مدیریت بانک اطلاعاتی

مقدمه :
تا چندين سال قبل فقط کساني که به سيستم هاي بزرگ و گران قيمت دسترسي داشتند، مي توانستند از برنامه هاي مديريت بانک اطلاعاتي استفاده کنند ولي با پا به عرصه گذاشتن کامپيوتر هاي شخصي در نوع ، اندازه و سرعت هاي مختلف ، برنامه هاي متعددي هم ، همراه اينان وارد ميدان شدند که هر کدام داراي خصوصيات منحصر به فرد خود بودند. در اين ميان dBASE مي توانست جلوگيري از بسياري از مشکلات مديران و مسئولان اين صنايع و نرم افزارهاي مناسب براي برنامه نويسان و تحليل گران سيستم باشد.

در سال ۱۹۷۸ ، « واين راتليف» برنامه Vulcan را نوشت و از سال ۱۹۷۹ تا سال ۱۹۸۰ انحصار فروش آن را خود شخصاً به عهده داشت تا اينکه در اوخر سال ۱۹۸۰ قراردادي با شرکت آشتون . تيت تکنولوژي (d Base) و حق تأليف آن را خريد و بعد از آن وي به عنوان مدير بخش تکنولوژي جديد در آتشون –تيت مشغول به کار شد.
BASEIII d از توسعه d BASEII که براي فصل هاي اوليه ريز کامپيوتر ها طراحي گرديده بود و از

ظرفيت حافظه و قدرت پردازش محدودي برخوردار بود، پديد آمد ، ولي کاملاً يک برنامه کامپيوتري متفاوت براي بهره گيري از ريزکامپيوترهاي جديد معرض شد. ظرفيت ذخيره سازي داده ها و سرعت محافظت آن افزايش فراوان يافته است و بدون کاهش در قابليت هاي برنامه نويسي II ، استفاده از III بسيار ساده گشته است. به اين ترتيب با توسعه صنايع ، سازمانهاي مختلفي براي تأمين نيازمندي هاي روزافزون اجتماع پا به عرصه وجود نهادند که با توجه به کمبود نيروي انسا

ني و منابع مادي استفاده از کامپيوتر بيش از هر زمان ديگر مورد توجه قرار گرفت و از آن جمله نرم افزارهاي مختلف با کاربردهاي متنوع که توانسته اند تا حدودي در پيشبرد اهداف سازمانها نقش داشته باشند. ولي آنچه مسلم است اي« است که سيستم هاي کامپيوتري بي نقص بوده و همواره در حال رشد مي باشد اما به طور يقين کمک شايانةي به جوامع نموده اند.

بانک اطلاعاتي چيست ؟
آيا تا به حال با واژه DBMS آشنا بوده ايد ؟ روش سيستم هاي تيک براي مديريت بر بانکهاي اطلاعاتي و مجموعه هاي بزرگ از داده هاي آماري در سيستم هاي کامپيوتري ، شايد تعريفي مناسب براي اين واژه باشد.
يک بانک اطلاعاتي به مجموعه اطلاعات در دسترس گفته مي شود که بر حسب نياز و اوليوت هاي خاصي که مديريت بر آنها در نظر مي گيرد ، مرتب شده اند.
براي دسترسي به تک تک مقادير اطلاعاتي احتياج به يک روند و يا سيستم جايگزيني مشخصي از اطلاعات در واحد هاي حافظه را خواهيم داشت.
داده هاي بانک اطلاعاتي به عنوان داده هاي پايدار و با ثبات منظور مي شوند . منظور از پايداري اين سات که نوع داده هاي بانک اطلاعات با داده هاي ناپايداري مثل داده هاي ورودي ، داده هاي خروجي ، دستورات کنترلي، صفها ، بلوکهاي کنترلي نرم افزار، نتايج مياني و به طور کلي مقاييم داده هاي بانک اطلاعاتي پايدار است: وقتي داده ها توسط سيستم مديريت بانک اطلاعاتي براي ورود به بانک اطلاعاتي پذيرفته شد فقط در صورتي مي تواند حذف شود که درخواستي به سيستم مديريت بانک اطلاعاتي ارسال شود و با اثرات جانبي ناشي از اجراي برنامه حذف نخواهد شد . با توجه به اين پايداري ، تصرف دقيقتري از بانک اطلاعاتي ارائه مي کنيم :
۱- شرکت توليدي ۲- بانک ۳-بيمارستان
۴- دانشکده ۵- اداره دولتي ۶-
هر اداره بايد داد هايي راجع به عمليات خود نگهداري کند . اين داده ها ، همان داده هاي پايدار هستند اين موسسات ممکن است داده هاي زير را دارا باشند:
۱- داده هاي مربوط به توليد
۲- داده هاي حسابداري
۳- داده هاي بيماران
۴- داده هاي مربوط به دانشجويان
۵- داده هاي مربوط به برنامه ريزي
اهداف و مزاياي بانک اطلاعاتي :
بطور کلي اهداف و مزاياي يک بانک اطلاعاتي را مي توان در چهار بخش خلاصه کرد :
۱- رشد پذيري
۲- سرعت و کيفيت بالاتر
۳- صرفه جويي در حافظه
۴- اشتراکي شدن داده ها
هر چند پاسخ به اين سوال تا حدي به اين بستگي دارد که سيستم تک کاربره است يا چند کاربره.
براي مثال اگر سيستم تک کاربره باشد امتيازات سيستم بانک اطلاعاتي نسبت به سيستم سنتي که رکوردها بر روي کاغذ نگهداري مي شود عبارت اند از :
* فشردگي : نيازي به فايل هاي متني حجيم نيست.
* سرعت : ماشين مي تواند سريعتر از انسانها ، داده ها را بازيابي و به هنگام سازي کند.

