پيشگفتار
منظور از طرح سيستم اطلاعاتي انبار در كارخانه ، بطور كلي ايجاد روشي سيستماتيك و منطقي است براي اجراي عمليات مربوط به كالاهاي موجود در انبار و همچنين اعمال كنترلهاي لازم روي مراحل مختلف اين عمليات .
جزئيات سيستمهاي طرح شده در واحدهاي مختلف صنعتي با توجه به نوع فعاليت و سازمان داخلي آنها ممكن است با يكديگر تفاوت داشته باشد ولي نتايج زير از طرح هر سيتم اطلاعاتي انبار عايد مي گردد :

۱) ايجاد رابطه هاي بهتر و منطقي تر در داخل كارخانه براي تبادل اطلاعات .
۲) تسريع عملكرد قسمتهاي مختلف به كمك طرح فرمهاي مناسب .
۳) انجاد كنترلهاي بهتر در كارخانه .
۴) كمك به شناسائي بهتر كالاهاي موجود در انبار با توجه با تنوع آنها .
۵) طرح فرمهاي مناسبتر براي نگهداري حساب موجوديهاي انبار ( مثل كـارت انبـار و… ) .
۶) طرح فرمهاي بهتر براي نقل و انتقالات كالاهاي موجود انبار ( مثل برگ درخواست جنس از انبار و …. ) .
۷) نگهداري اطلاعات بروز درآمده از وضع موجوديهاي انبار كه در مقاطع مختلف مورد استفاده قرار مي گيرد ( مثلاً براي محاسبه قيمت تمام شده و …. ) .
۸) سفارش به موقع كالا و به ميزان مورد نياز به آن .
۹) افزايش اطلاعات مديريت از ميزان كالاهاي موجود در انبار ، مصرف آنها و مسائل مشابه .
۱۰) ايجاد اطمينان در مديريت از عدم وجود سوءاستفاده در موجوديهاي انبار .
۱۱) كاهش اشكالات احتمالي ناشي از غيبت افراد شاغل در سيستم ، بخصوص انباردار .
۱۲) كاهش هزينه ها و كارهاي زائد اداري از طريق حذف فرمها و يا عمليات غيرضروري.
۱۳) شناسائي كالاهائي كه بعلل مختلف به صورت بلااستفاده در انبار باقيمانده اند و سبب اتلاف فضاي انبار و راكد نگهداشتن قسمتي از سرمايه كارخانه ميشوند.

فصل اول کليات

انبارها
اين شركت داراي هشت انبار ميباشد كه عبارتند از :
۱- انبار مواد اوليه ۲- انبار ضايعات ۳- انبار لوازم يدكي ۴- انبار كالاي تجاري ۵- انبار محصول ۶- انبار ابزار مصرفي ۷- انبار سوخت ۸- انبار متفرقه .
نقشه هوائي و موقعيت فيزيكي اين انبارها پيوست ميباشد .

كدينگ در شركت
كدينگ اقلام انبارها در اين شركت ، شامل ۱۰ رقم مي باشد كه رقم اول و دوم از سمت چپ كد كالا ، بيانگر نوع انبار ميباشد ، يعني انبار مواد اوليه با پيش شماره ۱۱ انبار ضايعات با پيش شماره ۱۲ ، انبار لوازم يدكي با پيش شماره ۲۱ ، انبار كالاهاي تجاري با پيش شماره ۴۱ ، انبار محصول با پيش شماره ۵۱ و انبار ابزار مصرفي با پيش شماره ۶۲ ، انبار سوخت با پيش شماره ۸۱ و انبار متفرقه با پيش شماره ۹۱ شروع مي شوند .

پس از دو رقم اول از سمت چپ چهار رقم بعدي صرفاً براي گسترش انبار براي آينده پيش بيني شده است و به اصطلاح باز مي باشد و پس از آن رقم هفتم و هشتم نشانگر نوع جنس كالا مي باشد و در آخر دو رقم پاياني بيانگر واحد شمارش يا اندازه گيري كالا ميباشد . يعني اگر دو رقم آخر كد كالايي ۰۱ باشد واحد اندازه گيري آن كالا كيلوگرم است و همچنين ۰۲ نشانگر عدد ، ۰۳ متر ، ۰۷ ليتر ، ۰۸ قوطي ، ۰۹ يارد ، ۱۰ دست ، ۱۲ جلد ، ۱۳ اصله ، ۱۴ جين ، ۱۵ شاخه و ۱۶ رول ميباشد .

بعنوان مثال اگر كد كالايي ۶۲۰۲۴۰۰۴۰۲ باشد از رقم ۶۲ مشخص مي شود كه اين كالا در انبار ابزار مصرفي ميباشد و اعداد ۰۲۴۰ باز ميباشد و اعداد ۰۴ نشانگر نوع ابزار مثلاً سنگ برش ميباشد و اعداد ۰۲ نشانگر اين است كه واحد شمارش اين كالا عدد ميباشد .

نحوه ورود و خروج كالا از انبار
نحوه ورود جنس به انبار
در شركت ورود كالا به انبار بدين صورت است كه استفاده كننده از جنس مورد نظر با توجه به نوع جنس مانند مصرفي بودن ، ملزومات ، مواد اوليه و … فرمي به نام درخواست كالا تنظيم مينمايد و با ذكر نام خود و نام واحد درخواست كننده ، شرح و تعداد جنس مورد نياز خود را اعلام مي نمايد و پس از استعلام از انبار مبني بر نبود اين جنس در انبار ، جهت خريد به واحد تداركات ارجاع مي گردد . واحد تداركات نيز پس از طي مراحل قانوني ( دريافت استعلام بها ، پيش فاكتور و … )

نسبت به خريد جنس مورد نظر اقدام مي نمايد و جنس خريداري شده وارد انبار شده و براي آن رسيد انبار صادر مي شود . رسيد انبار در سه نسخه ( يك نسخه ۳ برگي ) تنظيم مي گردد كه يك نسخه از اين برگها نزد آورنده جنس ( تحويل دهنده ) ، يك نسخه نزد تحويل گيرنده ( انبار ) و نسخه ديگر هم به همراه فاكتور ، درخواست خريد ، استعلام بها و غيره جهت ثبت و تنظيم سند خريد تحويل امور مالي مي گردد .
نحوه خروج جنس از انبار
همچنين در اين شركت براي خروج جنس از انبار ، ابتدا تكميل فرم درخواست كالا توسط واحد متقاضي جنس صورت مي گيرد و در صورت وجود جنس مورد نظر در انبار ، حواله صادر مي گردد و پس از تكميل و تأئيد حواله مربوطه جنس مذكور به تعداد ( يا مقدار ) حواله شده از انبار خارج مي گردد . در صورت لزوم برگ خروج از انبار نيز توسط انباردار يا مسئول انبار صادر مي گردد .
فرمهاي مورد استفاده در انبارها

۱- حواله : جهت خروج كالا از انبار مجوزي بنام حواله صادر مي گردد . حواله انبار شامل : رديف ، كد كالا ، شرح جنس ، واحد ، مقدار ، شماره سفارش و مبلغ ميباشد كه در سه نسخه تنظيم مي گردد . نسخه اول براي حسابداري ، نسخه دوم براي انبار و نسخه سوم براي تحويل گيرنده ميباشد ، همچنين حواله انبار داراي كد انبار ، شماره سريال حواله ، نام واحد درخواست كننده و تاريخ ميباشد كه توسط رئيس اداره انبارها (مسئول ابنارها ) و انباردار و تحويل گيرنده امضاء مي گردد . نمونه اين فرم ضميمه پيوست ميباشد .

۲- رسيد : جهت ورود كالا به انبار مجوزي بنام رسيد انبار صادر مي گردد ، قسمتهاي اصلي رسيد انبار عبارتند از : رديف ، كد جنس ، نام جنس ، واحد ، مقدار ، شماره سفارش و مبلغ ميباشد كه در سه نسخه تنظيم مي گردد ، نسخه اول براي حسابداري ، نسخه دوم براي انبار و نسخه سوم هم براي تحويل دهنده جنس ( واحد تداركات ) است . نمونه اين فرم ضميمه پيوست ميباشد .
۳- برگشت رسيد : گاهي اوقات اتفاق كه كالايي در اثر عوامل مختلف بايد به فروشنده و يا سازند

 

ه آن عودت گردد ، در اين صورت كالاي رسيد شده در انبار را بايد برگشت رسيد كرد ، و يا به عبارتي با عودت آن به فروشنده يا سازنده آن ، برگشت از خريد تنظيم مي گردد اين سند شبيه حواله انبار ميباشد ، با اين تفاوت كه در آن علت برگشت نيز ذكر ميشود . نمونه اين فرم ضميمه پيوست ميباشد .
۴- فرم برگشت كالا : گاهي اتفاق مي افتد كه كالايي از انبار درخواست مي گردد اما پس از صدور حواله و خروج كالا ، اين كالا به انبار عودت مي شود . ثبت ورود كالا به انبار در سندي بنام برگشت كالا به انبار انجام مي شود . اين فرم شبيه رسيد انبار است ، با اين تفاوت كه در اين فرم علت برگشت كالا به انبار نيز قيد مي گردد . نمونه اين فرم ضميمه پيوست ميباشد .

انبارگرداني
همانگونه كه ميدانيد موجودي مواد و كالا يكي از اقلام دارايي هاي جاري و همچنين يكي از مهمترين اقلام ترازنامه است ، در پايان هر دوره مالي جهت اثبات مقدار ( مبلغ ) واقعي موجوديهاي مواد و كالا و همچنين جهت دستيابي به مقدار و مبلغ اجناس انبار عمل انبارگرداني انجام مي گيرد .

