مديريت دولتي

چرا كاركنان كاري را كه از آنان انتظار ميرود انجام نميدهند؟
يكي از مهمترين مسائل مورد علاقه مديران اين است كه چگونه ميتوانند كاركنان را به انجام دادن كاري كه ميخواهند ترغيب و تشويق كنند بحثهاي زيادي در اين زمينه مطرح بوده ولي آنچه اهميت بيشتري دارد رهنمودهايي است كه در عمل كاربرد بهتري داشته باشد تحقيقات زيادي در اين باره به عمل آمده و ارائه شده است و گفته شده است كه در اين باره چه بايد كرد؟ كه به اختصار به بيان آن ميپردازيم .

كاركنان دلائل و ضرورت انجام دادن كار را نميدانند.
گاهي اوقات مديران ميخواهند كاركنان بدون هيچ گونه پرسشي كارهاي محوله خود را انجام دهند و براي خودشان هم دلائلي دارند مثلا اينكه آنها حقوق دريافت ميكنند و بايد كارشان را انجام دهند ويا اينكه مدير وقت ندارد به پرسشهاي آنها پاسخ گويد و … و اين عمل باعث ميشود كاركنان بر اثر عدم آگاهي از علت وجودي و اهميت كار آن انجام نميدهند. اهميت كار و بيان علت آن از بعد فوائد و مضاري كه براي سازمان و همچنين نتايجي كه براي كاركنان در بر دارد بايد براي آنان به نحو مطلوبي توضيح داده شود. اينكه چرا بايد كاري انجام شود و نيز اينكه چرا بايد فرد خاصي آن را انجام دهد اين نكته بايد براي فرد مذبور روشن باشد در غير اين صورت عملكرد كاري او نامطلوب خواهد بود. در بسياري موارد مديران از اهميت كارها آگاهي دارند ولي كاركنان از اين موضوع بي اطلاع هستند در نتيجه ممكن است آن را بي اهميت بدانند و اقدام نكنند در چنين مواردي تنها با نظارت شديد امكان دارد كاركنان كارها را انجام دهند ولي اين وضعيت نميتواند ادامه داشته باشد و راه حل اساسي آن است كه دليل انجام دادن كار براي كاركنان روشن باشد كه در اين مورد راه حلهايي براي پيشگيري از اين جريان براي مديران توصيه شده است كه از جمله مدير بايد قبل از واگذاري كار كاركنان را از علت و ضرورت انجام دادن كاري كه به خاطر آن به استخدام درآمده اند

 

آگاه كند. منافع و ضررهايي كه براي سازمان دارد و نحوه ارتباط و تاثير و تاثر با واحدهاي ديگر و همچنين ماموريت سازمان را براي آنان تشريح نمايد. مدير اگر ميخواهد اقدامي در جهت حل مشكل براي بهبود كيفيت كار انجام دهد بايد مسئله را با تفضيل توضيح دهد و هدفها را كاملا مشخص سازد و راه حلها را مشروحا مورد بحث قرار دهد و مزايا و مضرات مورد انتظار را روشن كند و اگر كار دشواري است يا عواقب فوري خوشايندي ندارد منافع بلند مدت ناشي از انجام دادن آن را تشريح نمايد توقع داشته باشد آنان صرفا براي حفظ حيثيت سازمان كوشش ميكنند بلكه بايد كاركنان را د

ر مقداري از منافع حاصل از آن سهيم بدانند پاداشهايي كه بر اثر عملكرد خوب نصيب آنان خواهد شد از قبيل : حيثيت سازماني ‚ دانش افزايي ‚ موقعيت و پاداش مالي را براي آنان توضيح دهد

.همچنين تنبيه هايي كه در نتيجه عملكرد نا مناسب وضعيت مانند از بين رفتن حيثيت ـ عدم امنيت شغلي و محروميت از دريافت پاداش و وجوه… متوجه آنان ميشود بيان كند تا از عواقب عملكرد خود آگاهي كامل پيدا كنند و براي تنبيه و احيانا خاتمه كار آنان حجتي باشد.

