طراحي سيستم شبكة خدمات پايگاههاي اطلاعات

چكيده
مراكز اطلاع رساني متعددي در ايران اقدام به اشاعه اطلاعات كرده اند ۰ به منظور مديريت خدمات چنين مركزي و همچنين به منظور فراهم آوردن ابزار لازم جهت مشاركت و همكاري اين مراكز در ارائه خدمات ، سيستمي طراحي شده است ۰ اين سيستم شامل دو زير سيستم است :
سيستم اول ، يك سيستم اطلاعات مديريت براي مديريت هر يك از اين مراكز است۰ زيرسيس

تم دوم ،سيستمي شامل استانداردها وروشها براي اشتراك خدمات بازيابي اطلاعات بين مراكز است۰به دليل محدوديتهاي ارتباطات مخابراتي درايران، اين زير سيستم، براي پياده سازي در شبكه هاي پستي و الكترونيكي طراحي شده است۰
براي توسعه چنين سيستمي ، تمام روشهاي ارتباط با مراكز اطلاع رساني (پست الكترونيكي، ارتباط online) در نظر گرفته شده و احتياجات آنها طراحي گرديده است۰ براي پشتيباني سيستم ، يك نرم افزار كامپيوتري نيز توليد شده است ۰ اين مقاله ، خصوصيات و تواناييهاي سيستم را بيان ميدارد ۰

مقدمه

مانند ديگر كشورها ، چندين مركز اطلاع رساني در ايران اقدام به اشاعه اطلاعات از طريق پايگاههاي اطلاعات كامپيوتري كرده اند و در اين راستا ، علاوه بر پايگاههاي اطلاعات داخلي ، تعداد زيادي از اين مراكز اطلاعات پايگاههاي اطلاعات خارجي را از طريق خريد CD-ROM يا ارتباط الكترونيكي براي مراجعان خود تدارك ديده اند۰ خدمات بازيابي اطلاعات ]۱[ مراكز اطلاع رساني در ايران بيشتر محدود به خدماتي است كه استفاده كننده هنگام بازيابي اطلاعات حضور دارد ۰ طبق بررسي هاي بعمل آمده ، درصد قابل توجهي از استفاده كنندگان ترجيح ميدهند كه نيازهاي اطلاعاتي خود را از طرق مختلف به اين مراكز ارسال كنند و بعد از بازيابي اطلاعات توسط مراكز ، اطلاعات بازيابي شده براي آنها ارسال گردد۰ همچنين ، بعضي از مراكز تحقيقاتي به خدمات اشاعهَ گزينشي نياز دارند ۰ با در نظر گرفتن نيازهاي فوق ، و همچنين تنوع استفاده كنندگان از جنبه دارا بودن امكانات ارتباطي با اين مراكز،سيستمي كه به تمام استفاده كنندگان پاسخ دهد و مكانيزم هاي لازم براي خدمات را دارا باشد وجود ندارد۰ از طرف ديگر ،به علت نبودن شبكه پستي و الكترونيكي بين مراكز،
هزينه هاي زيادي صرف خريد پايگاههاي اطلاعات مشابه توسط مراكز مختلف مي گردد واستفاده كنندگان نا گزير هستند براي باز يابي اطلاعات مورد نياز به مراكز مختلفي مراجعه كنند۰
به منظور بر طرف كردن چنين كمبودهايي و هم چنين به منظور

– – اشتراك منابع اطلاعاتي موجود در كشور
– – فراهم اوردن ابزاري براي جمع آوري اطلاعات آماري استفاده كنندگان
– – آسان سازي خدمات بازيابي اطلاعات

– – ايجاد انگيزه براي تشكيل گروه هاي بحث در موضوعات مختلف علمي
– – تعيين نيازهاي اطلاعاتي استفاده كنندگان
مركز اطلاعات و مدارك علمي ايران اقدام به طراحي سيستم شبكه خدمات پايگاههاي اطلاعات كرده است۰

