حسابرسی داخلی

حسابرسی داخلی
هدف از این فهرست راهنما، کمک به مدیران برای مقابله با فرآیند حسابرسی داخلی در سازمان ‌ها یا اداراتشان است.
حسابرسی داخلی یک بخش مهم در حیات کسب و کار است، اما همه‌ شرکت ‌ها آنقدر بزرگ نیستند که از حسابرسی داخلی استفاده کنند. این فهرست راهنما ویژه‌ کسانی است که اقدام به حسابرسی داخلی شرکت خودشان می‌ کنند یا مسئول انتخاب و مدیریت افرادی هستند که وظیفه‌ حسابرسی داخلی را بر عهده دارند. این امر هم در مورد سازمان‌ های دولتی و هم در مورد سازمان ‌های خصوصی کاربرد دارد.

تعریف
تعریف انستیتوی حسابرسان از حسابرسی داخلی این است: “نهادی مستقل برای ارزیابی سازمان‌ ها و بررسی فعالیت‌ ها و اقدامات آنها ” هدف از این کار، بررسی کارکنان در قبال تحقق اهداف انجام مسئولیت ‌های محول شده به آنان است. در این راستا، حسابرسی داخلی، تجزیه و تحلیل ‌ها، ارزشیابی ‌ها و توصیه‌ های خود در مورد این فعالیت‌ ها و اقدامات را در اختیار کارکنان یک سازمان قرار می ‌دهد. معمولاً، حسابرسی داخلی راافراد درون سازمان انجام می‌دهند.

مزایا
حسابرسی داخلی باید یک فرآیند مستمر باشد. مزایای آن عبارتند از:
• توجه مدیریت به موضوعات کلیدی کسب و کار معطوف خواهد شد. حسابرسی داخلی، نقاط ضعف سیستم کنترل را ارزیابی می ‌کند و به مبنایی برای توصیه ‌های عملی جهت پیشرفت سازمان ‌ها تبدیل شده است.
• حسابرسی داخلی به مدیریت اطمینان می‌ دهد، کنترل های انجام شده رضایت ‌بخش هستند یا خیر.
• فرصت‌ های توسعه‌ کارآیی و اثربخشی سازمان را شناسایی می‌ کند.
• حسابرسی داخلی در مورد مشکلات احتمالی، سریعاً هشدار می ‌دهد. لذا مدیریت می ‌تواند اقدامات لازم را انجام دهد.

معایب
• حسابرسی داخلی کاری زمان ‌بَر بوده و ممکن است مدیران را از کارهای روزانه باز دارد.
• اگر حسابرسی داخلی بدون حساسیت ‌های لازم انجام شود، می ‌تواند احساس تهدید را در کارکنانی پدید آورد که فکر می ‌کنند با هدف یافتن اشتباه در کارشان، مورد بررسی و موشکافی قرار گرفته ‌اند.

فهرست راهنمای عملی
۱٫ اهداف حسابرسی داخلی را متناسب با وظایف کاری تعیین نمایید
موارد كلیدی در حسابرسی داخلی:
• مالی: چگونه پول موجود در سازمان هزینه می ‌شود؟ مثلاً، چه کسی پرداخت‌ ها را تأیید می ‌کند، برای جلوگیری از هزینه‌ های زاید یا تقلب، چه اقدامات و بررسی ‌هایی انجام می ‌شوند؟
• کنتر‌ل‌ های اجرایی: آیا این نوع کنترل‌ ها برای تحقق اهداف استراتژیک سازمان مؤثر هستند؟
• سیستم‌ ها: چه سیستم ‌هایی در سطح واحدها و کل سازمان به کار گرفته می‌ شوند و آنها چگونه با یکدیگر هماهنگ می‌ گردند؟

