تهيه و طراحي سيستم اطلاعات منابع انساني

چکيده: از نيروي انساني به عنوان مهمترين منبع در سازمان و درکسب درآمد آن ياد ميشود. شناسايي و کاربرد نيروي انساني بهعنوان مهمترين منبع – نه در قالب شعار- در وهله اول مستلزم آگاهي از ابعاد معرفتي ، مهارتي و نگرشي آن و در وهله دوم مستلزم اعتقاد و کاربرد اطلاعات و رفتار با برابر آن اطلاعات است. براساس آمارهاي منتشره ، نقش اول ثروت آفريني در کشورهاي توسعه يافته را سرمايه هاي انساني با ۶۷ درصد به خود اختصاص مي دهند و اين در حالي است که مجموع سهم منابع طبيعي و منابع فيزيکي در اين کشور ها تنها ۳۳ درصد است. در چنين فضايي که رقابت رمز بقا و ماندگاري سازمانهاست ، سيستم کارآمد اطلاعات منابع انساني و عملکرد مناسب آن بهعنوان سلاحي رقابتي در پديدآوردن فرصتها و غلبه بر تهديدات براي

سازمانهاست و در عين حال يک مزيت نسبي و چراغ راه مديران به حساب مي آيد. اين مقاله به برخي مهمترين ملاحظات کاربردي در تهيه و تدوين سيستم اطلاعات منابع انساني ، ويژگيهاي نرم افزاري و سخت افزاري آن و همچنين به برخي از مهمترين مزاياي ناشي از آن اشاره مي کند.

مقدمه
گسترش فعاليتها و وظايف مديران در قلمرو مديريت منابع انساني و تعامل مستمر بين اين فعاليتها و لزوم طرح ريزيهاي هماهنگ در جذب ، بهسازي ، نگهداري و کاربرد موثر منابع انساني به عنوان مهمترين منبع استراتژيک هر سازمان ، ايجاد سيستم اطلاعات منابع انساني و به روز نگه داشتن اطلاعات اين سيستم را در سازمانهاي بزرگ ضروري ساخته است.

سيستم اطلاعات منابع انساني
با کاربرد سيستم اطلاعات منابع انساني فرايندهاي مجزا مانند ترفيعات ، انتصابات، سنوات خدمتي ، ارزشيابي و اقدامات انضباطي ، سيستم حضور و غياب و… در قالب طرحي جامع و يکپارچه در آمده و بستر هاي تحول و توسعه منابع انساني فراهم مي آيد. سيستم اطلاعاتي عبارت است از مجموعهاي از اطلاعات که براي تصميم گيري ، کنترل ، جمع آوري ، بازيابي ، پردازش ، ذخيره و توزيع بهکار مي آيند”. با تامل در اين تعريف و با توجه به وظايف و فرايندهاي مديريت منابع انساني، سيستم اطلاعات منابع انساني را مي توان چنين تعريف کرد: مجموعهاي جامع و يکپارچه از کليه داده ها و اطلاعات مرتبط با نيروي انساني با استفاده از تجهيزات سخت افزاري و نرم افزاري به منظور کمک به تصميم گيري ، برنامه ريزي و انجام امور جاري نيروي انساني در سازمان.
در نگاه به کل سازمان ، سيستم اطلاعات منابع انساني يکي از زير سيستم هاي اطلاعاتي مانند سيستم اطلاعات حسابداري و مالي ، توليد، فروش و… به شمار مي آيد. چنين سيستم هايي در قلمرو کاري واحد يک سيستم جامع و يکپارچه هستند اما در ارتباط با کل سازمان و ساير زير سيستم هاي آن يک زير سيستم قلمداد مي شود. شکل ۱ انواع سيستم هاي اطلاعاتي سازمان و ارتباط و تعامل آنها با يکديگر را نشان مي دهد:

ارتباط زير سيستم هاي اطلاعاتي فوق از نوع تعاملي است ، بدين معنا که يک رابطه متقابل و پويا بين آنها برقرار بوده و کميت و کيفيت اطلاعات يکي در نتيجه و کارايي زير سيستم ديگر بسيار موثر است. يکي از مهمترين اين زير سيستم ها که در ارزيابي و عملکرد ساير زير سيستم ها تاثير قابل توجهي دارد، سيستم اطلاعات منابع انساني است. در زير به برخي زمينه هاي کاربرد و تعامل اين سيستم ها با سيستم اطلاعات منابع انساني اشاره شده است:

