معایب و محاسن بروکراسی درون سازمانی

خلاصه مفهوم بروکراسی در کتاب( جهت ارائه به دانشجویان):
برگرفته شده از کتاب تئوری ها و فرایند مدیریت
نوشته جی.ای.گل ترجمه سهراب خلیلی شورینی
مفهوم بروکراسی

کلمه “بروکراسی ” ابتداء در قرن هیجدهم توسط اقتصادانان فرانسوی به نام “وینست دوگوزنی ” مطرح شد. اما در سال ۱۹۱۰ جامعه شناس آلمانی ماکس وبر موضوع وبحث بروکراسی را عنوان و تشریح کرد.بروکراسی از دو کلمه برو به معنی دفتر کارکنان سازمانهای دولتی و نیز میزتحریر اطلاق می شود. و کراسی که معنای یونانی دارد به مفهوم حکومت و اداره کردن است.بوروکراسی بصورت یک نظام فوقالعاده موفقیت آمیز جهت سازماندهی موسسات اداری و خدماتی ارائه شده است و وبر با توجه به شرایط اقتصادی سیاسی و بی نظمی های اداری قرن بیستم و ظهور و

 

شروع جنگ بین الملل اول (۱۹۱۸- ۱۹۱۴) به مطالعه سازمانهای دولتی در اروپاپرداخت ، وبه معرفی چهار چوبی برای اداره صحیح و اثر بخش سازمانها اقدام نمود. وی در این فکر بود که چگو.نه می توان به طراحی سازمانها پرداخت تا براساس ویژگیهای تعیین شده ، نقش مثبت و سازنده ای در جوامع داشته باشند.
بروکراسی در معنای متفاوت دیگری نیز بکار می رود از جمله:
۱- بروکراسی به معنای سازمان معقول

۲- بروکراسی به معنای عدم کارایی سازمان
۳- بورکراسی به معنای حکومت به دست ماموران اداری
۴- بروکراسی به معنای ادره عمومی
۵- بروکراسی به معنای سازمان
۶- بروکراسی به معنای جامعه نوین

مفهوم بروکراسی:
الف – گاهی به معنای تشریفات زائد بکار میرود یعنی کاغذ بازی و مقررات اضافی
ب- گاهی به معنای دستگاه اداری است؛ یعنی همه ابزار و امکانات دولت مرکزی و محلی
ج – و گاهی نوعی خاصی از شکل سازمانی که دارای ویژگی های مشخصی چون سلسه مراتب اختیار و نظام مقرارت است.

از نظر تاریخی همزمان با فایول و تیلور بود و یک دانشگاهی و جامعه شناس او می خواست بداند که چرا کارکنان سازمانی از افراد مافوق خود پیروی می کنند .اولین نوشته او بنام ” تئوری سازمان اجتماعی و اقتصادی ” بود .
تجزیه وتحلیل سازمان از نظر وبر
وبر سه نوع اختیار مشروع را شناسایی کرد:
۱- -سنتی – که در آن پذیرش افراد واجد اختیار از سنت و رسم ناشی می شود
۲- کاریزماتیک – که در آن پذیرش از وفاداری و اعتماد به حاکمان سرچشمه می گیرد .
۳- عقلانی – قانونی ، که در آن پذیرش از مقام یا سمت دارنده اختیار که توسط مقررات و دستورالعمل های سازمان محدود و مشخص شده ناشی می شود.

