بودجه و استاندارد

مقدمه
اصطلاح بودجه، اصطلاحي آشنا است و بودجه بندي و کنترل بودجه اي قرن هاست که در امور پايه کشور به کار ميرود و همه ساله اخبار مربوط به تقديم لايحه بودجه توسط دولت به مجلس و تصويب آن را پس از اصطلاحاتي که در مجلس به عمل مي آيد در روزنامه مي خوانيم در بودجه کل کشور پيش بيني در آمد هاي سال آينده از يک طرف و هزينه ها و ساير پرداخت هاي دستگاههاي دولتي وابسته به دولت از طرف ديگر نشان داده شده و سعي مي شود بين بر آورد جمع در آمد با جمع

هزينه ها موازنه بر قرار شود و در غير اين صورت منابع تامي کسر بودجه (معمولا از محل داخلي يا خارجي) پيش بيني شود. بعد از جنگ جهاني اول بودجه و کنترل بودجه اي به عنوان ابزار مفيدي در دست مديريت براي طرح سياست هاي مالي و نظارت اعتبار بر اجراي آن ها مورد توجه قرار گرفت و استفاده از آن بخصوص در سال هاي بعد از جنگ جهاني دوم به تدريج توسعه يافت، بطوري که در حال حاضر کمتر مؤسسات بزرگي در کشورهاي پيشرفته مي توان يافت که آن را به کار

نبرند. در ايران نيز در نتيجه پيشرفت صنعت و تجارت و آشنايي با روش هاي جديد مديريت در دو دهه اخير، بودجه بندي و کنترل بودجه اي براي تنظيم کليه فعاليت ها به صورت برنامه اي هماهنگ، چه در دولت و چه در اکثر شرکت هاي بزرگ صنعتي مورد استفاده قرار گرفته است، در حالي که در مؤسسات متوسط و کوچک نوعي کنترل بودجه اي به صورت محدود براي تنظيم بعضي از جنبه هاي عمليات، مانند بودجه فروش، به کار مي رود.

بودجه يک کشور نشان دهنده جايگاه دولت در اقتصاد و به عبارتي حدود و شغور دخالت دولت در جامعه است و اداره صحيح امور مالي دولت، نقش بسزايي در بهسازي نظام اقتصادي و نظام اداري يا مديريت بخش دولتي دارد، به جرأت مي توان گفت آنچه يک دولت يا يک حزب به عنوان سياست هاي خود اعلام مي کند و يا برنامه هايي که يک نامزد انتخابات رياست جمهوري در نطق انتخاباتي خود اظهار مي کند،در بودجه تجلي پيدا مي کند، يعني اين ارقام بودجه است که نشان مي دهد يک دولت يا يک رئيس جمهور به آموزش و پرورش اولويت بيش تري قائل است يا به امر زير بنائي.
تعريف بودجه:

بودجه عبارت است از تعبير مالي و يا مقداري، سياست از پيش طرح ريزي شده يک مؤسسه، براي رسيدن به هدفي مشخص در يک دوره زمان معين که قبل از آغاز دوره و تصويب شده باشد.
موارد استفاده از بودجه:
بودجه موارد استفاده متعدد و گوناگوني دارد، بودجه مي تواند به عنوان ابزار برنامه ريزي عامل کنترل و يا به عنوان وسيله اي جهت برقراري ارتباط بين دستگاه هاي دولتي مورد استفاده قرار گيرد. به طور کلي سياست هاي کوتاه مدت و بلند مدت دولت در سند بودجه اعلام ميشود. براي تامين نيازهاي اطلاعاتي هر يک از موارد استفاده فوق به اطلاعات مربوط به پيش بيني در آمد و

هزينه به و اشکال مختلف در لايحه بودجه طبقه بندي ميشود. طبقه بندي هزينه ها و در آمدها زمينه لازم را براي تجزيه و تحليل و تصميم گيري فراهم مي کند و به طور کلي طبقه بندي بودجه سبک و ترتيب ارائه اطلاعات را در سند بودجه مشخص مي کند.
Public Administtration Servece (1964:43)

