حسابداری و حسابرسی در بانک

به کمک همه مراحلی که قبلا گفتیم می توانیم به یک مدیریت عالی برسیم و در یک سطح دیگر، این بدین معنی است که نباید شرکت مورد نظر تمام هزینه خود را صرف مدیریت بکند. مخصوصا در موارد خاص، به عنوان مثال مسائل ریشه گرفته از امنیت بیگانگان. که در اینجا باید بسیار توجه داشت و به طور روزانه همه مسائل را برررسی کرد.

یکی از سطوح دیگر، این است که یک فروشنده مناسب برای ارائه محصولاتمان انتخاب کنیم. به عنوان مثال یک فرشنده در آخر هفته با مراجعه افراد فامیل به شرکت محصولات را بدون پول به آنها ارائه می دهد و در اینجا باید کنترل لازم را در این زمینه داشت تا از وقوع چنین مواردی جلوگیری کرد.
درنتیجه با استفاده از کلیه ی برچسبها و مارکتهای الکتریکی در کت های چرمی می توان به طور غیرمستقیم کنترلی بر روز محصولات داشت و بدین طریق رضایت مشتریان را هم فراهم می کند.
این دستگاه ها باعث ایجاد کنترل ۲ مورد خاص می شود هم بافت کنترل اجرایی و هم کنترل حساب ها و دخل و خرج می شود.

کنترل های اجرایی :
که شامل سازماندهی طرح های مختلف ( به عنوان مثال، تنظیم یک حساب سازماندهی شده تا در خصوص ارائه گزارشات ) و در همه روش ها و شیوه های اجرایی مدیریت نقش بسیار مهمی را ایفا می کند.

مثال هایی نیز در خصوص مراحل بودجه بندی و برآورد هزینه ارائه شده است و گزارشاتی نیز در خصوص حساب های مشتریان داشته باشند.
۲-کنترل حساب ها و دخل و تصرف
که شامل روش ها و مراحلی است که نقل و انتقال وجه چک ها باشد و …
همه حساب ها رسیدگی کند. با کنترل صحیح حساب ها می توان راندمان کار را بالا برد و باعث کاهش خطاها تا حداقل مقدارشان می شود و همین طور خطاها را هم کاهش می دهد.
ما کنترلمان را به روی حساب های ورودی متمرکز می کنیم که باید بر روی موضوعات زیر نیز تمرکز داشته باشیم.

۱- دادو ستدهای معمولی که انجام می شود احتیاج به یک مدیریت خاص در این زمینه دارد.
۲- ثبت و ضبط کردن همه داد و ستدها که انجام می شود و چک کردن آنها، هیچ معامله ای نباید فراموش شود.
۳- محافظت کردن : همه این عملکردهای معاملاتی را باید نزد خودتان حفظ کنید.
۴- تطبیق دادن و برابر اصل کردن : همه مدارک ضبط شده باید با دیگر مدارک ثبت شده تطبیق داشته باشد همین طور از لحاظ پولی و غیره که این به شما کمک خواهد کرد تا کنترل کاملی بر دیگر مسائل حاشیه ای داشته باشید.

۵- ارزشیابی کردن و قیمت گذاری : مقادیر ثبت شده بالا همه کمک می کند جهت ارزش گذاشتن بر روی اجناس مختلف.
سه موضوع اول، داد و ستدها و معاملات، ثبت کردن آنها، و محافظت کردن از آنها، مربوط به کارهایی می باشد که با کمک سیستم انجام می شود و هدف از انجام این سه مرحله، جلوگیری از ایجاد خطا و کسر بودجه می شود.
و ششمین مورد را نیز باید به این ۵ مورد اضافه کنیم. آنها هم بالا برده بازده و راندمان کاری می باشد.
مدیران باید شناسایی کنند این سیستم ها را تا به نتایج مثبتی در این خصوص نائل شوند (بازده بارزگانی) و یک علت آن جلوگیری از ایجاد خطا و نقص در حساب ها می شود.
سیستم حسابداری
در سیستم حسابداری اولین تعریفی که لازم و ضروری به نظر می آید این است که ابزار و تجهیزاتی است که به صورت روزانه وقایع مالی و وضعیت مالی را چک می کند این سیستم خود باید حساب های ورودی و خروجی را به صورت روزانه بررسی کند.

