سازمانهای کامپیوتری و فرآیندمدیریت سازمان

شاخص هاي راهبري اطلاعات در سازمان
هريک از سه قرن گذشته عرصه ظهور يک انقلاب تکنولوژيک بوده است. قرن هيجدهم عرصه بروز ماشينهاي مکانيکي ، قرن نوزدهم زمان اختراع ماشين بخارو قرن بيستم قرن تکنولوژي جمع آوري، پردازش و توزيع اطلاعات مي باشد. در اين قرن شاهد ايجاد شبکه هاي بين المللي تلفن، اختراع راديو و تلويزيون تولد و رشد فوق العاده صنايع کامپيوتري و پرتاب و به کارگيري ماهواره ها به منظور برقراري ارتباطات جهاني بوده ايم. از زمان ظهور اولين کامپيوتر هاي IBM چيزي قريب به بيست سال مي گذرد و دراين مدت بسيار کوتاه دنياي کامپيوتر شاهد پيشرفتها ونوآوري هاي بسيار زياد و حتي شگفت انگيزي بوده است.

امروزه کامپيوتر از يک وسيله لوکس و تخصصي به يک ابزار عمومي تبديل شده و با نفوذ به تمام سطوح زندگي جوامع انساني عامل ايجاد پيوند هاي جهاني بين آنها شده است. کامپيوترو کليه ابزارهايي که به صورت مستقيم و غير مستقيم فرآيندهاي ارتباطي را شکل مي دهند هر روز دچار تحولات جديد تر مي شوند و ما شاهد هستيم که در عرصه رقابت بين شرکت هاي نرم افزاري و سخت افزاري ضمن گسترش کمي در ابزارهاي ارتباطي سطح کيفي اين ابزارها نيز دچار تحول و رشدي باور نکردني شده اند. ملموس ترين نمونه را مي توان از کمپانيMicrosoft با مديريت ابر

قدرت رايانه جهان بيل گيتس مثال زد که تنها در فاصله اي قريب به ۱۰ سال با طراحي چندين سيستم عامل و نرم افزارهاي جانبي آن سيطره اي غير قابل باور بر بازار پيدا کرد و حوزه فعاليت رقيب بزرگي چون مکينتاش و لينوکس را بسيار محدود کرد. در اين بين از روند رشد و توسعه

اطلاعات در عصر حاضر نبايد غافل ماند. رشد و گسترش علوم مختلف زمينه ساز پيشرفت هاي امروز بشر در فرايند ارتباطات بوده است. به بيان ديگر اطلاعات و تکنولوژي هاي ارتباطي ضمن رشد دروني با توجه به ظرفيتها و قابليتهاي موجود در هر يک از اين عناصر پديدهICT با ايجاد اثر متقابل موجبات رشد و ارتقا يکديگر را نيز فراهم مي اورند و هر يک به رشد ديگري کمک مي کند. نقش عنصر اطلاعات در پديدهICT با استفاده از سيستم هاي اطلاعاتي قابل تفسير و تبيين و بهره

برداري مي باشد. انتقال اين اطلاعات در قالب ابزار هاي ارتباطي زمينه کاربردي شدن انها را فراهم مي کند و در نتيجه کارکردهاي سيستم هاي اطلاعاتي را اشکار مي سازد. با بيان اين موضوع مي توان نتيجه گرفت که ايجاد سيستم هاي اطلاعاتي دقيق و ارتباطات سريع از ضروريات ساختاري براي ايجاد نظام هاي اطلاعاتي اشتراکي است. تا با اين روند سرعت و دقت استفاده از اطلاعات افزايش يابد و مهتر از همه هزينه هاي توليد و تکثير نيز کاهش پيدا کند. سازمان هاي پيشرو و پويا با ساختار مديريتي آينده نگر امروزه نا گزير از استفاده گسترده و منطبق و يگپارچه از سيستم هاي اطلاعاتي و ابزارهاي ارتباطي مي باشند. دراين مجال سعي مي شود ضمن بررسي سيستم هاي اطلاعاتي قابل پياده سازي و انطباق در سازمان، ظرفيتها و قابليتهاي انها معرفي و نحوه تطبيق روند مديريت اطلاعات با مهندسي اطلاعات بيان شود.
پيش از هر چيز به جاست که تعاريفي از واژه هاي مديريت اطلاعات، مهندسي اطلاعات، سيستم و سازمان ارائه شود.
سيستم به مجموعه منظمي از عناصر به هم وابسته اطلاق مي شود که براي رسيدن به اه

