فنون تجزيه و تحليل سيستمها

متداولترين فنون و تکنيکهايي که آناليست را در زمينه بهبود وضع فعلي و پيشنهاد وضع آتي ياري مي دهند عبارتند از:
¡ بررسي تقسيم کار
¡ بررسي جريان کار
¡ بررسي جا و مکان

¡ کنترل فرمها
¡ کنترل اسناد و سيستمهاي بايگاني
¡ اندازه گيري کار
¡ برنامه ريزي شبکه اي ( پرت , سي پي ام , پي دي ام )
تعريف جدول تقسيم کار
تعريف : جدول تقسيم کار جدولي است که نشان مي دهد کارکنان سازمان در يک مدت معين, چه کارهايي را انجام مي دهند و چه مق

دار وقت صرف انجام دادن اين کارها مي کنند .
مزاياي تهيه جدول تقسيم کار
¡ کسب آگاهي از بار واقعي کار و نحوه توزيع آن در عمل
¡ شناخت محلهاي تراکم کار از يک طرف و تراکم نيروي انساني از طرف ديگر
¡ آگاهي از تکرارها و تداخلهاي وظيفه اي
¡ آگاهي از نحوه اختصاص وقت به هر يک از وظايف و فعاليتها
¡ آگاهي از نحوه تطبيق نوع و ماهيت وظيفه با تخصص کارکنان
¡ کسب اطلاع از اوقات اضافي کارکنان
¡ آگاهي از تعداد واقعي نيروي انساني مورد نياز
¡ ارزشيابي کار کارکنان
¡ به دست آوردن مبنايي جهت تعيين حقوق و دستمزد کارکنان
مراحل تهيه و تنظيم جدول تقسيم کار
۱٫ انتخاب واحد بررسي
۲٫ تهيه ليست وظايف کارکنان
۳٫ تهيه ليست فعاليت هاي واحد
۴٫ تهيه جدول تقسيم کار براي وضع موجود
۵٫ تجزيه و تحليل جدول تقسيم کار در وضع موجود و کشف نقايص وايرادات آن
۶٫ تهيه جدول تقسيم کار پيشنهادي

مرحله اول – انتخاب واحد بررسي
آناليست در شروع کار بايستي کل سازمان را به واحدهاي کوچک تقسيم کند و جدول تقسيم کار را براي هر يک از واحدها به طور جداگانه تنظيم نمايد .
مرحله _ تهيه ليست وظايف کارکنان

ليست وظايف کارکنان عبارت است از ليستي که نشان ميدهد هر يک از کارکنان يک واحد سازماني در يک مدت معين چه وظايف و عملياتي را انجام مي دهد و چه مقدار وقت صرف انجام آنها مي کند .
مرحله سوم _ تهيه ليست فعاليت هاي واحد
ليست فعاليت ها عبارت است از: صورتي از کليه فعاليتهايي که در يک واحد سازماني انجام مي شود. اين ليست مجوعه فعاليتهايي اساسي و 

مرحله چهارم _ تهيه جدول تقسيم کار براي وضع موجود
در اين مرحله , آناليست با استفاده از اطلاعاتي که در دو مرحله قبلي فراهم آورده است , به تهيه و تنظيم جدول تقسيم کار مي پردازد .
مرحله پنجم _ تجزيه و تحليل جدول تقسيم کار
نمونه اي از سولات قابل طرح در مرحله تجزيه و تحليل جدول تقسيم کار از اين قرارند:
¡ آيا کليه فعاليت هايي که در اين واحد انجام مي شود, به اين واحد تعلق دارد؟
¡ کدام يک از فعاليتها, بيشترين وقت واحد را ميگيرند و آيا لازم است که اين مقدار وقت, صرف انجام آنها شود؟
¡ چه مقدار از وقت , صرف انجام کارهاي غير ضروري مي شود؟ منظور از کار غير ضروري, کاري است که انجام آن در تامين هدف سازمان اثري ندارد.
¡ آيا از تخصص و مهارت افراد, استفاده مناسب به عمل مي آيد ؟
¡ آيا کار به طور مساوي بين افراد تقسيم شده است ؟
¡ آيا وظايفي که به کارکنان ارجاع مي شود , تا حدود زيادي با يکديگر بي ارتباط هستند ؟
¡ آيا تخصصها خيلي محدود و وظايف , بيش از اندازه به اجزا تقسيم شده اند .
¡ آيا در تقسيم وظايف, به روحيه, علاقه, نگرش و ويژگيهاي شخصي شاغلين توجه شده است؟
¡ آيا در تعيين افرادي که با يکديگر در ارتباط مستقيم کاري هستند , به وجود علايق مشترک و تشابه شخصيتي ميان آنها توجه شده است ؟
¡ آيا در انجام وظايف تکرار و تداخل وجود دارد ؟