در مرحله بعد حسابرسان داخلی به ارزیابی پول موجود در سازمان می ‌پردازند؛ آیا این پول از طریق سیستم ‌هایی به دست آمده که هم ‌اینک در سازمان اجرا می ‌شوند یا اینکه سیستم‌ های موجود نتوانسته ‌اند از عهده‌ انجام چنین کاری برآیند؟
نخستین گام آن است که مطمئن شوید اهداف کلان حسابرسی منعکس‌ کننده‌ اولویت ‌های شما باشند.
۲٫ خلاصه ‌ای جامع تهیه کنید
حسابرسی داخلی ابعاد مختلف کارکرد یک سازمان را مد نظر قرار می ‌دهد. این نوع حسابرسی صرفاً متمرکز بر موضوعات مالی نیست. یک طرح خلاصه یا یک استراتژی را برای حسابرسی بنویسید که منعکس‌ کننده‌ اولویت ‌ها و موضوعات اصلی مد نظر شما است و در عین حال نشان می ‌دهد که شما انتظار دارید، یک حسابرس در عرض چه مدت این ابعاد گوناگون را روشن سازد.

۳٫ حسابرس خود را انتخاب نمایید
معمول است، فردی از داخل سازمان به عنوان حسابرس داخلی انتخاب شود، بستگی به موضوعات، مدارك رسمی و … دارد.

۴٫ حسابرس خود را توجیه کنید
قبل از توجیه حسابرس، خودتان تمامی اطلاعات لازم را در اختیار داشته باشید و موضوعات زیر را مورد توجه قرار دهید:
• طرح‌ های استراتژیک یا طرح‌ های کسب و کار
• وضعیت سفارشات
• قراردادها و تفاهم‌ نامه‌ های همکاری
• دستورالعمل‌ های داخلی
• فهرست کارکنان کلیدی
• ساختار سازمانی

بهرحال برای تایید اینکه اطلاعات کافی را فراهم آورده‌ اید، جلسه‌ای با حسابرس برگزار کنید، حتی اگر این فرد یکی از کارکنان شما است. فقط بر روی دانش و اطلاعات او حساب نکنید.
هدف این جلسه، موافقت بر سر اهداف حسابرسی است. ببینید حسابرس شما برای تحقق این اهداف، چه برنامه ‌ای دارد. در مورد جدول زمانی و طرح اقدام، به توافق برسید و ببینید آیا اطلاعات بیشتری مورد نیاز است یا خیر.

۵٫ کنترل ‌های کلیدی برای تحقق اهداف حسابرسی را شناسایی کنید
مرحله‌ بعد، بررسی دقیق سازمان است. حسابرس باید به رویکردهای فعلی سازمان برای کنترل حوزه‌ های کلیدی که باید مورد بررسی قرار بگیرند، بپردازد.

۶٫ کنترل ‌ها را ارزیابی نمایید
دقت كنید، آیا این کنترل ‌ها اثربخش بوده‌ اند یا خیر. می ‌توان آنها را توسعه داد؟ آیا مواردی حذف شده ‌اند؟ پرسش‌ هایی که ارزش فکر کردن دارند، عبارتند از:
• اگر کسی می ‌خواهد دست به تقلب بزند، کجا و چگونه می‌ خواهد این کار را انجام دهد؟
• اگر شخصاً این کالا یا خدمات را خریداری کرده ‌ام، آیا از قیمت کالا و سطح خدمات عرضه شده، راضی هستم؟

۷٫ سیستم را بیازمایید
حالا کنترل‌ ها را به صورت عملی بیازمایید. به طور تصادفی، برخی فعالیت ‌ها یا معاملات شرکت را انتخاب کنید و تمامی مراحل انجام این فعالیت‌ ها یا معاملات را مد نظر قرار دهید. این پرسش ‌ها را مطرح نمایید:
• آیا هیچ رویکرد یا قاعده‌ ای برای این معاملات وجود دارد؟
• آیا افراد از این رویکردها تبعیت کرده ‌اند؟
این امر، میزان انطباق و سازگاری با رویکردها و قواعد موجود را به شما نشان خواهد داد.

۸٫ حوزه‌ های نیازمند بررسی بیشتر را انتخاب کنید
برای تست‌ های تصادفی، ممکن است حسابرس حوزه‌ هایی را بیابد که نیازمند تحقیقی جامع هستند. حسابرس باید به شکلی عمیق به بررسی این حوزه ‌ها بپردازد. مثلاً ممکن است نیاز باشد تا فرآیند انجام یک معامله‌ کاری در طول چند ماه مورد بررسی قرار گیرد تا مشخص شود، آیا این نمونه‌ تصادفی یک استثنا بوده یا یک مشکل ریشه ‌دار.