در شركت اين عمل در سال مالي منتهي به ۱۳۰۰ با حضور نمايندگان سازمان حسابرسي صورت گرفت . بدين صورت كه كميته اي تشكيل گرديد كه كميته انبارگرداني نام دارد . براي اين كميته مسئولي انتخاب شد كه وظيفه اين كميته اجراي دقيق دستورالعمل انبارگرداني بود و شخصي بعنوان هماهنگ كننده تعيين گرديد كه مسئوليت هماهنگي بين انبارها ، مسئولين انبارها و شمارشگران و نمايندگان سازمان حسابرسي بود .
انبارگرداني در اين شركت به مدت ۳۰ روز طبق دستورالعمل و اجراي موارد زير انجام گرديد :
۱- كنترل اجناس : از آغاز انبارگرداني موجودي انبارها چك گرديد . براي اطمينان از اينكه جنسهاي مشابه در چند جاي مختلف قرار نگيرند و يكجا جمع شوند و مواردي بود كه رفع شد .

۲- تگ گذاري : برگه هاي شمارش شامل سه قسمت مشابه كه در آن شماره سريال برگه ، كد كالا ، شرح كالا ، تعداد شمارش شده ، واحد و نيز دو محل امضاء براي شمارش كنندگان وجود داشت . اين تگهاي شمارش قبل از آغاز انبارگرداني بصورت كامپيوتري پرينت شده و هر كدام روي جنس مربوطه قرار گرفته بود .

۳- شمارش اول : شمارش كنندگان در چند تيم دو نفري تقسيم شده كه يك نفر مسئول شمارش و ديگري مسئول ثبت مقادير بود . شمارش از يك طرف انبار و در جهت خاصي شروع شد . شمارش كنندگان به ترتيب قفسه ها و رديفهاي انبار را طي كردند و به هر جنس كه رسيدند قسمت اول تگ را جدا كرده و پس از شمارش دقيق مقادير شمارش شده در آن ثبت كردند  سپس قسمتهاي مربوط به شمارش دوم و سوم را در جاي قبلي خود ( روي جنسها ) قرار مي دادند . طبق استانداردها اين عمل ( شمارش اول ) توسط گروه ديگري نيز انجام مي گيرد و در قسمت مربوط به شمارش دوم ثبت و توسط شمارش كنندگان ( تيم دوم ) امضاء مي گردد .
جمع آوري برگه هاي شمارش

در پايان هر روز برگه هاي شمارش به تفكيك شمارش اول و دوم توسط ناظرين انبارگرداني ( حسابرسان ) جمع آوري و نگهداري مي شد . پس از آنكه كليه موجوديهاي انبار شمارش گرديد با حضور بازرسان قانوني شركت ( حسابرسان ) پاكت حاوي برگه هاي شمارش باز شده و موجوديهاي شمارش شده وارد كامپيوتر گرديد .
ليستهاي مغايرت
اگر بين شمارش اول و شمارش دوم گروههاي شمارش اختلافي وجود داشته باشد ، اين موارد در ليستي به عنوان مغايرت اوليه چاپ ( تهيه ) مي شود و شمارش مجدد اين اقلام انجام مي گيرد . سپس اين شمارشها وارد كامپيوتر گرديده ( پاسخ ) و با موجودي كالاها طبق كاردكس مقايسه مي گردد . در صورت وجود هرگونه اختلاف بين آنها ليست مغايرت ثانويه تهيه مي گردد و اينبار با حضور مسئول انبار يا انباردار و يا كمك انباردارهايي كه مورد اطمينان مسئولين انبار هستند شمارش سوم انجام مي گيرد و نتيجه اين شمارش در قسمت سوم برگ شمارش ( تگ ) ثبت مي شود . سپس براي آخرين بار اين شمارشها وارد كامپيوتر ( پاسخ ) شده و ليست مغايرت نهايي گرفته ( چاپ ) مي شود . لازم به ذكر است كليه اين فعاليتها باحضور حسابرس انجام مي گيرد و برگه هاي شمـارش سوم بـه تـأييد و امضـاء انبـاردار مي رسد .
كه در اين شركت مواردي مغايرت وجود داشت كه پس از طي اين مراحل رفع گرديد .
پس از اتمام انبارگرداني صورتجلسه انبارگرداني و همچنين تأييديه انباردار نيز تهيه گرديد . كليه ليستهاي فوق به امضاء مسئول هماهنگ كننده انبارگرداني ، مسئول انبار و انباردار رسيدند . جهت شروع اعمال انبارداري در سال جديد مالي ليست كسري و اضافي انبار مورد استفاده قرار گرفت . بدين ترتيب كه كليه كسري انبار به حساب هزينه ها و كليه اضافات انبار به حساب ساير درآمدها يا درآمدهاي متفرقه منظور گرديد
فصل دوم – شناسائی انبار

مقدمه :
انبارداري يك خدمت اقتصادي است و عبارت از نگهداشتن كالا به منظور عرضه بموقع آن يا گسترش دادن مدت عرضه آن است به نحوي كه كالا براي مدتي بيشتر قابل دسترس و مصرف باشد . در اقتصاد هر كشوري انبارها حلقه هايي از زنجير توليد ، انتقال ، توزيع و مصرف اند و نقش اتصال و واسطه را در انتقال كالا از مناطق توليد به بازارهاي مصرف و سپس توزيع محلي بر عهده دارند . بهايي كه مصرف كننده براي هر كالايي مي پردازد ، برابر مجموع قيمت خريد كالا ،هزينه حمل و نقل ، هزينه انبارداري و سود فروشنده است . هزينه هاي حمل و نقل و انبارداري اغلب اوقات در مقايسه با قيمت تمام شده كالا ، مبلغ قابل ملاحظه اي را به خود اختصاص مي دهد . بنابراين استفاده از شيوه هاي صحيح انبارداري موجب كاهش چنين هزينه هايي مي شود كه در نهايت به تقليل بهاي پرداختي از طرف مصرف كننده خواهد انجاميد ، ضمن اين كه براي مصرف كننده ، انبار نقش عمده خود را از نظر قابليت كاربرد و سهولت دسترسي به كالا نشان مي دهد .

تلاش كارخانه هاي مختلف مصروف تهيه مواد اوليه و ساخت كالاهاي مورد مصرف مردم مي شود . بنابراين در هر سازمان صنعتي و توليدي ، انبارهاي مختلفي بر حسب نيازهاي آن سازمان همچون : انبار مواد اوليه ، انبار كالاهاي نيم ساخته ، انبار ابزارآلات ، انبار قطعات يدكي دستگاهها ، انبار قالبها ، انبار ملزومات ، انبار ضايعات مواد و … وجود دارد .
درصد زيادي از سرمايه اكثر سازمانهاي بازرگاني را مواد اوليه ، لوازم و قطعات يدكي ، كالاهاي ساخته شده و نيم ساخته و نظاير اينها تشكيل مي دهنـد . بديـهي است كـه بخـش عمده اي از سرمايه در گردش سازمان مصروف تهيه آنها مي شود . لذا نگهداري و مراقبت دقيق از آنها و برقراري يك نظام صحيح اطلاعاتي براي كنترل موجوديهاي انبار بسيار ضروري است . چه ثروتهايي

كه در انبارها به سبب فقدان دقت و مراقبت و انبارداري ناصحيح از بين مي روند و بنابراين با بهبود وضع انبارداري مي توان جلو اين زيانها را گرفت و بر ميزان سود سازمان افزود . عوامل مختلفي در ميزان موجودي و انواع و تعداد انبارهاي سازمانهاي بازرگاني مؤثرند. از قبيل : روش توليد ، ميزان به كارگيري ماشين آلات ، نوع محصول ساخته شده ، بازار مصرف ، نوع مواد اوليه مورد نياز ، نوسانات ارزي و قيمت در بازارهاي جهاني ، وضعيت واحد توليدي در صحنه صنعت و اقتصاد كشور بلكه در سطح جهاني و بالاخره نظام تدارك و سفارش كالاها در سازمان مربوطه .
در نظام انبارداري و نگهداري كالاها با سه روش سروكار است :
۱- ورود كالاها به انبار ( وارده )
۲-صدور و خروج كالاها از انبار ( صادره )
۳- ذخيره كردن يا موجودي كالاها در انبار .
در مواردي كه انبار ، كالاهاي نيم ساخته در ميان خط توليد را ذخيره و نگهداري مي كند ، چون جريان ورود اين كالاها و صدور آنها در خارج انبار تعيين و اجرا مي شود ، اين روشها مشكلتر و پيچيده تر است .
هدف و اهميت انبارداري صحيح

درصد زيادي از سرمايه اكثر موسسات صنعتي را مواد اوليه ، لوازم ، وسائل يدكي كالاي ساخته و نيم ساخته و نظاير آنها تشكيل ميدهند كه قسمت عمده سرمايه در گردش صرف تهيه اجناس و وسائل مذكور ميگردد ، لذا نگهداري و حفاظت دقيق از آنها و برقراري يك سيستم صحيح اطلاعاتي براي موجودي بسيار ضروريست .
ارزش ريالي مجوديهاي انبار در صنايع مختلف متفاوت است . جهت در ك اهميت اين موجوديها در واحدهاي صنعتي مختلف ميتوان از نسبت موجوديهاي انبار به كل دارائيها و ارزش ويژه آن صنعت استفاده كرد .