دافي مشترک با هم در تعاملند.
سازمان سيستمي است که از سازماندهي و ترکيب منابع مختلفي از قبيل نيروي انساني، مواد، ماشين آلات، تجهيزات و… به صورت يک موسسه پايدار و مثر اعم از تجاري و غير تجاري به وجود مي آيد.
اطلاعات به مجموعه داده هاي علمي قابل پردازش و تحليل علمي اطلاق مي شود.
مديريت: فن تلفيق عوامل گوناگون موثر در روند اجرا، برنامه ريزي و نظارت سازمان گفته مي

شود.
مديريت اطلاعات به کليه مراحل و جريانات راهبر و هدايت کننده و ناظر بر توزيع مناسب و به هنگام اطلاعات گفته مي شود.
مهندسي اطلاعات به روند مديريت کليه ابزارها و روش هاي پردازش و انتقال اطلاعات که بر مبناي ابزارهاي نرم افزاري و سخت افزاري تعيين مي شوند اتلاق مي شود. مهندسي اطلاعات با استفاده از قابليتها و ظرفيتهاي ابزار ارتباطي بهترين روش هاي مديريت اطلاعات را ازنظر کمي و کيفي تعيين مي کند. با مهندسي اطلاعات مراحل پردازش و انتقال اطلاعات با استاندارد هاي موجود در روند مديريت اطلاعات و نيازمندي هاي سازماني منطبق مي شود.
شايد در ظاهر امر دو واژه مديريت اطلاعات و مهندسي اطلاعات بسيار مشابه جلوه کنند. گو اينکه اين دو فرآيند اطلاعاتي همپوشاني بساري هم دارند اما از نظر سيستماتيک تفاوتهاي آشکاري دارند و همانطور که پيش تر ذکر شد اين دو فرايند بسيار بر هم موثر و از هم متاثر مي باشند. در واقع نقش مديريت اطلاعات در يک سازمان پيشرو نياز سنجي هر يک از اجزا سازمان و ايجاد زمينه ها و برنامه ريزي هاي لازم در جهت انتقال داده و نظارت بر سطح دسترسي آنها مي باشد در اين بين مهندسي اطلاعات با توجه به نقش مهمي که دارد با شناخت و مطالعه بر روي بسترهاي

اطلاعاتي و ساختار هاي سازماني با تعيين و راه اندازي بهترين امکانات و ابزارهاي ارتباطي مي تواند اطلاعات را به طرق مختلف و با رعايت حداکثر امنيت به کاربران عمومي و اختصاصي مد نظر مدير سازمان برساند.
امروزه سازمانهاي عريض و طويل که داراي صدها دفتر در يک گستره جغرافيايي مي باشند انظار دارند که با تبادل سريع اطلاعات و پردازش آنها بتوانند از آخرين وضعيت هر يک از دفاتر خود در کمترين زمان ممکن آکاهي يابند. بهترين و کارآمد ترين شيوه هاي مديريت غير متمرکز و غير مستقيم در يک سازمان استفاده از شبکه هاي کامپيوتري مي باشد.