مخصوصاً پاسخگويي به درخواست هاي موردي ، بسيار سريع انجام ميشود.
* بودجه کمتر : خيلي از يکنواختي ها در نگهداي فايل ها به روش دستي ، حذف مي شود. همواره کار مکانيکي توسط ماشين سريعتر از انسان انجام مي گيرد.
* دسترسي : در هر زمان مي توان اطلاعات دقيق و به هنگام را دريافت کرد. البته اين مزا

يا در محيط چند کاربره که بانکهاي اطلاعاتي بزرگ و پيچيده اي وجود دارند ، چشمگير تر است. اما يک امتياز ويژه در چنين محيطي وجود دارد و آن عبارت است از : سيستم بانک اطلاعاتي موجب مي شود تا موسسه بر روي داده هايش کنترل مرکزي داشته باشد. اين موضوع از اهميت ويژه اي برخوردار ایت . اين وضعيت با وضعيتي که در موسسات بدون بانک اطلاعاتي وجود دارد متفاوت است . در موسسات فاقد بانک اطلاعاتي ، هر برنامه کاربردي فايل هاي خاص خودشان را دارند ، گاهي نيز نوارها و ديسکت هاي مخصوص به خود را دارند. بنابراين داده ها پراکنده اند و کنترل بر روي داده ها با روشها سيستماتيک دشوار است. به طور کلي پيشرفت در گونه هاي مختلف بانک هاي اطلاعاتي و استفاده از مدل هاي جديد نرم افزاري گوياي رشد پذيري و سير سعودي در پايگاه داده اي است. سرعت و ذخيره سازي حافظه به دليل عدم افزودگي در اطلاعات و اشتراکي شدن داده هاي آماري براي استفاده هاي متفاوت گوياي مزاياي اين سيستم است.
معايب بانک اطلاعاتي :
۱- پيچيدگي طراحي
۲- آسيب پذيري
پيچيدگي طراحي برنامه هاي مديريت، توسط تيم هاي برنامه نويسي و سازندگان سيستم « DBA» و آسيب پذيري ، دخل و تصرف ، عدم اطمينان به صحت داده ها ، در شرايط امنيتي ، شايد از عمده ترين معايب اين بانکها باشد . لذا براي جلوگيري از موراد فوق ، تيم هايط که خود را محافظ و نگهبان اطلاعات مي نامند ، آمادگي و همکاري خود را با طراحان تيم ، اعلام داشته اند. البته بنا به ضرورت کاربران سيستم را نيز به سه دسته تقسيم بندي مي کنيم .
۱- DBA : تيم طراحي و محافظ سيستم با بالاترين حق تقدم و دسترسي به اطلاعات
۲- End User : اپراتورها ( کاربران ترمينالي) که در پايين ترين حق تقدم قرار دارند.
۳- Aplication Programming : برنامه نويسان کاربردي

لازم به تذکر است که يک سيستم مديريت بانک اطلاعاتي و يآ در واقع ، طراح سيستم ها تک رهبري توسط يک کامپيوتر غالباً نيازهايش را با روش هاي زير تأمين مي سازد :
۱) سخت افزار
۲) نرم افزار
۳) اطلاعات و داده ها
۴) تيم کاربران
سيستم بانک اطلاعاتي ، سيستم نگهداري رکوردهاست. بانک اطلاعاتي را مي توان به عنوان قفسه بايگاني الکترونيکي در نظر گرفت مخزن يا کانزيتي براي فاظيل داده کامپيوتري است. کاربران سيستم مي توانند عمليات گوناگوني را بروي اين فايل ها انجام دهند . مثل :
* افزودن فايلهاي جديد و خالي به بانک هاي اطلاعاتي
* افزودن داده ها به فايل هاي موجود
* ازيابي داده ها از فايل هاي موجود
* تغيير داده هاي فايل هاي موجود
* حذف داده ها از فاةيل موجود
* حذف فايل ها از بانک اطلاعاتي
يک سيستم بانک اطلاعاتي همانطور که اشاره شد از چهار جزء ، داده ها، سخت افزار ، نرم افزار ، و کاربران تشکيل شده است.

