برنامه ريزي استراتژيك و فناوري اطلاعات در آموزش

برنامه ريزي استراتژيك سيتم ها و فناوري اطلاعاتي (IT/IS) عبارت است از فرآيند تشخيص سيستم‌هاي كاربردي مبتني بر كامپيوتر كه سازمان را در اجراي طرح‌هاي كاري وتحقق اهدافش ياري مي‌كند . برنامه‌ريزي استراتژيك مدت زيادي است كه به عنوان يك ضرورت براي بهره‌برداري از منابع بالقوه سيستم‌ها و فناوري‌هاي اطلاعاتي شناخته شده است و بررسي يافته‌هاي پژوهشي در اين خصوص نشان مي‌دهد كه موانع عمده‌اي بر سر راه چنين برنامه‌ريزي‌هاي استراتژيك وجود دارد. اين مقاله سعي دارد ضرورت برنامه‌ريزي توسعه‌اي سيستم‌ها و فناوري هاي اطلاعاتي براي نوسازي ساختارهاي اقتصادي و اجتماعي ايران را مورد تاكيد قرار دهد.

امروزه فناوري ارتباطات و اطلاعات يكي از ويژگي‌هاي مهم عصر اطلاعات به شمار مي‌رود كه امكان طراحي اشكال جديد سازماني، سيستم هاي كنترلي جديد ،باز مهندسي فرآيندهاي سازماني و مانند اينها را فراهم ساخته است . (IT/IS) به ما كمك مي‌كند ديوارهايي را فروبريزيم كه وظايف، محل‌هاي جغرافيايي و سطوح مديريتي را از هم جدا مي‌كنند و به ما اجازه مي‌دهد شبكه جديدي از روابط بين اعضاي سازمان به وجود آوريم. در حال حاضر كشورهاي جهان از لحاظ به كارگيري سطح فناوري در مراحل مختلف قرار دارند و متناسب با آن از ساخت اجتماعي متفاوتي نيز برخوردار هستند بنابراين ضروري است با برنامه‌ريزي توسعه‌اي مناسب از قابليت‌هاي سيستم‌ها و فناوري‌هاي اطلاعاتي در نوسازي ساختارهاي اقتصادي و اجتماعي كشور خود بكوشيم.

واكاوي برنامه‌هاي توسعه در ايران از منظر برنامه ريزي IS/IT
امروزه در اغلب كشورهاي توسعه يافته و در حال توسعه IS/IT يكي از ابزارهاي مهم توسعه و پيشرفت محسوب مي‌شود و در برنامه‌هاي توسعه اقتصادي ،اجتماعي و فرهنگي از جايگاه ويژه‌اي برخوردار است. از يك طرف، برخي از كشورها مانند سنگاپور با اتخاذ استراتژي پيشگامي به

موفقيت‌هاي قابل توجهي دست يافته‌اند. همانطور كه دروگ (۱۹۹۷) اشاره مي‌كند، هر چند عمر به كارگيري سيستم‌ها و فناوري اطلاعات در سنگاپور زياد نيست ،اما با اتكا به يك برنامه جامع به سرعت در حال تبديل شدن به يك برنامه جامع به سرعت در حال تبديل شدن به يك جزيره هوشمند است و از اين رهگذر سطوح بالايي از كارايي، اثر بخشي و كسب مزيت رقابتي را تجربه كرده است. از طرف ديگر در كشورهايي مانند ايران به دليل شرايط خاص، كمتر به نقش كليدي اين ابزارها در حيات توسعه كشور توجه شده است.

نگاهي به برنامه اول و دوم توسعه كشور نشان مي‌دهد كه برنامه ريزي IS/IT چندان مورد توجه واقع نشده است و سياست‌هاي مناسبي نيز در جهت هدايت سازمان‌ها براي طراحي و استقرار سيستم‌ها و فناوري‌هاي اطلاعاتي اتخاذ نشده است. در برنامه سوم توسعه در حوزه‌هاي فرابخشي سند برنامه، سر فصلي از موضوعات به فناوري اطلاعات به عنوان يكي از محورهاي توسعه ملي تصريح و خطوط اصلي توسعه در اين حوزه در بخش‌هاي مختلف نرم افزار، سخت افزار، نيروي انساني، مخابرات، اطلاعات و مديريت مورد لحاظ قرار گرفته است.

