گزارش كارآموزي مخابرات استان گلستان

مقدمه و تشکر :

سپاس بیکران پروردگار را که به انسان قدرت اندیشیدن بخشید تا به یاری این موهبت راه ترقی و تعالی را بپیماید .
استان گلستان با مساحت ۲۲۰۲۲ کیلومتر مربع با ۱۱ شهرستان ، ۱۷ شهر و ۹۹۹ روستا در اواخر سال ۱۳۷۶ تشکیل گردید و مخابرات آن در ۲۶/۲/۷۷ تاسیس شد و حاصل کار رشد ۹۱/۴ % ضریب نفوذ تلفن دائر یعنی ۸۹/۵ به ۸/۱۰ و تعداد روستاهای دارای ارتباط لز ۳۹% به ۸۹ % یعنی ۷۳۸ روستای دارای ارتباط شده تعداد ایستگاههای تلفن همراه استان از ۲ به ۲۳ رسید و بیش از ۳۰۰ روستای استان برخوردار از تلفن خانگی شدند (از بهترینهای کشور) .

 

باتشکر از استاد ارجمند جناب آقای مهندس برومند و کلیه مسئولین دست اندرکارشرکت مخابرات استان گلستان که این کارآموز را جهت سپری کردن کارآموزی طی ۲۴۰ ساعت همراهی کردند.

آشنایی با مخابرات و تاریخچه آن :

 

مخابرات در واقع مبادله اخبار و اطلاعات و تصویر و دیتا توسط علائم قراردادی و سمعی و بصری و الکتریکی از محلی به محل بعدی می باشد .
ایرانیان نخستین مللی بودند که از چند هزار سال قبل از مخابرات تلگرافی با استفاده از دو شعله در سال ۱۱۰۱ قبل از هجرت در تصرف آتن جهت ارسال اخبار از آن استفاده شد .

تلگراف و موس : در سال ۱۸۴۴ اولین ارتباط تلگرافی بین واشنگتن و با لتیمو به وسیله جریان الکتریکی در سیم مخابره شد . در ایران این کار در سال ۱۲۳۸ صورت گرفت . در سال ۱۲۵۵ علی خان فخرالدوله نخستین وزیر انتخاب شد و باعث شد تا خطوط تلگرافی در ایران گسترش یابد که مهمترین آنها خط ارتباطی آلمان – روسیه – ایران – هند بوده است .

پیدایش تلفن : مخترع تلفن الکساندر گراهام بل بود که در سال ۱۸۷۶ در شهر بوستون مرکز تلفن ۲۱ مشترکه راه اندازی کرد .

اولین بار در ایران بین سالهای ۶۵-۱۲۶۴ شمسی ارتباط تلفنی بین راه آهن تهران – ری انجام شد .
در گرگان در سال ۱۳۴۴ مخابرات گرگان با ۲۰۰۰ شماره بصورت خودکار F6 نصب شد . در حالی که قبل از آن به صورت هندلی بود .
در آبان ۱۳۵۲ به مناسبت تاج گذاری شاه STD( مرکز بین شهری خودکار) بین شیراز – تهران – اصفهان راه اندازی شد .
در سال ۱۳۷۴ با توجه به گسترش فعالیت های مخابراتی و توسعه روز افزون صنعت مخابرات در کشور و پیروی از سیاست تمرکز زدایی در اجرای ماده ۷ قانون تاسیس شرکت مخابرات ایران تشکیل شرکتهای مخابرات استانی پیشنهاد شد و در تاریخ ۱/۱۱/۷۴ با تصویب اساسنامه شرکتهای مخابرات استانها در کمیسیون مشترک امور اداری و امور پست و تلگراف و تلفن و نیرو در مجلس شورای اسلامی این هدف محقق و در تاریخ ۱۱/۱۱/۷۴ توسط مقام ریاست جمهوری برای اجرا ابلاغ شد .
مخابرات در توسعه جامعه نقش بسیار مهمی دارد . میزان سرمایه گذاری در امر مخابرات در کشورهای مختلف متفاوت است و بستگی به سایر خدمات از جمله حمل و نقل و سایر صنایع دارد . مسائل زیادی از جمله محدودیت های سیاسی و اقتصادی در توسعه شبکه های مخابراتی تاثیر بسزایی دارد . با توجه به اینکه طرحهای توسعه اقتصادی کشورهای مختلف یکسان نیست . لذا طرحهای توسعه مخابراتی آنها نیز با هم متفاوت است .

