سیستم ERP و فرآیند پیاده سازی آن با رویکرد استراتژیک

چكيده :
با توجه به روند رو به گسترش جهاني شدن و افزايش رقابت در بازارهاي جهاني ، شركتها در سالهاي آينده ناگزير به پيوستن به بازارهاي جهاني خواهند بود و براي انجام اين كار وجود آمادگي لازم از جهات مختلف امري ضروري بنظر ميرسد .از مهمترين ابزارهاي مورد استفاده جهت كسب اين آمادگي ميتوان به عامل فناوري اطلاعات و ارتباطات اشاره كرد كه با استفاده از آن قادر خواهيم بود هر چه سريعتر اين مسير را طي كنيم .يكي از ابزارهاي مهم فناوري اطلاعات و ارتباطات كه نقشمهمي در يكپارچگي اطلاعات و عمليات موجود در موسسات داشته و نهايتا با استفاده از امكانات خاص زمينه را براي پيوستن به بازارهاي جهاني فراهم ميسازد ، سيستمهاي برنامه ريزي منابع سازمان يا ERP ميباشد كه در حال حاضر بعنوان يكي از اخرين ابزارهاي برنامه ريزي و مديريت

در جهان مطرح ميباشد . اين سيستمها قادرند با بهره گيري از فناوري اطلاعات ، سيستم ها و عمليات موجوددر سازمانهارا يكپارچه كرده و در قالب يك پايگاه اطلاعاتي واحد در دسترس قرار دهند . در بررسي ادبيات تحقيق انجام شده در اين موضوع ، مهمترين نكته نرخ بالاي شكست و

ناكامي در اجراي اين پروژه ها ميباشد ، اين تحقيق بمنظور تعيين فاكتورهاي مهم و موثر بر موفقيت يا ناكامي اين پروژه ها انجام شده است.

كليد واژه :
سيستمهاي برنامه ريزي منابع سازمان ، سيستمهاي يكپارچه ، فناوري اطلاعات و ارتباطات

مقدمه :
با كوتاه شدن دوره عمر محصولات ، سازمانها قادر نخواهند بود در اين محيط رقابتي و همراه با تغييرات شديد در فناوري ، منابع زيادي را براي توليد محصولات جديد صرف نمايند و به عبارتي بايد به فكر استفاده بهينه از منابع باشند . بر همين اساس و در جهت استفاده بهينه از منابع سازمان ، مشكل اصلي مديران كمبود اطلاعات راجع به منابع سازمان نيست بلكه مسئله اصلي همان چگونگي استفاده از حجم زياد اطلاعات در سازمان ميباشد . امروزه استفاده از سيستمهاي اطلاعاتي كه يكي از دستاوردهاي فناوري اطلاعات در سازمانها ميباشد به يك ضرورت تبديل گشته و سازمانها را در جهت استفاده هر چه بيشتر از اين فناوري جديد كه بستگي به تفكر مديران ارشد سازمان و شناخت و درك آنان از اهميت اين سيستمها در امورسازمان دارد ، ترغيب خواهد كرد . فناوري اطلاعات به عنوان ابزاري قوي در جهت آمادگي سازمانها براي رقابت در عرصه جهاني و

افزايش كارايي سازمان و همچنين تغيير ساختارسازمان از حالت هرمي و مقاوم در برابر تغيير به ساختار مسطح با سطوح كمتر مديريت و درجه بالاي تغيير و انعطاف پذيري مورد استفاده قرار خواهد گرفت . به عبارت ديگر فناوري اطلاعات در سازمانها با حذف فواصل زماني و مكاني با استفاده از سيستمهاي تحت وب ، شبكه هاي داخلي و خارجي و معماري مبتني بر

Client/Server ، مديران را در جهت استفاده بهينه از منابع سازمان ياري خواهد كرد يعني هر شخص قادر است بر اساس حق دسترسي تعريف شده براي وي به اطلاعات مورد نياز خود دست يافته و بر اساس آن تصميم گيريهاي لازم را انجام دهد .

