بررسي انواع دانش و راه هاي انتقال و تبديل آن

چكيده
سازمانهاي زيادي، در جهان، نظامهاي مديريت دانش را، در راستاي حفظ ثبات و سودمنديشان انتخاب كرده و مي پذيرند. اين نگرش در مشاغل رو به گسترش حاصل از فن‌ آوري، از قبيل بيوتكنولوژي، علوم رايانه و ارتباطات راه دور و همچنين در حرفه هايي مثل وكالت، حسابداري و مشاوره مديريتي ملموس است. نسلي جديد از مديران به نام «مدير دانش» ظهور كرده اند تا اين نظام نوين را در سازمانها نهادينه كنند. به دلیل تشابه کاری بسیار زیاد، اغلب متخصصان اطلاع-

رسانی و كتابداران براي تصدي اين سمت مطرح هستند. اين مقاله، به بررسي انواع دانش و راه هاي انتقال و تبديل آن مي پردازد. در نهايت، اهميت عنصر انساني در نظامهاي مديريت دانش، با تاکید بر نقش كتابداران و متخصصان اطلاع رسانی ، تبيين مي شود.

مقدمه
از اواخر قرن بیستم یک نوع تغییر نگرش در رابطه با جایگزینی سرمایه های مادی با سرمایه های فکری دیده می شود. سرمايه فكري، به تدريج در سازمانها به عنوان سرمايه اصلي آن مطرح مي شود. اين نگرش در بيشتر سازمانهاي تجاري كه بر توليد و حفظ سرمايع فكري تأكيد دارند، نتيجه بخش بوده است. نظامي كه با اين نگرش رفتار مي نمايد، «مديريت دانش» خوانده مي شود. در بيشتر سازمانها اين نياز به مديريت دانش، احساس شده است. كارهاي خوبي كه در نتیجه

استفاده از نظام مدیریت دانش برای حفظ مزیت رقابتی در همه سازمانها، انجام شده است، نشان می دهد كه آن سازمان ها قادر به حفظ و تثبيت اثربخشي و سودمندي خود شده اند. دانش، كه يك عامل كليدي در مزیت رقابتي است، آنقدر پويا و كم عمر شده است كه مديريت مؤثر آن يك ضرورت لازم براي حفظ و ثبات شده است. مديريت دانش، آنطور كه به نظر مي رسد، نظامي است

كه به سازمان كمك مي كند تا مزیت رقابتي اش را در محيط تغييرات سريع اقتصادي حفظ كند. پيشرفتهاي به دست آمده ازطریق مديريت دانش، در سازمانهايي كه با بيوتكنولوژي، نرم افزارهاي رايانه اي و ارتباطات راه دور و با دفاتر وكلا، حسابداران، مشاوران مديريتي، سر و كار دارند، نشان می دهد که آن سازمان از چابكي و پويايي بالایی برخوردار است.
كار متخصصان اطلاع رسانی و كتابداران در سازمانها، با آنچه كه براي مديران دانش جديداً مطرح است، تفاوت محسوسي دارد، ولی با این حال نزديكترين حرفه به مدیریت دانش، حرفه کتابداری و اطلاع رسانی است. متخصصان اطلاع رسانی و كتابداران، به دليل همين نزديكي شغلي، براي تصدي سمت جديد مديريت دانش مطرح شده اند. براي متخصصان اطلاع رسانی و كتابداران كه به طور سنتي با فعاليتهايي نظيرتولید، گردآوری، دريافت، تكثير، ساختارسازي[۱]، ذخیره و بازیابی، و اشاعه اطلاعات، در ارتباطند، لازم است كه بدانند مديريت دانش چيست و چگونه يك نظام مديريت دانش را تعمیم دهند و آن را در سازمان به كار گيرند. اين بستگي به اين دارد كه آنها از پيشرفتهاي مديريت دانش آگاه باشند و اصول آنرا در جايي كه مناسب است يا خطر آن كمتر باشد، به كار گيرند، به علت اینکه نظام مدیریت دانش کم هزینه و پرسود است، بعضی سازمانها از آن به خوبی استقبال می کنند تا ازخدمات پرهزينه کم سود بپرهیزند(کیلینگ[۲] و هورنبی[۳]، ۱۹۹۹). در اين مقاله، ‌هدف، معرفي جنبه هاي متمايز مديريت دانش براي متخصصان اطلاع رسانی و كتابداران است.

