پیاده سازی یک سازمان بر اساس IS
شرکت کامکان

پيش¬گفتار
شرکت کامکان يکي از توليدکنندگان عمده¬ي پيچ و مهره در ايران است. بيشتر فعاليت¬هاي اين شرکت به صنعت خودروي کشور ربط دارد. در صنعت خودرو کيفيت بالا و قيمت پايين دو عنصر بسيار اساسي براي ادامه¬ي فعاليت به شمار مي¬آيند. و اين شرکت نيز که تا بحال با توان ساخت بالا و کيفيت مطلوب به يک توليد کننده¬ي خوشنام پيچ و مهره تبديل شده¬است. ناگزير از بهبود اين

دو عنصر است تا بتواند حضور خود را در بازار ادامه دهد. در شرايطي که کشورهاي شرق آسيا با قيمت بسيار پايين اين محصول را توليد مي¬کنند و کيفيت و توان توليدشان در حال بهبود است و اقتصاد ايران ممکن است در جهت گشودن مرزها پيش رود، اهميت اين موضوع بيشتر مشخّص مي¬شود.

شرکت کامکان در حالي به فعاليت خود ادامه مي¬دهد که قيمت مواد اوليه (فولاد) در جهان روز به روز بيشتر مي-شود و توقّع مشتريان که پايين آوردن قيمت است بالا مي¬رود؛ تنوّع محصولات شرکت با توجه به نوع کار بسيار زياد است و کنترل آن بسيار مهم است؛ توقّع مشتريان در ارايه¬ي مدارک کيفيتي و مهندسي بالا رفته¬است؛ شرکت خود را ملزم به رعايت استاندارد کيفيتي ISO TS/16949 مي¬داند؛ هزينه¬هاي سربار شرکت به خاطر تنوّع محصولات و کنترل کيفيت زياد است.
در چنين شرايطي، مي¬بينيم که اطلاعات زيادي در اين سازمان در جريان است و کنترل داده¬ها و جمع¬آوري اطلاعات چندان ساده نيست. هدف از انجام اين مطالعه، ارايه¬ي راه حلي مبتني بر فن¬آوري اطلاعات براي مديريت بهتر اطلاعات، کنترل بهتر بر فرآيندهاي کاري در جهت رسيدن به اهداف سازمان و رسيدن به شاخص¬هاي مهم حضور قدرتمندانه¬تر در بازار است.

اين مطالعه در چهار فاز انجام شده¬است:
در فاز اول، به بررسي وضعيت فن¬آوري اطلاعات در سازمان مي¬پردازيم. امکانات رايانه¬اي، امکانات ارتباطي، و موارد استفاده از آنها در فرآيندهاي کاري سازمان را مشخّص مي¬کنيم. اين امکانات مي¬تواند از اين موارد باشد: نرم¬افزارها ، سخت¬افزارها ، شبکه¬ها ، سيستم عامل¬ها ، واسط¬هاي کاربر .
در فاز دوم، کاريرد فن¬¬آوري اطلاعات و انواع سيستم¬هاي اطلاعاتي در سازمان را معرفي¬ مي¬کنيم. در اين فاز سيستم¬هاي اطلاعاتيي که امکان بهره¬گيري از آنها در هر بخش يا هر فرآيندي از سازمان وجود دارد، معرفي مي¬شوند. انواع اين سيستم¬ها عبارت¬اند از: OAS , ES , DSS , MIS , TPS , GSS , EIS .
در فاز سوم، سيستم اطلاعاتي سازمان را طرح¬ريزي مي¬کنيم. به ترسيم موقعيت شرکت، اهداف و راهبردهاي شرکت مي¬پردازيم و بر اساس آن استراتژي سيستم اطلاعاتي و ماموريت سيستم اطلاعاتي را تدوين مي¬کنيم. براي اين کار از روش SWOT نيز استفاده مي¬کنيم. سپس جريان اطلاعاتي سازمان را با روش DFD مشخّص مي¬کنيم و با روش BSP ، معماري اطلاعات سيستم اطلاعاتي را تعيين مي¬کنيم.

