مديريت تحول

زمينه هاي بنيادي مديريت تحول
مقوله مديريت تحول هرچند كه بحثي نو و تازه در رشته مديريت است، با اينحال در دو دهه گذشته الگوها و روندهاي آن به شكل شتابنده اي با دگرگوني اساسي روبرو شده است. دهه ۱۹۸۰ ميلادي را به ويژه مي توان دوره نوآوري ها و سمت گيري هاي بي پيشينه براي مديريت تحول دانشت.

اين دوره شاهد پديدار شدن روندهاي برجسته و بدون پيشينه اي در زمينه هاي ساختاري، عملياتي و ارائه خدمات سازماني بود.
فرهنگ سازماني و روند گروهي دو مقوله بنيادي استراتژي هاي تحول سازماني در زمان حاضر را تشكيل مي دهند.

ساختار گروهي: گرايش نوين مديريت
نتيجه هاي نسبتاً درخشاني از شيوه هاي مديريت ژاپن، اروپا و بعضاً سازمانهاي آمريكائي در يكي دو دهه گذشته به دست آمده است، اهميت سازماندهي بر پايه روشهاي مشاركتي و اولويت دادن به روند گروهي را به نحو فزاينده اي نمايان مي كند.

پيشينه و مفهوم گروه

پيشينه و كاربرد گروه در چارچوب فعاليتهاي سازمان يافته به چهار هزار سال پيش از ميلاد مسيح بازمي گردد. از جمله ملت هاي باستاني، مصري ها مهارت خود را در تجهيز و تشكيل گروههاي رسمي در به ثمر رساندن پروژه هاي غول آسا مانند هرمهاي ۳ گانه بروز داردند. به طور كلي تاريخ مدون زندگي انسانها از آغاز تا به امروز به شكل هاي گوناگون به كاربرد شيوه گروهي در دسترسي به هدفهاي جامعه اشاره داشته است.
با اين حال گسترش بهره گيري از شيوه گروهي در دسترسي به سازمانها به مطالعه گروه كه در زمينه روانشناسي اجتماعي انجام شده بستگي دارد.
گروه، در مفهوم امروزي تعبيرهاي گوناگوني دارد.اما همه اين تعريف ها به يك سلسله مفاهيم و عناصر اصلي اشاره دارند.
براي نمونه يكي از تعريف هاي نوين گروه عبارت است از: فرآيندي كه انسانهائي را كه داراي نيازها، زمينه ها و مهارتهاي گوناگوني هستند گرد هم مي آورد و با بهره گيري از روشهاي كارآمد توانائي آنان را به شكل يكپارچه با هم تركيب سازد.
شيوه گروهي در فعاليت يكنوع چارچوب ساختاري است كه به وسيله آن مهارتهاي مورد نظر با يكديگر آميخته مي شوند و زيربنائي را براي وابستگي هاي چند جانبه فراهم مي سازد. اين شيوه ها چنانچه درست طراحي و پياده شود نقش موثري در تقويت محيط مشاركتي فعال، كاهش تضادهاي مخرب، زدودن سدهاي ارتباطي و دستيابي به تصميم گيري هاي بهينه و بازدهي مطلوب ايفاء مي كند.

انواع گروههاي سازماني:
از يك ديد كلي، گروههاي سازماني به دو نوع گروههاي رسمي و گروههاي غيررسمي تقسيم مي شوند. گروه رسمي بر پايه نيازهاي فني و وظيفه اي سازمان و براي دستيابي به هدفهاي مربوط به آن و انجام كارها و وظيفه هاي مشخص تشكيل مي شود.
گروههاي غيررسمي در رابطه با هدف يا هدفها و طراحي هاي از پيش برنامه ريزي شده به وجود نمي ايند. بلكه پيدايش آنها به واسطه نيازهاي افراد و برخوردهاي طبيعي آنها صورت مي گيرد. هرچند كه گروههاي رسمي و غيررسمي از هدفهاي جداگانه اي پيروي مي كنند با اينحال هردوي اين گروهها از نظر تشكيل و راه اندازي از ويژگي هاي بيش و كم مشابه اي برخوردار هستند.

به طور كلي بخش مهمي از ادبيات مديريت در چند دهه گذشته به چگونگي سازگاري ميان اين دو ساختار گروهي در سازمان پرداخته است.
بايد بدانيم كه شناخت تركيب و چگونگي كار گروههاي غررسمي در مقايسه با گروههاي رسمي تا حدي دشوار است. گروههاي رسمي را مي توان با بهره‌گيري از ساختار سازمان رسمي، تركيب شغلها، شرح وظايف و پيروي افراد آن را مشخص نمود.
شناخت ساختار گروههاي غيررسمي نياز به بررسي و مشاهده ژرفتر و توجه به نمادهائي دارد كه كمتر ملموس هستند.
معمولاً براي دريافت روابط اجتماعي و نقش رهبري يا پيروي در گروههاي غيررسمي از الگوئي بنام «جامعه سنج» استفاده مي شود.