تعاريف مديريت دانش
تمايز «داده»، «اطلاعات» و «دانش» مشكل است. تنها از طريق مفاهيم بيروني يا از ديدگاه كاربر مي‌توان بين «داده»، «اطلاعات» و «دانش» تفاوت قائل شد. معمولاً داده به عنوان مواد خام، اطلاعات به عنوان مجموعه سامان يافته‌اي از داده و دانش به عنوان اطلاعات با مفهوم شناخته مي‌شود(بات[۴]، ۱۳۸۲).
فرهنگ قرن بيستم چمبرز[۵]، دانش را چنين تعريف مي كند «عقيده تثبيت شده، آن چيزي كه شناخته شده است، اطلاعات، آموخته، علم، يادگيري، مهارت عملي، آگاهي، شناخت و غيره».دانش تركيب سازمان يافته‌اي است از «داده» كه از طريق قوانين، فرآيندها و عملكردها و تجربه حاصل آمده است. به عبارت ديگر «دانش» معنا يا مفهومي است كه از فكر پديد آمده ( به نقل از بات: ماراكاس[۶]، ۱۹۹۹) و بدون آن، «اطلاعات» يا «داده» تلقي مي‌شود. تنها از طريق اين مفهوم است كه «اطلاعات» حيات يافته و به «دانش» تبديل مي‌شود (بات، ۲۰۰۰). بنابراين تمايز

بين «اطلاعات» و «دانش» به ديدگاه كاربر بستگي دارد. دانش يك مضمون وابسته است از آنرو كه «مفاهيم» در ارتباط با يك الگوي مشخص تفسير مي‌شود. ( به نقل ازبات: ماراكاس، ۱۹۹۹) و مديريت يعني «روش هدايت و استفاده از چيزي». اصطلاح مدیریت دانش یک اصطلاحکاملا بی ثبات است. درست مثل هم خانواده های آن مثل اطلاعات ، مدرک و سند ، راه های متعددی برای تفکر درباره آن وجود دارد( مک اینرنی[۷] و لوفور[۸]، ۲۰۰۰). تعريف مديريت دانش طبق نظر يكي از

متخصصين چنين است «مديريت دانش، سازگاري براي حفظ و ثبات سازماني را در مواجهه با تغييرات در حال رشد محيطي را فراهم مي كند. ضرورتاً آن دسته از فرايندهاي سازماني را مد نظر دارد كه در جستجوي تركيب و تلفيق محتواي پردازش شده داده ها و اطلاعات حاصل از فناوريهاي اطلاعاتي با خلاقيت و نوآوري عوامل انساني است( مل هوترا[۹]، ۱۹۹۹) . تعريف ديگري هست كه «مديريت دانش، عملاً، شامل شناسايي و بازنمايي سرمايه هاي فكري موجود در سازمان، توليد دانش جديد براي برتري رقابتي در درون سازمان، ايجاد امكان دسترسي به حجم وسيعي از اطلاعات سازماني، اشتراك در بهترين كارها، و فناوري كه قادر به انجام همه موارد مذكور باشد، شامل گروه افزار و اينترانت ها( بارکلی[۱۰] و مورای[۱۱]، ۱۹۹۷) . بات مديريت دانش را فرآيند ايجاد، تأييد، ارائه، توزيع و كاربرد دانش می داند(۱۳۸۲). مديريت دانش اين گونه نيز تعريف مي شود «حرفه اي كه هدف آن مهار و به كارگيري دانش و اطلاعات و ايجاد دسترسي بي كم و كاست به آن براي همه كاركنان در يك سازمان، است با این هدف كه آنها كارشان را بهتر انجام دهند ( سوکومار[۱۲]، ۱۹۹۹) . از اين تعريف چنين به نظر مي رسد كه مديريت دانش داراي دو بعد است، فيزيكي و غير فيزيكي و دو حالت زنده و بي جان، يك متخصص اطلاع رسانی و يك كتابدار متخصص كه تاكنون خودش را بيشتر وابسته به فناوري اطلاعات و نتايج آن كرده است، بايد فراتر از ديگر مردمان در حوزه هاي ناشناخته اي مثل خلاقيت، دانش، انديشه و غيره در جهت ايجاد سود براي سازمان مادر خود، به مطالعه و جستجوي جنبه هاي ناشناخته طبيعت انساني بپردازد. هدف اين مقاله، تلاش براي تبيين اين نوع جديد مدير دانش است. او بايد يك نقش پويشگرانه را بپذيرد و از یک نگرش دانش مدار نسبت به افراد در سازمانها، برخوردار باشد.