-سيستم اطلاعات کيفيت: تصميم گيري و کاربرد نتايج ارزيابي نيروي انساني در استقرار سيستم هاي مديريت کيفيت و نگهداشت و توسعه آن با توجه به نقش و اهميت نيروي انساني.
– سيستم اطلاعات حسابداري: کمک در تعيين قيمت تمام شده و سهم نيروي انساني در آن ، مديريت بر هزينه ها و…
– سيستم اطلاعات توليد: تعيين ميزان و نوع مهارت و توانمنديهاي مورد نياز نيروي انساني در ساخت و توليد پروژه ها و ارزيابي وضع موجود .

– سيستم اطلاعات بازاريابي و فروش: ارزيابي نسبت فروش و عملکرد به تعداد نيروي انساني و شناسايي ظرفيتها و فرصتها.
سيستم اطلاعات منابع انساني داراي سه جز اصلي : ۱) سيستم مديريت ۲)سيستم سخت افزار و نرم افزار و ۳)سازمان (ساختار، سيستم ها و روشها) است. تهيه و اجراي سيستم اطلاعات منابع انساني به مثابه تهيه و احداث ساختمان است. همچنانکه براي احداث يک بنا سه جزء اصلي مصالح و مواد ، طرح و نقشه و سازنده (معمار) مورد نياز است ، براي تهيه سيستم اطلاعاتي نيز سه جزء اصلي فوق يعني سيستم مديريت به منزله سازنده، سيستم سخت افزار و نرم افزار به عنوان مصالح و مواد و سازمان به مثابه طرح و نقشه مورد نياز است.

” هر چند نظام اطلاعات رايانهاي از دانش فني رايانه براي پردازش داده ها و تبديل آنها به اطلاعات معني دار بهره مي گيرد ، ولي ميان رايانه و برنامه آن و نظام اطلاعاتي تفاوت چشمگيري وجود دارد. رايانه وسيله انبار و پردازش اطلاعات را فراهم ميآورد. برنامه و نرم افزار وسيله براي کنترل عمليات رايانه است. دانستن کار با رايانه و نرمافزارها در طراحي راه حلهاي مشکلات سازماني

بسيار ضروري است،ولي راهنمايي و دليل استفاده از اينها را نظام اطلاعات ارائه مي دهد که رايانه بخشي از آن است. خانه سازي مثال روشنگر خوبي در اين زمينه است . رايانه و نرم افزاردر حکم مصالح اند که به تنهايي نمي توانند اطلاعات سودمند و مورد نياز سازمان را فراهم آورند. براي درک نظام اطلاعاتي بايستي به مسئلههايي که بايد حل شوند ، ساختار و عوامل سازنده آن و فرايند هاي سازماني که را ه حلها را اجرا خواهند کرد آگاه شد. مديران امروز بايد ميان دانش فن

ي رايانه و ديگر بخشهاي نظام اطلاعات پيوند مناسبي را بهوجود آورند. براي درک نظام اطلاعات و بازشناسي آن از کارکرد محدود رايانه ، مديران بايد به ابعاد گسترده نظام شامل، سازمان، مديريت و دانش فني و تعامل آنها آگاه باشند. در آن صورت مي توانند با بهکارگيري سنجيده و بهنگام اين عوامل ، راه حل مناسبي براي مسائل سازمان يافته بهکار بندند. شکل ۲ اجزا و ارکان سيستم اطلاعات منابع انساني را نشان ميدهد:

ابعاد سيستم اطلاعات منابع انساني
سيستم هاي اطلاعاتي در فرايند تکامل، يک سير تدريجي را طي کردهاند. در زير به اختصار به اين روند با ذکر کاربرد هايي از اطلاعات منابع انساني اشاره مي شود:
-۱ پردازش داده: اين سيستم، تغييرات را ثبت و فايل اصلي تغييرات را بهنگام ميکند. مانند:تغييرات حضور و غياب کارکنان يا آخرين عضويتهاي استخدامي کارکنان سازمان.
-۲ سيستم اطلاعات مديريت: اين سيستم، اطلاعات وتغييرات را مديريت و کنترل مي کند. مانند: شناسايي کارکنان مشمول بازنشستگي در سال آتي يا ارائه فهرستي از کارکنان براي انتصاب در يک پست خاص برابر شاخص هاي مورد نياز .