به رغم چنين تأكيداتي، مجموعه اقدامات عملي دستگاه‌هاي اجرايي كشور در مقايسه با ديگر كشورها، چندان رضايت بخش نيست اما نمي‌توان انتظار داشت سازمان‌ها در كاربرد سيستم‌ها و فناوري هاي اطلاعاتي به طور جهشي عمل كنند. اكنون تجربه انباشته سازمان‌ها اين امكان را فراهم ساخته است تا با پرداختن به برنامه‌ريزي استراتژيك سيستم‌ها و فناوري اطلاعاتي، قدم اساسي در فرايند يادگيري سازماني برداشته شود.

نگرشهاي برنامه‌ريزي استراتژيك IT/IS

برنامه‌ريزي استراتژيك مدت‌هاي زيادي است كه به عنوان يكي از فعاليتهاي بنيادين مديريت ارشد تشخيص داده شده است. برنامه‌ريزي استراتژيك IT/IS عبارت است از فرايند تشخيص بدره (Prtfolio) سيستم‌هاي كاربردي مبتني بر كامپيوتر كه به يك سازمان در اجراي برنامه‌هاي كاري و تحقق اهدافش ياري مي‌رساند.
بنابراين نياز به اجراي ماهرانه برنامه‌هاي استراتژيك IS/IT هم در مطالعات تجربي و هم تجويزي مورد تأكيد قرار گرفته است. اساساً اين مطالعات نشان مي‌دهد كه كم توجهي به برنامه‌هاي استراتژيك ميتواند به از دست رفتن فرصت‌هاي زياد، تلاش‌هاي اضافي، شكل‌گيري سيستم‌هاي ناسازگار و ضايع شدن منابع منجر شود.

يكپارچه‌سازي استراتژي‌ها در سطوح مختلف
تجربه به‌كارگيري سيستم‌ها و فناوري هاي اطلاعاتي در ايران نشان مي‌دهد كه اين سازمان‌ها از نظر بكارگيري IS/IT مراحل اوليه را پشت سر گذاشته و در آستانه ورود به مراحل ثانويه قرار دارند. يعني براي بهره گيري از مزاياي IS\IT در بخش‌ دولتي و خصوصي نيازمند برنامه ريزي استراتژيك براي طراحي واستقرار سيستم ها و فناوري‌هاي اطلاعاتي هستند. به همين دليل لازم است با ابعاد مختلف چنين برنامه ريزي بيشتر آشنا باشند.
يكي از ويژگي‌هاي برنامه‌ريزي استراتژيك IS\IT جامعيت است. اين مفهوم براي توصيف حدود يا قلمرو راهكارها در فرايند برنامه ريزي استراتژيك بكار گرفته مي‌شود. جامعيت يكي ديگر از ويژگي‌هاي برجسته فرآيند برنامه‌ريزي استراتژيك است كه به وجود ساختار، متون، رويه‌هاي مكتوب و خط‌مشي‌هايي اشاره دارد كه راهنماي فرآيند برنامه‌ريزي است. تمركز، به توازن بين خلاقيت و جهت‌گيري نظارتي در درون فرآيند برنامه ريزي استراتژيك اشاره دارد. جريان نيز به نقش مديران سازماني و بخشي در شروع فرآيند برنامه ريزي اشاره دارد و به عنوان يكي از ويژگي‌هاي مهم برنامه‌ريزي استراتژيك محسوب مي‌شود.
از ديگر ويژگي‌هاي برنامه‌ريزي اسراتژيك مشاركت است يعني درحالي كه جريان برنامه‌ريزي با جهت‌گيري عمودي سيستم برنامه ريزي مرتبط است، مشاركت بر حدود درگيري افراد در برنامه ريزي استراتژيك تأكيد دارد. همچنين يكي از مهم‌ترين ابعاد برنامه‌ريزي در مديريت استراتژيك كه به آزمون سرعت تصميم‌گيري انطباق‌پذيري استراتژيك مي‌پردازد، سازگاري است.

