بر ميناي نرخ بازار براي شغلشان.
 فعاليتهاي تعاوني بايد به اطلاع جامعه،‌ ديگر موسسات بازرگاني، مشتريان، عرضه كنندگان و انجمنهاي محلي كه در قبال اطلاع رساني به آنها مسؤليت وجود دارد برسد.

شركتها
يك شركت از هويت قانوني مجزا از صاحبان خود برخوردار است و با تغيير مديران و مال

كان آن اين هويت از بين نرفته و تغيير نخواهد كرد. مالكان شركت، سهامداران آن هستند و مالك به ميزان ارزش اسمي سهام خود در قبال بدهي ها متعهد خواهد بود. ارزش اسمي سهام ارزش حك شده در زمان صدور سهام بر روي آنهاست و ممكن است با قيمت بازاري آن (قيمت مورد معامله در بازار سهام ) متفاوت باشد. ارزش معاملاتي سهام منعكسس كننده ارزشي است كه سرمايه گذار براي شركت قائل است. جهت اخذ هويت قانوني بايد شركتها را به ثبت رسانيد. قوانين و مقررات و مدارم مورد نياز جهت ثبت شركتها در كشورهاي مختلف متفاوت است. شركتها موظفند در چهارچوب اساسنامه خود و در راستاي رسالت وجودي خود گام برداشته و به فعاليت اقدام نمايند. مالكيت در شركتها محدود بوده و عمليات شركت به وسيله مديران آن به اجرا در خواهد آمد. مسؤليت تهيه حسابها و گزارش سالانه طبق موازين قانوني بر عهده مديران است. گزارشات سالانه بايد حداقل دو صورت عمده مالي يعني ترازنامه و صورت سود زيان را در خود داشته باشد.
شركتهاي بزرگ بايد ساير صورت هاي مالي و اطلاعات عمومي مانند مروري اجمالي از نقطه نظرات مديران و گزارشات حسابرسان را نيز ارائه نمايند. گزارشي از منابع وجوه و طرق مصرف آنها طي دوره حسابداري نيز يكي از صورتهاي مالي مورد نياز ديگر (علاوه بر ترازنامه و صورت سود و زيان) بشمارمي آيد.
در صورتيكه شركت با مشكلات مالي عديده اي روبرو بوده و قادر به بازپرداخت بدهي هايش نباشد ممكن است با حكم دادگاه مجبور به انحلال گردد. انحلال از طريق تبديل ونقد نمودن شركت صورت مي گيرد. تبديل به نقد كردن ممكن است اختياري و ارادي و يا غير ارادي و اجباري باشد. در نوع اول آن دارائيهاي شركت پس از توافق سهامداران به فروش رسيده و تمامي بدهيهاي شركت پرداخت مي شود. در حالت غير اختياري و اجباري آن كه با راي دادگاه تحقق مي يابد شركت مجبور به انجام اين كار مي باشد. تبديل به نقد كردن دارائيها يكي از شيوه ها بوده و ميتوان شركت را به صورت داير آن نيز به فروش رسانيد ونقد كرد.
ويژگي هاي شركت را مي توان به شرح زير بر شمرد:
 تعهد سهامداران در قبال بدهي، محدود به ارزش اسمي سهامشان مي باشد.
 شركت از هويتي قانوني برخوردار بوده و مالكيت از مديريت آن جداست.
 امكان افزايش سرمايه براي شركتها به خصوص از نوع عام آن فراهم تر است؛ زيرا مي توان بدون مشورت با ديگر سهامداران سهام شركت سهامي عام را به عموم عرضه و در قبال اين مشاركت وجوه مالي مورد نياز را تامين كرد.
 با تفكيك مديريت از مالكيت و به محض شكل گيري شركت، عمليات دائمي آن شكل مي گيرد.
 حسابها را بايد به اطلاع عموم رساند؛ اين موضوع امكان كنترل شديدتر آنچه كه در شركت در حال انجام است را براي رقبا تسهيل ميكند.
 فعاليتهاي شركت به آنچه كه در اساسنامه و موضوع شركت ذكر شده محدود مي گردد.