عوامل مختلفي در ميزان موجودي انبار واحدهاي صنعتي موثر هستند . بطور مثال روش توليد ، دوره توليد ، ميزان بكارگيري ماشين آلات ، نوع محصول ساخته شده ، بازار مصرف ، نوع مواد اوليه مورداحتياج ، نوسانات ارزي و قيمت در بازارهاي جهاني ، وضعيت واحد صنعتي در كل صنعت كشور و دنيا ، … و بالاخره سيستم هاي تداركاتي و سفارش واحد توليدي .
ايجاد يك نظام صحيح انبارداري در سازمانها ( به ويژه سازمانهاي بازرگاني و صنعتي ) باعث سودآوري و متضمن مزاياي زيادي است كه در زير به پاره اي از آنها اشاره مي شود .
۱- دريافت ، استقرار ، حفاطت و در دسترس قرار دادن كالاها در انبار به طرز درست و به سرعت و آساني انجام مي پذيرد و نيازهاي واحدها بموقع تامين مي شود
۲- با نظارت دقيق بر موجوديهاي انبار ، از افزايش بيش از اندازه و حد تعيين شده كالاها در انبار جلوگيري مي شود و در نتيجه از ضرر و زيانهاي ناشي از تغيير قيمتها يا خرابي و فساد كالاها در اثر گذشت زمان جلوگيري مي شود .
۳- از سفارشات مضاعف و تكراري كه بر اثر بي توجهي به كالاهاي سفارش شده قبلي و در بين راهي رخ مي دهد ، جلوگيري مي شود .
۴- تعيين ميزان موجودي كالاها در انبار و ميزان مصرف و در نتيجه نوع و مقدار خريد آنها در زمانهاي مختلف به نحو صحيح محاسبه و در نتيجه در بودجه خريد صرفه جويي مي شود . ا

ين امر عمليات حسابداري صنعتي را نيز تسهيل مي كند .
۵- اطلاعات مورد نياز مديران در زمينه ميزان موجوديها و مصارف كالاها در هر زمان به نحو احسن تأمين مي شود .
۶- باعث تسهيل عمليات شمارش ، موجودي گيري و صورت برداري عملي از موجوديها ( انبار گرداني ) ، همچنين تعيين ارزش موجودي جنسي در پايان سال كه كار پر زحمت و پر خرجي است مي گردد .
۷- با خريد به مقدار مقرون به صرفه ، از راكد شدن سرمايه در گردش به سبب نگهداري بيش از حد موجودي جلوگيري و در نتيجه باعث تسريع جريان نقدينگي سازمان مي شود .
۸- صدور بموقع قبض انبار سبب تسهيل پرداخت مبلغ كالا به فروشنده و عمليات حسابداري مي شود .
۹- كالاها به ميزان واقعي و صحيح بيمه مي شوند و از پرداخت هزينه اضافي بيمه براي كالاها جلوگيري مي شود .
۱۰- چون ميزان موجوديهاي انبار معمولا به قيمت تمام شده ارزيابي مي شود ، لذا در صورتي بروز خسارات ناشي از آتش سوزي و مواردي كه باعث ايجاد خسارت مي شود ، خسارات وارده با استناد به آمار موجوديها ، از طرف شركتهاي بيمه به سهولت تعيين مي شود و احتياج به ادعاهاي واهي ، غير حقيقي و تسويه حساب از طريق مصالحه نمي باشد
۱۱ – اموال و دارائيهاي سازمان به نحو صحيحي نگهداري و حفاظت مي شود و در نتيجه اتلاف و ضايعات و سرقت به حداقل مي رسد . به علاوه بديهي است كه با بودن نظم و امكان رسيدگي دقيق بر موجوديها ، از سوء استفاده هاي احتمالي در انبار جلوگيري مي شود .
انبار و انواع آن
۱- تعريف

به محل و فضايي كه يك يا چند نوع كالاي تجاري ، صنعتي ، مصرفي ، مواد اوليه يا فراورده هاي مختلف نگهداري مي شود ، انبار اطلاق مي كنند . از تركيب چند انبار يك مخزن (دپو) بوجود مي آيد . تعداد انبارها و مخازن هر سازمان به نوع و كيفيت كالاها و نيازهاي سازمان و نيز حدود تأثير آنها در دستيابي به هدفهاي مورد نظر سازمان بستگي دارد .
۲- انواع انبارها
انبارها را به طرق مختلف تقسيم بندي مي كنند : از نظر نوع كالاهاي نگهداري شده از نظر چگونگي و ماهيت عمل ، از نظر فيزيكي يا شكل ساختماني .

۱-۲- از نظر نوع كالاهايي كه درانبار نگهداري مي شود
كالاها در بدو امر به شكل جامد ، مايع و گاز هستند و انبارداري هر يك به شيوه خاصي انجام مي گيرد . علاوه بر شكل و حالت مواد ، شرايط و خصوصيات كالا در نوع انباري كه براي نگهداري آن مورد نياز است و تدابيري كه به كار مي رود ، در آن شيوه تأثير دارد . از اين نظر، انبارها به صورت زير تقسيم بندي مي شوند :
۱- انبار كالاهاي معمولي
۲- انبار مواد قابل اشتعال و انفجار
۳- انبار كالاهاي فاسد شدني
۴- انبار مواد شيميايي و سموم
۵- انبار مواد فله اي .
۲-۲- انواع انبار از نظر چگونگي نقش و ماهيت عمل
با توجه به محل و موقعيت انبار ، نحوه ساختن انبار ، تأسيسات مورد نياز ، تنوع كالاهايي كه وارد انبار مي شود ، ميزان حجم يا وزن موادي كه در طي زمان معيني به انبار داخل يا از آن خارج مي شود ، همچنين موقعيت انبار در ارتباط با فعاليتهاي اقتصادي جامعه ، انبارها را به صورت زير تقسيم بندي كرده اند :
۱- انبارهاي گمركي و ترانزيت
۲- انبارهاي توزيع كلي و محلي ( سراها )
۳- انبارهاي سازمانها و كارخانه ها .

۳-۲- انبار از نظر فيزيكي يا شكل ساختماني
انبار از نظر فيزيكي يا شكل ظاهري به سه صورت زير است :
۱-انبارهاي پوشيده : چنين مكاني از چهار طرف بسته و داراي سقف ، ديوارها ، در و وسايل ايمني و اطفاي حريق كامل و ساختمان آن عمدتا به صورت سوله است.
۲- انبارهاي سر پوشيده : اين انبار به صورت بارانداز است و فقط سقف و عمدتاً سكو دارد . بدين ترتيب كه اطراف آن باز و فاقد ديوار و حفاظ جانبي است و كالاها را فقط از بارندگي و تابش مستقيم نور خورشيد محافظت مي كند . معمولاً كالاهايي كه از كاميون يا قطار تخليه مي شوند در اين انبارها به طور موقت نگهداري وسپس به محلهاي ديگر حمل مي كردند .
۳- انبارهاي باز يا انبار فضاي باز : اين انبار به شكل محوطه باز است و معمولاً براي نگاهداري ماشين آلات و لوازم سنگين و نيز مواد و مصالح ساختماني ( زير بارندگي و تابش آفتاب آسيب نمي بينند ) مورد استفاده قرار مي گيرد .

۳- نقش انبار
نقش اصلي انبار حفاظت از كالاهاست . در پاره اي موارد در انبار عمليات ساده بسته بندي و عدل بندي ، يا باز

كردن كالاها و تقسيم و توزين آنها و آماده كردن براي توزيع بين واحدهاي مختلف سازماني ، نيز انجام مي پذيرد . در واقع انبار حالت بارانداز را دارد و محل استقرار موقت يا دريافت و پخش كالاهاست و عمدتاً هيچگونه ارزش افزوده ايجادنمي كند بلكه كانون ايجاد هزينه است .

نگهداري كالا
خروج كالا از انبار انبار ورود كالا به انبار

شكل ۱/۱ عمليات انبار

گفتني است كه انبار ، حالت مسافرخانه يا هتل را براي كالا دارد . براي مدتي در آن اقامت مي كند و سپس براي استفاده و مصرف هميشگي به واحد اصلي و مصرف كننده تحويل داده مي شود .
در انبار اعمال فيزيكي از قبيل تحويل گرفتن كالاها ، حمل و نقل ، جايگزيني ، توزيع و تحويل كالاها ، همچنين اعمال اداري و دفتري براي كنترلهاي موجودي و مالي از قبيل ثبت در دفاتر و كارتها انجام مي شود . در واقع نگهداري و تحويل مواد و كالاها شامل كنترل اقلام (كنترل جنسي) و نيز كنترل مالي و تحويل و تحولات فيزيكي كالا در انبار مي شود . بيشتر سوءاستفاده ها و فساد اداري و مالي در انبارها رخ مي دهد كه با ايجاد سيستم صحيح انبارداري مي توان از بروز آن پيشگيري كرد .
۴- منابع ورود كالا به انبار
كالاهاي يك سازمان از مجاري ، منابع و وروديهاي مختلف به شرح زير راهي انبارهاي سازمان مي شود و بر موجودي مي افزايد :
۱-كالاهاي خريداري شده توسط مامورين خريد ( از فروشندگان ، توليد كنندگان ، دلالها يا مازاد مواد اوليه و مصرفي كارخانه ها ) ؛
۲-كالاهاي تحويل شده توسط برندگان مناقصه ؛
۳- كالاهاي خريداري شده از خارج از كشور ؛
۴- كالاهاي برگشتي يا مرجوعي به انبار ( برگشتي از فروش با برگشتي از واحدهاي سازمان ) ؛
۵- كالاهاي انتقالي از ساير انبارهاي سازمان ؛
۶- كالاهايي كه به عنوان نمونه يه مستوره و معمولا مجاني و بلاعوض توسط توليدكنندگان و فروشندگان داخلي يا خارجي يا مردم به سازماني اهدا مي 