انواع دانش
بسته به اينكه دانش در كج، از لحاظ فیزیکی، قرار دارد به دو نوع تصريحي و ضمني تقسيم بندي مي شود ( نانوکا[۱۳] و تاکوشی[۱۴]، ۱۹۹۵).دانش تصریحي[۱۵]، دانشي است كه مي تواند رسماً به زبان بيان گردد شامل جملات دستوري، فرمولهاي رياضي، شرح جزئيات، دستنامه ها و غيره، و در بين افراد به صورت رسمي و آسان قابل انتقال است. اين دانشي است كه كتابدار و متخصص اطلاع رسانی با آن آشناست. دانش ضمني[۱۶]، ارايه آن با زبان رسمي و براي ارتباط، سخت است. آن دانش شخصي است كه در تجربه افراد نهفته است و شامل عوامل ناملموس و نامحسوسي از قبيل مهارت، ، تجربه ، نظام ارزشي و غيره است. آن، ذهني است و بوسيله كار و

تمرين بوجود مي آيد. دانش ضمني در بسياري از سازمانها، هرگز ثبت و ذخيره نمي شود هر چند كه ماهيت آن براي قرار گرفتن در هسته عملياتي سازماني، شناسايي مي شود. در حالیکه دانش ضمنی مطلق است ، دانش صریح دانشی است بر پایه قانونمندی، که با استناد به قوانین متناسب، فعالیت ها را با موقعیت ها منطبق می سازد(کیم[۱۷]، ۱۳۸۰).
سه گروه از کارشناسان به عنوان تیم همکاران دانش که نیازمند همکاری با هم هستند در مرکز

دانش قرار دارند. آنها عبارتند از: استفاده کنندگان، متخصصان دانش، شامل کتابدارن ، و کارشناسان فن آوری (کیم، ۱۳۸۰). عامل تصميم گيرنده و اثرگذار در تغيير نقش متخصصان اطلاع رسانی و كتابداران به مديران دانش، عبارت از شناخت، دريافت و انتقال دانش ضمني موجود در سازمان به دانش تصريحي است. هر چند آشنايي آنها با مديريت دانش تصريحي، مي تواند به آنها در اين نقش جديد كمك كند، ولي اين آشنايي، نمي تواند به تنهايي جايگزين مهارتهاي جديد مورد نياز در نقش مدير دانش باشد. داونپورت[۱۸] و پروساک[۱۹] (۱۳۷۹) ازکتابداران ومتخصصان اطلاع رسانی به عنوان دلالان و واسطه گران دانش در سازمان ها یاد می کنند و داونپورت(۱۹۹۳) معتقد است که کتابدارن اگر بخواهند در ایفای نقش جدید خود در مدیریت دانش ، پیشرفت کنند، باید هدفها، فعالیت ها و علایق فرهنگی خود را تغییر دهند. كسب مهارتهاي جديد، تغيير طرز نگرش، شناخت كامل اهداف و آرمانهاي سازمان، روابط عمومي عالي، نگرش پويشگرانه و غيره، برخي از جنبه هايي هستند كه در جريان تغيير به مدير دانش، به كار مي آيند.

