نکاتی درباره نرم افزار Word

 

 

Word یک پردازشگر کلمات است که به کمک آن میتوانید اسناد مختلف مثل نامه، مقالات، بنر و فکس ها و … را ایجاد کنید. در این بخش میخواهیم Ribbon و Backstage را تعریف کنیم و اینکه چطور اسناد موجود را مجدداً باز کنیم.

۱-۵- شناخت کارایی برنامه Word

۲۰۱۰ Word و ۲۰۱۳ Word کمی متفاوت تر از ورژن قبلی Word است. بنابراین اگر قبلاً هم ازاین نرمافزار استفاده میکردید، باید زمانی صرف کنید تا با این برنامه آشنا شوید. نوار ابزار که مشابه نسخه ۲۰۰۷ این نرمافزار است، هم Ribbon و هم نوار دسترسی سریع دارد. برخلاف نسخه ۲۰۰۷ گزینه های Open و Print در قسمت Backstage View قرار دارد که جایگزین گزینه Microsoft Office Button

۲-۵-خطکش در ورد (word)

خط کش در بالا و قسمت چپ صفحه سند قرار داده شده است. به همین روش می توانید متن خود را با خطکش دقیق اندازهگیری کنید. میتوانید خطکش را برای وسیع تر شدن دید صفحه  حذف کنید.

مخفی کردن خط کش در ورد

۱. در صفحه بر روی گزینه ViewRuler کلیک کنید تا با غلتانیدن آن خطکش محو شود.

 ۲. برای نشان دادن خط کشی مجدداً روی viewRulerکلیک کنید.

ایجاد کردن و باز کردن سند در ورد

برای ایجاد کردن و باز کردن سند:

 ۱. روی تب File کلیک کنید که در اینجا صفحه پیش زمینه را مشاهده می کنید.

 ۲. Newرا انتخاب کنید.

 ۳. روی گزینه Black document از گزینههای موجود کلیک کنید. به طور پیشفرض این گزینه به صورت رنگی مشخص شده است.

 ۴. روی گزینه ایجاد کلیک کنید بنابراین یک سند خالی در صفحه ظاهر میشود.

 ۵. برای سرعت داشتن در کار می توانید از اسناد پیشفرض هم استفاده کنید که می توانید آن را از قسمت New Document pane انتخاب کنید. (در رابطه با قسمت الگوها بعداً صحبت خواهیم کرد.)

باز کردن سند موجود

۱. روی برگه Fileکلیک کنید. به قسمت Backstage view وارد می شوید.

 ۲. Open را انتخاب کنید. پنجره فایلهای موجود در کامپیوتر ظاهر میشود.

 ۳. سند موردنظر را انتخاب کنید و روی Open کلیک کنید.

اگر از سند اخیراً استفاده کردهاید پس می توانید از منوی Recent Documents آن را انتخاب کنید. فقط روی این گزینه کلیک کنید.

۳-۵- تنظیمات اولیه برای شروع صفحه آرایی کتاب فارسی در ورد

تنظیمات صفحه در ورد

 نخستین کاری که برای شروع صفحه آرایی یک کتاب در ورد انجام می دهیم، تنظیمات صفحه است. یک فایل جدید ایجاد کنید. از روبان ، دکمه کوچک را Page Setup دکمه کوچک گوشه گروه PageLayoutبزنید تاپنجره تنظیمات صفحه باز شود:

333

در زبانه Marginاندازه حاشیه صفحه و در زبانه Paper، ابعاد صفحه را تعیین کنید. زبانه Layout نیاز به توضیح بیشتر دارد که h در بخش ۷ به آن خواهیم پرداخت. روی OK کلیک کنید تا پنجره بسته شود.