-۳ سيستم پشتيباني تصميم: اين سيستم، مديران را در در تعيين سياست اطلاعات پشتيباني مي کند. مانند: تعداد نيروي انساني مورد نياز بر مبناي پروژه يا انتخاب نوع و ميزان تسهيلات و خدمات رفاهي به کارکنان بر مبناي ميزان بودجه.

-۴ سيستم اطلاعات استراتژيک: اين سيستم براي ايجاد خدمات اطلاعاتي جديد و استفاده از فرصتها براي کسب درآمداستفاده مي شود که اين امر باعث خواهد شد تا واحد هاي درگير در سيستم اطلاعات از مراکز هزينه به مراکز سود تبديل شوند. مانند: انعقاد قراردادهاي جديد و يا حضور در پروژه هاي خارج از سازمان بر مبناي توان مهندسي و علمي کارکنان سازمان يا پيش بيني مهارتها و تواناييهاي مورد نياز و توانا سازي و آموزش کارکنان براي پروژه هايي که در سال هاي آتي به بهره برداري مي رسد.

ميزان و سطح استفاده از اطلاعات و گزارشهاي سيستم هاي اطلاعاتي فوق در سلسله مراتب سازمان متفاوت است. اطلاعات و کاربردهاي آن در سيستم پردازش داده و سيستم اطلاعات مديريت غالباً مورد استفاده مديران و کارکنان سطح عملياتي و مياني سازمان و اطلاعات سيستم پشتيباني تصميم و سيستم اطلاعات استراتژيک غالباً مورد استفاده مديران سطوح عالي سازمان است.
مراحل اصلي تهيه سيستم اطلاعات منابع انساني
تهيه و اجراي موفقيت آميز سيستم جامع و يکپارچه اطلاعات منابع انساني در گرو عوامل گوناگوني است که فقدان هريک مي تواند نتايج نامطلوبي را برجاي گذارد. عواملي که بعضاً آشکار و بعضاً ناشناخته هستند ولي مطلقاً کم اهميت نيستند و اين بدان دليل است که اجراي پروژه سيستم جامع علاوه بر تهيه يک نرم افزار کارآمد امکانات و اقدامات بسياري را مي طلبد تا به نتايج مطلوب برسد. برخي از مهمترين اين عوامل عبارتند از:
-۱ اعتقاد و حمايت مديريت عالي سازمان: در تهيه و استقرارسيستم هاي جديد در سازمان از جمله سيستم هاي اطلاعاتي اعتقاد و حمايت مديريت ارشد در راس ساير الزامات قرار دارد. مديران عالي لازم است بدانند که پروژه طراحي و اجراي سيستم اطلاعات منابع انساني فقط يک نرم افزار و تجهيز کامپيوتر نيست بلکه يک برنامه توسعه است که در تمامي ابعاد ساختاري سازمان اعم از عمودي و افقي نفوذ پيداکرده و عملکرد تمامي فرايندها را تحت تاثير قرار مي دهد.

مديران عالي سازمان ممکن است از دو جهت پروژه را دچار دردسر کنند ۱) وانهادن پروژه و محول کردن آن به مديران مياني :از آنجايي که استقرار يک سيستم جامع به جابجايي قدرت و به هم خوردن توازن قوا در يک سازمان منجر مي شود بنابراين با منافع مديران مياني برخورد پيدامي کند (ايجاد شفافيت در امور و جلوگيري از پنهان کاري) و اگر از طريق مديران عالي اين موضوع کنترل نشود ، پروژه در هزار توي اختلاف نظر مديران مياني نابود خواهد شد. همچنين گاهي اوقات

مشکلات اجرايي پروژه ناشي از مسائلي است که حل آن در توان مديران مياني نيست. ۲) حمايت مطلق در عين حال بدون شناخت از پروژه: اين حمايت مطلق از پروژه باعث مي شود خطاهاي منطقي نرم افزار کشف نشود ، مجري پروژه از موضوع سوء استفاده کرده و سيستم با کيفيت نامناسب عرضه کند، مديران مياني مسئوليت کار سيستم را نپذيرند و به دليل احساس تحميلي بودن پروژه، کاربران براي راه اندازي سيستم فقط در حد رفع تکليف همکاري کنند.
تکنولوژي اطلاعات قبل از اينکه يک سيستم سخت افزاري و مجموعه از الگوها باشد يک نظام فکري و فرهنگي است و مي توان آن را فرهنگ توليد اطلاعات ناميد. بدون ايجاد فرهنگ توليد اطلاعات ، نظام IT نمي تواند دوام داشته باشد. بنابراين آنچه در IT مهم است تفکر اطلاعات گراست.