كاربرد شيوه گروهي

با آنكه شيوه گروهي به نحو فزآينده اي در سازمانها در حال گسترش است، هنوز هم بسياري از پژوهشگران و مديران در مورد كاربر بيش از اندازه اين شيوه احساس نگراني مي كنند.
دليل چنين نگراني تا حدي ناشي از سرشت برخي از فعاليت هاي سازماني و محتواي شغل ها است كه با روش گروهي همسازي چنداني ندارد. دليل ديگر اين است كه افرادي دوست دارند كار خود را به تنهائي و به شكل مستقل انجام دهند.
به نظر مي رسد برجسته ترين نكته اي كه پيش از انتخاب و به

كارگيري روش گروهي بايد مورد توجه قرار بگيرد ميزان مراوده هائي است كه بايد ميان اعضاء گروه انجام پذيرد. به طور كلي الگوهاي مراوده اي كه درنتيجه وابستگي هاي فني، وظيفه اي و سازماني ميان انسانها به وجود مي ايد را مي توان به سه نوع گروه بندي تقسيم كرد. اين سه نوع عبارتند از:
۱- موقعيتهاي ساده ۲- موقعيتهاي پيچيده ۳- موقعيتهاي حل مسئله
عامل مهم در تغيير گرايش از فردي به روش گروهي از يك سو به نوع و سرشت كار و موقعيت هاي مربوط بستگي پيدا مي كند و از سوي ديگر به ميزان مراوده ها و مبادله هاي دو يا چند جانبه ميان افراد سازماني ارتباط مي‌يابد.

عواملي كه در كاربرد شيوة گروهي تأثير زياد دارند
۱- سرشت وظيفه اي گروه
براي شناخت درجه پيچيدگي و سادگي وظيبفه با كار گروه پرسشهاي زير را بايد مطرح كرد.
– براي دسترسي به راه حل مناسب چه اجزاء و يا بخشهاي اطلاعاتي بايد با هم تركيب شوند؟
– چه راهها و روش هائي براي دستيابي به عقيده ها و فكرهاي گوناگون در مورد بهترين راه حل مسئله ها بايد به كار گرفته شود؟
– تا چه ميزان پذيرش راه حلهائي كه انتخاب مي شوند در اجراي موثر آنها نقش اساسي دارد؟
۲- اندازه گروه
اندازه گروه يعني بزرگي و كوچكي آن، با نوع و چگونگي فرآيند گروهي ارتباط مستقيم دارد. اندازه بيش از حد گروه علت ايجاد گروههاي فرعي درون گروه اصلي است كه در موارد زيادي اختلال كار، هرز رفتن منابع و تضادهاي مخرب درون گروهي را به همراه دارد.
۳- نقش رهبري گروه
نقش رهبري گروه در سازمانهاي امروزي بيشتر نقش هماهنگ كننده و «تسهيل گر» است. اين مقوله در بحث رهبري تحول بيشتر باز و تشريح خواهد شد.
اما به لحاظ اهميت اين عامل در تصميم گيري نسبت به انتخاب شيوه گروهي، بايد اشاره كنيم ظرفيت رهبري گروه بايد كافي و در تناسب با وظايف گوناگوني كه بر عهده چنين رهبري است، باشد.

فرآيند تشكيل و راه اندازي گروه
در تشكيل گروه بايد از چند مرحله برجسته گذر كرد تا آنكه گروه براي انجام ماموريتهاي خود آمادگي لازم را به دست آورد. چنانچه هر يك از اين مرحله ها درست انجام نشود كارآئي بهينه گروهي دچار مشكل خواهد شد.
به طور كلي در تشكيل و راه اندازي گروه بايد از چهار مرحله اصلي گذر كرد.

الف: مرحله گردهم آيي (forming)
هنگاميكه اعضاء گروه بريا نخستين بار گرد هم مي آيند، موضوع مهم عضويت در گروه است. در اين مرحله اعضاء گروه عموماً مراقب رفتار خود هستند و تلاش دارند كه با رعايت ادب و بهره گيري از يك سپر حفاظتي بهترين رفتار خود را ارائه كنند. اين مرحله كه «ماه عسل» تشكيل و راه اندازي گروه خوانده مي شود.

 

ب – مرحله توفاني Streaming
در اين مرحله اعضاء آغاز به جانبداري از موضع و انتظارهاي خود مي كنند ويژگي اين مرحله برخوردهيا مستقيم و تهاجمي است.

ج- مرحله هنجارگذاري (Norming)
در يان مرحله گروه تا حد زيادي شكل گرفته و اعضاء ياد مي گيرند كه چگونه با مسئله ها برخورد كنند و در عين حال با اختلاف نظرها و ديدگاههاي يكديگر آشنا شوند.

د- مرحله انجام كار (Performing)
در اين مرحله گروه به شرد خود رسيده و درك درستي از نقش هاي هر فرد به دست آمده. در اين مرحله افراد چيزهاي نو از يكديگر ياد مي گيرند و در زمينه هائي فعاليت مي كنند كه در آغاز كلاً بيرون از حيطه آموزشي و تخصصي آنان بوده است. نتيجه اين كار تشكيل گروهي است كه در يك فضاي باز فعاليت مي كنند و به شكل يك منبع غني و توانا براي سازمان درمي آيد.

نتيجه كار گروهي:‌ در واقع تمامي تلاش هاي مربوط به ساختار و فرآيند كار گروهي بدين منظور انجام مي گيرد كه نتيجه مورد نظر را با بهينه سازي سيستم به دست آورد.

هدفهاي نويني كه امروزه در كاربرد شيوه گروهي مورد تاكيد است، مواردي مانند تواناسازي كاركنان تبديل گروه يا يكان سازماني به شكل يك واحد پويا و نوآور، دگرگوني سازمان و زيرسيستم هاي آن (مانند گروه) به سيستم يادگيري مستمر را نيز دربرمي گيرد. در سالهاي اخير شيوه هاي نوين مديريت عبارتند از كانونهاي بهبود كيفيت، گروههاي رفايند كار و گروههاي كار كارساز.
منابع: مديريت تحول، استراتژيها، كاربرد و الگوهاي نوين

نوشته دكتر داصغر زمرديان