444

تنظیمات فونت (قلم) در ورد

حال بخشی از متن را که دارای کلمات فارسی و انگلیسی است، انتخاب کنید و از زبانه Home، دکمه کوچک تا در گوشه گروه فونت را بزنید، تا پنجره Font باز شود. در این پنجره شما میتوانیدقلم و اندازه آن را به طور جداگانه برای متن فارسی و لاتین انتخاب کنید. در شکل زیر، برای متون لاتین فونت Calibri اندازه ۱۲pt و برای متون فارسی، فونت BNazanin اندازه ۱۳pt انتخاب شده است

5555

با توجه به اینکه از نظر بصری اندازه فونتهای لاتین کمی بزرگتر است، بهتر است اندازه فونتهای لاتین را همیشه اندکی کمتر در نظر بگیرید. روی OK کلیک کنید. اکنون اندازه متون .فارسی ۱۳، و اندازه متون لاتین موجود در متن ۱۲ خواهد بود 

تنظیمات پاراگراف در ورد

نشانگر چشمک زن را روی یک پاراگراف قرار دهید و از روبان Home، دکمه کوچکت گوشه گروه پاراگراف را بزنید، تا پنجره Paragraph باز شود. چینش متن، جهت متن، تورفتگی ها، فاصله پاراگراف از پاراگراف قبلی و بعدی، و فاصله سطور پاراگراف، مهمترین چیزهایی هستند که در این پنجره تعریف میشوند

666

استایل (سبک/شیوه) در ورد

یکی از مهمترین و کاربردی ترین امکانات نرمافزار ورد که معمولاً توسط کاربران متوسط نادیده گرفته میشود، قابلیت تعریف، اعمال و ویرایش استایلهاست. وقتی استایلی را روی بخشی از متن اعمال میکنیم، در واقع با یک دستور، تمامی خصوصیات مربوط به فونت، اندازه، فاصله سطوره رنگ و … را که قبلاروی استایل تعریف کردهایم، به آن بخش از متن اعمال می کنیم و اگر بعدا استایل را ویرایش کنیم، تمامی متونی که آن استایل بر روی آنها اعمال شده است، تغییر خواهند کرد. مثلا اگر بخواهیم فونت عنوان تمامی فصول کتاب را تغییر دهیم، یا بخواهیم اندازه متن همه پاورقیها در کتاب کوچکتر شود، کافی است به سادگی استایل مربوطه را ویرایش کنیم، تا این تغییر روی تمامی بخش هایی که آن استایل به آنها داده شده، اعمال شود.

888

از روبان Home، دکمه کوچک مربع گوشه گروه Styles را بزنید، تا پنجره Styles باز شود، در این پنجره، فهرستی از استایل ها را مشاهده می کنید. اکنون میخواهیم استایل جدیدی ایجاد کنیم و آن را روی چند پاراگراف از متن مان اعمال کنیم.

9999

روی دکمه New Style         10  کلیک کنید تا پنجره Create New Style باز شود. نام استایل را به گونهای انتخاب کنید که بعداً هنگام استفاده، برایتان گویا باشد؛ مثلا «عنوان فصول»، «معادله».«پاورقی» یا «تقل قول» می توانند اسامی خوبی باشند. شما میتوانید نام استایل را فارسی یا لاتین انتخاب کنید. در پایین پنجره، دکمه Format را کلیک کنید. منوی حاوی مواردی که برای این استایل میتوانید تعریف کنید، باز می شود. با انتخاب Font و Paragraph، پنجرههایی که در بخش پیشین توضیح دادیم، باز می شوند. پس از اینکه تنظیمات موردنظرتان را روی فونت و پاراگراف اعمال و Ok کردید، در پنجره Create New Style نیز OK را بزنید تا پنجره بسته شود. حالا استایلی را که ساختهاید، در پنجره Styles خواهید دید. نشانگر چشمک زن را روی یک پاراگراف قرار دهید و در پنجره Styles روی استایل جدیدی که ساختهاید، کلیک کنید. تمام تنظیماتی که برای استایل اعمال کردهاید، روی این پاراگراف نیز اعمال خواهد شد. شما میتوانید این استایل را روی چندین پاراگراف از متن خود اعمال کنید. اکنون در پنجره Styles روی نام استایلی که ایجاد کردهاید، راست کلیک کنید و Modify را انتخاب کنید. با تغییر تنظیمات استایل و OK کردن آن، تمام بخش هایی از متن شما که این استایل را به آنها داده بودید، تغییر خواهند کرد. هنگام صفحه آرایی یک کتاب، باید برای هر بخشی از کتاب که دارای قالب بندی مشخصی است، یک استایل اعمال کنیم. یک استایل برای متن اصلی، یک استایل برای هرکدام از انواع تیترها، یک استایل برای پاورقی و…