حق امتياز
يك از شيوه هاي پر طرفدار براي انجام يك فعاليت بازرگاني، حق امتياز است.در اين حالت، فرد مبلغي وجه به سازماني بزرگ مي پردازد و در ازاي آن امتياز فروش محصولات يا خدمات سازمان صاحب امتياز برخوردار مي شود. در قبال پرداخت حق امتياز مربوطه، امكان بهره گيري از نام و بر چسب وبرخورداري از آموزشها و حمايت هاي بازاريابي سازمان صاحب حساب و اعطا كننده امتياز فراهم خواهد بود. دوره حق امتياز معين بوده و دريافت كننده امتياز ملزم به تهيه تجهيزات لازم براي فعاليت هاي بازرگاني خود است.
تجارت شخصي، شراكتي و شركتي را ميتوان با حق امتياز انجام داد. ويژگيهاي بارز حق امتياز عبارت اند از:
 به دليل حمايت هاي امتياز دهنده، ريسك فعاليت كمتر است.
 آزمايش محصولات و بازاريابي به وسيله امتياز دهنده در سطحي كلان انجام خواه

د گرفت، تصور عموم از محصولات خوب بوده و محصولات از اشتهار كافي برخوردارند.
 امتياز گيرنده ممكن است از اداره محصول محروم باشد زيرا امكان دارد منافع امتياز دهنده را رعايت نكنند؛ به همين سبب حس نگراني و نظارت بر كيفيت برتر و حمايت از سوي امتياز دهنده همواره وجود خواهد داشت.

وظايف اصلي سازمانها
سازمانها براي نيل به اهداف خود ملزم به بكارگيري وظايف و تخصّصهاي متنوع هستند.هر سازمان توليدي نيز در عمليات توليدي خود از تخصصهاي ملي مختلف بهره ميگيرد ؛ براي مثال شركت توليدي الف را در نظر بگيريم كه براي دست يابي به محصولي خاص نيازمند به انجام تحقيقاتي متعدد است. اين در حالي است كه شركت از پول كافي براي تامين مالي عمليات برخوردار است.براي سود آور نمودن فعاليت بازرگاني اقدامات متعددي ضروري است كه حداقل آنها را مي توان اين تور بيان نمود:
۱ـ خريد قطعات.
۲ـ ساخت و مونتاژ قطعات و بسته بندي محصول.
۳ـ فروش محصول.
همانطور كه ميبينيد شركت نيازمند به ساخت قطعات مورد نياز، تبديل مواد خام يا قطعات ساخته شده به محصولي قابل فروش و در نهايت فروش به قيمتي است كه سود كافي يا مورد نظري را به همراه داشته باشد. بنابراين به طور كلي سه وظيفه اصلي در بازرگاني عبارتند از:خريد،ساخت و فروش.
كه در اين تحقيق فقط به بخش خريد و زير مجموعه آن يعني انبار داري مي پردازيم.
بخشي از فعاليتهاي شركت شامل خريد يا تهيه مهصول براي توليد است. بنابراين شركت نياز به مكان يا مكانهايي براي حفظ مواد يا قطعات ساخته شده يا خريداري شده و همچنين مكاني براي بررسي و كنترل مواد و قطعات خواهد داشت. اجراي وظيفه بررسي و كنترل مواد و قطعات و نگهداري و حفظ آنها، سيستم انبارداري را ضروري مي نمايد كه خود بخشي از سيستم كلي تر خريد را تشكيل مي دهد. ساخت محصول نيز نيازمند شناسايي و تعيين اجزاء ، كيفيت، تعداد و … و فرايند ساخت است. تعيين مشخصات و فرايند ساخت محصول از جمله وظايف توسعه محصول به شمار مي آيند كه به وسيله عمليات طراحي به اجرا در مي آيند.