داده ها :
سيستم هاي بانک اطلاعاتي در کامپيوترهاي شخصي و کامپيوترهاي بزرگ مورد بهره برداري قرار مي گيرند. بديهي است که قابليت هايي که يک سيستم بانک اطلاعاتي ارائه مي کند تا حد زيادي به کامپيوتري که اين سيستم بر روي آن کار مي کند بستگي دارد. سيستم ها بر روي کامپيوتر بزرگ، معمولاً چند کاربره هستند، درحالي که سيستم ها در کامپيوترهاي کوچک ، تک کاربره هستند.
سيستم تک ماربره سيستمي است که در آن که واحد مي تواند فقط از يک بانک اطلاعاتي استفاده کند. هدف اصلي سيستم چند کاربره اين است که به کاربر اجازه دهند، از آن به عنوان يک سيستم تک کاربره استفاده نمايند. مشکلات مربوط به سيستم هاي چند کاربره ه داخل سيستم ها بر مي گردد نه به آنچه در ديد کاربر قرار دارد.
به طور کلي ، داده ها در بانک اطلاعاتي ، به خصوص در سيستم هاي بزرگ ، هم به صورت مجتمع و هم به صورت اشتراکي هستند . اين دو جنبه يعني ، مجتمع بودن و اشتراکي بودن داده ها در محيط هاي بزرگ به عنوان امتياز سيستم ها بانک اطلاعاتي محسوب مي شوند . مجتمع بودن داده ها در سيستم هاي کوچک ارزشمند است.
* مفهوم جامعيت اين است که بانک اطلاعاتي مجموعه اي از فايلهايي است که بخشي از اطلاعات اضافي از بين آنها حذف شده است و به عنوان مثال يک بانک اطلاعاتي ممکن است حاوي فايل Employee باشد. که حاوي نام کارمند ، آدرس ، محل کار، حقوق و غيره باشد و همچنين حاوي فايل ENRoLLMENT باشد که تعداد ثبت نام شدگان در کتابخانه باشد.
* مفهوم مشترک بودن اين است که داده هاي موجود در بانک اطلاعاتي مي تواند بين کاربران مختلف به اشتراک گذاشته شود ، يعني هر يک از کاربران مي توانند از يک بخش از داده ها دستيابي داتشه باشند. اين شيوه اشتراک، همزماني يا غيره ، از اين واقعيت ناشي مي شود که بانک اطلاعاتي مجتمع است . به عنوان مثال ، اطلاعات مربوط به محل کار در فايل EmPolyee بين کاربران امور پرسنلي و کاربران اداره آموزش مشترک است و همانطور که گفته شد، اين دو گروه از کاربران ، براي اهداف مختلفي از اين اطلاعات استفاده مي کنند.
نتيجه که از مجتمع نبودن و مشترک بودن بانک اطلاعاتي ناشي مي شود اين است که هر کاربري فقط بخشي از داده هاي بانک اطلاعاتي را مورد استفاده قرار مي دهند . علاوه

ب

ر اين ، بخش هايي که کاربران مختلف سر و کار دارند با هم همپوشاني دارند.
سخت افزار :
قطعات سخت افزاري سيستم متشکل از :
* حافظه هاي جانبي ( معمولاً ديسکها) که براي ذخيره سازي داده ها به کار مي روند در دستگاه هاي ۱/۰ ( مثل درايو ها و غيره …) ، کنترلر هاي دستگاه ها ، کانال هاي I/O و غيره
* پردازنده هاي سخت افزار قطعه هاي اصلةي انها را که براي پشتيباني از اجراي نرم افزاري بانک اطلاعاتي به کار مي روند.