در فاز چهارم، برنامه¬ريزي پياده¬سازي سيستم اطلاعاتي انجام مي¬شود. منابع و امکانات مورد نياز سيستم اطلاعاتي تعيين مي¬شوند و چگونگي اجراي پروژه، زمان¬بندي آن و چگونگي مديريت پروژه مشخّص مي¬شوند. درباره¬ي هزينه¬ي پياده¬سازي و چگونگي مديريت سيستم اطلاعاتي و نگهداري سيستم اطلاعاتي نيز مطالبي نوشته شده¬است.
اين طرح مي¬تواند زمينه¬اي باشد براي طراحي دقيقتر سيستم اطلاعاتي و مي¬تواند براي برنامه¬نويسي يا خريد سيستمها مورد استفاده قرار گيرد.

معرفي سازمان
سازمان مورد مطالعه، يک سازمان توليدي است که دو پايگاه توليدي در تهران و سيرجان دارد. پايگاه تهران تحت نام “.قالب¬سازي تکوين” دومين سال فعاليت خود را سپري مي¬کند و پايگاه سيرجان نيز به نام “شرکت تعاوني پيچ و مهره سازي کامکان ” از سال ۱۳۶۴ فعاليت مي¬کند.

محصول نهايي اين سازمان پيچ، مهره و پين است. قالب پيچ و مهره نيز به عنوان يکي از لوازم توليد، در اين دو شرکت ساخته مي¬شود. هردو پايگاه توليدي تجهيزات قالبسازي و توليد پيچ ومهره را دارند. مشتريان عمده¬ي سازمان به طور عمده شرکتهاي خودروسازي داخلي و تامين کنندگان و قطعه¬سازان آنها هستند.
تنوّع محصولات اين سازمان به دليل نوع سفارشات آنها زياد است. حدود ۶۰۰ نوع قطعه سفارشات اين سازمان را تشکيل مي¬دهد.

حدود ۳۰۰ نفر نيروي انساني سازمان را تشکيل مي¬دهد که ۱۰۰ نفر از آنها در تهران و ۲۰۰ نفر در سيرجان کار مي-کنند.
اين سازمان به دليل اينکه با صنايع خودروسازي کار مي¬کند، موظف به رعايت استانداردهاي کيفيت است و هم¬اکنون گواهي¬نامه¬ي ISO TS دارد.

خلاصه¬اي از فرآيندهاي سازمان
با مراجعه و اعلام خواست مشتري، بخش بازرگاني فرم امکان¬سنجي يا برآورد ساخت را با مشخصاتي که مشتري اعلام کرده¬است، به بخش¬هاي درگير سازمان مثل برنامه¬ريزي، طراحي قالب، آزمايشگاه، کنترل کيفيت، مهندسي و توليد مي-دهد. در صورت مثبت بودن پاسخ واحدها، بازرگاني قيمت قطعه را مشخّص مي¬کند و با مشتري قرارداد مي¬بندد. بازرگاني بر اساس قرارداد و نياز مشتري، حکم ابلاغ سفارش صادر مي¬کند و به واحدهاي درگير ارسال مي¬شود.
واحد برنامه¬ريزي توليد براساس اطلاعات ابلاغ سفارش و اطلاعاتي که بخش مهندسي و طراحي قالب در مورد قطعه مي-دهند، درخواست خريد مواد اوليه و قالب¬ابزار مي¬دهد و با در نظر گرفتن ظرفيت خالي دستگاهها، راندمان واقعي، مدت لازم براي رسيدن درخواست¬هاي خريد و پيچيدگي قطعه، زمان توليد را براي هر ابلاغ سفارش را تعيين مي¬کند.
بخش طراحي قالب، براساس استاندارد، نقشه¬ي قطعه و نيز نوع ماشين¬هاي توليدي، قالب را براي تمام مراحل توليد تهيه مي¬کند.
بخش مهندسي، براي هر قطعه¬اي که بايد توليد شود، بر اساس اطلاعات نقشه و استانداردها، طرح کنترل صادر مي¬کند که در واقع دستورالعمل کنترل کيفيت و مشخص¬کننده¬ي مراحل توليد است. علاوه بر آن، واحد مهندسي مسؤول ارايه¬ي مدارک کيفيتي مثل مدارک SQA نيز هست.
بخش کنترل کيفيت در تمام مراحل ساخت موظف به ارزيابي کيفي محصولات است.
محصول توليدشده، به انبار محصولات وارد مي¬شود و ورود آن به اطلاع بازرگاني رسانده