مرحله ششم _ تهيه جدول تقسيم کار پيشنهادي
وقتي آناليست سوالات مربوط به جدول تقسيم کار در وضع موجود را مطرح کرد و پاسخهاي مناسب را در يافت, متوجه ميشود که در مورد وظايف بعضي از افراد, ايجاد تغييراتي, ضرورت دارد .
بررسي جريان کار

تعريف نمودار جريان کار

نمودار جريان کار عبارت است از تصويري از مراحل مختلفي که براي انجام يک کار , از ابتدا تا انتها , طي ميشود .

استفاده از علايم در نمودارهاي جريان کار :

عمل يا اقدام

بازرسي و کنترل

تصميم گيري

بايگاني , انبار و نگهداري

تاخير يا انتظار غير موجه

 

حرکت يا ارسال (جابجايي)

هر گاه دو کار به طور همزمان انجام شوند , از علايم ترکيبي استفاده ميشود . اين علايم عبارتند از :

الف – عمل و حرکت

اين علامت انجام معرف انجام عملي در حين حرکت است , مثل رنگ آميري جسمي در حين جابجايي

ب- عمل و کنترل

انواع نمودار جريان کار
نموار جريان کار دو نوع است :
الف – نمودار عمودي يا يک ستونه
ب- نمودار افقي يا چند ستونه
الف – نمودار عمودي يا يک ستونه
نمودار عمودي در مواردي به کار مي آيد که کليه مراحل يک کار در يک قسمت يا يک واحد انجام شود, با کمک اين نمودار آناليست مي تواند به ارتباطهاي کاري موجود در يک واحد پي ببرد و از تکرار ها و تداخلهاي وظيفه اي و عملياتي آگاه شود.
نمودار افقي يا چند ستونه
نمودار افقي در مواردي به کار مي آيد که مراحل يک کار در چند قسمت يا چند واحد انجام شود . اين نمودار به آناليست کمک مي کند که به نحوه ارتباطهاي بين واحدهاي مختلف پي ببرد و از تکرار ها و تداخلهايي که در آن واحدها رخ مي دهد , آگاهي پيدا کند

مراحل بررسي نمودار جريان کار
براي بررسي نمودار جريان کار لازم است مراحل زير طي شود
مرحله اول : تعيين کار مورد نظر
در آغاز کار , آناليست بايستي کار

ي را که ميخواهد مورد بررسي قرار دهد , تعيين کند و نقطه آغاز و پايان آن را دقيقا مشخص سازد .