 

عموماً شبکه های مخابرات بر سه بخش عمومی و خصوصی و ویژه تقسیم می شوند :
شبکه های عم.می مانند شبکه های عمومی تلفنی یا شبکه های دیتا و شبکه های موبایل و … که تمام مشترکین به آنها دسترسی دارد .
شبکه های خصوصی مانند شبکه های نیرو انتظامی یا شبکه های تلفنی شرکت نفت و … که فقط مشترکین این نوع شبکه ها به آن دسترسی دارند . البته این نوع شبکه ها می توانند به شبکه های عمومی متصل شوند .
شبکه های ویژه که وظایف خاصی را بر عهده دارند و مشترکین به آنها دسترسی ندارند مانند شبکه های مدیریت .
با توجه به افزایش روز به روز ارتباطات لذا از این نظر درر زمینه های اقتصادی و آموزشی و فرهنگی و نظامی روز به روز افزایش می یابد .

‌أ. نظامی : نقش ارتباطات در تحقیقات فضایی و امنیت دفاعی و کامپیتری بسیار فراوان است .
‌ب. فرهنگی : القای فرهنگ توسط وسائل ارتباط جمعی و رادیو و تلویزیون و ماهواره و نیز تفاهم و وحدت افراد جامعه و عکس آن می تواند در بر داشته باشد .
‌ج. اقتصادی : جهش اقتصادی و تجارت و امکان ارتباطات در زمان کوتاه و استفاده از فناورری مخابرات اهمیت فراوانی دارد .
‌د. آموزشی : القای مسائل آموزشی توسط رادیو و تلویزین و پیشرفت دانش .

ارسال یا مخابره اخبار طی دو مرحله انجام می گیرد :
‌أ. مرحله تولید یا اطلاعات : هر موج اطلاعات جهت ارسال از یک نقطه به نقطه ای دیگر احتیاج به سیم های مخابراتی دارد که بتواند جریان و جهت یا … را به واضحی تبدیل و در طرف دیگر عکس آن را انجام دهد .

‌ب. مرحله انتقال خبر یا انتقال : انتقال جریان و پالسهای الکتریکی پس از عمل بوسیله سیم هایی از یک نقطه به نقطه ای دیگر را مرحله انتقال گویند که به روش های بدون سیم یا رادیویی و انتقال سیمی انجام می شود . در محیط انتقال رادیویی از سیستم های مایکرویوو آنتنها

 

ی مخابراتی و ماهواره ای استفاده می شود . ولی در شبکه سیمی از کابلهای مسی یا فولادی و فیبر نوری و کابلهای کواکسیال و کوج برهای فلزی استفاده می شود .

تاریخچه شرکت مخابرات استان گلستان :
به استناد قانون تاسیس پس از منفک شدن استان گلستان در تاریخ ۱/۱/۷۷ از استان مازندران به مرکزیت شهرستان گرگان شرکت مخابرات گلستان فعالیت رسمی خود را از تاریخ ۲۶/۲/۷۷ آغاز نمود . اکنون دارای دو مرکز مایکرویوو ( گرگان و گنبد) و مرکز سوئیچ بین شهری و یک مرکز موبایل و اداره دیتا و … می باشد .

ساختار شرکت مخابرات استان گلستان :

شرکت مخابرات وابسته به وزارت ارتباطات وفناوری اطلاعات است وبراساس یک تقسیم بندی مخابرات شامل :
مدیر عامل و اعضای هیئت مدیره
معاونت مالی
معاونت توسعه و مهندسی
معاونت نگهداری و بهره برداری
معاونت مالی شامل قسمت های زیر می باشد :
مدیریت مالی اداری
مدیر تدارکاتی و نیروی انسانی
معاونت توسعه و مهندسی خود شامل سوئیچ شهری ، کابل راه دور و … می باشد.
مدیریت طرح و نظارت شامل طرح و نظارت می باشد .
معاونت نگهداری و بهره برداری شامل قسمت های زیر می باشد :
مدیر راه دور

مدیر ارتباط شهری
مدیریت راه دور شامل مایکروویو و STD و مدیرریت ارتباطات شهری شامل شبکه کابل و ACCESS-WLL و سوئیچ می باشد .

محصولات تولیدی :
شامل data و mobile و wll و fix و backbone (زیر ساخت) می باشد .
ارائه خدمات فنی – مهندسی و ارتباطی و فناوری اطلاعات نظیر تلفن ثابت ، تلفن سیار ، فاکس ، دیتا و اینترنت و سایر خطوط ویژه نظیرHotline و Lessline و خطوط مایکرویو که علاوه بر کار انتقال تلفن راه دور را بر عهده دارد جهت انتقال سیگنالهای تلویزیونی صدا و سیما نیز کاربرد دارد و علاوه بر ایجاد بستر ارتباطی برای تجارت الکتونیک ، دولت الکترونیک ، دهکده الکترونیک و خطوط ارتباطی بین بانکها و سایر شرکتای دولتی و خصوصی و … را عهده دار می باشد .