انواع طبقه بندي بودجه
به طور کلي طبقه بندي هاي بودجه اي را مي توان به شرح زير تقسيم بندي کرد.
۱٫ طبقه بندي در آمدها و ساير منابع تامين اعتبار
۲٫ طبقه بندي هزينه ها
۳٫ طبقه بندي عملياتي
۴٫ طبقه بندي سازماني
۵٫ طبقه بندي اقتصادي

بودجه از چهار مرحله تشکيل مي شود که در مجموع اين چهار مرحله را دور بودجه يا سيکل بودجه نامده اند.
۱٫ و تنظيم و پيشنهاد بودجه
۲٫ تصويب بودجه
۳٫ اجراي بودجه
۴٫ نظارت و کنترل بودجه

– مرحله و تنظيم بودجه که فني ترين قسمت از فرايند بودجه را تشکيل مي دهد شامل کليه عمليات مربوط به ، ارزيابي، و طبقه بندي اطلاعات بودجه اي و پيشنهاد آن را با رعايت قوانين و مقررات مربوط مي باشد.
امروزه اصول مديريت جديد ايجاب مي کند که هيات مديره عمليات خود را با دقت کافي برنامه ريزي کند و رويدادها و شرايطي را که ممکن است در آينده در صنعت و تجارت آنها موثر باشد مورد توجه قرار دهد. علاوه بر برنامه ريزي بر اساس پيش بيني آينده بايد روش هايي برگزيده شود که بر

اساس آن نتايج واقعي با نتايج مورد انتظار براي مديريت مقاير پذير باشد به طوري که بتوان به هر نوع مغايرت بدون تاخير رسيدگي کرد و اقدام لازم به عمل آورد به اين ترتيب بودجه بندي و کنترل بودجه اي اصلا با برنامه ريزي سرو کار دارد و از اين حيث در خورد مقايسه با يک سفر دريايي است. قبل از شروع مسافرت، ناخدا مسير خود را با توجه به عوامل موثري از قبيل خطرات

کشتيراني جذرو مد درياها و پيش بيني اوضاع نامساعد جوي که ممکن است در جريان مسافرت پيش آيد طرح ريزي مي کند. در جريان مسافرت ناخدا، طرح پيش بيني شده خود را به آنچه در عمل در پيرامونش مي گذرد مقايسه مي کند و هر گونه رويدادهاي غير عادي را در کارنامه روزانه مسافرتي خود ثبت مي نمايد. حتي ممکن است چنانچه شرايط موجود اقتضا کند از مسير پيش بيني شده منحرف شود. ناخدا در پايان مسافرت شرايط واقعي را که با آن مواجه شده است با برنامه از پيش بيني تنظيم شده مقايسه مي کند و از تجربه هاي به دست آمده براي برنامه ريي مسافرت هاي مشابه بعدي مي کند.

مقايسه فرق شباهت اقداماتي را که براي تنظيم بودجه لازم است به شرح زير مشخص مي سازد:
الف). تنظيم طرحي براي نيل به هدف معيني که با توجه به کليه عوامل زير بود وصول به آن امکان پذير باشد.
ب). مقايسه مستمر نتايج واقعي با ارقام بودجه و تغيين مغايرت يا انحرافات بين نتايج واقعي و استاندارد در تجزيه بر حسب علل انحراف.
د). اقدام به موقع براي رسيدگي به انحرافات به منظور اصلاح وضع و يا تجديد نظر در سياست موسسه و در پي آن اصلاح ارقام بودجه.