در بخش ۳ و ۴ یک بازنگری کلی در خصوص سیستم حسابداری انجام دادیم و یک سری منابع را هم که در مجلات مختلف بود را معرفی کردیم و آنها را برای بعضی افراد پست کردیم و درخصوص تعادل آزمایشی، قضاوت ها و گزارش های مالی مطالبی را ارائه کرده بودیم. اکنون این سیستم را متمرکز می کنیم بر روی تکرار و پی در پی بودن آن مقدار انتقال وجه که به چهار گروه عمده تقسیم می شوند.

۱- تضمین ودجه
۲- مبلغ دریافتی
۳- خرید کالا و خدمات که شامل فهرست حقوق بگیران می باشد.
۴- فروش و مقدار پولی که از فروش کالا و خدمات به دست می آید.
کنترل فیزیکی و حفظ کردن این مدارک و اغلب به صورت مرحله به مرحله است. به عنوان مثال : تلفن شرکت ها و کارت اعتباری شرکت ها ممکن است روزانه میلیون ها تومان هزینه صرف کنند بدون اینکه کامپیوترها و سیستم اطلاعاتی آن ها دخیل باشند.

در بیشتر روش های پیشرفته ممکن است از این ابزارها استفاده کنند.
در سیستم حسابرسی پیشرفته که بسیار مدرن طراحی شده است بسیار جهت سازماندهی و مسائل اقتصادی مفید می باشد کارت اعتباری شرکت ها در سیستم های قلابی به کار برده می شوند جهت محاسبه ی انتقال وجه در کارت اعتبای شما و همچنین ممکن است کارت اعتباری شما به صورت تقلبی مورد استفاده شخص دیگری قرار گرفته شده باشد در حالی که گاهی اوقات دستگاه این کارت ها را قبول نمی کند آنها باید همچنین در مواقع زیاد جهت زدن سوخت به ماشینشان از این کارت استفاده کنند همین طور جهت انتقال وجه در مغازه ها به کمک یک

سیستم پیشرفته انجام بگیرد.
وال ماتریکس به موفقیت های قابل توجهی در خصوص قیمت کم خرده فروش ها دست یافته است و آنها را کنترل می کند با کنترل فهرست موجودی و دفتر دارایی و سیستم های کامپیوتری خود به صورت اتوماتیک این اطلاعات را به کار می برند و به کمک این روش که توسط پرکته و گامبل ابداع شده است زمان انتقال وجه را کاهش می دهد.
مسئولیت و مدیریت ها :
اگرچه حسابرسی خارجی و حسابداران گزارش های مالی خود را به مدیر شرکت می دهند و آنها را از وضعیت مالی شرکت آگاه می کنند و اکثر گزارش های شرکت های آمریکایی بدین صورت است این گزارش های مدیریتی برای مدیر این امکان را فراهم می آورد تا اطلاعاتی در خصوص حساب کتاب ها داشته باشد و این ها شامل ایجاد یک کنترل نامحسوس توسط مدیر می شود و آن ها همچنین ممکن است شامل موقعیت و وضعیت کمیته حسابرسی باشد که توسط حسابداران ارائه می شود.

شما می توانید یک بازنگری در یک مثال به عنوان شاخص در این متن انجام دهید.

کمیته حسابرسی :
مسئولیت اولیه مدیران بسط و گسترش وضعیت مالی شرکت به طرق مختلف می باشند که اکثراً این کار توسط کمیته ممیزی انجام می شود که با کنترل حساب های اولیه، وضعیت مالی و مقدار بودجه شرکت یا موسسه دارای شخصیت حقوقی را برررسی می کنند.
کمیته حسابرسی اساساً دارای نیروهایی است که در شرکت نقش مهمی ندارند بلکه آن ها مستقیماً کارهای شرکت را زیر نظر دارند و نیروها را در بخش های مختلف استخدام می کنند از جمله شرکت ارتباطات سیار و شرکت نفت بدین صورت می باشد.

از دهه ی چهارم در سال ۱۹۹۷ ، همچنین وجود دارند اعضایی از مدیران که در خارج نیز فعالیت های دارند پنج نمونه از این ها در کمیته های حسابرسی می باشند این کمیته ارتباطی بین حسابرسان خارجی و حسابرسان داخلی، مدیران مالی و مراحل اجرایی برقرار می کند.
کنترل داخلی چک لیست ها :
همه سیستم های پیشرفته و خوب که دارای کنترل اولیه هستند این شرکت ها می توانند چک لیست های خلاصه شده را کنترل کنند و می توانند از آن ها در کارهای مختلف از جمله خرید، فروش، فهرست حقوق کاربگیران و کارهای مشابه این انجام داد. متعاقب چک لیست ها و خلاصه ی آن ها می توانیم راهکارهایی در خصوص این سیستم و حسابداران آن به دست آوریم.