عناصر انساني در مديريت دانش
محيطهاي تجاري امروزي ثابت و قابل پيش بيني نيستند. در اين محيطها، نتايج مبتني بر مكاشفه براي حل مشكلات و مسائل، در بسياري موارد دورتر از حد انتظار، ظاهر مي شوند. با توجه به نامحسوس بودن تغيير محيطها، توانايي اصلي ديروز يك سازمان،ممکن است امروز به ضرر سازمان باشد. به همین منظور، بررسي تنوع و پيچيدگي محيط بيروني، نياز به تشويق ابتکار و خلاقيت انساني در درون سازمان معلوم مي گردد.
مديريت مبتني بر فناوري اطلاعات، به اندازه كافي، قابلیت تشخيص و حل مشكل دسترسي به دانش ضمني موجود در سازمان، ندارد. جس شرا[۲۰] (۱۹۸۳) می گوید ماشین قادر به محاسبه و پردازش داده ها است اما این ذهن انسان است که می تواند دانش و اطلاعات را پردازش نماید. طرح مديريت دانش، دانش تصريحي را معرفي كند و شناختي از دانش تصريحي نسبت به دانش ضمني ارايه مي كند و ابعاد انساني را مثل نظرات، ارزشها، انگيزه ها و….، در فرايند ايجاد آن براي حل مسأله، به آن ربط مي دهد. اهداف الگويي مديريت دانش در جذب ديدگاههاي ناهمگون، در شرايط مساوي، بهتر از فناوري اطلاعات، قادر به عينيت بخشي و آسان سازی انتقال اطلاعات و دانش ضمنی است. مديريت دانش بيان مي كند كه عوامل انساني، بهترين دريافتگرهاي حسي براي دريافت كوچكترين تفاوتها و پيچيدگي پديده ها و تغييراتي كه در بيرون رخ مي دهد، هستند. چنين برداشتي از واقعيت، نقش كليدي در شكل دهي مسؤليت سازماني نسبت به يك موقعيت در نظام مديريت دانش ايفا مي كند. در فرهنگي كه به دانش شخصي افراد بهاي زيادي مي دهند، افراد به طوري غريزي، قدرت دانش را احساس مي كنند. اشتراک دانش[۲۱] با ديگران، در اصل،

اشتراک قدرت[۲۲] است و در كل، ربطي به قدرت فرد ندارد. هدف از جايدهي نظام مديريت دانش اين است كه مردم را متقاعد كند كه دانش مورد احتياج را استفاده كنند و آنرا با ديگران به اشتراك بگذارند. به عبارت ديگر ايجاد فرهنگ دانش اشتراكي، براي دسترسي به اين هدف، قدم اول، متقاعد كردن، آموزش و يادآوري نياز و سودي است كه بايستي عايد سازمان و احياناً نصيب افراد، در چنين اشتراكي شود. بعنوان يك سياست سازماني، بايد در قبال اشتراك دانش پاداش داده

شود و از انباشتن آن جلوگيري شود. اعتقاد و باور به این قضیه، سود بیشتر در نتیجه اشتراک دانش، از عوامل موفقیت نظام مدیریت دانش است.

