چكيده
امروزه در هر جامعه ای واحد های اقتصادی گوناگون فعاليت می کنند. هر يک از واحدهای اقتصادی در جريان فعاليتهای اقتصادی معاملات و عمليات گوناگونی انجام مي دهند. سيستم حسابداری هر واحد اقتصادی بايد رويدادهای اقتصادی موثر بر وضعيت مالی آن را شناسايي، ثبت و گزارش کند. تا اطلاعات تهيه شده در اختيار تصميم گيران و افراد ذينفع قرار گيرد اما همه واحدهای اقتصادی در زمره موئسسات خدماتی قرار نمی گيرند زيرا در جريان عادی فعاليتهای خود عملياتی انجام می

دهند که در بسياری موارد با عمليات واحدهای خدماتی تفاوت دارد. وجود تفاوت در فعاليتهای اقتصادی موسسات مختلف موجب می شود تا نحوه حسابداری آنها با هم يکسان نباشد. خريد و فروش کالا عمده ترين وجه تمايز بين موسسات خدماتی وموسسات بازرگانی است.
در حال حاضر با توجه به تاثير مهمی که عمليات و محاسبات حسابداری در برنامه ريزيهای سازما

و منابع جديد مطا لب و مسائل مفيد و کاربردی مطرح شود تا هنر جويان عزيز با مطالعه و يادگيری آنها بتوانند پس از فراغت از تحصيل با توانايي بيشتری از عهده وظايف محوله در قسمتهای مالی سازمان های مختلف بر آيند.
بديهی است زمانی حسابداری هر موسسه می توان تعريف فوق را عينيت بدهدکه نسبت به بسط وتکامل حسابداری از جهات نظری و عملی همت نمايد و برای بسط و تکامل از هر دو نظر بايستی اصول استانداردهای حسابداری و وقواعد و روشهای متداول در حسابداری مورد عمل حسابداری

موسسه قرار گيرد. زيرا عمل نکردن به اصول و استانداردها و واقعه متداول در حسابداری، عدم صحت گزارشات مالی تهيه شده را در پی داشته و تصميمات متخذه نيز غيره منطقی خواهد بود۰
اصول حسابداری فن تطبيق تجميع و تلفيق اصول و موازين حسابداری با قانون و مقررات مربوط بيان گرديده است لذا اين آميختگی و تشکيل در اصول و روشهای حسابداری وقانون و مقررات موضوع از لحاظ سياسی، اجتماعی واقتصادی در الفصول برنامه ريزی و مديريت در معنای جامع آن اهداف ومعنی ومفهوم خاص خود را دارند معامله در فرهنگ فارسی به معنی داد و ستد و خريد و فروش است. ودر اصلاح حقوقی يک نوع ايجاب و قبول است. درصورتيکه در اصلاح حسابداری معامله به نوع به نوع فعاليت اطلاق ميگرددکه دارای آثار مالی بوده و اين آثار مالی تغيير در اقلام ترازنامه را موجب ميگردد. استخدام يک نفر به عنوان کارمند از لحاظ حسابداری صرفا فعاليت مالی محسوب

نمي گردد ولی پرداخت حقوق ويا دستمزد مستخدمين در ازای ارائه کار و يا خدمت يک فعاليت مالی است که در نتيجه باعث تقليل درنقدينگی و افزايش هزينه خواهد شد. بنا براين چندين فعاليت مالی ( نه هر نوع فعاليت مالی ) که موجب تغيير در يکی از از اقلام ترازنامه گردد در اصلاح حسابداری معامله ناميده می شود در تعريف حسابداری گفته شده است که حسابداری عبارت است از فن ثبت، طبقه بندي تجزيه وتحليل و تفسير رويدادههای مالی يک موسسه در يک دوره مالی در قالب ارقام پول رايج هر کشور (روش تجزيه وتحليل و تفسير رويدادههای مالی يک