با استفاده از فناوري اطلاعات سازمانها قادرند وظايف مختلف طراحي ، توليد و خدمات پس از فروش را بطور جداگانه و در نقاط مختلف دنيا انجام دهند و در هر زمان اطلاعات لازم و مورد نياز خود را بصورت Online دريافت كنند .براي پياده سازي چنين مكانيزمي استفاده از سيستمهاي يكپارچه كه قادر باشد تمامي واحدهاي سازمان از قبيل مالي، توليد ، انبار ، اداري ، عمليات و… را تحت كنترل داشته باشد ضروري بنظرميرسد . به چنين سيستمي كه بعنوان يكي از فرآورده هاو

كاربردهاي فناوري اطلاعات در سازمانها به شمار ميرود و وظيفه برنامه ريزي منابع سازماني را برعهده دارد سيستم ERP[1] (برنامه ريزي منابع موسسه ) گفته ميشود . اين سيستم از يك بانك اطلاعاتي واحد تشكيل شده و همه بخشهاي سازمان از اطلاعات واحد موجود در اين بانك اطلاعات بطور مشترك استفاده ميكنند .منظور از يكپارچگي در اين نرم افزارها استفاده اشتراكي دو يا تعداد بيشتري از برنامه هاي كاربردي موجود دراين سيستمها از اطلاعات يكسان ميباشد و كاربران سيستمها اين اطلاعات يكسان را همواره و در همه اين برنامه ها مشاهده و مورد استفاده قرار ميدهند .

فرآيند شكل گيري سيستمهاي ERP :
همانگونه كه ميدانيم واژه عمليات براي توصيف همه فعاليتهايي كه در رابطه مستقيم با توليد كالا و خدمات انجام ميشود ، بكار ميرود و مديريت عمليات نيز فرايند توليد كالا و خدمات را مديريت كرده و ارزش ايجاد شده را به مشتريان منتقل ميكند . بطوركلي فرايندهاي اصلي موجود در يك سازمان را ميتوان به پنج گروه اصلي تقسيم بندي كرد كه عبارتند از :

فرايند توسعه :
ازپيدايش يك ايده براي توليد محصول يا خدمتي جديدآغاز و تا مرحله نمونه سازي[۲] آن محصول ادامه مي يابد .

آماده سازي تسهيلات :
اين مرحله از نمونه سازي محصول يا خدمت جديد تا تكميل مراحل طراحي ، ساخت و اجرا و تست محصول توليدي را شامل ميشود .

فروش :
شامل مطالعه بازار و نيازهاي آن تا دريافت يك سفارش از مشتري ميباشد .

انجام سفارش :
از مرحله دريافت يك سفارش تا تحويل كالا و خدمت درخواست شده به مشتري و پرداخت مبلغ سفارش توسط مشتري را در برميگيرد .

خدمات :
از درخواست مشتري براي خدمات بعد از فروش تا رفع مشكل و راضي نگهداشتن مشتري طي دوره استفاده از محصول را شامل ميشود .

بر اساس اين نگرش نقش جديدي از مديريت توليد و عمليات ظهور پيدا ميكند كه مديريت فرايند انجام سفارش از زمان دريافت سفارش از مشتري تا زمان تحويل كالاو خدمات درخواستي به مشتري و كسب رضايت وي را در بر ميگيرد . اين فرايند ، فرايندي يكپارچه است كه حوزه هاي مختلف سازمان ازجمله بازاريابي (ارتباط با مشتريان ) ، خريد(ارتباط با تامين كنندگان و پيمانكاران ) وعمليات سنتي توليد (مديريت منابع لازم براي توليد واقعي محصول يا خدمت ) را شامل ميشود . اين فرايندازپويايي بسيار بالايي برخوردار است زيرا سفارشات مشتريان هر لحظه و در مورد هر

تركيبي از محصولات توليدي ممكن است از راه برسد . از سوي ديگر اين سفارشات بدليل عدم اطمينان و تغييراتي كه در طول زمان درفرايند دريافت مواد اوليه لازم از تامين كنندگان رخ ميدهد ، ممكن است با تغييراتي مواجه شود . بنابراين اين نقش كه در ادبيات مديريت توليد و عمليات تحت عنوان IPOM يا مديريت سفارشات و توليد يكپارچه مطرح ميگردد ، بسيار مهم و حياتي به شمار ميرود .

در بيان اهميت مديريت سفارشات و توليد يكپارچه بايد گفت محيط دائما متغير امروزي كه در آن چرخه عمر محصولات بسيار كوتاه بوده و رقابت جهاني نيز بسيار شدت گرفته است ، سازمانها را مجبور ميكندكه براي بقا و دوام خود در اين محيط سياستها، استراتژيها وسيستمهاي اطلاعاتي لازم و مناسب را بكار گيرند . در برخي از صنايع مدلهاي جديد محصولات حتي هر يك يا دو سال يكبار وارد بازارميشوند و از سوي ديگر تكنولوژي و نيازهاي مشتريان نيز دائما در حال تغيير ميباشد .

بنابراين در چنين بازارهايي انعطاف ، كيفيت ، قيمت و زمان ابعاد كليدي و اصلي هستند كه موجبات دستيابي يك سازمان به موفقيت و بقا را فراهم ميكنند .