فناوري اطلاعات (IT) در مديريت دانش
اهميت و كاربرد فناوري اطلاعات در مواجهه با ناآرامي و پيچيدگي محيطهاي بيروني، به خوبي شناخته شده است. هرچند فن آوری اطلاعات نمي تواند خودش به تنهایی مديريت دانش را هدايت كند، با اين حال آن نقشي حياتي در تسهيل سازگاري و موفقيت يك نظام مديريت دانش اوليه در سازمان ايفا مي كند.فن آوری اطلاعات به عنوان ابزاری اساسی برای نیل به مزیت رقابتی در اکثر سازمان ها استفاده می شود. نقش راه حلهاي ارایه شده فناوري اطلاعاتي جديد، در حل و آسان سازی مسایل و مشکلات، غير قابل انكار است، و بالعكس، نباید از مشکلات ناشی از پيشرفتهاي فن آوری اطلاعات ، غافل شد. مديريت دانش به الگوهاي تعامل ميان فناوري‌ها، فنون و افراد شكل مي‌بخشد. براي مثال تكنولوژي اطلاعات در خصوص گردآوري، ذخيره و اشاعهء اطلاعات به خوبي عمل مي‌كند ولي در تعبير آن ناتوان است . استفاده از فناوري باعث بهره‌وري افراد و انسجام اطلاعات در درون سازمان شده و عناصر انسانی تعبير اطلاعات را از طريق ارائه ديدگاه‌هاي مختلف در يك زمينه انجام مي‌دهند.
دانش بيروني، سرمايه دانشي است كه منشا آن خارج از سازمان است. متخصصان[۲۳]، پايگاههاي اطلاعاتی پيوسته[۲۴]، اينترنت و… مثالهاي دانش بيروني هستند. گروه افزار[۲۵]، فناوريهاي استخراج و انباشت داده و غيره، ابزارهاي لازم الامري در فرايند تصميم گيري شده اند. براي مدير دانش مهم است كه تناسبي بین يكپارچگي پيشرفتهاي فن آوری اطلاعات در سيستمهايي كه براي دريافت دانش از بيرون و داخل سازمان طراحي شده اند، بدهد.

انتقال[۲۶] و تبديل[۲۷] دانش
درك چگونگي انتقال و تبديل دانش، قبل از تلاش براي استقرار نظام مديريت دانش مهم است ( رائو[۲۸] و پراکاش[۲۹] ، ۱۹۹۹). پیش نياز لازم و ضروري براي موفقیت نظام مديريت دانش اوليه، حاكم شدن يك حس ضرورت و احساس چالش در سازمان براي سازگاري آن است. مديريت، داراي نقشي كليدي در اينجاست.
انتقال دانش ضمني به ضمني، اغلب از طريق تعاملات بين اشخاص يا معاشرتها، به صورت غير رسمي، انجام مي پذيرد. بدين منظور شناخت درست از اجزاي دانش ضمني، ضروري است.

همچنين، بايد يك محيط عامل در اين موقعيت، در بيرون يا داخل سازمان، موجود باشد. تبديل دانش ضمني به شكل تصريحي، بوسيله يك فرايند بيروني سازي[۳۰] انجام مي گيرد. كه دانش ضمني از شكل طرحهاي شهودي و درون يافتي به قالب قابل ثبت شامل طرحهاي بصري و نمايه اي ترجمه مي گردد. اين طرحها و نقشه ها درك و دريافت همگان را تسهيل نموده و مي تواند دوباره استفاده و تاکوشی (۱۹۹۵)، واقعا دانش جدیدی خلق کرده ایم، چون آنچه را در ذهن و درو ن بوده، قابل ارایه و درک جمعی نبوده است، به صورت دانش مدون وقابل انتقال به همگان درآمده است که این فرایند برونی سازی یا عینی ساختن دانش نام نهاده اند. كاربرد دانش آنقدر تغيير يافته است كه بايستي در جريان كار و حل مشكل، از آن حمايت وپشتیبانی شود.
هر چند سازمانها در حال تجربه راههاي جديدي براي تبديل دانش ضمني به دانش تصريحي هستند، نبايد روشهاي سنتي را ناديده انگاشت. آموزش ضمن خدمت، کارآموزی ، طرحهاي پاداش و… كارآيي آنها را در طي دوره ها بهبود می بخشد و حتي بايد، علاوه بر اين، با روشهاي فراتكنيكي مانند ثبت و ضبط اعمال و گفتگوهاي افراد كارآزموده، اين روشها حمايت شود.
تجربه برخي سازمانهاي تجاري در هند بيانگر اين است كه اشتراك دانش بين كاركنان يك سازمان، مشكل بزرگي نيست و کارکنان، دانش موجود در محيط و فرهنگ كار را به اشتراك مي گذارند ( مولیک[۳۱]، ۱۹۹۹) . تجربه پرايس واتر هاوس كوپرز[۳۲] نشان مي دهد سازمانهايي كه داراي يك محيط كاري غير رسمي متضمن اشتراك دانش هستند يا آنهائيكه در محيط كاري خود با چنين روشي كار مي كنند، كه در آن كاركنان نمي توانند بدون اشتراك دانش، به نتايج مورد نظر برسند، از بهترين امكان تبديل و تغيير مديريت دانش به يك مزیت رقابتي تداوم دار برخوردارند. آنها می گویند جريان اطلاعات ودانش در سازمان بايد آرام باشد و به صورت غير بوروكراتيك اداره شود.
تجربه شركت خدمات مشاوره اي تاتا (TCS)[33] نشان مي دهد كه کارکنان ، در نتيجه تشويق آگاهانه بوسيله شركت، با رغبت و ميل خود براي اشتراك و استفاده مجدد از دارايي هاي فکری خود اقدام مي كنند. TCS ضرورت وجود زير ساخت مناسب مديريت دانش را كه دانش، تبديل به سرمايه شود، مشخص نمود. اشتهار TCS و تبليغ آنها براي مشاركت در دانش، به عنوان يك انگيزه براي افراد و گروهها عمل كرد. شركت توسعه لوتوس[۳۴]، بر اين باور است كه با شناخت گروه افزار آن، آن ياد گرفته است كه مردم، آنچه را كه مي دانند به اشتراك مي گذارند و از آن همراه با ديگران، دوباره استفاده مي كنند. شركت اينترنتي DBS ، اظهار مي كند كه براي توانايي در اشتراك دانش، اولين قدم اين است كه نگرش عوض شود. لازم است كه در جريان كار به همه كاركنان تفهيم شود كه آنها قسمتي از يك ماهيت واحد هستند، آنها يك سرنوشت مشترك دارند كه مي