شرح مختصری از فرایند تولید خدماتی :
بین چندین شرکت مناقصه انجام می شود . شرکتی که در مناقصه برنده می شود جنس از آن خریداری می شود .توسعه و مهندسی آن را نصب وراه اندازی می کند . سپس آزمایش تحویل می شود و به نگهداری تحویل داده می شود و نگهداری خمات را به مردم ارائه می دهد .
شرح مختصری از فرایند خدمات شبکه های paper less :
در این بخش نامه های رسیده و فرستاده در کامپیوتر ثبت شده و روی نامه شماذه زده می شود ، و همچنین اسناد و مدارک سازمان نیز در کامپیوتر ثبت می شود .
اکثر نامه های رسیده شامل فرم های درخواست تلفن ، تغییر مکان تلفن ، قطع تلفن ، استعلام حریم و … می باشد .
موقعیت رشته کارآموز در مکان کارآموزی :
کارآموز در واحد دبیرخانه و در قسمت ثبت نامه ها از طریق شبکه paper less مشغول به کار است . واحد دبیرخانه با دیگر واحدهای سازمانی در ارتباط می باشد . هر نامه ای که بین واحدها یا بین شرکت های مختلف با مخابرات رد و بدل می شود باید در دبیرخانه ثبت گردد و اگر تغییر و تحولی در آمارمربوط به واحدهای دیگر و اسناد رخ دهد دردبیرخانه ثبت می گردد.

راهنماي ورود به برنامه

 

براي اجراي برنامه سينا برروي ICON(شمايل),Sina دابل كليك نموده ومنتظربمانيد.

با ظاهر شدن كادر اسم رمز نام كاربر واسم رمزخودرابادقت واردكنيد وكليدF2 رابراي ورود به برنامه بزنيداگر كليدفوق عمل نكند درستي نام كاربر واسم رمزراكنترل كنيد.

موقع تايپ هركاراكتراز اسم رمز نتيجه با نمايش يك كاراكترXديده خواهد شد .

پس از ورود به برنامه شما كادر زير را مشاهده مي كنيد كه به سه بخش تقسيم ميشود .
بخش اول عبارت است از منوي اصلي ومنوي كناري عمودي كه ازطريق اين منو ها مي توان به به تمام امكانات برنامه دسترسي پيدا كرد .

بخش دوم عبارت است از ICON (شمايل)هاي موجود كه به صورت افقي قرار دارند اين بخش براي دسترسي راحت تر به كادر هايي كه بيشتر مورد استفاده قرار ميگيرند، تعبيه شده اند

بخش سوم كه پايين ترين بخش موجود در كادر اصلي برنامه مي باشد ، از عنوان و تعداد نامه ها و پيغام ها و كليد هاي نشانگر فعال يا غير فعال بودن آلارم صوتي تشكيل يافته است.

ثبت نامه وارده

كليه نامه‌هاي رسيده از طريق مبادي ورودي , اعم از : دستي / پست / فاكس و… از طريق اين بخش وارد سيستم مي‌گردد .
از زير منوي دبيرخانه بخش ثبت نامه وارده را انتخاب كنيد .

بعداز انتخاب,پنجره ذيل مشاهده خواهد شد . اين پنجره شامل دو بخش اصلي مي‌باشد .
بخش اوّل : مشخصات نامه را نمايش مي‌دهد .
بخش دوّم : مربوط به كليدهاي كاربردي مورد استفاده در پنجره است.

در پنجره نامه وارده , فيلد كشوئي نوع نامه را گشوده و نوع مورد نظر را انتخاب و كليك
نمائيد .

اين انتخاب به چند روش امكان پذير است :
۱- با كمك ماوس
۲- باكمك كليدهاي پيكاني واقع در صفحه كليد
۳- انتخاب توسط اعداد روي صفحه كليد.
در پنجره نامه وارده , داخل فيلد شماره مبدا شده , شماره نامه مبدا مورد نظر را وارد كنيد.
( در صورت نداشتن شماره مبدا , كلمه ندارد را تايپ كنيد . ) و همين مراحل را در‌‌مورد‌‌تاريخ مبدا تكرار‌كنيد .