براي برخورد موثر با چنين شرايطي رويكردهاي مديريتي جديدي درطول زمان توسعه يافته و بكارگرفته شده اند كه اين روشها در ادامه بطور گذرا مورد بررسي قرار ميگيرند :

۲-۳-۱)فرايند مهندسي همزمان[۳] :
در فرايند توسعه محصول ، سازمانها با توسعه محصولات جديد ، نياز دائما متغير مشتريان را در زمان كوتاه و با بكارگيري فرايند مهندسي همزمان كه يك رويكرد پويا و يكپارچه در توسعه محصول جديد ميباشد ، برآورده ميكنند . اين شيوه رويكردي پويا ، منسجم و مبتني بر تيمهاي توسعه محصول جديد و شامل متخصصاني از حوزه هاي مختلف سازمان از قبيل بازاريابي (آگاه به نياز مشتريان و سطح انتظارات آنان ) ، مهندسان و طراحان ( آگاهي از چگونگي تبديل نيازهاي مشتريان به برنامه

ها و رويه هاي توليد محصول) ، متخصصان عمليات و نگهداري ( آگاه به چگونگي توسعه يك محصول با كيفيت و موثر از نظر هزينه ) و… ميباشند كه با اهداف مشترك ، موجبات توسعه يك محصول جديد را فراهم مي آورند . چنين رويكردي را ميتوان در مورد فرايند ارضاي سفارش و نياز مشتريان بكار گرفت بطوريكه با يك عكس العمل سريع نسبت به بازار، با زمان تاخير بسيار كوتاه و جريان نقدينگي بهبود يافته در سازمان بتوان اين وظيفه را انجام داد .

۲-۳-۲)توليد بهنگام[۴] :
استراتژي ديگر سازمانها براي مواجهه با اين محيط جديد ، پذيرش فلسفه هايي از جمله توليد بهنگام است كه مبتني بر موجودي در جريان با حجم كم ، آموزش كاركنان براي دستيابي به انعطاف نيروي كار و انعطاف بالاي ماشينها و تجهيزات براي تغيير از يك محصول به محصول ديگر در زمان بسيار كم ميباشد . اما اين روش در همه سازمانها و صنايع نميتواند موفق عمل كند و موفقيت آن بستگي به نوع صنعت ، تكنولوژي مورد استفاده و رقابت موجود در بازار خواهد داشت .

۲-۳-۳)روش مورد استفاده ديگر در بهبود فرايند انعطاف پذيري عمليات ، مبتني بر اصل پارتو[۵] ميباشد كه بر اساس آن فقط تعداد محدودي از منابع در سازمانهاي توليدي داراي ظرفيت محدود و در نتيجه انعطاف كم ميباشند . بنابراين مديريت بايد بر روي منابع محدودو نقاط گلوگاهي(Bottlenecks) تمركز كند و ظرفيت موجودرا به بهترين روش براي حداكثركردن عملكردكل سازمان بكارگيرد . اين رويكرد تحت عنوان[۶]DBR در سال ۱۹۸۶ شكل گرفت كه بعدها با عنوان “تئوري محدوديتها”[۷] توسعه يافت .

۲-۳-۴)رويكرد ديگر، تقسيم سازمانهاي توليدي بصورت تعدادي سلول بود كه هر يك از اين سلولها درتوليد تعداد محدودي از محصولات مشابه تخصص داشتند . اين روش تحت عنوان تكنولوژي گروهي[۸](GT ) شناخته ميشود و مبتني بر اين فرضيه است كه ميتوان با مديريت يك واحد عملياتي كوچكتر ، عملكرد بهتري را بدست آورد . در اين روش همه تجهيزات و نيروي انساني مورد نياز براي انجام فرآيند انجام سفارشات مشتريان را در يك محل منتقل ميكنند تا محصولاتي ازيك خانواده را توليد كنند . مشكل ايجاد شده در اين روش انتقال تجهيزات و سخت افزار مورد نياز به يك محل مشخص و جابجايي مجدد آنها هنگامي كه خانواده محصولات تغيير ميكند ، ميباشد .

۲-۳-۵)روشهاي ديگري همچون توليد چابك[۹] ، CONWIP[10] ، توليد همزمان [۱۱] و… نيز در ادبيات موضوع مورد بحث قرار گرفته است كه بطور كلي همه اين روشها گامي بسوي انسجام و همزماني فرايند برآوردن سفارشات مشتريان ميباشد .