خريد و انبار داري
يك شركت براي اجراي فعاليتهايش در همه جهات نيازمند به خريد كالاها و خدماتي مختلف و متعدد است. در هر اقدام خريدي تصريح آنچه كه نياز به خريد آنها وجود دارد شناخت عرضه كنندگاني كه نيازها را پاسخ گو خواهند بود و تضمين همسو بودن با اهداف ضروري است ؛ از سويي ديگر همسويي با اهداف با الزامات كيفي، كنترل هاي بودجه اي و تحويل به موقع محصولي مناسب نيز با هم مرتبط هستند.
وظيفه خريد وظيفه بسيار پيچيده اي است. زيرا كالاها و خدمات مورد نياز سازمان براي خريد بسيار متنوع بوده و مشتريان از اين بخش انتظارات متفاوتي دارند. در يك سازمان بسيار بزرگ شايد ايجاد بخش بزرگي براي خريد، به گونه اي كه هر فرد آن مسؤوليت تهيه كالا ويا خدمت خاصي را بر عهده بگيرد اقدامي مناسب به نظر مي رسد. در سازمان هاي كوچك اگر هر بخشي نياز خودش را خود تهيه كند شايد مناسبتر باشد. سازمان دهي خريد همچنين تحت تاثير سيستم كيفيت قرار مي گيرد؛ زيرا در صورت وجود بخش كنترل كيفيت، شركت عمليات كنترل را اعمال كرده و در صورت عدم برخورداري از آن از طريق ارتباط با عرضه كنندگان ، به عنوان مثال به وسيله خط كامپيوتري ، اين عمل را انجام داد.

 

نقش بخش خريد
در يك شركت مهندسي بخش عظيمي از خريد ها به گونه اي در محصول نهاي آن مورد استفاده قرار مي گيرد؛ چيزي حدود نيمي از كل مخارج خريد شامل خريد قطعات توليدي، مذاكرات مربوط به قراردادهاي موقت نيروي كار و ارز يابي عرضه كننده گان منابع و مواد و قطعات و مذاكرات مربوط به بهره گيري از تخفيفات خريد در حجم هاي زياد است. خريد مناسب خريدي است كه محصولات مناسبي را با كيفيتي مناسب ، به قيمتي مناسب و در زماني مناسب نتوان تهيه كرد. وظيفه تداركات وظيفه اي فرا تر از خريد است. تداركات در پي بر آورده ساختن نيازهاي مشتريات درون سازمان است. اين مشتريان درون سازماني عبارتند از: طراحي، ساخت، پرسنلي و مالي. تعامل مناسب و موثر با كليه اين بخش هاي درون سازماني و رفع نياز هاي آنان در زماني مناسب و با كيفيت و در زماني مطلوب از اهميت بسيار برخوردار است.

سازمان دهي وظايف بخش خريد
اغلب در شركتهاي بزرگ بخش خريد بزرگي وجود دارد كه به طور متمركز تمامي جنبه هاي تهيه و تدارك كالا، نگهداري مطلوب و تحويل آنها را بر عهده دارد. اين بخش به مديريت مواد نيز شهرت دارد.در شركت هاي كوچك اين فعاليت ها احتمالاً بين بخشهاي مختلف آن توزيع شده تا هر بخش خريد نيازمندي هاي خود را به عمل آورد.با وجود اين در سازمانهاي كوچك نيز سياستهاي خريد به طور متمركزي طرح خواهد شد و مواردي همچون كنترل جريان نقدينگي، رويه هاي انتخاب عرضه كنندگان و نهوه پرداخت به آنها را مورد بررسي قرار خواهد داد.
در حالت متمركز كه خريداران متعددي مشغول به كارند وظيفه خريدهايي خاص به هر يك از آنها واگذار خواهد شد. به عنوان مثال، گروهي مسؤول خريد مواد غذايي ، گروهي مسؤول خريد اثاثه، گروهي مسؤول خريد تجهيزات و گروهي مسؤول خريد قطعاتن توليدي و مانند آن خواهند بود.
مزيت اين كار افزايش دانش تخصصي هر گروه در رابطه با كالاها يا خدمات و شناخت بهتر بازار مربوط به آن خواهد بود. مزيت ديگر خريد متمركز با تقسيم كار فوق بهره گيري از تخفيفات خريد به علت حجم بالاي آن كاهش هزينه هاي كل سفارش دهي و جلو گيري از دو و چند باره كاري خواهد شد.
در بعضي از بخشهاي خاص مانند بخش توسعه محصول اختيارات خريد داده مي شود تا در سريع ترين زمان ممكن بتوانند نيازمندي هاي طراحي و مهندسي خود را تامين كنند. در اين حالت، كنترل متمركز در آنها در حداقل خود اعمال خواهد شد. در حالتي كه عمليات

بوروكراتيك از حجم بالايي بر خوردار بوده و نيازها از فوريت بر خوردار باشند، اعمال اين روش مناسب به نظر ميرسد. آنچه كه در سازماندهي اين بخش با اهميت است همانا كنترل بودجه اي، كنترل الزامات كيفي و كنترل توانايي هاي عرضه كنندگان در تامين بجا ، ارزان ، سريع و با كيفيت محصولات مورد تقاضا است.