( كليد ليست در صورتي فعال مي شود كه دو يا چند نامه با شماره و تاريخ مبدا يكسان ( در مورد تائيديه‌هاي فاكس ) وجود داشته باشد كه در اينصورت پنجره ذيل ظاهر خواهدشد . اين پنجره شامل دو بخش اصلي مي‌باشد . بخش اول : نمايانگر تاريخ و شماره ثبت است . و بخش دوم : شامل كليدهاي كاربردي است . )

در بخش دوم اين پنجره كليد F4 ( نمايش ) را بزنيد .
با انتخاب F4 تصوير نامه پيدا شده مانند شكل ذيل مشاهده خواهد شد . مقايسه اين تصوير با اصل نامه ‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌رسيده , اين امكان را خواهد داد تا تائيديه‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌هاي فاكس براي بار‍‌‌ ديگر نيازي به ثبت نداشته ‌‌‌‌‌‌‌‌‌باشند .
در بخش دوّم اين پنجره كليد F2 ( تائيد ) را بزنيد .
با زدن اين كليد پنجره ذيل ظاهر خواهد شد . بنابراين ‌مي‌توان نتيجه گرفت كه انتخاب كليد F2 ما را به صفحه قبلي ( پنجره نامه وارده ) برگشت خواهد‌ داد . ( البته كليد انصراف نيز همان كار را مي‌كند . )

منوي كشوئي نوع مراسله واقع در پنجره نامه وارده را گشوده و نوع مراسله مورد نظر را انتخاب و كليك نمائيد .

(در صورتيكه نوع مراسله عطفي يا پيروي و يا هردو باشد , كليد F6 در بخش دوم پنجره نامه وارده , فعال خواهد شد . )

براي ادامه كار يعني زدن شماره و تاريخ براي نامه‌هاي عطفي – پيروي , روي كليد F6 كليك كنيد .

براي انتخاب شماره كلاسمان كليد F7رابزنيد .

باانتخاب كليد شماره كلاسمان هائي راكه دربخش امكانات تعريف كرديدرامشاهده خواهيد كرد(دربخش امكانات درمورد تعريف شماره كلاسمان توضيح داده خواهدشد)شماره مورد نظررابادابل كليك انتخاب نمائيد .

 

بعداز تكميل فُرم , كليد F2 را براي تائيد كار خود بزنيد .
در پنجره نامه وارده , منوي كشوئي مقصد نامه را گشوده و كُد كاربر مورد نظر را جهت مشخص شدن مقصد نامه , وارد كنيد .

در صورتيكه بخواهيد مقصد نامه , يك به چند ( ارسال يك نامه به چند نفر ) باشد , كليد F9 ( انتخاب ) را بزنيد .
با انتخاب F9 پنجره ذيل مشاهده خواهد شد . اين پنجره شامل انواع انتخابها و تغييرات آنها براي گيرندگان نامه مي‌باشد .

در پنجره گيرندگان نامه جهت انتخاب كاربر يا كاربران مقصد ( يك به‌يك يا يك به‌چند ) اسامي يا كُدهاي آنها را از ليست ذيل انتخاب ودابل كليك كنيد .
بعداز انتخاب كاربران مقصد , در صورت تمايل مي‌توانيد اسامي آنها را براي دفعات بعد ذخيره نمائيد . براي اين كار كليد F3 را بزنيد .
با زدن كليد F3 پنجره ذيل نمايان خواهد شد . در اين پنجره مي‌توانيد براي گروههائي كه انتخاب كرده‌ايد , اسم يا كُد بدهيد .

جهت ايجاد اين گروه كليد F2 را بزنيد .

 

در پنجره گيرندگان نامه , جهت دست يافتن به گروهي كه تعريف كرده‌ايد , كليد F6 را بزنيد . با انتخاب كليد F6 پنجره ذيل ظاهر خواهد شد .
در اين پنجره , نام گروهي را كه تعريف نموده‌ايد , انتخاب كرده و كليد F4 را بزنيد .

با زدن F4 به پنجره قبلي برگشته و گيرندگان نامه را در ليست مشاهده خواهيد كرد .
به منظور درج گيرندگان نامه در فيلد مقصد نامه واقع در پنجره ورود نامه , كليد F2 را بزنيد .
( با كمك علامت ( + , – ) مي توان كاربري را حذف يا اضافه كرد . )
( شكل ذيل تعداد گيرندگان نامه را نشان مي‌دهد . با گشودن ‌منوي كشوئي كنار اين دكمه , نام و كُد كاربران ظاهر خواهد شد . )

در پنجره نامه وارده , از منوي كشوئي پيوست , كلمه دارد يا ندارد را در صورت داشتن يا نداشتن پيوست نامه , انتخاب كنيد .

در صورت دارا بودن پيوست نامه منوي ‌كشوئي نوع پيوست را گشوده و نوع پيوست را انتخاب نمائيد .