سيستم فعلي
در وضعيت فعلي ، مراكز اطلاع رساني ، اطلاعات را از طريق پايگاههاي اطلاعات داخلي ، پايگاههاي اطلاعات خارجي روي CD-ROM يا با ارتباطات الكترونيكي براي مراجعان خود فراهم مي آورند۰ نرم افزارهاي پايگاههاي اطلاعات استفاده شده در اين مراكز ، تنها قابليت بازيابي اطلاعات رادارند۰ توانايي انجام عملياتي از قبيل محاسبه هزينه ، جمع آوري اطلاعات استفاده كنندگان ( اطلاعات شخصي ، درجه تحصيلات و ۰۰۰۰ ) و همچنين ابزاري براي بر آوردن اهداف ذكر شده در بخش قبل ، در اين نرم افزلرها وجود ندارد۰ به دليل چنين محدوديتهايي ، استفاده كنندگان ناگزير هستند به اين مراكز مراجعه كنند و اطلاعات مورد نياز را ، خود يا توسط كارشناس بازيابي اطلاعات ، بازيابي كنند۰ به دليل فقدان سيستمهاي لازم، خدمات بازيابي on line (پيوسته ]۲[) و offline (گسسته ]۳[) امكان پذير نيست۰

خصوصيات سيستم جديد
۱- ۱- سيستم شبكه IRS شامل يك سيستم اطلاعات مديريت به عنوان يك زير سيستم كه در هر مركز IRS به كار گرفته مٍى شود بخش اعظم اين زير سيستم توسط نرم افزار كامپيوتري پشتيباني مي شود با استفاده از اين سيستم اقلام داده مربوط به هر استفاده كننده جمع آوري شده و پس از پردازش ، گزارشهاي مفيدي توليد مي شود۰ همچنين به منظور آسان سازي خدمات، نرم افزار كامپيوتري تمام عمليات مربوط به محاسبه هزينه ، نگاه داشتن حسابهاي مالي ، ارائه صورتحساب و غيره را انجام مي دهد ۰ سيستم قادر است به تمام استفاده كنندگاني كه به طرق مختلف با سيستم ارتباط بر قرار مي كنند پاسخ دهد ۰ پس از پياده سازي اين سيستم در مراكزIRS ، اين مراكز قادر خواهند بود كه بايكديگر ارتباط بر قرار كرده و بسته به نوع ارتباط ( online يا offline) شبكه پستي يا الكترونيكي تشكيل دهند ۰
وسعت ومحدوده سيستم درقالب يك نمودارجريان داده ها نمايش داده شده است( نمودار۱)۰ در اين نمودار مربع ها ماهيت هاي خارجي سيستم و دايره نشان دهنده سيستم است۰
ماهيت هاي خارجي سيستم شبكه IRS عبارتند از :
– – استفاده كننده
– – مديريت
– – واحد توليد/ خريد پايگاه اطلاعات

– – ديگر مراكز اطلاع رساني ( كه توسط سيستم شبكهَ IRS با مديريت مجزا اداره شده و داراي ماهيت هاي خارجي استفاده كننده و واحد توليد خريد پايگاه هاي اطلاعات خاص خود مي باشد.)
در ادامه ، هر يك از ماهيت هاي خارجي سيستم توضيح داده مي شود:
استفاده كننده:استفاده كنندگان به دو دستهَ كلي استفاده كنندگان محلي و از راه