بسياري از سازمانها پيش ازاين از کامپيوتر در بخش هاي مختلف استفاده کرده اند و چون سازمانهايي که از تعداد زيادي کامپيوترمستقل در فواصل دور و نزديک بهره برده اند براي مثال يک شرکت با دفاتر متعدد در مکانهاي مختلف ممکن است از کامپيوتر در تمامي دفاتر خود استفاده کرده باشد و براي اين شرکت ضرورت دارد که آخرين وضعيت هر يک از دفاتر را در اختيار داشته باشند يا در درون سازمان با وجود چارت هاي مشخص کاري مدير سازمان بايد ازآخرين فعاليت ه

اي معاونت ها و مديريت هاي مختلف سازمان آگاهي پيدا کند ضمن اينکه خود اجزاي تشکيل دهنده چارت سازماني نيز بايستي در حد لازم از اطلاعات بخش هاي موثر در فعاليتهايشان آگاهي يابند.
پس به عنوان اولين هدف يک شبکه کامپيوتري مي توان اشتراک منابع اطلاعاتي را مورد اشاره قرارداد در گام بعدي هدف افزايش ضريب ايمني و حفظ اطلاعات مي باشد در ساختار شبکه هاي کامپيو تري ضمن توزيع اطلاعات مخصوص هر بخش اطلاعات در يک سيستم مرکزي حفظ مي شود و امکان دسترسي همه افراد به اطلاعات بدو نظارت مدير سازمان ميسر نخواهد بود. اين هدف در

جايي کاربري خود را نمايان مي شود که حساسيتهاي امنيتي و مالي در پي دارد مثل سازمانهاي نظامي، خطوط هوايي، بانک ها و… شايد مهمترين و اصلي ترين هدف قابل ذکردر استفاده از شبکه ها کاهش هزينه ها و صرفه جويي در مخارج سازمان باشد. زيرا همانطور کهمي دانيد يکي از مهترين شاخصهاي مديران پيشرو اين است که سازمانهاي بهره ور و با راندمان مثبت دارند و بدون شک يکي از عوامل مهم وتاثير گذار در بهره وري مناسب از سرمايه و زمان و استفاده يکپارچه ساختار سازمان از شبکه هاي رايانه اي است.
شبکه هاي کامپيوتري بر اساس فاصله بين کامپيوتر ها و همچنين سيستم ارتباطي بين اجزاي شبکه داراي انواع مختلف مي باشد.
شبکه محلي(LAN): اين شبکه براي برقراري ارتباط بين کامپيوتر ها در يک اداره يا ساختمان استفاده مي شود.
در اين نوع ساختار شبکه اي که در واقع براي محيط هاي کوچک تعريف مي شود مدير سازمان نسبت به تعيين خط مشي هاي لازم در هدايت و نظارت بر توزيع اطلاعات در هر يک از سطوح طولي و عرضي سازمان اقدام مي کند و نسبت به کنترل و پي گيري اطلاعات دريافتي از هريک از اجزا سازمان اقدام مي کند به طور مثال هر يک از بخش هاي اداري، بازرگاني، روابط عمومي و… بر حسب شاخص هاي تعريف شده مورد تغذيه اطلاعي از جانب مدير سازمان قرار مي گيرند و خروجي هاي مورد انتظار را نيز به بخش هاي مرتبط و مدير سازمان منتقل مي کنند.
شبکه هاي شهري(MAN): اين شبکه براي برقراري ارتباط بين کامپيوترها در سطح يک شهر استفاده مي شود. کارکردهاي موردانتظار از اين شبکه ها فراتر از يک سازمان محدود مي باشد و در واقع سطح اطلاع رساني و نظارتي را تا محدوده گسترده تري منتشر مي کنداز جمله اين شبکه ها مي توان به مراکز ارسال و فروش پهناي باند اشاره کرد. سازمان هايي که داراي مراکز و شعباتي در سطح يک شهر هستند مي توانند از اين گونه شبکه ها بهره ببرند.
شبکه هاي گسترده(WAN): شبکه هاي جهاني يا شبکه هاي گسترده که جهت برقراري ارتباط بين کامپيوتر ها در فواصل بسياردور استفاده مي شود. محدوده جغرافيايي که اينگونه شبکه ها مي توانند پوشش دهند در حد يک کشور، قاره و يا کل جهان خواهد بود. با توجه به ساختار تعريف شده براي اين شبکه به خوبي روشن مي شود که در شبکه هاي گسترده حجم بالايي از اطلاعات قابل پردازش و اشتراک گذاري هستند. سازمانهايي که با گستردگي کشوري به فعاليت مي پردازند مي توانند با بهره برداري از شبکه هاي گسترده منابع اطلاعاتي خود را از سطح کشور تامين کنند و مورد تحليل و تصميم گيري قرار دهند. اگر با ديد سازماني به به ساختار شبکه WAN نگاه کنيم مي توان اين استنباط را داشت که چون هرWAN از به هم پيوستن چندينLAN به وجود مي آيد در نتيجه بستر لازم براي تحقق مديريت فراگير و غير متمرکز از طريق سيستم هاي رايانه اي و ساختار هاي شبکه اي فراهم مي شود. در اين نوع مديريت اطلاعاتي و سازماني مي توان به