( در پنجره نامه وارده , فيلد تعداد برگ , در واقع تعداد پيوستهاي نامه را نمايش مي دهد . )
( در صورت دارا بودن پيوست, كليد F8 واقع در پنجره نامه وارده , فعال خواهد شد . )

جهت زدن شماره و تاريخ براي نامه پيوستي كليد F8 را كليك كنيد .
با انتخاب F8 پنجره ذيل ظاهر خواهد شد .

بعداز وارد‌كردن شماره و تاريخ پيوستي كليد F2 ( تائيد ) را بزنيد .
( در صورتيكه نوع پيوست ساير باشد , با زدن Enter فيلد ديگري روبروي فيلد نوع پيوست ظاهر شده و به ما امكان مي‌دهد تا نوع پيوست خود را كه غيراز عنوان‌هاي ذكر شده مي‌باشد, در آن فيلد خالي تايپ كنيم . )
( در بخش اول پنجره نامه وارده , فيلدهائي وجود دارند كه به ترتيب : مبدا اول / مبدا آخر/ وموضوع نامه , خوانده مي‌شوند . مبدا اول : همان نام موسسه و سازماني است كه روي سربرگ نامه وارده درج شده است . مبدا آخر : چنانچه نامه توسط اداره يا سازماني ديگ

ر به مقصد برسد آن اداره يا سازمان مبدا آخر ناميده مي شود . ودرصورتيكه نامه از همان مبدا اول مستقيماً به مقصد نهائي خود برسد , در آن صورت نامه داراي مبدا اول و آخر يكسان خواهد بود و نيازي به نوشتن مبدا آخر نيست . كاربا اين فيلدها دوروش دارد : ۱- تايپ كردن نام مورد نظر در فيلد
۲- انتخاب نام مورد نظر توسط دكمه انتخاب كه نام موسسات و سازمانها از قبل در آن تعريف شده است .

بعداز تكميل بخش اول پنجره نامه وارده , وارد بخش دوم (كليدهاي كاربردي ) شده و كليد ( ثبت و ضبط ) را كليك كنيد .
با انتخاب ( ثبت و ضبط ) پنجره ذيل مشاهده خواهد شد .

در اين پنجره , جهت اسكن ( تصويربرداري نامه وارده ) , كليد را بزنيد .
با انتخاب پنجره ذيل مشاهده خواهد شد . در اين پنجره جهت طي اسكن نامه بايد
حتماً كليد تصويربرداري ترتيبي , فعال باشد . براي فعال شدن اين كليد كافيست F2 راكليك كنيد .

( اگر نامه داراي پيوست باشد , براي هر پيوست بايد كليد F2 را فعال كنيد . )
با انتخاب F2 پنجره اسكنر در پشت پنجره اسكن نامه ظاهر خواهد شد كه با كليك روي پنجره اسكنر , آن پنجره روي پنجره اسكن نامه خواهد آمد .
( بعداز پايان اسكن , مي توان با كمك كليد F4 تصوير نامه اسكن شده را مشاهده كرد . )

 

اكنون با زدن دكمه خروج به پنجره ثبت نامه وارده برگرديد .
كليد F2 را جهت ارسال نامه به گيرندگان كليك كنيد .

اصلاح نامه وارده عادي

از زيرمنوي دبيرخانه بخش اصلاح نامه وارده عادي را انتخاب كنيد .

درقسمت پائين صفحه محدوده تاريخ رامشخص كرده وكليدsearch رابزنيد
ليستي ازنامه هاي وارده عادي درمحدوده مشخص شده ظاهرخواهند شد . نامه مورد نظررا انتخاب كرده وبراي اصلاح كليد F3مشخصات نامه راكليك كنيد .

 

ليست مقصد نامه ظاهرخواهد شدكه در اينجا مي توانيد مقصد نامه راايجاد ياحذف كنيد . كليدF4رابراي تصحيح اطلاعات بزنيد .

پنجره مشخصات ظاهرخواهدشد اين فرم شبيه پنجره نامه وارده است بااين تفاوت كه كليدهاي (پيوستي وشماره عطفي پيروي) غيرفعال هستند بعدازانجام اصلاحات كليدEsc رابراي برگشت به پنجره مقصدنامه بزنيد .

بعدازپايان اصلاحات كليدF2 تائيدرابراي ثبت اصلاحات بزنيد .

تايپ نامه جديد

براي تايپ نامه‌هاي صادره جديد مي‌توان از اين قسمت استفاده كرد.
از زير منوي دبيرخانه، از بخش تايپ نامه‌ها ، نامه جديد را انتخاب كنيد.