مي¬شود. بازرگاني بر اساس نياز مشتري حواله¬ي فروش صادر مي¬کند و انبار بر اساس حواله مجوّز خروج کالا مي¬دهد. وقتي کالا به دست مشتري رسيد، از او رسيد کالا دريافت مي¬شود. با ارايه¬ي حواله¬ي فروش، مجوّز خروج و رسيد مشتري، فاکتور صادر مي¬شود که به واحد مالي و حسابداري داده مي¬شود.

به نظر مي¬رسد که اين سازمان با توجه به تنوّع رياد محصولات، تنوّع قالب¬ابزارها و مراحل

توليد و حجم مدارک مهندسي، کنترل کيفيت و مالي به يک سيستم اطلاعاتي کارآمد نياز دارد. مصرف روزانه ۷۰۰ برگ کاغذ و تعداد زياد نيروي انساني و هزينه¬ي زياد مکاتبات و تماسهاي تلفني، لزوم رايانه¬اي کردن سيستم اطلاعاتي اين شرکت را بيشتر مي¬نماياند.

فاز يک
وضعيت موجود فن¬آوري اطلاعات در سازمان
بسياري از کارهاي اين سازمان با استفاده از تکنولوژي اطلاعات انجام مي¬شود، به ويژه بسياري از کارهاي تخصصي. اما سيستم اطلاعاتي که کل سازمان را پوشش دهد، وجود ندارد.
در اين فاز سيستم¬هاي اطلاعاتي موجود و نيز تمام استفاده¬هايي که از فن¬آوري اطلاعات و رايانه مي¬شود، شرح داده مي¬شوند. فهرست امکانات سخت¬افزاري و نرم¬افزاري سازمان در آخر آورده¬شده¬است.¬
با توجه به وضعيت کلي سازمان، به نظر مي¬رسد که فن¬آوري اطلاعات هنوز جاي زيادي براي رشد و گسترش در اين سازمان دارد که مديريت سازمان برنامه¬اي را جهت گسترش کل شبکه سخت¬افزاري، ايجاد يک پايگاه داده واحد براي کل سازمان، ايجاد يک شبکه سراسري براي کل سازمان در ارتباط با اينترنت تدوين کرده است.

سيستم¬هاي اطلاعاتي در بخش¬هاي سازمان:
بخش انبار و بخش مالي: شايد بهترين سيستم اطلاعاتي سازمان که مبتني بر رايانه است در اين بخش از سازمان باشد. کليه¬ي فعاليت¬هاي مالي سازمان از راه نرم¬افزار مالي و انبار راي¬ورز ثبت مي¬شوند و بيشتر عمليات اجرايي حسابداري و مالي را پشتيباني مي¬کند. تمام ورود و خروج¬هاي انبار، رسيدها و حواله¬ها، گزارشات مالي، فاکتور، اسناد مالي و… توسط اين سيستم انجام مي¬شود.
نرم¬افزاري که در اين بخش استفاده مي¬شود، تحت شبکه و تحت سيستم عامل DOS کار مي¬کند. پايگاه داده¬هاي آن نيز FoxPro است.