طرح مدل هاي آموزش از راه دور يا دولت الکترونيکي اشاره کرد.
به هر حال در سازمان گزينش هر يک از ساختارهاي شبکه اي مسئله توجه علمي و اقتصادي با بهره گيري از توانمندي هاي مهندسي اطلاعات و مديريت اطلاعات امري اجتناب ناپذير خواهد بود.
در راه اندازي شبکه ها سه نوع همبندي(Topology) مورد استفاده قرار مي گيرد که در اينجا اشاره اي گذارا به نام اين همبندي هاي مي شود.
۱-هم بندي خطي ۲-هم بندي حلقوي ۳- هم بندي ستاره اي
مديران سازمان ها با توجه به ساختارکاري و خطوط توليد اطلاعات اين امکان را دارند تا از انواع مختلف هم بندي در سازمان خود استفاده کنند. تا اينجا با مزيت ها و ساختارکاربرد شبکه در سازمان آشنا شديم ولي شايد اين سوال پيش بيايد که مدير سازمان با توجه به تخصص و گرايش هاي متفاوت از علوم رايانه چگونه مي تواند شبکه سازمان خود را مديريت کند.
مهمترين گام در مديريت شبکه سازمان شناخت بهترين ابزارها و امکانات مورد استفاده در ايجاد شبکه هاست که با توجه به عواملي چون بودجه سازمان، کارکردهاي مورد انتظار، حجم عملياتي سازمان و برنامه هاي آتي توسعه سازمان تعيين مي شود که منطبق بر ساختار سازماني مي باشد و کليه برنامه ها و فعاليت هاي اجزا مختلف سازمان راپوشش مي دهد.
در اينجا يا خود مدير با داشتن تخصص لازم در مديريت شبکه اقدام به اين کار مي کند و يا با استخدام کارشناسان و مشاورين متخصص مديريت شبکه سازمان خوود را انجام مي دهد. اينکه اصولاً يک مدير مي تواند مدير شبکه سازمان هم باشد. امري دور از ذهن نيست ولي به هرحال ما در اينجا به لطف همپوشاني و انطباق بسيار زيادي که ما بين تعاريف و عملکردهاي مديريت اطلاعات و مهندسي اطلاعات مي باشد. مدير سازمان را مدير شبکه قلمداد کنيم و فعاليت او را که بايستي دو فعاليت مهندسي و مديريت اطلاعات را تواماً انجام دهد معماري اطلاعات نام بدهيم

.
يک مدير شبکه يا به اصطلاح(CAN ) بايد از روش ها و مهارت هاي شبکه اي آگاهي داشته باشد. اين مسئله باعث مي شود تا قابليت ها و کارکردهاي شبکه به سرعت رشد و پيشرفت نمايد.
مديران تنها افرادي هستند که در صورت قطع ارتباط بخش هاي مختلف شبکه بايد به حل مشکل بپردازند بنابراين تا زماني که شبکه فعال است و عمل مي کند و ظيفه يک مدير اعمال نظارت، نگهداري و اجراي برنامه هاي شبکه مي باشد. وظيفه مهم يک مدير در شبکه ايجاد و نگهداري بهينه سيستم فايلينگ مي باشد.اعطا مجوز دسترسي به منابع شبکه م مجوز هاي عضويت کاربري براي کار با اين منابع از ديگر وظايف مديران شبکه است.