دور تقسيم مىشوند۰ استفاده كنندگان محلي به واحد هاي IRS مراجعه كرده و خدمات را به شكل online يا offline (پستي) با واحد IRS ارتباط برقرار مي كنند.
مديريت : مديريت واحدي است كه بر فعاليت واحد IRS نظارت مي كند و از طريق سيستم گزارشهايي در مورد عملكرد سيستم دريافت مي كند۰
واحد توليد / خريد پايگاههاي اطلاعات : واحدي كه از مركز اطلاع رساني كه عهده دار برنامه ريزي توليد يا خريد پايگاههاي اطلاعات براي مركز خود مي باشد ۰ اين واحد گزارشهايي دربارهَ ميزان استفاده از پايگاههاي اطلاعات دريافت مي كند۰
ديگر مراكز اطلاع رساني : هر مركز اطلاع رساني مي تواند با پذيرفتن مقرراتي از طريق سيستم با ديگر مراكز اطلاع رساني ارتباط برقرار كند۰ هر مركز مي تواند خدمات ديگر مراكز اطلاع رساني را از طريق شبكه در اختيار استفاده كنندگان خود قرار دهد۰
۱- ۱- روشهاي خدمات
روشهاي خدمات در نمودار۲ نمايش داده شده است۰ هر روش به وسيلهَ مشخصه ها و گزينه هايي كه در هر مشخصه وجود دارد تعريف مي شود. روشها بر اساس استفاده كننده محلي و و راه دور و ارتباط online يا offline دسته بندي شده است۰توضيحاتي در مورد اين نمودار در زير زير ارائه مي شود: وضعيت استفاده كننده: استفاده كننده ميتواند براي دريافت خدمات مشترك شود۰اگر استفاده كننده’ مشترك به اطلاعات خاصي به صورت دوره اي نياز داشته باشد، استفاده كننده’ مشترك دورهاي ناميده مي شود۰اگر استفاده كننده مشترك به صورت موردي به خدمات نياز داشته باشد استفاده كننده مشترك موردي ناميده مي شود ۰در صورتي كه استفاده كننده براي دريافت خدمات مشترك نشوداستفاده كننده غير مشترك ناميده مي شود۰
روش جستجو:جستجو و باز يابي اطلاعات تنهاتوسط استفاده كننده يا ك
ار شناس جستجو و باز يابي يا توسط كار شناس جستجو و باز يابي و با كمك استفاده كننده صورت گيرد۰استفاده كنندگان محلي ميتوانند براي جستجو و باز يابي از قبل تعيين وقت كنند۰
روشهاي دريافت اطلاعات باز يابي شده: استفده كنندگان ميتواننداطلاعات بازيابي شده را در پايان جستجو و باز يابي يا با مراجعه مجدد به واحد خدمات دريافت دادند۰همچنين اطلاعات بازيابي شده مي تواندبا آدرسي كه استفاده كننده مشخص مي كند ارسال شود۰اطلاعات باز يابي شده مي تواند به صورت چاپ شده روي كاغذ،روي ديسكت، بوسيله فكس يا پست الكترونيكي ارسال شود۰در شكل شبكه IRSبا نوع ارتباطات online،offline و تركيبonline،offline نمايش داده شده است۰همانطوركه مشاهده ميشود،بعضي ازگره هاي
(مراكز اطلاع رساني) شبكه،هيچ ارتباطي با يكديگر ندارد(شكل ۰۱الف)۰شبكه online
(شكل ۱ ۰ ب) به شكل ستاره در نظر گرفته شده است چرا كه ارتباط الكترونيكي تمام گروه ها
و كنترل انها دشوار است ۰با در نظر گرفتن نيازها و اهداف سيستم شبكه IRS ، تركيب ارتباط offline online (شكل ۱ ۰ ج) در شبكه اعمال مي گردد۰
شكل ۲ انواع استفاده كننده خدمات ، انواع ممكن ارتباط و وسايل دريافت اطلاعات بازيابي شده را در يك مركز اطلاع رساني نشان ميدهد۰

۲- ۲- استرا تژي جستجو
از انجايي كه ارتباط بعضي از استفاده كنندگان با واحدIRS بصورت offline مي باشدو در هنگام جستجو و باز يابي ارتبا ط متقابل با كار شناس جستجو و باز يابي و نرم افزار پايگاه اطلاعات ندارند، استراتژي جستجو ارائه شده از طرف استفاده كننده بايد در حدي باشد كه جستجو با كيفيت مناسب انجام شود۰ در شكل ۳ يك فرم نمونه از استراتژي جستجو ارائه شده است۰ بيشترين اقلام مورد نياز براي جستجو و بازيابي در اين فرم در نظر گرفته شده است ۰ استفاده كننده با استفاده از راهنماي شبكه IRS اين فرم را تكميل مي كند ۰علائم بولي براي