۱) اطمینان شخصی با مسئولیت های واضح :
مهم ترین عنصر در کنترل موفقیت آمیز کنترل اشخاص می باشد با ارزیابی میزان راستگویی و یا دروغگویی افراد می توانیم این سیستم را ادامه دهیم.
هیچ موردی پیش نمی آید در خصوص اینکه چطور شما دیگر اهداف چک لیست ها را مشاهده کنید و مراحل آن شامل پاداش دادن، آموزش دادن، تشویق کردن و انتخاب نیروهای کاری مناسب می باشد در این جا باید حسابداران خبره ای نیز استخدام شوند و متناسب با وظیفه و توانایی آن ها به آن ها وظایفی واگذار کنند.

علی رغم این بسیاری از کارگران دستمزد بسیار کمی دارند و این در طولانی مدت ممکن است مشکل ساز شود نه تنها به این علت که کافی نیست بلکه به این علت که تولیدات ضعیف است.
به کارگیری مسئولیت ها بدین معنی است که کارهایی را انتخاب کنیم که بسیار مناسب هستند و نتایج آن ها می تواند مرتبط با تصمیم فرد باشد این بدین معنی است که داشتن یک فروشنده با نشانه های زیر مفید است که از جمله نشانه هاوقات درخواست های خود را بیان کنند.
در مغازه های زنجیره ای اغلب هر صندوق دار پول زیادی زیر دستش است درنتیجه هر نوع کمبودی می تواند باعث اختلال مسئولیت های شخصی شود.
اثرات فیزیولوژیکی نیز تأثیر زیادی دارد و موسسات خرده فروشی بین المللی نیز فروشندگان ۲ % قیمت را به دزدها و آدم های خلافکار می فروشند و حساب و کتاب مغازه در این بخش نمی خواند همین باعث می شود که آن ها دیگر از آن مغازه خرید نکنند و مغازه نیز در حدود ۱۰ دلار در هر شیفت به منشی می دهد.
۲) جداسازی حساب ها :

جداسازی حساب ها نه تنها به ما کمک می کند تا از وضعیت حساب ها و اطلاعات اطمینان حاصل کنیم بلکه مقدار خطاها را نیز محدود می کند جداسازی حساب ها برای یک شخص کار سختی است که تمام کارهای شرکت و حساب ها را به تنهایی رسیدگی کند این بسیار سخت است اما با این حال غیر ممکن نیست که دو یا سه شرکت و کمپانی توسط یک شخص

حسابرسی شوند این درست مثل این است که چرا تئاترهای فیلم و فروش بلیط های آن انجام می شود و مردم تهیه می کنند صندوق داران پول نقدی را از مردم و فرد دیگری ته مانده بلیط ها را نگه می دارد و حسابدار در سومین مرحله وارد عمل می شود و مقایسه می کند تعداد بلیط های

فروخته شده را به ته مانده بلیط مقایسه مس کند. گاهی اوقات ممکن است که با آن ها همخوانی وجود نداشته باشد جداسازی حسابرسی به تنهایی از ایجاد خطا جلوگیری نمی کند اما در مثال هایی که بیان می کن

یم متوجه می شویم که جداسازی حساب ها چطور امکان ایجاد خطا را کاهش می دهد.
در یک سیستم کامپیوتری یک شخص با سیستم امنیت نمی تواند برنامه های بخش های مختلف را ثبت کند یا به عنوان یک مثال کلاسیک یک برنامه نویس در یک بانک میزان نقل و انتقالات وجه را دقیق طراحی کرده و کامپیوتر می تواند حساب ها را رسیدگی کند.
به عنوان مثال : یک کاربر در حدود ۰۵۷/۱۰ دلار را اشتباهاً ۰۵/۱۰ دلار وارد می کند و مبلغی که برنامه نویس دریافت می کند ۰۰۷/۰ میلیون دلار می باشد.