بخش مهندسي: اين بخش نيز به خوبي از رايانه و سيستم¬هاي اطلاعا

تي استفاده مي¬کند. علاوه بر اينکه از نرم¬فزارهاي تخصصي براي کارهايي مثل نقشه¬کشي، محاسبات آماري و… استفاده مي¬شود، اين واحد براي طرح¬ريزي کيفي و تهيه¬ي مدارک کيفي و مهندسي و نيز طرح کنترل توليد، از نرم¬افزار ويژه¬اي که به طور سفارشي و با همکاري اعضاي بخش نوشته¬شده¬است، استفاده مي¬کند. اين نرم¬افزار اطلاعات فني قطعه را به طور مرتب در پايگاه داده¬هاي خود قرار مي¬دهد. و آنها را در فرمتهاي از پيش تعيين شده بيرو

نرم¬افزار اين سيستم با زبان Visual Basic 6.0 نوشته شده و پايگاه داده¬هاي آن Access مي¬باشد.

بخش برنامه¬ريزي: اين بخش اطلاعات مربوط به برنامه¬ريزي توليد قطعات را با استفاده از نرم افزار Excel مديريت مي-کند. تعداد قطعات توليد شده، وضعيت توليد، مانده توليد و مراحل توليد هر قطعه با استفاده از رايانه و اين نرم¬افزار مديريت مي¬شوند.

بخش اداري: فعاليت¬هاي اين بخش شامل حقوق و دستمزد ، امور کارکنان و نيز مکاتبات درون سازماني مي¬شود. حضور و غياب کارکنان به وسيله¬ي دستگاه کارت¬خوان ثبت مي¬شود. و محاسبه¬ي حقوق در بخش مالي با توجه به اطلاهات اين بخش محاسبه مي¬شود.
مکاتبات درون سازماني و برون¬سازماني نيز از راه دبيرخانه کنترل مي¬شود. و براي اين کار نيز از رايانه استفاده مي¬کنند.

 

بخش فروش: آن بخش از فعاليت¬هاي فروش که مربوط به وصول مطالبات و صدور فاکتور و پيش¬فاکتور فروش مي¬شود، به وسيله¬ي سيستم مالي راي¬ورز پشتيباني مي¬شود. براي آناليز قيمت و نگهداري اطلاعات و سوابق قطعات و مشتري¬ها نيز از نرم¬افزارExcel استفاده مي¬کنند.

بخش خريد: اين بخش نيز براي نگهداري اطلاعات مواد خريد از نرم¬افزار Excel استفاده مي¬کند.

امکانات رايانه¬اي سازمان
بسياري از بخش¬هاي سازمان با رايانه کار مي¬کنند. و بخش¬هاي مالي، مهندسي، فروش، و نيز بخشي از رايانه¬هاي سيرجان، شبکه¬ي داخلي دارند. شبکه¬ي مالي و مهندسي به علّت مشترک بودن پايگاه اطلاعاتي و نرم¬افزار، انسجام و کارايي بيشتري دارند. جزييات تجهيزات رايانه¬اي سازمان در پيوست آمده¬است.

برخي از کاربر¬هاي سازمان براي انتقال داده¬ها از Disc ,CD استفاده مي¬کنند يا داده¬ها را چاپ مي¬کنند و سپس با دست دوباره وارد مي¬کنند. اين کار مثلاً بين انبار و حسابداري و بين فروش و مالي صورت مي¬گيرد. مسلماً وود شبکه¬اي چامع¬تر، انتقال داده¬ها را آسان¬تر خواهد کرد.
توپولوژي شبکه¬ي مهندسي و شبکه¬ي سيرجان، Star است. و ساير شبکه¬ها به صورت خطي هستند.
يکي از مشکلات سازمان، فاصله¬ي طولاني بين دو پايگاه است. اين دو پايگاه بايد اطلاعات زيادي را مبادله کنند، و اين کار هم¬اکنون با تلفن، نمابر و Email انجام مي¬شود، که هزينه¬ي بالايي دارد و به راحتي صورت نمي¬گيرد.

