کاراموزی مدیریت

فصل اول:
آشنايي با مكان كارآموزي
شركت فن آور ذوب در سال ۱۳۷۶ در شهر گلپايگان كار خود را آغاز كرد. در ابتدا با كارگران محدودي كار خود را آغاز كرد ولي اكنون داراي ۲۰ كارگر و ۱۲ كادر اداري مي باشد. اين شركت در زمينه توليد شمش آلومينيومي فعاليت دارد.

فصل دوم:
بخشهاي مرتبط با رشته علمي كارآموز

سيستم‌هاي اطلاعات مديريت MIS
چكيده
اين مقاله سيستم‌هاي اطلاعات مديريت MIS را پوشش مي دهد. از آنجا كه MIS تركيبي از سه پديده سيستم ، اطلاعات و مديريت مي‌باشد ابتدا اين موارد را بررسي ميكند. به علت تأثيرات قابل توجه سيستمهاي اطلاعاتي بر روي MIS مبحث ديگر مقاله، درباره آن مي‌باشد. متخصصان اطلاعاتي شامل تحليل‌گر سيستمها، مديران پايگاههاي داده، متخصصان شبكه، برنامه‌نويس ها

و اپراتورها در قسمت بعدي بررسي شده است. بعد از بررسي اجزاي MIS به سيستم‌هاي اطلاعات مديريت در حالت كلي پرداخته مي‌شود.سيستمهاي پشتيباني تصميم(DSS) ، تأثيرات هوش مصنوعي و سيستم‌هاي خبره بر روي اين سيستم‌ها ديگر مبحث مقاله مي باشند. آخرين قسمت نتيجه گيري، همراه با ذكر بعضي نظرات در باب مزايا و معايب كنترل از طريق نرم افزار و گسترش آن در عصر اينفوكراسي يا اطلاع‌سالاري مي باشد.

مقدمه
موضوع اين بحث مقاله سيستم اطلاعات مديريت مي باشد سيستم اطلاعت مديريت به معني مديريت برپايه اطلاعات مي باشد همانطور كه مي دانيم براي مديريت درقرن ۲۱ نمي دانيم از دوعامل چشم پوشي كنيم:
۱-استراتژي رقابت؛ و ۲-كاهش هزينه ها، كه خوديك سياست رقابت صادراتي مي باشد.براي لحاظ كردن اين دواستراتژي به كاربردن سيستم هاي اطلاعات مبني برفن آوريهاي اطلاعت وارتباطات

ضروري مي نمايد.
مديران امروز، باانبوهي اطلاعات روبرو هستند. اطلاعاتي كه به عنوان داده هاي سيستم بايستي پردازش گرديده وقابل فهم وتميرو نگهداري وبازيابي گردد. از طرف ديگرسيستم هاي مديريت وابزارهاي كنترل درطول زمان تغييرات زيادي پيدا كرده اند اين تغييرات رامي توان درچهارزمينه كلي عنوان كرد:۱-كنترل سنتي ۲-كنترل بروكراتيك ۳-كنترل كاريزماتيك ۴-كنترل اينفورماتيك .
درساختاهاي سنتي فئودالي، كنترل ازطريق سنت، ادراك واعمال مي شد، مقامات كنترلي به طورسنتي وموروثي به نسلهاي بعدمنتقل مي گرديد وجامعه نيزاين نوع ساختار كنترلي راچون سنت بود مي پذيرفت وبدان گردن مي نهاد. دروضعيت كاريزماتيك، كنترل از طريق رابطه بين رهبرو پيروان اعمال مي گرديد. دراين حالت، رهبران كاريزما، شيوه عمل را انتخاب مي كردند وپيروان نيزازآنها تبعيت مي كردند زيرا آنها را قبول داشتند. دربروكراسي، كنترل درساختارسازماني تعبيه مي شد، ساختاري كه برقانون ومقررات استوار بود وجنبه غيرشخصي داشت وتبعيت از آن الزامي بود. دراينفوكراسي، كنترل ازطريق نرم افزارها اعمال مي‌شود. مجموعه دانشها وآگاهيهاي تخصصي، بسياررشد كرده است واينفوكراسي مي تواند هرنوع اطلاعاتي راازطريق شبكه هاي الكترونيكي بدست آورد. ازسيستم هاي خبره، استفاده كند وبه تمامي دانشهاي تخصصي وحرفه اي مجهز شود (زاهدي ۱۳۸۰،۱۲۳).