فرايند برنامه‌ريزي استراتژيك IT\IS

برنامه ريزي استراتژيك سيستم‌ها و فناوري‌هاي اطلاعات ،زماني اثر بخش خواهد بود كه استراتژي‌هاي تدوين شده در سطوح سازماني از سازگاري لازم با خط مشي‌هاي دولتي برخوردار باشند. به عبارت ديگر با توجه به ارتباط و تاثير متقابل سطوح خط مشي گذاري و تدوين استراتژي، سازمان‌ها بايد در چارچوب خط‌مشي‌هاي دولتي ناظر بر IT\IS برنامه ريزي استراتژيك خود را تهيه و تنظيم كنند . بر اساس نظريات محققان فرايند برنامه ريزي استراتژيك IT\IS شامل مراحل زير مي‌شود:
– شروع و آمادگي: در اين مرحله مديريت يك سيستم برنامه‌ريزي را ساماندهي مي‌كند

و وظايف پروژه و نقش‌ها را تعريف مي‌كند. يك مسئول پروژه انتظارات پروژه را براي تيم برنامه‌ريزي تشريح مي‌كند به طوري كه همه اعضاء از قلمرو و اهداف پروژه آگاهي پيدا ‌كنند.
– تحليل استراتژي: سازماني در اين مرحله تيم برنامه ريزي با مديران مصاحبه مي‌كند تا سازمان كار، استراتژي‌هاي سازماني، فرآيندهاي عمده و نيازهاي اطلاعاتي سازمان را مستند كنند. اين اطلاعات سپس در قالب مجموعه‌اي از استراتژي‌ها تركيب مي‌شوند كه جهت استراتژيك سازمان را تعريف و پايه مدل سازماني را شكل مي‌دهد.
– ارزيابي IS\IT فعلي: طي مرحله سوم، تيم برنامه ريزي وضعيت سيستم‌ها و فناوري‌هاي اطلاعاتي را مورد ارزيابي قرار مي‌دهد تا اصلاحات كوتاه مدت براي سيستم‌هاي موجود را پيشنهاد كند.
– تحليل عمليات سازمان: در اين مرحله مستند‌سازي و اقدامات كاري در سطوح عملياتي صورت مي‌گيرد. تيم برنامه ريزي با مديران عملياتي مصاحبه مي‌كند تا نيازهاي اطلاعاتي، فرآيندها، استراتژي‌هاي سازمان را تشخيص ‌دهد. اين داده‌ها مدل حجمي سازمان را نشان مي‌دهد. تيم آن را با نيازهاي استراتژيك مديران ارشد مقايسه مي‌كند تا شكاف موجود بين نيازهاي ادراكي مدريت ارشد و عمليات نشان دهد. تيم كاري برنامه‌هاي كليدي را براي مستندسازي ساز وكارها و فرايندها به كار مي‌گيرد.
– تكميل مدل سازماني: در اين مرحله مدل سازماني را نهايي مي‌كنند و از طريق مديريت ارشد، اصلاحات و موارد تكميلي را مورد بررسي قرار مي‌دهند. سپس تيم مدل را مورد تحليل قرار داده و زمينه‌هاي كاري را مشخص مي‌كنند. با استفاده از برنامه‌هاي كليدي، مدل سازي به مدل هاي كاري در زمينهاي مختلف تقسيم مي‌شود. استراتژي‌هاي فرعي، واحد سازماني داده ها و فرايندهاي كاري شكل مي‌گيرد.
– تعريف معماري اطلاعات: در مرحله ششم، تيم كاري معماري اطلاعات سازماني را تعريف مي‌كند كه شامل سيستم‌هاي كاربردي، فناوري‌ها، داده‌ها و مديريت سيستم‌هاي اطلاعاتي در سازمان است. در اين مرحله گامهاي اجرايي نيز فهرست مي‌شوند.
– طراحي برنامه استراتژيك: IS\IT در اين مرحله ، تيم برنامه ريزي پروژه كوتاه مدت و بلند مدت را تعريف مي‌كند . اين مرحله شامل تعيين اولويت پروژه‌ها و برآورد هزينه هاي هر يك از پروژه‌هاست و بعد از تائيد بالاترين مقام سازماني طراحي پروژه‌هاي اولويت‌دار شروع مي‌شود .
– بازبيني و ارزيابي :‌در مرحله هشتم، تيم برنامه ريزي كار خودش را طي برنامه‌ريزي مورد بازبيني و ارزيابي قرار مي‌دهد .اين ارزيابي فعاليت‌هاي برنامه ريزي آينده را تكميل و يادگيري برنامه ريزي موثر را ارتقاء مي‌دهد.