ارتباطات تلفني سازمان
يک شبکه¬ي داخلي تلفن در پايگاه سيرجان و يکي در تهران وچود دارد. تمام بخشهاي سازمان تلفن دارند و همه¬ي آنها به شبکه متصل¬اند. و ارتباط اين دو پايگاه با يکديگر و با بيرون سازمان، از راه دبيرخانه¬هاي دو پايگاه برقرار مي¬شود.
به نظر مي¬رسد که اين سازمان با توجه به تنوّع رياد محصولات، تنوّع قالب¬ابزارها و مراحل توليد و حجم مدارک مهندسي، کنترل کيفيت و مالي به يک سيستم اطلاعاتي کارآمد نياز دارد.تعداد زياد نيروي انساني و هزينه¬ي زياد مکاتبات و تماسهاي تلفني، لزوم رايانه¬اي کردن سيستم اطلاعاتي اين شرکت را بيشتر مي¬نماياند.

فاز دو
کاربرد سيستم¬هاي اطلاعاتي در سازمان
در اين فاز از پروژه فرآيندهاي سازمان و جريان اطلاعاتي سازمان و رويه¬هاي اجرايي سازمان تا حد زيادي شناخته شده¬اند. و سعي کرديم بر اساس دانشي که در زمينه¬ي فن¬آوري اطلاعات داريم، پيشنهاداتي براي بهبود کار ارايه دهيم. در اين فاز کاربري انواع سيستم¬هاي اطلاعاتي مثل OAS, ES, DSS, MIS, TPS, GSS, EIS در فرآيندها و بخش-هاي سازمان بررسي خواهدشد.

بخش فروش
کارهاي بخش فروش به طور خلاصه:
• ارتباط با مشتري: گزارش وضع سفارشات به مشتريان:
اين کار يکي از مهمترين وظايف بخش فروش است که شامل گرفتن سفارش از مشتري و همچنين دادن گزارش وضع سفارشات به وي است. بخش فروش، براي انجام اين کار، احتياج به برقراري ارتباط مستمر با بخش¬هاي مختلف از جمله توليد، انبار و برنامه¬ريزي دارد.
• پي¬گيري مراحل توليد و تحويل در جهت تامين خواست مشتري

• اعلام امکان¬سنجي:
پس ار دريافت سفارش از مشتري، اين بخش ملزم به بررس امکان توليد سفارش وي وهمچنين شرايط توليد آن مثل کنترل کيفي، انبارداري، خريد مواد اوليه و غيره است.
• ارايه¬ي قيمت و زمان ساخت به مشتري:
بخش فروش، با بررسي پاسخ امکان¬سنجي تمام بخش¬ها – که در آن امکانات لازم براي ساخت قطعه ذکر شده¬است – قيمت و زمان تحويل سفارش مورد نظر مشتري را معين مي¬کند. اين اعلام تحت عنوان پيش¬فاکتور به مشتري داده مي-شود.
• بستن قرارداد:
براي قطعي شدن سفارش ساخت، بايد به آن جنبه¬ي حقوقي داد که در اين مرحله اتفاق مي¬افتد. طي مذاکره با مشتري و موافقت طرفين قرارداد بسته مي¬شود.
• دريافت مطالبات مالي از مشتري:
اين کار طبق اسناد مالي فروش صورت مي¬گيرد.
• صدور فاکتور فروش:
اين کار پس از ساخت کالا براي اعلام ساخته¬شدن قطعه انجام مي¬شود.
• صدور حواله¬ي فروش:
اين حواله، نوعي مجوز خروج کالا از انبار به شمار مي¬آيد.