۹٫ مشاهده كنید آیا ارزش مالی محقق شده است یا خیر
اهداف حسابرسان هر چه باشد، همیشه یکی از کارهای مهم حسابرسان داخلی ارزیابی این موضوع است که آیا سازمان از ارزش پولی که در اختیار دارد، آگاه است یا خیر. در این خصوص این پرسش ‌ها را مطرح نمایید:
• آیا قیمت کالاها و خدمات در بازار مورد بررسی قرار گرفته است؟
• آیا سیستم‌ های به کار گرفته شده، دارای کارآمدترین شکل ممکن هستند؟

برای حسابرسی داخلی
بایدها:
• کارکنان خود را در مورد مزایای حسابرسی داخلی توجیه کنید.
• بر عناصری تمرکز کنید که ریسک آنها بالا اعلام شده است.
• یک طرح اقدام واقع ‌بینانه تهیه کنید.
• کارکنان را از نتایج حسابرسی داخلی و هر اقدام مثبتی که در نتیجه‌ آن انجام شده است، مطلع نمایید.
• برای تحقق پیشرفت طرح خود، برآن نظارت نمایید.

نبایدها:
• به حسابرسی داخلی به عنوان یک ساز و کار کنترل مدیریت فعالیت ‌های روزانه اتکا نکنید.
• انتظار نداشته باشید که حسابرسی داخلی تمامی ضعف ‌های مرتبط با سیستم شما را آشكار سازد.

۱۰٫ پیش ‌نویس گزارش خود را تهیه کنید
تمامی یافته‌ ها و توصیه ‌های خود را به صورت پیش‌ نویس یک گزارش تهیه کنید. با همه‌ کسانی که در فرآیند حسابرسی شرکت داشته ‌اند، صحبت کنید تا مطمئن شوید، حسابرس برخی اطلاعات را نادرست تعبیر و تفسیر نکرده باشد.

۱۱٫ گزارش نهایی را تهیه کنید
گزارش نهایی باید شامل طرح اقدام برای مواجه با حوزه ‌هایی باشد که نیازمند تقویت شدن هستند. استفاده از دانش حسابرس به عنوان یک راهنما، می ‌تواند بهترین روش و تضمین ‌کننده‌ اجرای توصیه ‌ها باشد. این گزارش باید شامل یک جدول زمانی و همچنین زمان توافق شده برای نظارت بر پیشرفت حاصله باشد.
۱۲٫ اقدام کنید
برای بهبود حوزه ‌هایی که دچار مشکل هستند، بر مبنای یافته‌ های حسابرسی عمل کنید و ببینید آیا اقدامات شما باعث بهبود شرایط می ‌شوند یا خیر. این اقدامات می‌ توانند شامل تغییر روش ‌های کاری، دستورالعمل‌ ها یا رویکردهای مکتوب، آگاه‌ سازی کارکنان از تغییرات و ارایه‌ آموزش لازم به کارکنان در قبال حوزه‌ های مشکل‌ دار باشند.

پرسش‌ های کلیدی
• آیا ماهیت و گستره‌ حسابرسی داخلی را تعیین کرده ‌اید؟
• آیا مشخص کرده ‌اید که این سیستم قصد دارد به چه هدفی دست یابد؟
• آیا کنترل ‌های کلیدی را مشخص نموده ‌اید؟
• آیا کارکنان شما به طور کامل از آنچه در حال رخ دادن است و اقداماتی که قرار است انجام شوند، مطلع و آگاه هستند؟