باتوجه به ويژگي خطيرسيستم هاي اطلاعاتي مديريت، مديراين سيستم ها هم ارزش بسيار زيادي برخوردارند. دامنه حقوق پراختي به اين افراد درآمريكا ساليانه ۱۰۰۰۰۰تا ۳۰۰۰۰۰ دلاراست (مومني ۱۳۷۲،۳۲). عملاً كارمدير سيستم اطلاعات مديريت ارائه گزارشات روزآمد واطلاعات مفيد به مديرشركت يا موسسه براي برنامه ريزي هاي آينده وتصميم گيري مي باشد اين مدير براي گردآوري داده ها وپردازش آنها نياز به سيستم هاي اطلاعاتي ورايانه‌اي وحتي سيستم هاي خبره مي باشد پس مديريت سيستم هم بايد ديد مديريتي وسيستمي داشته واز امكانات سيستم هاي اطلاعاتي وفن آوري اطلاعات استفاده كند كه لازمه اين استفاده، دانش سوادرايانه‌اي وسواد اطلاعاتي مي باشد.

درباره بوجود آوردن چارچوب برنامه‌ريزي مديريت كتابخانه كه بر اساس مفهوم سيستم‌هاي اطلاعات مديريت پي‌ريزي شده باشد، كارهايي توسط همبرگ و ديگران[۱](۱۹۷۸) انجام گرفته است. آنها چارچوبي بر خدمات و مفاهيم كتابخانه ارائه دادند كه بر اساس مسائل تصميم گيري ممكن در كتابخانه و بحث درباره عناصر داده‌هاي مورد نياز براي پشتيباني از چنين تصميماتي شكل گرفته بود. بومر و كروبا (۱۹۸۳) شش حوزه كليدي اخذ داده‌هاي مورد لزوم براي تصميم‌گيري مديريت را شناسايي كرده‌اند. اين حوزه‌ها عبارتند از: مجموعه‌گستري خدمات فني، خدمات مرجع و كتابشناختي، دسترسي مجموعه، دسترسي امانت بين كتابخانه‌اي و امكانات فيزيكي. بطوركلي مي‌توان گفت كه گزينش عناصر داده‌ها و انتخاب روشي بر گردآوري آنها هسته سيستم اطلاعات مديريت كتابخانه مي باشد(Kraft,Boyce 1991, 138,144 (.

مفاهيم سيستمها
سيستم، گروهي از عناصر مي باشد كه به خاطر خواسته مشترك رسيدن به يك هدف با هم تركيب شوند (Mcleod 1998,12) .مثلاً دريك مركز اطلاعاتي، منابع انساني، رايانه‌اي واطلاعاتي براي رسيدن به هدف مشترك كه همان ارائه اطلاعات به كاركنان يا مديران آن موسسه مي باشد باهم تركيب مي شوند. درهرسيستمي پنج عنصر درونداد، برونداد، تبديل، مكانيسم كنترل ودرنهايت اهداف وجود دارند. بطوريكه حركت سيستم بطوري است كه درونداد به برونداد، تبديل مي‌شود. دراين ميان مكانيسم كنترل، فرايند تبديل رابراي اطمينان از رسيدن به اهداف سيستم، زيرنظر قرار مي دهد. مكانيسم كنترل توسط حلقه بازخود به جريان منابع متصل مي شود. بطوريكه حلقه بازخورد اطلاعات رااز برونداد سيستم كسب مي كند وآن رابراي مكانيسم كنترل قابل دسترس