– تصويب بودجه
بودجه پيشنهادي مقدماتي هيات مديره شرکت هاي دولتي پس از انجام اصلاعات و اعمال نظرهاي مشورتي سازمان مديريت و برنامه ريزي و سپس او تاکيد مجدد هيات مديره و مدير عامل شرکت با نظرهاي مشوتي سازمان مديريت و برنامه ريزي در جلسه مجمع عمومي صاحبان سمام مطرح و پس از تصويب آن در اجراي موضوع تبصره ۳۳ قانون برنامه اول اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي جمهوري اسلامي ايران براي درج در لايحه بودجه کل کشور مجددا به سازمان مديريت و برنامه ريزي ارسال مي گردد.
موارد خاص در تصويب بودجه:
۱٫ امتناع از تصويب ۲٫ بودجه يک يا چند دوازدهم
– در واقع در مورد امتناع از تصويب بايد گفت که در واقع امتناع از تصويب در کلمه مخالفت با برنامه ها و سياست ها است.
– در مورد بودجه يک يا چند دوازدهم بايد گفت چنانچه دولت به هر دليل نتواند تا پايان سال، بودجه سال آينده را تنظيم کند و يا پارلمان کار بررسي و تصويب بودجه را به تعويق اندازد، در هر دو حالت دولت ناگزير است براي پرداخت هاي خود از مجلس تقاضاي اعتبار موقت يک دوازدهم براي يک ماه، دو دوازدهم براي نمايد.
اجراي بودجه ← که مرحله اساسي در فرايند بودجه مي باشد.
کمسيون بودجه:
کار آمدي سيستم هاي کنترل بودجه اي در گرو همکاري فعالانه کليه مديران اجرائي موسسه است. بالاترين مقام اجرايي يعني مدير عامل يا رئيس هيات مديره اصول کلي سياست تنظيم

بودجه را که به تصويب هيات مديره رسيده است ابلاغ مي کند ولي اجراي کنترل بودجه اي معمولا به عمده يک کمسيون بودجه گذاشته مي شود. اين کمسيون معمولا از مديران اجرايي فعاليت هاي اصلي موسسه از قبيل مدير فروش مدير توليد يا نمايندگان آنها به رياست مدير عامل يا نماينده او تشکيل مي شود و رئيس بودجه در سمت دبير کمسيون انجام وظيفه مي کند. کمسيون بودجه برنامه کلي بودجه را تعيين مي کند و رئيس بودجه هدايت، مراقبت، گرد آوري و هماهنگ کردند اطلاعات و بررسي و تلفيق آنها به صورت بودجه کل را به عمده ميگيرد.

 

نظارت و کنترل بودجه:
کنترل بودجه عبارت است از استقرار بودجه هايي که مسئوليت هاي مديران اجرايي را با نياز مندي هاي يک مبناي تنظيم بودجه ربط دهد، ونيز مقايسه مستمر نتايج واقعي با نتايج بودجه اي، به منظور دستيابي به هدف هاي آن از طريق اقدام انفرادي يا جهت دستيابي به مبنايي براي تجديد نظر در بودجه.

کنترل بودجه اي، اکنو ن در کشورهاي پيشرفته صنعتي پذيرفته شده و به اجرا گذاشته ميشود. به تدريج تعداد بيشتري از موسسات، به کمک موثري که يک سيستم کار آمد کنترل بودجه اي مي تواند به حسن اداره امورد موسسه بکندپي مي برند از طرف ديگر هر سال هزاران موسسه تنها در نتيجه نداشتن برنامه ريزي صحيح قبلي که ممکن بود نتايج زير را نشان ور شکست مي شوند.
۱٫ صنعت و تجارت موسسه، اصولا بايست شروع مي شود.

۲٫ خطراتي در پيش بوده است که موسسه مي بايست براي مراجعه با آن به موقع آماده مي شد بررسي هاي به عمل آمده نشان مي دهد که از ميان شمار بسيار سازمان هاي ناموفق تنها گروهي انگشت شمار از بودجه و کنترل بودجه استفاده مي کردند.
۳٫
هدف هاي کنترل بودجه:
۱٫ طرح ريزي سياست موسسه
۲٫ هماهنگ کردن فعاليت هاي کليه قسمت ها به منظور تحقق بخشيدن به سياست موسسه به طوري که هر فعاليت به منزله جزئي از يک مجموعه سازگار و هماهنگ باشد.
۳٫ کنترل کردن هر يک از عمليات به منظور دريافت بهترين نتيجه دست يافتني از آن.