۷- كالاهايي كه در همان سازمان توليدي ( كارخانه ) ساخته و رهسپار انبار محصولات ، يا انبارقطعات نيم ساخته و يا انبار مواد اوليه مي شود ؛
۸- كالاهاي اماني نظير انبارهاي گمركي ، انبارهاي عمومي و سردخانه ها ، انبارهاي شركتهاي حمل و نقل ، انبارهاي برخي چاپخانه ها و برنج كوبيها و ريخته گريها ، انبارهاي برخي پارچه بافيها ، انبارهاي پست و بانك كارگشايي ؛
۹- كالاهاي مصادره اي و تمليكي براي بعضي سازمانهاي دولتي يا كالاهايي كه بر اثر تغييرات سازماني به انباري تحويل داده مي شوند .
انبارهاي سازمانهاي توليدي و صنعتي
۱-انبارهاي توليد
معمولا در سازمانهاي صنعتي _ بازرگاني ، هر انبار به رفع نيازهاي يك بخش يا واحد سازماني اختصاص دارد . معمولاً انبار مواد اوليه و قطعات زير نظر مدير فني كارخانه قرار دارد. همچنين در بعضي كارخانه ها انبار مواد خام و قطعات ، لوازم يدكي ، قطعات نيم ساخته و ابزارآلات جملگي مستقيماً زير نظر مدير فني كارخانه اداره مي شود . انبار محصولات ساخته شده زير نظر بخش بازاريابي و فروش قرار دارد . انبار ملزومات اداري و دفتري زير نظر بخش امور اداري و كارگزيني فعاليت مي كند .
مواد و قطعات مختلف مورد نياز سازمان صنعتي حداقل در سه مكان جمع و انباشته مي شود :
۱- معمولاً در انبار مركزي يا انبار مادر ، مواد خام و اوليه و اقلام در انتظار توزيع با شرايط زير ذخيره و نگهداري مي شود :
الف- اقلام بزرگ و حجيم ،
ب- اقلام به تعداد زياد ،
ج- قطعاتي كه در بخشهاي زيادي مورد استفاده است ،
د- مواد اوليه و قطعات خريداري شده آماده ورود به فرايند توليد .
۲-در انبارهاي واقع دربخشهاي مختلف كارخانه معمولاً چنين اقلامي ذخيره و نگهداري مي شود :
الف- در صورت امكان همه نوع اقلام ،

ب- كالاها و قطعاتي كه پيوسته مورد استفاده آن بخش قرار مي گيرد ،
ج- مواد در جريان توليد كه به صورت موقت در كنار ماشينها انبار مي شود ( كالاهاي نيم ساخته در بين مراحل توليد يا در انتظار مونتاژ نهايي ) .
۳-در نقطه انجام عمليات يا ايستگاه كار يا محل عمليات ( كه به آن انبار پاي كـار گفتـه مي شود ) ، معمولاً چنين اقلامي ذخيره و نگهداري مي شود :
الف- اقلام مورد استفاده فوري ،
ب- اقلام كوچك با مقادير زياد ،
ج- مواد در جريان ساخت .
۲- انبار محصول
اين انبار با نگهداري و توزيع كالاهاي ساخته شده ( محصول ) ارتباط دارد و وظايف آن بدين شرح است :
۱- تحويل گرفتن كالاهاي ساخته شده ( محصول ) ازبخش توليد
۲- انبار كردن منظم و حفاظت صحيح فرآورده ها
۳- تفكيك محصولات سفارشي از ساير محصولات موجود در انبار
۴- توزين و بسته بندي صحيح محصولات براي ارسال به مراكز و بازارهاي فروش .
۳- انبار مركزي و انبار پاي كار
تشكيلات و سازمان داخلي انبارها در همه سازمانهاي صنعتي و بازرگاني يكنواخت نيست و با توجه به موقعيت ، اوضاع و احوال ، مصالح سازمان و مساله تمركز و عدم تمركز متفاوت است . در برخي سازمانهاي توليدي ، يك انبار مركزي ( مادر ) مواد اوليه و يك انبار مركزي كالاي ساخته شده وجود دارد . در برخي ديگر از سازمانهاي توليدي علاوه بر اين دو انبار ، براي مواد اوليه و كالاهاي نيم ساخته نيز انبارهاي فرعي يا به اصطلاح انبارهاي دستي و پاي كار در هر پست كار ( واحد توليد ) وجود دارد . اهميت ايجاد انبارهاي پاي كار بيشتر از لحاظ كنترل مصرف است .

در عين حال انبارداري و طراحي و ساختمان فيزيكي تأسيسات انبار ، لازمست مسايلي چون كسري و كمبود انبار بر اثر تبخير ، نقايص و شكستگي و نشت و تراوش و امثالهم كه براي كالاها پيش مي آيد ، در نظر گرفته شود .
موجوديهاي انبار ( انواع انبار )
براي به كارگيري سيستم صحيح انبار داري كالاها ، در بدو امر لازمست شناسايي دقيقي از اقلام انبارها داشت . هر قلم كالايي كه در انبارها نگهداري مي شود ، جزء يكي از موارد زير است و هر سازمان بسته به نوع وظايف ، هدفهاو توليدات خود يك يا چند نوع از انبارهاي زير را داراست :
۱- مواد توليدي ( مواد خام اوليه )
مواد خريداري شده براي توليد كالا را مواد توليدي يا مواد اوليه مي نامند . اين مواد در فرايند توليدي ، براي ساخت محصولات و مصنوعات كارخانه مورد استفاده قرار مي گيرد و روي آنها عمليات مختلف شيميايي ، فيزيكي و مكانيكي انجام مي شود ؛ پس از طي مراحل توليد به صورت كالاي قابل مصرف و استفاده ، يعني كالاي قابل عرضه به بازار براي فروش به مشتريان و مصرف كنندگان ، درمي آيد . مواد توليدي اشيايي هستند مانند مفتول آهن و ورقه آهن در يك كارخانه سازنده وسايل و لوازم خانه ( مثل بخاري ، كولر و … )، يا نظير چرم و پارچه هاي خاص در كارخانه كفش سازي ، يا سنگ آهن براي كارخانه فولادسازي . مواد اوليه تنها به صورت مواد خام و به حالت طبيعي نيست ، بلكه ممكن است محصول ساخته شده در يك كارخانه ، به عنوان مادهم اوليه در كارخانه ديگر مورد استفاده قرار گيرد .
مواد اوليه در يك كارخانه به آن دسته از مواد و مصالحي اطلاق مي شود كه در آن كارخانه ساخته نشده و محصول كارخانه هاي ديگر است و در آن كارخانه به عنوان عوامل توليد بشمار مي آيد و از آن پس در آن كارخانه روي آنها كار انجام مي شود ، نظير آرد ، چرم و پارچه .

۲- كالاي نيم ساخته ( كالاي در جريان ساخت )مواد يا كالاهايي را كه بخشي از عمليات توليدي در آن كارخانه روي آنها انجام گرفته لكن هنوز به صورت كالاي آماده براي فروش در نيامده و در محل كارخانه در مراحل مختلف توليدي يا در دست ساخت است ، كالاي نيم ساخته يا در جريان ساخت گويند ؛ مانند بدنه كولر يا اتاق اتومبيل ، بهاي كالاي نيم ساخته تنها قيمت مواد اوليه آن نيست . بلكه هزينه هايي از قبيل كار مستقيم ، كار غير مستقيم و ديگر هزينه هاي ساخت نيز شامل آن مي شود . نگهداري كالاهاي نيم ساخته و قطعاتي كه به سرعت مونتاژ مي شود و به صورت محصول نهايي مورد نظر در مي آيد ، در پاره اي مواقع فضاي كمتري نسبت به نگهداري محصولات اشغال مي كنند و گاه به صلاح است كالاها بدين شكل در انبار نگهداري شود .

۳- محصول يا كالاي ساخته شده
كالاها يا موادي كه كليه عمليات توليدي را در كارخانه پشت سر گذارده و تكميل شده و كاملاً آماده فروش يا توزيع است ، كالاي تمام شده يا نهايي مي نامند . در واقع كالاهايي كه محصول توليدي يك سازمان تلقي مي شود و هدف آن سازمان ، توليد آنهاست و براي حمل به بازار و توزيع و فروش آماده است ، كالاي ساخته شده يا محصـولات كـارخانـه خـوانده مي شود . درسازمانهاي توليدي ، كالاها و لوازم توليد شده در كارگاه هاي آن سازمان ، معمولاً از مواد اوليه اي ساخته شده است كه از انبار مواد اوليه مي گيرند يا مستقيماً از خازج سازمان خريداري مي كنند و سپس به شكل و در قالب يك كالاي جديد به انبار كالاهاي ساخته شده سازمان تحويل داده مي شود . يك سازمان ممكن است يك محصول توليد كند (تك محصوله) مانند اتومبيل ، يا محصولات متعدد ، مانند لوازم خانگي كه براي هر كدام يك انبار در نظر گرفته مي شود .

۴- اجناس خريداري شده براي فروش
اجناس خريداري شده براي فروش آن دسته از موجوديهاي انبار است كه صرفاً به منظور فروش خريداري مي شود و هيچ نوع عمل توليدي روي آنها انجام نمي گيرد . به بيان ديگر ، عبارتند از كالاهايي كه به هر شكل كه خريداري شده اند به همان صورت نيز فروخته مي شوند و تنها احياناً از هيأت كلي به شكل خرد در آمده و به صورت كوچك تقسيم و بسته بندي مي شوند . عموماً موجودي انبارهاي سازمانهاي تجاري و توزيع كننده كالاها در اين زمره است . البته برخي از سازمانهاي توليدي كه به موجب مجوّز قرارداد خاص با يك شركت خارجي به مونتاژ يا توليد محصولات مي پردازند، مقداري از همان محصول ساخته شده را با توجه به تقاضاي بازار و توليد داخلي به منظور فروش ، از خارج مي خرند . اضافات لوازم يدكي ماشين آلات نيز از اين دسته است .
۵- مواد غير توليدي ( مواد و لوازم مصرفي و ملزومات اداري )
مواد غير توليدي ، به انواع و اقسام مواد ، وسايل ، لـوازم و اشيـا مصـرف شدنـي گفتـه مي شود كه در سازمان توليدي مورد استفاده قرار مي گيرند و به امر توليد به طور غير مستقيم كمك مي كنند . به عبارت ديگر ، مستقيماً در امر توليد دخالت ندارند و در ساخت كالا بكار نمي روند و ديده نمي شوند ؛ بلكه براي توليد محصول ضروري هستند ، نظير : انواع مواد حرارت زا مانند زغال سنگ و … ؛ همچنين لوازم و ملزومات دفتري و اداري مورد نياز مانند لوازم التحريرو … از اين كالاها براي تامين امكانات و اجراي عمليات توليدي و غيـر توليـدي ( اداري ) استفاده مي شود .