ي قرار مي دهد. مكانيسم كنترل، علائم بازخورد را با اهداف تطبيق داده ومنجر به علائمي به عنصر دررونداد مي شود تا وقتي كه سيستم لازم است عملياتش راتغيير دهد (Mcleod l998,12). وقتي سيستم ما يك مركز اطلاعاتي چون كتابخانه مي باشد دروندادها، كتابها، مجلات، منابع الكترونيك و….مي باشند وفرايند خدمات فني، منابع كتابخانه اي مذكور را به برونداد كه همان موادقابل دسترسي براي ارائه خدمات بهتر وكارآمدتر به مراجعان وكاربران مي باشد، تبديل مي كند .مكانيسم كنترل دراينجا رئيس يا شخصي است كه آن ارتباط ميان اين مراكز خدمات فني ومجموعه سازي و خدمات عمومي را به عهده دارد وحلقه بازخورد دراينجا ارتباطات وروابطي است كه شخص رئيس رابا قسمتهاي مختلف كتابخانه مذكور مرتبط مي كند.
هر سيستمي مي تواند عمليات خود را كنترل كند. يك سيستم بدون مكانيسم كنترل، حلقه بازخورد وعناصر اهداف يك سيستم حلقه بازناميده مي‌شود. يك سيستم با سه عنصر كنترل (اهداف، مكانيسم كنترل وحلقه بازخورد) يك سيستم حلقه بسته ناميده مي شود (Mcleod

۱۹۹۸,۱۲-۱۳) وهمانطوركه مي دانيم حلقه‌اي كه بازباشد، حلقه نيست. حال سيستم ها رااز جهت ارتباط با محيط پيرامون خود به دودسته تقسيم مي كنند: سيستمي كه با محيط پيرامون خود ارتباط داشته باشد را سيستم باز گفته وسيستمي كه با محيط پيرامون خودارتباط نداشته باشد يك سيستم بسته است. البته قابل ذكراست كه سيستم كاملاً بسته وجود ندارد. يك زيرسيستم

بطور ساده، سيستمي درون سيستم ديگر مي باشد. مثلاً دريك اتومبيل يك سيستم كلي وجود داردبنام اتومبيل وچندين سيستم فرعي وشايد درون آن سيستم هاي فرعي، سيستم هاي فرعي تري وجودداشته باشند مثلاً موتور خودرو يك سيستم ديگر است كه درون آن هم سيستم ديگري بنام كاربراتور قرار دارد. وقتي كه يك سيستمي، جزء سيستم بزرگتر مي باشد، سيستم بزرگتر

سوپرسيستم يا فوق سيستم ناميده مي شود. براي مثال سيستم دولتي يك شهر يك سيستم است، امادرعين حال قسمتي ازيك سيستم بزرگتر بنام سيستم دولتي يك استان يا ايالت مي باشد كه آن هم خود يك زيرسيستم دولت ملي مي باشد. يك شركت تجاري يك سيستم فيزيكي مي باشد. اين شركت ازمنابع فيزيكي تشكيل يافته است. يك سيستم ادراكي، سيستمي است

كه از منابع ادراكي (فكري) چون اطلاعات وداده ها براي نشان دادن يك سيستم فيزيكي استفاده مي كند. يك سيستم ادراكي عموماً يك تصوير ذهني درذهن مدير مي باشد مانند تصاوير يا خطوطي كه برروي يك برگه كاغذ يا درشكل الكترونيكي ذخيره شده دررايانه (Mcleod 1998,23-24) .

يك سيستم اطلاعات چه كار مي‌كند؟
يك سيستم اطلاعات سه فعاليت عمده انجام مي‌دهد (شكل ۱). ابتدا اطلاعاتي را از منابع درون سازماني يا برون سازماني به عنوان ورودي دريافت مي‌كند. سپس بر روي اطلاعات دريافت شده كارهايي انجام مي‌دهد تا اطلاعات مورد نظر سيستم را توليد كند. در نهايت، اطلاعات توليد شده را در اختيار كاربر در نظر گرفته شده مثلاً يك مدير يا يك كارمند قرار مي‌دهد.

به عنوان مثال در يك سيستم اطلاعات رايانه‌اي كه در بانك كار مربوط به حساب‌هاي پس‌انداز را انجام مي‌دهد، اطلاعات توسط كارمند بانك وارد مي‌شود و پس از پردازش و ذخيره، رسيدي چاپ شده و به مشتري تحويل داده‌ مي‌شود. هم‌چنين مشتري مي‌تواند گزارش از كاركرد حساب خود را دريافت نمايد.