نرم افزار :
بين بانک هاي اطلاعاتي فيزيکي (مثلاً داده هاي ذخيره شده) و کاربران سيستم ، لايةه اي از نرم افزار وجود دارد که مدير بانک اطلاعاتي يا کارگزار بانک اطلاعاتي ، يآ سيستم مديريت بانک اطلاعاتي (DBMS) امکاناتي از قبيل اضافه و حذف فايل ها ، بازيابي داده ها از آنها به هنگام سازي داده هاي اين فايل ها و جدول ها از طريق سيستم مديريت بانک اطلاعاتي ارائه مي شود.
يکي از کارهايي که سيستم مديريت بانک اطلاعاتي انجام می دهد این است که کاربران را از مواجه شدن با جزئيات سخت افزاري بر حذر مي دارد.
به طور کلي سيستم مديريت بانک اطلاعاتي به محصولات خاصي از فروشندگان خاص نيز اطلاق مي شود ، مثل بانک اطلاعاتي جهاني DB2 شرکت آي – بي – ام که براي DS/340 توليد شد . اصلاح نمونه سيستم مديريت بانک اطلاعاتي ، به کپي خاصي از اين محصول اطلاق مي شود که در نصب کامپيوترهاي خاصي به کار مي رود.
کاربران :
کاربران بانک اطلاعاتي را مي توان به سه دسته تقسيم کرد :
* دسته اول برنامه نويسان کاربردي هستند که مسئول نوشتن برنامه هاي کاربردي بانک اطلاعاتي هستند که به زبانهاي خاصي مثل کوبول ، پي ال ، وان ، C++ ، جاوا يا زبانهاي نسل چهارم برنامه نويسي مي کنند.
* اين برنامه ها با ارسال درخواست مناسبي به DBMS به بانک اطلاعاتي دستيابي دارند ( معمولاً با دستورات Sal ) برنامه هاي مي توانند به صورت دسته اي ( Batch) و يا به صورت پيوسته (Online) باشند که کاربران مي توانند از يک ترمينال Online به ان دستيابي داشته باشند.
* دسته دوم ، کاربران نهايي هستند که از طريق ايستگاههاي کاري يا پايانه ها به سيستم دسترسي دارند. هر کاربر مي تواند از طريق يکي از برنامه هاي کاربردي Online که در پاراگراف قبلي نام برده شدند به بانک اطلاعاتي دسترسي داشته باشند. اين کاربران همچنين از طريق رابطي که به عنوان بخشي از نرم افزار سيستم بانک اطلاعاتي است، به بانک اطلاعاتي دستيابي دارند. اين رابطه ها به وسيله ابزارهاي برنامه هاي کاربردي Online

نيز پشتيباني ميشوند ، البته اين برنامه ها پيش ساخته بود ، توسط کاربران نوشته نمي شوند . اغلب سيستم هاي بانک اطلاعاتي حداقل يکي از برنامه هاي دروني را دارا هستند که نامش پردازنده زبان تقاضا است . کاربر از طريق آن مي تواند تقاضاهاي بانک اطلاعاتي مثل Select و Insert را به صورت محاوره اي به DBMS ارسال کند. زبان SQL نمونه اي از زبان تقاضاي بانک اطلاعاتي است .
اغلب سيستم ها رابطه هاي پيش ساخته ديگري را فراهم مي کنند که در آن ، کاربران صريحاً تقاضاهاي مثل Seleet را ارسال نمي کنند، بلکه گزينه اي از منو را انتخاب مي کنند يا کادري را در يک فرم پر مي کنيم .
اين رابطه هاي منويي يا فرمي براي کساني که آموزش رسمي نديده اند مفيد است. رابطه هاي دستوري امکاناتي داردکه در ساير رابطه ها فراهم نشده اند.
* سومين دسته از کاربران ، مدير بانک اطلاعاتی است. کسي در اداره وجود دارد که کنترل مرکزي داده ها را بر عهده دارد اين شخص را مدير داده ها مي نامند.
با توجه به اينکه داده ها از سرمايه ارزشمند موسسات به شمار مي روند ، لازم است اين افراد مفهوم داده ها را درک کند و نياز موسسه به داده ها را در سطح مديريت عالي قرار دهد. اين فرد مدير داده ها است بنابراين تصميم ميگيرددر بانکهاي اطلاعاتي قرار مي گيرد و سپس از ذخيره آنها ، سايتهايي را براي دستيابي به آنها تنظيم کند.
يکي از اين سايتها ممکن است اين باشد که : تعيين کند چه کسي مي تواند چه عملي را در چه شرايطي بر روي چه داده هايي انجام دهد .
به عبارت ديگر سياست امنيت داده ها را تعيين کند. توجه داشته باشيد که مسئول اداره داده ها يک مدير است نه يک نفر فني ، شخصي فني که مسئول پياده سازي تصميمات فني است مدير داده هاست. مدير بانک اطلاعاتي نام دارد.

مدير بانک اطلاعاتي بر خلاف مدير داده ها، يک فرد حرفه اي در تکنولوژي اطلاعات است وظيفه مدير بانک اطلاعاتي بر خلاف مدير داده ها ، يک فرد حرفه اي در تکنولوژي اطلاعات است وظيفه مدير بانک اطلاعاتي ايجاد بانک اطلاعاتي و پياده سازي کنترل هاي فني است و تصميمات سياستگذاري مدير داده ها را اعمال مي کند . او همچنين مسئول است که تضمين کند سيستم با کارايي قابل قبولي کار مي کند و خدمات فني متعددي را ارائه نمايد.