مواد غير توليدي خود به دو دسته : ۱- مواد كمكي ، ۲- مواد و ملزومات مصرفي ، قابل تقسيم اند . مواد كمكي يا مكمل چيز هايي هستند كه در جريان توليد بكارمي روند ولي در اصل محصول ديده نمي شوند مانند لوازم بسته بندي .

مواد و ملزومات مصرفي هم خود به دو دسته : ۱- مواد مصرفي و ملزومات اداري ، ۲- مواد مصرفي و ملزومات صنعتي تقسيم مي شوند .
منظور از مواد مصرفي و ملزومات اداري ، مواد و ملزوماتي است كه در امور دفتري و اداري مورد استفاده قرار مي گيرند مانند لوازم التحرير و مركب چاپ . مواد و ملزومات صنعتي ، مواد و ملزوماتي است كه در عمليات توليدي و ساخت كـالا مـورد استفـاده قـرار مي گيرند و جز‌ء اقلام مصرفي بشمار مي آيند مانند : مواد شوينده و پاك كننده ها و …
۶- لوازم و قطعات يدكي ماشين آلات
منظور لوازم و قطعاتي است كه در تعمير ماشين آلات و تجهيزات كارخانه و نيز وسائط حمل و نقل سازمان مورداستفاده قرار مي گيرند و جايگزين قطعات و لوازم از كار افتاده و مستعمل مي شوند .
به بيان ديگر ، قطعاتي است كه براي بازسازي و تعميرات ماشين آلات كارخانه يا تأسيسات واحدهاي توليدي و غير توليدي به كار مي آيند .
۷- ابزار آلات و قالبها منظور از ابزار آلات يا افزارآلات عبارتست از انواع ادوات ، لوازم و وسايلي كه توسط كارگران در عمليات مختلف مورد استفاده قرار مي گيرد و با آنها كار انجام مي شود ، نظير انواع آچارها ، بيلها ، اهرمها و … انباردار ابزارآلات مسئول هر نوع تحويل و تحول در ابزار است .
به طور دقيقتر ، ابزار و ادوات خود به دو نوع تقسيم مي شود:
الف- دستي ب- ماشيني .
ابزارآلات دستي چيزهايي است مانند انبردست، آچار ، بيل و … كه نيروي انساني آنها را بكار مي گيرد .
ابزارآلات ماشيني ابزارهايي است كه روي ماشين آلات ثابت مـي شـوند و بكـار گرفتـه مي

شوند ، مانند انواع تيغچه ها ، مته ها ، مرغكها كه روي ماشين تراش يا ماشين مته بستـه مي شوند و در كارها مختلف مورد استفاده قرار مي گيرند . گاهي اوقات قالبهاي مورد استفاده ماشين آلات كارخانه را نيز در اين انبار نگهداري مي كنند ، يا ممكن است به طور جداگانه در جايي به عنوان انبار قالبها نگهداري شوند .
در سازمانهاي غير توليدي ، ابزارآلات حكم اموال اداري را پيدا مي كنند مانند ميز ، مبل، صندلي ، و … كه در انبار اموال نگهداري مي شوند .
۸- اجناس و لوازم اسقاطي و ضايعات مواد
منظور از اجناس اسقاطي اجناسي است كه ديگر بكار نمي آيند و مستهلك شده اند . معمولاً اين اجناس را در موقعيت مناسب ، به مزايده مي گذارند و انبار را از وجود آنها پاك مي كنند ؛ يا احتمالاً آنهايي را كه قابل مرمّت اند ، تعمير مي كنند و مورد استفاده دوباره قرار مي دهند . ضايعات غير قابل استفاده مواد را هم عموماً در اين انبار جاي مي دهند . در برخي موارد هم براي آن انبار جداگانه اي در نظر مي گيرند .
ضايعات مواد خود به دو بخش : الف- پرت توليد ، ب- ضايعات توليد ، تقسيم مي شوند. منظور از پرت توليد ، قسمتي از مواد اوليه است كـه از باقيمـانده قطعـات توليـدي حـاصل مي شود و پذيرفته شدني و طبيعي است . منظور از ضايعات توليدي ، مواد و قطعات توليدشده خراب و ناقصي است كه در مراحل مختلف توليدي به دلايل مختلف انساني يا مادي ايجاد مي شود و با روشهاي گوناگون مي توان اين ضايعات توليدي را به كمترين حدّ ممكن كاهش داد. به علاوه بايد توجه داشت كه همـواره وقتـي از ضايعـات مـواد صحبـت مي شود ، چيزهايي مورد نظر است كه داراي ارزش اند ؛ ولي چيزهاي كلاً به دردنخور كه ديگر اصلاً قابل استفاده نيست به عنوان زباله مطرح مي شود .
محل سازماني و تشكيلات داخلي انبار

۱- نقش و وظيفه انبار
همانطور كه ذكر شد ، وظيفه انبار نگهداري صحيح و تحويل به موقع كالاهاي مورد مصرف سازمان است . معمولاً در واحدهاي توليد ، هر انبار به رفع نيازهاي يك يا چند واحد توليدي مشابه اختصاص دارد .
از تركيب چند انبار يك مخزن يا دپو بوجود مي آيد . تعداد انبارهاي هر يك از مخازن به نوع وكميت كالاها و نيز حدود فعاليت آنها بستگي دارد .
شكل ۲/۱ نمودار سازماني يك سازمان را نشان مي دهد .

 

شكل شماره۲/۱- نمودار سازماني انبارهاي يك سازمان
۲- موقعيت سازماني انبار در سازمانهاي بازرگاني و سازمانهاي دولتي
در برخي سازمانهاي صنعتي و توليدي ، انبارهاي قطعات ، مواد اوليه و لوازم يدكي زير نظر مدير فني كارخانه ( مدير توليد ) قرار دارد ؛ انبار محصولات زير نظر مدير فروش و بازاريابي ( ماركتينگ ) است .
در بعضي سازمانهاي بزرگ بازرگاني ، واحد انبار به عنوان يك شاخه مديريت زير نظر معاونت تداركات يا بازرگاني است كه زير نظر مستقيم مدير عامل قرار دارد . مدير انبار ، انبارهاي مختلفي مانند انبار مواد ، انبار قطعات ، انبار ابزارآلات ، انبار اموال را كه هر يك از آنها داراي يك مسئول است ، زير نظر دارد .
در سازمانهاي دولتي و غيرانتفاعي ، واحد انبار زير نظر اداره تداركات يا كارپردازي اداره مي شود ، كه اين اداره نيز ممكن است يكي از واحدهاي تابعه مديريت كل امور اداري يا مديريت كل امور مالي باشد . ممكن است واحد كارپردازي نيز به سبب وسعت و گسترش با نام اداره كل كارپردازي زير شاخه معاونت اداري و مالي سازمان و در رديف ساير ادارات كل اين معاونت قرار داشته باشد .
۳- مشاغل موجود انبار

درانبارهاي بزرگ معمولاً مشاغل متعددي هست كه بايد افراد واجد شرايط عهده دار تصدي آنها شوند . براي اينكه اين افراد به خوبي از عهده وظسايف محوله برآيند ، لازمست آموزشهاي لازم ببينند و در كار خود اطلاعات و تجربيات كافي و لازم داشته باشند . اين مشاغل عبارتند از : مدير مخزن ، رئيس امور انبارها ، معاون ، انباردار كل ، سرانباردار ، كمك انباردار ، مسئول انبار كارگاه ( انبار دستي يا انبار پاي كار ) ، كارت نويس ( حسابدار انبار ) ، مسئول سفارشها ، بازرس ، قطعه شناس ، نگهبان ، كارگر تخليه و بارگيري و راننده .

مشخصات انباردار
انبار داري حرفه اي بسيار فني ، تخصصي ، پرمسئوليت و چند بعدي است . متأسفانه بسياري از مديران ، انبارداري را معادل سرايداري مي پندارند و براي آنها تفاوتي قائل نيستند و به انبارداري التفاتي ندارند . اين رفتار به سبب استنباط نادرست آنها از حرفه انبارداري است .
انباردار واقعي به كسي گفته مي شود كه داراي مشخصات زير باشد :
۱- داشتن اطلاعات علمي و عملي كافي از مواد ، لوازم و اجناس مورد مصرف يا كالاهاي مورد مصرف يا مورد عرضه و فروش سازمان كه لازمست در محلي به نام انبار محافظت شود.
۲- داشتن توانايي اداره و نگهداري انبار به نحو موثر و سودمند .
۳- داشتن توانايي مباشرت و نظارت قابل توجه نسبت به درخواستهاي رسيده و صدور كالا و بالأخره اطلاعات كافي از ميزان موجوديها و محل مصرف آنها .
۴- داشتن حسن سليقه در ترتيبت دادن و چيدن كالاها و همچنين درنقل و انتقال داخلي آنها و نيز در استفاده از مهمترين ، مناسبترين و با صرفه ترين وسيله مكانيكي يا هر نوع وسيله ديگر در انتقال داخلي اجناس .
۵- داشتن مهارت كافي در طبقه بندي كالاها ، كدگذاري و نگهداري آنها و نيز ترتيب محل انبارها با درنظر گرفتن و دسترسي به محلهاي مصرف ، به نحوي كه بتوان با كمترين هزينه و آسانترين وسيله و شيوه حمل و نيز رعايت ايمني و حفاظتي ، آن مواد و لوازم را به محل مصرف رسانيد .
۶- داشتن دقت در تشخيص زمان سفارش هر كالا و مقدار اقتصادي سفارش ، به نحوي كه وقفه اي در عمليات پيش نيايد و موجودي غير ضروري هم هرگز گردآوري و نگهداري نشود .
۷- داشتن آمادگي پذيرش مسئوليت مالي .
۸- خود را به رعايت اصول امانتداري و حفظ منافع سازمان مربوطه موظف بداند.
۹- گزارشهاي هر دوره عملكرد انبارها را براي مديريت سازمان تنظيم و ارائه كند.
۱۰- از روشها و فنون جديد انبارداري اطلاع كافي داشته باشد و در طرز استفاده از روشها و تسهيل امور از خود ابتكار شخصي نشان دهد .
۱۱- از تدابير ايمني و بهداشت صنعتي آگاهي كافي داشته باشد .