تركيب كليد واژه ها استفاده مي شود۰استفاده كنندگاني كه ارتباطoffline با واحد دارند استرتتژي مورد نظر خودرا توسط اين فرم نمونه به واحد ارائه ميدهند وكارشناسان جستجو و بازيابي بر اساس استراتژي داده شده عمل مي كند۰
۳- ۳- خدمات متمركزو غير متمركز
تمركز يا عدم تمركز خدمات باز يابي اطلاعات هر كدام داراي مزايايي هس

تند اما تركيب اين خدمات با استفاده از شبكه مزايا را به حداكثر مي رساند *۰
با برقراري شبكه IRS ، هر مركز مي تواند خدمات را بصورتغير متمركز ارائه دهد و در صورتي كه استفاده كنندگان خدمات آن مركز به پايگاههاي اطلاعات موجود ديگر مراكز نياز داشته باشند ، پايگاههاي اطلاعات مورد نياز را از طريق شبكه IRS در اختيار آنان قراردهد۰با استفاده از اين سياست علاوه بر اشتراك منابع
اعضاي شبكه ، بهره وري فعاليت هاي تحقيقاتي افزايش خواهد يافت ۰

قابليتهاي سيستم
۱- گزارشهاي آماري
بعداز پردازش داده هاي جمع آوري شده توسط سيستم ،گزارشهاي مختلفي در مورد ميزان استفاده از پايگاهها ،دسته بندي استفاده كنندگان بر اساس مشخصه هاي مختلف وتعداد آنها ،گزارشهاي مالي و غيره از سيستم قابل دريافت است ۰اين گزارشها اطلاعات مفيدي به واحد هاي مديريت و توليد /خريدپايگاههاي اطلاعات ارائه ميدهند ۰ اقلام اين گزارشها ميتواند براي هر مركز اطلاع رساني متفاوت باشد ۰بعضي از كاربردهاي گزارشهاي آماري عبارت اند از:
الف ) بعنوان ابزاري جهت برآوردن نيازها ومفاهيم مديريت اطلاعات ۰
گزارشها مي تواند بعنوان بازخوردي به مراكزاطلاع رساني و واحدهاي توليد/خريد پايگاه اطلاعات مورد استفاده قرار گيرد(شكل۴ ۰ الف )۰
ب) با جمع آوري گزارشهاي تمام مراكز اطلاع رساني از طريق شبكه و پردازش و تركيب آنها ،اماره هاي استفاده از اطلاعات توليد ميشودكه بوسيله آن برخي از نيازهاي اطلاعاتي كشورتعيين خواهد شد (شكل ۴ ۰ ب )۰
در جدول ۱ يكگزارش نمونه نشان داده شده است ۰اين گزارش ميزان استفاده از پايگاههاي اطلاعات مختلف را در ارتباط با رسته تحصيلي و درجه تحصيلات استفاده كنندگان ارائه ميدهد۰
۲- محاسبه هزينه
عموماً نرم افزارها ي پايگايگاههاي اطلاعات تنها ابزاري براي جستجو و باز يابي ارائه مي دهند و هيچ امكاناتي براي محاسبه’ هزينه ها ندارند ۰ به همين دليل واحد هاي IRS هزينه خدمات را به صورت دستي محاسبه مي كنند و معيار محاسبه هزينه نيز عمو ماً تعداد ركورد
باز يابي شده است۰ اين عمليات دستي باعث تأخير درارائه خدمات و مشكلات ديگر ميشود۰
سيستم جديد اين مشكل را با استفاده نرم افزار كامپيوتري پشتيبان