با اين انتخاب پنجره ذيل را مشاهده خواهيد كرد. اين پنجره شامل دو بخش اصلي مي‌باشد.

در پنجره نامه جديد، با دو روش مي‌توانيد امضاء كننده و پاراف كنندگان خود را انتخاب كنيد. روش اول : در فيلد امضاء كننده، كد كاربر مورد نظر را تايپ كنيد با انجام اين كار، كد و نام كاربر روبروي دكمه انتخاب ظاهر خواهد شد.
روش دوم : با كليك روي دكمه انتخاب پنجره ذيل مشاهده خواهد شد. در اين پنجره نيز مي‌توان كاربر مورد نظر را انتخاب نمود.
(اين انتخاب به كمك كليدهاي پيكاني در روي صفحه كليد و يا بوسيله ماوس انجام مي‌گيرد. )
روي كاربر مورد نظر رفته و با زدن كليد F4 كاربر به حالت انتخاب درمي‌آيد,انتخاب كاربر را مي توانيد با دو بار كليك كردن روي نام كاربر به وسيله ماوس نيز انجام دهيد. سپس با زدن كليد F2 نام ، كد و سمت كاربر طبق روش اول روبروي دكمه انتخاب ظاهر خواهد شد.

( در صورتي كه به اشتباه كاربري را انتخاب كرده و سپس بخواهيد آن را تغيير دهيد ، در پنجره امضاء كننده روي كاربر قبلي كليك كرده و كليد F4 را بزنيد . با اين كار كاربر قبلي از انتخاب در آمده و شما مي‌توانيد كاربر مورد نظر را انتخاب كنيد به اين ترتيب كه ابتدا كليد F4 را زده و سپس براي تا ئيد موارد اعمال شده كليد F2 را بزنيد. )
توجه : مراحل پاراف كنندگان را نيز درست طبق مراحل فوق انجام دهيد.
در فيلد موضوع واقع در پنجره نامه جديد مي‌توانيد موضوع نامه را تايپ

كنيد.
نوع اقدام : انتخاب نوع اقدام به سه روش امكان پذير است.
۱- با كمك ماوس از طريق منوي كشوئي ، نوع اقدام مورد نظر را كليك كنيد .
۲- با كمك اعداد روي صفحه كليد نوع اقدام را انتخاب نمائيد .
۳- با كمك كليدهاي پيكاني نوع اقدام مورد نظر را انتخاب كنيد .
توجه : نوع نامه نيز درست طبق روش نوع اقدام انجام خواهد شد .
در پنجره نامه جديد ، دكمه انتخاب را جهت تايپ مخاطب نامه كليك كنيد . با اين كارپنجره ذيل ظاهر خواهد شد. در اين پنجره براي تايپ مخاطب نامه، كليد F1 را بزنيد.
با اين كار فيلدي در سمت راست كليد F1 ظاهر خواهد شد. دراين فيلد نام مخاطب نامه تايپ كرده كليد Enter را بزنيد.

بعد از زدن Enter نام مخاطب نامه در فيلد قسمت بالا و فيلد قسمت پائين نمايان مي شود.

در فيلد وسط اين پنجره نام شخص مخاطب را تايپ كنيد، سپس كليد F4 ( ذخيره ) را بزنيد.
با انتخاب كليد F4 نام تايپ شده ، در فيلد قسمت پائين روبروي نام سازمان ظاهر خواهد شد. براي تائيد مراحل طي شده كليد F2 را بزنيد.
اگر مخاطب نامه كاربري باشد كه به شبكه دسترسي دارد مي توانيد با زدن كليد ارجاع داخلي كاربر مورد نظر را انتخاب نموده ونامه را ارجاع دهيد .
با زدن كليد ارجاع داخلي مي توانيد كاربر مورد نظر را انتخاب كنيد.
( با زدن F2 به پنجره نامه جديد برگشته و در آنجا مي‌توانيد نام مخاطب را مشاهده كنيد . در‌صورتيكه بخواهيد چند مخاطب داشته باشيد همين مراحل را از ابتدا ،

يعني از كليد F1 طي كنيد . )
در پنجره مخاطب نامه، براي تعريف گروه، دكمه تعريف گروه جديد را كليك كنيد. با انتخاب اين دكمه، پنجره ذيل مشاهده خواهد شد.