تجزيه و تحليل صورت گرفته شده :
قبل از شروع کردن به نوشتن برنامه ، نياز به تحقيق در مورد برنامه سيستم کتابخانه بود که طي تحقيق در اين ضمينه مصاحبه هايي را با پرسنل يکي از کتابخانه هاي شطح شهر انجام داده اند و اطلاعات مفيدي را به دست آورده ايم که توانست مشکلات زيادي را از سر راه بردارد که طی این مصاحبه ها با نرم افزاري که مورد استفاده کتابخانه بود آشنا گرديديم و از يکسري منوها و کليدهاي استفاده شده در آن آگاه شدم و تا حدودي يک چارچوب کلي از اصل برنامه در ذهنم نقش بست و پس از جمع آوري کردن اين اطلاعات و جمع بندي و تجزيه و تحليل يافته ها شروع به نوشتن برنامه نمودم .
صفحه اصلظي برنامه که شامل ۶ گزینه است که تمام فعاليت هاي موجود در یک سيستم کتابخانه را شامل مي شود که اي« فعاليت ها شامل عضو گيري ، بخش امانت کتاب ، اطلاعات مربوط به منابع موجود در کتابخانه ، اطلاعات پرسنل ، جستجو و آمار در گزارشات مي باشدکه خود گزينه جستجوها شامل جستجو در مسير امانت کتابها ، جستجو در پرونده اعضاء ، جستجو در منابع موجود مي باشد. و بخش آمار و گزارشات نيز شامل آمار و گزارش از ليست کتابهاي موجود در کتابخانه ، ليست و تعداد کتابهايي که تاريخ تحويل آنها به کتابخانه گذشته است. يعني تاريخ تحويل آن دير شده است ، ليست کتابهايي که در تاريخ مد نظر امانت داده شده است، ليست و آمار اعضاء کتابخانه ، ليست کتابهاي امانت داده شده و … مي باشد.
در واقع توسط اين برنامه مي توان کليه عملکر يک کتابخانه مانند پذيرش عضو جديد، جستجو در برگردان ها که بر اساس کار نويسنده و نام کتاب است و گزارش هاي آماري و مديريتي را انجام داد.
با توجه به تجزيه و تحليل هايي که در اين زمينه صورت گرفت مي توان گفت تجزیه و تحلیل صورت گرفته شده:
قبل از شروع کردن به نوشتن برنامه، نیاز به تحقیق در مورد برنامة سیستم کتابخانه بود که طی تحقیق در این زمینه مصاحبه هایی را با پرسنل یکی از کتابخانه های سطح شهر انجام داده و اطلاعات مفیدی را بدست آوردیم که توانست مشکلات زیادی را از سر راه بردارد که در طی این مصاحبه ها با نرم افزاری که مورد استفاده کتابخانه بود آشنا گردیدم و از یکسری منوها و کلید های استفاده شده در آن آگاه شدم و تا حدودی یک چهارچوب کلی از اصل برنامه در ذهنم نقش بست و پس از جمع آوری کردن این اطلاعات و جمع بندی و تجزیه و تحلیل یافته ها شرو

ع به نوشتن برنامه نمودم.
صفحة اصلی برنامه که شامل ۶ گزینه است که تمام فعالیت های موجود در یک سیستم کتابخانه را شامل می شود که این فعالیت ها شامل عضوگیری، بخش امانت کتاب، اطلاعات مربوط به منابع موجود در کتابخانه، اطلاعات پرسنل، جستجوها، و آمار در گزارشات می باشد که خود گزینه جستجوها شامل جستجو در مسیر امانت کتابها، جستجو در پرونده اعضاء، جستجو در منابع موجود می باشد. و بخش آمار و گزارشات نیز شامل آمار و گزارش از لیست کتابهای موجود در کتابخانه، لیست و تعداد کتابهایی که تاریخ تحویل آنها به کتابخانه گذشته است یعنی تاریخ تحویل آنها دیرشده است. لیت کتب هایی که در تاریخ مدنظر امانت داده شده است. لیست و آمار اعضای کتابخانه، لیست کتاب های امانت داده شده و …. می باشد.
درواقع توسط این برنامه می توان کلیة عملکرد یک کتابخانه مانند پذیرش عضو جدید، جستجو در برگردان ها که براساس نام نویسنده و نام کتاب است و گزارشهای آماری و مدیریتی را انجام داد.
با توجه به تجزیه و تحلیل هایی که در این زمینه صورت گرقت می توان گفت سیستم کتابخانه در صورت دستی و به شیوه های سنتی و قدیمی مشکلاتی را دربراشت که می توان به آنها اشاره نمود:
۱- اتلاف وقت از مهمترین و اساسی ترین مشکلات موجود است. زیرا تمامی کارها از جمله: عضوگیری، ثبت کتابها، گزارش های آماری، و … نیازمند صرف وقت زیادی خواهند بود.
۲- جستجوی کتاب در برگه دان علاوه بر اینکه وقت عضو را می گیرد با امکان خطای چشم نیز مواجه خواهد بود و این امکان وجود دارد که عضو ساعتها وقت خود را صرف جستجو کند اما دراثر یک بی دقتی و یا خستگی از بین برگه های موجود در برگه دان کتاب موردنظر خود را پیدا نکند حتی اگر اطلاعات کتاب موردنظر در برگه دان وجود داشته باشد.
۳- در صورتی که عضوی کارت خود را گم کرده باشد، جستجوی کارت عضو از بین تمامی کارتهای موجود در کتابخانه عملی وقت گیر و خسته کننده است در صورتی که اگر کتابخانه دارای سیستم مکانیزه باشد در کمترین زمان با دادن نام و نام خانوادگی عضو می توان به تمامی اطلاعات شخصی عضو دسترسی پیدا کرد و در کمترین زمان کارت جدیدی را برایش صادر نمود.
۴- ثبت کتابهای قدیمی که برای کتابخانه خریداری شده است علاوه بر اینکه وقت گیر است مشکلات خاص خود را بدنبال دارد که استفاده از سیستم مکانیزه می تواند تمامی این مشکلات و سختی های آن را برطرف نماید.
چه نوع کار های می توان با اکسس انجام داد:
با توجه به اینکه این برنامه در محیط Access نوشته شده است در اینجا به شرح ویژگی ها، کاربرد و کلاً روش ار در این محیط می پردازیم:
اکسس مباحث گوناگونی را برای نیازهای مختلف بانک اطلاعاتی ارائه میدهد می توان از اکسس برای ایجااد شش نوع برنامه کاربردی استفاده کرد:
• برنامه های کاربردی شخصی
• برنامه های کاربردی تجاری کوچک