12

استایل های از پیش موجود

نرمافزار Word برای آسان تر کردن کار ما، تعدادی استایل از پیش آماده در خود دارد. بهتر است همین استایل ها راModify و استفاده کنیم و تا جایی که امکان دارد، استایل جدید ایجاد نکنیم. برای دیدن تمامی استایلهای موجود در Word، در پایین پنجره Styles، لینک …Options را کلیک کنید SelectStylesto showرا روی    All Stylesونحوه مرتب سازی استایل ها را روی Alphabeticalقرار دهید اکنون تمامی استایل های موجود در پانل اسلایدها به ترتیب الفبا نشان داده می شوند.مهمترین استایل های مورد استفاده در کار ما این ها هستند:

 

۱ Heading: معمولاً برای عناوین اصلی، مانند عناوین مقدمه، پیشگفتار و عناوین فصول از این استایل استفاده می شود.

۲ Heading: برای عناوین ذیل عناوین اصلی، مانند عناوین داخل هر فصل، از این استایل استفاده می شود.

Heading3: برای عناوین ذیل ۲ Heading از این استایل استفاده می شود.

Body Text: برای عناوین متن بدنه کتاب، که تورفتگی خط اول ندارند.

Body Text First Indent: برای عناوین متن بدنه کتاب، که تورفتگی خط اول دارند. استفاده صحیح از استایلهای ۳ Heading 1، Heading 2، Heading و … بسیار مهم است. درصورتی که این استایلها به درستی اعمال شوند، بعداً بهراحتی خواهیم توانست فهرست مطالب را تهیه و در ابتدای کتاب درج کنیم. برای درک نحوه استفاده درست از این استایلها، فرض کنید در حال صفحه آرایی یک کتاب آشپزی هستیم که دو فصل دارد و هرکدام از فصول دارای زیرعنوان هایی است. نحوه اعمال استایلهای Heading، برای عناوین این کتاب به صورت زیر خواهد بود:

فصل ۱٫غذاها (Heading 1)

ایرانی (۲ Heading)

قرمه سبزی (Heading3)

| چلو کباب (Heading3)

خارجی (Heading2)

پیتزا(Heading3)

همبرگر (Heading3)

فصل ۲. دسرها (Heading 1)

بستنی شکلاتی (۳:Heading)

بستنی میوهای (Heading3)

 

 

 

کیک(Heading 2)

کیک خامه ای (Heading3)

کیک شکلاتی (Heading3)

در صفحه بندی استاندارد، بهتر است برای متنی که بعد از عناوین می آید تورفتگی خط اول درنظر نگیریم. یعنی پاراگرافی از متن که بلافاصله بعد از عنوان یا زیرعنوان می آید، بدون تورفتگی خط اول و با استایل Body Text درج می شود و پاراگرافهای بعدی متن با تورفتگی خط اول و با BodyText First lindentدرج میشوند.

۴-۵- فصل بندی پایان نامه در ورد

امکان فصل بندی نرمافزار ورد، این امکان را به ما می دهد که برای بخش های مختلف پایان نامه از سر صفحه و پاصفحه و ساختار شماره صفحه متفاوت استفاده کنیم و در صورت لزوم، افقی یا عمودی بودن صفحه (Portrait/Landscape) یا اندازه صفحات برای بخشی های مختلف را تغییر دهیم. برای ایجاد یک فصل جدید در فایل پایان نامه، مکان نمای چشمک زن را در جایی که باید فصل جدید آغاز شود (مثلاً پس از اتمام فصل ۱ و قبل از شروع فصل ۲) قرار میدهیم. سپس از روبان PageLayouti و از گروه Page Setup، دکمه بازشونده Breaks را کلیک می کنیم. همانطور که میبینید، چهار نوع Section Break وجود دارد:

Next Page: فصل جدید از صفحه بعد شروع می شود.

Continuous: بدون شکست صفحه، فصل جدید در ادامه فصل قبلی شروع میشود.

Even Page: فصل جدید از نخستین صفحه زوج بعدی آغاز میشود.