در فيلد قسمت پائين جهت سهولت كار دريافتن مخاطب نامه ، يك گروه تعريف كنيد.
( منظور از تعريف گروه ، در واقع تعيين يك اسم مانند : مديران / يا يك حرف مانند : A,B / يا استفاده از اعداد و يا ۰۰۰۰ مي‌باشد كه بايد در قسمت فيلد پائيني تايپ شود.)
براي ايجاد گروهي كه تعريف مي‌كنيد، كليد F2 را بزنيد.
با زدن F2 به پنجره مخاطب نامه باز خواهيد گشت.
براي دستيابي به گروهي كه تعريف كرده‌ايد ،كليد F9 ( انتخاب از گروه ) را بزنيد.
با زدن F9 پنجره ذيل مشاهده خواهد شد.

در اين پنجره نام گروه مورد نظر را با ماوس انتخاب كرده و كليد F4 را بزنيد.
با زدن F4 به پنجره مخاطب نامه باز خواهيد گشت. در اين پنجره مخاطب نامه را كه از طريق كليد F9 انتخاب كرده‌ايد مشاهده خواهيد كرد.
كليد F2 را جهت تائيد بزنيد.
با زدن F2 به پنجره نامه جديد برگشته و در آنجا نيز نام مخاطب نامه را مشاهده خواهيد كرد.
توجه :براي انتخاب گيرنده رونوشت، همان مراحل مخاطب نامه را طي كنيد.
منوي كشوئي نوع مراسله، واقع در پنجره نامه جديد را گشوده و نوع مراسله مورد نظر را انتخاب و كليك نمائيد.

( در صورتيكه نوع مراسله عطفي يا پيروي باشد در بخش دوم پنجره نامه جديد ، كليد F3 فعال خواهد شد.) در بخش اول پنجره نامه جديد، در قسمت فيلد پيش عنوان، كلمه فوري يا فاكس يا فاكس فوري و …. را تايپ كنيد.

در صورتيكه فيلدهاي ( به از ) يا ( موضوع ) تيك بخورند ، در موقع چاپ نامه از حالت( به از ، موضوع ) استفاده خواهد شد.
تيك فيلد شعار موجب خواهد شد تا در صورت تعريف شعار هفته در موقع چاپ ، شعار هفته نيز چاپ شود .
در صورتيكه تيك مخاطب برداشته شود ، در موقع چاپ مخاطب نامه چاپ نخواهد شد.
در بخش اول پنجره نامه جديد، منوي كشوئي نوع متن را گشوده و نوع نامه را انتخاب كنيد.
اگردراين فيلد آيتم تصويري يا متني وتصويري راانتخاب كنيد.
كليدF7(تصويرنامه)براي تصويربرداري فعال خواهد شد.

 

با انتخاب F7 پنجره ذيل مشاهده خواهد شد . در اين پنجره جهت طي اسكن نامه بايد حتماً كليد تصويربرداري ترتيبيF2 , فعال باشد .
( اگر نامه داراي بيش از يك تصوير است بايد براي هر تصوير كليد F2تصويربرداري ترتيبي رافعال كنيد . )
با انتخاب F2 پنجره اسكنر در پشت پنجره اسكن نامه ظاهر خواهد شد كه با كليك روي پنجره اسكنر , آن پنجره روي پنجره اسكن نامه خواهد آمد .

( بعداز پايان اسكن , مي توان با كمك كليد F4 تصوير نامه اسكن شده را مشاهده كرد . )
در بخش اول پنجره نامه جديد،براي تايپ نامه دو روش وجود دارد روش اول با استفاده از متن ساده است كه طرز استفاده آن به شرح زير است :
كليد F8 ( متن ساده ) را جهت انتخاب نوع فرم براي نامه كليك كنيد.
با زدن كليد F8 پنجره ذيل را مشاهده خواهيد كرد. در اين پنجره نوع فرم را انتخاب كرده و سپس كليدF2 را براي تائيد بزنيد.

با زدن كليد F2 كادر ويرايشگر برنامه ظاهر مي شود,شما مي توانيد متن نامه خود را تايپ كنيد وپس از اتمام متن كليد خروج را بزنيد.

روش دوم تايپ نامه استفاده از محيط word است
با زدن كليد F6 پنجره ذيل را مشاهده خواهيد كرد. در اين پنجره نوع فرم را انتخاب كرده و سپس كليدF2 را براي تائيد بزنيد.

با زدن كليد F2 وارد محيط Word شده و در ما بين Matn-Start و Matn-Ed متن نامه را تايپ كنيد. بعد از تايپ نامه براي خارج شدن از Word و برگشتن به پنجره نامه جديد، روي دكمه ضربدر خورده پائيني پنجره كليك كنيد.

بعد از تكميل بخش اول، در بخش دوم ( كليدهاي كاربردي ) جهت امضاء ، روي كليد F2 ( ثبت موقت ) كليك كنيد.