مشاهده می کنید که برنامه نویس مبلغی که دریافت کرده بسیار بیشتر بوده است.
در بعضی موارد نیز نباید بین دستمزد و حقوق افراد و یا همچنین صورتحساب ها دخل و تصرفی وارد شود. و یا بین مبلغی که صندوقدار دریافت می کند و یا آن مبلغی که دریافت کننده و یا خریدار می پردازد هماهنگی کامل وجود داشته باشد.
با چنین راهکارهایی می توان از اختلاس افراد جلوگیری کرد. مطابق مثال زیر : یک کتابدار در ایمیل خود ۱۰۰۰ دلار برای مشتری می فرستد هرچند که صندوقدار ممکن است این مبلغ را نشان ندهد و کتابدار کتاب های خواسته شده را آمده می کند اما می نویسد که مبلغ فوق دریافت نشده است.
گاهی اوقات نیز منشی شرکت های دارویی به اختلاس ۲۵۰۰۰ دلاری دست یافته بود که بعد از چک کردن حساب ها توسط شرکت دست فرد رو شد.
در زیر یک سری تمرین هایی ارائه شده است که شما می توانید آن ها را انجام دهید و درنتیجه با چک کردن مقادیر کوچک ما می توانیم از ایجاد خسارت جلوگیری کنیم و اگر منشی شرکت حساب ها را دقیق پرداخت کند هیچ مشکلی در حساب و کتاب شرکت به وجود نمی آید.

و آنها را نزد خودش حفظ می کند و هنگام که منشی شرکت هر دو هفته یک گزارش مالی از خودش ارائه بدهد امکان به وجود آمدن چنین اختلاس هایی کاهش یابد به کمک این سیستم می توان کنترل بر هزینه های شرکت داشت.
۳) اختیارات خاص :
این اختیارات در حیطه ی عمومی و خصوصی قابل اجرا است.
جنبه ی عمومی آن مربوط به نوشته ها می شود و اغلب دارای محدودیت

هایی می باشد و بسته به قیمت پرداختی می باشد ( در یک شرکت پرواز هواپیمایی کلاس ۱ )
و یا اینکه چطور قیمت را دریافت می کنیم ( گاهی اوقات پول نقدی رد و بدل نمی شود ) و یا چطور کارت های اعتباری مصرف می شوند. ممکن است همچنین گاهی اوقات (علیرغم پرداخت پول حق حساب و یا رشوه ها و یا مقدار علیرغم مقدار واقعی جنس به فرد بدهند که این به این معناست که یک مدیر خوب نباید با چنین مواردی مشاهده شود و باید این سری وسایل را محدود کند. به عنوان مثال : یک مدیر ممکن است همیشه راضی نباشد و یا به مقدار هزینه ها رضایت چندانی نداشته باشد اما باید همیشه محدودیت های خاصی را زیر نظر داشته باشد.
۴) اسناد و مدارک لازم و کافی :
بحث در خصوص اسناد و مدارک ثبت شده بسیار گسترده می باشد علی الخصوص درباره ی مدرک و منبع این مدارک از جمله صورتحساب و فاکتور خرید، فروش به منظور تهیه ی مجلات و دیگر خدمات و این ضروری می باشد که این اسناد و مدارک به خاطر اینکه مورد دستکاری قرار نگیرند حفظ شوند با اسکن کردن همه ی این اطلاعات یک منبع کاملی از اطلاعات داریم که می توانیم از آنها استفاده کنیم. مثل بخش صندوقداری و فرم های خاصی را جهت این کار در نظر بگیریم.

درنتیجه این کار بسیار اهمیت دارد که جهت کنترل میزان فروش و به سرعت می توانیم این کارها را انجام دهیم و مشتریان را مورد تشویق قرار دهیم که این کار را انجام دهند. زیرا اکثر اوقات با انجام این کار قادر به دستکاری قیمت ها نمی باشند. به عنوان مثال با تغییر ۹۹/۱ دلار به ۹۹/۲ دلار و ۹۹/۳ به ۲ دلار و ۳ دلار و ۴ دلار نشوند ( تاریخچه آن اینچنین است که بعضی از قیمت ها و آن چیزی که منشی می گوید مطابقت می کند اما اگر آن ها را تغییر دهد تأثیر فیزیولوژیکی بدی بر روی مشتریان دارد درنتیجه این لازم به نظر می رسد که برنامه را منشی تغییر دهد و دستکاری در مدارک نکند.