: odd pageفصل جدید از نخستین صفحه فرد بعدی آغاز میشود. Odd Page

13

فصل جدید باید از نخستین صفحه فرد بعدی آغاز شود. بنابراین، در پایان هر فصل، یک OddPageSection Break قرار میدهیم. به این ترتیب، متنی که بعد از Section Break قرار دارد، از صفحه فرد بعدی شروع می شود و اگر نیازی باشد، Word یک صفحه را برای ما خالی خواهد گذاشت. البته دقت داشته باشید که این صفحه خالی در محیط ورد نمایش داده نمی شود، اما اگر از فایلتان PDF یا Print بگیرید، خواهید دید که در مواقع لزوم یک صفحه سفید میان فصول قرار داده شده، تا همه فصول از صفحات فرد شروع شوند.

۵- ۵- سر صفحه و پاصفحه (Header&Footer) در ورد

مواردی که قرار است در طول کل کتاب یا در طول فصول در تمامی صفحات تکرار شوند،درHeader و Footer قرار میگیرند. نام، عنوان فصل و شماره صفحه مهمترین این موارد

14

برای درج یا ویرایش هدر و فوتر، از زبانه Insert و در گروه Header&Footer یکی از گزینه های Header یا Footer را کلیک کنید تا منوی زیرین آن باز شود. اکنون می توانید یکی از قالب های از پیش آماده را استفاده کنید یا با زدن گزینه EditHeader/Footer در انتهای منو، وارد حالت ویرایش سرصفحه و پاصفحه شوید. در حالت ویرایش هدر افوتر، یک زبانه جدید به زبانه های بالای نرمافزارافزوده می شود که ابزارهای مورد نیاز برای ویرایش هدر و فوتر را در اختیار شما قرار میدهد. شمامیتوانید با دوبار کلیک در منتهیالیه بالا یا پایین صفحات نیز وارد حالت ویرایش هدر افوتر شوید. پس از انجام تنظیمات، در قسمت پایین پنجره، Apply toرا روی Whole document بگذارید وOK بزنید. اکنون شما در تمامی فصول کتاب، میتوانید برای صفحات اول فصول و صفحات زوج و فرد، هدر و فوتر مجزا داشته باشید. اگر بخواهید این قابلیت تنها در بعضی فصلها وجود داشته باشد، باید مکان نما درون آن فصل باشد و در قسمت Apply to، باید This section را انتخاب کنید.

15

هدر و فوتر مجزا برای هر فصل

16

با فعال/غیرفعال کردن گزینه lal.j, obra Link to Previous هدر و فوتر فصل را با فصول قبلی وصل اقطع کرد.

 ۵- ۶- شماره صفحه

زمانی که حالت ویرایش هدر و فوتر فعالی است، در روبان Design، در گروه Header&Footer.

دکمه PageNumber را بزنید تا باز شود. شما از این قسمت می توانید شماره صفحه را در موقعیتهای از پیش تعریف شده ای قرار دهید. در صورتی که Current Position را انتخاب کنید، شماره صفحه خارج از Text Box و در همان جایی که نشانگر چشمک زن قرار دارد، درج خواهد شد. در کتابهای فارسی معمولاً شماره صفحه صفحات زوج در سمت راست و صفحات فرد در سمت چپ صفحه است. با این چینش، دیدن شماره صفحهها هنگام ورق زدن کتاب آسان تر خواهد بود. درصورتی که میخواهید شماره صفحه مثلاً از ابتدای فصل ۱ شروع شود و نمیخواهید صفحات قبل از آن در شماره صفحه لحاظ شود، پس از درج شماره صفحه، در همان منوی شماره صفحه ها، … Format PageNumbers را انتخاب کنید در این پنجره شما میتوانید فرمت شماره صفحه (۱، ۲، ۳ یا آ، ب، ج و …) همچنین نقطه شروع شماره صفحه را تعیین کنید. درصورتی کهPageNumbering o گزینه Start at را انتخاب کنید، میتوانید شماره صفحه هر Section را از عددی دلخواه شروع کنید. با استفاده از قابلیت گفته شده، میتوانید برای هرکدام از فصل ها، شماره صفحه را با فرمت جداگانهای بزنید. مثلاً میتوان بخش های قبل از شروع متن اصلی کتاب، مانند فهرست و مقدمه را به عنوان فصلی جداگانه، با حروف ابجد شمارهگذاری وبرای شمارهگذاری متن اصلی کتاب، اعداد استفاده کرد.

17