سيستم برطرف مي كند۰
معيارهاي محاسبه هزينه در سيستم كامپو تري جديد،مدت زمان ارتباط با پايگاههاي اطلاعات
و هزينه نوع خروجي ارائه شده است۰
۳-انعطاف پذيري بالا در خدمات
يكي از مهمترين قابليتهاي سيستم جديد پاسخ به ،استفاده كنندگان مختلف با امكانات ارتباطي متفاوت جهت ارتباط با مراكز IRS ميباشد عليرغم وجود تكنو لژي هاي سخت افزار و نرم افزار در ايران ، بيشتر محققين هيچ گونه دسترسي به كانپوتر نداشته و با د

سترسي انها به صورت محدود ميسر است۰ بنا براين سيستم جديد بايد قادر پاسخ گويي به نيازهاي اطلاعاتي اين افراد باشد و در اين راستا راه هاي مختلف ارتباط با سيستم ، راه هاي مختلف پرداخت هزينه (نقدي، غير نقدي و به صورت مشترك) و دريافت اطلاعات
باز يابي شده(چاپ شده روي كاغذ، روي ديسكت ، ارسال از طريق فكس يا پست الكترو نيكي) در نظر گرفته شده است ۰
۴- ۴- خدمات اشاعه اطلاعات گزينشي
در حال حاضر،روش ساخت يافته براي خدمات SDI در ايران وجود ندارد ۰ در سيستم جديد،استفاده كنندگان مي توانند استراتژي جستجو مربوط به نياز اطلاعاتي خود را به مراكز اطلاع رساني ارسال كنند و نتايج جستجوي جديد را به صورت دوره اي دريافت كنند۰
۵- ۵- پايگاهي از پايگاه اطلاعات
تعداد زيادي پايگاه اطلاعات داخلي و خارجي در زمينه هاي مختلف وجود دارد،اما هيچ فهرستگاني از اطلاعات اين پايگاه اطلاعات موجود نيست ۰ با استفاده از شبكه
IRS مي توان از فهرستگاني از پايگاههاي اطلاعات تهيه كردكه نشان ميدهد كدام پايگاه اطلاعات در كدام مركز اطلاع زساني موجود است ۰ به بيان ديگر،پايگاهي از پايگاه اطلاعات توليد ميشود۰ علاوه بر اين،فهرستي از مراكز اطلاع رساني و نوع
خدماتي كه ارائه مي دهند نيز قابل توليد خوا هد بود۰

۶- ۶- گروههاي بحث
با ذخيره استراتژي هاي جستجو ارائه شده توسط استفاده كنندگان و پردازش روي كليد واژه هاي مربوطه، محققين با فعاليتهاي تحقيقاتي مشترك ميتوانند به يكديگر ارتباط داشته شوند ۰ با ادامه اين فعاليت پايگاهي از اطلاعات گروههاي بحث تشكيل مي گردد كه پايگاههاي ايجاد شده مي تواند يك پايگاه اصلي از طريق شبكه تركيب شود۰

خاتمه
هدف اين مقاله ،ارائه وجوه كلي سيستم شبكهIRS در ايران بود ۰ضمن آنكه،خصوصيات و قابليتهاي سيستم نيز ،بيان گرديد۰ در حال حاضر،بخشي از سيستم كه شامل سيستم اطلاعات مديريت است ،طراحي شده و درحال اجراي آزمايشي است ۰ بديهي است كه با در نظر گرفتن اصول مديريت اطلاعات (IM) و مديريت منابع اطلاعات (IRM) و بكار گيري انها در سيستم، تواناييها وقابليت اعتماد سيستم افزايش خواهد يافت۰
در پايان ،از تمام كساني كه مرا با نظريات وپيشنهادات مفيد خود،ياري نموده اند،بويژه آقاي مهندس پرتوئی و مهندس پور سرباز سپاسگزاري مي نمايم۰