مهم ترين وظايف رئيس بودجه:
۱٫ تعمير و ابلاغ دستور عمل بودجه به قسمت ها و ادارات با ذکر اطلاعات خواسته شده و آخرين تاريخ ارسال به کمسيون بودجه
۲٫ تهيه اطلاعات راجع به عمليات دوره هاي گذشته و ارسال آن ها به روساي قسمت ها و ادارات به منظور کمک به بر آورد عمليات آينده.
۳٫ دريافت و کنترل بودجه هاي تفضيلي.
۴٫ مذاکره با روساي ادارات و قسمت ها به منظور تجديد نظر در بودجه پيش نهادي.
۵٫ مراقبت در جمع آوري به موقع بودجه هاي تفصيلي.

۶٫ خلاصه بودجه هاي تفصيلي.
۷٫ تلفيق خلاصه بودجه هاي تفصيلي در يک بودجه کل.
۸٫ تسليم بودجه هاي به کمسيون بودجه و اداي توضيحات لازم راجع به موارد خاص.
۹٫ ابلاغ اصطلاحاتي که توسط کمسيون بودجه در بودجه هاي پيش نهادي ادارات و قسمت ها به عمل آمده است به روساي مربوط.
۱۰٫ تنظيم بودجه کل که اجزا آن به تصويب کميسيون بودجه رسيده است.
۱۱٫ هماهنگ کردن مساعي همه مسئولان تنظيم بودجه تفصيلي.
دوره بودجه:
دوره بودجه عبارت است از مدت زماني که بودجه براي تعمير مي شود، در صنايع مختلف انواع مختلف بودجه براي دوره هاي متفاوت، سه ماهه شش ماهه يا سالانه يا حتي دوره هاي طولاني تر تعمير مي شود. با اين حال غالبا بودجه هزينه هاي جاري براي دوره هاي يک ساله و بودجه هزينه هاي سرمايه براي دوره هايي طولاني تر مثلا ۵ ساله يا حتي ۱۰ ساله تهيه مي شود تعيين دوره بودجه معمولا به در عامل بستگي دارد.
۱٫ ماهيت و نوع کار موسسه:
در موسساتي که هزينه هاي سرمايه اي مبالغ در خور ترجمي را تشکيل مي دهد و احتياج به برنامه ريزي دراز مدت دارد. مانند شرکت هاي هواپيمايي بودجه ها براي مدت طولاني مثلا ۵ ساله يا حتي ۱۰ ساله تعميد مي شوند. در حالي که موسسه هايي که معاملاتشان جنبه فصلي دارد مثل بنگاه هاي تعمير مواد گوشتي دور، بودجه معمولا يک دوره فصلي کامل را در بر مي گيرد.
۲٫ کنترل هزينه در آمدها:

کنترل يک موسسه از طريق برنامه ريزي و کنترل هزينه ها و در آمد آن يکي از هدف هاي عمده

کنترل بودجه اي است و براي اين منظور لازم است که گزارش هاي کوتاه مدت براي مقايسه منظم در آمد ها و هزينه هاي واقعي با ارقام بودجه در دسترس باشد. بدين جهت در انتخاب دوره بودجه معمولا هر دو عامل فوق در نظر گرفته مي شود يعني بودجه ها براي دوره هاي دراز مدت تعميد مي شود و سپس به بودجه هاي کوتاه مدت ماهانه و سه ماهه تقسيم مي گردد تا بتوان در آمد و هزينه ها را به طور موثر کنترل کرد.

 

عامل محدود کننده:
هنگام پيش بيني عمليات آينده غالبا به عاملي بر مي خوريم که ساير امکانات موسسه را تحت الشعاع قرار مي دهد و استفاده از آن ها را محدود مي کند. چنين عاملي را عامل محدود کننده يا عامل اصلي بودجه مي نامند، ميزان تاثير اين عامل بايد مقدمتا سنجيده شود تا حتي المقدور از هماهنگي و قابليت اجرايي بودجه هاي عملياتي اطمينان حاصل شود.