چالش‌هاي برنامه ريزي استراتژيك IS\IT در ايران
روندهايي چون پويايي رقابتي ،جهاني شدن و تغييرات سريع وفناوري اطلاعاتي چالش هايي را در عصر اطلاعات پيش رو دولتها و سازمانها قرار داده است كه كشور ما نيز از آن مستثني نيست . مهمترين اين چالش‌ها عبارتند از :ازتقاي آگاهي هاي سيستم هاي اطلاعاتي در تمام سطوح سازماني و ملي، اقدام براي استقاده از فرصتهاي IS\IT و استفاده استراتژيك از آنها ،و برنامه ريزي استراتژيك IS\IT و چگونگي تاثير فناوري اطلاعاتي بر ساختار صنعت يا توازن سياسي بين ملت‌هاست. از جمله عوامل بازدارنده استفاده از IS\IT ميتوان به ابزار رقابتي سازمانها و كشورها ،ارزيابي ارزش استراتژيك سيستم‌ها و فناوري‌هاي اطلاعاتي و نقش سيستم‌ها و فناو

ري‌ اطلاعات در كسب مزيت رقابتي اشاره كرد.
بدون شك فقدان برنامه‌ريزي استراتژيك IS\ITدر ايران به طور جدي توانايي سازمانهاي بخش دولتي و خصوصي براي بهره برداري از مزاياي فناوري‌ها و سيستم هاي اطلاعاتي را كاهش مي‌دهد . امروزه نقش استراتژيك IS\IT بر كسي پوشيده نيست همين سبب شده است تا سازمانها مسائل و مشكلات ناشي از طراحي و استقرار و نگهداري آنها را پذيرا باشند، هر چند براي استفاده از فناوري‌ها و سيستم‌هاي اطلاعاتي در ايران تلاشهايي صورت گرقته است اما در مقايسه با ديگر كشورها از كميت و كيفيت كافي برخوردار نيست. همگام بودن با روند توسعه جهاني يكي از عوامل بازدارنده توسعه سيستم‌ها و فناوري هاي اطلاعاتي در ايران محسوب مي‌شود. كم توجهي و بعضاً عدم آگاهي از تحولات اقتصادي مبتني بر فناوري‌هاي اطلاعاتي سبب شده كه نه تنها سياست‌هاي اصولي لازم در اين زمينه وضع نشود ، بلكه موضع گيري‌هاي منفي (با استناد به مسائل اخلاقي ) در مقابل فن‌آوري‌هاي نوين اطلاعاتي و ارتباطي نيز لزوم پرداختن به اين مهم را به تاخير انداخته است . بر اين اساس مهم‌ترين چالش‌هاي پيش‌رو سازمان‌هاي بخش دولتي در برنامه‌ريزي استراتژيك سيستم‌ها و فناوري‌هاي اطلاعاتي شامل: يكپارچه سازي استراتژي‌ها در سطوح مختلف، تغيير نگرش مديران ارشد، دفع يا تقليل موانع اجرايي، تغيير نقش بازدارندگي دولت و چگونگي مديريت در محيط‌هاي پيچيده است.