تواند از طريق دانش اشتراكي به بهترين نحو در آن پيروز و موفق شد.
تبديل دانش ضمني به ضمني، ضرورتاً تركيبي مجدد از دانش ضمني، موجود به روشها و فرايندهاي اثربخش و كارآمد است. پايه دانش يك سازمان مجموعه اي از اطلاعات جمع آوري شده در انواع مختلف نظامهای اطلاعاتی و ارتباطی، است. نظامهاي مديريت دانش، بايد يك ديد شفاف و بد

ون خطا از اين داده هاي كاربردي، طبق يك روش كاربرگرا، فراهم كند. فرايند تبديل دانش تصريحي به تصريحي داراي يك رده بندي و سازماندهي دانش مدار عالي است كه پراستفاده و مفید، قابل درک و آسان براي استفاده است. متخصصان اطلاع رسانی و کتابداران داراي نقشي مهم در تعريف، طبقه بندي اساسي دانش،ایجاد و توسعه ابرداده ها، و مهمتر از همه، ايجاد زبان كنترل شده اي كه بيانگر زبان تخصصی وحرفه سازمان است، هستند. کوهن[۳۵] و لوینتال[۳۶] معتقدند که داشتن یک پیش زمینه تخصصی برای جذب دانش جدید و استفاده از ساختارها و الگوهای نو،ضروری است ، سازمان و اعضای آن باید با آگاهی از زبان علمی خاص حوزه مورد نظر، اهمیت وارزش تجربه دیگران را بدانند و به ژرفای آن پی ببرند تا بتوانند بدرستی از آن بهره برداری کنند(کوهن و لوینتال، ۱۹۹۰). تبديل دانش تصريحي به ضمني هنگامي كه كاربر به صورت مداوم، دانش تصريحي را در كارش استفاده مي كند رخ مي دهد. نيروي انسانی دقيق و فرهنگ كاري سازمانها داراي نقش مهم در اجرا و انجام اين نوع از تبديل هستند. انتخاب متخصصان اطلاع رسانی و كتابداران براي سمت جديد مدير دانش در بسياري از سازمانها، از روي تصادف نيست. فعاليتهايي كه يك متخصص اطلاع رسانی و یک كتابدار مجبور است در جريان تبديل به مدير دانش انجام دهد، عبارتند از: معرفی انواع گونه گون دانش سازمانی، روش های پیشرفته، نظام ساختاری، و دستیابی به دانش، توزیع و انتقال دانش، گسترش و افزایش سودمندی و ارزش دانش، ذخیره سازی و بازیابی دانش( کیم، ۱۳۸۰)، و كاربردي نمودن سرمايه دانشي سازمان (اسپیچ[۳۷]، ۱۹۹۸) .
قدم اوليه در يك برنامه مديريت دانش، تعريف و تشخيص شاكله هاي سرمايه دانش براي يك سازمان است. به دليل اينكه اين قدم، اساس نظام مديريت دانش است، بايد مسؤلين با تجربه در سازمان مسؤول اين عملكردها باشند. جزئيات و شاكله هاي دانش پايه سازمان در اين مرحله تعريف و تبيين مي شوند. اين اقدام، همچنين حسابرسي دانش[۳۸] نيز است. در حسابرسي دانش، اين نكته بايد رعايت شود تا از گرايش به نوع خاصي از اطلاعات جمع آوري شده، كه کاری بسیار فني است، اجتناب شود. به اطلاعات تجاري و بازاريابي نيز لازم است كه اهميت كافي دا