اهم وظايف انباردار
انباردار كسي است كه داراي وظايف مشروحه زير باشد :
۱- تحويل گرفتن كالاهاي خريداري شده طبق اسناد و مدارك لازم ،
۲- كنترل دقيق كالاهاي وارده به انبار وتطبيق آنها با مشخصات فني و استانداردهاي تأييد شده در سازمان ،
۳- صدور برگ قبض انبار ( برگ رسيد كالا به انبار ) پس از درياقت وكنترل و مطابق بودن كالا با مشخصات مربوطه ،
۴- تحويل دادن كالاهاي درخواستي به متقاضي با رعايت ضوابط لازم و صدور برگ حواله انبار هنگام تحويل كالا به متقاضي ،
۵- صدور برگهاي مرجوعي ، برگشتي از خريد و ساير فرمهاي لازم ،
۶- صدور برگ درخواست خريد به هنگام لزوم ،
۷- ثبت مشخصات اقلام وارده و صادره در دفاتر و كارتهاي انبار ،
۸- استقرار و چيدن صحيح كالاها در انبار طبق اصول و ضوابط مربوطه ،
۹- طبقه بندي ، تتنظيم و كدگذاري كالاها ،
۱۰- بايگاني و حفاظت صحيح از اسناد و مدارك مربوطه در انبار ،
۱۱- نگهداري آمار موجوديهاي انبار و تهيه و ارائه گزارشها و بيلانهاي عملكرد ادواري و دوره اي به مسئولين مربوطه ،
۱۲- رسيدگي و بازرسي مداوم موجوديها و آگاهي داشتن دقيق از مقدار موجوديهاي انبار و انجام اقدامات لازم براي نگهداشتن مقدار لازم كالاها در انبار ،

۱۳- ايجاد هماهنگي و ارتباط صحيح با واحد كنترل انبار و اجراي دستورات صادره از طرف واحد مركزي كنترل انبار و ساير مقامات ذيصلاح ،
۱۴- نگهداري صحيح كالاها و رعايت اصول ايمني و بهداشتي در انبار و اقدامات و تدابير لازم براي حفظ و سلامت كالاها و جلوگيري از فساد و خطرات احتمالي براي آنها .
رعايت اصول ايمني و حفاظت در انبار
يكي از وظايف مهم انباردار ، علاوه بر تنظيم ، نگهداري و در دسترس قراردادن كالاها طبق ضوابط تعيين شده ، رعايت اصول بهداشتي و حفاظتي در انبار براي نيروي انساني و نيز رعايت اصول ايمني براي اجناس است . با توجه و به تناسب ميزان سرمايه مصروفه براي موجوديهاي انبار لازم است براي امور حفاظتي سرمايه گذاري شود . در بدو امر لازم است محيط انبار از نظر بهداشت

صنعتي وسايلي از قبيل گردوغبار ، نور و روشنايي ، ميزان دما و رطوبت ، نظافت ، سروصدا ، بوهاي نامطبوع ، گرمايش و سرمايش و … ، بررسي شود و اقدامات لازم براي بهبود آنها و حفظ سلامت كاركنان انبار صورت گيرد ، بايد وسايل حفاظت انفرادي از قبيل دستكش ، لباس ، كلاه ، ماسك و … بر حسب ضرورت تهيه و در اختيار كاركنان انبار قرار گيرد . آموزش نكات ايمني در محل صحيح بار ، با توجه به اصول مهندسي انساني به كاركنان انبار اهميت ويژه اي دارد .
در خصوص كالاها بايد نكات زير مورد توجه قرار گيرد :
۱- علايم ايمني بسته هاي كالاها ، ۲- رعايت عوامل موثر براي جلوگيري از فاسد شدن كالاها و در نظر داشتن تاريخ مصرف كالاها ، ۳- سرقت كالاها .
انبار اسقاط يا انبار لوازم فرسوده
بسياري از سازمانهاي دولتي و نيز سازمانهاي بخش خصوصي براي نگهداري و كنترل كالاها و اموال و ماشين آلات فرسوده و از رده خارج شده خود ، انباري به نام انبار اسقاط تشكيل مي دهند . چگونگي عمل و شيوه نگهداري كالاها و ماشين آلات فرسوده درچنين انباري تقريباً شبيه انبارهاي معمولي است ، با اين تفاوت كه بايد در حد امكان سعي شود كه نگهداري چنين كالاهايي هزينه هاي زيادي براي سازمان در بر نداشته باشد . معمولاً اموال و ماشين آلات فرسوده را كه مستعمل بودن و غير قابل استفاده بودنشان به تأييد كارشناسان مربوطه رسيده است و نگهداري آنها مقرون به صرفه نيست ، به انبار اسقاط سازمان تحـويل مي دهند و توسط انباردار انبار فرسوده براي اين كالاها قبض انبار اسقاط صادر مي گردد .
بخش اداره امور اموال سازمان ، با دريافت قبض انبار اسقاط ، پس از خارج كردن كالاي مربوطه از فهرست اموال سازمان ، آن را در حسابي به نام حساب انتظامي ، كالاي اسقاط شده را به بهاي يك ريال ثبت مي كند . كالاهاي فرسوده هر چند وقت يكبار از طريق مزايده به فروش مي رسد و عوايد حاصل از فروش اين كالاها به حساب درآمد عمومي سازمان منظور مي شود . البته در بخش دولتي به حساب وزارت امور اقتصادي و دارايي و خزانه داري كل منظور خواهد شد .

كالاهاي فرسوده اي را كه به انبار اسقاط تحويل مي دهند ، در دفتـر انبـار اسقـاط ثـبت مي كنند و چنانچه به اين نوع كالاها يا قسمتي از آنها قبل از مزايده نياز پيدا شود ، بهتر است با دستور مقامات مجاز سازمان و با تنظيم صورتجلسه ، آنهارا مجدداً از انبار اسقاط خارج كنند.

واحد كنترل انبار يا كنترل اقلام
همچنان كه در امور مالي براي بهبود عمليات ، وظيفه حسابرسي از حسابداري جدا شده است ، امروزه در انبارداري مدرن ، امور كنترل انباز كه با آمار و اطلاعات و حسابها سروكار دارد ، از وظايف فيزيكي انبارداري كه مربوط به تحويل و تحول كالاها در انبار است ، جدا شده است .
اين واحد براي اجراي وظايف خود به نحو مناسب و شايسته ، داراي يك سيستم اطلاعاتي به نام كاردكس مركزي است .
اگر عمليات واحد كنترل انبار به نحو مطلوب انجام شود ، دستاوردهاي زير را خواهدداشت :
۱- تعيين موجودي هر قلم از كالاها در هر يك از انبارهاي سازمان و نيز در كل سازمان درهر لحظه زمان ،
۲- ثبت نقل و انتقالات و دادوستدهاي بين انبارهاي سازمان ،
۳- تهيه و تنظيم صورت وضعيت موجوديها و حساب ماهانه كل انبارها و تهيه گزارشات لازم به منظور اخذ تصميمات صحيح توسط مديران ،
۴- اداره كالاها در انبارهاي سازمان در نهايت كارايي و ثمربخشي .
وظايف واحد كنترل انبار
وظايف واحد كنترل انبار را مي توان به شرح زير خلاصه كرد :
۱-ثبت موجودي كليه انبارهاي سازمان دركاردكس ؛
۲- تعيين ميزان و نوع كالاهاي مورد نياز واحدها و توصيه براي خريد كردن به بخش خريد ؛
۳-موافقت و صدور دستور براي انتقال كالا بين انبارها ؛
۴-مراقبت براي قابل استفاده شدن كالاهاي فرسوده يا ناقص پس از تعمير و بازسازي؛
۵- طبقه بندي و كدگذاري كالاها با رعايت اصول علمي و سيستماتيك و متناسب با نيازهاي سازمان ؛
۶- بررسي پيرامون شيوه هاي جديد انبارداري ، نگهداري و استقرار كالاها در انبار و تجهيزات و وسايل انبارداري و پيشنهاد براي اجرا درانبارها به منظور ايجاد هماهنگي بين انبارهاي سازمان ؛
۷- مراقبت و پيش بيني براي تأمين نيازها و تكميل به موقع ذخيره كالاها و تعيين حداقل و حداكثر موجودي ، نقطه سفارش و زمان سفارش ، به نحوي كه كالاهاي مورد نياز و درخواست شده هميشه به اندازه كافي در انبارها موجود و جوابگو باشد به اين وظيفه كنترل موجودي گفته مي شود .