پيشنهادات:
• ارتباط اطلاعاتي با بخش مالي براي صدور فاکتورها و حواله¬هاي فروش
• ايجاد امکان سفارش¬گيري از راه پايگاه اينترنتي به ويژه براي مشتريان غيرايراني
• انجام حسابداري صنعتي با استفاده از داده¬هاي ساير بخش¬ها به ويژه بخش مالي جهت آناليز قيمت به گونه¬اي دقيق¬تر و صحيح¬تر

• ايجاد امکان پي¬گيري مراحل سفارش توسط مشتري، بدون واسطه
• تهيه¬ي بانک اطلاعاتي از مشتريان، شامل: حجم و نوع سفارش¬ها و وضعيت پرداخت مشتريان و نيز آينده¬ي سفارشات و در نهايت پياده کردنCRM
• تهيه¬ي بانک اطلاعاتي مربوط به قطعات شامل: مشخصات فنّي، شرکتهاي رقيبي که اين محصول را توليد مي¬کنند، سود قطعه، اولويت استراتژيک قطعه، ميزان تقاضاي قطعه و تخميني از ميزان سفارش آينده

بخش مهندسي
کارهاي بخش مهندسي به طور خلاصه:
• پاسخ به امکان¬سنجي:
اين واحد اعلام مي¬کند که آيا توانايي ساخت قطعه با توجه به ويژگي¬هاي فنّي قطعه خواسته شده، در کارخانه وجود د ارد يا نه.
• تهيه¬ي طرح¬ريزي کيفي، مدارک SQA، تهيه¬ي طرح کنترل، تهيه¬ي نقشه، تهيه¬ي مستندات MSA, SPC, OPC, FMEA,APQP:
تهيه¬ي مجموعه¬اي از مدارک کيفي و مهندسي که پيش¬بيني تمام موارد کيفيتي و خطاهاي ممکن در کار، مراحل توليد، گزارش آماري پارامترهاي محصول را مي¬پوشاند.
• ارايه¬ي طرح¬ريزي کيفي و طرح کنترل(به طور کلي مش

خصات فني لازم براي توليد و کنترل کيفيت) به بخش توليد و کنترل کيفيت
• دفاع فنّي از قطعات در برابر مشتري:
در صورت اعتراض مشتري به کيفيت قطعات، کارشناسان مهندسي موظف به پاسخ¬گويي به مشتري و بررسي مشکل هستند. (گاهي اوقات اشتباه از مشتري در ارايه¬ي مشخصات کالاي درخواستي است
• انجام تحقيقات روي چگونگي ساخت قطعه در جهت کاهش هزينه و افزايش کيفيت:
در کنار فعاليتهايي که به طور مستقيم به محصول ربط دارند، واحد مهندسي، موظف به انجام تحقيقاتي روي نحوه¬ي ساخت و ويژگي¬هاي قطعه است که تغييراتي در راستاي افزايش کيفيت و کاهش قيمت داده¬شود.

پيشنهادات:
• ايجاد پايگاه داده¬اي از سابقه¬ي مشخصات فنّي قطعات و نقشه¬ها و مستندات لازم(يادشده در فهرست کارهاي بخش مهندسي)
• گرفتن بازخورد از بخش توليد در راستاي افزايش بازدهي توليد با تغيير در طرح¬ريزي کيفي و ثبت آن در پايگاه داده
• گرفتن بازخورد از مشتري در راستاي افزايش رضايت او با تغيير در مشخّصه¬هاي فنّي و نقشه¬ي قطعات
• ايجاد پايگاه داده¬اي از استانداردهاي مورد نياز به گونه¬ي قابل جستجو
• استفاده از نرم¬افزارهاي تخصّصي براي انجام کارهايي مثل نقشه¬کشي(اين کار هم¬اکنون انجام مي¬شود)
• ايجاد نرم¬افزاري که مستندات کيفي لازم محصولات را بسازد(generateکند)
• ايجاد يک e-board مشترک با کارشناسان بخش¬هاي برنامه¬ريزي، توليد و کنترل کيفيت براي انتقال تجربه¬ها و ثبت آنها و استفاده از آنها در جهت بهبود کارها