اهم فعاليت هاي بخش خريد
اهم فعاليت هاي بخش خريد عبارتند از: تعيين و تبيين سياستها و خط مشي هاي خريد، منبع يابي و خريد و كنترل موجودي. تعامل بخش خريد با ديگر بخشهاي سازمان موجب شناخت صحيحتري از نيازمنديها و ويژگي هاي تقاضاي آنها خواهد شد.

۱ـ سياستگذاري خريد:

سياستهاي خريد، قواعد اجراي وظيفه خريد را تعريف ميكنند .سياست خريد ممكن است معيارهاي انتخاب عرضه كنندگان يا موقعيت جغرافيايي آنان، محدوديتهاي نقدينگي شركت و يا حتي مقدار خريد و سقف آنها از عرضه كنندهاي خاص را تعيين كند. سياستهاي خريد در طول دورهاي از زمان تدوين مي گردند ولي موضوع مهم، اجراي سياستها و كنترل و تظارت بر تعيين اثر بخشي آنها است . كنترل بر اجراي سيستها و كنترل و ارز يابي اثر بخشي سياستها در سازمانهايي كه داراي سيستم خريد غير متمركز هستند بسيار مشكل تر از سيستم متمركز است.

۲ـ منبع يابي خريد:
منبع يابي همانا يافتن عرضه كنندگاني است كه قادر به برآورده ساختن نياز هاي شركت به كالاها و خدمات هستند. قبل از منبع يابي ضرورت دارد با تمامي بخشها هماهنگي به عمل آيد تا نياز ها به درستي تعيين و تثبيت گردند. گام بعدي ارتباط با عرضه كنندگان بالقوه و جمع آوري اطلاعات لازم براي تصميم گيري در باره بهترين عرضه كننده يا عرضه كنندگان است. منبع يابي فعاليتي زمانبر و مستلزم هزينه در رابطه با بهره گيري از متخصصان منبع يابي يا انجام اين امور به وسيله خود شركت است؛ به عنوان مثال ، در بخش نرم افزار اگر براي منبع يابي به شركتهاي متخصص نرم افزار مراجعه كرده و از نظر هاي مشورتي آنها بهره بگيريم شايد اقتصاذي تر باشد تا اينكه از افرادي كه اطلاعات كمتري در اين رابطه دارند نظر نخواهيم.
بسياري از شركتها براي عرضه كنندگان جانشيني را نيز مي يابند تا در صورت عدم توان شركت اصلي و عرضه كننده ويا مشكلات احتمالي در آينده، ريسك شركت كاهش يابد. بعضي از معيار هاي مهم در انتخاب عرضه كننده برتر عبارتند از: كيفيت، موقعيت مكاني، قابليت اطمينان به تحويل نيازمندي هاي شركت، ثبات و توانايي مالي عرضه كننده يا عرضه كنندگان. در صورتي كه رعايت مقررات استانداردو محصول الزامي باشد ضرورت دارد تا هر چند مدت يكبار ملاقاتي از شركت عرضه كنندگان به عمل بيايد تا بتوان عرضه كنندگانرا از لحاظ تحويل و كيفيت خدمات بعد از فروششان مورد ارز يابي قرار گيرد .

۳ـ خريد:
شيوه هاي خريد متعدد است و ضرورت دارد تا معيارهاي خريد در سياست خريد تعريف شود. در شركت هايي كه سيستم توليد آنها به طور نسبي از ثبات بيشتري برخوردار است ليست قطعات مورد نياز و منابع عرضه كننده آنها معين است. بسياري از شركتها داراي انباري خاص براي اقلام پر مصرف هستند. براي اقلام اين گونه انبارها سطح سفارش مجدد موجودي تعريف شده است. مقدار سفارش جديد هر قلم در هر بار نيز محاسبه شده است. مقدار سفارش مجدد با توجه به قيمت خريد، تخفيفات و هزينه نگهداري هر قلم موجودي محاسبه مي شود. شركتها ممكن است از شيوه خريد « call-off » بهره بگيرند. در اين شيوه خريد براي كليه اقلام مورد نياز طي يك دوره يك سفارش جمعي داده ميشود؛ گرچه كه در زمان سفارش نيز به آنها نيازي ن