۴- آيا يك سيستم اطلاعات به رايانه احتياج دارد؟
ضرورتي ندارد كه سيستم‌هاي اطلاعات رايانه‌اي باشند اما اغلب سيستم‌هاي اطلاعات رايانه‌اي هستند. عامل تعيين كننده در استفاده از رايانه اين است كه آيا يك سيستم اطلاعات با استفاده از قابليت‌هاي رايانه مي‌تواند بهبود يابد يا خير؟ اگر يك سيستم دستي از افراد و رويه‌ها مي‌توانند كاري را بدون خطا و مؤثر انجام دهند دليلي براي استفاده از رايانه نيست. البته اغلب، حجم كارها افزايش مي‌يابند، پيچيدگي رويه‌ها زياد مي‌شود، يا فعاليت‌ها خيلي به هم مرتبط مي‌شوند و استفاده از رايانه مي‌تواند بهبودهاي لازم را ارائه كند. سيستم‌هاي اطلاعات كه از رايانه استفاده مي‌كنند سيستم‌هاي اطلاعات رايانه‌اي۲ گفته‌ مي‌شوند.
۵- چرا از سيستم‌هاي اطلاعات استفاده مي‌شود؟

معمولاً دو رويكرد در استفاده از سيستم‌هاي اطلاعات وجود دارد. اين دو رويكرد هر دو از ارزش بكارگيري رايانه و فناوري ارتباطات در انجام فعاليت‌هاي سازمان سرچشمه مي‌گيرند. طرفداران اين رويكردها به دنبال راه‌هاي بهره‌برداري از سيستم‌هاي اطلاعات با استفاده از رايانه و فناوري ارتباطات هستند.

رويكرد اول: اين رويكرد منحصراً به قابليت‌هاي ذاتي رايانه و فناوري ارتباطات و اينكه چگونه مي‌توانند در بهبود كارايي استفاده شوند معطوف مي‌گردد. بنابراين تأكيد بر ميزان بهبود عملكرد سيستم‌ها از طريق كارايي پردازش و قابليت اطمينان عملكرد است نه بر استفاده خاص از قابليت‌هاي رايانه و فناوري ارتباطات.
رويكرد دوم: اين رويكرد بر نقاط قوت و فرصت‌هاي پيش روي سازمان و سنجش چگونگي استفاده از فناوري اطلاعات در استفاده از شرايط موجود تمركز مي‌كند. اين رويكرد قدرت توانمندسازي فناوري اطلاعات را در نظر مي‌گيرد. به عبارت ديگر به جاي داشتن يك رويكرد فناوري محور، به دنبال توسعه سازمان از طريق فناوري سيستم‌هاي اطلاعات است. اين رويكرد بهتر است زيرا رايانه و فناوري ارتباطات مهم نيست بلكه اينكه رايانه چگونه مي‌تواند به سازمان كمك كند مهم است

.
۶- به چه منظوري از سيستم هاي اطلاعات استفاده مي‌شود؟
سيستم‌هاي اطلاعات ابزار پشتيبان فعاليت‌هاي سازمان هستند. پشتيباني ارائه شده توسط سيستم‌هاي اطلاعات به سه دسته زير تقسيم مي‌شوند:
 پشتيباني اطلاعاتي؛ ارائه پشتيباني براي دريافت، ذخيره، فيلتر و رديابي كردن اطلاعات
 پشتيباني تصميم‌گيري؛ استفاده از اطلاعات براي ارائه پشتيباني
 پشتيباني ارتباطي؛ ارائه پشتيباني براي به اشتراك گذاشتن يا تبادل اطلاعات بين كاربران (منتزاس۳ ۱۹۹۵).
۷- مزاياي استفاده از سيستم‌هاي اطلاعات
سيستم‌هاي اطلاعات پتانسيل ارائه سه نوع مزيت به سازمان را دارا هستند؛ (۱) بهبود بهره‌وري، (۲) بهبود اثربخشي و (۳) مزيت رقابتي.
 بهبود بهره‌وري: بهبود بهره‌وري وقتي رخ مي‌دهد كه با همان منبع يا كمتر بتوان كار بيشتري انجام داد. در سازمانها، بهبود بهره‌وري در بهبود فرايندهاي كاري اتفاق مي‌افتد. به عنوان مثال وقتي يك كارمند با استفاده از روش‌هاي جديد مي‌‌تواند به جاي پردازش ۲۵ سفارش خريد، ۵۰ سفارش را پردازش كند آنگاه بهره‌وري كار وي ۲ برابر شده است. سيستم‌هاي اطلاعات مي‌توانند در سريعتر، آسان‌تر و دقيق‌تر انجام دادن كارها مؤثر باشند كه از اين طريق بهره وري را بهبود مي‌دهند.
 بهبود اثربخشي: اثربخشي به توانايي يك فرد يا يك سازمان در انجام دادن چيزهايي است كه بايد انجام شوند. مديري كه شرايطي را كه ممكن است مسئله‌ساز شوند پيش‌بيني مي‌كند و علل را پيش از اينكه مشكل پديد آيد بررسي مي‌كند اثربخش‌تر از مديري است كه پيوسته مسائلي را بايد حل كند كه مي‌شد از آنها جلوگيري كرد. سيستم‌هاي اطلاعات، اطلاعاتي ارائه مي‌كنند كه به مديران در بررسي شرايط و انتخاب گزينه‌هاي بهتر كمك مي‌كنند و از اين طريق اثربخشي را بهبود مي‌دهند.