فصل سوم –طبقه بندی کالاها

مفهوم طبقه بندي و ضرورت آن
اصولاً طبقه بندي يعني دسته بندي ، تقسيم ، تفكيك و جدا كردن كالاها به گروههايي كـه داراي وجوه مشترك يا كاربرد مشخصي هستند . در هر روش طبقه بندي ، نخستين نكتــه اي كه لازمست همواره مورد توجه قرار گيرد آن است كه ترتيبي داده شود كه طبقات و گروههاي اقلام كالاها به آساني قابل تشخيص باشند . به علاوه طبقه بندي بايد با توجه به اصل جامـع و مانع بودن صورت گيرد يعني داراي تمام نيازها و ضروريات و فاقد هر گونه زوايد و اضافـات باشد . بديهي است كه طبقه بندي كالاها وقتي اجرا مي شود كه تعداد و تنوع اقلام كالاها زيـاد باشد . ابتـدا لازم است كـالاها را بـر اساس تشابهشان گـروه سازي و گـروه بنـدي و سپـس كدگذاري كرد . در مواردي كه تعداد اقلام كالاها و تنوع آنها زياد نيست و انباردار از اين جهـت مشكلي ندارد ، نيازي به طبقه بندي نيست و كدگذاري مستقيماً اجرا مي شود .
كار طبقه بندي در اصل يعني تعميم و كليت دادن ويژگي يا صفتي كه باعث مفهوم كلي براي پديده ها مي شود .
محاسن طبقه بندي كالاها
معمولاً هر سازماني نظام طبقه بندي خود را داراست كه بر اساس خصوصيات آن سازمان طراحي شده است . پس از طبقه بندي و كدگذاري كالاها مزاياي زير عايد سازمان مي شود :
۱) يك زبان ساده و مشترك براي كليه واحدهايي كه با كالا سروكار دارند ايجاد مي شود.
۲) در زمان نگارش شرح و تفصيلات كالاها صرفه جويي مي گردد .
۳) اشتباهات احتمالي ناشي از نوشتن شرحهاي مختـلف براي اقـلام موجـودي از بـين مي رود و امر مكاتبات آسان مي گردد ، زيرا شرح كالاها استاندارد مي گردد و كالا با يك نام و عنوان شناخته مي شود .
۴) در امر استفاده از دستگاههاي كامپيوتري جهت ثبت آمار ، در نتيجه پي

ريزي يك بنيان مطلوب و مناسب براي امر سفارش و نگهداري منطقي كالاها در انبار تسهيل ايجاد مي شود .
خصوصيات طبقه بندي صحيح
بطور كلي يك طبقه بندي صحيح بايد ويژگيهاي زير را داشته باشد :
۱٫ شالوده منطقي دارا باشد ، بدين ترتيب كه انعطاف پذير باشد و مشخصات فني كالاها در آن در نظر گرفته شود و ترتيب الفبايي آن نيز رعايت گردد .
۲٫ پيش بيني رديف اقلام مناسب باشد .
۳٫ شرح اقلام كاملاً دقيق و واضح باشد . در اين ارتباط لازم است براي هر يك از گروه اقلام مقدمه و شرحي تهيه شود و نحوه زيرگروه بندي آن اقلام بيان گردد .
و در بيان ديگر مي توان گفت طبقه بندي صحيح داراي خصوصيات زير است :
اطمينان : طبقه بندي كالا بايد طوري انجام پذيرد كه محل دقيق كالا مشخص باشد و تمام كالاها در جايي قرار گيرد كه بايد باشد .
سرعت : طبقه بندي بايد دسترسي و دستيابي به كالا را در كمترين زمان ممكن فراهم سازد.
سهولت : نحوه طبقه بندي بايد به خوبي قابل درك و اجراي آن به آساني امكانپذير باشد .
قابليت انعطاف : طبقه بندي بايد طوري طرحريزي شود كه با تغييرات احتمالي آينده هماهنگ بوده و قابليت اجرا و انعطاف پذيري داشته باشد .
مباني طبقه بندي كالا
كالاها را مي توان بر حسب موارد زير طبقه بندي كرد :
۱) بر حسب نوع و مشخصات كالا : اين شيوه كه از متداولترين شيوه هاي طبقه بندي است لازم است ماهيت ، نوع و جنس كالاها در بدو امر شناسايي و سپس پايه طبقه بندي ، تفكيك و تنظيم قرار گيرد .
۲) برحسب تاريخ : در اين شيوه پايه طبقه بندي تا ريخ ورود كالا به انبار يا تاريخ مصرف كالاست . اين شيوه براي برخي كالاهايي كه داراي تاريخ مصرف اند مانند داروها ، موادغذايي و … استفاده مي شود .
۳) بر حسب حروف الفبا و نام : در اين شيوه كالاها برمبناي نامشان يا كارخانه توليدكنندشان و بر حسب حروف الفبا طبقه بندي و تفكيك مي شوند . در اين شيوه هيچ گونه توجهي به ماهيت ، جنس و خصوصيات كالا نمي شود و صرفاً بر حسب حروف الفبا است .
۴) بر حسب واحد سازماني مصرف كننده يا مراحل توليد : در اين روش كه بيشتر درباره مواد ولوازم مصرفي و يدكي در كارخانه هاي توليدي مرسوم و معمول است كليه مواد و لوازم مصرفي و يدكي بر حسب تقسيم بندي مراحل توليد و كارگاهها يا واحدهاي سازماني كه آن مواد و لوازم را مورد مصرف قرار مي دهند طبقه بندي و در هر طبقه كدگذاري و شماره بنديهاي لازم اجرا مي شود . حسن اين روش در آن است كه واحد حسابداري صنعتي براحتي مي تواند مواد و لوازم يدكي مصرفي هر مرحله يا واحد را تشخيص دهد و قيمت تمام شده مواد و لوازم بكار رفته را در هر مرحله يا واحد از توليد محاسبه كند .
۵) بر حسب منطقه جغرافيايي : در اين شيوه مبناي طبقه بندي كشور ، شهر ، ناحيه كارخ

انه و شركت سازنده يا مصرف كننده محصول است و كالاهاي هر كشور ، شهر يا … در محل مخصوص خود نگهداري مي شوند .
كدگذاري كالاها
تعريف و اهميت كدگذاري
كد يا رمز يعني علامت يا نشانه معنادار ، و كدگذاري مكمل طبقه بندي كالاهاست . كدگذاري عبارت است از اختصاص يك علامت يا نشانه قراردادي به صورت حرف يا عدد يا تركيبي از آنها به كالاي مورد نظر . در عين حال عمل كدگذاري را مي توان با استفاده از عوامل متعددي همچون رنگها ، اصوات ، اشكال و … انجام داد .
هدف از كدگذاري كالاها در انبار ، تشخيص و تفكيك اجناس مختلف از يكديگر و ايجاد تسهيلات لازم درامر مراجعه ، نگهداري اطلاعات و ارائه آمارهاي مختلف و در نتيجه صرفه جويي در وقت ، هزينه و نيرو براي نوشتن شرح اجناس از طريق ايجاد علامت و شماره شناسايي براي كالاها مي باشد و نهايتاً استفاده از آن در كار با سيستمهاي الكترونيكي و مكانيكي است .
در واقع منظور از كدگذاري ايجاد روشي است كه از طريق آن اطلاعات بصورتي فشرده ، معين و مختصر از يك نقطه يا شخص به نقطه يا شخص ديگر به نحو صحيح منتقل مي شود . اين عمل معمولا براي سهولت و سرعت كار از طريق تقليل حجم اطلاعات و ره كمك علايم و نشانه ها انجام مي گيرد .
در انبار با بكارگيري نظام كدگذاري كليه اقلام موجوديها با كد مشخص مي شود و متضمن مزاياي زير است :
۱- صرفه جويي در وقت براي نوشتن شرح و تفصيلات اجناس .
۲- از بين بردن اشتباهات احتمالي از نظر نگارش شرحهاي مختلف براي يك كالا .
۳- ساده تر شدن شناسايي و تشخيص اجناس .
۴- جلوگيري از تكرار و تداخل در امور ثبت و نگهداري صورتهاي موجودي .
۵- تسهيل در كار ثبت ، نگهداري و يا بايگاني صورتهاي موجودي .
۶- كمك به استاندارد كردن كالاها .
۷- ايجاد مبنا براي طبقه بندي و جمع آوري آمارهاي لازم .
۸- ثبت بهتر آمارها توسط دستگاههاي مكانيزه و الكترونيكي .
ضرورت و شرايط كدگذاري

درجه نياز سازمانهاي مختلف به سيستم كدگذاري متفاوت است . ممكن است سازمانهاي كوچك عملا نيازي به كدگذاري مفصل اقلام خود نداشته باشند اما اگر از نظر اقتصادي مقرون به صرفه باشد ، حتي در اين مورد هم وجود نظام كدگذاري اثر بسيار مثبتي خواهد داشت . بدون وجود نظام كدگذاري مناسب ، نظم عملياتي و در نتيجه بازده اقتصادي سازمانها لطمه خواهد ديد . براي كدگذاري روش واحدي وجود ندارد و سازمانهاي مختلف مي توانند بر اساس شرايط و نياز موجود خويش ، نظامي متناسب با فعاليتهاي خود طرح كنند . با اين همه از نظر منطق و اساس كدگذاري بايد موارد زير را در نظر گرفت كـه به پاره اي از آنها اشاره مي كنيم :
۱- نظام كدگذاري بايد از منطقي روشن ، روان ، ساده و طبيعي پيروي كند .
۲- نظام كدگذاري بايد با نيازها و شرايط سازمان وفق دهد .