در اين مجال سعي شد تا با بررسي ساختار تعامل يافته سازمان با شبکه هاي کامپيوتري نقش مديريت غير متمرکز را بر روند اجرايي سازمان مورد بررسي قرار گيرد و جايگاه مديريت و مهندسي اطلاعات در استفاده از مدل هاي مختلف ساختار شبکه براي سازمان بررسي شود. اميد است که گسترش کاربرد ابزارهاي ارتباطي و اطلاعاتي در نظام هاي مديريتي سازمان هاي کشور زمينه ظهور سازمان هاي بهره ور و پيشرو را فراهم نمايد تا توسعه همه جانبه به چيزي ملموس تر از رويا تبديل شود.
تاثیر مستقیم و غیر مستقیم عوامل محیطی بر سازمان
وظایف مدیر
نظارت
هدایت
سازماندهی
برنامه‏ریزی
خلاقیت
اهداف سازمانی

فصل دوم
سیر تحول اندیشه های مدیریت
سیر تحول اندیشه های مدیریت
نظریه های کلاسیک

مدیریت بوروکراتیک
مدیریت علمی
مدیریت اداری
نظریه های نئو کلاسیک
مطالعات هاثورن
نگرش رفتاری
نگرشهای،کمی،سیستمی،اقتضایی
و جنبش جدید در روابط انسانی
نگرش سیستمی
علم مدیریت
نگرشهای کمی

نگرش اقتضائی
جنبش جدید روابط انسانی
نظریه z
مدیریت عملیاتی
سیستمهای اطلاعاتی مدیریت

رهيافتهاي سنتي: كه بر ارائهي اصول جهانشمول براي كاربرد در وضعيتهاي گوناگون، تأكيد دارند؛
رهيافتهاي منابع انساني: كه بر تأمين نيازهاي انساني، ايجاد گروه كاري و توجه به نقش عوامل اجتماعي در محيط كار تأكيد دارند؛
رهيافتهاي كمي ( علم مديريت ): كه بر اهميت استفاده از

فنون رياضي براي حل مسائل مديريتي تأكيد دارند؛
رهيافتهاي سيستمي و اقتضايي: كه بر ضرورت اتخاذ ديگاه سيستمي و تفكر اقتضايي در تحليل مسائل مديريتي تأكيد دارند و تعهدات جاري نسبت به كيفيت و عملكرد عالي را مورد توجه قرار ميدهند.

رهيافتهاي عمده در سير تكوين نظريههاي سازمان و مديريت
به طور كلي، رهيافتهاي سنتي بر اين فرض استوارند
كه افراد با انگيزههاي مادي به كار ميپردازند
فرصتهاي فراهم شده براي خود را به طور منطقي بررسي ميكنند
براي به حداكثر رساندن منافع شخصي، به هر اقدامي دست ميزنند.
در مجموعهي رهيافتهاي سنتي به مديريت، سه شاخهي اصلي مطرح ميشود كه عبارتند از:
مديريت علمي

اصول علم اداره يا نظريهي فراگرد مديريت
نظريهي بوروكراسي
رهيافتهاي سنتي به مديريت
رهيافتهاي سنتي به مديريت
مديريت علمي
« بهتر آن است كه هدف اصلي مديريت، به حداكثر رساندن كاميابي كارفرما و كارمند باشد».
تيلور بر ضرورت علمي كردن فعاليت‌هاي هر شغل و تدوين قوانين حركت براي انجام آن تأكيد داشت.
شعار مدیریت علمی
انتخاب بهترین روش برای انجام هر کار
اصول مديريت علمي
علمي كردن فعاليتهاي هر شغل، شامل تدوين قوانين حركت، استاندارد كردن انجام كارها و ايجاد شرايط كاري مناسب.
انتخاب دقيق كاركنان داراي تواناييهاي مناسب براي هر شغل.
آموزش دقيق كاركنان انتخابي و فراهم كردن انگيزههاي مناسب براي جلب همكاري آنان به انجام علمي كار.
حمايت از كاركنان، از طريق برنامهريزي كردن كار آنها وهموار كردن راه انجام كار.
برخي درسهاي عملي حاصل از مديريت علمي