 مزيت رقابتي: سازماني كه با استفاده از سيستم هاي اطلاعات بهره‌وري و اثربخشي خود را بهبود داده است داراي اين پتانسيل خواهد بود كه بتواند روش رقابت سازماني را تغيير دهد.
۸- انواع سيستم‌هاي اطلاعات
سيستم‌هاي اطلاعات داراي انواع و اقسام مختلفي هستند و از وجوه متفاوت مي‌توان آنها را دسته‌بندي كرد. مقاله «نوع‌شناسي سيستم‌هاي اطلاعات» يك دسته‌بندي از سيستم‌هاي اطلاعات ارائه مي كند. سيستم‌هاي اطلاعات سازماني عبارتند از:

 سيستم‌هاي پردازش مبادلات۴
 سيستم‌هاي اطلاعات مديريت ۵
 سيستم‌هاي اطلاعات اجرايي ۶
 سيستم‌هاي پشتيبان تصميم‌گيري ۷
 سيستم‌هاي پشتيبان اجرايي ۸

 سيستم‌هاي خبره ۹
 سيستم‌هاي اتوماسيون اداري ۱۰
 سيستم‌هاي دانش‌ورزي ۱۱

۹- عناصر تأثيرگذار بر سيستم‌هاي اطلاعات
در تعريف و تحليل و طراحي سيستم هاي اطلاعات بايد به عناصر زير توجه كرد:
 محيط سازمان: پايه تمام فعاليت‌هاي سازمان محيطي است كه سازمان در آن فعاليت مي‌كند. محيط بر محصولات و خدمات ارائه شده از سوي سازمان، روش رقابت، كيفيت و طبيعت اقداماتي كه در انجام فعاليت‌هاي روزانه اتخاذ مي‌كند تأثير مي‌گذارد. عوامل مهم در محيط سازمان عبارتند از:
• مشتريان
• رقبا
• عرضه‌كنندگان مواد و خدمات موردنياز سازمان
• سازمانهاي قانونگذار
 سازمان: ابعاد برشمرده زير جزو مواردي هستند كه بر سيستم‌هاي اطلاعات تأثير مي‌گذارند.
• استراتژي
• سيستم‌ها
• منابع انساني
• مديريت

• ساختار سازماني
 معماري سيستم‌هاي اطلاعات
• اطلاعات
• سخت‌افزار
• نرم‌افزار
• ارتباطات
 كاربرد سيستم‌هاي اطلاعات
۱۰- چگونه يك سيستم اطلاعات براي سازمان خود تهيه كنيم؟
توسعه سيستم‌هاي اطلاعات در يك سازمان امري يكبار براي هميشه نيست بلكه بايد به صورت دوره‌اي به كار توسعه سيستم‌هاي اطلاعات پرداخت. اين ويژگي از ويژگي‌هاي سيستمي تحميل مي‌شود چرا كه هر سيستمي داراي عمر محدودي است و بايد در دوره‌هاي خاصي آن را روز‌آمد كرد. به همين دليل سيستم‌ها داراي چرخه زندگي هستند. سيستم‌هاي اطلاعات نيز داراي چرخه زندگي هستند. چرخه زندگي يك سيستم اطلاعات از نقطه شكل‌گيري موضوع و نياز به سيستم‌ اطلاعات آغاز شده و پس از توليد سيستم، استفاده، و نگهداري، در زمان نياز به تغيير و بازطراحي پايان مي‌يابد. اين چرخه داراي مراحل زير است:

 مطالعه
• مطالعه اوليه
• مطالعه امكانپذيري
 تحليل و طراحي عمومي
• بررسي سيستم فعلي
• تعيين نيازمندي‌هاي سيستم جديد
• طراحي سيستم جديد
• برنامه‌ريزي نحوه اجرا و پياده‌سازي
 تحليل و طراحي تفصيلي
• طراحي فني
• برنامه‌نويسي و تست نرم‌افزار
• آموزش كاربر
• بررسي پذيرش كاربر
 پياده‌سازي
• تبديل داده‌ها

• استقرار سيستم
 اجرا
• رفع اشكالات
• نگهداري
برا ي استقرارموفق يك سيستم اطلاعات در يك سازمان، طي اين مراحل ضروري است. طي اين مراحل نيازمند بكارگيري متخصصان و مشاوران سيستم‌هاي اطلاعات است. البته قبل از تهيه يك سيستم اطلاعات براي سازمان، بهتر است كه سازمان يك برنامه توسعه سيستم‌هاي اطلاعات تهيه كرده و در طول زمان و به تدريج سيستم‌هاي اطلاعات خود را بر اساس آن برنامه توليد كند. تحليل‌گر سيستم اطلاعات بنا به تشخيص، هر يك از مراحل را تا حد لازم اجرا كرده و در طي مراحل با افراد و گروههاي

 مديران
 شركت‌ها، سازمانها و نهادهاي مرتبط و تأثيرگذار
 كساني كه از سيستم منتفع مي‌شوند
 كاربران
 فروشندگان و عرضه‌كنندگان
 متخصصان فني
 برنامه‌نويسان نرم‌افزار
ارتباط برقرار مي‌كند و تأثيرات و ملاحظات آنها را در نظر مي‌گيرد. تحليل‌گر سيستم ممكن است به جاي توليد يك نرم‌افزار، از بسته‌هاي نرم‌افزارهاي از پيش ‌نوشته‌ شده موجود براي موضوع سيستم‌ اطلاعات استفاده كند
روش سيستم ها وديدگاه سيستمي

بطوركلي هرموسسه اي براي تداوم جريان كاري خود نيازبه يك ديد سيستمي دارد. ديدسيستمي كه همه بخش هاي درونداد وبرونداد وفرآيند تبديل را ازطريق مكانيسم كنترل وحلقه بازخورد ، زيرنظرداشته ويك نوع يكپارچگي درتصميم‌گيري، كه لازمه موفقيت يك مؤسسه مي باشد، بوجود مي آورد كه اثرات هرتصميم رادرديگر بخش هاي به ظاهر غيرمرتبط هم درنظرداشته باشد. افراد ماهر درحل مسائل كساني هستند كه محيط خودرا شناخته وسيستم هاي موثر جمع آوري اطلاعات رابوجود آورند آنان لزوم معيارهاي عملكرد وشبكه هاي ارتباطي خوب را با كارمندان

خودتشخيص داده اند. تمام اينها اجزاء پذيرش يك تفكرسيستمي است . اصطلاح مفهوم سيستمي براي نشان دادن اين ديدگاه استفاده مي شود. (مك لويد ۱۳۷۸، ۱۳۶).
حل كنندگان مسائل بازرگاني جزواولين كساني نبودند كه به بررسي فرآيند حل مسأله پرداختند. اين افتخار به دانشمندان علوم فيزيكي چون فيزيك‌دانان وشيمي‌دانان ودانشمند علوم رفتاري چون روانشناسان وجامعه شناسان باز مي گردد. اين دانشمندان حل نمودن مسأله رابه عنوان ابزاري جهت انجام آزمايشات كنترل شده مطالعه كردند (مك لويد ۱۳۷۸،۲۰۰). مديران براي حل مسائل مربوطه به موسسات نيازمند نوع نگرش وديده سيستمي مي باشند كه به روش سيستمي