كاركنان چگونه انجام دادن كار را نميدانند؟
در بعضي از موارد كاركنان فكر ميكنند چنانچه در مورد نحوه انجام دادن كار از مسئول و يا مدير خويش پرسش كنند دليل ضعف آنان خواهد بود و مورد سرزنش قرار خواهند كرفت و يا به نتايج ديگري دست خواهند يافت و در بعضي از مواقع تعدادي از مديران فكر ميكنند چون به كاركنان حقوق پرداخت ميشود نبايد در مورد انجام دادن كار به آنان توضيح داد و يا اينكه مثلا به علت تنگي وقت و حجم كار چنين فرصتي نباشد نتيجه اين ميشود كه كاركنان ندانند چگونه كار را انجام دهند كه در

اين مورد هم راه حلهايي براي مديران است از جمله مدير بايد فردي را براي آموزش كاركنان بخصوص كاركنان جديد الاستخدام تعيين و او را براي اين كار آماده سازد و براي آموزش دستور العمل و راهنما تنظيم و در دسترس آنان قرار دهد.و شيوه عمل و نحوه عملكرد مطلوب و مشكلات و موانع و راه حلها را آموزش دهد و در پايان دوره آموزش آزمون كتبي و عملي از كاركنان بگيرد و اگر كسي ضعيف بود دوباره آموزش دهد و از كاركنان بخواهد چيزهايي كه ياد گرفته اند تعريف كنند. و آن را از قوه به فعل درآورند.
كاركنان نميدانند انجام يافتن چه كاري از آنها مورد

انتظار است؟
البته اين موضوع به اين مفهوم نيست كه كلا بي اطلاع هستند در بعضي موارد موضوع به طور كامل از سوي مدير تفهيم نميشود آنچه در ذهن مدير وجود دارد تماماً به كاركنان انتقال نمي يابد در نتيجه مجبور به حدس زدن و برداشت متفاوت ميشود.در نهايت موجبات نا همگوني را فراهم مي سازد كه در اين مورد چه بايد كرد؟

به نظر من مدير بايد براي افزايش كارآيي مشكلاتي را كه بر اساس عدم اطلا ع كاركنان از رفتار مورد قبول به وجود مي آيد حذف كند و آنچه مورد نظر است به آنها بگويد و نظرات و مقاصد خود را روشن كند اگر ميخواهد بداند كه آيا كاركنان ميدانند چه انتظاراتي از آنان ميرود فقط به پرسيدن اكتفا نكند بلكه از آنها بخواهد كه آنچه از ايشان متصور است بيان كنند براي آنها توضيح دهد چه كاري را انتظار دارد و آنها بخواهد شرح دهند چه وظايفي از آنها متوقع است .

مجموع اين كارها به مشخص شدن شغلها كمك ميكند .
كاركنان فكر ميكنند راه كار خودشان بهتر است.
بعضي از كاركنان فكر ميكنند راه خودشان بهتر از راه مديران خودشان ميباشد آنان موضوعات را با منطق خودشان بررسي ميكنند و فكر خود را بر فكر مدي ترجيح ميدهند و به راه كار خود عمل ميكنند البته اين مربوط به موقعي است كه آنان چنين ميپندارند نه اينكه واقعا راه كار خودشان بهتر باشد.

دليل اين امر هم آنست كه اطلاع كافي نسبت به مسائل ندارند. تا متقاعد شوند كه راه كار مدير بهتر است. براي پيشگيري از اين راه حلها مدير بايد قبول كند كه ممكن است براي انجام دادن كارها راه حلهاي مختلفي وجود داشته باشد كه با اولويتها و با مشورت كارمندان زير مجموعه خود ميتوانند مسائل را بهتر حل و فصل نمايند.

كاركنان پيامد مثبتي از انجام دادن كار دريافت نمي دارند.
بسياري از مديران غير محتمل ترين دليل براي انجام ندادن كار و عملكرد نا مطلوب را عدم ارائه پيامد مثبت به كاركنان ميدانند زيرا نميدانند پيامد مثبت دادن به آنان از ديدگاه آنها چيست و چگونه پداش بر عملكرد تاثير ميگذارد لذا انعكاسي نيبت به آنان ندارند در اين خصوص مدير بايد پاداشهايي براي انجام دادن كار مورد نظر تعيين و ارائه كند و از تقدير شفاهي كه پس از اتمام كار ميتواند انجام پذيرد براي حفظ سطح و بهبود عملكرد غفلت نورزد.