همزمان باتوسعه اين رويكردهاي مديريتي ، سيستمهاي اطلاعاتي كه بتواند اين رويكردهاي جديد را پشتيباني نمايد نيز توسعه مي يافت . سيستمهاي پردازش مبادلات[۱۲] اوليه به شكل سيستمهاي MRP[13] رشد يافت كه برنامه ريزي و كنترل توليد را مورد پشتيباني قرار ميداد . انطباق و يكپارچگي منطق MRP با سيستمهاي مديريت پايگاه داده رابطه اي (DBMS)[14] ، سيستمهاي پشتيبان تصميم (DSS) و سيستمهاي اطلاعات مديريت (MIS) ، نسل جديدي از سيستمها را به نام سيستمهايERP ارائه نمود كه وظيفه مديريت نيازمنديهاي داده و اطلاعات در سرتاسر يك سازمان را برعهده داشت .

سيستمهايERP ، پشتيباني تصميم گيري و اطلاعاتي را كه مديريت سعي ميكرد از طريق ابزار ديگري همچون كارتهاي كانبان درسيستمهاي JIT يا توانايي كنترل كل فرايند دررويكردGT به آن دست يابد ، فراهم ميسازد . با استفاده از ERP ميتوان مفاهيم GT را بدون آنكه نياز باشد ماشينها و تجهيزات از محل خود به سلولهاي اختصاصي انتقال يابند بكار برد و سيستم JIT را بدون نياز به كارتهاي كانبان اجرا كرد . پس ميتوان چنين نتيجه گرفت كهIPOM سيستمي مبتني بر يك رويكرد تيمي ميباشد كه اين تيم وظيفه اداره كردن و مديريت فرآيند ارضاي سفارشات مشتريان را بوسيله يك سيستم پيشرفته ERP بر عهده دارد

همانگونه كه ميدانيم در فرايند ارضاي سفارشات ، سه حوزه اصلي بازاريابي ،تداركات و توليد درگير هستندكه در هر يك از اين حوزه ها ، كاربر سيستمهاي اطلاعاتي نقش مهمي را ايفا ميكند . براي مثال سيستم اطلاعات مديريت بازاريابي ، برنامه هاي كاربردي[۱۵] از قبيل پيش بيني تقاضا و مديريت سفارشات مشتري را شامل ميشود . سيستم اطلاعات مديريت تداركات ، مديريت عرضه كنندگان و سفارشات خريد را در بر ميگيرد و نهايتا سيستم اطلاعات مديريت توليد ، اطلاعاتي در مورد رديابي محصولات و قطعات و منابع مورد نياز براي توليد را شامل ميشود . نكته مهمي كه

درواقعيت با آن روبرو هستيم آن است كه دو يا بيش از دو بخش از اين حوزه هاي وظيفه اي نيازمند تسهيم و به اشتراك گذاري اطلاعات با يكديگر هستند . براي مثال اطلاعات در مورد سفارشات توليد و موجوديهاي جاري بطور همزمان بوسيله بخشهاي بازاريابي ، تداركات و توليد مورد استفاده قرار ميگيرند . در اين حالت اگر هر بخش كار خود را با سياست مستقل و جداگانه اي دنبال كند ، اهداف كلي و كلان سازمان كمرنگ شده و مديران ارشد و اجرايي سازمان نميتوانند گزارشات مختلف از عملكرد و وظايف متعدد سازمان خود را بطور يكجا و مرتبط با هم مورد تجزيه و تحليل قرار دهند . بنابراين به راه حلي نياز است تا وظايف و فرآيندهاي مختلف در يك سازمان را بصورت يكپارچه و به شكل زنجيره اي واحد تبديل كند . در نتيجه مديران قادر خواهند بود با استفاده از داده هاي بدست آمده از كل سازمان در زمان مناسب و بموقع تصميم گيريهاي لازم را انجام دهند . استفاده

از اين روش براي مشتريان نيز موجب كاهش زمان و هزينه دستيابي به كالا و خدمات مورد نيازشان ميگردد . در عمل توانايي و قابليت سيستمهاي اطلاعاتي سنتي براي پشتيباني از سفارشات پويا و يكپارچه كافي نميباشد از طرف ديگر مشكل دوباره كاري در ورود داده يكسان به اين سيستمها توسط بخشهاي مختلف وجود دارد . در نتيجه ، اين امرتلاشها را در جهت ايجاد يك سيستم اطلاعات مديريت يكپارچه سوق داد . اين سيستمها بطور ايده آل نه فقط براي پشتيباني از فرآيند تصميم گيري بلكه بعنوان ابزاري ارتباطي بين اعضاي حوزه هاي مختلف كاري سازمان مورد استفاده قرار ميگيرد .