ده شود.

دريافت سرمايه دانش
نخست، فرايند دريافت، مستلزم كار در كنار پردازشگران دانش است تا دانش را جذب و به سرمايه دانش سازمان بيافزايد. درپي آن، بايد مكانيسم هايي باشد كه به صورت خودكار اين فعاليتها را

انجام بدهد. همچنين، وجين دانش بدون كاربري و استفاده، کاری که در عالم کتابداری در مورد مدارک بی استفاده انجام می شود، فعاليتي ضروري است. این کار بايد به صورت دوره اي توسط كارشناسان انجام گيرد. اهميت مديريت دانش در اينجا، درست مانند جدا كردن مواد خالص از ناخالص و حذف مواد زايد آن است، كه براي پيشرفت دانش انجام مي گيرد. علاوه بر اينكه اين عمل، يك دانش جديد است فرايند دريافت دانش ضمني، متخصصان اطلاع رسانی و كتابداران را به فعاليت مطالعاتي شديد در زمينه موضوعاتي مثل روانشناسي، اداره كردن، توسعه منابع انساني و غيره، فرا مي خواند تا در اجراي وظيفه شان موفق و مؤثر باشند. اين ديدگاه مورد تأكيد نويسندگاني مثل هازل هال[۳۹] است(۱۹۹۹).
داده ها و اطلاعات دريافت شده در نظامهاي گوناگوني ذخيره مي شود كه داراي سرورهاي اينترانت، پايگاههاي اطلاعاتی، و غيره است، علاوه بر اينها، اطلاعات قابل دسترس در وب سايتهای اينترنتي نيز، بايد به عنوان بخشي اساسي از دانش دريافت شده مورد توجه قرار گيرد. عموماً اطلاعات، هم داخلي و هم خارجي، بسيار حجيم و با سازماندهي ضعيف و عدم يكدستي، روبرويند. همچنين مسأله سنجش صحت اطلاعات نیزمطرح است. بهترين افراد براي دستيابي، نمايه سازي، ارزشگذاري ، تأييد و فرستادن اطلاعات در باره سازمانها، متخصصان اطلاع رسانی و كتابداران هستند. گام بعدي در مديريت دانش اوليه، اين است كه چگونه اين متخصصان نسبت به رده بندي سرمايه دانش اقدام كنند.

رده بندی سرمايه دانش
مديريت دانش سؤال ساده‌اي درباره ذخيره، بازيابي و انتقال اطلاعات نيست بلكه بيشتر تعبير و سازماندهي اطلاعات از جهات مختلف است(بات، ۱۳۸۲). يك اصل لازم براي استفاده مؤثر و بهينه از جريان دانش ناشي از حسابرسي دانش رده بندی و سازماندهي آن به نحوي است كه بيشترين كاربري و سودمندي را به كاربر نهايي برساند. طرحهاي رده بندي مورد استفاده بايد استفاده نهايي را آسان كند. در زمان رده بندي، بايد ابر داده، اطلاعاتي كه در باره اطلاعات است، ايجاد شود كه داراي نقشي بسيار مهم در بازيابي اطلاعت و تحويل بيشترين نتايج مرتبط، است.
در متن ساختار سازي و رده بندي پايه دانش، توسعه يك زبان كنترل شده بسيار مهم است. حسابرسي دانش، ابتدائاً ، در مديريت دانش اوليه صورت مي گيرد كه معمولاً رده هاي جديدي را به وجود مي آورد كه به دليل استفاده مكرر سازمانها، قبلاً جزو ساختار اصطلاح شناختي آنها نبوده است و اكنون بايد لحاظ گردند. توسعه زبان كنترل شده جامع، كه بيانگر حرفه سازمان باشد، برا