كاركنان در بعضي مواقع با انجام ندادن كار پاداش دريافت ميكنند.
البته هيچ مديري آگاهانه به كاركنان تحت پوشش تشكيلات خود براي عملكرد نامطلوب و يا انجام ندادن كار پاداش نمي دهند بلكه اين كار بصورت نا خود آگاه و غالبا به صورتهاي زير انجام ميپذيرد به كسي كه كار دشواري را بطور ضعيف انجام مي دهد تنها كارهاي ساده واگذار مي شود به

كاركناني كه كنترل آنها مشكل است و آزادي بيشتري داده ميشود به كاركناني كه مكررا از تكاليف مشخص شده شكايت مي كنند تكاليف كمتري واگذار ميشود هنگامي كه كاركنان در انجام دادن كار مرتكب اشتباه مي شوند مدير آن را تصحيح مي كند راه حلي كه در اين مورد به نظر مير سد اين است كه مدير بايد در گام اول بررسي و تجزيه و تحليل كند تا معلوم شود در صورتي كه

كارمندي عملكرد نامطلوبي دارد و يا بروز مسئله اي شود چه عواقبي متوجه آن خواهد شد و اگر كارمند مرتكب اشتباه شد مدير بايد به آن كمك كند تا اشتباهات را اصلا ح گرداند.
در كارهاي دشوار مدير بايد كارمند را هدايت كند تا ساير عوامل نامطلوب حذف شود به كارمنداني كه به سختي كنترل ميشوند نظارت لازم و كافي اعمال كند و انضباط را محكم به كار گيرد بلاف

اصله پس از بهبود از آنان شفاها تقدير كند.
كاركنان به خاطر انجام دادن كاري كه بر عهده آنان محول است تنبيه مي شوند.
در اين حالت و عملي صورت مي پذيرد كه نتيجه و حاصل آن به انجام ندادن آن از سوي كاركنان منجر ميشود به طور مثال اگر كسي براي كسب تكليف سوالي از مدير خود مطرح كند و با چنين جوابهايي مواجه شود“ آيا من بايد كار شما را انجام دهم ؟” يا به فردي كه پيشنهادي را براي انجام پذيرفتن كاري ارائه ميدهد كارهاي بيشتري تحميل كنند در اينصورت وقتي با چنين رفتارهايي تنبيه شدند ديگر اين كارها را انجام نميدهند.

در واقع افراد با انجام ندادن كار از تنبيه شدن جلوگيري خواهند كرد اين نوع تنبيه ها ممكن است از طرف همكاران ديگري نيز باشد در اين خصوص راه حلهاي مدير براي پيشگيري اين است كه هنگامي كه كار كنان براي او گزارش ميفرستند تنها با تفسيرهاي منفي آن را بازنگرداند. بلكه موارد مثبت را نيز منعكس كند طعنه زدن در محيط اطراف كار را حذف نمايد.
براي ايجاد موازنه با تنبيه در مواقعي كه كار ذاتا با تنبيه توام است ‚ پاداشهايي
را ترتيب دهد.

 

كاركنان هيچ پيامد منفي براي عملكرد نامطلوب دريافت نميدارند.
اگر انجام دادن كار به طور نامطلوب نتايج منفي را براي كاركنان در بر داشته باشد احتمال وقوع چنين كاري كاهش مي يابد يا انجام نميشود در صورتي كه اين عواقب وجود نداشته باشد عملكرد نامطلوب ادامه مي يابد.

مواردي از اين قبيل به وجود مي آيد كه كاركنان از روشها و قواعد پيروي نميكنند و اين كار را براي مدت طولاني ادامه ميدهند كه راه حل مناسب اين است كه بايد كوشش كند تا كاركناني كه عملكرد بد دارند و عمدا اين كار را انجام ميدهند با پيامد منفي مواجه شوند. هنگامي كه كسي كاري را كه دوست دارد عمدا بد انجام دهد كاري را كه دوست ندارد به او واگذار كند.
چنانچه مزاياي اضافي به فردي داده شده است در صورت عملكرد نامطلوب عمدي آنها را قطع كند.

موانعي خارج از حيطه نظارت براي انجام كار وجود دارد.
در بعضي از اوقات موانعي در راه عملكرد مطلوب وجود دارد كه كاركنان را از انجام دادن صحيح كار باز ميدارد در چنين مواردي آنها نميتوانند مانع را مرتفع كنند .در عين حال از گفتن موضوع به مدير نيز اجتناب مي كنند آموزشها و دستورهاي متناقضي از سوي رئيس و مقام مافوق داده ميشود كه

امكان دارد از موانع انجام دادن كار به نحو مطلوب محسوب ميشود موانع متعددي وجود دارد كه هر كسي را ممكن است از انجام دادن كار بازدارد راه حل مناسب از طرف مدير براي جلوگيري از اين كارها اين است كه مدير بايد موانع را مرتفع سازد تا عملكرد بهبود يابد چنانچه كارمندي در جهت انجام دادن كار خود با مانع مواجه شد و به مدير مراجعه كرد اين موضوع را به عهده آنان واگذار نكند و آنها را متهم به عدم خلاقيت و يا بي ميلي به كار ننمايد و كوشش كند مانع را مرتفع نمايد.
مشكلات شخصي كاركنان به انجام دادن كار لطمه ميزند.