بحث و نتيجه‌گيري
اين نگرش كه براي اجتناب از پيامدهاي منفي سيستمها و تكنولوژي‌هاي اطلاعاتي بايد با آن مقابله كرد و يا با طراحي و استقرار محدود و گزينشي آن اقدام كرد ،خود از عواملي است كه برنامه‌ريزي استراتژيك IS\IT را در ايران به تاخير انداخته است . فقدان برنامه ريزي استراتژيك نيز به نوبه خود مسائلي را در اداره امور عمومي و مديريت اثر بخشي و كارآمد سازمان‌ها ايجاد كرده است كه مهم‌ترين آنها عقب ماندگي سازمان‌ها و كشور براي حضور موثر و رقابت در عرصه‌هاي نوين جهاني است . در گذشته برندگان اقتصادي كساني بودند كه محصولات و خدمات جديدي را توليد مي‌كردند ، اما در قرن حاضر مزيت رقابتي پايدار بيشتر حاصل فناوري‌هاي فرآيندي جديد و كمتر حاصل فناوري هاي توليدي جديد است و آنچه قبلاً در اولويت قرار داشت اختراع محصولات جديد بود اما در حال حاضر اختراع و تكميل فرايندهاي جديد اهميت اول را به خود اختصاص داده است .سيستم هاي اطلاعاتي و فناوري اطلاعاتي را مي‌توان براي خلاقيت در تغيير ساختارهاي سازمان و روش‌هاي عملكرد يك سازمان در رابطه با مشتريان و ارباب رجوع به كار گرفت و از اين طريق به مزاياي زيادي دست يافت.
به رغم مشكلات در طراحي و اجراي برنامه‌‌هاي IS\IT خيلي از سازمانها وقت وكوشش را در اين

راه صرف كرده‌اند. پژوهشگران اين حوزه از طريق بحث وگقتگو با مديران سازمانهاي بخش دولتي و خصوصي تعدادي از مسائلي كه سازمانها به واسطه فقدان برنامه ريزي استراتژيك سيستمهاي اطلاعاتي با آن مواجه هستند رابه اين شرح فهرست كرده‌اند: سرمايه‌گذاري‌هاي سيستمهاي اطلاعاتي از اهداف كاري حمايت نمي‌كنند، سيستم‌هايي كه به صورت يكپارچه طراحي نشده‌اند باعث دوباره‌كاري، تاخير و اتلاف منابع مي‌شوند، فقدان ابزاري براي شناخت اولويت‌ها در رابطه با پروژه‌ها و منابع وجود دارد، روشي براي تصميم گيري در خصوص سطوح منابع مطلوب يا چگونگي زمان به كارگيري منابع خارجي وجود ندارد، اطلاعات مديريتي ضعيف (ناسازگاري، عدم دقت، كند بودن و در دسترس نبودن و حمايت نكردن فرايندهاي تصميم‌گيري كليدي) از ديگر موارد است. سوءتفاهم بين كاركنان متخصص فناوري اطلاعات (تضاد و عدم رضايت ) عدم سازگاري استراتژي‌هاي فناوري با اولويت كاري وعدم تخصيص سرمايه گذاري‌هاي زير ساختي نيز از جمل

ه مواردي است كه ميتوان به آن اشاره كرد. همانطوركه اشاره شد فقدان برنامه‌ريزي استراتژيك IS\IT باعث مي‌شود. سازمان‌ها نتوانند به طور موثر و كارآمد از منابع اطلاعاتي و تكنولوژي خود بهره گيرند . بنابراين برنامه ريزي استراتژيك سيستم‌ها و فناوري‌هاي اطلاعاتي مطابق با نظر محققان كشورهاي ديگر يك ضرورت بنيادين در برنامه چهارم توسعه كشور محسوب مي‌شود تا از اين طريق بتوان به اهداف سه گانه، كارايي، اثر بخشي و كسب مزيت رقابتي نائل شد. هر چند برنامه‌ريزي استراتژيك IS\IT چالش هاي زيادي را پيش روي مديران سازمانها قرار مي‌دهد، اما نقش هدايتي و تسهيل كنندگي دولت با اتخاذ خط مشي هاي مناسب در برنامه چهارم توسعه ،بسيار تعيين كننده است.