 

يکي از هدف هاي کنترل بودجه عبارت است از هماهنگ کردن فعاليت کليه قسمت ها به منظور تحقق بخشيدن به سياست موسسه يکي از اقدامات عمده اي که در اين راه صورت مي گيرد عبارت است از ايجاد هماهنگي و سازگاري بين بودجه هاي توليد و فروش. به اين ترتيب اگر بر آورد فروش به ميزان چشمگيري از ظرفيت توليدي تجاوز کند، آن گاه ظرفيت توليدي عامل محدود کننده خواهد بود. در اين شرايط چنانچه ظرفيت کافي موجود نباشد مي توان براي توسعه آن برنامه ريزي دراز مدت به اجرا گذاشت و يا برنامه هاي کوتاه مدت براي اضافه کاري، نوبت کاري، واگذاري قسمتي از عمليات به پيمانکاري، يا نبود روش هاي کنترل به کار بست

بودجه هاي عملياتي:
بودجه اي گويند که مربوط به يکي از عمليات يا فعاليت موسسه باشد. مانند بودجه فروش: بودجه هاي عملياتي براي هر يک از فعاليت هاي موسسه جداگانه مي شود و از تلفيق و تلخيص بودجه کل به دست مي آيد که و پذيرفته شده و ملاک عمل قرار مي گيرد- تعداد و نوع بودجه هاي عملياتي بستگي به نوع موسسه و تنوع عمليات آن دارد.
بودجه کل:
رئيس بودجه پس از تکميل بودجه هاي فرعي، آنها را در يک بودجه کل تلخيص و تلفيق مي کند. اين بودجه شامل جم فروش ها و هزينه هاي بودجه اي است که در بودجه هاي فرعي مربوط درج شده است و به لين ترتيب تصوير کاملي از نتايج طرح ريزي شده براي دوره آينده را نشان مي دهد،

به طوري که مي شود از مجموعه بودجه هاي فرعي، فقط اينهايي که در درآمد موسسه تأثير ندارد در بودجه کل منعکس نشده اند که عبارتند از بودجه استفاده از وسايل توليدي که بودجه هزينه هاي سرمايه اي و بودجه نقدي، بودجه کل در کميته بودجه بررسي مي شود و چنانچه مورد تصويب کميته قرار گيرد آن را براي تصويب نهايي به هيأت مديره مي فرستد. در اين مرحله ممکن است

اصطلاحاتي در بودجه تقاضا مي شود و تغيرات مکرري ضرورت پيدا مي کند. ولي موقعي که بودجه به تصويب رسيد به منزله استانداردي است که بايد هر يک از دواير موسسه در دست يابي به آن کوشش کنند. هنگامي که بودجه براي تصويب به هيأت مديره مي شود. معمولا يادداشت هايي نيز به آن ضمير مي گردد که در آن علل بروز اختلافات عمده يا دوره هاي قبل توضيح داده مي شو

د.
روش هاي انعطلاف پذيري بودجه:
اساس بودجه بر پيش بيني در آمدها و هزينه ها است. به همين جهت به هنگام اجراي بودجه، ممکن است نياز به تغيير اقلام بودجه ضرورت پيدا کند. تا گردش منظم کارهاي دولت دچار وقفه و رکود نگردد.

برخي از روش هاي انعطاف پذير بودجه:
۱- اصلاح و متمم بودجه:
از جمله راههاي تغيير و تبديل اقلام بودجه، تنظيم لايحه اصلاح و متمم بودجه و تقديم آن به مجلس است. به افزايش بخشي از اعتبار در اثر کاهش بخش يا بخش هاي ريگر همان اعتبار مربوط به وزارتخانه ها و موسسات دولتي، اصلاح اعتبار گويند
۲- اعتبار رديفهاي متفرقه (عمومي)
رديفهاي متمرکز بودجه که آنرا اصطلاحا بخش پنجم نيز مي گويند.
اعتباراتي هستند که در قالب مواد هزينه و برنامه ها ظاهر نمي گردد، لکن دستگاه هاي اجراي از آن تغذيه مي نمايد. در واقع اعتباراتي هستند که براي دولت مشخص و معين هستند
۳- تبصره بودجه:
مقايسه بودجه و استاندارد:
بودجه به عنوان شيوه اي به منظور تامين اطلاعات قابل اطمينان و به موقع در ارتباط با کنترل عمليات واحد تجاري تلقي مي شود. چارچوب لازم براي کنترل و کاهش هزينه ها زماني به وجود مي آيد که بودجه هاي توليد بر استانداردهاي مواد، دستمزد، و سر بار کارخانه مبتني باشد. استانداردها در تهيه و تنظيم بودجه نقش اساسي داشته و استفاده از تقريبا انکار ناپذير است، زيرا هدف هر دو، اعمال کنترل مديريت است و غالبا به نظر مي رسد که هر دو يکي بوده و نمي توانند به طور مستقل عمل نمايند. اين نظريه به اين واقعيت مبتني است که هم استانداردها و هم