اولين تلاشي كه براي دستيابي به اين نياز صورت پذيرفت در قالب يك گروه از نرم افزارها بنام پردازنده هاي صورت مواد[۱۶]( (BOMPsبمنظور استفاده بهينه از مواد ، تجهيزات و نيروي انساني مورد استفاده قرار ميگرفت . روش كار در اين برنامه ها بدين صورت بود كه مقدار مورد نياز محصول به همراه اجزاء و قطعات مورد نياز براي توليد آن محصول به سيستم وارد ميشد و سيستم ميتوانست بر اساس آن ، همه مواد مورد نياز براي توليد آن مقدار محصول را محاسبه و ارائه كند

. بر اساس اين نتايج ، پرسنل تداركات قادر بودند براي خريد و تدارك مواد مورد نياز ، برنامه ريزي لازم را بعمل آورند . ولي مشكل عمده اي كه اين نرم افزارها داشت آن بود كه مقادير مواد و قطعات موجود در خط توليد و يا مقادير موجودي مانده در انبار كه از توليدهاي قبلي باقي مانده بود را در نظر نميگرفت ، بنابراين ميزان موجودي انبار به مقدار قابل توجهي افزايش مي يافت . از سوي ديگر زمان تاخير در سفارش مواد و تهيه آن نيز در محاسبات مد نظر قرار نميگرفت . بنابراين سعي در توليد نرم افزارهايي براي كنترل موجودي انبار گسترش يافت و توجه مديران به سمت سيستمهاي برنامه ريزي مواد مورد نياز[۱۷](MRP) سوق يافت .

 

در اين ديدگاه جديد كه شكل پيشرفته BOMPs بود ، با در دست داشتن اطلاعات لازم در مورد ميزان تقاضا براي محصولات و همچنين ساختار محصولات مورد نياز ميتوان براحتي مقدار مورد تقاضا براي هر محصول و اجزاي آن را محاسبه كرد و اين كار باعث كاهش خطاي موجود در زمان پيش بيني ميگردد . در اين روش، مشكلات موجود در نرم افزارهاي پردازشگر صورت مواد نيز حل شده بود . بعبارت ديگراين سيستم، ميزان موجودي در گردش و زمان تهيه مواد را نيز در نظر ميگرفت و بر اين اساس برنامه زمانبندي شده اي براي خريد و توليد مواد ارائه ميداد .سيستمهاي MRP اوليه كه با MRP I شناخته ميشدند اطلاعات بازاريابي موجود در برنامه كلان توليد[۱۸] (MPS) را با اطلاعات مربوط به سطوح جاري موجوديها و سفارشات توليد ، خريد ، اطلاعات تكنولوژيك در مورد ساختار محصول و فرايندهاي توليد آن محصول تركيب ميكند . نتايج بدست آمده به اين صورت خواهد بود كه از هر قطعه ، ماده اوليه ، محصول و … چه ميزان خريداري ، توليد و يا مونتاژ شود و چه موقع سفارش خريد يا توليد صادر شود ؟

برنامه كلان توليد(MPS ) ، اطلاعات مربوط به سفارشات مشتريان شركت و پيش بيني هاي تقاضاي انجام شده را در هر دوره تركيب ميكند . اين اطلاعات با حجم موجوديهاي جاري مقايسه ميشود و زمان دريافت اقلام مورد نياز نيز با توجه به زمان تاخير دريافت اقلام از عرضه كنندگان يا در سطح كارخانه (از ساير دپارتمانها ) منظور ميگردد . بعدها سيستم برنامه ريزي نيازمنديهاي مواد براي سازمانهاي خدماتي نيز طراحي و مورد استفاده قرار گرفت[۱۹]. با گذشت زمان قابليتهاي جديدتري به اين سيستمها اضافه شد كه از آن ميان ميتوان به ماجولهاي[۲۰] برنامه ريزي ظرفيت[۲۱] و كنترل سطح كارخانه [۲۲] كه به بهره برداري كارا از ظرفيتهاي محدود منجر ميشد اشاره كرد .

در نيمه دوم دهه ۱۹۸۰ ميلادي سيستم MRP II[23] كه شكل توسعه يافته MRP بود توسط شخصي بنام اوليور وايت[۲۴] ارائه شد . در اين سيستم علاوه بر اطلاعات مواد مورد نياز ، براي ساير منابع از جمله ماشين آلات و تجهيزات ، پرسنل ، ابزار ، ظرفيت انبار و… نيز برنامه ريزي انجام ميشد . بدين ترتيب بهره وري منابع و كارايي سازمان به شكل چشمگيري افزايش يافت . با گذشت زمان ، عمليات مربوط به برنامه ريزي توزيع نيز در مجموعه نرم افزارهاي MRP II به نام DRP [25] وارد شد و بصورت يكپارچه اي با عمليات توليد مرتبط گرديد .