مرحله دوم: تعيين مراحل کار
وقتي عنوان کار مشخص شد بايستي از کلي مراحل انجام کار ليستي تهيه شود. در اين مرحله آناليست بايد دقت کند که صرفا جريان کار مورد نظر را تعقيب کند و از آن منحرف نشود
مرحله سوم : ترسيم نمودارجريان کار در وضع موجود
با استفاده از اطلاعاتي که در مرحله دوم کسب شده است, نمودار جريان کار براي وضع موجود, ترسيم مي شود.  نمودار
وقتي نمودار جريان کار در وضع موجود آماده شد, آنالسيت بايستي با ديد انتقادي به آن بنگرد و سوالات ششگانه اساسي تجزيه و تحليل را درباره هر يک از مراحل مطرح کند و با يافتن پاسخ مناسب براي آنها به تغيير و اصلاح وضع موجود بپردازد .
مرحله پنجم _ تنظيم نمودار پيشنهادي
در اين مرحله آناليست با توجه به اطلاعاتي که به دست آورده است , تغييرات و اصلاحاتي را که لازم مي داند در نمودار وضع موجود ايجاد مي کند و نمودار وضع پيشنهادي را تنظيم مي نمايد .
بررسي و کنترل فرمها
تعريف فرم
فرم يکي از ابزار برقراري ارتباط است که براي دريافت اطلاعات خاصي به صورت مکتوب تهيه و تنظيم ميشود .
انواع فرم
فرمها را مي توان بر حسب قلمرو استفاده از آنها و همچنين بر مبناي کار و وظيفه اي که انجام مي دهند طبقه بندي کرد :
الف – طبقه بندي بر حسب قلمرو استفاده
فرمهاي داخلي که در بخش کوچکي از سازمان مورد استفاده قرار مي گيرند , مثل فرم کار آموزي که در واحد آموزش , به کار مي رود .
فرمهاي استاندارد که در کليه بخشهاي سازماني مورد استفاده اند , مثل برگ مرخصي و يا ليست حقوق .
ب- طبقه بندي بر حسب کار و وظيفه فرم
۱-فرمهاي پرسنلي , مثل حکم استخدام
۲- فرمهاي مالي , مثل دفتر روزنامه
۳- فرمهاي آموزشي , مثل کارنامه دانشجو
۴- فرمهاي تدارکي , مثل فرم خريد
۵- فرمهاي تعميراتي و نگهداري وسايل ساختمان , مثل برگ بازديد از وسايل موتوري و شناسنامه وسايل ساختمان .
۶- فرمهاي متفرقه .
مراحل بررسي و کنترل فرم
براي بررسي فرمهاي سازماني و ايجاد بهبودي در آنها , طي مراحل زير ضروري است:
مرحله اول _ بررسي فرمهاي موجود
در اين مرحله آناليست , نمونه ا

ي از فرمهاي موجود سازماني را جمع آوري مي کند .
مرحله دوم _ تجزيه و تحليل فرمهاي موجود
در اين مرحله , آناليست , با تجزيه و تحليل اطلاعات موجود به بررسي نقايص , کاستيها , و ايرادات و نارسيهاي فرمهاي موجود مي پردازد .
مرحله سوم _ تهيه طرح پيشنهادي براي فرمهاي مورد نياز
در اين مرحله آناليست با استفاده

از اطلاعاتي که از مراحل پيشين به دست آورده است , براي تهيه هر يک از فرمهايي که وجودشان را براي سازمان ضروري تشخيص دهد , قدمهاي زير را بر مي دارد :
۱-تعيين هدف فرم
آناليست در ابتدا , بايستي به روشني مشخص کند که منظور از تهيه فرم چيست و مديريت با استفاده از فرم, قصد دارد به چه نتايجي دست يابد .
۲- تعيين عنوان فرم
فرم به وسيله عنوان شناخته مي شود , بنابراين آناليست بايد در تعيين عنوان فرم , دقت کافي کند , به نحوي که در عين سادگي گوياي محتواي فرم باشد
۳- تعيين شماره يا کد فرم
معمولا براي فرمها , شماره اي در نظر گرفته مي شود که اين شماره , يکي از مشخصه هاي فرم است براي شماره گذاري فرمها مي توان از اعداد , حروف و يا از ترکيبي از آنها استقاده کرد .
۴- نظر خواهي از تکميل کنندگان و استفاده کنندگان فرم
آناليست بايستي اطلاعات کافي را درباره واحدهايي که از فرم استفاده مي کنند , کسب کند و فرم را با توجه به نياز واحدها و توان تکميل کنندگان تنظيم نمايد .
۵- تعيين اطلاعاتي که بايد در فرم درج شوند
لازم است که فرم فقط مشتمل بر اطلاعاتي باشد که به آنها احتياج است . هر موردي که در فرم گنجانده ميشود, بايستي حتما مورد استفاده قرار گيرد . در غير اين صورت , موجب پيچيدگي فرم و اتلاف وقت و هزينه خواهد شد .
۶- تهيه طرح فرم
حال آناليست , مي تواند به طرح ريزي فرم بپردازد و از ابتکار و خلاقيت خود و همچنين از شناختي که به دست آورده است , مدد بگيرد و براي فرم مورد نظر, طرحي در اندازد که در عين شکيل بودن , پاسخگوي نياز واحد نيز باشد .
۷- استفاده آزمايشي از فرم در يک واحد نمونه
با توزيع فرم در يک واحد کوچک , قبل از اينکه فرم در سطح گسترده اي توزيع شود و صرف هزينه زيادي را سبب گردد , مي توان به اشکالات و نقايص احتمالي فرم پي برد و به اين ترتيب از عکس العمل ها و باز