۵-روش ها و شیوه های مناسب :
اکثر مدیران از روش های دستی استفاده می کنند مخصوصاً در تهیه مدارک و اسناد و اطلاعاتی را در خصوص وضعیت مالی فروشگاه به آنها می دهد که منشی ها به طریق مختلف این دستورالعمل های مناسب را انجام می دادند. به عبارت دیگر، این بدین معنی است که به کمک اعداد متخلف انجام می دادند و استفاده می کردند تا خطاها را از بین ببرند و حسابداران را کمک کنند و به طور خودکار مراحل قبلی را چک کنند و بررسی کنند.

۶- محافظت های فیزیکی :
همانطور که مشاهده می کنید، از دست دادن نقدینگی، فهرست کردن کالاهای موجود و ثبت و حفظ کردن آنها و قرابت از مدارک ثبت شده ضروری به نظر می رسد.
به عنوان مثال : در بسیاری از شرکت ها ( از جمله شرکت های Boeing و Packard و Hewlet ) نیز احتیاج به ویزیتورهایی است که با عناوین خاص ثبت نام کنند.
اغلب آنها همچنین استخدام خواهند شد با عنوان خاص و به کمک کدهای آنها را در کامپیوتر ثبت می کنیم.
Doors نیز تحقیقاتی در خصوص فضاهای کامپیوتری انجام داده است و یک سری راه حل های خاص برای کدهای خاص تعیین کرده است.
گاهی اوقات مشاغل کوچک بسیار حساس هستند و احتیاج به دقت زیاد دارند.
به عنوان مثال : فروشگاه های خرده فروشی نیز از سیستم های هشدار و دزدگیر استفاده می کنند و یا از سگ ها جهت مراقبت مغازه استفاده می کنند و بدین طریق محافظت می کنند و در اکثر مواد نیز بدین طریق از اموال خود محافظت می کنند.

۷)دسته بندی و چرخش حسابرسی :
مردم ممکن است د چنین مواردی وسوسه شوند. درنتیجه همانطور که در بالا بیان کردیم با یک مدیریت صحیح و خاص که یک حسابدا به خرج می دهد می توانیم از این اعمالی نیز جلوگیری کنیم.
چرخش کارگران و احتیاج آنها به استراحت می توانیم نیروهایی را استخدام کنیم که چطور این کارها را انجام دهیم و باعث ایجاد مسائل شدیدتری شویم.
درنتیجه، با انجام یک سری تمارین خاص می توانیم نیروهای جدیدتری را استخدام کرد و بتوانیم فعالیت آنها را بررسی کنیم هنگامی که بعضی از انواع آنها نیز باید ثبت شوند.
با چرخش حساب ها وانجام یک سری تمارین خاص می توانیم فعالیت های خوبی را انجام دهیم از جمله مقدار دریافت پول و حق و حقوقات منشی ها و تغییر در حساب ها را انجام دهیم. یک منشی مبلغی را دریافت می کند که ممکن است در هر ماه مبلغ A و یا C به آن بدهد و سپس حساب ها را بررسی کنند و مقادیر M و P را در هر ۳ ماه و یا ۴ ماه بررسی کنند.

با دسته بندی کردن و خریدن موارد خاص می توان از اختلاس جلوگیری کرد. و با چرخش حساب ها و روش های این چنین می توان به چنین نتایجی دست یافت.
در بعضی از شرکت ها نیز فقط پرداخت خواهند کرد هنگامی که مبلغی را از دست بدهند. و اغلب این سخت است و هزینه زیادی نیز لازم دارد جهت اینکه از هدر دادن هزنیه های اضافی جلوگیری کنیم.
۸ )چک کردن مواد مرتبط به آن :
در همه فازهای این سیستم باید یک بازنگری کلی به کمک عوامل بیرونی انجام داد ( به عنوان مثال : با حسابرسی کلی ) و یا حسابرسی دخل و خرج به این هدف خواهیم رسید. اینها همه وابسته است به مقدار ضعف سیستم مدیریتی.
این بسیار هزینه بر است که همه روش ها را جهت این پروژه اجرا کنند درنتیجه آنها ساده ترین روش را انتخاب می کنند. در اولین ارزیابی این سیستم و کنترل هزینه ها و آزمایش آن ممکن است و حسابداران قادرند خطاها را شناسایی و درصدد رفع آنها باشند.

اگر کنترل اولیه ضعیف باشد با مشکلات بزرگتری مواجه خواهیم شد. سپس حسابدارهای باید روش های حسابرسی دیگر را امتحان کنند تا به یک راه حل معقول برسند.
سپس اگر کنترل اولیه قوی و درست باشد می توان در نمونه های کوچک نیز از آنها استفاده کرد.