موسسه در يک دوره مالی در قالب ارقام پول ا ستقراری) در تعريف معتبر ديگری بيان شده که حسابداری عبارت است از فرآيند شناسايي، اندازه گيري، ثبت وطبقه بندی اطلاعات مالی به منظور فراهم نمودن امکانات قضاوت آگاهانه و تصميمات منطق توسط استفاده کنندگان اطلاعات مالی

برای يک موسسه در هر دوره اي مالی ظاهرا به نظر می رسد.تنوع مؤسسات و گوناگوني فعاليتهاي مختلف اقتصادي در پهنه جهان، دانش و حرفه حسابداري را بر آن داشته تا در قالب مباني و اصول عمومي، راه حلهاي متناسبي را براي نگهداري حسابهاي فعاليتهاي گوناگون، به نحوي فراهم آورد كه صورتهاي مالي مؤسسات تصوير گوياتري از نتايج عمليات و وضعيت مالي ارائه دهند. از طرفي، فعاليتهاي مؤسسات اقتصادي در كشورهاي مختلف در بستري از اوضاع و احوال اقتصادي و اجتماعي و در محدوده مناسبات حقوقي كشور انجام مي شود و اين عامل، به نوبه

خود، جستجو و يافتن راه حل مناسب و مطلوب را در محدوده راه حلهاي متعارف در سطح بين المللي الزامي كرده است.از ديربازاطلاعات در فرايند تصميم گيری آگاهانه و هدفمند انسان اهميت زيادی داشته است با پيشرفت جوامع اهميت اطلاعات در تصميم گيريهای بيشتر شده است.امروزه اطلاعات به عنوان يکی از شاخصهای مهم قدرت جوامع وتوسعه پايدار آنهامحسوب می شود.تصميم گيری فرايندی است که اطلاعات مالی را يجاد می کند ودر کليه واحدهای اقتصادی

تصميم گيريها بر اساس همين اطلاعات اخذ می شود در حال حاضر دانش حسابداری به عنوان يک دانش فراگير درآمده که بسياری خود را نيازمند دانستن آن احساس می کنند که هدف اصلی آن آشنايی فراگيران با مبانی حسابداری است. اين مبانی شامل روشهای عمومی حسابداری است که در قالب حسابداری واحدهای خدماتی انفرادی بيان می شود.
افراد هر جامعه به منظور استفاده بهتر از منابع برای رفع احتياجات و خواسته های مادی و معنوی خود نياز به تصميم گيريهای صحيح اقتصادی و مالی دارند وبرای انجام تصميمات فوق وجود اطلاعات اقتصادی و مالی مناسب و صحيح از ضرورت های اجتناب ناپذير است.

مقدمه:
مديريت فرآيند تصميم گيري است و تصميم گيري نيازمند اطلاعات است. از ميان اطلاعات گوناگوني كه مديران براي اخذ تصميمات خود بدان نيازمندند، اطلاعات مالي جايگاه ويژه اي دارد، چرا كه اكثر قريب به اتفاق تصميمات مديران مستقيما آثار و پيامدهاي مالي داشته و يا بطور غير مستقيم وضعيت مالي موسسه را تحت تاثير قرار مي دهند. اطلاعات مالي و حسابداري ابزار ارزشمندي جهت تصميمات مربوط به تامين، تخصيص و كنترل منابع اقتصادي در اختيار مديران قرار مي دهد.
هر يك از دستگاههاي اجرايي كشور عهده دار انجام برخي از وظايف دولت هستند و لذا براي ايفاي وظايف محوله، بودجه اي در قالب اعتبار مصوب از محل بودجه كل كشور در اختيار آنها گذاشته مي شود تا پس از تخصيص اعتبار و دريافت وجه از خزانه براساس مقررات موضوعه و جهت تحقق اهداف معين دستگاه آن را به مصرف برسانند.