برای اطلاعات بیشتر

کتاب:
استانداردی در قبال روش ‌های حرفه ‌ای حسابرسی داخلی»، لی کمپل ، ۲۰۰۱

وب سایت:
www.theiia.org: انستیتو حسابرسان داخلی
وقتی سود شرکتی کاهش می ‌یابد، موقعیت آن به خطر می ‌افتد. مردم تمایل ندارند از شرکت ‌هایی خرید کنند که دچار معضلات مالی هستند.» رگیس مک‌ کنا
«وقتی سود وجود دارد، زیان در نزدیکی آن پنهان شده است.» ضرب ‌المثل ژاپنی
حسابرسي داخلي و تفكر سيستمي
ابراهيم رئيسي
abrahim39@yahoo.com
خط مشي هاي مناسب از برنامه ريزي هاي بلندمدت و كــوتاه مدت حاصل مي شود. برنامه ريزي هاي مذكور نيز غالباً در مواردي صورت مي گيرد كه هدفهاي تعيين شده سازماني وجود دارد. چنانچه عمليات كارامد اقتصادي و اثربخش موردنظر مديريت باشد، بايد انتظارات سازمان از كاركنان را به روشني به آنان ابلاغ كنند. اين خط مشي ها معمولاً به صورت دستورالعمل و بخشنامه دراختيار كاركنان قرار داده مي شوند.
اثربخشي هر فعاليت مستلزم برنامه ريزي قبلي به شكل تعيين استانداردهاي مشخص براي عمليات و همچنين رفتار و افعال كاركنان و همه رويدادهاي بالفعل است. لذا مديريت با نگرشي سيستمي بايستي براي منابع سازمان (كاركنان، مواد، وجوه نقد) برنامه ريزي كند. نگرش

سيستمي به او حكم مي كند كه تنها به هدف نهايي سازمان توجه نكرده و به ابزارها و لوازم حصول به اهداف بيشتر توجه داشته باشد، چرا كه معيار اثربخشي سازمان، ميزان كسب منابع و امكانات موردنياز سيستم است. لذا با توجه به تعامل اجزاء با يكديگر، وجود نقص در هر بخش اثري منفي بر روي ساير بخشها خواهدگذاشت. در اين حالت، از ديدگاه مديريت، سازمان فرايندي ساختاري محسوب مي شود كه در آن افراد براي هدفي معين با يكديگر در تماس متقابل قرار مي گيرند و سيستم مجموعه اي تعاملي از عناصر به هم پيوسته است كه براي رسيدن به اهداف

مشترك تلاش مي كنند و براي بقاي خود، در درون سعي بر ايجاد محيطي ثابت (HOMEOSTASIS) خواهند داشت.
از آنجايي كه سازمان در زمره سيستم هاي اجتماعي – فرهنگي قرار دارد، لذا در نظارت، ارزيابي و كنترل فعاليتهاي آن بايد نگرشي ارگانيكي به آن معطوف داشت. از زماني كه سازمانها و سيستم هاي اقتصادي به مثابه يك موجود زنده موردبررسي قرار گرفتند و فرض تفكيك شخصيت واحدهاي اقتصادي در حسابداري به منزله تفكيك مديريت از مالكيت مطرح شد، وظايف حسابرسان نيز توسعه يافت و به موازات آن تهيه و ارائه گزارشهاي لازم كه بتواند سرمايه گذاران را از چگونگي اداره و به كارگيري سرمايه هايشان و ارزيابي عملكرد و سنجش كارايي و اثربخشي مديران منتخب آگاه كند افزايش يافت. حسابرسان داخلي شركتها مجبور شدند كه تغييراتي را در سازمان خود ايجاد كنند تا بتوانند به امر سنجش كارايي (استفاده بهينه از منابع) و اثربخشي (رسيدن به اهداف از پيش تعيين شده) و اندازه گيري هزينه فرصتهاي از دست رفته ناشي از تصميمات مديريت در سطوح مختلف سازمان بپردازند. گرچه هيچگونه قواعد استاندارد و آماده اي براي تعيين ميزان و نوع رسيدگي هاي لازم و يا شيوه رسيدگي مورداستفاده در آزمون كنترل هاي مديريت وجود ندارد، ولي باتوجه به پويايي (سيستم ارگانيك) يا ايستايي (سيستم ديناميك) سيستم ها برنامه هاي خاصي را طراحي و تدوين و به مرحله اجرا مي گذارند و حسابرسي را به عنوان يكي از اجزاي مهم محيط كنترلي سيستم اطلاعات مديريت (M.I.S) مطرح مي سازند. نگرش سيستمي حسابرسي داخلي نسبت به سازمان و پيرامون آن، باعث تغيير ماموريت و كاهش ريسك بتا (B-RISK) در اظهارنظر و رسيدگي ها مي شود و محصول كار حسابرسي داخلي را به تعيين تاثير رويه ها و دستورالعمل ها و روشهاي موجود بر كارايي عمليات واحد اقتصادي و سنجش اثربخشي برنامه ها ارتقا مي دهد.
حسابرسی داخلی
کنترل داخلی