ویژگی های بروکراسی از نظر وبر
– سازمان مداومی از وظایف مقید شده توسط مقرارت
– حوزه های مشخصی از مهارت ، یعنی تخصص ، اختیار تفویض شده و مقررات حاکم بر نحوه استفاده از آن
– تنظیم سلسله مراتبی از مقام ها یا شغل ها ، یعنی هر سطحی از شغل ها
– انتصاب در سمت ها برپایه مهارت فنی
– تفکیک اداره کننده گان از صاحبان سازمان
– مقام های اداری ، حقوق مربوط به خود دارند ، و صاحبان مقام ها دارای هیچ حقی نسبت به سمت مشخصی نیستند.
– مقرارت ، تصمیم ها و اقدامات به صورت کتبی تدوین وثبت می شوند.
مهمترین عوامل رشد سازمانهای بورکراتیک از نظر وبر

ی یابند و سطوح سازمانی نیز افزایش یافته و در نتیحه شغل های جدید ایجاد میشود و جذب نیرو از خارج از سازمان انجام می شود و بدنبال خود مهارت تازه ونگرشهای جدیدی از خارج سازمان را در پی خواهد داشت
– پیجیدگی ، هر چند که اندازه، پیجیدگی را بدنبال خود دارد عواملی چون تکنولوژی پیشرفته مدرن ضرورت ونیاز به مهارت ها ی تخصصی تر را می طلبد . حیطه نظارت کوچک می شود و کنترل کیفیت جنبه حیاتی پیدا میکند و رقابت نیز بوجود می آید
علاوه بر عوامل بالا باید به قوانین و مقررات دولت ها و جامعه بین المللی مانند بازار مشترک اروپا را نیز اضافه نمود.
بروکراسی پس از وبر

با توجه به این که وبر به ساختار رسمی ساز مان ها کمک کرده است با این وجود ضعف های عمده ای را بر آن وارد کردند از جمله:
الف- مقرراتی که عامل اصلی بالابردن کارآیی سازمان طراحی شده اند آنچنان اهمیت می یابند که هدف و مقصود نهایی فراموش می شود
ب- روابط بسیار خشک و غیر شخصی و کلیشه ای می شود.
ج- تصمیم گیری ها به مطلق گرایی گرایش می یابند و انتخابها از قبل پییش بینی شده و راه های دیگر ترغیب نمی شود.

د- رفتار انعطاف ناپذیر به روابط خریدار و مشتری و مدیریت و کارکنان صدمه می زند.
ه- استاندارد کردن و دستورالعمل های روزمره و تکراری ، هماهنگی و سازگاری با محیط را مشکل می کند.
و – اعمال ” کنترل بر مبنای دانش ” وبر ، متخصصانی را تربیت میکند که نظریات آنها با مدیران و سرپرستان عادی در تضاد می افتد.
آلوین گولدنر (Alvin Gouldner) جامعه شناس آمریکایی تئوری وبر را تکمیل کرد.به نظر او احساسات و افکار نیز بر موفقیت سازمان دخیل هستند و همچنین بر رفتار تکیه می کرد ولی وبر بر جنبه ها ی ساختاری سازمان و میزان عقلانی بودن آنها تاکید می کرد. مقررات در هر سازمانی پاسخهای پیش بین شده و پیش بینی نشده ایجاد میکند.یک شرکت کوچک تولید گج برای افزایش کارایی ، اقدام به جایگزینی روشهای غبر رسمی بجای روش های رسمی کار نمود که در نهایت راندمان کار کاهش یافت .
آريالای گولدنر ۳ الگو ارائه دادند :
۱- بورکراسی کاذب ، تحمیل مقررات از طرف نیروی خارجی (دفتر مرکزی) تدوین مقررات از طرف خود کارکنان.

۲- بورکراسی انتخابی ، عملا” از مقررات پیروی میشود ، زیرا مدیریت و کارکنان در باره ارزش آنها توافق کرده بوند.
۳- بروکراسی متمرکز بر تنبیه ، تحمیل مقررات از طرف مدیر یا کارکنان صورت می گیرد.
تعریف بروکراسی از دیدگاه چارلز هندی در کتاب درک سازمانها
” ایشان بروکراسی را به عنوان “نقش های فرهنگی “(Role Cultures) بر مبنای منطق و خردگرایی تعریف میکند.”