حسابداري فقط با وقايعي كه بتوان آن را با پول اندازه گيري كرد، سروكار دارد. باين ترتيب بسياري از رويدادها و واقعيتهاي مهم يك سازمان كه قابل بيان به زبان پول نيستند در دفاتر مالي آن ثبت و ضبط نمي شوند.
حسابداري يك نظام اطلاعاتي مالي است:
اين نظام اطلاعات مالي مجموعه اي از روشها و قواعدي است كه از طريق آن اطلاعات مالي مربوط به يك موسسه، جمع آوري، طبقه بندي و به نحو قابل فهم و ساده اي در قالب گزارشهاي مالي خلاصه و گزارش مي شود تا بتواند در تصميم گيريهاي مديران و در تحقق اهداف موسسه مورد استفاده قرار گيرند.
نتيجه آنكه حسابداري ابزار تصميم گيري و مديريت است و نظام حسابداري هر سازمان تابع نيازهاي اطلاعاتي آن سازمان مي باشد.
تعريف حسابداري دولتي:
حسابداري دولتي نظامي است كه اطلاعات مالي مربوط به فعاليتهاي وزارتخانه ها و موسسات دولتي را بمنظور تصميم گيري صحيح مالي و كنترل برنامه هاي مصوب بودجه سالانه و منابع مالي مورد استفاده دولت، جمع آوري، طبقه بندي، تلخيص و گزارش مي نمايد.
در تعريف بالا تاكيد بر برنامه هاي مصوب سالانه و منابع مالي دولت شده است به دليل آنكه كنتر

ل بودجه و منابع مالي دولت از اصول بنيادين حساباري دولتي است.
در حسابداري دولتي مراحل حسابداري براي كنترل برنامه مصوب سالانه و نيز جلوگيري از تداخل منابع مالي مورد استفاده به كار گرفته مي شود. پس كنترل بودجه از اصول بنيادي حسابداري دولتي است .

فصل اول

مشخصات يك موسسه دولتي:
موسسه دولتي بايستي حتما همه مشخصات ذيل را داشته باشد وگرنه موسسه دولتي نيست:
۱- تشكيلات و سازمان مشخصي داشته باشد.
۲- به موجب قانون تشكيل شده باشد.
۳- زير نظر يكي از قوا باشد.
۴- عنوان وزارتخانه نداشته باشد.
شركت دولتي : به واحد سازماني مشخصي گفته مي شود كه با اجازه قانون تشكيل شده و بيش از پنجاه درصد از سرمايه آن متعلق به دولت باشد.
تفاوت سازمانهاي انتفاعي و بازرگاني با سازمانهاي غير انتفاعي دولتي:
۱- انگيزه: هدف اصلي تشكيل سازمانهاي بازرگاني عموما سود است اما سازمانهاي دولتي بنا به ضرورتهاي اجتماعي و قانوني تاسيس مي شوند و سود نمي تواند انگيزه اي براي تشكيل آنان باشد.
۲- مالكيت: مالكيت سازمانهاي دولتي اصولا عمومي است و سهامداران آن همه مردم كشور م

 

ي باشند و مالكيت فردي يا بصورت سهام قابل خريد و فروش در سازمانهاي دولتي وجود ندارد.
۳- منابع مالي :
در موسسات دولتي عموما از طريق ماليات تامين مي شود. در موسسات بازرگاني از طريق سهامداران خصوصي تامين مي شود.
۴- در سازمانهاي دولتي هزينه ها با درآمدها مربوط نيستند.
۵- هدف از وصول ماليات بيشتر توسط دولت تمركز ثروت نيست بلكه هدف توزيع عادلانه ثروت و تقويت بنيه مالي براي خدمات بيشتر به جامعه است.