خوري که تکميل کنندگان فرم و استفاده کنندگان آن, نشان مي دهند , استفاده کرد .
۸- جرح و تعديل فرم , با استفاده موثر از باز خور
در اين مرحله آناليست با استفاده از نقطه نظرات افراد ذينفع و اشکالات واقعي, تغييرات و اصلاحات مورد نياز را در فرم ايجاد مي کند .
۹- تهيه فرم نهايي
پس از انجام تغييرات لازم, فرم نهايي تنظيم مي شود و به ضميمه برگ دستور چاپ فرم, براي مديريت ارسال ميگردد تا در صورت تاييد, براي چاپ آن اقدام شود.
بررسي جا و م

کان کار
تعريف بررسي جا و مکان

بررسي جا و مکان عبارت است از : مطالعه چگونگي تخصيص مکان و فضاي در دسترس , به نيروي انساني از يک طرف و وسايل و تجهيزات کاري از طرف ديگر.
هدف از بررسي
هدف از بررسي جا و مکان کار , استفاده موث
¡ تامين رضايت نيروي انساني و توجه به رفاه و راحتي افراد در محيط کار
¡ تسهيل سر پرستي و نظارت بر کار کارکنان .
¡ برقراري جريان و گردش کار به طور موثر و کار آمد .
¡ ايجاد تسريع در ارائه خدمات و کالاها به ارباب رجوع و گذراندن تاثير رواني مساعد بر آنان .
¡ ايجاد قابليت انعطاف در مورد تغييرات و تحولات آينده سازمان .
¡ صرفه جويي .
اصول و معيارهاي بررسي و تخصيص جا و مکان:
¡ در طرح ريزي جا و مکان بايستي مراقب شود که هيچ بخشي از مکان و فضاي در دسترس , هدر نرود و مناسبترين استفاده از آن به عمل آيد .
¡ واحدها و افرادي که وظايفشان از نظر ماهيت , با يکديگر مرتبط و مشابه است و بنا به اقتضاي شغل با يکديگر در تماس مکرر و مدارم هستند , بايستي نزديک هم قرار داده شوند .
¡ گردش کار تا آنجا که ممکن است , از يک محل شروع و به محل ديگر ختم شود.
¡ در تخصيص جا و مکان کار , براي هر يک از کارکنان بايستي تا حد امکان, ماهيت و مقتضاي شغل نوع وظايف و عمليات و نيز ويژگيهاي شخصيتي شاغل , در نظر گرفته شود .
¡ وسايل و تجهيزات کاري , بايستي در دسترس استفاده کنندگان آنها قرار بگيرد و انبار ابزارها و وسايل در محلي باشد که هنگام تحويل و تحول مواد, وقت کارکنان هدر نرود .
¡ محل استقرار واحدها و افرادي که بيشتر با ارباب رجوع سرو کار دارند , بايد نزديک در ورودي باشد تا اولا مراجعه به آنها راحت باشد و ثانيا از مزاحمت براي ساير واحدها کاسته شود .
¡ نحوه قرار گرفتن ميز کار و وسايل بايد به گونه اي باشد که تسهيل کننده سرپرستي و نظارت بر کارکنان باشد .
¡ واحدهاي پر سرو صدا بايستي دورتر از ساير واحدها قرار داده شوند و در صورت کمي جا , با استفاده تمهيدات خاص , از نفوذ سروصدا به خارج از اين واحدها , جلوگيري به عمل آيد .
¡ کليه افرادي که از نظر رتبه و مقام در يک سطح قرار دارند و شغلشان نيز مشابه است , تا جايي که امکان دارد , از وسايل يکسان استفاده کنند .
¡ براي استقرار وسايل سنگين , از قبيل صندوقهاي رمز , ترمينالهاي کامپيوتري, قفسه هاي بايگاني, ماشين آلات و تجهيزات ثقيل, از نظر تحمل ميزان فشار ناشي از سنگيني و نيز سهولت استفاده , بايد بررسيهاي کافي به عمل آيد
مراحل بررسي جا و مکان کار :موجود
در اين مرحله , آناليست به بررسي نحوه تخصيص مکان و فضاي موجود سازماني مي پردازد و اطلاعات جامعي را از وضع موجود کسب ميکند و در نهايت , تصويري از آنچه که هست تهيه مي کند و براي نقد آماده مي سازد.