مفهوم بروکراسی از نظر وبر
وبر معتقد است می تواند به سازمانها کمک کند. بروکراسی نوعی ساختار است. ماکس وبر با نفوذ ترین طرفدار نظریه “ساختار گرایان” توجهش به توزیع قدرت در بین مقامات سازمانی در ساختار بروکراتیک بود ، و این نکته نشان دهنده عامل رسمی در کار و نظریه اش است .
ماکس وبر که از لحاظ نگرش و جهت یابی نظریاتش عملا” در چارچوب کلاسیکها قرار می گیرد و معتقد بود که اثربخش و کاراترین سازمانها آنهایی هستند که دارای ساختار مبتنی بر سلسله مراتب هستند .دراین سازمانها ، کارکنان در انجام کارهایشان براساس یک سری مقرارت و دستورالعملها هدایت می شوند.
ویژگیهای کلی بروکراسی عبارت است :
تقسیم کار
وجود سلسله مراتب سازمانی تعریف شده
روابط غیر شخصی در انجام امور
انتصاب بر اساس شایستگی
برقراری نظام پیشرفت شغلی برای کارکنان
جدائی صاحبان سازمانها از ادره آنها

قدرت و جنبه مثبت بروکراسی در وجود استاندارد کردن
تهیه دستوالعمل ها
مقرارت و رویه ها
شرح وظایف مشاغل
وبر بر این اعتقاد بود که سازمانها زمانی کارایی شان بالا می رود که رفتار کارکنان قابل پیش بینی و کنترل باشد و بعلاوه اثر بکارگیری بروکراسی در رضایت شغلی کارکنان مشهود می شود زیرا می دانند که انتظار شغلی ار آنان چیست؟
مشخصات بروکراسی
ماکس وبر توضیح می دهد که سازمانهای جدید بر اساس این مشخصات ششگانه انجام وظیفه می کنند :
۱- اصول ثابت وقلمرو قانونی که نظام بر اساس آنها در چارچوب قوانین و مفرارت اداری شکل می باید و می توان آن را در سه بخش ملاحظه کرد.

a. کارهای مشخصی که برای تحقق هدفهای سازمان انجام میشود و به عنوان وظایف اداری و به شکل پایداری بین افراد تقسیم شده است .
b. اعمال قدرت نیز تابع سلسله مراتب و قوانینی است که توسط افراد مسئول اجراء می شود
c. متدهای لازم به کار گرفته میشود تا برای اجرای مداوم و منظم فقط افرادی که دارای صلاحیت های لازم هستند به کار گرفته شوند.
۲- اصول سلسله مراتب اداری و سطوح درجه بندی شده اعمال قدرت ، به مفهوم یک سیستم منسجم فرماندهی است که در آن سطوح پایین ادراه توسط سطوح بالا مطابق یک شکل منظم ، هدایت و رهبری می شوند.
۳- مدیریت ادارات مدرن بر اساس مدارک نوشته شده ای قرار دارد که نسخه یا نمای اصلی آن نگهداری می شود. بنابراین تعدادی کارمندان اداری وجود دارند.

۴- مدیران ادارات ، بخصوص مدیران تخصصی اداره ها ، در سازمانهای جدید به طور عمومی و خصوصی آموزش می بینند . این آموزش کارکنان ، در بخشهای خصوصی نیز همچون بخشهای دولتی رو به افزایش است.
۵- هنگامی که اداره گسترش کامل پیدا می کند نیاز های اداری، بدون توجه به محدودیت زمان اجبار کار استفاده از تمام ظرفیت کاری اداره را طلب می کند.

۶- مدیریت اداره ، قوانین عمومی را که کم وبیش پایدار و جامع می باشند و میتوان آنها را آموخت رعایت می کند . همچنین این مجموعه شامل آموزش تکنیکهایی است که باید کارمندان آن را فرا گیرند.
۷- کسانی که بروکراسی را از نظر جامعه شناسی سلطه بررسی کرده اند ، آنرا نوعی از انواع مختلف ساختار های اداری می دانند ، و معتقدند که این ساختار های اداری به هر شکلی که باشند دارای اهمیت اجتماعی – سیاسی هستند . اما ماکس وبر ، بروکراسی را تنها یک دستگاه اداری دیگری نمی داند ،بلکه آنرا منطقی ترین فرم ساختارهای اداری دانسته و روی منطقی بودن و برتری تکنیکی آن نسبت به سایر ساختارهای اداری همواره تاکید میکند.
ویژگیهای مثبت بروکراسی