مقايسه حسابداري دولتي و حسابداري بازرگاني :
الف- موارد افتراق :
۱- صورتهاي مالي آنها با هم متفاوت است چون انگيزه تاسيس سازمانهاي بازرگاني تحصيل سود است و لذا صورت سودو زيان يكي از صورتهاي مالي اساسي موسسات بازرگاني است، در حاليكه در حسابداري موسسات دولتي به صورت دريافت و پرداخت يا صورت درآمد و هزينه اكتفا مي شود. همچنين در حسابداري بازرگاني، ترازنامه وضعيت دارائيها و بدهيها و حقوق صاحبان سهام را در يك تاريخ معين نشان مي دهد، در حاليكه در حسابداري دولتي دارائيهاي ثابت به محض خريد به حساب هزينه منظور مي شوند و انعكاس آنها در ترازنامه ميسر نيست لذا اين ترازنامه نمي توان

د وضعيت مالي موسسه را در يك تاريخ معين نشان مي دهد.
۲- لزوم رعايت كنترل بودجه اي : در حسابداري دولتي نگهداري حساب درآمد و هزينه عمدتا به منظور كنترل بودجه مصوب صورت مي گيرد، لذا اهميت كنترل بودجه در سازمانهاي دولتي كمتر از اهميت اندازه گيري سود ويژه در حسابداري بازرگاني نيست. كنترل بودجه در موسسات بازرگاني به اندازه حسابداري موسسات دولتي قابل ملاحظه نمي باشد.

۳- لزوم نگهداري حسابهاي مستقل : در حسابداري دولتي هر منبع مالي يك حساب مستقل محسوب و از نقطه نظر حسابداري مانند يك موسسه مستقل با آن برخورد مي شود. لزوم نگهداري حسابهاي مستقل موجب مي شود كه سيستم حسابداري مورد استفاده متناسب با اين ضرورت تغيير نمايد. بنابراين حسابداري حسابهاي مستقل در دولت با حسابداري بازرگاني تفاوتهايي دارد.
۴- تفاوت در نحوه ثبت دارائيهاي ثابت: در حسابداري دولتي دارائيهاي ثابت به محض خريد به حساب هزينه منظور مي شوند در حاليكه در حسابداري بازرگاني دارائيها در موقع خريد به بهاي تمام شده به حساب دارايي منظور مي گردند و سپس به تدريج و براساس عمر مفيد به حساب هزينه منعكس مي شوند.
۵- تفاوت در مبناي حسابداري: در حسابداري دولتي مبناي نقدي يا نقدي تعديل شده و يا نيمه تعهدي مورد استفاده قرار مي گيرد ليكن در حسابداري بازرگاني به لحاظ رعايت اصل وضعيت هزينه هاي يك دوره از درآمدهاي همان دوره فقط از مبناي تعهدي كامل استفاده مي شود. در سيستم نقدي دريافت و پرداخت وجه مبناي ثبت درآمد يا هزينه است، در حاليكه در سيستم تعهدي كامل تحصيل درآمد يا تحقق هزينه مبناي ثبت درآمد يا هزينه در دفاتر مي باشد و زمان دريافت و پرداخت وجه آنها مورد توجه قرار نمي گيرد.
كاربرد حسابداري دولتي:

۱- اطلاعات مفيد و قابل اعتمادي را براي تعيين و پيش بيني ورود، خروج و مانده منابع مالي دولت تهيه و در دسترس مسئولين دستگاههاي دولتي يا مسئولين ارشد مالي دولت قرار مي دهد.
۲- اطلاعات مالي معتبري براي تعيين و پيش بيني وضعيت مالي دولت و واحدهاي تابعه آن تهيه و در اختيار تصميم گيرندگان قرار مي دهد.
۳- اطلاعات لازم و مفيدي را براي برنامه ريزي، بودجه بندي، جمع آوري و پس از قابل استفاده