تکنولوژي اطلاعات از اتصال و ترکيب مجموعهاي از فکرهاي مفيد توليد شده ، شکل مي گيرد و کامپيوتر و سوپرکامپيوترها و سيم و کابل ، ابزارهايي بيش نيست. در تکنولوژي اطلاعات فکر انسانهاي خردمند است که توليد اطلاعات مي کند.
-۲ تامين منابع مالي و هزينه : تهيه و تدوين سيستم ها و روشها، خاصه سيستم هاي اطلاعاتي مستلزم پرداخت هزينه قابل توجهي است. اين هزينه بويژه در قلمرو موضوعات و محورهايي همچون منابع انساني که تمامي اصول و معيارها (قوانين و مقررات ) آن جهان شمول نبوده و يا حداقل در سطح ملي از وحدت رويه برخوردار نيستند بهمراتب مشکلتر ، زمان برتر، تخصصي تر و پرهزينهتر است. بههمين دليل است که با وجود بيش از صدها نوع نرم افزار در زمينه منابع انساني و امور اداري در بازار، بهدليل اصول و مباني خاص سازماني هيچکدام بدون اعمال تغييرات کلي و بنيادي قابل کاربرد نيست و بر همين اساس چنين سازمان هايي تامين اين سيستم را در قالب پروژه با بهرهگيري از منابع داخلي و يا عمدتاً خارج از سازمان انجام مي دهند. در نگاه اوليه چنين به نظر

مي آيد که چنين هزينهاي به منفعت نيست، ولي با ارزيابي و تحليل وضع موجود و هزينه هاي ناشي از فقدان چنين سيستمي روشن مي شود که چنين هزينهاي نه تنها اضافي نيست بلکه نوعي سرمايه گذاري است که منافع حاصل از آن در کمتراز يک سال قابل بازگشت است.
-۳ نياز سنجي: نيازسنجي به فاصله بين وضع موجود و وضع مطلوب اشاره ميکند. نياز سنجي فرايندي است علمي و پيچيده که مستلزم کاربرد روشها و فنون خاص آن حوزه از علم از سوي

کارشناسان موضوعي و کارشناسان آشنا با روش شناختي تحقيق است. در سازمانهاي بزرگ، لازم و ضروري است که نيازسنجي در تمام سطوح سازماني انجام گيرد. ماهيت نياز در سطوح مختلف سازماني باوجود وجوه اشتراک داراي وجوه افتراق قابل توجهي نيز هست که تنها با مکانيزم نيازسنجي جامع و برقراري سيستم بازخورد پويا و پايا چنين زمينهاي فراهم مي آيد.
در سازمانهاي با سيستم متمرکز کاربرد سيستم اطلاعات منابع انساني جامع و يکپارچه با قابليت اجرايي در تمام سطوح سازماني يک ضرورت است که موجبات کنترل و نظارت، صرفه جويي، به

ره وري، بهبود کيفيت، وحدت رويه، تبادل تجربيات و آموزه ها و … را امکانپذير مي کند.
-۴ نرم افزار متناسب و کارآمد: نرم افزار سيستم جامع بايد داراي ويژگيهايي باشد که در نگاه اول در يک نرم افزار قابل جمع نيستند.برخي از اين ويژگيها عبارتند از:۱)گستردگي و وسعت حوزه هاي آن ۲)يکپارچگي آن يعني داشتن جداول مشترک زياد و ارجاعات منطقي بين آنها ۳)انعطاف پذيري آن ۴)قابليت رعايت توالي عمليات و کنترل هاي داخلي ۵) تهيه گزارشهاي مورد نياز تا هر سطح و به هر تعداد و با هر شکل.
-۵ سازماندهي مناسب:از نظر وزني تهيه يک نرم افزار مناسب و کارآمد درصد بزرگي از يک پروژه استقرار سيستم جامع به حساب نمي آيد. قسمت بزرگ مربوط به ساير فعاليتهايي است که بايد انجام گيرد. توجه به اين نکته حائز اهميت است که اجراي موفق يک پروژه سيستم جامع در گرو ارتباط نزديک و تنگاتنگ عناصر دخيل در پروژه است. اين عناصر عبارتند از : مديران عالي سازمان ،

