برنامه ریزی

تعريف برنامه ريزي:
برنامه ريزي يعني آنكه از ميان گزينه هاي گوناگون به برگزيدن راه هاي كنش آينده سازمان به گونه ي كلي پرداخته شود و براي هر يك از بخش هاي سازمان نيز چنين گزينشي صورت بگيرد. اين كار مستلزم برگزيدن هدف هاي سازمان و مقاصد هر بخش و تعيين راه هاي دستيابي به آن هاست . از اين رو برنامه ها براي دستيابي به هدف هاي از پيش تعيين شده روشي عقلايي فراهم مي آورند. برنامه ريزي همچنين بر نو آفريني مديريت سخت دلالت دارد.

برنامه ريزي ميان جايي كه هستيم با جايي كه مي خواهيم بدان جا برويم پلي مي سازد و موجب مي شود تا آنچه را كه در غير آن حالت شكل نمي گيرد پديد آيد. با آنكه به ندرت مي توانيم آينده اي درست پيش بيني كنيم و با آنكه عامل هاي بيرون از نظارت ما مي توانند با بهترين برنامه هاي تهيه شده معارض گردند. تا زمانيكه ما به برنامه ريزي بپردازيم پيش آمدها را به بخت وا مي گذاريم . برنامه ريزي فكري دشوار است كه لازم مي سازد كنش را تعيين كني

م و تصميم هاي خود را بر پايه هدف شناخت و برآوردهاي سنجيده استوار سازيم.
سرشت برنامه ريزي
ما مي توانيم با بررسي چهار جنبه ي عمده برنامه ريزي سرشت اصلي آن را آشكار سازيم:
۱- ياريهاي رنامه ريزي به فرض و هدف هاي سازمان.
۲- اهميت نخستين آن در ميان كارهاي ويژه ي مدير
۳- گسترش و پراكندگي آن.
۴- كار آمدي در به نتيجه رساندن برنامه ها
۱- ياريهاي برنامه ريزي به فرض و هدف هاي سازمان:

مقصود هر برنامه و ديگر طرحهاي كمكي آن ياري دادن به دستيابي به غرض و هدف هاي سازمان است. اين اصل از سرشت كارهاي سازمان يافته بدست مي آيد كه سازمان براي دستيابي به هدف گروه از راه همكاري ارادي پديد مي آيد.
۲- اهميت نخستين برنامه ريزي:
چون عمليات مديريت در سازمان دهي ،به كار گماري نيروي انساني هدايت كردن و نظارت كردن براي ياري دادن – دستيابي به هدف هاي سازمان طراحي مي شوند بنابر اين برنامه ريزي به گونه ي منطقي پيش از ديگر وظيفه هاي مديريت مي آيد با آنكه در عمل همه ي وظيفه هاي مديريت مي آيد با آنكه در عمل همه ي وظيفه هاي مديريت در يك نظام كنش به هم پيوسته مي شوند برنامه ريز سرشتي يگانه دارد چون به كار برقراري هدف هاي ضرور در كوشش هاي گروهي مي پردازد. افزوده بر آن يك مدير بايد به برنامه ريزي بپردازد تا پي ببرد كه چه نوع از پيوندهاي سازماني و شاستگي هاي شخصي نياز هست. در چه راهي زير دستان بايد راهنمايي شوند و چه نوع نظارت را بايد به كار بست . و البته اگر قرار باشد همه ديگر وظيفه هاي مديريت اثر بخش و كارساز باشند بايد آن ها را نيز برنامه ريزي كرد.
برنامه ريزي و نظارت كردن سخت به هم پيوسته اند .
برنامه ريزي و نظارت كردن از هم جدا ناشدني هستند – آن ها را همزادهاي سياهي مديريت مي خوانند. كنش برنامه ريزي نشده را نمي توان نظارت كرد زيرا نظارت كردن به معناي پا بر جا نگهداشتن فعاليت ها در راستاي درست از راه تصحيح كردن كج رويهاي است كه در برنامه ها روي داده است . اگر برنامه نباشد هرگونه كوشش براي نظارت كردن بي معني است زيرا براي اشخاص راهنمايي وجود ندارد كه بدانند به همان سويي كه مي خواهند بروند گام بر مي دارند. (اين پيامد كار نظارت كردن است ) مگر آنكه آنان از پيش آگاه باشند كه به كجا مي خواهند بروند(اين جزعي از كار برنامه ريزي است)