ي اشاعه استفاده نهايي از دانش بسيار مهم است. مديران دانش نيازمند درجات و سطوح مختلفي از تخصص در استفاده از اينترنت، گروه افزار، ايجاد وب سايت در اينترنت، طرحها و نقشه هاي دانش، به كارگيري فناوري كنشگر مبتني بر پايه دانش رده بندي شده هستند. مشاركت آنها در اين حوزه، براي موفقيت مديريت دانش اوليه بسيار مهم و ضروري است.
مدير دانش، اولاً بايد مثل يك مربي عمل كند تا كاربران را در استفاده از امكانات فناوري اطلاعات،

براي بازيابي دانش از پایه دانش ياري كند. در تعدادي از سازمانهاي خوب، براي شبكه از ابزارهاي سيستمي نصب شده فناوري اينترانت و محصولات گروه افزار، براي اشتراك دانش استفاده مي شود. سيستم اين توانايي را دارد كه محتوا و مذاكرات سودمند را كه براي كاربران جذاب است، يكدست نموده و به همديگر پيوند دهد. در حاليكه، اين امكان براي كتابداران و مديران اطلاع رساني وجود ندارد كه مدير دانشي با تسلط كامل در استفاده از تواناييهاي سيستم باشند، آنها بايد اين استعداد را در خود بپرورانند و با توجه به اهداف سازمان كار با سيستم فناوري اطلاعات را ياد بگيرند.
به كاربران، بايد آموزش اوليه در زمينه روش كار و كاوش شبكه داخلي داده شود. آموزش مهارتهاي كاوش بايد به حدي باشد كه كاربر سيستمهاي سودمند و داراي نتيجه معقول را بشناسد. او بايد از دانش موجود، واژگان استفاده شده، محتوا، و سازماندهي دانش پایه سازمان آگاه باشد.

به كارگيري سرمايه دانش
نظام مديريت دانش، زماني مي تواند ديدگاه حرفه اي و تجاري سازمان را تغيير دهد كه سرمايه دانش آن، كاملاً بوسيله كاركنان به كار گرفته شود. در يك نظام طراحي شده براي اشتراك اطلاعات، همكاري و ارتباط امري حياتي است. فناوري اطلاعات جديد، انواع همكاري در قالب نشست هاي کاری و علمی را ميسر مي كند. اين نشست ها و جلسات بايد در گستره وسیعی دريافت و جذب شود و بعد يك حسابرسي دقيق كه دانش پایه را ايجاد كند. صورت جلسه كردن و ثبت اين نشست ها در قالب متني نيز امكان پذير است. هدف اين است كه اطلاعات در شكلي

منسجم و آسان در راستاي استفاده بهينه كاربر از آن در فرايند كار، تحويل داده شود.
براي موفقیت نظام مديريت دانش در يك سازمان، مدير دانش داراي نقشي فعال و كاتاليزوري است. در كنار او، كاركنان كم تجربه سازمان بايد نقش و نام جديد «قهرمان دانش[۴۰]» را بپذيرند تا نظام مديريت دانش را در همه سطوح سازمان و به صورت سلسله مراتبي محقق سازند. مدير دانش

بايد شبكه قهرمانان دانش را به عنوان بخشي از كار خود تقويت و پشتيباني كند. اگر چه تلاشهاي اين پيشگامان فرهنگ مديريت دانش ريشه در پيدايش جوامع و سازمانهاي دانش مدار دارد.