مدير پروژه ، تيم پياده سازي نرم افزار ، تحليلگران ، مديران مياني و کاربران. سازماندهي و تعريف ارتباط کاري اين عناصر بايد بهگونهاي باشد که همگي بهطور کاملاً مسئولانه در خدمت پيشبرد پروژه قرار گيرند، خصوصاً تعريف يک ارتباط کاري صحيح با تيم پياده سازي نرم افزار يک اقدام کليدي و استراتژيک است، بهويژه آنکه اگر اين تيم از کارکنان شرکت نباشد و در قالب يک قرارداد به پروژه مربوط شده باشد.

-۶ شناسايي اولويتها: براي تضمين اجراي يک پروژه ، تعيين مراحل و اولويتها حائز اهميت است. براي اين منظور توصيه ميشود مراحل زير در اولويت قرار گيرد:۱)واحدهايي که مديران مياني و کاربران آن باانگيزه تر هستند. ۲) سيستم هايي که اثر رواني گسترده در سازمان دارند و مشکلات اساسي سازمان را حل مي کنند مانند ارائه ترفيع يا گروه سنواتي به موقع کارکنان يا سيستم پرداخت به موقع حقوق و مزايا با جزئيات آن در پايان ماه ۳) سيستم هاي گلوگاهي که تثبيت آنها بستر مناسبي را براي راه اندازي ساير سيستم ها ايجاد مي کند.
-۷ کوتاه کردن مراحل پروژه: يکي از مهمترين عواملي که به شکست پروژه سيستم جامع منجر مي شود طولاني شدن زمان اجراي مراحل مختلف پروژه است. زيرا در طول زمان مرتباً نيازها تغيير مي کند ، مديريتها جابجا مي شود، انگيزه ها کم مي شود و هزينه ها بالا مي رود.
-۸ تدوين طرح دستي: مکانيزاسيون يا انجام عمليات به وسيله رايانه مستلزم تعريف و ترسيم کليه عمليات براي سيستم رايانه است. به همين منظور پاسخ به پرسشهايي از جمله موارد زير لازم است:
– گردش عمليات در سازمان چگونه است؟

– در هر قسمت چه مستندات و به امضاي چه کساني بايد تهيه شود؟
– شکل مستندات و فرم هاي جاري در سازمان چگونه است؟
– کنترلهاي داخلي براي عمليات مختلف چگونه بايد اعمال شود؟
– نمودار سازماني و شرح وظايف بخشهاي مختلف چگونه است؟
– آئين نامه هاي داخلي سازمان از قبيل آئين نامه ترفيعات ، انتصابات و امثال آن چگونه است؟
بديهي است بدون داشتن پاسخ مناسب براي پرسشهاي فوق سخن از سيستم جامع بيهوده است و درواقع از اين جهت وجود طرح دستي به صورت پيش نياز يا هم نياز يک پروژه سيستم جامع ضروري است.

-۹ آموزش: يکي از مهمترين ارکان تهيه و اجراي سيستم اطلاعات منابع انساني آموزش کاربران و عوامل مرتبط با آن است. اين موضوع خاصه در سازمانهاي بزرگ با واحدهاي تابعه و با پراکندگي جغرافيايي در سطح کشور داراي اهميت فوق العادهاي بوده و مستلزم برنامه ريزي خاص است. اين مرحله با انتخاب و اتخاذ شيوه هاي مختلف قابل انجام است، اما يکي از ويژگيهاي شاخص سيستم هاي اطلاعي، تعبيه راهنما در سيستم است. اين راهنما، دستورالعمل و مشاوري هميشگي و در دسترس کاربر است.

-۱۰ بستر سخت افزاري و نرم افزاري مطمئن: هنگام راه اندازي يک سيستم جامع ، مهمترين اتفاقي که در حال شکل گيري است ايجاد يک اعتماد سازماني نسبت به نرم افزار است. اين اعتماد به کندي و با ممارست ايجاد ميشود و با اندک خطايي از بين مي رود. خصوصاً آنکه معمولاً در دوره را ه اندازي ، راهبري موازي سيستم هاي قديم و جديد در دستور کار قرار دارد که به طور طبيعي حجم کار کاربران را زياد و آنها را بي تاب و بي حوصله مي کند