باشد. مزيت اين روش، كاهش شديد فعاليت هاي اداري و تحويل گرفتن نيازمنديها در زمان مورد نياز و عدم نياز به نگهداري موجودي حاصل از سفارش زياد و حجيم است.
نكته حائز اهميت براي خريدار، توان تعيين و پيشبيني زمان تاخير سفارشات است. تاخير زماني، فاصله زماني ميان سفارش دهي كالاهاي مورد نياز و دريافت آنها است. تاخير زماني موجب تاخير در تحويل محصول نهائي شركت شده و بر مقدار موجودي كه يك شركت بايد نگهداري نمايد تاثير ميگذارد. تاخير زماني شركت را به نگهداري موجودي قابل مصرف طي مدت

زمان موجود بين زمان سفارش دهي و زمان دريافت وامي دارد. به دليل اهميت فراوان تاخير زماني در توليد، بسياري از شركت ها مدت زمان آنرا تعيين نموده و شركت هاي عرضه كننده را تحت كنترل قرار مي دهند. وجود ارتباط مناسب ميان خريداران و بخش ساخت يا توليد براي اعمال واكنش سريع واحد توليد در مواقع ضروري و فوري بسيار با اهميت است. بخشي از نقش خريد از طريق پيگيري پيشرفت كار ايفا مي شود. پيگيري، شامل كسب اطلاع و حصول اطمينان از تحويل مقدار مورد نياز در زمان مقرر است. بعضي از شركت هاي بزرگ افرادي را براي حفظ ارتباط مداوم با عرضه كنندگان خود استخدام ميكنند.

انبار داري و كنترل موجودي
وظيفه اوليه سيستم كنترل موجودي، ايجاد اطمينان از دسترس بودن اقلام مورد نياز در زمان مناسب است. بنابر اين فعاليت هائي مانند تعيين نيازمندي ها، خريد و آماده سازي قطعات براي تحويل به واحد ساخت يا توليد را در برميگيرد. اين سيستم از اهدافي خاص در رابطه با هزينه، كيفيت و سطوح موجودي نگهداري شونده برخوردار است. انبارها قلب سيستم كنترل موجودي هستند. انبارها جايي هستند كه نيازمندي ها در آنجا دريافت، نگهداري و توضيع شده و اسناد و مدارك اين تعاملات و نقل و انتقالات نيز تهيه و نگهداري مي شود.
انواع موجودي شركت ها را به سه دسته ميتوان تقسيم نمود:
۱٫ مواد خام، قطعات و اجزا.
۲٫ كالاي در جريان ساخت.
۳٫ كالاهاي ساخته شده و تكميل شده.

مواد خام، قطعات و اجزا موادي هستند كه به شكل اوليه خود در ساخت محصول به كار برده ميشوند.ورقه هاي فولاد نمونه اي از مواد خام به شمار مي آيند. اين مواد خريداري شده اند تا موقع نياز به كارگرفته شوند. قطعاتي كه مونتاژ شده و براي تكميل بيشتر به انبار عودت داده شده اند نيز دز اين دسته جاي ميگيرند. كالاي در جريان ساخت موادي است كه در سالن توليد پردازش شده و منتظر پردازش هاي بعدي است و كالاهي ساخته شده نيز كالاهايي هستند كه كاملا

تكميل شده اند و از قابليت فروش برخوردار هستند. اين محصولات تا زمان ارسال، در انبار كالاهي ساخته شده نگهداري مي شوند.
انبارها مكانهايي هستند كه كالاها در آنجا به گونهاي صحيح و سالم نگهداري مي شوندتا در مواقع نياز به آنها تحويل شوند. وجود انبارها از سوء استفاده، وارد شدن خسارت و گم شدن موجوديها جلوگيري به عمل مي آورد. انبارها از كيفيت جنس محافظت به عمل آورده و بسته بندي و فضا و نقل وانتقالات مناسبي را براي اجناس مختلف در نظر خواهند گرفت. در طراحي فضاي انبارها بايد به انواع قطعاتي كه در آن انبار خواهد شد