بخش برنامه¬ريزي

کارهاي بخش برنامه¬ريزي به طور خلاصه:
• پاسخ به امکان سنجي:
پاسخ به اينکه آيا توانايي و ظرفيت لازم براي توليد قطعه هست. با توجه با برنامه¬ي کالاهاي در دست ساخت.
• گزارش¬گيري از انبار براي آگاهي از وضع موجودي محصول و نيز ملزومات ساخت قطعه در انبار
• برنامه¬ريزي توليد قطعات بر اساس امکانات موجود توليد، زمان لازم براي توليد، سفارشات و طرح¬ريزي کيفي قطعه

پيشنهادات:
• استفاده از نرم¬افزارهاي تخصصي برنامه¬ريزي توليد و تخصيص
• به کارگيري نرم¬افزارهاي بهينه¬سازي برنامه¬ريزي
• ايجاد پايگاه داده¬اي از امکانات توليد شامل: ظرفيت دستگاه¬ها، زمان توليد هر قطعه در هر دستگاه، هزينه¬ي توليد قطعات در دستگاه¬ها و با روشهاي گوناگون ساخت
• ايجاد يک پايگاه داده از تجربه و دانش به گونه¬اي که بتوان براي ساخت قطعات در آينده از آن استفاده کرد

 

بخش توليد
کارهاي بخش توليد به طور خلاصه:
• پاسخ به امکان¬سنجي:
آيا لوازم ساخت قطعه فراهم است؟
• توليد قطعه بر اساس برنامه¬ريزي توليد و طرح¬ريزي کيفي ارايه شده توسط مهندسي
• ارايه¬ي گزارش عملکرد به برنامه¬ريزي:
گزارش تعداد قطعه¬ي توليد شده از هر نوع و دپوي پشت دستگاهها به طور روزانه

پيشنهادات:
• ايجاد سيستم Paperless براي ارايه¬ي گزارش¬ها و امکان¬سنجي
• استفاده از پايگاه داده¬هاي کنترل کيفيت براي توليد بهتر
• دادن بازخورد به بخش خريد درباره¬ي بازدهي ملزومات اوليه¬ي خريداري شده و ثبت آن در سوابق خريد

• استفاده از اطلاعات بخش فروش براي سفارش¬هاي خاص و اصلاحات موردنظر مشتري
• تعيين ميزان کارايي کارگران از راه پايگاه داده و استفاده از آن براي تشويق کارکنان در سيستم پرداخت دستمزد
• نصب PLC براي در دسترس بودن ميزان قطعه¬ي توليد شده توسط هر دستگاه
• پايگاه دانش از قلق¬ها و تکنيک¬هاي هر دستگاه براي افزايش بازدهي و کيفيت

بخش کنترل کيفيت
کارهاي بخش کنترل کيفيت به طور خلاصه:
• پاسخ به امکان¬سنجي:
پاسخ به اينکه آيا امکانات لازم براي ارزيابي کيفي قطعات وجود دارد.
• کنترل کالاهاي ورودي:
هر کالايي که به محوطه¬ي کارخانه وارد مي¬شود، قبل از پذيرفتن آن، بايد شناسايي شود و در صورتي که به توليد ربط داشته ¬باشد، بايد کيفيت آن توسط اين واحد تاييد شود.
• کنترل حين فرآيند:

 

در حين فرآيند توليد، بايد قطعات تحت کنترل کيفي باشند تا از توليد قطعه¬ي نامطلوب جلوگيري شود. اندازه¬گيري¬ها و آزمايشهاي کيفي از فعاليتهايي است که براي کنترل کيفي انجام مي¬شود.
• کنترل محصول نهايي:
بعد از اتمام تمام مراحل ساخت و شکل گرفتن محصول نهايي، کالاي نهايي نيز بايد بازبيني کيفي شود و در صورت تاييد، به طرف مشتري فرستاده شود.
• صدور Test Report:
براي آگاهي مشتري از کيفيت کالا، گزارش آزمايشات کيفي تدوين مي¬شود و براي مشتري فرستاده مي¬شود.
پيشنهادات:
• استفاده از دستگاه¬هاي Sorting : ابعاد و جنس تمام قطعات را به طور خودکار کنترل مي¬کنند (جداسازي ۱۰۰%)
• ايجاد يک پايگاه داده از سوابق خطاهاي توليد به گونه¬اي که بتوان در توليدهاي بعدي، قبل از رخداد خطا در توليد از آن جلوگيري شود
• ايجاد سيستم پي¬گيري محصولات: با اختصاص بارکد به هر مجموعه(Batch) از محصولات