 

بطور كلي از اوايل دهه ۱۹۶۰ كه استفاده از كامپيوترها بطور گسترده در فرايندهاي تجاري افزايش يافت از اين كامپيوترها براي اتوماتيك كردن وظايف ساده و معمولي تجاري استفاده ميشد .در آن زمان در هر شركت ، نرم افزارهاي مورد استفاده بر حسب نياز آن شركت توسط متخصصان بخش سيستمهاي اطلاعاتي ، تهيه و برنامه نويسي ميشد . بنابراين هر شركتي نرم افزارهاي كاربردي تجاري از قبيل حقوق ، حسابداري ، انبارو… مخصوص به خود را دارا بود ولي از آنجا كه اين متخصصان سابقه كارهاي تجاري و مالي را دارا نبودند ، اغلب ، نرم افزارهاي توليد شده نميتوانس

ت جوابگوي نيازهاي شركتها به نحو مطلوب و بهينه باشد . بنابراين در دهه ۱۹۷۰ بعضي از مشاوران و برنامه نوسان كامپيوتر به فكر ارائه راهكار بهتري افتادند تا از اين طريق بتوانند نرم افزارهاي مورد نياز شركتهاي تجاري را نه بصورت خاص و ويژه براي هر شركت بلكه بصورت نرم

افزاري استاندارد[۲۶] ارائه كنند . از اين طريق شركتها نياز به اختراع دوباره چرخ[۲۷] نداشتند و از طرفي بكارگيري اين نرم افزارها باعث كاهش در زمان توليد ، بكارگيري ، تست و حتي رفع اشكال[۲۸] ميشد . زيرا همه اين كارها اغلب يكبار و در شركت سازنده انجام ميگرفت . بعنوان مثال ۵ نفر از كاركنان شركت IBM در آلمان در سال ۱۹۷۲ تصميم به تاسيس شركتي براي طراحي و توليد نرم افزارهاي مالي استاندارد گرفتند و توانستند با تاسيس شركت SAP AG و توليد نرم افزاهايSAP[29] بعنوان اولين شركتي كه ERP را درقالب يك نرم افزار، توسعه و پياده سازي كرد ، درآمدي بالغ بر ۵ ميليارد دلار در سال ۱۹۹۹ كسب كنند . با وجود چنين پيشرفتهايي اگر شركتي نياز به يك مجموعه نرم افزاري كامل داشت مي بايست بعنوان مثال مجموعه نرم افزارهاي مالي را از يك فروشنده ، مجموعه توليد را از ديگري و مجموعه منابع انساني را از فروشنده سوم خريداري ميكرد كه هر يك داراي بانك اطلاعاتي جداگانه اي بود و هماهنگي و يكپارچگي لازم بين آنها وجود نداشت .

با گذشت زمان ، فروشندگان اين بسته هاي نرم افزاري سعي در افزايش مجموعه نرم افزارهاي ديگر و كاملتر كردن بسته نرم افزاري خود نمودند . بنابراين آنها ميتوانستند با بهره گيري از نظرات مشتريان مختلف ، بهترين روشها[۳۰]و رويه هاي عملياتي موجود و مورد استفاده در سازمانهاو صنايع مختلف را شناسايي كرده و در قالب بسته هاي نرم افزاري كامل به بازار عرضه كنند .آنها همچنين سعي كردند نرم افزارهاي خود را بگونه اي طراحي كنند كه قابليت پياده سازي در بسترهاي سخت افزاري مختلف و بر روي سيستم عاملهاي متفاوت با بانكهاي اطلاعاتي غير يكسان را نيز داشته باشند. در اواخر دهه ۱۹۸۰ ، فروشندگان سعي در يكپارچه سازي مجموع

ه نرم افزارهاي خود كردند تا بتوانند آنها را براي حوزه هاي كاري مختلف بكار گيرند . از اين پس شركتها اين امكان را داشتند كه نرم افزارهاي مورد استفاده خود را بصورت يكپارچه و از يك فروشنده خريداري كنند و از اين طريق هزينه هاي آموزش و نگهداري خود را كاهش دهند . با شروع دهه۱۹۹۰ و با رونق فروش سيستمهاي IBM AS/400 و بانكهاي اطلاعاتي DB2 استفاده از اين بسته هاي نرم افزاري يكپارچه كهERP ناميده ميشد توسعه يافت و شركتها شروع به جايگزيني اين سيستمها با سيستمهاي سنتي كه توسط خودشان توسعه يافته بود كردند .