نمودن آن در اختيار مسئولين رده هاي مختلف مديريت دولتي قرار مي دهند تا آثار تحصيل و مصرف منابع مالي را در تحقق اهداف عملياتي دولت بررسي و مورد ارزيابي قرار دهند.
۴- سيستم حسابداري دولتي ابزار قابل ملاحظه اي براي ارزيابي كارائي مديران اجرايي به حساب مي آيد. سيستم حسابداري دولتي از سيستم بودجه بندي پيروي مي نمايد و اطلاعات مالي را با اطلاعات مالي قابل پيش بيني شده در بودجه مقايسه و به افشاي انحرافات مطلوب و يا نامطل

وب بودجه مي پردازد.
به عنوان مثال در سيستم بودجه بندي عملياتي كه يك سيستم بودجه بندي پيشرفته است، بهاي تمام شده يك فعاليت يا پروژه با قيمت ها ي استاندارد پيش بيني و در بودجه سالانه منظور مي شود. سيستم حسابداري دولتي به پيروي از سيستم بودجه بندي عملياتي، اطلاعات مالي واقعي مربوط به بهاي تمام شده فعاليت يا پروژه را جمع آوري نموده و پس از طي مراحلي با بهاي تمام شده استاندارد مقايسه و انحرافات مطلوب يا نامطلوب را نشان مي دهد. لازم به توضيح است كه انحرافات مطلوب در مورد بهاي تمام شده طرح يا پروژه و يا فعاليت به پائين بودن بهاي تمام شده واقعي در مقايسه با بهاي تمام شده پيش بيني شده مي گويند، به شرط آنكه در كيفيت طرح، پروژه يا فعاليت تغييري حاصل نشود. در اين صورت مي توان كاهش بهاي تمام شده واقعي را به شرط ثابت بودن قيمت كالاها و خدمات مورد نياز، نتيجه مديريت صحيح بر اجراي پروژه ها، طر

حها و فعاليتها دانست.
۵- يكي ديگر از موارد استفاده حسابداري دولتي، ايجاد ارتباط صحيح بين واحدهاي اجرائي دولت مي باشد. از طريق سيستم جسابداري دولتي اطلاعات مالي مورد نياز واحدهاي اجرايي دولت تامين مي گرددو اين اطلاعات بر حسب نياز بين واحدهاي اجرايي دولت مبادله مي شود.
استفاده كنندگان حسابداري دولتي:

 

الف: استفاده كنندگان داخل سازمان مانند:‌

 

۱- مسئولين برنامه ريزي :
مسئولين برنامه ريزي هر سازمان دولتي براي هر چه بهتر تنظيم كردن بودجه سالانه سازمان از اطلاعات مالي واقعي يا عملكرد بودجه استفاده مي نمايند. لذا امور مالي سازمان دولتي اطلاعات واقعي در مورد اجراي بودجه سالانه را در اختيار مسئولين برنامه ريز قرار مي دهد.
۲- وزير يا رئيس موسسه:
اطلاعات مالي وزارتخانه يا موسسه بصورت خلاصه در اختيار وزير يا رئيس موسسه قرار مي گيرد تا به نحوي از جريان امور مالي سازمان تحت مسئوليت خود مطلع شوند و به ترتيبي بر فعاليتهاي مالي و كارائي مديران اجرايي نظارت نمايند.
۳- مديران سطوح مياني:

اين مديران متناسب با نياز از اطلاعات حسابداري و مالي براي برنامه ريزي واحد تحت سرپرستي خود استفاده مي كنند .
۴- بازرسان و حسابرسان داخلي:
بازرسان و حسابرسان داخلي سازمان دولتي براي ارزيابي تاثير كنترلهاي مالي و گزارش آن به مقامات مجاز وزارتخانه يا موسسه دولتي به طريقي از خدمات حسابداري استفاده مي كنند.
ب: استفاده كنندگان خارج از سازمان يا وزارتخانه :

۱- هيات دولت:

هيات دولت بمنظور نظارت و كنترل سازمانهاي دولتي از اطلاعات مالي و حسابداري استفاده مي كند.
۲- مجلس نمايندگان :
نظارت پارلماني در ايران از طريق گزارش تفريغ بودجه كه توسط ديوان محاسبات كشور تهيه مي شودصورت مي گيرد. گزارش تفريغ بودجه براساس صورتحساب عملكرد سالانه بودجه كل كشور تنظيم مي شودو صورتحساب عملكرد سالانه بودجه از تلفيق اطلاعات مالي استخراج شده از صورتحسابهاي سالانه دستگاه دولتي حاصل مي گردد. بنابراين نمايندگان مجلس هر كشور از سيستم حسابداري دولتي براي نظارت بر اجراي بودجه سالانه دولت و در نهايت كنترل برنامه هاي مصوب دولت استفاده مي نمايند.
۳- حسابرسان مستقل
طبق اصل ۵۵ قانون اساسي ديوان محاسبات كشور مسئول رسيدگي به حسابهاي وزارتخانه ها و موسسات و شركتهاي دولتي است. و نتيجه اين حسابرسيها در گزارش تفريغ بودجه منعكس و به اطلاع نمايندگان مجلس مي رسد. بنابراين حسابرسان ديوان محاسبات كشور به عنوان حسابرس مستقل نيز از حسابداري دولتي در جهت پيشبرد اهداف خود كه همان حراست از بيت المال است استفاده مي نمايند.
۴- مردم:
عموم مردم نيز از طريق دسترسي به گزارش تفريغ بودجه كه حاصل حسابرسيهاي انجام شده ديوان محاسبات كشور، از چگونگي اجراي بودجه سالانه دولت مطلع مي شوند پس عموم مردم نيز از اطلاعات مالي و حسابداري استفاده مي كنند.

مباني حسابداري

 مبناي نقدي
 مبناي تعهدي
 مبناي نيمه تعهدي
 مبناي تعهدي تعديل شده

 مبناي نقدي تعديل شده
مراحل درخواست خريد کالا در دانشگاهها :
دانشگاه کردستان شامل قسمتهای مختلفی همانند دانشگاه آزاد امور مشترکین ، خدمات فنی ، خدمات عمومی واتفاقات است که هر یک از این بخشها در صورت برخورد با مشکل کمبود مواد ووسایل مورد نیاز در طی یک نامه کتبی وسایل مورد نیاز خود را درخواست کرده وآن را به قسمت انبار وتدارکات تحویل میدهند انبار هم آنها را در یک فرم درخواست خرید کالا به ترتیب نوشته وپس از بررسی آن از نظر تکمیل وصحیح بودن ان را بر اورد ( بر حسب ریال ) کرده وان را جهت تامین اعتبار به قسمت حسابداری میفرستد .

در صورتی که اعتبار وجود نداشته باشد فرم به واحد متقاضی برگشت داده میشود وموارد اصلاحی نیز در آن قید میگردد.
اما در صورت وجود اعتبار تامین اعتبارصورت گرفته وبه امضای قسمت حسابداری رسیده وبه قسم انبار وتدارکات برگشت داده انبار نیز بر اساس آئین نامه معاملات وتحویل کالا به انبار طی یک

قرارداد با یکی از شرکتهایا فروشنده ها وسایل ولوازم مورد نیاز خریداری میگردد در صورتی که مبلغ قرار داد بیشتر از ۲۰۰۰۰۰۰ ریال باشد از استعلام بها استفاده میگردد که فرم استعلام بها برای عده ای از فروشنده فرستاده میشود ( در واقع مناقصه صورت گرفته است وپس از آن وسایل ولوازم خریداری همراه فاکتور آنها به انبار ارسال میگردد.