از اين رو برنامه ريزي معيارهاي نظارت را فراهم مي آورد.
۳- گسترش برنامه ريزي:
برنامه ريزي وظيفه ي مديران است گر چه سرشت سياست هاي كلي و برنامه هايي كه از سوي بالا دستان تعيين مي شود تغيير پيدا مي كند . اما در عمل ناممكن است كه كار مديران را چنان محدود كنيم كه آنان نتوانند هيچ گونه آزادي داشته باشند و اگر مديران از مسئوليت برنامه ريزي برخوردار نباشند آن ها براستي مدير شناخته نمي شوند . اگر ما گسترش و پراك

ندگي وظيفه ي برنامه ريزي را نپذيريم آنگاه آسان تر مي توانيم دريابيم كه چه اشعاري از اشخاص بين تعيين سياست هاي كلي كار (برپاداشتن راهنمايي هايي براي تصميم گيري ) و اداره كردن يا بين «مدير» و «كارگزار» يا «سرپرست» جدايي قابل هستند . يك كدير به دليل اختياراتش

يا پايگاهش در سازمان ممكن است در سنجش با مدير ديگر به برنامه ريزي بيشتر يا مهمتر بپردازد يا برنامه ريزي يك مدير در سنجش با مدير ديگر ممكن است بنيادي تر و در خور به كار بستن در بخش گسترده تري از سازمان باشد.
همه مديران برنامه ريزي مي كنند.

در هر حال همه ي مديران از رئيسان گرفته تا سرپرستان رده پايين –برنامه ريزي مي كنند حتي رئيس يك دسته از كارگران راه سازي يا كارگران كارخانه با رعايت دستورها و روش ها تا اندازه اي قطعي و مشخص تا اندازه اي به برنامه ريزي دست مي زند شايان توجه است كه در بررسي هايسي كه درباره ي گونه هاي خشنودي از كار صورت گرفته يك عامل اثر بخش در كاميابي سرپرستان در پايين ترين رده سازماني به ميزان توانايي آنان در برنامه ريزي بستگي دارد.
مديران بلند پايه سياست هاي كلي را برنامه ريزي مي كنند.
با آنكه همه مديران برنامه ريزي مي كنند برنامه اي را كه براي كار از سوي سرپرست خط اول توليد تنظيم مي شود با برنامه راهبردي كه از سوي مديران بلند پايه فراهم مي شود اختلاف دارد. راجر اسميت ۱مدير اجرايي بلند پايه جنرال موتور راهبرد بزرگ توليد خودروهاي كوچك را در ژاپن و كره برنامه ريزي كرد. فابر ۲ رئيس فروشگاه هاي زنجيره اي كي – مارت۳ يك خرده فروشي را كه براي

تخفيفهاي راستين سرشناس بود برنامه ريزي كرد تا با عرضه كردن امكان گزينش بيشتر كالا به خريداران و دادن سود نا ويژه بالاتر عمليات خود را گسترده سازد. تورنتون ۴ برادشاو از شركت ار.سي. آ۵ به كارو گوناگوني سياست هاي كلي شركت دست زد و آنرا از فروش نوار ويدئو و ديگر كارهاي نا مرتبط دور ساخت. او در عوض بر توانايي هاي شركت در ماهواره هاي ارتباطي و نظام شبكه هاي اداري كه براي نيروي دريايي توليد مي كرد تاكيد گذاشت . در حاليكه مديران بلند پايه مسير كلي شركت را برنامه ريزي مي كنند ، مديران در همه ي رده هاي سازماني بايد برنامه هاي خود را آماده سازند تا از آن راه به هدف هاي كلي سازمان ياري دهند.
۴- كار آمدي در به نتيجه رسيدن برنامه ها:

ما كارآيي يك برنامه را از راه ياري هايي كه آن برنامه در دستيابي به غرض و هدف هاي سازمان مي كند در برابر هزينه ها و ديگر عواملي كه براي تنظيم و اجراي آن به كار برده مي شوند مي سنجيم . يك برنامه مي تواند دستيابي به هدف ها را آسان سازد ولي با يك هزينه بالاي غير ضروري . برنامه ها زماني كار آمد هستند كه با هزينه اي معقول دستيابي به هدف را ممكن سازند هزينه اي كه تنها در قالب زمان يا پول يا ساخت اندازه گيري نمي شود بلكه ميزان خشنودي فردي و گروهي را نيز به حساب مي آورد.