مشكلات شخصي كاركنان از موضوعاتي است كه در انجام ندادن كار موثر و از مسائل مهمي است .كه مديران با آنها مواجهند بسياري از آنان نميدانند درباره آنها چطور بايد با كاركنان مذاكره و چگونه مسائل را حل كنند و مشكلات شخصي وقايعي هستند كه در زندگي براي افراد اتفاق مي افتد و به نظر ميرسد علت انجام ندادن كار باشد.

از جمله اين مشكلات خانوادگي مشكلات اقتصادي ‚ فوت خويشان و… ميتواند باشد كه باعث كم كاري و اشتباه در كار و درآمدن و زود رفتنها و اين گونه موارد را در پي دارد.
مشكلات را ميتوان به چند دسته تقسيم كرد از جمله مثلا: مرگ عزيزان كه قابل توجيه و توجه است ولي بعضي مشكلات داراي اين شدت نيستند و نبايد به انجام دادن كار موظف افراد لطمه بزند راه حلهايي كه براي جلوگيري از اين مشكلات به نظر ميرسد اين است كه مدير بايد آگاهي داشته باشد كه تعداد قابل توجهي از مشكلات شخصي كه عنوان علت انجام ندادن كار مطرح ميشود به چند دسته تقسيم مي شود.از جمله:

الف) مشكلات عاطفي
ب) مشكلات وقت و زماني
پ) حوادث غير مترقبه
ت) بيماريهاي حاد خود و اعضاي خانواده و خويشاوندان
و موارد ديگر مشابه كه نياز به صرف وقت دارد در اينگونه موارد مدير بايد مسائل مربوط را اولويت بندي نمايد و آنهايي را كه نياز به مساعدت دارند‚ مساعدت نمايد و با ديد واقع بينانه به مسائل نگاه كند.و برنامه ريزي داشته باشد .
مشكلاتي را كه قابل حل است با مشورت حل نمايد و آنهايي را كه قابل حل نيست توضيح دهد كه مشكل شخصي ممكن است سريعا حل نشود و تا مدتي طول بكشد ولي مسئله كار بايد به سرعت حل شود.

كار نشدني به كاركنان واگذار ميشود .
بعضي از اوقات مديران كاري را كه به كاركنان ارجاع ميكنند كه امكان انجام دادن آن وجود ندارد مثلا: كاري را كه امكان دارد سه ساعت طول بكشد و در دو ساعت طلب مي كنند و البته اين موضوع نبايد در بهره گيري از خلاقيت در كار اشتباه شود منظور اين نيست كه كاري را كه تا كنون كسي از عهده انجام آن برنيامده فرد ديگري با نوع آوري آن را انجام دهد .

ريشه اين مشكلات در واقع بي توجهي مديران در سنجش شرايط مربوط به انجام كار و امكانات و محدوديتهاي موجود براي آن است راه حلهايي كه مدير بايد در پيش گيرد اين است كه اگر كاركنان از عهده انجام دادن كاري بر نمي آيند كار ديگري را به آنها واگذار نمايد و منابع را در جاي ديگري به كار گيرد كه موجب انجام يافتن كار توسط كاركنان شود.

نتيجه گيري :
در موضوع آنچه بيان شد به استثناي چند مورد كه انجام دادن كار بنا به دلائلي واقعا انجام ناپذير است ولي عملكرد ضعيف مدير است كه موجب انجام نيافتن كار از سوي كاركنان ميشود.
عدم آگاهي مديران از نحوه صحيح اقدام و بر داشت نا مناسب از موضوعات باعث ضعف عملكرد آنان است . تنها استخدام و به كارگيري افراد شايسته كافي نيست بايد آنها را پرورش داد نه در هنگامي كه يك مسئله اي پيش آيد بلكه براي اطمينان از دستيابي به بازده مورد نظر مدير بايد تمام جوانب را تحت كنترل داشته باشد .

بعضي از مديران تصور مي كنند با وجود پرداخت حقوق به كاركنان نبايد دليلي براي تقدير از آنها وجود داشته باشد اگر به فرض چنين تفكري مورد قبول باشد ‚ اصولا بايد در ضرورت وجود مديران ترديد نمود.