فرم رسید موقت :
فرم رسید موقت هر چهار نسخه شامل نسخه سفید ( حسابداری ) آبی ( بایگانی انبار ) نسخه قرمز (تدارکات انبار وقرار دادها) نسخه زرد ( تحویل دهنده ) صادر میشود وبا توجه به اطلاعات موجود در خواست خرید که قبلاٌ تکمیل شده وفاکتور فروش تکمیل میگردد.

ابتدا باید نام شهرستان ، تاریخ تکمیل، شماره ، رسید موقت ، شماره درخواست خرید ، شمراه صورت تطبیق وشمراه قرار داد / استعلام در صورت وجود نوشته شود پس از ان اقلام نوشته شده در درخواست خرید را به ترتیب در آن مینویسیم .
وبا دعوت از کارشناسان فنی از کالاها بازدید به عمل آید تا در مواردی که کالا یا مواد که کالا کسری ویا نقص ( یا آسیب دیدگی پیدا کرده باشد ) با حضور نماینده بیمه طی صورت جلسه اعلام شود.
باید نام ونشانی سازنده یا فروشنده ، نام ونام خانوادگی تحویل دهنده ، با امضا ، نام ونام

خانوادگی تحویل گیرنده ( انبار دار ) با امضا ، نام ونام خانوادگی راننده خودرو ) نام بنگاه ، باربری ، نوع خودرو ، شماره خودرو ، شماره بارنامه ، تاریخ وام داشته باشد .
وپس از تایید کالا از نظر دقت آن با برگ درخواست خرید تحویل انبار داده میشود وقبض انبار صادر میشود ودر غیر این صورت کالا به فروشنده برگشت داده میشود .
وپس از ان صورت تطبیق در سه نسخه صادر میشود.
فرم درخواست تطبیق مشخصات کالا :
در صورت تطبیق کالا ابتدا باید شماره سفارش یا قرار داد ، شماره ریبد موقت انبار ونام فروشنده نوشته شود .سپس تمامی مواردی را که در برگ درخواست خرید ورسید موقت نوشته شده بید در صورت تطبیق به ترتیب درج شود .
زمانی که کالا خریداری شده وارد انبار میشود انبار دار کالاها را مورد بازید فنی قرار میدهد تا اطمینان حاصل شود کالای رسیده به انبار یا قرار داد خرید مطابقت دارد واگر کارشناسان هم آن را تایید کردند انبار دار فرم قبض انبار صادر میشود.
ولی در صورت که کالاها با قرارداد خرید مطابقت نداشته باشد وتایید نمیشود کالا برگشت داده میشود وفرم کالای موجودی صادر میشود.

فرم صورت تطبیق مشخصات کالا در سه برگ تهیه میشود که برگ اول به کمیسیون خرید ، برگ دوم برای بایگانی انبار ، برگ سوم به طرف قرار داد ارسال میگردد.
فرم کالای موجودی :
زمانی که کالای وارد شده به انبار با قرارداد خرید مطابقت نداشته باشد واز نظر فنی تایید شده باشد فرم کالای موجودی صادر میشود.
ابتدا باید شماره وتاریخ فرم، شماره سفارش خرید ، نام وآدرس فروشنده ، شماره وتاریخ رسید موقت در فرم باید درج شود.
سپس مشخصات کالای برگشتی که به ترتیب در فرم صورت تطبیق مشخص نشده اند در فرم کالای موجودی هم نوشته میشوند واین کالاها به وسیله برگ خروج کالا از انبار فروشنده کالا برگشت داده خواهد شد ودلایل برگشت کالاها هم ذکر میشود.
در صورتی که حجم کالا برگشتی زیاد باشد واز ماشین برای حمل آن استفاده شده باید تاری

خ ، شماره بارنامه ، ونام باربری در قسمت پایین فرم قید گردد.
درپایان کار به امضای انبار دار وکارشناس فیزیکی کالا میرسد .
فرم کالای موجودی در دو نسخه تهیه میشود نسخه زرد در قسمت انبار ونسخه سفید در قسمت تدارکات بایگانی میگردد.