• برنامه های کاربردی اداری
• برنامه های کاربردی سازمانی
• برنامه های کاربردی Front-end برای بانک اطلاعاتی Cilent/Server شرکت های بزرگ
• برنامه های کاربردی اینترانت/ اینترنت

اکسس بعنوان بک سکوی توسعه برای برنامه های کاربردی تجاری کوچک
اکسس یک سکوی بسیار عالی برای ایجاد برنامه های کاربردی است که می توانند یک شرکت کوچک را پیش ببرند. ویزاردهای آن به شما اجازه میدهد تا بطور سریع و آسان، پایه های یک برنامة کاربردی را پی ریزی کند. توانایی ایجاد ماجول ها به کاربران و توسعه دهندگان ماهر اجازه می دهد تا کتابخانه هایی از توابع قابل استفاده مجدد ایجاد کنند و نیز توانایی افزودن کد به فرم ها و گزارش ها به آنها امکان می دهد تا فرمها و گزارش های سفارشی قدرتمند را ایجاد نمایند.
محدودیت های اصلی در استفاده از اکسس برای ایجاد یک برنامة کاربردی تجاری کوچک سفارشی، زمان و هزینه مطرح در فرآیند توسعه آن برنامه کاربردی است. بسیاری از افراد از ویزاردهای آن برای شروع فرآیند از آن استفاده م یکنند، اما بعدها در می یابند که برای سفارش کردن برنامه های کاربردی خود نیازمند روشهایی هستند که نمی توانند آنها را به پایان برسانند.
اکسس بعنوان یکسری توسعه برای برنامه های کاربردی سازمانی
با این که ممکن است مناسبترین مورد استفاده اکسس ایجاد برنامه های کاربردی اداری باشد، اما می توان از آن برای ایجاد برنامه های کاربردی که درون یک سازمان توزیع می شوند استفاده کرد. میزان موفقیت این تلاش به شرکت بستگی دارد. اما تعداد کاربرانی که می توانند همزمان از یک برنامه کاربردی اکسس استفاده کنند وهمچنین تعداد رکوردهایی که با یک جدول می توانند داشته باشند بدون اینکه کارایی بطور قابل ملاحظه ای پائین آید، محدودیتی وجود دارد این تعداد بسته به پارامترهای زیر تغیر می کند:
• در حال حاضر چه مقدار ترافیک روی شبکه وجود دارد؟
• سرور چه مقدار RAM و چه تعداد پردازنده دارد؟
• از سرور در حال حاضر چگونه استفاده می شود؟
• کاربران برنامه کاربردی چه نوع کارهایی را انجام می دهند؟
• اکسس و برنامه های کابردی آن از کجا اجرا می شوند؟( سرور یا ایستگاه کاری)؟
• سیستم عامل شبکه چیست؟
اکسس بعنوان یک front End برای برنامه های کاربردی Client/Server شرکت های بزرگ یک بانک اطلاعاتی Client/Server مانند مایکروسافت SQL Server یا oracle پرس و جوها را روی دستگاه سرور پردازش کرده و نتایج را به ایستگاه کاری برمی گرداند. نرم افزار سرور به تنهایی نمی تواند داده ها را به کاربر نمایش دهد بنابراین اینجاست که اکسس به کمک آن می شتابد. اکسس با عمل بعنوان یک front End می تواند داده های بازیابی شده از سرور بانک اط