رابینز معتقد است که بروکراسی چنانچه نوع مطلوب آن باشد یعنی اگر بر اساس سازمان منطقی – عقلائی بر پا شود کار آمد خواهد بود. وجود اهداف روشن و صریح ، پست های سازمانی بصورت سلسله مراتب ، موجب تسهیل در انجام امور می گردد. همچنین وجود قدرت در پست سازمانی تا در دست افراد بر مبنای روابط غیر شخصی موجب حذف نفوذ اشخاص و پارتی بازی در واگذاری در مشاغل می گردد.وی اضافه میکند که اگرچه این ویژگیها مطلوب هستند ، ولی در کشورهایی که نظام بروکراسی در آنها مورد استفاده قرار گرفته نشان می دهد که روش بروکراسی در نیل به

اهداف سازمانی دارای توانایی بالائی است . این توفیق یا امکان بر پایه استاندارد بودن امور ، اعمال کنترل روی کارکنان و رابطه با انجام وظایف و مسئولیتها است . جلوگیری از قدرت دلخواه و خارج از ضوابط ، و ایحاد تغییر در مهارتهای کارکنان از طریق آموزش ، تقسیم کار و تخصصی کردن آن ، برقراری سلسله مراتب اداری درست ، و اطمینان از وجود ارتباطات صحیح بین مقامات و کارکنان از ویژگیهای مثبت بروکراسی است.
دفت از جمله صاحبنظرانی است که به کاربرد نظام بروکراسی در سازمانها اداری و خدماتی با دید مثبت نگاهی کرده است . اعتقاد وی این است که اهداف اصلی وجود مقررات و رویه های بوروکراتیک استاندارد کردن و کنترل رفتار در سطح سازمان بصورت افقی وعمودی رخ می دهد ، و این نقش مقررات رویه و خط ومشی هاست که آنهارا منظم کند ، دفت به این اقدام ” کنترل بروکراتیک” نام داده است.

بروکراسی ار حهت منفی
وقتی پدیده ای از جهت منفی بررسی می شود منظور این است که به آثار نامطلوب آن پدیده توجه شود. به زبان دیگر وقتی موضوعی را با بدبینی بررسی می کنیم توجه ما معطوف به معرفی جنبه منفی آن قضیه است ، در اینجا نظر برخی از دانشمندان را که به بروکراسی با نظر منفی نگاه میکنند را بررسی می کنیم:

کارل مارکس : ضمن بررسی بروکراسی ضمن اظهار نظر و بررسی عقاید جورج هگل فیلسوف آلمانی در این مورد بیان میکند . از نظر هگل بروکراسی در واقع پلی است که بین دولت و حامعه واسطه می شود . به نظر این دانشمند جامعه متشکل از گروههایی است با منافعی مختلف و دولت حافظ منافع مشترک عموم افراد حامعه است . بروکراسی وسیله ای است که توسط آن گروه ها تبدیل به منافع مشترک عمومی می شود. مارکس با توجه به اینکه اساس تجزیه و تحلیل هگل را از بروکراسی قبول می کند نظریه هگل را دراین مورد که دولت نماینده منافع مشترک عموم است را رد می کندو می گوید که :” دولت حافظ منافع اختصاصی طبقه حاکمه است ، بروکراسی

به خودی خود گروه خاصی تشکیل مکی دهد ، البته نمی توان آن را به عنوان طبقه ای خاص از افراد جامعه محسوب داشت ،بلکه موجودیت بروکراسی خود عاملی جهت اختلاف در طبقات در طبقات جامعه می شود. وظیفه بروکراسی حفظ وضع موجود و امتیازات گره خاص است . بروکراسی خود عاملی جهت آماده کردن مردم به حالت بیگانگی و بی تفاوتی در جامعه است به هر حال شاید از همین چند جمله تا حدودی به نظرات کارل مارکس بیانگذار مکتب سوسیالیزم پی برده باشیم ولی نباید از خاطر دور داشت که نظریات او را نمی توان بدون توجه به کل عقاید او دریافت از این لحاظ عقاید مارکس در بروکراسی مشمول همان ایراداتی می شود که به مجموع فلسفه اجنماعی او وارد است.