بعد از زدن كليد F2 ، بعد از چند لحظه كليد F5 ( ارجاع جهت امضاء ) فعال خواهد شد.
با كليك روي كليد F5 نامه جهت پاراف كننده وامضاء كننده ارسال خواهد شد.

تايپ نامه ناتمام

از زير منوي كاربر، از بخش تايپ نامه‌ها ، نامه‌هاي ناتمام را انتخاب كنيد.

با انتخاب نامه‌هاي ناتمام، پنجره ليست نامه‌هاي ناتمام و ارجاع نشده جهت امضاء ، ظاهر خواهد شد.

در اين پنجره براي اينكه به ابتداي ليست نامه‌ها برگرديد، روي كليد F6 كليك كنيد.
در اين پنجره براي حذف نامه مورد نظركليد F8 را بزنيد .
اگر مي خواهيد متن نامه را مشاهده كنيدبر روي كليد F4 كيلك كنيد.
با زدن كليد F4 ، پنجره نامه جديد را مشاهده خواهيد كرد.

بعد از تكميل نامه، براي ارجاع ، ابتدا روي كليد F2 ( ثبت موقت ) كليك كنيد.
با زدن كليد F2 ، بعد ازچند لحظه كليد F5 ( ارجاع جهت امضاء ) فعال خواهد شد.
با زدن كليد F5 ، نامه صادره براي پاراف و امضاء ارسال خواهد شد.
تايپ نامه هاي اصلاحي

براي اصلاح نامه‌هاي برگشتي از طرف امضاء كننده‌ها، مي‌توان از اين قسمت استفاده كرد.
از زير منوي كاربر ، از بخش تايپ نامه‌ها ، نامه‌هاي اصلاحي را انتخاب كنيد.

توجه : در بخش تايپ نامه ، عدد سمت راست، تعداد كل نامه‌هاي اصلاحي را نشان مي‌دهد. عدد سمت چپ، تعداد نامه‌هاي اصلاحي رسيده را نشان مي‌دهد.
با انتخاب نامه‌هاي اصلاحي، پنجره ليست نامه‌هائي كه دستور اصلاح براي آنها صادر شده، را مشاهده خواهيد كرد.
براي حذف نامه مورد نظر روي كليد F8 كليك كنيد.
براي مشاهده متن نامه روي كليدF4 كليك كنيد،بازدن كليد F4 ، پنجره اصلاح نامه نمايان خواهد شد.

براي آنكه بدانيد در چه مواردي بايد اصلاحات صورت گيرد، در پنجره اصلاح نامه روي كليد F4 كليك كنيد.
با زدن كليد F4 ، پنجره شرح ارجاعات را مشاهده خواهيد كرد. در اين پنجره شرح اصلاحات داده شده، از يك كاربر به كاربر ديگر را نشان مي‌دهد.

توجه : جهت چاپ گرفتن از شرح ارجاعات كليد F7 ( چاپ )را كليك كنيد.
با زدن دكمه خروج واقع در پنجره شرح ارجاعات، به پنجره اصلاح نامه باز خواهيد گشت.
بعد از اتمام اصلاحات، جهت ارجاع، ابتدا روي كليد F2 ( ثبت موقت) كليك كنيد.
با زدن كليد F2 ، بعد از چند لحظه كليد F5 ( ارجاع جهت امضاء ) فعال خواهد شد.
با زدن كليد F5 ، نامه صادره جهت پاراف و امضاء ارسال خواهد شد.

مشاهده نامه هاي قابل امضاء

كليه نامه‌هاي صادره مربوط به هر كاربر كه از طريق تايپ كننده يا پاراف‌‌كننده به وي ارسال شده است , در اين قسمت قرار مي‌گيرد .
از زيرمنوي كاربر بخش مشاهده نامه‌هاي قابل امضاء را انتخاب كنيد .

( عدد سمت راست موجود در منو وپنجره متحرك , بيانگر تعداد كل نامه‌ها وعدد سمت چپ تعداد نامه‌هاي جديد را نمايش مي دهد . )
بعد از انتخاب , پنجره ذيل مشاهده خواهد شد . اين پنجره شامل دو بخش اصلي است .

 

بخش اول : در هر سطر ليست نامه‌هاي آماده براي امضاء را نمايش مي‌دهد .
بخش دوم : مربوط به كليد‌هاي كاربردي‌ مورد استفاده در اين پنجره است .
براي مشاهده متن نامه‌ها , كليد F4 را بزنيد
بعد از انتخاب كليد F4 , پنجره ذيل مشاهده خواهد شد . اين پنجره شامل چهار بخش اصلي مي باشد .