در ابتدا تمرکزاوليه فروشندگان ERP بر شرکتهای توليدی و توزيعی بود . در دهه ۱۹۹۰ فروشندگان ERP اجزای سيستم خود را بطور کلی در چهار حوزه اصلی مالی ، توليد، توزيع و منابع انسانی ارائه ميكردند .ولی با گذشت زمان و ظهور مباحثی همچون انجام خريد و تداركات بصورت الكترونيكي[۳۱]و همينطورخرده فروشي الكترونيكي[۳۲] و وجود ساير حوزه های عملياتی در شرکتها ، اين چهار حوزه اصلی ديگر نميتوانست جوابگوی نياز همه سازمانها باشد . البته سازمانهايی وجودداشتند که ازتبادل الكترونيكي داده ها(EDI)[33]وانتقال سرمايه

الكترونيكي(EFT) [34] استفاده ميکردند ولی اين سازمانها اغلب بزرگ بودند و شرکتهای کوچک توانايی استفاده از اين فناوريها را نداشتند . از طرفی همه اين نرم افزارها بايد با يکديگر منسجم باشند يعنی بتوانند از يک پايگاه داده مشترك استفاده کنند و اطلاعات نيز بصورت online در دسترس باشد .

آنچه ما امروزه بعنوان برنامه هاي كاربردي ERP ميشناسيم از مفاهيم MRPوMRP II پديد آمده است .گروه گارتنر[۳۵] بعنوان ابداع كننده اين واژه بصورت نسل جديدي از سيستمهايMRP II در دهه ۱۹۹۰ شناخته ميشود . راسل وتيلور[۳۶] اين سيستمهارا بعنوان نسل جديد سيستمهاي MRP II(MRP II بروز شده( همراه با مديريت پايگاههاي داده رابطه اي (RDBM) و معماري مبتني بر Client/Server ورابط كاربر گرافيكي((GUI[37]دانسته اند . اين سيستمهادر ابتدا فقط شركتهاي

توليدي و فرآيندهاي آنان را مورد توجه قرار داده بودند ولي از آنجا كه هدف اين سيستمها يكپارچه سازي همه فرآيندهاي اصلي سازماني بصورت واحد بود امروزه اين سيستمها همه اين فرآيندهاي موجود در سازمان را در برميگيرند . واتسون و اشنايدر[۳۸] سيستمهاي ERP را بسته هاي نرم افزاري منسجم و قابل انطباق با نيازهاي سازمانها دانسته اند كه قادر است نيازهاي يك سازمان را در حوزه هاي مختلف مالي ، منابع انساني ، توليد ، فروش، بازاريابي و… برآورده سازد .

در طول سالهاي ۱۹۹۰ فروشندگان اصلي و سرشناس ERP از قبيل SAP ، Oracle، J.D.Edwards ، PeopleSoft ، Bann، Lawson و QAD رشد چشمگيري از خود نشان دادند. دلايل اصلي اين رشد را ميتوان نياز شركتها به نرم افزارهاي يكپارچه در حوزه هاي مختلف كاري ، هزينه هاي نگهداري بالاي سيستمهاي سنتي ، رشد رقابت و جهاني شدن برشمرد. در سالهاي پاياني قرن بيستم شركتهاي فروشنده ERP توانستند از رشد ۴۰ تا ۶۰ درصدي بهره مند شوند . با شروع قرن بيست و يكم اين فروشندگان در صدد برآمدند قابليت استفاده ازكسب و كار الكترونيكي[۳۹] را در

سيستمهاي خود فراهم آورند بطوريكه كاربران بتوانند براحتي با استفاده از يك مرورگر اينترنت در هر زمان و از هر جاي دنيا به داده هاي موجود در پايگاههاي داده سيستم ERP موجود در سازمان خود دسترسي پيدا كرده ، از آن استفاده كنند و يا داده جديدي را به آن وارد نمايند . براي نمونه ميتوان به شركت Oracle اشاره كرد كه نسخه ۱۱i خود را شامل اجزاي سيستم ERP قبلي بعلاوه اجزايي شامل CRM [40](مديريت امور مشتريان ) ، SCM [41](مديريت زنجيره تامين ) و… به بازار عرضه كرد كه اجزاي جديد اضافه شده همگي قابليت استفاده و بكارگيريE-business رادارا خواهند بود .

معرفي سيستمهاي ERP:
سيستمهاي ERP بسته هاي نرم افزاري جامعي هستند كه بصورت راه حلهاي[۴۲] ارائه شده اي به يكپارچگي همه فرآيندها و حوزه هاي وظيفه اي موجود دركسب و كار كمك ميكنند . واژه ERP بعنوان يك نام عمومي براي اين گروه از بسته هاي نرم افزاري مورد استفاده قرار ميگيرند . مزيت اصلي و اوليه اين سيستمها ايجاد يك بستر نرم افزاري يكپارچه مشترك براي فرآيندهاي يكپارچه موجود در كسب وكار مربوطه ميباشد . اين سيستمها داراي دو ويژگي مهم ميباشند : اولا

سيستمهاي ERP باعث ايجاد ارتباطي بين فرآيندهاي تجاري وبكارگيري نرم افزاري اين فرآيندها ميگردند و ثانيا آنها باعث ايجاد يك انسجام و امنيت در همه بخشهاي كسب و كار ميشوند . اين سيستمها قابليت ارائه خدمت به شركتهايي در هر اندازه و حجم فعاليت و هرگونه گستردگي جغرافيايي را دارا هستند .