لاعاتی را در گزارش ها، برگه های داده یا فرمهای نمایش دهد. اگر کاربر داده های موجود در یک فرم اکسس را به روز کند، ایستگاه کاری این تغییرات را به بانک اطلاعاتی Black-end می فرستد. می توانید این فرآیند را با پیوند به این بانکهای اطلاعاتی خارجی انجام دهید تا داده ها به صورت جداول اکسس هم برای سفارش و هم برای کاربران ظاهر شوند یا اینکه از تکنیک های دسترسی مستقیم به داده های Client/Server استفاده نماید.
آغاز کار با مایکروسافت اکسس
هنگامی که برای نخستین بار اکسس را راه اندازی می کنید یک پنجره مخصوص به نام Task Pane در سمت راست صفحه ظاهر می شود. از طریق این پنجره می توانید به سادگی بانک اطلاعاتی را که اخیراً مورد استفاده واقع شده، باز کنید. بانک اطلاعاتی جدیدی باهر نوع دلخواه ایجاد کنید یا به هر بانک اطلاعاتی که به صورت محلی یا روی یک درایو شبکه ذخیره شده دسترسی یابید.
بازکردن یک بانک اطلاعاتی موجود
پس از راه اندازی بانک اکسس، می توانید یک بانک اطلاعاتی جدید ایجاد کرده یا یک بانک اطلاعاتی موجود را بازکنید. هر بانک اطلاعاتی یک فایل مجزا است که شامل object هایی مانند: جداول، پرس و جوها، فرم ها و گزارش ها است. بانک اطلاعاتی بعنوان یک فایل روی کامپیوتر یا روی یک کامپیوتر شبکه ذخیره می شود. برای بازکردن یک بانک اطلاعاتی موجود از طریق پنجره Getting Started ، فرم های زیر را دنبال کنید:
۱- روی More…. موجود در گزینه هایopen کلیک کنید. کادر محاوره ای open ظاهر می شود.
۲- در صورت نیاز بیست بازشوی Look In را برای انتخاب یک درایو یا فهرست دیگر باز کنید.
۳- روی نام فایل بانک اطلاعاتی که می خواهید باز کنید کلیک نمائید تا انتخاب شود.
۴- open را کلیک کنید، اکسس بانک اطلاعاتی را باز می کند.
برای بازکردن بانک اطلاعاتی که اخیراً مورد استفاده قرار گرفته قدم های زر را دنبال می کنیم:
۱- منوی file را باز کنید.
۲- بانک اطلاعاتی موردنظر را در لیست فایلهای اخیراً استفاده شده در پائین منوی file بیابید.
۳- برای انتخاب فایل موردنظر آنرا کلیک کنید.
نکته:درهر لحظه فقط یک بانک اطلاعاتی می تواند باز شود، بنابراین هنگامی که یک بانک اطلاعاتی را باز می کنید، اکسس بطور خود کار بانک اطلاعاتی جاری را می بندد.
پنجرة Database :
با بازشدن بانک اطلاعاتی، پنجره Database ظاهر می شود این پنجره به شما اجازه می دهد تا هر یک از زبانه های object را انتخاب کنید. همچنین علاوه بر دارابودن پنجره مادر شامل دکمه ها و اشیاء مخصوص به خود نیز می باشد.
دکمه/شی توصیف
Open
Design

New

Tables

Queries

 

Forms

Reports

Pages

Macros

Modules

Groups/favorites شیء را که انتخاب کرده اید باز می کنید.
به شما اجازه میدهد تا طرح شیء انتخاب شده را تغییر دهید.
یک شیء جدید برپایه نوع شیء انتخاب شده باز می کند.
جداول موجود در بانک اطلاعاتی را لیست می کند و هر جدول شامل داده های مربوط به یک موضوع خاص می باشد.
پرس و جوهای موجود در بانک اطلاعاتی را لیست می کند.هر پرس و جو یک پرسش ذخیره شده درباره داده های دورن بانک اطلاعاتی است.
فرم های موجود در بانک اطلاعاتی را لیست می کند به شما اجازه میدهد تا داده ها را مشاهده اضافه، ویرایش را حذف کنید.
گزارش های بانک اطلاعاتی را لیست می کند. هر گزارش به شما اجازه میدهد تا داده های جدول را با فرمتی که مشخص می کنید به چاپگر یا صفحه نمایش بفرستید.
صفحات دسترسی به داده ها را لیست می کند. این شیء به شما اجازه مشاهده و کار با داده های اینترنت یا یک اینترانت را می دهد.
ماکرو های ایجادشده برای خودکارسازی روش کار با داده ها را لیست می کند.
ماجول های کد برنامه نویسی را که برای بانک اطلاعاتی ایجاد شده اند لیست می کند.
به شما اجازه میدهد تا گروه اشیاء دلخواه خود را که غالباً با آنها سروکار می کنید ایجاد نمائید. برای مثال گزارش های فروش
جداول: مخزنی برای داده ها
جداول نقطه شروع کاربر هستند. داده ها چه درون یک بانک اطلاعاتی اکسس ذخیره شده باشند و چه اینکه شما به داده های خارجی به وسیله جداول پیوند داده شده ارجاع می دهید. تمامی