اجرای بروکراسی اغلب به قیمت پدید آمدن جنبه های منفی بروکراسی شده که بطور ذاتی در چارچوب و نظام بروکراسی وجود دارد.
کریس آرجریس می گوید:
” سارمانهای رسمی ممکن است ساختارهای خود را ، ناخواسته به گونه ای طرح ریزی کنند که عواملی مانند عدم بهره دهی ، عملکرد نادرست و فعالیتهایی که منجر به هدر رفتن نیروها می شود رادر تمام سطوح سازمانی ایجاد کرده و در نتیجه ، باعث به وجود آمدن قوانین خشک سازمان ، سرکشی و تمرد ، همراه با عدم تصمیم گیری موثر بشود . به طور خلاصه ، سازمانها به گونه ای نا خواسته و شاید ندانسته ، تمایل دارند تا ساختار خود را به سوی عدم کارائی و عده سازماندهی سوق دهند….”
تامپسون عملکردهای نادرست را آسیب پذیری بروکراسی میداند و به عنوان یک فرض ، به آن اشاره می کند. او در توضیح بیشتر ، اشاره دارد که جنبه های منفی، در اثر رفتار بروکراسی نادرست پدید می آید .

از جمله مهم ترین جنبه های منفی موجود در این مجموعه می توان از خشکی مقررات ، جمود شخصیت ، جابجایی اهداف ، محدودیت در طبقه بندیها ،محدودیت در پذیرش ، خود محوری مقام خواهی ، هزینه های زیاد برای کنترل و نظارت ، اضطراب و نگرانی و….را نام براد
مارشال دیمک و میشل کروزیر را نیز می توان از جمله دانشمندانی محسوب نمود که بورکراسی را از دید منفی می نگریستند ، زیرا به عقیده آنان بروکراسی در واقع به مفهوم عدم کارایی اطلاق

می گردید. بعلاوه کروزیر معتقد است بروکراسی سازمانی است که قادر نیست اشتباهات خود را تشخیص دهد و رفتار خود را اصلاح کند ، بورکراتها از مقررات سازمان به نفع خود استفاده می کنند و همین نفع افراد باعث حفظ وضع موجود می گردد.

بروکراسی از دید بیطرفانه
عقاید مارکس وبر در باره بروکراسی شاید گویا ترین نظزیاتی باشد که پدیده بروکراسی را با بیطرفی توضیح داده است . برای اینکه عقاید “وبر” را درباره بروکراسی تا حدی عمیق تجزیه وتحلیل کنیم لازم است از نظریات اساسی او در باره تسلط و اعمال قدرت آگاهی داشته باشیم ، زیرا بر مبنای نوع مشروع بودن اعمال قدرت نوع بروکراسی مشخص می شود . منظور از مشروع بودن اعمال قدرت این است که حاکم یا شخصی که نظریات خود را بر دیگران اعمال میکند معتقد باشد که حق این کار را دارد و پیروان او نیز اعتقاد داشته باشند که موظف به فرمانبرداری اجتماعی آن جامعه است.
بررسی نطرات چند تن از پیشروان علم مدیریت در باره بروکراسی

اتزیونی معتقد است که خصوصیات ساخت عقلایی، از جمله ویژگی های نگرش بروکراسی است:
– تداوم در اجرای مقررات ودستورالعمل ها موجب پایداری آنها و نهایتا” در تحکیم نظام اداری سازمانها موثر واقع مشود . وجود قوانین ، رویه ، مقررات ، دستورالعمل ها و… موجب می شود تا برای هر مسئله یا موردی خاص نیازی به یافتن راه حل خاص نباشد.و بدین وسیله در کوشش های سازمان صرفه جویی بعمل می آید . بعلاوه ، وجود این امور در جریان ضبط و ربط موارد گوناگون