در مورد سيستمهاي ERP تعاريف متعددي ارائه شده است كه در ادامه به چند مورد از اين تعاريف اشاره شده است:

ERP سيستم جامعي است كه سعي در يكپارچه سازي همه وظايف و بخشهاي موجود در يك سازمان با استفاده از يك سيستم كامپيوتري واحد را دارد بطوريكه بتواند نيازهاي خاص و ويژه اين بخشها را فراهم سازد.

ERP يك تفكر ، فناوري و سيستمي براي مديريت موثرتر منابع مختلف در يك سازمان است كه اين مديريت از طريق اتومات و يكپارچه كردن تمام فرآيندها و در نتيجه بالا بردن كارايي سازمان و افزايش رضايت مشتري انجام ميگيرد.

ERP يك راه حل مبتني بر فناوري اطلاعات است كه منابع سازمان راتوسط يك سيستم بهم پيوسته به سرعت ، دقت و كيفيت بالا در كنترل مديران سطوح مختلف سازمان قرار ميدهد تا بطور مناسب فرآيند برنامه ريزي و عمليات سازمان را مديريت نمايند.

هدف اصلي و اوليه ERP گردآوري دپارتمانها و حوزه هاي مختلف يک سازمان در داخل يک سيستم واحد يکپارچه بگونه اي است که اين سيستم بتواند جوابگوي تمامي نيازهاي بخشهاي متفاوت يك سازمان باشد . ساختن يک نرم افزار واحد که بتواند تمامي نيازهاي كاربران بخش مالي را همانند نيازهاي بخش منابع انساني و يا انبار و تجهيزات پاسخ دهد کار چندان ساده اي نيست.
معمولا هر بخشي از سازمان داراي نرم افزارها و برنامه هاي واحدي است که متناسب با نيازهاي آنان ساخته شده است و آنگونه که آن بخش نياز دارد کار ميکند ولي ERP سعي در ترکيب آنها و ايجاد يک نرم افزاريکپارچه که از يک بانک نرم افزاري واحد استفاده مينمايد دارد . در اين حالت

تمامي بخشها و واحد هاي يک سازمان به سهولت قادر به استفاده مشترک از اطلاعات بوده و ارتباط هرواحد با ديگري نيز به سهولت برقرار خواهد بود. براي مثال دريافت يک سفارش از مشتري را در نظر بگيريد. معمولا اين سفارش روي برگه اي ثبت شده و گردش خود را از بخشي به بخش ديگر در قسمتهاي مختلف سازمان آغاز مينمايد . هر بخش متناسب با سيستم خود کد گذاريهايي را انجام داده و پس از انجام مراحلي آن را به بخش ديگر ارجاع مينمايد. در اين سفر طولاني اجراي اين عمليات باعث تاخيرات و گم شدن سوابق و حتي برخي مواقع اشتباهات نيز ميگردد . ضمن اينکه کسي بطور صحيح از وضعيت سفارش و مراحلي که طي کرده است به سهولت آگاه نيست زيرا که سيستم واحدي براي انجام امور بين بخشها وجود ندارد . لذا مثلا براي بخش مالي امکان دستيابي به سيستم انبار و ارسال کالا وجود نداشته و اطلاع از وضعيت حمل سفارش از اين طريق ميسر نيست . در حالي كه ERP ، سيستمهاي منفرد بخشهاي مالي ، انبار ، منابع انساني و توليد را كنار زده و آنها را با يک نرم افزار يکپارچه متحد که بطور کامل وظايف و نيازهاي تمامي بخشها را کاملتر از سيستم قبلي برآورده ميسازد جايگزين مينمايد . بسياري از فروشندگان سيستمهاي ERP بحد کافي انعطاف پذيرند تا بتوان بخشهايي(ماجولهايي) از نرم افزارها را بدون خريد تمامي بسته نرم افزاري ، از آنها خريداري و نصب کرد . براي مثال يك شركت توليدي قادر است از اجزاي نرم افزاري موجود فقط بخشهاي توليد ، مالي ، انبار ، فروش و تداركات را خريداري كند و يك شركت خدماتي فقط اجزاي مالي و منابع انساني را مورد استفاده قرار دهد