اشیاء دیگر درون یک بانک اطلاعاتی چه به صورت مستقیم و چه بصورت غیرمستقیم به جداول ارجاع داده می شوند. برای مشاهده همه جداولی که در یک بانک اطلاعاتی باز موجود می باشند باید روی آیکون Tables کلیک کنید و اگر می خواهید داده های درون یک جدول را ببینید روی نام آن جداول دابل کلیک نمایید. اکسس داده های جدول را در یک برگه داده که شامل همه فیلدها و رکوردهای جداول است، نمایش می دهد، شما می توانی

 

د بسیاری از صفات برگه داده را تغییر دهید و حتی در برگه داده دنبال داده ها بگردید و نیز داده ها را فیلتر کنید. برای مشاهدة طرح یک جدول در حالیکه جدول انتخاب شده است روی آیکون Design کلیک کنید در نمای طراحی می توانید نام تمامی فیلدها، انواع داده ها، و خصوصیات فیلدها و جداول را مشاهده کرده و حتی آنها را تغییر دهید. جداول پایه ههم کار های هستند که در اکسس انجام می دهید. اگر داده های یک بانک اطلاعاتی در جداول قرار می گیرند بنابراین اگر یک بانک اطلاعاتی برای دستمزد کار مندان ایجاد می کنید داده های مربوط به کارمندان در یک جدو

ل، کدهای دستمزد، در یک جدول و رکوردهای دستمزد های ماههای گذشته در جدولی دیگر ذخیره می شوند. هر جدول شامل داده های درباره یک موضوع یا عنوان مشخص است. جداول براساس سطرها یا ستونها مرتب می شوند درست شبیه به یک برنامه صفحه گسترده، ستونها، فیلدها، را نشان میدهند و سطرها، رکوردها را.
بستن یک جدول:
زمانی که کارتان با یک جدول تمام شد باید آنرا ببندید برای بستن یک جدول فرمانFile/Close را انتخاب کنید یا روی دکمه بستن در گوشه راست و بالای پنجره Table کلیک نمائید.
زمانی که یک جدول را می بندید اکسس از شما می پرسد که آیا میخواهید تغییرات اعمال شده به طرح کلی جدول را ذخیره کنید. در ک این نکته بسیار مهم است ک منظور اکسس از این سئوال ذخیره تغییرات اعمال شده به داده ها نیست.
جایگزین کردن داده های یک جدول با داده های دیگر
گاهی ممکن است بخواهید رکوردهایی را که با معیار خاصی مطابقت دارد به روز کنید. بدین منظور می توانید از ویژگی Replace استفاده کنید تا بطور خود کار اطلاعات جدیدی را در فیلدهای معین شده وارد نمائید. فرآیند این کار بدین ترتیب است:
۱- روی فیلد حاوی معیار مورد جستجو کلیک کنید.
۲- روی دکمه Find در نوار ابزار کلیک کنید. کادر محاوره ای Find and Replace ظاهر می شود.
۳- زبانه Replace را انتخاب کنید.
۴- در کادر متنFind what معیار موردنظررا تایپ کنید.
۵- اطلاعات جدید را در کادر متن Replace with تایپ کنید.
۶- برای لیست های بازشوی Search ,Match , Look-In و کادر های کنترلی Match case و Search fields as formatted مقادیری را انتخاب کنید.
۷- دکمه Find Next را کلیک کنید. اکسس اولین رکوردی را که با معیار تعیین شده در کادر متن find what مطابقت دارد مکان یابی می کنید.
۸- دکمه Replace را کلیک کنید. اکسس متن رکورد را جایگزین کرده و مورد بعدی را که متن آن با متن find what مطابقت دادر پیدا می کند.
۹- قدم ۸ را تکرار کنید تا تمام موارد مشابه یا مقدار موجود در کادر متن find what

را یافته و آنها را جایگزین کنید. بجای این کار می توانید دکمه Replace All را انتخاب کنید تا همه موارد مشابه یکباره و جایگزین شوند.
۱۰- در پایان کار دکمة cancel را کلیک کنید.
پرس و جو ها(Queries ):