موازین واحد وبرابر به سازمان عرضه میکند . بنابراین ، اگر قرار باشد با هر یک از مراجعین به صورت حالت یا منفرد یا خاص رفتار شود ، وجود مزایایی که بدانها اشاره کردیم نا ممکن خواهد بود .
– ایجاد زمینه برای رقابت موجب می شود تا با تقسیم کار و تخصیص وظایف حدود امور مربوط به هر شخص و مسئولیت ها معین گردد. از طرفی برای اجرای این باید افراد متعهد به سازمان با اختیارات لازم تعیین شوند ، و تمهیدات لازم جهت انجام وظایف محوله بر اساس دستورالعمل ها ومقررات بکار گرفته شوند. بنابر این هر عضو نه تنها باید کار خود را بشناسد و وسائل به انجام رساندن آن را در اختیار داشته با شد که این نیز به نوبه خود متضمن توانایی مسلط شدن بر دیگران است ، بلکه باید از حدود شغل ؛ اختیارات و قدرت خویش آگاه گردد تا در وظایف دیگران مداخله نکند و صورت بندی و یا ساختار سازمان دگرگون نشود.

– در نظام بروکراسی اصل بر این است که اعضای هئیت اداری و بعبارت دیگر مدیران سازمان باید کاملا” از مالکان وسائل تولید با صاحبان دستگاه اداری جدا باشند. در واقع ، آنچه به سازمان تعلق دارد و در داخل ادارت از آن استفاده می شود باید از ما به ملک شخصی کارمندان ماکلا” منفک باشند. این جدائی موجب می شودتا کارکنان سازمانهای بوروکراتیک از مداخله و مزاحمت و توقعات مقامات یا افراد غیر سازمانی مصون بمانند.

– مقررات و دستورالعمل ها باید مدون باشند . وبر این امر را نه نتها موجب راهنمائی کارکنان می داند ، بلکه اعتقاد دارد که تدوین مقررات موجب می گردد تا اعضای سازمان تصمیمات خود را بر مبنای دستورات و رویه های یکسان اتخاذ کنند . همچنین وجود اصل سلسه مراتب ادرای موجب برقراری نظارت و سرپرستی در سازمان میگردد، و پیروی از اصول و مقررات سازمان به دست حوادث سپرده نمی شود.

دفت می گوید که به نظر وبر بکارگیری نظام بروکراسی سازمانها را یاری می کند . وی به ارائه شش ویژگی سازمانی پرداخت که به موجب اطمینان در عملیات کارآور موسسات دولتی و بخش خصوصی خواهد شد، و متوجه شد که این ویژگیها را می توان در سازمانهای بوروکراتیک موفق مشاهده نمود.

بروکراسی پایگاه مشروع قدرت
۱- مقررات و رویه ها
۲- تخصص و تقسیم کار
۳- سلسله مراتب
۴- کارکنان فنی واجد شرایط
۵- جدائی پست ها و صاحبان سازمانها
۶- ارتباطات مدون و مستند ۷- عقلائی- قانونی
۸- سنتی

۹- کاریزماتیک

ابعاد یا ویژگی های بروکراسی و پایگاه قدرت
دفت می گوید که اگر چه امروزه استفاده از بروکراسی ویژگی های آن را در حد زیاد و بطور وسیع انتقاد شده است ،معذلک وجود کنترل عقلائی در کارها توسط وبر مطرح شده فکر قابل ملاحظه و یک شکل سازمانی جدید است . بروکراسی با خود مزایای بسیاری را به همراه آورده ازقبیل جلوگیری از طرفداری از خویشاوندان ، آشنایان و نفوذ ارتباطات خانوادگی و… که ناعادلانه است