مشهوراست دراين روش اولين اقدام مديردرشكل گرفتن موسسه به عنوان يك سيستم مي باشد درمرحله دوم بايد ازآنجا كه هرسيستمي با محيط خود ارتباط دارد، محيط موسسه درك شود. درمرحله سوم سيستمهاي فرعي وزيرسيستمهاي موسسه بايد شناسايي شوند بعدازاين مراحل يافاز تجزيه وتحليل مسأله مي رسيم يعني درمراحل قبلي شناخت كلي وداده هاي موردنياز به دست آمد وهرحال بايد آنها راپردازش كرد. اولين مرحله از اين فاز گذراز سيستم به سطح

زيرسيستم مي باشد. دومين مرحله تحليل ترتيبي اجزاء سيستم مي باشد وحال به سومين فاز يعني فاز طراحي وتركيب مي رسيم. اولين مرحله اين فاز شناسايي راه‌حل هاي گوناگون، دومين مرحله ارزيابي راه حل هاي شناخته شده، سومين مرحله انتخاب بهترين راه حل، مرحله بعدي اجراي راه حل وآخرين مرحله هم پيگيري جهت حصول اطمينان از تاثير گذاري راه حل مي باشد كه همان مكانيسم كنترل در روش سيستمي مي باشد. متخصصان مديريت اغلب معتقدند كه اگريك مديرسازمان خودرابه عنوان يك سيستم درنظرگيرد، مكانيسم حل مسأله آنها آسانتر وكارآمدتر خواهدبود (Mcleod1998,11). بايد متذكر شد كه ايده مشاهده هرچيري به عنوان يك سيستم، منحصر به اقتصاد نيست. درواقع يك نهضتي براي استفاده از مفهوم سيستم به عنوان يك وسيله فهم بهتر هرپديده اي بوجودآمده است. اين ايده اولين باردرسال ۱۹۳۷ توسط لودويگ وان برتالانفي( Ludwig von Bertallanffy) يك زيست شناس آلماني ارائه شد. او اين روش جديد راكه اشاره به فرماليته كردن اصولي كه درسيستم ها عموماً بكارمي روند ،چه ماهيت عناصر شكل دهنده يا روابط يا نيروهاي بين آنها، تئوري عمومي سيستم ها، نامگذاري كرد. بعدها درسال ۱۹۵۶ كنث بولدينق (Kenneth boulding) تئوري عمومي سيستم‌ها را به يك روش ديگر ارائه كرد. بولدينق دورويكرد درتوصيف تئوري عمومي سيستم ها درنظرگرفت(Mcleod1998,152).حاصل نگرش سيستمي استفاده از مدلهابراي توصيف پديده هامي باشد. يك مدل چكيده چيزي است كه يك موجود (entity) ناميده مي شود. چهارنوع مدل وجوددارند. فيزيكي، داستان وار، گرافيكي ورياضي، همه اين مدلها به كاربر اجازه فهم بهتر وارتباط برقرار كردن با «موجود» رامي دهد، كه ازاين طريق ،ديگر عناصرهم درك مي شوند. يك مدل عمومي سيستم هاي شركت مي تواند براي تحليل هرنوعسازماني بكاررود، اما نمي‌توان انتظارداشت كه يك مدل براي يك سازمان خاصي ساخته شود. ارزش واقعي مدل عمومي سيستم ها، وقتي كه فردتازه فارغ التحصيل شده وكارش را شروع كند، آشكار مي شود. مدل به فردبراي تنظيم شركتش كمك خواهد نمود. درآغاز، هرچيزي تازه خواهدبود:چهره هاي جديد، تسهيلات جديد، واژگان (ترمينولوژي) جديد، هيچ فرد را شگفت زده نخواهد كرد،به اين علت كه مدل يك تصوير ذهني ازآنچه مورد انتظاراست رابراي فرد، فراهم خواهدكرد (Mcleod1998,155-154). بايد به يادداشته باشيم كه بهترين سيستم ها درصورتيكه كاربران آن را بكارنبرند توفيقي نخواهد داشت. وامروز سيستم هاومدلها با ابزارهاي وسيستم هاي رايانه‌اي طرح ريزي شده وبه ندرت ازروشهاي دستي براي يك سيستم يا مدل استفاده مي‌شود.