 

۳- نظام كدگذاري بايد توان پوشش كليه كالاهاي موجود و آتي را داشته باشد .
۴- كدگذاري بايد بر اساس مشخصات اساسي كالاها صورت پذيرد .
۵- واحد شمارش كالا بايد مشخص باشد .
۶- هر قلم كالا بايد تنها داراي يك شماره كد باشد نه چند شماره .
۷- هر كد تنها بايد نشان دهنده يكم قلم كالا باشد .
۸- تعداد ارقام كد براي همه كالاها بايد مساوي باشد .
۹- تعداد ارقام نبايد بيش از حد طولاني باشد .
خصوصيات يك نظام كدگذاري مناسب
يك نظام كدگذاري مناسب داراي خصوصيات زير مي باشد :
۱- قابليت بسط و گسترش : نظام كدگذاري بايد به گونه اي باشد كه جاي خالي براي ثبت اقلام جديد در هـر طبقـه در آن پيـش بـيني شده باشد ، همچنين بـايد امكـان بسـط و توسعـه طبقه ها موجود بوده باشد .
۲- دقيق بودن : نظام كدگذاري بايد به گونه اي باشد كه تنها بتواند يك كد براي يك كالا تعيين كند .
۳- مختصر و كوتاه بودن : كد انتخابي بايد با بكارگيري حداقل اعداد ، نام و مشخصات كالا را بيان كند .
۴- مناسب و راحت بودن : كد انتخابي بايد از نقطه نظر تعيين كالا و پي بردن به مفهوم آن آسان باشد .
۵- مفهوم داشتن : در صورت امكان كد انتخابي بايد بيانگر برخي ويژگيهاي اقلام كالا باشد .
۶- عملي بودن : كد انتخابي بايد از نظر بكارگيري در نظامهاي ماشيني و پردازش اطلاعات در نظامهاي دستي ، مناسب و عملي باشد .
علل استفاده از نظام كدگذاري
در هر سازمان يا كارخانه اي مقدار زيادي كالاها ، قطعات يدكي ، ماشين آلات ، مواد اوليه و ملزومات وجود دارد كه هر كدام در انبارهاي مربوطي به خود نگهداري مي شوند تا در زمان نياز مورد استفاده قرار گيرد يا در صورت رسيدن به نقطه سفارش مجدد ، درخواست خريدشان صادر شود . يا زماني كه قلم جديدي وارد انبار مي شود بتواند جاي خود را در ميان اجناس موجود پيدا كند . به اين منظور و براي راحتي كساني كه با كالاها سروكار دارند و تشخيص به موقع و سريع از محل انبار شدن كالا و موجودي آن و مشكلات اسمهاي مشابه براي اقلام ، به نظام كدگذاري نياز است ، در زير به برخي از فوايد يك نظام كدگذاري مناسب اشاره مي كنيم :

۱- تسريع ارتباطات سازماني : بدون ترديد استفاده از شماره هاي كد در مكاتبات يا ارتباطات مخابراتي ساده تر از شرحهاي نامنظم و طولاني خواهد بود .
۲- ايجاد سهولت در تنظيم فرمها : معمولاً در عمليات تدارك كالا از فرمهاي متعددي همچون برگ درخواست خريد ، حواله انبار و … استفاده مي شود . استفاده از نظام كدگذاري تنظيم و نگارش فرمهاي ياد شده را آسانتر مي كند .
۳- كاهش اشتباهات : نوشتن شرحهاي نامنظم و طولاني براي تشريح كالاهاي مورد درخواست توسط هر بخش از سازمان ، غالبا سبب بروز اشتباهاتي مي شود . لذا تخصيص شماره هاي هماهنگ به هر يك از اقلام كالا به منظور طبقـه بندي احتمال اشتبـاه را كاهـش مي دهد .
۴- كمك به استاندارد كردن كالاها : به طبقه بندي كالاها وتمركز اقلام هم خانواده و متجانس در يكجا ، تصوير روشني از تعداد و تنوع اقلام به دست مي آيد و در نتيجه مي توان از تعداد اقلام مشابه كاست و همان تعداد محدود را نيز استـاندارد كرد .
۵- تسهيل عمليات انبارداري : كدگذاري عمليات انبارداري را از قبيل دريافت ، نگهداري و توزيع كالا را آسانتر مي كند .
۶- كمك به عمليات خريد : با طبقه بندي كالاها و كدگذاري آنها علاوه بر ايجاد سهولت بيشتر در مكاتبات اين امكان پديد مي آيد كه واحد خريد را برحسب گروههاي مختلف كالا سازماندهي كرد به گونه اي كه هر قسمت آن واحد مسئول گروه معيني از كالا باشد .
۷- كمك به امور مالي : ثبت سريع و دقيق اطلاعات حسابداري و كنترل امور مالي ، بدون داشتن نظام كدگذاري بسيار مشكل و در اكثر موارد تقريباً غيرممكن است .
۸- كمك به مكانيزه كردن نظامها : بدون استفاده از نظام كدگذاري استقرار نظامهاي مكانيزه كنترل موجودي عملاً امكانپذير نمي باشد .

شكل زير فلوچارت طراحي يك نظام كدگذاري را نشان مي دهد .

 

 

روشهاي كدگذاري
براي كدگذاري كالاها از حروف الفبا يا اعداد يا تركيب آنها استفاده مي شود . بدينگونه روشهاي كدگذاري عبارتند از:
۱٫ الفبايي : اين روش يكي از ابتدايي ترين روشهاي تنظيم كالا مي باشد و طبق آن كالاها بر اساس حروف متشكله نام كالا و رعايت نظم حروف الفباء به ترتيب در قفسه ها و محلهاي تعيين شده قرار داده مي شوند و با حروف اوّل نام كالا نيز شناسايي مي گردند . در روش الفبايي براي اطلاع از محل كالا و دسترسي به آن نياز به تنظيم دفتر راهنما نمي باشد ، زيرا با در دست داشتن نام كالا و با مراجعه به قفسه حروف مربوظ به آن كالا به راحتي مي توان به كالاي مورد نظر دست پيدا كرد .

۲٫ شماره گذاري ساده : در روش شماره گذاري ساده يا مسلسل به كالاهاي موجود در انبار به ترتيب ورود به انبار شماره رديفي اختصاص داده مي شود . سپس كالاها به ترتيب شماره شان درقفسه ها و محلهاي تعيين شده در انبار جاي مي گيرند . در اين روش هيچگونه طبقه بندي اجرا نمي شود و شماره هاي بالاتر متعلق به آخرين انواع كالاهاي وارده به انبار است . بديهي است در اين روش براي دسترسي به كالاي مورد نظر استفاده از دفتر يا كارت راهنما كه بر حسب حروف متشكله نام كالا تنظيم مي شود الزامي است . اين روش در سازمانهايي كه تنوع اقلامشان زياد نمي باشد مورد استفاده قرار مي گيرد .
۳٫ شماره گذاري مركب : اين روش مرحله تكامل يافته شماره گذاري ساده و متداولترين و مناسبترين روشي است كه امروزيه در اكثر انبارهاي بزرگ و با كالاهاي متنوع و مختلف از آن استفاده مي شود . با افزايش اقلام كالاها و ورود كالاهاي جديد به انبار بخوبي حالت انعطاف پذيري و جوابگويي را طبق نيازها پيدا مي كند زيرا در اين روش براي كدگذاري كالاهاي جديد جاي خالي وجود دارد . در اين روش از شماره ها يا گروههايي از اعداد براي طبقه بندي استفاده مي شود و به منظور تقسيم بنديهاي فرعي شماره هاي فرعي براي آن گروه اعداد بكار مي رود و لازم است ابتدا كالاها بر مبناي يكي از موارد ذكر شده طبقه بندي و سپس كدگذاري مي شوند .
۴٫ الفبا – شماره : در اين روش حرف اول نام كالا و شماره رديفي كه بطور مسلسل به هر يك از كالاهاي مربوظ به آن حرف اختصاص داده مي شود ، ملاك تنظيم است . كالاها ابتدا به ترتيب حروف الفبا تفكيك مي شوند و سپس حرف اول نام كالا و شماره رديف به عنوان كد كالا شناخته شده و ملاك تنظيم كالاها در انبار قرار مي گيرد .

۵٫ نيمونيك : در اين روش از خلاصه اسـم يا اسامـي كـالا بعنـوان كـد آن كـالا استفـاده مي شود بطوريكه با داشتن سابقه ذهني از نام يك كالا ، در صورت شنيدن يا خواندن خلاصه آن ، اسم كامل آن كالا به خاطـر آيد . به روش نيـمونيك حروف اول نـام كـالاها هم گفتـه مي شود و معمولاً براي انبارهاي با موجودي كم بكار مي رود و نام كالا يا مشخصات چيزي را به اختصار به ياد مي آورد . اين روش نياز به حضور ذهن خوب كاركنان انبار دارد . بديهي است كه اين روش كدگذاري قراردادي

است و هر سازمان مي تواند در اين مورد با توجه به ويژگيهاي خاص كالاهاي خود از علايم و خلاصه هاي ابداعي خود استفاده كند .معمولاً وقتي از اين روش استفاده مي شود كه تعداد اقلام كالاها متنوع و متعدد و مشابه نباشد . از اين روش در طبقه بندي ، نگهداري و شناخت انواع داروها ، مواد و عناصر شيميايي نيز استفاده مي شود .
كدگذاري بر اساس طبقه بندي كالاها

شيوه هاي الفبايي ، شماره گذاري ساده و الفبا- شماره روشهايي است كه عموماً در بايگانيها و كتابخانه ها براي نگهداري پرونده ها و كتابها بكار مي رود و در پاره اي انبارها نيز مورد استفاده قرار مي گيرد . در واقع امروزه ديگر در انبارداري منسوخ شده اند . منطقي ترين و رايجترين شيوه كدگذاري كالاها ، طبقه بندي آنها و اختصاص شماره به هر يك از طبقات تعيين شده است .
كد ميله اي ( خط نما )

خط نما يا كد ميله اي از جمله سازوكارهاي ورود و خروج اطلاعات هستند كه امروزه در جهان به كمك نظامهاي كامپيوتري كاربردهاي فراواني يافته اند . يكي از مهمترين زمينه هاي استفاده از كدهاي ميله اي ، شناسايي كالاها و حسابداري آنها در صنايع ، انبارها ، فروشگاهها يا امور مربوط به كتابخانه ها و آرشيوها ، امنيت ورود و خروج پرسنل و … است .