بخش انبار
کارهاي بخش انبار به طور خلاصه:
• صدور درخواست خريد:
در صورتي که مقدار کالاي مورد نيازي در انبار در حال تمام شدن باشد، انبار درخواست خريد کالا را به بخش خريد مي-دهد.
• کنترل کالاي ورودي به انبار:
هرکالا پيش از ورود به انبار، شناسايي مي¬شود و مشخصات آن چک مي¬شود.
• صدور رسيد انبار:
به ازاي هر کالايي که به انبار وارد مي¬شود، رسيد صادر مي¬شود به واحد يا سازمان تحويل دهنده.
• ثبت ورود و خروج کالا:
کليه¬ي کالاهايي که به انبار پذيرفته مي¬شوند يا از انبار خارج مي¬شوند، بايد ثبت شوند و اطلاعات موجودي انبار را به روز کنند.
• دريافت رسيد انبار:
براي کالاهاي خروجي، رسيدي از واحد تحويل گيرنده گرفته ¬مي¬شود.
• صدور حواله¬ي انبار:
بعد از صدور حواله¬ي فروش، حواله¬ي انبار ب

ه نشانه¬ي خروج کالا از انبار صادر مي¬شود.
• دريافت رسيد از مشتري:
وقتي که کالا به مشتري تخويل داده مي¬شود، رسيدي از او به عنوان مدرکي که نشان از تحويل گرفتن مشتري است، دريافت مي¬شود.

پيشنهادات:
• استفاده از نرم¬افزارهاي انبارداري براي ثبت ورود و خروج کالاها و نيز ثبت مکان قرارگيري کالاها در قفس¬هاي انبار با امکان گرفتن ليست موجودي¬ها و تعيين نقطه¬ي سفارش براي اقلام مصرفي
• ايجاد يک سيستم کامپيوتري Paperless براي تامين سفارش¬هاي بخش¬هاي گوناگون

بخش خريد
کارهاي بخش خريد به طور خلاصه:
• پاسخ به امکان¬سنجي:
پاسخ به اينکه آيا توانايي خريد ملزومات وجود دارد يا نه.
• ¬انجام خريد:
بستن قرارداد با تامين¬کنندگان و پيمانکاران و انجام همه¬ي کارهايي که براي خريد کالا از بيرون سازمان لازم است.
• جستجوي منابع خريد:

از وظايف بخش خريد يافتن راههاي تامين بهتر و ارزانتر است.
• استعلام قيمت:
از اطلاعاتي که قبل از انجام خريد بايد در دسترس باشد، مشخصات تامين کننده¬ها و قيمت کالاهاي مورد نياز سازمان است.
• دريافت فاکتور فروشنده:
• تحويل کالا طبق مشخّصات فنّي ارايه شده توسط مهندسي و زمان¬بندي برنامه¬ريزي

پيشنهادات:
• ايجاد بانک اطلاعاتي از فروشندگان و تامين کنندگان کالا و خدمات
• ايجاد سيستم خبره براي گزينش تامين¬کننده
• ارتباط رايانه¬اي با بخش مالي براي آسان¬تر شدن ارتباط
• سيستم سفارش¬گيري از بخش¬هاي درخواست¬کننده¬ي کالا و خدمات

فاز سه
طرح¬ريزي سيستم اطلاعاتي سازمان