زحمات کارکنان را بر مبناي نتايج کارشان، به گونه اي که محرک عملکرد آنها باشد، جبران کنيد.
روشهاي انجام کار را به صورت کارآ و بدقت، براي هر شغل، طراحي کنيد.
کارکنان توانمند براي انجام کار را بدقت انتخاب کنيد.
کارکنان را آموزش دهيد تا کار خود را به بهترين نحو و به طور هوشمندانه انجام دهند.
سرپرستان را آموزش دهيد تا بتوانند کارکنان را براي انجام کار با بالاترين حد توان برانگيزانند.
هنري فايول مدير حرفهاي، دانشمند و نويسندهي فرانسوي مكتب مبتني بر «اصول علم اداره » (مكتب اصول گرايي در مديريت) را مطرح كرد. فايول كل سازمان را در قالب پيكرهاي واحد تصور ميكرد و فعاليتهاي آن را به شش دستهي قابل تقسيم ميدانست:
۱) فني و توليدي ۲) بازرگاني و مبادله
۳) مالي و بهينه سازي ۴) ايمني و حفاظت از اموال و افراد

۵) وظايف مديريتي ۶) حسابداري و تعيين وضعيت مالي
اصول علم اداره ( نظريهي فراگرد مديريت)

۱۴ اصل براي بهبود مديريت سازمان و انجام وظايف مديريت
۱) تقسيم كار ۲) اختيار
۳) انضباط ۴) وحدت فرماندهي
۵) وحدت مديريت ۶) تبعيت اهداف و منافع فردي ازاهداف ومنافع عمومي
۷) تمركز ۸) جبران خدمات كاركنان
۹) سلسله مراتب ۱۰) نظم
۱۱) عدالت ۱۲) ثبات
۱۳) ابتكار عمل ۱۴) احساس وحدت و يگانگي

نظريهي بوروكراسي
بوروكراسي يعني شكل سازماني مطلوبي كه به طور منطقي طراحي گردد، بسيار كارآ باشد، از اصول منطق و نظم پيروي كند، و بر مبناي اختيار مشروع بنا نهاده شود.

چند ويژگي مهم از نظريه‌ي بوروكراسي
تقسيم كار روشن
سلسله مراتب اختيارات روشن
قواعد و رويه‌هاي رسمي
برخورد غير شخصي
مسير ترقي مبتني بر شايستگي

نظریه های کلاسیک (۱۹۰۰-۱۹۵۰)
نظریه مدیریت بروکراتیک
مشخصات
قوانین و مقررات
غیر شخصی بودن
تقسیم کار
ساختار سلسله مراتبی
تعهد برای کار مادام العمر
ساختار اختیار

نظریه مدیریت اداری(فایول)
اصول مدیریت
تقسیم کار
اختیار
انضباط
وحدت فرماندهی
وحدت جهت
اولویت منافع عمومی بر منافع فردی
جبران خدمات کارکنان
تمرکز
سلسله مراتب
نظم
انصاف
ثبات شغلی و استخدامی
ابتکار
روحیه کار گروهی

 

نظریه مدیریت علمی
شیوه های تعیین بهترین روش اجرای هر کار
مطالعات زمان و حرکت
سرپرستی تخصصی
انگیزه های فردی
اصول مدیریت علمی

گزینش علمی کارکنان و تربیت آنان
همکاری صمیمانه مدیر با کارکنان و اطمینان از انجام علمی کارها
تقسیم مساوی کار و مسئولیت بین مدیر و کارکنان
علم واحد برای هر جزء کار