مرحله دوم : تجزيه و تحليل طرح جا و مکان کار
در مرحله تجزيه و تحليل , آناليست با کمک اطلاعاتي که درباره پستها و تشکيلات سازماني, اختيارات و مسئوليت ها و ارتباطات بين مشاغل, تعداد نيروي انساني موجود, خصوصيات وسايل و تجهيزات و ماشين آلات و طرز کار آنها, مسير کارها و فعاليتهاي عمده سازماني, نقشه فيزيکي سازمان, و بالاخره برنامه توسعه سازمان در آينده به د

ست آورده است و همچنين با در نظر داشتن اصول و نکاتي که بايد در طرح ريزي جا و مکان, رعايت شوند, به تجزيه و تحليل وضع موجود ميپردازد.
مرحله سوم : تهيه طرح پيشنهادي جا و مکان

کا

ر
در اين مرحله , آناليست با توجه به يافته هاي مراحل قبلي و در نظر داشتن ملاحظات انساني, ارزشي و فرهنگي , اقدام به تهيه طرح پيشنهادي براي تخصيص امکانات فيزيکي و مکاني سازمان ميکند .
سيستمها و روشهاي بايگاني
اهميت بايگاني
کليه سياستها , خط مشيها , روشها و رويه ها , به طريقي در بايگاني انعکاس مي يابند و به عنوان منابع اطلاعاتي در آن جا حفظ مي شوند تا در مواقع نياز , مورد استفاده قرار گيرند . در واقع بايگاني عبارت است از : ثبت و حفظ اطلاعات و عملکردهاي مربوط به گذشته, به منظور استفاده در حال و آينده .
بايگاني چيست ؟
بايگاني عبارت است از فن اداره , نظارت و حفاظت اسناد و مدارک سازمان به منظور نگهداري و مراجعه .
سند چيست ؟
بر اساس ماده ۱۲۸۴ قانون مدني ايران , سند عبارت است از هر نوشته اي که در مقام دعوي يا دفاع , قابل استناد باشد .
پرونده چيست ؟
پرونده عبارت است از مجموعه اي از اسناد و مدارک مربوط به يک موضوع , شخص يا سازمان که به ترتيب خاصي در يک پوشه يا کلاسور نگهداري شده است .
آرشيو چيست ؟

آرشيو عبارت است از محل نگهداري دائمي اسناد و مدارک گرانبهاي که از نظر اداري , حقوقي , مالي, علمي , تاريخي , و فرهنگي ارزش نگهداري دائمي را دارند .
انواع سيستمهاي بايگاني :
بايگاني را با توجه به نوع و ماهيت کار و نحوه ارتباط بين واحدهاي مختلف سازمان , ميتوان به يکي از طرق زير تشکيل داد :
¡ سيستم متمرکز
¡ سيستم غير متمرکز
¡ قابليت اجرا
¡ قابليت انعطاف
¡ دقت و سرعت
¡ افراد با صلاحيت
¡ نظم اصولي و منطقي
روشهاي تنظيم اسناد :
¡ روش الفبايي
¡ روش موضوعي

¡ روش شماره اي
¡ روش جغرافيايي
¡ روش تاريخي
¡ روش تلفيقي