بودجهها از هزينه هاي از پيش تعيين شده براي دوره هاي آتي استفاده مي کنند. هزينه هاي استاندارد و هزينه ها بودجه شده امکان تعميرگزارشاتي که حاوي مقايسه هزينه هاي واقعي با هزينه هاي از پيش تعيين شده است را جهت ارائه به مديريت واحد هاي تجاري فراهم مي نمايد. تنظيم بودجه ها بدون استفاده از هزينه هاي استاندارد، هرگز منجر به استقرار يک سيستم واقعي کنترل بودجه اي نخواهد شد. ارقام مندرج در بودجه صرفا به آوردهاي مناسب هستند حتي اگر

تعيين آنها با حداکثر توجه و همکاري افراد و دواير صورت گرفته باشد. در چنين شرايطي، بودجه در يک وضعيت آسيب پذير قرار مي گيرد و به سختي مي توان آن را به عنوان شاخص، جهت سنجش نتايج واقعي در نظر گرفت. اين نارساني صرفا ناشي از ماهيت بودجه است که براي بر طرف کردن آن از بودجه قابل انعطاف استفاده مي شود و در مورد ديگر از هزينه هاي استاندارد استفاده مي شود. بودجه در حقيقت به خلاصه اي از استانداردها براي کليه اقلام در آمد و هزينه هاي واقعي استفاده ميشود. تهيه بودجه براي هر حجم و ترکيب توليد، با سرعت و اطمينان پيش تري صورت

مي گيرد. اختلاف اساسي بين بودجه و هزينه هاي استاندارد در وسعت کاربرد آنهاست. بودجه به عنوان صورتي از هزينه هاي مورد انتظار، شاخص و معياري است که فعاليت هاي واحد تجاري را در مسير تعيين شده نگاه مي دارد.
از طرف ديگر استاندارد ها مبين اين موضوع نيستند که هزينه هاي مورد انتظار چه خواهند بود بلکه آنها بيانگر اين واقعيت اند که در صورت دستيابي به عملکرد مشخص، هزينه ها چه خواهد شد. بودجه بر حجم عمليات و سطح تعيين شده هزينه هاي تاکيد دارد. مشروط بر اينکه واحد تجاري عمليات مورد نظر را انجام دهد.

استانداردها به سطحي تاکيد دارند که هزينه ها بايد تا آن سطح کاهش يابند سود واحد تجاري زماني افزايش خواهد يافت که هزينه ها تا سطح مزبور کاهش يابند.
تعريف هزينه هاي استاندارد:
اصطلاح هزينه استاندارد متشکل از دو جزء هزينه و استاندارد است. استاندارد: عبارت است از ميزان و معيار مي با

 

شد. هر آنچه که عادي تشخيص داده شود عمدتا مي تواند به عنوان استاندارد پذيرفته شود.
استاندارد بايد به عنوان شاخص و در قالب اقلام مشخص از قبيل کيلو گرم براي مواد، ساعت براي کارکرد ماشين آلات مورد توجه قرار مي گيرد. در بسياري از واحد هاي تجاري، استانداردها ممکن

است براي مدتي نسبتا طولاني مورد استفاده قرار گيرند، تغييرات در استاندارد ها تنها زماني ضروري است که روش هاي توليد تغيير کند يا توليد محصول جديد جايگزين محصول قديم شود.
محاسبات مربوط به هزينه هاي استاندارد بر اساس استانداردهاي عيني صورت مي گيرد. هزينه هاي استاندارد هزينه هاي از پيش تعيين شده اي هستند که به توليد يک واحد يا تعدادي محصول طي يک دوره مشخص در آينده مربوط مي شوند.