چرخه حيات سيستم
هرزيرسيستمي در سيستم‌هاي هاي اطلاعاتي رايانه‌محور مانند يك ارگانيسم زنده مي باشد:آن متولد مي شود، رشدمي كند، تا به بلوغ مي رسد، عمل مي كند ونهايت مي ميرد. اين فرآيند تحول چرخه حيات سيستم[۲] (SLC) ناميده مي‌شود وشامل مراحل ذيل مي باشد: برنامه ريزي، تحليل، طراحي، اجرا، به كاربردن.دوره حيات يك سيستم مستلزم گذراز مراحل استانداردي است كه هريك به فعاليتهاي مديريتي نيازدارد. سيستم ممكن است به دلايل فني يا ساير اشتباهات ياعدم مطابقت با تغيير محيط كمترمفيد وموثر واقع شود. همچنين احتمال دارد زماني كه براي يك سيستم جديد برنامه ريزي مي شود، نقايص زيادترگردد. مرحله نهايي دوره حيات يك سيستم، جايگزيني آن است. طول حيات هريك ازاين مراحل درسيستم ها متفاوت است (رولي ۱۳۸۰،۹-۱۹۸). البته قابل ذكراست چون كه امروزه اكثرسيستم ها بصورت رايانه‌اي طرح ريزي مي شوند ورشد رايانه وفن‌آوريها واطلاعات وارتباطات زياداست دوره حيات سيستمهاي رايانه‌اي نسبتاً كوتاه مي باشد. اصل اساسي تجزيه وتحليل يك سيستم وطراحي، عبارت است ازتشخيص نيازيك سيستم به تجديد نظرويا جانشيني آن واصل دوم سلسله مراتب واولويت وآمادگي جانشين سازي سيستم قبلي است (مومني۱۳۷۰ ،۳۱۳). امروز براي نشان دادن چرخه حيات يك سيستم ازمنحني ها استفاده مي كنند وبه آن منحني عمومي حيات يك سيستم مي گويند اين مدل داراي چهارجزء ومرحله متفاوت است كه دركارآيي هرسيستمي تأثير بسزايي دارد:۱-بسط وگسترش (development) 2-رشد (growth) 3-اشباع(Saturation) 4-استهلاك (deterbation) (مومني ۷۲-۳۱۴)
اطلاعات

براي فهم واقعي معني اطلاعات وعدم اختلاط آن باداده ها ماابتدا تعريفي ازاين دوراارائه مي نماييم:داده ها شامل واقعيتها واشكالي هستند كه براي كاربر، بي‌معني مي باشند. وقتي كه اين داده ها پردازش شدند تبديل به اطلاعات مي شوند. پس اطلاعات، داده هاي پردازش شده يا داده هايي با معني مي باشند. تبديل داده ها به اطلاعات توسط يك پردازنده اطلاعات انجام مي شود. پردازنده اطلاعات يكي از عناصر كليدي سيستم ادراكي است. پردازنده اطلاعات مي تواند

شامل عناصر رايانه‌اي، عناصر غيررايانه‌اي يا تركيبي ازآن دوباشد (Mcleod1998,15-16). اطلاعات درسيستم هاي سازماني مختلط انسان وماشين ازمنابع زيرتغذيه مي شود:۱-دستيابي اطلاعات محيط عملكرد مديريت۲-روشهاي ذخيره اطلاعات جهت عملكرد سيستم‌هاي هاي عامل۳-روشهاي انتقال اطلاعات ونحوه ايجاد ارتباط وذخيره‌سازي وبازيابي .
امروزه اطلاعات برگ‌برنده شركتهاي بزرگ تجاري مي باشد. ازآنجا كه گردآوري اطلاعات به روش دستي ومعمولي براي شركتهاي چتد مليتي بزرگ غيرممكن مي باشد پس از آنها به سيستم هاي اطلاعاتي براي پركردن اين خلاء روي آورده اند. اطلاعات لازمه تصميم گيري است وامروزه پديده اي

چون انفجار اطلاعات ،آلودگي اطلاعات وآنارشي اطلاعات مطرح است كه لازمه استفاده مفيداز اطلاعات دراين آشفته بازار وجود سيستم هاي اطلاعاتي يكپارچه ومنسجم براي تنظيم ومنظم كردن اطلاعات براي استفاده كاوشگران اطلاعات مي باشد. مديران، همچنين به يكي از دوسبك متفاوت استفاده از اطلاعات به عنوان راههايي براي استفاده از اطلاعات براي حل مشكل استفاده مي كنند.