هر سیستم یا مجموعه ای از کنترل ها اعم از مالی و غیر مالی که برای دستیابی به اطمینانی منطقی از تحقق موارد زیر بر قرار می شود…
۱- اثر بخش و کارآمد بودن عملیات
۲- قابل اتکا بودن اطلاعات مالی و گزارشگری آن
۳- رعایت قوانین و مقررات

 

دلائل استفاده از سیستم کنترل داخلی
۱- واحد های اقتصادی هم از لحاظ اندازه و هم از لحاظ پیچیدگی فعالیت چنان رشد میکنند که کنترل مستقیم و انفرادی آنها نا ممکن میشود. از این رو کنترل های داخلی برای اعمال مدیریت و سرپرستی در راستای برنامه های استراتژیک ضروری است .
۲- واحد های اقتصادی دارای الزامات قانونی میباشند که باید به آنها عمل شود . از این رو باید کنترل های داخلی لازم را برای شناسایی و کنترل میزان رعایت این گونه الزامات قانونی برقرار نمایند .

عناصر تشکیل دهنده کنترل داخلی
۱- بررسی موثر و کارآمد توسط مدیریت غیر اجرایی
۲- وجود سیستم کنترل مدیریتی شامل تعیین و تدوین هدف ها و برنامه ها – نظارت و سرپرستی یا کنترل مسائل مالی و همچنین اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی
۳- وجود سیستم ها و روشهای کنترل مالی و عملیاتی شامل محافظت از دارایی ها – تفکیک وظایف – روش های صدور مجوز و تصویب و سیستم های اطلاعاتی
۴- وجود یک واحد حسابرسی داخلی که طبق اصول و استاندارد های حسابرسی داخلی فعالیت کند
هدفهای کنترل داخلی و حسابرسی داخلی
سیستم کنترل داخلی به منظور اطمینان یافتن از موارد زیر استقرار می یابد :
۱- اعمال شدن سیاست ها و خط مشی های سازمان
۲- شناسایی و شناساندن اصول و ارزشهای سازمان
۳- رعایت قوانین و مقررات
۴- دقیق و قابل اعتماد بودن صورت های مالی و سایر اطلاعات منتشر شده
۵- مدیریت کارآمد و اثر بخش نیروی انسانی و سایر منابع
هدف حسابرسی داخلی کمک به مدیریت است تا اطمینان یابد کلیه موارد بالا به همان گونه که باید اجرا یا رعایت میشود .

تعریف حسابرسی داخلی
وظیفه ارزیابی مستقلی است که توسط مدیریت سازمان برای بررسی سیستم کنترل داخلی ایجاد میشود . حسابرسی داخلی کفایت سیستم کنترل داخلی را از لحاظ اثر بخش و کارآمد بودن استفاده از منابع سازمان آزمون ارزیابی و گزارش میکند .
حسابرسی داخلی چگونه سازمان را یاری میکند :
حسابرسی داخلی مدیریت را در انجام دادن مسئولیت ها و وظایف خود از طریق تقویت کنترل های داخلی یاری میکند.
حسابرسی داخلی میتواند :
۱- نقش بازدارنده را در برابر سوء استفاده کنندگان احتمالی داشته باشد
۲- کنترل را در جهت پیشگیری یا آشکار کردن تقلب و اشتباه بهبود بخشد
۳- با انجام دادن حسابرسی داخلی تقلب ها را کشف کند

۴- با شناسایی موارد اتلاف منابع و عدم کارایی سبب صرفه جویی شود

تفاوت حسابرس داخلی و حسابرس مستقل
۱- تفاوت در رابطه با استفاده از حسابرسی داخلی و مستقل